MINISTERIO DE HACIENDA

VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTADURIA

UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA MAFP
PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION
FINANCIERA PBLICA




SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION
ADMINISTRATIVA









INSTRUCTIVO
CIERRE DE ALMACEN








La Paz, Noviembre de 2008



Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP
CIERRE DEL MODULO DE ALMACENES

TAREAS PREVIAS AL CIERRE DEL MODULO DE ALMACEN.

1. Verificar que todos los formularios de INGRESOS al almacn ya sean
por Inventario Inicial, Compras y Contrataciones o Ingresos Manuales,
estn en estado APROBADO, es decir no deben existir formularios en
estado ELABORADO O VERIFICADO, de ser as se debe proceder a la
APROBACION O ELIMINACION de los mismos.







2. Verificar que todos los formularios de BAJAS de almacn, estn en
estado APROBADO, es decir no deben existir formularios en estado
ELABORADO O VERIFICADO, de ser as se debe proceder a la
APROBACION O ELIMINACION de los mismos.



Instructivo Cierre Almacn 2
Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP
3. Verificar que todos los formularios de SOLICITUD DE BIENES AL
ALMACEN, estn en estado APROBADO, es decir no deben existir
formularios en estado ELABORADO O VERIFICADO, de ser as se debe
proceder a la APROBACION O ELIMINACION de los mismos.



4. Verificar que todos los VALES DEL ALMACEN, estn en estado
ENTREGADO, es decir que no deben existir vales en estado
GENERADO, de ser as se debe proceder a la anulacin o entrega de
los mismos.




NOTA IMPORTANTE

De no realizar las tareas previas de depuracin de la informacin del mdulo de
almacenes, el sistema no permitir el registro del Recuento de Inventarios tipo
Cierre.















Instructivo Cierre Almacn 3
Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP
PROCEDIMIENTO PARA EL RECUENTO DE INVENTARIO TIPO
CIERRE DEL MODULO DE ALMACEN.
1- Conectarse con el perfil: JEFE DE ALMACEN
2- Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:

> Almacenes
> Recuento de Inventarios

Para efectuar un nuevo registro presionar el icono Insertar, el sistema
desplegara la siguiente pantalla:

De la lista de valores del campo
TIPO, seleccionar la opcin
CIERRE para hacer referencia
al cierre de gestin.
Seleccionar de la lista de
valores el almacn para el cual
se registrar el recuento fsico.
















Instructivo Cierre Almacn 4
Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP
Adems se debe registrar la informacin adicional que requiere el formulario de
Recuento de Inventario. Al llegar a la pestaa ITEMS deber presionar el botn de
texto , para que se efecte el recuento, dicha habilitacin representa la
instruccin en el sistema para que transitoriamente hasta concluir el recuento, el
almacn seleccionado no pueda efectuar ningn movimiento de almacn (Ingresos,
Bajas, Solicitud de bienes).


Una vez pulsada la opcin de habilitacin, antes de iniciar el recuento, el
sistema efectuar un conjunto de validaciones para verificar que no existan
movimientos de almacn inconclusos. Por eso es importante realizar las tareas
previas al cierre de almacn descritas en las pginas 1 y 2 del presente instructivo.
De no existir movimientos de almacn inconclusos, el sistema generar
automticamente el recuento fsico en estado " HABILITADO" .





Instructivo Cierre Almacn 5
Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP


Mediante el icono MODIFICAR , el usuario debe modificar el documento, y
desde la pestaa tems debe presionar el botn de texto " CARGAR" , en
este momento el sistema desplegara en pantalla el detalle de los tems del
almacn, en el campo Ctd. Stock se desplegara la cantidad que corresponde
a todos los tems en stock y en el campo Ctd. Rcto. el sistema copia de
manera automtica la cantidad del stock, pudiendo esta ser MODIFICADA
DE ACUERDO AL RECUENTO FISICO de cada tem.



Instructivo Cierre Almacn 6
Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP
Una vez concluido el registro de la cantidad recontada para cada tem, el sistema
habilita el botn de texto FINALIZAR , al presionar este botn el formulario de
Recuento de Inventario queda en estado FINALIZADO.






Instructivo Cierre Almacn 7
Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP
APROBACION DEL RECUENTO DE INVENTARIO,
1- Entidades Descentralizadas, Municipios y Prefecturas, conectarse con el perfil:
CONTADOR.
Entidades de la Administracin Central, conectarse con el perfil: DIRECTOR ADMINISTRATIVO
2- Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:

> Administracin de Almacenes
> Recuento de Inventarios


El sistema desplegara la pantalla que se muestra a continuacin, en la cual el
usuario debe presionar el botn de texto APROBAR , una vez revisada la
informacin del formulario de recuento, el usuario debe confirmar la aprobacin
presionando una vez mas el botn de texto APROBAR



Instructivo Cierre Almacn 8
Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP


El estado del formulario de recuento de inventario quedara en estado
APROBADO, como se muestra a continuacin:



ACLARACIONES IMPORTANTES

Cuando en un formulario de Recuento de Inventario EXISTE DIFERENCIA
entre la cantidad de stock (Ctd. Stock) y la cantidad de recuento (Ctd.
Rcto), el sistema genera de manera automtica los movimientos de
ingresos por los sobrantes o en su defecto los movimientos de salida
por los faltantes. Asimismo genera de manera automtica los asientos
contables de ajuste por los faltantes o sobrantes (La generacin
automtica del asiento contable de ajuste, no se aplica a las entidades
de la Administracin Central).

El proceso de CIERRE DE ALMACEN que se realiza mediante el
RECUENTO DE INVENTARIO TIPO CIERRE, es reversible nicamente si
el mismo esta en estado HABILITADO, es decir se puede deshabilitar y
luego eliminar el formulario de recuento. Una vez el formulario de ingreso
pasa a los estados posteriores como FINALIZADO O APROBADO, no
existe posibilidad alguna de revertir el procedimiento.

Con este procedimiento el ALMACEN queda marcado como CERRADO,
por tanto NO PERMITE ningn tipo de movimiento de almacn de manera
posterior al CIERRE.

Este procedimiento se debe realizar para TODOS los almacenes de las
Direcciones Administrativas.
Instructivo Cierre Almacn 9