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APROBADO
NOMBRE Gerencia General Germn Espinosa APROBADO Gerente Operaciones de Superficie Oscar Rodrguez REVISADO El documento original, que est firmado revisado y aprobado por la persona y en la fecha arriba indicadas, se encuentra bajo custodia de HSEQ, de acuerdo con la normativa vigente. FECHA Enero 2010 FIRMA

Enero 2010

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO, ALMACENAMIENTO Y DESECHO DE MUESTRAS

PRE-051 Rev. 0 / Enero 2010

Edita y Gestiona: HSEQ Dept.

Fecha Aprobacin: Enero 2010

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PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO, ALMACENAMIENTO Y DESECHO DE MUESTRAS

INTRODUCCION Presentar los procedimientos estandarizados de medicin aplicables en puntos de transferencia de custodia, fiscalizacin y control de existencias. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para el ingreso, retencin y desecho de muestras a utilizarse en los anlisis de tanques de almacenamiento y pruebas de pozo. ALCANCE Este procedimiento sirve como gua para el manejo adecuado de las muestras tomadas para los anlisis de calidad que sirven como base para la fiscalizacin y transferencia de custodia.

DEFINICIONES N/A ESPECIFICACIONES

1. RESPONSABILIDADES 1.1. 1.2. Responsabilidades del Supervisor de Produccin Divulgar y evaluar el procedimiento para el correcto manejo de las muestras para anlisis de claidad. Suministrar a todo el personal los elementos que se requieran para aplicar este procedimiento, esto tambin incluye los EPP. Apoyar tcnicamente al personal a su cargo para aclarar dudas sobre conceptos importantes sobre los fluidos que se le harn las pruebas. Asegurar que el personal Tcnico y / o Operativo tenga el entrenamiento y la experiencia suficiente para desarrollar el trabajo Responsabilidades del operador ejecutante Conocer, aplicar el procedimiento para la presente operacin. Hacer cumplir el programa de trabajo establecido. Confirmar la veracidad de los resultados obtenidos Hacer cumplir todas las normas operacionales exigidas por las reas de HSEQ. Mantener en buen estado, limpios y ordenados siempre todos los equipos, accesorios y
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herramientas utilizados en este trabajo. Hacer uso de los elementos de proteccin personal: guantes de nitrilo, gafas, casco y botas de seguridad. Los elementos necesarios como cinta de medicin, plomada y trapo para limpieza, se deben llevar en una canasta o balde con el fin de facilitar el transporte hacia la cima del tanque. Realizando la labor en esta forma se dispone de una mano libre para asirse de la baranda de proteccin construda paralela a la escalera.

2. PROCEDIMIENTO DE ENSAYO 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. EQUIPOS Recipientes de muestra Etiquetas MANEJO DE MUESTRAS EN EL LABORATORIO Revisar que la muestra est debidamente etiquetada. Leer la etiqueta del recipiente para identificar la procedencia de la muestra e ingreso de la misma al registro Cadena de custodia de muestras, cdigo 000083, asignndole un nmero consecutivo y anexando fecha, tipo de muestra, procedencia, etc. La etiqueta del recipiente que tiene la muestra del tanque de almacenamiento debe contener la siguiente informacin: 2.2.4. SITIO ESPECFICO DE ORIGEN (TANQUE, POZO, OLEODUCTO, SEPAPADOR) MUESTRA DE INICIO O FINAL DE DESPACHO FECHA HORA NOMBRE DE LA PERSONA QUE TOMA LA MUESTRA

2.2.3.

Verificar que el recipiente que contiene la muestra cumple con los requisitos del laboratorio, como por ejemplo: que no sean envases de bebidas. Determinar si la cantidad de muestra es suficiente para los anlisis a realizar, en caso negativo se debe poner en contacto con la persona indicada para una nueva muestra, y dejar constancia en bitcora. Ubicar la muestra en el rea de trabajo donde se le realizarn los respectivos anlisis. Los operadores determinan cuales anlisis se realizan de acuerdo al tipo de muestra (tanque de almacenamiento y pozos). Se verifica que los resultados obtenidos cumplan con las especificaciones y que los resultados para las muestras de pozo estn dentro del comportamiento (histrico) del mismo. Reportar los resultados en los formatos adecuados para cada procedimiento. En caso de que la muestra este fuera de especificaciones a pesar de haber sido rechequeada, se debe avisar al Supervisor de operaciones de estaciones para que este tomen las medidas correctivas del caso.

2.2.5.

2.2.6.

2.2.7.

2.2.8. 2.2.9.

2.2.10. El operador debe velar porque se tengan las muestras necesarias para los anlisis.

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2.2.11. Dar previo aviso al Supervisor de operaciones de estaciones para el pedido de recipientes de toma de muestras. 2.2.12. Asegurarse de contar con suficientes etiquetas de identificacin de muestras para reemplazar o colocar en caso de daos y errores. 2.2.13. Dejar constancia en la cadena de custodia que la muestra entra al depsito para su almacenamiento, teniendo en cuenta el consecutivo y la fecha que traa cuando ingreso al laboratorio. 2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. 2.3.5. ALMACENAMIENTO Sellar la muestra antes de ser almacenada. Mantener actualizado el inventario de las muestras que se encuentran almacenadas. Verificar que los recipientes de muestra se encuentren debidamente etiquetados. Excepto cuando sean transferidas, las muestras debern mantenerse en un recipiente cerrado con el fin de prevenir la prdida de los componentes livianos. Ubicar la muestra de los tanques de almacenamiento en el espacio correspondiente de acuerdo a la distribucin que se tiene en el depsito. Verificar el buen estado de los recipientes de muestra antes de su almacenamiento. Las muestras debern protegerse durante el almacenamiento de la luz para prevenir degradacin u otras condiciones desfavorables.

2.3.6. 2.3.7.

2.4.

DETERMINACIN DEL TIEMPO DE ALMACENAMIENTO DE MUESTRAS

Teniendo en cuenta las caractersticas de las lneas de transferencia de hidrocarburos y la planeacin del muestreo para caracterizar el crudo de exportacin y garantizar la calidad del mismo, se debe realizar los respectivos clculos para determinar el tiempo necesario de almacenamiento de las muestras y dar una confiabilidad y trazabilidad proceso de muestreo.

2.5.

DETERMINACIN DE CONSECUTIVOS

Para cada una de las muestras tomadas en el proceso de liquidacin se genera un consecutivo el cual garantizar la trazabilidad de una muestra y de sus parmetros, de igual manera se incluir la fecha (dames-ao) y posteriormente el propio consecutivo. 2.6. 2.6.1. DESECHO DE MUESTRAS Asegurarse que las muestras hayan cumplido su periodo de retencin antes de desechar la muestra y dejar registro de esta actividad en la cadena de custodia. Las muestras no se podr no se podrn eliminar a menos que se haya cumplido la fecha de vencimiento determinada.

2.6.2.

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2.6.3. El asistente de produccin ser el responsable de las actividades relacionadas con la eliminacin apropiada de las muestras. Estas se disponen directamente por la poceta del laboratorio que descarga al API. Dejar constancia en la cadena de custodia que la muestra fue desechada, teniendo en cuenta el consecutivo y la fecha que fue retirada del depsito de almacenamiento. Normas aplicables Norma API MPMS Chapter 8 Sampling, Section 1 - Standard Practice for Manual Sampling of Petroleum and Petroleum Products.

2.6.4. 2.7.

GESTION DEL PROCEDIMIENTO

La gestin de este procedimiento corresponde a los Supervisores de Operaciones de estaciones, Supervisor de transferencia y custodia que debern, por lo tanto, interpretar las dudas que puedan surgir en su aplicacin, as como proceder a su revisin cuando sea necesario para actualizar su contenido o por el cumplimiento de las frecuencias establecidas para ello. DISTRIBUCION Su distribucin ser la definida por el Listado Maestro de Documentos (000006), correspondiendo al proceso HSEQ la realizacin de la distribucin y el control final de la misma.

RELACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE PLANIFICACION Y CONTROL

El presente procedimiento se relaciona con: Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS 18001) Sistema de Gestin de Medio Ambiente (ISO 14001) Sistema de Gestin de Calidad (ISO 9001) Muestreo Manual en Tanques de Almacenamiento, Lneas de Flujo y Manejo de Muestras, cdigo PRE 048.

REGISTROS Cadena de custodia de muestras, cdigo 000083.

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