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PROCESSUS DE CERTIFICATION BIOLOGIQUE EN PAYS TIERS

*voir annexe II : dfinition www.ecocert.com

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Sommaire

1. ECOCERT: COMPETENCE ET EFFICACITE AU SERVICE DE LA FILIERE BIOLOGIQUE ............................................................................................. 3 2. LA REGLEMENTATION RELATIVE A LA PRODUCTION BIOLOGIQUE............ 3 3. LES ETAPES DU CONTROLE ET DE LA CERTIFICATION ............................ 4 3.1 Demande / Revue de la demande ...................................................... 4 3.2 Engagement et description du systme .............................................. 5 3.3 Revue documentaire ........................................................................ 5 3.4 Inspection ...................................................................................... 5 3.5 Revue de rapport ............................................................................ 6 3.6 Revue des actions correctives ........................................................... 6 3.7 Dcision de certification ................................................................... 6 3.8 Surveillance.................................................................................... 7 3.9 La demande de drogation ............................................................... 8 4. REALISATION DES CONTROLES ........................................................... 8 4.1 Les inspections de renouvellement .................................................... 8 4.2 Les contrles additionnels ................................................................ 8 4.3 Cas particulier des groupements de producteurs ................................. 8 5. LE PLAN DE CORRECTION ................................................................... 9 Vous trouverez ci-dessous la liste des non-conformits quECOCERT utilise dans lordre croissant de gravit : ............................................................. 9 6. RECOURS ET RECLAMATIONS ............................................................ 10 6.1 Recours ....................................................................................... 10 6.2 Rclamations ................................................................................ 10 7. REPORT DACTIVITE ......................................................................... 10 8. FIN DE CONTRAT ............................................................................. 11 9. UTILISATION DE LA MARQUE ET REFERENCE A ECOCERT ..................... 11

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1. ECOCERT: COMPETENCE ET EFFICACITE AU SERVICE DE LA FILIERE BIOLOGIQUE

ECOCERT a t cre en 1991 afin de rpondre la rglementation europenne en matire de certification des produits de l'agriculture biologique. ECOCERT est enregistre et agre par plusieurs Etats membres de lUnion Europenne ainsi que par la plupart des pays hors CEE ayant adopt des lgislations nationales en matire de mode de production biologique. ECOCERT dispose, grce son rseau et sa vingtaine dimplantations linternational, dinspecteurs et dauditeurs prsents dans les diffrents pays, ingnieurs ou techniciens agricoles et agro-alimentaires forms aux diffrentes techniques de la production biologique.

2. LA REGLEMENTATION RELATIVE A LA PRODUCTION BIOLOGIQUE

Laccs au march europen de vos produits biologiques est encadr par : - le rglement Europen N834/2007 et ses rglements dapplication modifis (N889/2008 et N1235/2008) concernant le mode de production biologique des produits agricoles (transforms ou non), et le cas chant, toutes autres normes quivalentes, dont le Rfrentiel Biologique ECOCERT pour les Pays Tiers ( EOS : ECOCERT Organic standard) ;

Ci-aprs nomms indiffremment le Rglement . La documentation de rfrence est disponible sur les sites mentionns ci-aprs :
Commission Europenne : Textes rglementaires, logo europen et son utilisation, base de donnes semence... Organic Europe: Statistiques, rapport sur la production biologique, information sur chaque pays membre, adresses utiles... EOS (ECOCERT Organic Standard) : Rfrentiel Biologique ECOCERT pour Pays Tiers Autre documentation : - Guides explicatifs (notamment la TS29(EC) Exportation vers lUE) - formulaires de demande - liste des oprateurs* certifis par ECOCERT SA

http://ec.europa.eu/agriculture/organic/splash_en

http://www.organic-europe.net/ http://www.ecocert.com/sites/default/files/u3/ec ocert-Organic-Standard.pdf

http://www.ecocert.com

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3. LES ETAPES DU CONTROLE ET DE LA CERTIFICATION

La prestation est organise selon le schma ci-dessous. Elle conduit, le cas chant, l'attribution ou au maintien dun certificat vous autorisant produire et mettre sur le march des produits faisant rfrence la certification biologique et ECOCERT.

Demande / Revue de la Demande

Engagement et description du systme

Revue Documentaire

Inspection

Revue et Dcision de certification

Surveillance

Un schma dtaill des tapes de la certification est prsent en Annexe I de ce document.

3.1 Demande / Revue de la demande

Si vous tes intress par la certification biologique de votre production, merci de prendre connaissance des documents suivants : Le prsent processus* de certification biologique Les rglements et fiches explicatives correspondant votre activit Le formulaire de demande de certification

Le formulaire de demande est retourner complt ECOCERT. A rception, votre demande sera tudie pour confirmer votre ligibilit la certification. Causes de suspension ou de rejet de la demande de certification : absence de conformit avec le Rglement oprations hors du champ dapplication du Rglement participation avre des activits illgales risque identifi pour la sant du consommateur pratique de production mettant en cause le respect de la personne humaine et/ou de lenvironnement situation gographique prsentant une impossibilit technique ou un risque pour les intervenants oprateur prsentant une inscurit financire majeure.

Sur la base de vos dclarations, nous vous tablissons un devis annuel personnalis tenant compte de votre activit et bas sur lestimation du temps de travail ncessaire. Ce devis vous est envoy accompagn de nos conditions gnrales de vente ou conditions techniques selon les cas.

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3.2 Engagement et description du systme

Votre engagement est formalis par la signature du devis. En signant ce devis, vous vous engagez respecter les conditions gnrales de vente ou conditions techniques, le processus de certification et le Rglement. Un engagement parvenant ECOCERT la fin de lanne en cours pourra tre suivi dune inspection dans la mme anne seulement si les conditions suivantes sont remplies : - la priode optimale dinspection (en fonction de votre activit: priode de rcolte, dmarrage de la transformation, ) se situe entre la date dengagement et la fin de lanne, - votre ractivit pour nous fournir la description dtaille de vos activits (voir paragraphe C) avant inspection, - la disponibilit de nos auditeurs, - le paiement intgral de la prestation avant inspection. Si une de ces conditions nest pas respecte, linspection et la certification seront reportes lanne suivante. Une fois lengagement sign, ECOCERT vous fournit un formulaire vous permettant de dcrire en dtail votre activit. Les lments fournir sont les suivants : une description complte de votre unit et/ou des locaux et/ou de lactivit concerns, toutes les mesures concrtes prises au niveau de lunit et/ou de lactivit concerns afin dassurer le respect des rgles de production biologique, les mesures de prcaution prises en vue de rduire le risque de contamination par des produits ou substances non autoriss et les mesures de nettoyage prises dans les lieux de stockage et dun bout lautre de la chane de production de loprateur. Note : vous avez la possibilit de fournir votre propre documentation si vous ne souhaitez pas utiliser le modle dECOCERT, condition que les lments minimaux requis soient disponibles.

3.3 Revue documentaire

Les lments descriptifs de votre activit sont valus par ECOCERT, qui formalise cette revue documentaire en prcisant les ventuels dysfonctionnements et manquements aux rgles de la production biologique.

3.4 Inspection
Lorsque la documentation est complte et les ventuelles mesures correctives mises en place, ECOCERT mandate un inspecteur qualifi pour valuer votre activit. Linspection sur site est planifie de faon valuer la conformit de votre opration. .
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Des prlvements dchantillons peuvent tre effectus. Ils sont ensuite envoys anonymement lun de nos laboratoires partenaires pour analyse. Le cot de ces analyses, additionn des frais de gestion, est votre charge. Les inspections et analyses de prlvement peuvent tre ralises par lun de nos sous-traitants (liste disponible sur www.ecocert.com). En fin de visite, la liste des non-conformits releves durant laudit vous sera prsente et remise pour signature. A ce moment-l, vous aurez la possibilit de proposer des actions correctives en prcisant les dlais de mise en uvre associs. Note : Linspection ne peut avoir lieu quaprs rglement total ou partiel (entendu avec ECOCERT) des frais de certification estims.

3.5 Revue de rapport

Un rapport dinspection dtaill est transmis au Charg de certification ECOCERT qui en effectue une revue. Les conclusions de la revue du rapport vous sont transmises en mme temps que le rapport dinspection final. Les non-conformits devant tre rsolues pour permettre la certification sont clairement indiques dans cette revue de rapport. Vous tes invit y rpondre dans les dlais impartis, en joignant les preuves des actions entreprises pour vous mettre en conformit. Ces actions devront tre curatives* et correctives*, se basant sur une analyse des causes et de ltendue de la non -conformit. Note : Lorsquun prlvement a t effectu, le rsultat danalyse vous est systmatiquement envoy.

3.6 Revue des actions correctives

ECOCERT analyse la pertinence et lexhaustivit des rponses transmises ainsi que les preuves et les dlais relatifs aux actions proposes.

3.7 Dcision de certification

En fonction des non-conformits identifies des actions correctives fournies permettant ou non de les solder, ECOCERT prend une dcision de certification qui peut tre soit : - positive : mission du certificat ou document de certification - ngative : retrait de certification, suspension Note : pour exporter vos marchandises en Europe, un certificat global de conformit nest pas suffisant. La marchandise en partance pour lEurope doit tre accompagne par un certificat de contrle relatif limportation, qui est obligatoire et mis par lorganisme de certification*. Lmission de ce document est ralise sur demande et aprs certaines vrifications qui sont dcrites dans le document TS(29(EC) guide
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dexportation de produits issus de lagriculture biologique vers lUE , votre disposition sur notre site internet.

3.8 Surveillance des activits biologiques

Vous devez mettre jour le descriptif de votre activit au moins annuellement (modification des pratiques, des produits, de loutil de production, du responsable, ), afin de maintenir la certification de vos produits. Sur la base de la mise jour de cette description, ECOCERT ractualise le devis aprs avoir effectu la revue documentaire. Dans le but dvaluer le maintien de la conformit de vos activits biologiques, nous mettrons en uvre un plan de surveillance annuellement qui consiste en diffrentes actions dvaluation telle que : - inspections approfondies et ventuellement additionnelles, - vrification documentaire supplmentaire, - prlvements pour analyse, - mise en place doutil de gestion du risque, - etc Ce plan de surveillance est dtermin en fonction des rsultats du contrle de lanne prcdente, des risques identifis sur votre activit, de toute modification des exigences de certification, de la gamme de produits proposs la certification Note 1 : A tout moment, ECOCERT pourra stopper le processus de certification dans les cas suivants : o participation avre des activits illgales ou antcdents de nonconformits ritres o risque identifi pour la sant du consommateur, o pratique de production mettant en cause le respect de la personne humaine et/ou de lenvironnement, o situation gographique prsentant une impossibilit technique ou un risque pour les intervenants, o non-paiement. Note 2 : En cas de doute sur la conformit de lun de vos produits ou lune de vos activits, ECOCERT pourra vous demander de bloquer la vente de produits biologiques pour une priode dtermine et jusqu ce que le risque soit dissip. Notes 3 : Vous avez la possibilit de rcuser un agent mandat par ECOCERT nimporte quelle tape de la certification pour des raisons justifies (ex : conflit dintrts).

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3.9 La demande de drogation

Si vous rencontrez temporairement une difficult respecter votre engagement, vous pouvez adresser une demande de drogation* auprs dECOCERT, qui pourra tre accorde ou refuse aprs examen.

4. REALISATION DES CONTROLES 4.1 Les inspections de renouvellement

Tout oprateur, demandant la certification biologique et y tant ligible, a lobligation dtre contrl au moins une fois par an de manire approfondie et sur lensemble de ses activits pour maintenir sa certification. Pour dterminer le temps dinspection ncessaire, ECOCERT value votre activit et les risques associs. Les critres principaux utiliss pour cela sont : - Type dactivit - Nombre de sites visiter - Type de systme interne - Taille de lactivit (nombre dhectares, danimaux, ) - Nombre de produits certifier - Historique du dossier - Risques techniques

4.2 Les contrles additionnels

Des visites complmentaires peuvent tre effectues outre linspection approfondie. Ces visites ne vous sont pas systmatiquement annonces au pralable et sont en gnral cibles sur une partie spcifique de votre activit. Dans tous les cas, un rapport dinspection est rdig et vous est remis, mentionnant les conclusions de linspecteur et la liste des ventuelles non-conformits constates durant le contrle et les ventuels rsultats danalyse.

4.3 Cas particulier des groupements de producteurs

Un contrle dune partie seulement des membres du groupement (contrle partiel) est possible, la condition de mettre en place un systme de contrle interne (SCI) qui sera valu par ECOCERT avant et pendant linspection. Pour en savoir plus, merci de prendre connaissance de notre guide pratique sur la certification biologique des groupements de producteurs TS01(EC-NOP)Rgles minimales groupements .
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5. LE PLAN DE CORRECTION
Tout au long du processus de certification, ECOCERT sappuie sur un plan de correction associ au Rglement pour qualifier les non-conformits selon leur degr de gravit. Ceci permet un traitement impartial des dossiers de certification. Limpact de la non-conformit sur lintgrit biologique du produit dtermine le niveau de gravit. Le caractre frauduleux et la notion de rcurrence dune non-conformit sont galement pris en compte pour dterminer les suites donner au processus de certification. Vous trouverez ci-dessous la liste des non-conformits quECOCERT utilise dans lordre croissant de gravit : Demande daction corrective : des amliorations de votre systme sont ncessaires, mais nempchent pas la certification de vos produits. La mise en place dactions de votre part permettra de rduire le risque de non-conformit future. Ces actions seront donc vrifies lors de la prochaine inspection. Certification en attente : Vous devrez mettre en place des actions correctives dans un dlai imparti pour pouvoir obtenir ou maintenir votre certification. Des tches dvaluation complmentaires de ces actions comme par exemple, une analyse, une inspection supplmentaire ou une revue documentaire peuvent tre ncessaires. Dclassement dun produit ou dun lot : Le produit/lot est retir du certificat et ne peut pas tre commercialis avec une rfrence la certification et/ou ECOCERT. Cette interdiction s'applique galement tout autre support de communication. Dclassement dun produit et dune parcelle : La parcelle est nouveau soumise une priode de conversion, et les produits qui en sont issus sont retir du certificat et ne peuvent pas tre commercialiss avec une rfrence la certification et/ou ECOCERT Suspension de certification : ECOCERT suspend le certificat en cours et nmet pas de nouveau certificat pendant une priode dtermine, pour lensemble ou une partie de lopration. Les produits ne peuvent tre commercialiss comme biologiques ni faire rfrence ECOCERT pendant une priode dtermine. Retrait de certification : Il correspond une suspension dfinitive. Le retrait de certification entrane une rsiliation du contrat avec information des autorits comptentes.

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6. RECOURS ET RECLAMATIONS 6.1 Recours

1. Vous pouvez formuler par crit un recours auprs dECOCERT (premier recours) concernant les dcisions relatives votre certification, vos produits (certificats, demandes dactions correctives et sanctions) ou toute dcision vous concernant dans les 30 jours suivant la rception de cette dcision. Pendant toute la dure de traitement du recours, la dcision dj mise reste en vigueur. 2. En cas de dcision dfavorable du premier recours, vous pouvez effectuer un second recours qui sera alors prsent au Comit de Surveillance* de la certification dECOCERT, pour avis avant dcision. Le Comit de Surveillance est compos de membres externes ECOCERT, reprsentant tous les collges de certification (production, transformation, distribution/exportation) afin de garantir lindpendance et limpartialit de ses dcisions. Ce second recours doit tre ralis par crit dans les 30 jours suivant la rception de la dcision du premier recours. De la mme faon, pendant toute la dure de traitement du 2d recours, la dcision dj mise reste en vigueur.

6.2 Rclamations
ECOCERT enregistre et value toute rclamation crite venant de tiers (client, concurrent, autorit, consommateur final, etc.) se rapportant son mtier de certification. Par la suite, lauteur de la rclamation reoit une rponse approprie. En tant quoprateur en production biologique, vous tes vous-mme tenu denregistrer les rclamations de tiers concernant vos produits certifis et dy rpondre.

7. REPORT DACTIVITE
Dans le cas o vous souhaiteriez reporter la certification de votre opration (arrt de lactivit) ou quun vnement extrieur entranerait limpossibilit de mettre en uvre le processus de certification (inscurit ponctuelle sur la zone,), ECOCERT pourra convenir de suspendre la prestation pendant une dure dtermine au cas par cas. Le contrat liant les parties est maintenu sur cette priode mais le processus est suspendu. Pendant cette priode, les documents de certification mis par ECOCERT avant le report ne sont plus valides. Loprateur n'est donc plus autoris fabriquer ni vendre des produits certifis par ECOCERT. Aucune rfrence aux mentions de certification et/ou ECOCERT n'est autorise, quel que soit le support de communication. A la fin de cette priode de report, le processus de certification redmarre l'tape 1 (revue de la demande suivie par une inspection initiale d'habilitation) comme pour toute demande initiale.
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8. FIN DE CONTRAT
Si vous souhaitez cesser la certification de vos produits, vous devez le notifier par crit ECOCERT selon le pravis prvu dans les conditions gnrales/conditions techniques. La fin de contrat entrane la fin de validit des certificats. En consquence, partir de la date de rupture du contrat, vous ne pouvez plus fabriquer ni commercialiser de produits faisant rfrence la certification et/ou ECOCERT. Nanmoins, dans le cas o vous disposez dun stock de produits conformes, faisant rfrence la certification et/ou ECOCERT que vous souhaiteriez couler, vous devez nous communiquer quantit de produits en stock et la dure estime dcoulement. Aprs tude, le contrat pourra tre prolong et vous pourrez couler vos stocks de produits conformes moyennant certaines conditions telles que, selon les cas, un contrle supplmentaire, des vrifications documentaires supplmentaires, facturs selon les tarifs en vigueur. Le contrat et le certificat resteront en vigueur jusqu la date estime ncessaire pour lcoulement des stocks de produits certifis. Cependant, pendant cette priode, vous ntes pas autoris fabriquer de nouveaux produits mentionnant la certification biologique et/ou ECOCERT. Dans tous les cas, vous devez revenir vers ECOCERT afin dtablir les modalits exactes de fin de contrat.

9. UTILISATION DE LA MARQUE ET REFERENCE A ECOCERT

Tout document ou support de communication faisant rfrence Ecocert doit respecter les rgles didentification (TS18(EC-NOP)), et tre soumis Ecocert pour validation pralable. La communication sur les produits certifis doit toujours correspondre leur statut de certification.

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Annexe I : Schma dtaill des tapes du processus de certification

LES ETAPES DE LA CERTIFICATION VOUS ECOCERT
Envoi - formulaire demande dInformation - processus de certification

Demande dinformation pour la certification en Pays Tiers

Transmission du formulaire complt

(avec informations sur la socit, les produits, lieu, historique de certification, description des activits)

Si incomplet

A - Revue de la demande

Si Eligible Envoi du devis + conditions gnrales de vente

B - Engagement (Par la signature du devis)

Envoi formulaire de description dtaille de lactivit

Transmission de la description dtaille de lactivit jour

C - Revue documentaire

Mandatement dun inspecteur

D Inspection

Proposition dun plan dactions correctif

(incluant preuve de mise en uvre et defficacit)

E Revue du rapport dinspection F Revue des actions correctives

(pertinence et exhaustivit)

Renouvellement annuel

Non attribution

G - Dcision de certification

Retrait

Fin du processus

Attribution/renouvellement Emission du document justificatif de la certification

H Surveillance
(renouvellement et autres outils de surveillance)

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Annexe II : Dfinitions OPERATEUR : personnes physiques ou morales charges de veiller au respect des exigences du rglement biologique au sein de lactivit biologique qui est sous leur contrle. PROCESSUS : ensemble dactivits corrles ou interactives qui transf orment des lments dentre en lment de sortie ORGANISME DE CERTIFICATION : organisme tierce partie dvaluation de la conformit mettant en uvre des programmes de certification ACTION CURATIVE : action qui permet de corriger les consquences du dysfonctionnement. ACTION CORRECTIVE : action qui permet de sassurer que le dysfonctionnement avr ne se reproduira pas. DEROGATION : exception prvue dans les textes dans l'application d'une rgle d'origine contractuelle, lgale, ou administrative COMITE DE SURVEILLANCE : Le comit (organe de supervision indpendant) est compos de membres rpartis selon plusieurs collges reprsentatifs de la filire : consommateurs, producteurs, distributeurs, fabricants, . Il est en charge de la surveillance de la bonn e application du processus de certification et de limpartialit du fonctionnement d ECOCERT SA. Il peut tre consult pour mettre des avis sur des dossiers prsents par le service certification. Les dcisions et lapplication des sanctions restent de la responsabilit dECOCERT SA.

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