FeRRAmenTA: ORAMENTO BASE ZERO PARA FINANAS PEQUENAS E MDIAS EMPRESAS

INDICADO PARA pequenas e mdias empresas em operao h pelo menos um ano fiscal. SERVE PARA ajustar o oramento e reduzir custos. TIL PORQUE ajuda o empresrio a conhecer os principais gastos, estabelecer metas de corte e priorizar os custos fundamentais para o funcionamento do negcio. INFORMAES AO EMPREENDEDOR No possvel dar o devido crdito ao autor da frase custos so como unhas, devem ser cortados toda semana , mas isso virou mantra de vrios empreendedores bem-sucedidos no Brasil e no exterior. Se voc empreendedor, tambm deveria assumi-la como sua. Voc j deve ter lido sobre empresas valorizando cada vez mais colaboradores com viso de dono . Neste sentido, dono est associado mais reduo de custos1 no dia a dia do que a uma ideia mirabolante de aumento da receita. O dono da empresa no deixa uma lmpada ligada desnecessariamente e pensa duas vezes antes de imprimir algo. De todos os empreendedores obcecados pela reduo de custos, talvez nenhum consiga se igualar ao lendrio Sam Walton. Alguns afirmam que ele preferiu batizar sua empresa de Wal-Mart, em vez de Walton-Mart, para economizar no letreiro. Ele e toda a diretoria s viajavam de classe econmica e ficavam em hotis baratos. Uma das habilidades das quais mais se orgulhava era embalar um produto utilizando pouca fita e mesmo assim deix-lo bonito. Mesmo sabendo do incessante crescimento dos gastos em suas organizaes e da necessidade de cort-los, muitos empreendedores entram em estado de letargia quando o assunto corte de custos. No foram preparados para isso e muitos nem sabem por onde comear. SOBRE A FERRAMENTA O conceito de Oramento Base-Zero (OBZ) creditado a Peter Phyrr, que o implementou na Texas Instruments na dcada de 1960, publicando os resultados na Harvard Business Review, em 1970. Alguns especialistas comentam que o termo ideal seria oramento base-mnima ou oramento de priorizao dos recursos. Para aplicar o OBZ, preciso que a empresa tenha:
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histrico de todos os custos;

2 estratgia (misso, viso, valores) bem definida e detalhada em objetivos, indicadores e metas2; 3 metas desdobradas por unidades oramentrias3 e associadas aos objetivos estratgicos da organizao.

COMO USAR 1 Imagine comear sua empresa atual do zero . Liste, em uma planilha, as atividades principais mnimas necessrias para ela funcionar (limiares). Vamos chamar estas atividades principais de unidades oramentrias . Uma empresa que est comeando pode trabalhar inicialmente s com trs unidades oramentrias: vendas, produo e administrao. Assim, liste quais seriam as atividades mnimas para a empresa produzir, vender e ter suas atividades administradas.
2 Avalie os riscos de cada atividade caso a empresa operasse nestes nveis mnimos. 3 Agora, faa uma lista adicional com as atividades crticas necessrias para que a empresa consiga realizar sua estratgia (atingir as metas). Em outras palavras, alm das atividades mnimas, a empresa deveria ter outras atividades para garantir um nvel adequado de qualidade ou segurana, por exemplo. 4 Crie uma torre de atividades priorizando as atividades mnimas (mesmo entre estas atividades, possvel criar um sistema de priorizao) e depois as atividades crticas necessrias para concretizar a estratgia. 5 As atividades mnimas para o funcionamento do negcio ficaro na base da torre e constituem uma faixa de alta prioridade de realizao. 6 As atividades crticas vm logo em seguida e constituem uma faixa de questionamentos e anlises. 7 bem provvel que sobrem atividades para serem empilhadas . Estas se situam no topo e constituem a faixa de atividades de baixa (ou nenhuma) prioridade.

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No sentido mais amplo de sadas de caixa, incluindo gastos e despesas Exemplo: Objetivo = aumentar vendas. Indicador = vendas brutas. Meta = 15% sobre ano anterior. Por departamento ou reas, e empresas de menor porte, at por colaborador.

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Esta uma abordagem lgica para classificao e priorizao de custos, para que o empreendedor reflita a respeito dos custos prioritrios, estratgicos e desnecessrios. No se trata de uma ferramenta interativa, mas esse raciocnio pode ser simulado por meio de uma planilha.

2
Oramento Estratgico
Atividade Estratgica A E 2 Atividade Estratgica A E 1 Atividade Limiar AL4 Atividade Limiar AL3 Atividade Limiar AL2 Atividade Limiar AL1
Unidade Oramentria A (exemplo: depto A, funo A etc.)

3
Outra Atividade COA2 Outra Atividade COA1

Outra Atividade BOA2 Outra Atividade COA2 Outra Atividade B OA1 Outra Atividade COA1 Atividade Estratgica A E 2
Questionamentos e anlises Alta prioridade de realizao Baixa prioridade

Outra Atividade BOA2 Outra Atividade BOA1 Atividade Estratgica B E 2 Atividade Estratgica B E 1 Atividade Limiar BL1
Unidade Oramentria B

Atividade Estratgica C E 2 Atividade Estratgica C E 1 Atividade Limiar CL3 Atividade Limiar CL2 Atividade Limiar CL1
Unidade Oramentria C

Atividade Estratgica A E 1 Atividade Estratgica C E 2 Atividade Estratgica B E 2 Atividade Estratgica B E 1 Atividade Estratgica C E 1

1
Atividade Limiar AL4 Atividade Limiar AL3 Atividade Limiar AL2 Atividade Limiar AL1
Unidade Oramentria A (exemplo: depto A, funo A etc.)

Oramento Limiar
Atividade Limiar CL3 Atividade Limiar CL2 Atividade Limiar BL1
Unidade Oramentria B

Atividade Limiar CL3 Atividade Limiar AL4 Atividade Limiar AL3 Atividade Limiar CL2 Atividade Limiar CL1 Atividade Limiar AL2 Atividade Limiar BL1

Atividade Limiar CL1

Unidade Oramentria C

Estratgia da Empresa

Critrios de priorizao devem ser estipulados de acordo com a estratgia da empresa, e vice-versa

Atividade Limiar AL1

Torre de atividades (priorizao dos recursos)

Custos da Empresa

Inuem decisivamente na priorizao das atividades. Faa um checklist de atividades e custos

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.:DICAS Sem excesso de peso A comparao com a mala de viagem pode ajudar no entendimento do OBZ. Se voc vai para a praia, para que levar cachecol e luvas? Muitas empresas carregam custos na bagagem sem necessidade. D trabalho, mas vale a pena A ideia original e defendida pela maioria dos consultores de OBZ que a ferramenta complexa e d muito trabalho para ser executada adequadamente, tanto que recomendada para grandes empresas, e deve ser aplicada s de vez em quando. Mas a lgica do OBZ aplicada em empresas de menor porte, por serem menos complexas e em geral com uma nica estrutura de comando (o dono), pode torn-las mais enxutas e geis, desde que a empresa tenha uma estratgia clara e o desejo real de ser mais competitiva. Reexes anuais sobre quais custos so essenciais, estratgicos e no prioritrios podem ajudar no desenvolvimento de uma empresa saudvel, livre de sadas de caixa desnecessrias. Tudo relativo Todas as atividades e custos da empresa devem ser questionados. Mesmo atividades/custos que paream essenciais podem ser considerados desnecessrios sob uma perspectiva estratgica. No passado, empresas se orgulhavam de ter sedes prprias ou fbricas . Atualmente, h empresas virtuais e uma ampla oferta de terceirizao de produo. O desafio de qualquer empreendedor ter a menor despesa possvel e garantir o padro para atingir as metas. Cortar custos no como cortar po A lgica do OBZ deve evitar cortes gerais em uma mesma proporo, algo como reduzir em 5% as despesas de marketing. Em algumas atividades essenciais, as despesas de marketing podem at ser elevadas, enquanto em outras consideradas de baixa prioridade ou desnecessrias, devem ser totalmente eliminadas.
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e estratgico. preciso ser imparcial para definir os limiares, ter capacidade analtica para estipular os custos estratgicos e profissionalismo para definir os custos no prioritrios e desnecessrios. Pea palpites Para ajudar na anlise dos custos, uma opinio externa e especializada de um consultor pode ajudar a tornar a empresa mais profissional e enxuta sem perder o foco estratgico. Em time que est ganhando, se mexe, sim natural que as empresas pensem em reduzir custos em situaes de desespero financeiro. Assim como tendemos a fazer dieta depois de um susto no exame de colesterol, diabetes ou sobre a balana. Mas empresas saudveis podem se tornar ainda melhores se evitarem sadas desnecessrias de caixa. O uso do OBZ bastante comum por investidores de capital de risco (principalmente private equity) que adquirem uma empresa atraente e com alto potencial de criao de valor pela reduo de custos, o que pode gerar aumentos considerveis do fluxo lquido de caixa sem uma grande expanso nas receitas no curto prazo. No h muitas referncias de OBZ para pequenas e mdias empresas Na verdade, no h muitas referncias em geral, mas voc pode tentar ajustar a lgica apresentada pelos consultores, livros e artigos para a realidade do seu negcio. OBZ no o mesmo que Lean Startup So dois conceitos muito distintos, mas empreendedores de negcios nascentes tambm podem aproveitar algumas ideias do OBZ para no incorrer em sadas desnecessrias de caixa. Em um perodo com tantas incertezas, o empreendedor, principalmente o altamente inovador, pode se beneficiar mais adotando a lgica do lean startup4.
Para saber mais sobre Lean Startup, pesquise os trabalhos de Eric Ries e sua abordagem sobre este termo.
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Parente no deve ser serpente Qualquer custo relacionado a parentes ou amigos que trabalham na empresa deve ser meramente essencial

leituras adicionais recomendadas:

BAEZ, V.E. (2009). ORAmenTo BAse-ZeRo. PAlesTRA Disponvel em WWW.enDeAvoR.oRG.bR FIFER, B. (1995). DoUble YoUR PRoFiTs in SiX MonTHs oR Less. NeW YoRK: HApeRCollins.

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