Professional Documents
Culture Documents
1. Introduccin. 2. Enfoques de implantacin y de integracin. 3. Integracin por procesos. 4. Relacin entre los sistemas de gestin. 5. Diseo de un sistema integrado. 6. Implantacin de un sistema integrado. 7. Auditora del sistema integrado. 8. Ventajas de la integracin de sistemas. 9. Bibliografa.
1. INTRODUCCIN
Cualquier organizacin de transporte puede ser entendida como un conjunto de procesos que interactan para prestar un servicio de transporte y/o almacenamiento de mercanca al cliente. Estos procesos, que tienen lugar en distintos mbitos de la organizacin y a distintos niveles, deben ser planificados, realizados y controlados con el fin de conseguir los resultados que se proponen, es decir, deben ser gestionados. Si la organizacin se entiende como un conjunto de procesos, la gestin de la organizacin equivale a la gestin de todos los procesos que en ella tienen lugar. Deben ser administrados para conseguir la mxima eficacia y eficiencia empresarial y, en la medida en que se consideren las distintas variables de cada proceso (materiales, vehculos, personal, forma de trabajar, medio ambiente y condiciones de trabajo) y se gestionen de la mejor forma, se estar optimizando su funcionamiento. La implantacin de la norma ISO 9001 ha propiciado que las organizaciones de transporte se familiaricen con la estructura de un sistema de gestin, documentando los distintos procesos, asignando responsabilidades y formalizando registros que permitan evidenciar el funcionamiento del sistema ante terceros. Adems, algunas organizaciones han comenzado a implantar otros sistemas de gestin para controlar y mejorar los aspectos ms sensibles de la organizacin relacionados con el medio ambiente y la prevencin de riesgos laborales (PRL). Esto supone una multiplicacin de recursos y, en consecuencia, un elevado coste y obliga a preguntarse cules son las posibilidades reales de integracin de los sistemas de gestin y, en particular, de los de calidad y medio ambiente?. Tambin es preciso conocer cules son los diferentes marcos que regulan los diferentes sistemas de gestin. Por un lado tenemos un marco normativo, o conjunto de normas cuyo cumplimiento no es de carcter obligatorio, y por otro el marco legislativo, cuyo cumplimiento es obligatorio, ya que se trata de Reglamentos, Reales Decretos, Leyes, etc. El marco por el que se rigen los Sistemas de Gestin de la Calidad (SGC) es exclusivamente normativo (norma ISO 9001, cuyo cumplimiento es voluntario). Sin embargo, los Sistemas de Gestin MedioAmbiental (SGMA) pueden regirse por la norma ISO 14001 o por el Reglamento Europeo EMAS1, adems de otra legislacin mltiple. Los Sistemas de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales (SGPRL) tambin estn contemplados, a la vez, en leyes y en normas voluntarias (Ley 31/95, normas ILO-OHS-2001 y OHSA 18001).
Cuando la organizacin ya tiene un sistema implantado (es habitual que sea un sistema basado en ISO 9002:1994 ISO 9001:2000) y quiere implantar otro de los sistemas, es aconsejable seguir una de las siguientes alternativas: I. Disear todo el sistema en paralelo, aprovechando del existente todo aquello que sea utilizable y dejando slo comn, en esta primera fase, las instrucciones operativas (o de detalle). En una segunda fase se abordara la integracin entre los dos sistemas. Desarrollar desde el principio el proyecto integrado. Esta estrategia es algo ms arriesgada, puesto que introduce cambios en todo lo ya existente, pero permite llegar al punto final ms rpido.
II.
Las razones para elegir una estrategia u otra dependen de la resistencia al cambio en la organizacin, grado de implicacin de la Direccin en el proyecto, recursos puestos en juego y plazo para lograr el objetivo final. b. Organizacin sin sistema ISO 9001 implantado. En el caso de que la organizacin no tenga ningn sistema de gestin implantado, se deber disear la estructura del sistema integrado y desarrollar de forma integrada todas las partes comunes desde el principio. En cuanto a las partes especficas para cada uno de los sistemas existen otras dos posibilidades: I. Desarrollar, en una primera fase, todo lo concerniente a uno de los sistemas (calidad o medio ambiente), segn las prioridades de la organizacin. Una vez implantada esta parte se continuara con la siguiente. Esta opcin tiene la ventaja de que permite obtener antes la certificacin de uno de los sistemas (no olvidemos que, de momento, las certificaciones son independientes para cada uno de los sistemas). Abordar el desarrollo de todas las partes especficas por procesos. De esta forma, con la lista de todos los procesos principales de la organizacin, se priorizan y se van desarrollando paulatinamente. Para asegurar el xito, es importante que los primeros procesos a acometer (considerados piloto) no sean los de reto ms difcil, tanto sea por la complejidad tcnica como por la resistencia organizativa.
II.
Recomendamos especialmente esta ltima estrategia, puesto que es ms pedaggica para la organizacin, por el enfoque integrado dentro de la gestin de cada proceso. La gestin por procesos dentro de las organizaciones, como sabemos, es la base de la mayora de las teoras de gestin ms en boga (calidad total, reingeniera, modelo de excelencia de la EFQM, etc.).
Cmo se integran los tres sistemas de gestin? Los sistemas de calidad, medio ambiente y PRL deben integrarse a travs de la gestin por procesos. Para llevar a cabo la integracin por procesos de una manera ordenada y coherente se han de seguir una serie de pasos en los que se combinarn los recursos (tanto materiales como humanos), el mtodo o la sistemtica a seguir, el medio ambiente y el entorno laboral. Se realiza bsicamente: I. A nivel operacional, es decir, integracin en la base operativa, con el objetivo de que todas las personas, tanto los directivos como los tcnicos y los operarios perciban y gestionen la calidad, el medio ambiente y la prevencin de riesgos laborales como algo inseparable. A nivel de funcionamiento del sistema: direccin nica del sistema, edicin y control de la documentacin comn, sistemas de verificacin y control comunes en la medida de lo posible, tratamiento comn de las no-conformidades y acciones correctoras y preventivas.
II.
El diseo del sistema de gestin integrada se lleva a cabo en cuatro etapas. Estas cuatro etapas consisten en la identificacin de los procesos y de los requisitos (de calidad, medioambientales y de PRL), su despliegue (asignndolos a un mtodo o sistemtica), la integracin de los mtodos y, por ltimo, la integracin de la documentacin (documentos y manual). Finalizadas estas etapas, se ha de proceder a la implantacin del sistema de gestin integrada, en la que se pondrn en marcha ciertas actividades, se comprobar el funcionamiento de ciertos cambios y el de todos los procesos que puedan haber resultado afectados de una u otra forma por la integracin.
Para concluir con el proceso de la integracin, es conveniente realizar una auditora interna de todo el sistema integrado, por personal propio o contratado, en la que se verificarn de una manera objetiva e imparcial los procedimientos documentados y lo que se hace realmente en la organizacin. El comportamiento de cualquier proceso viene determinado por una serie de variables que, habitualmente, se conocen como las 5M: Los materiales tienen que cumplir las especificaciones o requisitos de calidad, medio ambiente y seguridad que se requieran. De la misma manera, las mquinas que participan en el proceso habrn de atender a estos requisitos. La mano de obra o los recursos humanos tienen que estar formados en dichas disciplinas. Los mtodos con los que se vaya a trabajar tienen que respetar las exigencias que el sistema integrado determine. Y el medio o entorno ha de facilitar el cumplimiento de estos requisitos. En la integracin, cada una de estas variables tiene una influencia diferente en coste y tiempo: Materiales...................... Influencia media Mquinas....................... Influencia baja Recursos Humanos....... Influencia alta Mtodos......................... Influencia alta Entorno.......................... Influencia baja
Los materiales, las mquinas y el entorno influyen desde el punto de vista de los requisitos y de la documentacin, pero tienen influencia escasa desde el punto de vista de la gestin. Es, por lo tanto, razonable deducir que los dos aspectos sobre los que la organizacin tendr que incidir para integrar sus sistemas de gestin son, por un lado, los mtodos que aplica y, por otro, los recursos humanos con los que cuenta. La integracin de los sistemas de gestin de calidad, del medio ambiente y de la PRL ser ms sencilla cuanto ms estructurada est la organizacin. La integracin ideal de los tres sistemas de gestin debera presentar las siguientes caractersticas: Responsable nico de los tres sistemas y funciones de direccin tcnica corporativa diferenciadas. Sistemas de gestin totalmente incorporados en las actividades operativas. Los requisitos de calidad, medio ambiente y PRL se entienden como una parte ms de la tarea. Documentos y registros mnimos. Polticas, objetivos y metas coherentes. Es evidente que las situaciones de partida son muy diversas pero, en cualquier caso, se precisa un fuerte liderazgo de la Direccin y de su equipo de colaboradores para poner en marcha un sistema de gestin integrada eficiente.
Todos los elementos de gestin analizados en los captulos I y II de este trabajo son contemplados en sendas normas, tal y como evidencia la siguiente tabla:
A. Formacin y sensibilizacin La formacin mnima necesaria para el diseo e implantacin de un sistema de gestin integrada se debe impartir en cuatro etapas diferentes. Formacin previa. Esta formacin persigue que determinadas personas en la organizacin conozcan de forma exhaustiva cules son las herramientas y el tipo de gestin que se va a implantar (los conocimientos adquiridos se desplegarn ms adelante en la organizacin). Tiene que haber un referente claro de quines son los expertos de cada tema, que adems sern los encargados de disear o retocar el sistema. Las principales materias que debe abarcar esta formacin son: normas y legislacin, identificacin, anlisis y documentacin de procesos, gestin por procesos, diagnosis,... Formacin durante el proceso de documentacin. Una vez que ha sido diseado el sistema de gestin integrada, se han identificado los requisitos y se han integrado los mtodos y la organizacin, comienza el proceso de elaboracin de la documentacin. Para ello se proporciona formacin a los equipos de trabajo dentro de las diferentes reas en que se divide la organizacin. El objetivo es conseguir que las personas que elaboren la documentacin lo hagan con criterio y mtodo. Las principales materias a tratar son: normas y legislacin, adaptacin de las normas a la organizacin, identificacin, anlisis y documentacin de procesos, y gestin por procesos. Formacin durante el proceso de implantacin Previamente a la implantacin se debe formar a toda la plantilla en los distintos niveles: Direccin, gestin y operacin. El motivo es que la totalidad de la plantilla debe actuar conforme a los procedimientos que se han elaborado. Las materias a impartir son: polticas, el sistema de gestin integrada,... Formacin para la auditora Una vez que el sistema ha sido diseado, se han elaborado los procedimientos, toda la organizacin ha sido informada, formado el personal y el sistema est implantado, es necesario que se audite. La auditora consiste en comprobar que efectivamente las personas de la organizacin actan conforme al sistema y que ste es adecuado y eficaz. La auditora debe llevarse a cabo por personas independientes de la actividad auditada, por lo que puede tratarse de personas ajenas a la organizacin o bien de personas que pertenecen a la organizacin pero que se inscriben en reas o departamentos diferentes al auditado. Las materias en las que los auditores internos (calidad, medio ambiente y PRL) han de ser formados son las siguientes: planificacin de la auditora, realizacin de la auditora, informacin de los resultados, acciones correctivas resultado de la auditora.
B. Implantacin Para abordar la implantacin del sistema de gestin integrada hay que tener presente que las actividades que se citan a continuacin sirven para el inicio de la implantacin o puesta en marcha del sistema pero que, realmente, la implantacin no termina con la realizacin de estas actividades, sino que el sistema debe ser objeto de un mantenimiento y mejora constante. En primer lugar se debe elaborar el orden o calendario del desarrollo y/o modificacin de los procedimientos y de su implantacin, es decir, la planificacin. En concreto deben quedar claros: La documentacin que define el proceso o actividad y los objetivos finales y parciales de la implantacin. Los responsables de documentacin, aprobacin e implantacin. Los plazos para la realizacin de actividades. Los medios necesarios para su implantacin (estos medios pueden ser humanos, metodolgicos, formativos, de equipamiento, materiales, etc.). Los registros de datos a generar. La implantacin del sistema se tiene que realizar conforme a los planes establecidos y bajo la responsabilidad de las personas designadas. Dicha actividad consiste, fundamentalmente, en aplicar lo definido, en comprobar su cumplimiento y en evaluar su eficacia. Previamente se habr distribuido la documentacin correspondiente a cada puesto de trabajo y se habrn dado todas las explicaciones pertinentes al personal. El siguiente grfico ilustra las etapas de la integracin.
Relacionabilidad de las diferentes tareas en un nico puesto de trabajo. Se trata de que distintas tareas sean ejecutadas por una nica persona, de modo que los criterios de actuacin sean comunes en cuanto a su aplicacin. De esta forma, encontramos hoy en da la funcin del Responsable de calidad, medio ambiente y PRL como el responsable del control (a modo de mdico de cabecera) y del correcto funcionamiento de los tres sistemas. Al estar centralizado en la misma figura, dicho control aumenta en eficiencia. Slo en grandes organizaciones estara justificada la separacin de la gestin de los tres sistemas en diferentes personas (aunque el sistema se encontrase igualmente unificado). Reduccin del tiempo y coste de mantenimiento del sistema. Baste el ejemplo del coste de las auditoras de seguimiento de las entidades de certificacin: a menor documentacin en juego menor tiempo de dedicacin a la preparacin y ejecucin de la auditora.
9. CONCLUSINES:
Bsicamente un Sistema Integrado de Gestin (SIG) tiene que ver con todos los aspectos de la organizacin, desde el Aseguramiento de la Calidad del producto e incremento de la satisfaccin del cliente, pasando por el mantenimiento de las operaciones dentro de una tema de prevencin de la contaminacin y el control de los riesgos de salud y seguridad ocupacional, logrando con ello la meta de ser socialmente responsable. Actualmente se considera que una organizacin se gestiona con Sistemas Integrados cuando cumple los requisitos de las Normas: ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004 y tiene implementados estos sistemas. Lo cual aumenta significativamente la productividad de estas empresas mejorando su imagen a nivel internacional y aumentando el nmero de clientes satisfechos.
10.
BIBLIOGRAFA
http://es.wikipedia.org/wiki/Integraci%C3%B3n_de_Sistemas_de_Gesti%C3%B3n http://www.implementacionsig.com/ http://www.sena.edu.co/acerca-del-sena/quienes-somos/Paginas/Sistema-Integrado-deGestion.aspx http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-article-135295.html
http://www.youtube.com/watch?v=S5iNA1kKxeM