PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS.

El Planeamiento es una de las funciones de la Direccin, que consiste en tomar una decisin entre varias alternativas, en relacin a Objetivos, Polticas, Programas y Procedimientos. Tambin se ha establecido que, en la Administracin de Inventarios, la toma de decisiones es constante y las previsiones relacionadas con cada uno de los materiales deben satisfacer las necesidades de produccin para hacer frente a los pro-nsticos de ventas, lo cual obliga al administrador de inventarios a preparar sus planes, no slo en relacin al conjunto de materiales que se requieran, sino a cada una de las existencias por separado a fin de decidir su renovacin oportuna o su eliminacin de los almacenes, de acuerdo con la demanda que tenga cada material. Esta labor une la accin de planeamiento con la de control permanente sobre cada artculo, lo que complica la actividad por la gran variedad de inventarios que, normalmente, tienen las empresas y entre los cuales existirn muchos que, al no tener movimiento a travs del tiempo, obligarn a su reduccin para disminuir las inversiones en estos activos. El planeamiento de los inventarios se centra principalmente en dos decisiones que son el origen de las existencias: "CUANTO" de un artculo debe comprarse o hacerse y "CUANDO" podr realizarse esto. Para dar solucin a estas dos interrogantes, la administracin requiere de una herramienta que describa su poltica al respecto y establezca un procedimiento que pueda ser interpretado, en forma precisa, clara y uniforme por el personal, sobre todo si se cuenta con la utilizacin de computadoras o equipos de procesamiento de datos de alta velocidad. Esta herramienta es el Control Cientfico de Inventarios", que permite mejorar la administracin y su control, y efectuar el planeamiento en las decisiones relacionadas con los inventarios, siempre y cuando, se prevean las frmulas necesarias que permitan determinar cules de estas decisiones pueden tomarse y, al mismo tiempo, anticipar los efectos resultante!, al tener en consideracin los muchos y diferentes factores que inciden en la decisin de cualquier tipo de negocio, sea grande o pequeo, si provienen de personal experimentado o de computadoras electrnicas. PLANEAMIENTO DE INVENTARIOS: El Planeamiento de los inventarios tiene como objetivo principal que se realice la inversin ptima necesaria, tanto en los stocks que guardan los almacenes, como en la renovacin de cada uno de los artculos que utiliza la empresa. Para llevarlo a cabo en las mejores condiciones posibles, se requiere contar con los registros adecuados del movimiento de cada artculo y con los datos estadsticos que estos movimientos generan en su anlisis y estudio, de manera que se logre establecer pronsticos o previsiones que sirvan de pauta para ejecutar las acciones, pertinentes a mantener stocks bajos y a renovar con eficiencia las existencias. Esto podr alcanzarse si se conoce el pronstico o posibilidades razonables de venta o consumo de cada artculo o de los grupos o lneas de productos, que permitir programar los inventarios y establecer los planes para su control, mediante el cual se procurar alcanzar el objetivo principal mencionado. CONTROL DE INVENTARIOS: Esta finalidad obliga a preparar planes logsticos y establecer polticas, sistemas y procedimientos, cuya puesta en prctica sirva al dirigente para mejorar la administracin de los inventarios, implantando una sana poltica de renovacin de las existencias en base a la realidad de su empresa, las estadsticas, la aplicacin de frmulas y ejecucin de clculos, que faciliten la tarea de decidir Cundo y Cunto hay que renovar. TEORIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS: Al tratar sobre el mtodo cientfico, se indic que los procedimientos para controlar los inventarios consideraban tres fases en su planeamiento y desarrollo: Conocimiento de la teora.

 Modificaciones para la aplicacin prctica. Determinacin de la poltica. La primera de estas fases requiere tener un verdadero y completo conocimiento sobre la teora en que se basa el control de inventarios, la cual considera tres conceptos fundamentales que forman los cimientos de cualquier sistema que se disee para controlar los inventarios y que consisten en: 1. Clasificacin : QUE CONTROLAR. 2. Tamao econmico de pedido :CUANTO PEDIR 3. Momento de pedir :CUANDO PEDIR Los que se explicarn y analizarn a continuacin. 1. CLASIFICACION - QUE CONTROLAR Las tcnicas aplicadas por el control cientfico de inventarios, tienen por objeto determinar hacia donde deben dirigirse los mayores esfuerzos de control para que sean ms efectivos, sobre todo si se tiene en cuenta que el control que se implante no debe ser ms costoso que el valor de lo controlado". Esta expresin da origen al principio de separar los materiales en clases segn su importancia para la empresa. Otro aspecto importante de la aplicacin de la tcnica M anlisis ABC es que permite definir una poltica de reabastecimiento y establecer normas de control, como por ejemplo: Categora A: Artculos de alto costo de adquisicin y alto valor en inventario que por su consumo y frecuencia de uso merece un control estricto. Categora B: Artculos de menor costo, valor de importancia que requiere un control de menor esfuerzo y de ms bajo costo administrativo. Categora C: Artculos de poco costo, poca inversin y poca importancia para los usuarios, que slo merecen una simple supervisin sobre el nivel de sus existencias. Donde se puede apreciar pautas que guiarn el control a realizar en cada categora establecida. La tcnica bsica para llevar a cabo el anlisis ABC y clasificar los inventarios por su movimiento y valor, aplica los siguientes pasos: Clasificacin por precio unitario (valor) Clasificacin por movimiento. Clasificacin por movimiento y valor. Clasificacin por valor de inventario. a. Clasificacin por Precio Unitario Valor: Obtener el precio unitario de cada artculo, promediando los precios de los tres ltimos meses, como mnimo. Ordenar los artculos en forma descendente, comenzando por el precio unitario ms alto, hasta el ms bajo.

 Determinar el nmero total de artculos considerados en el ordenamiento anterior y efectuar la separacin en categoras multiplicando el total obtenido por 0.15 para la clase A; por 0.20 para la clase B y por 0.65 por la clase C. Esta clasificacin permite definir la poltica de control en funcin de la importancia de cada artculo por su valor y por el monto de la inversin que cada adquisicin significa para la empresa. Tambin sirve de base para efectuar la clasificacin por movimiento y valor. b. Clasificacin por Movimiento: El procedimiento para esta clasificacin es similar al empleado para clasificar los artculos por su valor o precio unitario y consta de los siguientes pasos: Obtener de los registros de Control de Inventarios el total de cada artculo entregado por el almacn, durante los ltimos doce meses, estableciendo as el consumo acumulado en ese lapso. Ordenar en forma descendente, desde aquel que tenga el mayor consumo de unidades hasta el de menor consumo o el de los artculos que no han tenido movimiento en el lapso indicado. Debe tenerse en cuenta que se prescinde de la heterogeneidad de las unidades y que, no importando estas diferencias, se ordenarn los artculos por la cantidad consumida en los ltimos doce meses. Efectuado el ordenamiento en funcin del movimiento que haya tenido cada artculo, se determinar la cantidad de tems que componen el total de los inventarios, incluyendo lgicamente a aquellos que no se han movido. De acuerdo a la poltica que se establezca, se proceder a definir las categoras en funcin de los porcentajes que quieran aplicarse a cada categora y que, como en la clasificacin anterior, podrn ser 150/o para la A, 20% para la B y 65% para la C. Analizar la categora C para determinar los porcentajes de los artculos que no han tenido movimiento y definir si se trata de artculos necesarios para la empresa o innecesarios por ser obsoletos. Definir el control a aplicar para cada clase de artculos, as como el sistema que se utilizar para racionalizar la renovacin, sabiendo que la clase A requerir de un control ms intenso que las otras dos clases, dada la importancia de estos artculos para el funcionamiento de la empresa y sus operaciones, c. Clasificacin por Movimiento y Valor: Esta clasificacin se basa en las dos anteriores, es decir en el valor de cada artculo y en su movimiento, y resulta de la multiplicacin del precio unitario por el consumo acumulado en 12 meses. El Procedimiento a seguir es el siguiente: Tomar para cada tem, de los resultados de las clasificaciones anteriores, su precio unitario y el total del movimiento que haya tenido en los 12 meses. Multiplicar los datos obtenidos (precio unitario x movimiento) de manera de obtener, para cada artculo, el Consumo Valorizado en 12 meses" (CV). Ordenar en forma descendente los artculos, desde el mayor consumo valorizado hasta los menores, inclusive aquellos que por no tener movimiento tiene Cero de Consumo Valorizado. Obtener los porcentajes de variedad y valor en la siguiente forma:

1. Determinar el nmero total de artculos que existen en la empresa considerados en la relacin por valor y calcular que porcentaje corresponde a cada artculo en relacin al nmero total de artculos existentes, acumulndolos hasta el 100%. 2. Definir el valor total del consumo en los 72 meses mediante la suma de todos los consumos valorizados. Obtenido el total, determinar qu porcentaje corresponde a cada artculo en relacin a dicho total. 3. Acumular los porcentajes que corresponden a cada artculo sumndolos, artculo por artculo, desde el de mayor porcentaje hasta los de menor porcentaje para llegar al 100%. Efectuadas las operaciones anteriores los artculos quedarn ordenados en un cuadro que tenga las siguientes columnas: (1) Numeracin correlativa. (2) Cdigo del artculo. (3) Descripcin abreviada. (4) Porcentaje acumulado de variedad. (5) Consumo en unidades (12 meses o Anual) (6) Precio unitario. (7) Consumo valorizado (Anual 6 en 12 meses) (8) Porcentaje (%) del Consumo valorizado por artculo. (9) Porcentaje (%) acumulado del Consumo valorizado. Buscar en el cuadro sobre la columna de Porcentaje Acumulado, la lnea que corresponda al 80% y trazar una horizontal bajo esa lnea, para encontrar el porcentaje de variedad que le corresponde, asignando a esa Categora la Clase A. En igual forma proceder con la clase B, buscando la lnea que marque 95% en la columna de porcentaje acumulado e indagar que % corresponde en variedad. Por ltimo la clase C debe absorber el porcentaje restante. d. Clasificacin por Valor de Inventario: El procedimiento que se aplica para esta clasificacin es el siguiente: Obtener una relacin de los artculos almacenados con las cantidades en stock. En base a los precios unitarios obtenidos para la clasificacin por valor, multiplicar las existencias de cada artculo por su precio unitario para obtener los valores totales en stock por artculo. Ordenar los artculos en funcin de sus valores en stock del ms alto al menor. Totalizar los valores por artculo sumndolos, para encontrar el valor total de los inventarios en almacn. Definir los porcentajes que quieren considerarse para cada categora o clase. Calcular el porcentaje del valor de cada artculo, en relacin del valor total de los inventarios, hallados en el paso 1.4.4 y acumular dichos porcentajes hasta llegar al 1 00%.

2. TAMAO ECONOMICO DE PEDIDO CUANTO PEDIR. Una de las decisiones fundamentales en el Planeamiento y Control de Inventarios, para cualquiera de las existencias almacenadas, es la determinacin de la Cantidad a Pedir; decisin que constituye uno de los problemas logsticos ms importantes por su influencia en la inversin que toda empresa realiza en sus inventarios. Toda la bibliografa que pueda ser consultada en relacin con ste problema concluye siempre en la aplicacin de la FORMULA DE LA CANTIDAD ECONOMICA" y en los objetivos que dicha aplicaci6n, permitir alcanzar. Estos objetivos son: - Reducir al mnimo posible el nivel total de los inventarios. - Reducir al mnimo la incidencia de los faltantes. - Reducir los costos de renovacin (adquisicin) y posesin (almacenaje). Tipos de Costos relacionados con los Inventarios "LA CANTIDAD ECONOMICA ESTA DADA POR LA RAIZ CUADRADA DEL DOBLE DEL CONSUMO ANUAL, POR EL COSTO DE RENOVACION ENTRE EL COSTO UNITARIO POR EL COSTO DE POSESION". Y que matemticamente se expresa: Donde: Q = CANTIDAD ECONOMICA. A = CONSUMO ANUAL 0 PRONOSTICO DE VENTAS. 0 = COSTO DE RENOVACION. C = COSTO UNITARIO. I = COSTO DE POSESION. COSTO DE FALTANTES Otro factor que legtimamente es parte de los costos por considerar, es el costo de faltantes, llamado tambin de Rotura de Stock", el cual no se lleva en la dependencia contable ni se conoce en muchas empresas a pesar de que, en algunos casos, llega a tener un valor considerable. Cuando se produce un faltante en alguno de los artculos necesarios y no puede reemplazarse por otro similar, su no existencia podr interrumpir alguna de las operaciones de produccin o, a veces, todo el proceso con el consiguiente costo de maquinaria ociosa; mano de obra detenida y sin efectuar su labor; materias primas deterioradas, en algunos casos, etc., todo lo cual significa gastos no previstos y elevacin de los costos de fabricacin. Inventario Promedio (I) Uno de los datos que se consideran en el clculo de la Cantidad a Pedir es el relativo al Inventario Promedio, el cual debe ser establecido en funcin de la cantidad pedida, cuando el consumo es constante y parejo, o de las existencias en almacn, cuando el consumo no es constante. Para hallar el Inventario Promedio se pueden emplear diferentes mtodos que se indican a continuacin:

1 . El Inventario Promedio (I), est dado por la mitad de la cantidad comprada (CC) y su expresin matemtica es:

Tcnicas para determinar cunto comprar o pedir: 1. Mtodo de tabulacin. 2. Mtodo Grafico. 3. Mtodo Matemtico. 3. MOMENTO DE PEDIR CUANDO PEDIR. La importancia de la decisin sobre el momento de emitir la requisicin o pedido a compras, es tal magnitud que se puede anular los esfuerzos de ahorrar o reducir los costos, realizados para determinar la cantidad a pedir. SISTEMAS DE RENOVACIN DE INVENTARIOS. Se puede elegir entre 2 opciones: Sistema de Cantidad fija y tiempo variable: la frecuencia de los pedidos es variable en razn de las fluctuaciones del consumo por esta variacin no es conocida de antemano la fecha de iniciar la renovacin. Cantidad Standard o Normal. Se obtiene dividiendo el consumo en un tiempo determinado, entre el nmero de meses que abarca ese tiempo y multiplicando el resultado por el tiempo de revisin. Mximo.

Sistema de cantidad Variable a tiempo fijo. Este sistema establece que el tiempo del ciclo de abastecimiento esta controlado por periodos fijos preestablecidos, los cuales pueden ser semanales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales o de acuerdo a cualquier oro periodo, la cantidad en cambio debe adecuarse en el momento de preparar la reposicin a compras, esta puede sufrir variaciones en el lapso considerado con el objeto de hacer frente a fluctuaciones en el consumo.