PCM6003 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo N.A.

PAC2001 Tipo Caracterizacin Plan de calidad MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre Caracterizacin proceso de Administracin de Centros de Correspondencia Plan de calidad estndar para el servicio de administracin de centros de correspondencia Planificacin de la Recepcin de correspondencia EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin 3 3 Vigente a partir de 9/21/2009 9/15/2009 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro N.A. N.A. Tiempo de Conservacin N.A. N.A. Medio (Fsico o Magntico) N.A. N.A. Lugar o Ruta N.A. N.A. Fsico: Carpeta en la Operacin / Magntico: Computador del Analista Carpeta en la Operacin Carpeta en la Operacin Carpeta en la Operacin N.A. N.A. N.A. N.A. Carpeta en la Operacin Carpeta en la Operacin Carpeta en la Operacin Carpeta en la Operacin Carpeta en la Operacin Carpeta en la Operacin Carpeta en la Operacin Carpeta Asignada por el Cliente N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. //SECOM/Administracin de Personal/Formatos Computador del Analista Encargado Uso Final N.A. N.A.

N.A.

Anexo 1

3/10/2009

N.A. N.A. N.A. Administracin de Centros de Correspondencia PAC2002 PAC2003 PAC2004 PAC5001 PAC6001 PAC6002 PAC6004 PAC6005 PAC6006 PAC6007 PAC6008 PAC6009 PAC7001 PAC7002 PAC7003 PAC7004 PAC7005 PAC7006 N.A. PAP4001 PAP4002 PAP4004 PAP4005 PAP6010

Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Manual Manual Manual Referencia Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Formato

Planificacin de la Distribucin interna de correspondencia Planificacin de la Distribucin externa de correspondencia Planificacin de la Despachos de correspondencia Manual Operativo de Administracin de Centros de Correspondencia Manual del Motociclista Manual del Peatn Glosario Tcnico Administracin de Centros de Correspondencia Distribucin interna de correspondencia Distribucin externa de correspondencia Lista de chequeo de motociclistas Lista de chequeo vehculos Seleccin, evaluacin y re-evaluacin de Courrier Solicitud de Diligencia urbana Control de Recepcin de Peridicos Encuesta De Satisfaccin Al Usuario Final (Cliente - Beneficiario) Del Servicio De Administracin De Centros De Correspondencia Protocolo General de Radicacin de Correspondencia Protocolo General de Distribucin Interna de Correspondencia Protocolo General de Distribucin Externa de Correspondencia Protocolo de Radicacin de Correspondencia para Edificio Plaza 67 Protocolo de Radicacin de Correspondencia Schlumberger - Base Andina Protocolo de Radicacin de Correspondencia Schlumberger - Base Milenio Caracterizacin Administracin de Personal Desvinculacin personal operativo Procedimiento desvinculacin personal administrativo Procesos Disciplinarios Cambio de sueldo, cargo, centro de costo, tipo de contrato o regional Control Proceso Desvinculacin de Personal

1 1 1 1 1 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 11 7 2 1 0 7

3/10/2009 3/10/2009 3/10/2009 2/27/2009 3/2/2009 3/2/2009 4/29/2008 11/1/2008 11/1/2008 3/12/2008 3/12/2008 3/12/2008 1/30/2009 3/2/2009 4/27/2009 3/2/2009 3/2/2009 3/2/2009 3/2/2009 4/6/2009 4/6/2009 9/21/2009 5/30/2008 5/30/2008 5/30/2008 11/21/2007 11/29/2007

Analista de Administracin de Durante la prestacin Centros de del servicio Correspondencia / Jefe de Operacin Durante la prestacin Jefe de Operacin del servicio Durante la prestacin Jefe de Operacin del servicio Durante la prestacin Jefe de Operacin del servicio N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Jefe de Operacin 2 aos Jefe de Operacin 2 aos Jefe de Operacin 1 ao Jefe de Operacin 1 ao Jefe de Operacin 1 ao Jefe de Operacin 1 ao Jefe de Operacin 1 ao Coordinador de aseo y 3 aos servicios generales N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Analistas de Administracin de Personal Coordinador Administracin de Personal - Analista Administracin de Personal Coordinador Administracin de Personal - Analista Administracin de Personal coordinadora Administracin de Personal N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Ambos

Archivo Histrico

Fsico Fsico Fsico N.A. N.A. N.A. N.A. Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Magntico

Archivo Histrico Archivo Histrico Archivo Histrico N.A. N.A. N.A. N.A. Archivo Histrico Archivo Histrico Archivo Histrico Archivo Histrico Archivo Histrico Archivo Histrico Archivo Histrico Archivo Inactivo N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Back Up

Indefinido

PAP6011

Formato

Reporte de embargos

6/14/2006

Indefinido

Magntico

Back Up

PAP6013

Formato

Descuento de cooperativas

6/14/2006

Permanente

Magntico

//SECOM/Administracin de Personal/Formatos Carpeta Evaluacin Abogados Evaluados

Back Up

PAP6014

Formato

Evaluacin de abogados externos

1/30/2008

Semestral

Fsico

Archivo Inactivo

Administracin de Personal

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo Tipo MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin Vigente a partir de EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Tiempo de Registro Conservacin Coordinador de Administracin de personal y Analista de Indefinido Administracin de Personal Coordinador de Administracin de Duracin del contrato personal y Analista de ms tres meses Administracin de Personal Coordinador de Administracin de Duracin del contrato personal y Analista de ms tres meses Administracin de Personal COORDINADOR DE ADMINISTRACION DE 1 ao PERSONAL y Jefes de Operacin TODO EL EQUIPO DE ADMON DE PERSONAL TODO EL EQUIPO DE ADMON DE PERSONAL Coordinadora de gestin jurdico laboral N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Jefe de Operacin o Supervisor de Aseo Jefe de Operacin 1 ao 1 ao Medio (Fsico o Magntico) Lugar o Ruta Uso Final

Administracin de Personal

PAP6015

Formato

Modificaciones al contrato

4/20/2010

Magntico

Computador del Analista Encargado

Back Up

PAP6016

Formato

Informe proceso disciplinario

12/20/2006

Fsico

Historia Laboral del Trabajador

Archivo Inactivo

PAP6017 Administracin de Centros de Correspondencia

Formato

Acta de descargos

1/17/2007

Fsico

Historia Laboral del Trabajador

Archivo Inactivo

PAP6019

Formato

Control de Vacaciones a nivel nacional

8/6/2007

Fsico

Archivo Temporal //SECOM/Administracin de Personal/Formatos //SECOM/Administracin de Personal/Formatos //SECOM/Administracin de Personal/Formatos N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Carpeta en cada operacin Fsico: Carpeta en la Operacin / Magntico: Computador del Jefe de Operacin Fsico: Carpeta en la Operacin / Magntico: Computador del Jefe de Operacin y Analista de Aseo C:\Documents and Settings\ytfranco\MD\Tatia na\MAQUINARIA Fsico: Carpeta en la Operacin / Magntico: Computador del rea Carpeta Tcnica del Cliente Carpeta Tcnica del Cliente

Archivo Inactivo

PAP6020 PAP6021

Formato Formato

Control Proceso Disciplinario Control Proceso Modificaciones al contrato laboral y elaboracin circulares

0 0

11/29/2007 11/29/2007

Magntico Magntico

Back Up Back Up

PAP6022 N.A. POA2001 POA2002 POA4001 POA4002 POA4003 POA6003 POA6009

Formato Caracterizacin Manual Plan de calidad Procedimiento Procedimiento Procedimiento Formato Formato

Seguimiento Procesos Judiciales Caracterizacin Aseo Integral Manual de aseo integral Plan de calidad estndar para el servicio de Aseo Solicitud Servicio de Mantenimiento de equipos y maquinaria para las operaciones de aseo Apertura Tcnica de Operaciones de Aseo Cierre Tcnico de Operaciones de Aseo Seguimiento a la calidad del servicio Plan de mantenimiento

0 3 5 2 1 0 0 4 3

4/7/2008 9/21/2009 1/7/2010 9/15/2009 7/2/2009 7/2/2009 7/2/2009 10/11/2006 3/31/2008

Indefinido N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. 6 meses Duracin del contrato

Magntico N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Fsico Ambos

Back Up N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Destruccin Destruccin

POA6012

Formato

Seguimiento a la calidad del servicio Cliente - Beneficiario

2/27/2006

Encardo de La Operacin y Analista de Aseo Analista de Aseo Supervisoras de Aseo Analista de Aseo

Duracin del contrato Vigencia de la Relacin Comercial con el Proveedor Duracin del contrato Durante la vigencia del negocio y 3 aos ms

Ambos

Destruccin

POA6013 POA6014 POA6015 POA6016 Aseo Integral

Formato Formato Formato Formato

Seleccin, evaluacin y reevaluacin proveedor mantenimiento de equipos y maquinaria de aseo Informe Supervisin Operaciones Del Servicio De Aseo Acta de Recepcin y Entrega de Elementos en las Operaciones Entrega de Servicio Especial

0 0 0 0

3/31/2008 1/15/2009 7/2/2009 7/2/2009

Magntico Ambos Fsico Fsico

Back Up Back Up Destruccin Destruccin

Analista de Aseo / Jefe Durante la vigencia del de Operacin negocio y 3 aos ms

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso Aseo Integral SERDAN S.A Cdigo POA6017 POA7001 POA7002 POA7003 POA7004 POA7005 POA7006 POA7007 POA7008 POA7009 POA7010 POA7011 POA7012 POA7013 POA7014 POA7015 POA7016 POA7017 POA7018 POA7019 POA7020 POA7021 POA7022 POA7023 POA7024 POA7025 POA7026 POA7027 POA7028 N.A. PAR4001 PAR4002 Atencin a Reclamos PAR6001 de empleados PAR6002 PAR7001 Auditoria Interna de N.A. Control PCI4001 Tipo Formato Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Protocolo Instructivo Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Formato Formato Protocolo Caracterizacin Procedimiento MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre Recoleccin de informacin Operaciones Servicio de Aseo Integral Barrido de pisos Trapeado Mopeado o barrido hmedo Aspirado de pisos Limpieza de muebles modulares y/o equipos de oficina Limpieza de vidrios bajos Fregar a mano o estregar Limpieza de baos Recoleccin de basuras Lavado de canecas o recoleccin de canecas o shuts Lavado de canastillas Lavado de alfombras Aplicacin de ceras y brillado Lavado de pisos Decapado Sellado de pisos Cristalizado de pisos Limpieza de paredes Limpieza de puestas y divisiones modulares Limpieza de persianas Limpieza profunda de muebles modulares y/o equipos de oficina Desincrustacin y limpieza de baos profunda Limpieza de vidrios altos Aseo de ascensores Limpieza de fachadas Limpieza de parqueaderos y/o entradas vehiculares Limpieza de Hornos Instructivo para el diligenciamiento de anexo 1 "planificacion rutas de actividades de aseo" y anexo 2 "tabla de estandares para inspecciones de actividades" Caracterizacin Atencin a reclamos de empleados Lnea de atencin a reclamos Correos de Gerencia general Referenciacin No Efectiva Seguimiento Planes de Accin Quejas Clientes Atencin telefnica Caracterizacin Auditoria interna de Control Auditoria Interna de Control EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 4 0 1 0 2 2 0 Vigente a partir de 7/2/2009 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/25/2008 2/1/2010 2/18/2010 9/17/2009 2/22/2008 1/14/2010 10/16/2009 9/23/2009 7/30/2008 12/17/2009 10/12/2006 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro Analista de Aseo N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Analista de Referenciacin Analistas solicitudes y Reclamos N.A. N.A. N.A. Tiempo de Conservacin Durante la vigencia del negocio y 3 aos ms N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Indefinido Indefinido N.A. N.A. N.A. Medio (Fsico o Magntico) Fsico N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Magntico Magntico N.A. N.A. N.A. Lugar o Ruta Carpeta Tcnica del Cliente N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Computador de cada Analista Computador de Cada Analista N.A. N.A. N.A. Uso Final Destruccin N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Back Up Back Up N.A. N.A. N.A.

Administracin de Centros de Correspondencia

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo N.A. PCM2001 PCM3001 PCM3002 PCM3003 PCM3004 PCM6002 PCM6003 Tipo Caracterizacin Manual Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Formato Formato MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre Caracterizacin proceso de Calidad y Mejoramiento Continuo Manual del Sistema de Gestin de la Calidad Control de documentos y registros Acciones Correctivas y Preventivas Auditorias internas del Sistema de Gestin de la calidad Control de Servicio No Conforme Solicitud de elaboracin actualizacin o anulacin de documentos Listado Maestro de documentos y registros EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin 10 14 9 9 9 8 4 4 Vigente a partir de 9/21/2009 3/5/2010 3/8/2010 8/24/2009 8/24/2009 8/24/2009 6/19/2009 6/19/2009 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Analista de Calidad y Mejoramiento Continuo Analista de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador de Calidad y Mejoramiento Continuo Dueos de Proceso N.A. N.A. N.A. N.A. Proceso de Comunicaciones Analista de Comunicaciones Analista de Comunicaciones N.A. Tiempo de Conservacin N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Indefinido Indefinido Medio (Fsico o Magntico) N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Magntico Magntico Lugar o Ruta N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Listado_maestro_de_doc umentos_y_registros \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Listado_maestro_de_doc umentos_y_registros \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Auditoria_y_Hallazgos \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Auditoria_y_Hallazgos \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Auditoria_y_Hallazgos Uso Final N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Back Up Back Up

PCM6007 Administracin de Centros de Correspondencia

Formato

Reporte de Hallazgo

11/17/2009

Indefinido

Magntico

Back Up

PCM6009

Formato

Estado de reportes de hallazgos

5/11/2009

Indefinido

Magntico

Back Up

PCM6010 Calidad Y Mejoramiento Continuo

Formato

Programa de auditoria interna del sistema de gestin de la calidad

3/12/2010

1 ao

Magntico

Back Up

PCM6011

Formato

Plan de auditoria interna del sistema de gestin de la calidad

5/11/2009

2 aos

Fsico

Carpeta rea de Calidad

Destruccin

PCM6012

Formato

lista de verificacin

3/17/2010

2 aos

Fsico

Carpeta rea de Calidad

Archivo Permanente Archivo Permanente Archivo Permanente Archivo Permanente

PCM6013

Formato

Acta de Auditoria

5/11/2009

2 aos

Fsico

Carpeta rea de Calidad

PCM6014

Formato

informe de auditoria interna

5/11/2009

2 aos

Fsico

Carpeta rea de Calidad

PCM6015

Formato

evaluacin competencia auditores

5/11/2009

2 aos

Fsico

Carpeta rea de Calidad \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Listado_maestro_de_doc umentos_y_registros Carpeta de cada Proceso N.A. N.A. N.A. N.A. Carpeta gestin de calidad Carpeta gestin de calidad BUZN DE COMUNICACIONES N.A.

PCM6022 PCM6016 N.A. PCO2001 PCO4001 PCO4002 Comunicaciones PCO6001 PCO6002 PCO6003 PCO5002

Formato Formato Caracterizacin Manual Procedimiento Procedimiento Formato Formato Formato Referencia

Listado Maestro de Documentos de Soporte Externos Acta de Reunin Caracterizacin Comunicaciones Manual de comunicaciones corporativas Campaas y comunicados internos Campaas y comunicados externos Plantilla Organizacin Serdn Seleccin, evaluacin y re-evaluacin proveedores proceso de comunicaciones Brief de divulgacin de informacin Gua para escribir un artculo

4 2 2 0 1 0 0 0 1 0

3/8/2010 6/8/2009 9/21/2009 1/30/2008 10/29/2009 11/10/2009 3/27/2007 3/8/2010 11/10/2009 1/30/2008

Indefinido 1 ao N.A. N.A. N.A. N.A. Vigencia de la actual imagen Indefinido 1 AO N.A.

Magntico Fsico N.A. N.A. N.A. N.A. Electrnica Fsico Magntico N.A.

Back Up Digitalizacin N.A. N.A. N.A. N.A. Digitalizacin Digitalizacin Back Up N.A.

Pgina 4 de 14

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo N.A. PCP4001 PCP4004 PCP4005 PCP4006 PCP4007 PCP4008 PCP4009 PCP6001 Tipo Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Formato MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre Caracterizacin de contratacin de personal Contratacin de personal Carpetas contrataciones personal administrativo Creacin cliente y Centro de Costo Contrataciones con Documentos Faltantes Contratacin por prestacin de servicios Envo Carpetas Regionales Cancelacin cuenta de cobro certificado mdico Documentos contratacin y Afiliacin al Sistema de Seguridad Social EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin 8 8 1 2 0 0 0 0 13 Vigente a partir de 9/21/2009 5/15/2009 9/4/2009 10/23/2009 5/15/2009 8/13/2009 9/25/2009 9/29/2009 7/27/2009 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Tiempo de Conservacin N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Medio (Fsico o Magntico) N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Ambos Lugar o Ruta N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Aplicativo DocuClass Uso Final N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Archivo permanente Archivo Permanente N.A. N.A. Digitalizacin Back Up Fsico: Archivo Permanente / Magntico: Back Up Back Up N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Coordinador de Duracin del contrato contratacin / Analista con el empleado de contratacin Coordinador de Duracin del contrato contratacin / Analista del empleado de contratacin Proveedor de Exmenes Mdicos Entidad Financiera Coordinador de Contratacin Coordinador de Contratacin Coordinador de Contratacin Coordinador de Contratacin N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Coordinador de Coordinador de Coordinador de Coordinador de Coordinador de Coordinador de Coordinador de N.A. N.A. N.A. N.A. Analista de Gastos de Viajes Analista de Gastos de Viajes N.A. N.A. Indefinido 2 aos Archivo permanente Indefinido N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. ltimos dos aos o ltimos dos aos o Indefinido 6 aos Vigencia de la Indefinido Indefinido N.A. N.A. N.A. N.A. 1 ao 1 ao

PCP6012 Administracin de Centros de Correspondencia Contratacin PCP6033 PCP6034 PCP6035 PCP6036 PCP6037 PCP6038 PCP6041 PCP7001 PCP7002 PCP7003 PCP7004 PCP7005 PCP7006 PCP7007 PCP7008 N.A. PGC4001 PGC4002 PGC4003 PGC4004 PGC6001 Gestin de Compras PGC6002 PGC6004 PGC6005 PGC6007 PGC6008 PGC6009 N.A. PGV4001 PGV4002 PGV4003 PGV6001 Gastos de Viajes PGV6002

Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Instructivo Protocolo Instructivo Instructivo Instructivo Instructivo Instructivo Instructivo Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Procedimiento Formato Formato

Solicitud contrato agencia Remisin a exmenes mdicos, de laboratorio y vacunacin Solicitud apertura cuenta de nmina Afiliacin de beneficiarios Sistema de seguridad social Evaluacin peridica de proveedor Carne Requerimiento de Personal Solicitud Creacin Centro de Costo y Beneficio Operativo Lista de Documentos Necesarios para su Contratacin Ingreso de la Posicin y Unidad Organizativa en un Requerimiento Protocolo de citacin de candidatos Instructivo para la Creacin de Clientes en SAP Instructivo para la Creacin Centro de Costo y Centro de Beneficio en SAP Instructivo para la Creacin de Correos Corporativos Instructivo para la Cierre de Candidatos en el Programa de Requerimientos Instructivo para el Trmite de Requerimientos de Contratacin Instructivo para la Generacin de Contratos Caracterizacin gestin de Compras Seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores Gestin de las Compras Compras por Cotizacin o Caja Menor Compras por Licitaciones e Invitaciones Registro de proveedores Renovacin de proveedores Evaluacin y Reevaluacin peridica de proveedores Solicitud y Control de Entrega de Dotacin y EPP Acta de visita a proveedores Solicitud de papelera trimestral Listado de Proveedores Caracterizacin Gastos de Viaje Anticipo de Gastos de Viaje Legalizacin de Anticipo de Gastos de Viaje Tramite Tiquetes Areos Solicitud de Anticipo para Gastos de Viaje (Viticos) Legalizacin de Anticipos Gastos de Viaje (Viticos)

3 4 1 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 2 1 2 0 0 2 0 1 3 0 0 1 1 1 0 0 1 1

9/3/2009 3/26/2010 2/8/2010 4/28/2008 5/28/2008 12/18/2008 4/16/2010 1/20/2010 5/15/2009 5/15/2009 6/10/2009 6/10/2009 6/10/2009 7/15/2009 7/21/2009 8/21/2009 9/21/2009 10/27/2008 11/20/2009 7/16/2009 7/16/2009 10/27/2008 11/2/2006 7/25/2009 9/25/2009 1/23/2007 7/25/2007 10/27/2008 9/21/2009 11/12/2009 11/12/2009 10/2/2008 10/21/2009 10/21/2009

Ambos N.A. N.A. Fsico Magntico Fsico Magntico N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Fsico Fsico Magntico Fsico Fsico Magntico Magntico N.A. N.A. N.A. N.A. Fsico Fsico

Aplicativo DocuClass N.A. N.A. hoja de vida del trabajador \\Secom\Contratacin_Naci onal Archivo de Contratacin SECOM N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Carpeta de Proveedores Destruccin Carpeta de Proveedores Destruccin \\Secom\Compras\Evaluaci Back Up Historia Laboral del Digitalizacin Carpeta de Proveedores Destruccin Archivo Temporal en Destruccin \\Secom\qhse\Calidad\Publi Back Up N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Archivo Gestin Archivo Histrico Documental Archivo Gestin Archivo Histrico Documental

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso Gastos de Viajes SERDAN S.A Cdigo PGV6003 PGV6004 PGV6005 N.A. PGS4001 PGS4002 PGS4003 PGS6005 PGS6006 PGS6007 PGS6009 PGS6011 PGS6012 PGS6014 Tipo Formato Formato Formato Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Procedimiento Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre Seleccin, evaluacin y re-evaluacin proveedores tiquetes areos Contabilizacin y Cobro de Legalizacin de Gastos de Viaje Contabilizacin de Anticipos de Gastos de Viaje Caracterizacin Gestin del Servicio Revisin de los requerimientos del Cliente y planificacin del servicio Atencin, seguimiento y control de las quejas, reclamos y felicitaciones del cliente externo Renuncia de Personal Operativo Presentacin Nuevo Negocio Rentabilidad esperada del negocio Cuestionario para identificar necesidades de clientes potenciales Consecutivo de quejas, reclamos y felicitaciones Comunicacin a clientes o proveedores Listado de Verificacin de los Bienes Propiedad del Cliente Listado de proveedores EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin 1 0 0 11 8 3 0 0 4 0 1 0 0 0 Vigente a partir de 7/29/2009 10/2/2008 10/2/2008 9/17/2009 9/17/2009 9/17/2009 2/17/2010 12/28/2006 2/2/2009 6/13/2007 5/7/2008 3/12/2008 3/12/2008 3/12/2008 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro Analista de Gastos de Viajes Analista de Gastos de Viajes Analista de Gastos de Viajes N.A. N.A. N.A. N.A. Director Comercial / Gerente de Servicio Analista de Planeacin Director Comercial / Gerente de Servicio Coordinador de Solicitudes y Reclamos Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Analista de Gestin Tcnica / Jefe de Operacin Jefe de operacin Jefe de Operacin Director de Gestin / Jefe de Operacin Director de Gestin / Jefe de Operacin / Dueo de Proceso Director de Gestin / Jefe de Operacin / Dueo de Proceso Coordinador - Nmina N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Tiempo de Conservacin 1 ao 1 ao 1 ao N.A. N.A. N.A. N.A. Durante la vigencia Indefinido Mnimo 1 ao Permanente 6 meses Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Hasta que el activo sea dado de baja Hasta que el activo sea dado de baja Durante la prestacin del servicio Permanente Medio (Fsico o Magntico) Fsico Fsico Fsico N.A. N.A. N.A. N.A. Magntico magntico Magntico Magntico Ambos Ambos Ambos Lugar o Ruta Archivo Gestin Documental Archivo Gestin Documental Archivo Gestin Documental N.A. N.A. N.A. N.A. \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Gestion del Servicio\ \\Secom\Planeacion\TARIF AS \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Gestion del Servicio\CLIENTES \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Auditoria_y_Hallazgos\Q UEJAS Uso Final Archivo Histrico Archivo Histrico Archivo Histrico N.A. N.A. N.A. N.A. Back Up Cliente cada vez que se actualice Ninguno Back Up Cliente cada vez que se actualice Ninguno

Administracin de Centros de Correspondencia

Carpeta Fsica o electrnica Archivo histrico / en la Operacin Back Up Carpeta Fsica o electrnica Archivo histrico / en la Operacin Back Up Carpeta Fsica o electrnica Archivo histrico / en la Operacin Back Up Fsico: En el rea de Gestin Tcnica. Magntico: en la operacin En el rea de Gestin Tcnica y en la operacin. Back Up Back Up

Gestin del Servicio

PGS6017 PGS6018 PGS6019

Formato Formato Formato

Hoja De Vida Maquinaria Y Equipo Solicitud Servicio De Mantenimiento Para Maquinaria Y Equipo Listado activos fijos operaciones

1 0 0

1/29/2009 1/15/2009 1/29/2009

Ambos Ambos Ambos

Carpeta Fsica o electrnica Archivo histrico / en la Operacin Back Up Carpeta del Cliente / Carpeta del \\Secom\qhse\Calidad\Publi Cliente / Backup co\Procesos\Gestion del Servicio\CLIENTES \\Secom\qhse\Calidad\Publi Back Up co\Procesos\Gestion del Servicio\Formatos \\Secom\qhse\Calidad\Publi Back Up co\Procesos\Gestion del Servicio\Formatos Carpeta del empleado Archivo Inactivo N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

PGS6020

Formato

Maestra de Clientes

5/26/2009

Ambos

PGS6022 PGS6023 PGS6024 N.A. PGD4001 PGD4002 PGD4003 PGD4005 PGD4006 PGD4007

Formato Formato Formato Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento

Lista de Chequeo de Operaciones Cronograma de Actividades en el Cliente Paz y Salvo Personal Operativo Caracterizacin Gestin Documental Manejo de carpetas y documentos de Historias Laborales Prestamos de Historias laborales Atencin de Trouble Ticket de Historias Laborales activas e inactivas Custodia de Pagares Recepcin de Historias Clnicas Digitalizacin y Custodia de documentos para prstamos hipotecarios

0 1 0 2 1 2 1 0 0 0

9/25/2009 1/15/2010 2/17/2010 9/17/2009 9/29/2009 9/29/2009 9/29/2009 9/29/2009 9/29/2009 12/29/2009

Indefinido Duracin Opferta Mercantil Indefinido N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

Fsico Fsico Fsico N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo PGD6001 Tipo Formato Entrega de documentos MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin 2 Vigente a partir de 4/1/2008 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro Coordinador de Gestin Documental Tiempo de Conservacin indefinido Medio (Fsico o Magntico) Magntico Lugar o Ruta PST INVENTARIO_ARCHIVOS \\Bopdgd001\PGD \\SECOM\Carpetas Compartidas Serdn\Archivo\GESTION DOCUMENTAL\PGD6005 AUTORIZACION SALIDA DE CAJAS Y CARPETAS DE ARCHIVO \\SECOM\Carpetas Compartidas Serdn\Archivo\GESTION DOCUMENTAL\PGD6006 ACTA DE DESTRUCCION ARCHIVO \\Secom\ftp\ORGANIZACIO N_SERDAN\Formatos\P_Ge stin_Documental CARPETA EVALUACION DE PROVEEDORES GESTION DOCUMENTAL CARPETA EVALUACION DE PROVEEDORES GESTION DOCUMENTAL Base de Datos en: \\Secom\Contratacion_arch ivo\EnvioCajas Secom Digital en Ricoh y Fsica custodiada por Serdn y proveedores Setecsa y Arcec Uso Final Digitalizacin

PGD6005

Formato

Autorizacin salida de cajas y carpetas de archivo

1/11/2008

Coordinador de Gestin Documental

2 AOS

Magntico

Digitalizacin

Administracin de Centros de Correspondencia Gestin Documental

PGD6006

Formato

Acta de destruccin de archivo

1/11/2008

Coordinador de Gestin Documental

indefinido

Fsico

Back Up

PGD6008

Formato

Control de entrega y prestamos de carpetas a clientes outsourcing

1/18/2008

Coordinador de Gestin Documental

indefinido VIGENCIA DE LA RELACION COMERCIAL CON EL PROVEEDOR VIGENCIA DE LA RELACION COMERCIAL CON EL PROVEEDOR Indefinido

Magntico

Digitalizacin

PGD6009

Formato

Evaluacin, Reevaluacin Proveedor Archivo Fsico y Medio Magntico

7/29/2009

Coordinador de Gestin Documental Coordinador de Gestin Documental Coordinador de Gestin Documental Coordinador de Gestin Documental

Fsico

Digitalizacin

PGD6010

Formato

Evaluacin, Reevaluacin Proveedor Servicio Digitalizacin

10/13/2009

Fsico

Digitalizacin

PGD6011

Formato

Recepcin de Historias Clnicas

7/29/2009

Magntico

Back Up

PGD6012

Formato

Entrega de documentacin relaciona a prstamos hipotecarios

12/29/2009

1 ao 100 Aos de acuerdo al artculo 23 de la ley General de Archivos (Ley 594 de 2.000)

Magntico

Back Up

N.A.

Historias laborales

Historias Laborales de todos los empleados.

4/25/2005

Coordinador de Gestin Documental

Ambos

Digitalizacin y fsica

PGD7001 N.A. PGF4003 PGF4004 PGF4005 PGF4006 PGF4007 PGF4008 PGF6006 PGF6007

Instructivo Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Formato Formato

Consulta de historias laborales digitalizadas Caracterizacin Gestin Financiera Pago tesorera Cartera Contabilidad Impuestos Cuentas por Pagar Facturacin Flujo de Caja Relacin de personal a asegurar

1 5 7 6 3 3 0 3 2 3

4/27/2009 9/21/2009 1/27/2010 3/1/2010 1/30/2007 1/30/2007 6/8/2009 3/1/2010 5/19/2008 1/30/2007

N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. CORDINADOR TESORERIA

N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. 2 AOS 3 MESES

N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Magntico

N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. \\Secom\user\User_Tesorer ia\FLUJO DE CAJA Outlook

N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Back Up Back Up

Gestin Financiera Pgina 7 de 14

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo Tipo MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin Vigente a partir de 3/29/2007 1/30/2006 7/13/2006 2/4/2008 NS 1/25/2007 5/22/2008 1/8/2008 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro Jefe de Operacin Analistas de Contabilidad Analistas de Contabilidad Analistas del rea de Facturacin Coordinador de COORDINADOR DE TESORERIA ANALISTAS CONTABILIDAD (CXP) ANALISTAS CONTABILIDAD (CXP) ANALISTA DE CARTERA N.A. N.A. Coordinador de Calidad y Mejoramiento Director Salud Ocupacional N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Analista Gestin Humana Tiempo de Conservacin Indefinido N.A. Indefinidamente 1 ao Medio (Fsico o Magntico) Magntico Fsico Ambos Fsico Magntico 2 AOS 10 AOS Magntico Fsico Lugar o Ruta Uso Final Fsico: Archivo Permanente / Magntico: Back Up Archivo Archivo Inactivo / Back Up Destruccin

PGF6013 PGF6014 Gestin Financiera PGF6015 PGF6021 PGF6024 PGF6026 PGF6027 Administracin de Centros de Correspondencia PGF6028

Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato

Solicitud traslado, devolucin y/o baja de activos fijos Comprobante diario de ajustes y reclasificaciones Formato conciliacin Entrega Facturacin para radicar Anulacin cheques regionales Provisin de Ingresos Seleccin, Evaluacin y Reevaluacin Bancos para nomina Solicitud Otros Anticipos

1 1 1 1 0 1 1 0

\\Secom\ftp N.A. Carpeta de conciliaciones por ao / Computador analista carpeta Factura Comn \\SECOM\USER_TESORERI A ARCHIVO

Back Up Archivo Inactivo

PGF6029

Formato

Legalizacin de Otros Anticipos

1/8/2008

10 AOS

Fsico

ARCHIVO

Archivo Inactivo Archivo Permanente N.A. N.A. N.A.

PGF6030 N.A. PGG4001 Gestin Gerencial PGG6004 PGG6005 N.A. PGH4001 PGH4002 PGH4003 PGH4004 PGH4005 PGH5001 PGH5002 PGH6001

Formato Caracterizacin Procedimiento Formato Formato Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Referencia Referencia Formato

Recibos de caja Caracterizacin Gestin Gerencial Revisin Gerencial acta de revisin gerencial Inspeccin Gerencial Caracterizacin Gestin Humana Seleccin de personal administrativo Induccin del Personal Administrativo Gestin del desempeo - Capacitacin Beneficios Afiliacin a Citi-Colfondos Personal Administrativo Polticas de Gestin Humana Diccionario de competencias Perfil del cargo

0 9 2 0 2 1 1 4 2 0 0 1 0 0

9/15/2009 9/21/2009 11/24/2009 5/20/2008 3/10/2009 9/17/2009 9/29/2009 1/6/2010 11/25/2009 9/29/2009 11/3/2009 11/26/2009 1/31/2008 1/28/2008

Indefinidamente N.A. N.A. 3 aos indefinido N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. indefinido

Ambos N.A. N.A. Ambos Fsico N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Magntico

ARCHIVO N.A. N.A. Carpeta de Calidad

Gestin Humana

PGH6002 PGH6005 PGH6006 PGH6007 PGH6008

Formato Formato Formato Formato Formato

Induccin al cargo Control de difusin y capacitacin Acta retroalimentacin y Acompaamiento Encuenta Vivienda Serdan Modificacin de Afiliciacin Plan de apoyo Exequial

2 2 1 0 0

3/3/2009 11/30/2009 9/23/2009 9/29/2009 9/29/2009

PGH6009

Formato

Solicitud de Capacitacin

12/7/2009

Analista Gestin 1 ao Humana Analista Gestin 1 ao Humana Analista Gestin 1 ao Humana Analista de Gestion de Indefinido Calidad Coordinador de Duracin del contrato contratacion / del empleado Analistar de contratacion Dueo del proceso / Coordinadora de Indefinido Gestin Humana / Analista

Fsico Ambos Ambos Ambos Ambos

Carpeta Inspecciones N.A. Gerenciales N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. \\Secom\planeacion\PLANE ACION RECURSOS HUMANOS\Actualizacion Back Up Documentacin Perfiles Base de datos Access Carpeta Puesto Analista de Archivo Histrico Gestin Humana Carpeta Puesto Analista de Archivo Histrico Gestin Humana Carpeta Puesto Analista de Archivo Histrico Gestin Humana Archivo General Aplicativo DocuClass \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Gestion Humana Digitalizacin Archivo Permanente

Magntico

Back Up

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Gestin Humana

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo PGH7001 N.A. PGJ4001 PGJ4002 PGJ6001 Gestin Jurdica PGJ6003 PGJ6004 PGJ6005 PGJ6006 Administracin de Centros de Correspondencia PGJ6007 N.A. POM2001 POM2002 POM2003 POM4001 POM4002 POM4003 POM4004 POM4005 POM4006 POM5001 POM5002 POM5003 POM5004 POM5005 POM6002 POM6005 POM6007 POM6008 POM6009 POM6011 Mantenimiento Integral POM6013 POM6014 POM6015 POM6016 POM6017 POM6018 POM6019 POM6021 Tipo Gua Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Formato Formato Formato Formato Formato Formato Caracterizacin Manual Manual Plan de calidad Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Referencia Referencia Referencia Referencia Referencia Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre Gua de actividades de Desarrollo Caracterizacin proceso Gestin Jurdica Legalizacin de documentos comerciales para los clientes Legalizacin de Proveedores Solicitud elaboracin documentos legalizacin suministro de personal temporal Lista de chequeo Solicitud elaboracin contratos u Ofertas comerciales con proveedor Persona Jurdica. Seleccin, evaluacin y re-evaluacin proveedores de seguros Solicitud elaboracin de documento de legalizacin para la prestacin de servicios Elaboracin Carta Contrato con Proveedores Caracterizacin Operativo de mantenimiento Manual de mantenimiento de equipos fros Manual de adecuaciones locativas y manejo de inventario en las operaciones de mantenimiento de equipos de fro Plan de calidad estndar para el servicio de mantenimiento Procedimiento de metrologa Procedimiento de verificacin y/o calibracin de termmetros Procedimiento de verificacin y/o calibracin de manmetros Procedimiento de verificacin y/o calibracin de pinzas amperimtricas "Metrologa" Procedimiento de verificacin de Balanzas Mantenimiento Locativo IT-13 Instrucciones de Operacin Aseo de Linea IT-13 Mapa de Instrucciones de Residuos T- 13- Instrucciones de Operacin Clasificacin de envase IT- 13- Instrucciones de Operacin Pesaje de rotura IT- 13- Instrucciones de Opeacion Mapa Rotura_Pesaje de Rotura Linea 4 Control de herramientas Seleccin, Evaluacin y reevaluacin de proveedores Ficha Tcnica de los instrumentos de medicin Calibracin y Verificacin de los instrumentos de medicin Asignacin de instrumentos de medicin Reporte de mantenimiento dispensadores de cerveza Reporte de mantenimiento de neveras y botelleros Control de repuestos, consumibles y herramientas en almacn Control entrega de vales de combustible Control entrada y salida de neveras y botelleros a bodega Control entrada y salida de dispensadores a bodega Acta de entrega de herramienta Solicitud de pedido de repuestos de neveras y botelleros Control - Dispensadores de cerveza EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin 0 1 0 0 3 0 2 2 1 1 2 2 2 3 3 4 4 4 2 0 0 0 0 0 0 0 2 1 5 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 Vigente a partir de 1/31/2008 9/15/2009 9/15/2009 9/15/2009 9/16/2009 12/28/2006 9/16/2009 12/27/2007 8/14/2008 9/16/2009 9/17/2009 4/20/2007 4/6/2010 3/8/2010 3/8/2010 3/8/2010 3/8/2010 3/8/2010 3/8/2010 3/16/2010 11/11/2009 11/11/2009 11/11/2009 11/11/2009 11/11/2009 9/20/2006 7/30/2009 3/26/2007 5/8/2007 3/27/2007 4/23/2007 2/5/2008 4/23/2007 4/23/2007 4/23/2007 4/23/2007 4/23/2007 4/23/2007 5/23/2007 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro N.A. N.A. N.A. N.A. Director Jurdico Director Jurdico Director Jurdico Coordinador de Director Jurdico Proceso Gestin Jurdica N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Tiempo de Conservacin N.A. N.A. N.A. N.A. Vigencia del Contrato 1 ao Vigencia del Contrato indefinido Vigencia del Contrato Vigencia del Contrato N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Medio (Fsico o Magntico) N.A. N.A. N.A. N.A. Fsico Magntico Fsico Magntico Fsico Fsico N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Ambos Ambos Ambos Fsico Ambos Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Lugar o Ruta N.A. N.A. N.A. N.A. Carpeta del cliente / archivo permanente C/CARPETA DE Carpeta del proveedor / archivo permanente Carpeta de seguros Carpeta del cliente / archivo permanente Carpeta del proveedor / archivo permanente N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Uso Final N.A. N.A. N.A. N.A. Archivo Inactivo Eliminacin Archivo Inactivo Back Up Archivo Inactivo Archivo Gestin Documental N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Archivo histrico / Back Up Archivo histrico / Back Up Archivo histrico / Back Up Archivo histrico Archivo histrico / Back Up Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico

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Mantenimiento Integral

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo POM6022 POM6024 POM6025 POM6026 POM6027 POM6028 POM6029 Administracin de Centros de Correspondencia POM6030 POM6031 Tipo Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Control de saneamiento Orden de trabajo - Dispensadores de Cerveza Lavado de Cestillos Reporte de Herramienta Perdida o en Mal Estado Control Diario de Cestillos Lavados Pesaje Rotura de botellas y Manejo de Rechazos de Lnea (Canastas con embase y bebida mermada) Inspeccin Lavado de Cestillos Rotura de Latas Solicitud de Mantenimiento MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Vigente a partir de 5/23/2007 2/5/2008 7/10/2009 6/23/2009 7/14/2009 7/31/2009 8/12/2009 8/26/2009 3/16/2010 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Jefe de Operacin Empleado de la administracion Tiempo de Conservacin Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Durante la prestacin del servicio Medio (Fsico o Magntico) Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Lugar o Ruta Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Carpeta en la operacin Uso Final Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico Archivo histrico

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo N.A. PNS4001 PNS4002 PNS4003 PNS4004 PNS4005 PNS4006 PNS4007 PNS4008 PNS4009 PNS6001 PNS6002 PNS6003 PNS6004 PNS6006 PNS6011 PNS6012 Tipo Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre Caracterizacin Nomina y Seguridad Social Liquidacin y pago de nomina Liquidacin definitiva contrato Liquidacin y pago de seguridad social Incapacidades Solicitud de prestamos Tramite de Paz y Salvo Administrativo Afiliacin al Plan Exequial Solicitud de Prstamos para Vivienda Traslado de EPS y AFP Reporte ausentismos Control de vacaciones Control desvinculacin de personal Reporte de novedades Registro de Incapacidades Paz y Salvo Administraticin Solicitud cesantas parciales EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin 12 9 2 1 1 1 0 0 0 0 0 0 1 2 3 7 4 Vigente a partir de 9/21/2009 3/1/2010 1/15/2008 1/15/2008 1/15/2008 6/25/2009 10/1/2008 10/13/2008 6/24/2009 1/12/2010 9/21/2006 9/21/2006 1/9/2008 8/28/2009 12/23/2009 10/19/2009 1/9/2008 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. COORDINADOR NOMINA Y SS COORDINADOR NOMINA Y SS COORDINADOR NOMINA Y SS COORDINADOR NOMINA Y SS COORDINADOR DE NOMINA Y SS COORDINADOR DE NOMINA COORDINADOR NOMINA Y SS COORDINADOR NOMINA Y SS COORDINADOR NOMINA Y SS COORDINADOR NOMINA Y SS COORDINADOR NOMINA Y SS DIRECTO DE SEGURIDAD SOCIAL COORDINADOR NOMINA Y SS EPS EPS ANALISTA DE TERCEROS Analista de Beneficios Analista de Beneficios Analista - Seguridad Social Analista - Seguridad Social Tiempo de Conservacin N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Permanente Permanente Permanente Indefinido 3 AOS Indefinido Permanente Medio (Fsico o Magntico) N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Magntico Magntico Magntico Magntico Fsico Fsico Magntico Lugar o Ruta N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. \Secom\area_nomina\Sopo rte Cesar Botache\IDS POR REVISAR \Secom\area_nomina\Sopo rte Cesar Botache\IDS POR REVISAR \Secom\area_nomina\Sopo rte Cesar Botache\IDS POR REVISAR NOMINA Planillas incapacidades inferiores a tres das Carpeta del empleado \Secom\area_nomina\Sopo rte Cesar Botache\IDS POR REVISAR \Secom\area_nomina\Sopo rte Cesar Botache\IDS POR REVISAR \Secom\area_nomina\Sopo rte Cesar Botache\IDS POR REVISAR \Secom\area_nomina\Sopo rte Cesar Botache\IDS POR REVISAR \Secom\area_nomina\Sopo rte Cesar Botache\IDS POR REVISAR CARPETA SOLICITUD DE PRESTAMOS POR MES EN EL ESCRITORIO DEL ANALISTA NOMINA N.A. N.A. \\Secom\area_nomina\Esta do Archivador proceso de Beneficios Archivador proceso de Beneficios \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Nomina y \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Nomina y Uso Final N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Back Up Back Up Back Up N.A. Archivo inactivo Archivo Inactivo Back Up

Administracin de Centros de Correspondencia

PNS6013

Formato

Planilla asistencia reporte de tiempo

1/9/2008

Permanente

Magntico

Back Up

PNS6015 Nmina y Seguridad PNS6016 Social PNS6018

Formato Formato Formato

Autorizacin de descuento Control de novedades seleccin - evaluacin reevaluacin proveedor planilla nica de pago

5 1 1

7/28/2009 1/9/2008 1/9/2008

Permanente Permanente Permanente VIGENCIA DEL PRESTAMO Y 1 AO DESPUES DE SU TERMINACION Indefinido N.A. N.A. UN AO Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

Magntico Magntico Magntico

Back Up Back Up Back Up

PNS6020 PNS6021 PNS6022 PNS6023 PNS6026 PNS6027 PNS6028 PNS6029 PNS6030

Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato

Solicitud de prestamos Reporte de novedades expertos Solicitud transcripcin de incapacidades Solicitud licencia de paternidad Control novedades Terceros Solicitud de Prstamo para Vivienda Solicitud de anticipo de prestaciones sociales y autorizacin de descuento Reporte de traslado de AFP Reporte de traslado de EPS

3 0 0 1 0 0 0 0 0

2/20/2009 6/24/2008 8/19/2008 12/23/2009 11/25/2008 6/24/2009 6/24/2009 1/12/2010 1/12/2010

Fsico Magntico N.A. N.A. Ambos Fsico Fsico Ambos Ambos

Archivo Inactivo N.A. N.A. N.A. Back Up / Reciclaje Archivo Gestin Documental Archivo Gestin Documental Archivo general Archivo general

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo PNS7001 PNS7002 PNS7003 PNS7004 PNS7005 PNS7006 PNS7007 PNS7008 N.A. PPL4002 N.A. PSO2001 PSO3005 PSO3006 PSO3007 PSO3008 PSO3009 PSO3010 PSO3011 PSO4001 PSO4002 PSO4003 PSO4004 PSO4005 PSO4006 PSO4007 PSO4008 PSO4009 PSO4010 PSO6028 PSO6031 PSO6032 PSO6036 PSO6037 PSO6038 PSO6039 PSO6040 PSO6041 PSO6042 PSO6043 PSO6044 PSO6045 Tipo Instructivo Instructivo Instructivo Instructivo Instructivo Instructivo Instructivo Instructivo Caracterizacin Procedimiento Caracterizacin Manual Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Programa Subprograma Programa Subprograma Programa Plan Plan Subprograma Procedimiento Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre Tramite de incapacidades, licencias y atep Instructivo de Inclusin de Novedades en Forma Masiva en SAP Instructivo de Liquidacin de Vacaciones Instructivo de Registro de Incapacidades, Prorrogas de Incapacidad y Otros Ausentismos Instructivo de Generacin de Export y liquidacin de nomina en SAP Instructivo de Liquidacin Definitiva de Contrato en SAP y novedades de retiro Instructivo Anulacin y Compensacin de Documentos en SAP Instructivo de Envo de Comprobantes de Seguridad Social Caracterizacin de planeacin Presupuestos Caracterizacin Salud Ocupacional Manual del RUC Reporte e investigacin de accidentes e incidentes de trabajo Procedimiento para el manejo de Riesgos de Salud Pblica Evaluacin de Responsabilidades en HSE Exmenes Mdicos Ocupacionales de Ingreso, Peridicos y de Retiro Identificacin y Evaluacin de Aspectos e Impactos Ambientales Identificacin de Requisitos Legales Identificacin de Peligros, Evalucin y Control de Riesgos Manejo Conceptos Mdicos de Aptitud Programa de Gestin Ambiental Consumo eficaz de energia Gestin Integral de Residuos Slidos Gestin Integral de Residuos Slidos Peligrosos Programa de Inspecciones Plan de Emegencias Plan de Evacuacin Subprograma Ahorro y Uso Eficiente de Agua Trabajo en Alturas Seleccin y evaluacin - re-evaluacin proveedores exmenes mdicos Control Entrega Libretas Reporte Accidentes de Trabajo Panorama General de Riesgos Inspeccin de Extintores Entrega de Medicamentos y Elementos del Botiqun Observacin Uso de EPP Entrega EPP Paz y Salvo Devolucin de EPP Hoja de seguimiento casos de medicina laboral Administrador de casos de medicina laboral Seleccin y evaluacin -re-evaluacin proveedor ARP Cronograma de Actividades HSE Criterios de seleccin proveedor ARP EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin 2 0 0 0 0 0 0 0 3 2 10 1 2 0 0 1 0 2 1 0 1 1 1 1 0 1 1 0 0 1 2 1 1 1 2 1 1 1 2 1 3 1 Vigente a partir de 12/23/2009 5/22/2009 5/22/2009 5/22/2009 5/22/2009 5/22/2009 5/22/2009 5/22/2009 12/1/2009 12/1/2009 9/21/2009 11/12/2009 2/2/2009 6/10/2009 9/30/2009 11/24/2009 11/24/2009 11/24/2009 11/24/2009 9/23/2009 11/24/2009 11/24/2009 11/24/2009 12/24/2009 11/24/2009 11/27/2009 11/24/2009 11/24/2009 11/24/2009 6/10/2009 6/10/2009 6/10/2009 6/10/2009 6/10/2009 9/30/2009 6/10/2009 6/10/2009 6/10/2009 11/20/2009 6/10/2009 6/10/2009 6/10/2009 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Director de Salud Analista Salud Director de Salud Ocupacional Director de Salud Ocupacional ENFERMERA HSE Director de Salud Ocupacional Director de Salud Ocupacional Director de Salud Ocupacional Enfermero Salud Ocupacional Enfermero Salud Ocupacional Director de Salud Ocupacional Asesor Salud Ocupacional Tiempo de Conservacin N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Duracin del contrato 1 Ao VIGENCIA DEL CONTRATO MAS TRES MESES MNIMO ULTIMO AO MNIMO ULTIMO AO VIGENCIA DEL CONTRATO MAS TRES MESES VIGENCIA DEL CONTRATO MAS TRES MESES VIGENCIA DEL CONTRATO MAS TRES MESES VIGENCIA DEL CONTRATO MAS TRES MESES VIGENCIA DEL CONTRATO MAS TRES MESES Duracin del contrato con el proveedor Anual Medio (Fsico o Magntico) N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Magntico Fsico Magntico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Fsico Magntico Magntico Lugar o Ruta N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Secom Puesto de trabajo analista \\Secom\informacion_hse\ Clientes ARCHIVO PERMANENTE ARCHIVO PERMANENTE ARCHIVO PERMANENTE ARCHIVO PERMANENTE ARCHIVO PERMANENTE ARCHIVO PERMANENTE ARCHIVO PERMANENTE Secom \\Secom\QHSE\HSE\CLIEN TES Uso Final N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Back Up Archivo Inactivo Back Up Archivo Inactivo Archivo Inactivo Archivo Inactivo Archivo Inactivo Archivo Inactivo Archivo Inactivo Archivo Inactivo Back Up Back Up

Planeacin

Administracin de Centros de Correspondencia

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Salud Ocupacional

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo Tipo MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin Vigente a partir de 6/10/2009 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro Analista Salud Ocupacional Analista Salud Ocupacional Analista Salud Ocupacional Analista Salud Ocupacional Analista Salud Ocupacional Analista Salud Ocupacional Analista Salud Ocupacional Director de Salud Ocupacional Equipo HSE ENFERMERA HSE Tiempo de Conservacin 1 Ao Medio (Fsico o Magntico) Ambos Lugar o Ruta carpetas de clientes (Archivo general)\\Secom\qhse\HSE\CLIENT ES carpetas de clientes (Archivo general)\\Secom\qhse\HSE\CLIENT ES carpetas de clientes (Archivo general)\\Secom\qhse\HSE\CLIENT ES carpetas de clientes (Archivo general)\\Secom\qhse\HSE\CLIENT ES carpetas de clientes (Archivo general)\\Secom\qhse\HSE\CLIENT ES carpetas de clientes (Archivo general)\\Secom\qhse\HSE\CLIENT ES carpetas de clientes (Archivo general) ARCHIVO PERMANENTE Hoja de vida del empleado \\Secom\qhse\HSE\MEDICI NA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Salud Ocupacional\Formatos \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Salud Ocupacional\Formatos \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Salud Ocupacional\Formatos \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Salud Ocupacional\Formatos \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Salud Ocupacional\Formatos \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Salud Ocupacional\Formatos \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Salud Ocupacional\Formatos Uso Final

PSO6048

Formato

Matriz Diagnostica de Elementos de Proteccin Personal

Archivo Inactivo

PSO6049

Formato

Inspeccin Elementos de Proteccin Personal por rea

6/10/2009

1 Ao

Ambos

Archivo Inactivo

PSO6050 Salud Ocupacional PSO6052 Administracin de Centros de Correspondencia

Formato

Inspeccin de Seguridad Botiquines

9/30/2009

1 Ao

Ambos

Archivo Inactivo

Formato

Inspeccin de Seguridad Oficinas

9/30/2009

1 Ao

Ambos

Archivo Inactivo

PSO6053

Formato

Inspeccin de Seguridad Almacn

6/10/2009

1 Ao

Ambos

Archivo Inactivo

PSO6054 PSO6055 PSO6056 PSO6057 PSO6058

Formato Formato Formato Formato Formato

Inspeccin de Seguridad Planta Evaluacin Induccin y re induccin HSE Investigacin Accidente - Incidente de trabajo Evaluacin de Responsabilidades en HSE Registro de Atencion Primeros Auxilios

2 1 2 0 0

9/30/2009 6/10/2009 6/10/2009 9/30/2009 11/19/2009

1 Ao 1 Ao VIGENCIA DEL CONTRATO MAS TRES MESES Duracion del contrato con el empleado Indefinido

Ambos Fsico Fsico Fsico Ambos

Archivo Inactivo Destruccin Archivo Inactivo Destruccin Back Up Archivo Permanente Archivo Permanente Archivo Permanente Archivo Permanente Archivo Permanente Archivo Permanente Archivo Permanente

PSO6059

Formato

Programa de Exmenes mdicos ocupacioneles en campaas Masivas

11/24/2009

Enfermera HSE

Indefinido

Magntico

PSO6060

Formato

Base de datos del Personal

2/18/2009

Enfermera HSE

Indefinido

Magntico

PSO6061

Formato

Matriz de requisitos legales ambientales

11/24/2009

Analista de Gestin integral QHSE

Indefinido

Magntico

PSO6062

Formato

Profesiograma general

11/24/2009

Enfermera HSE

Indefinido

Magntico

PSO6063

Formato

Matriz de identificacin de aspectos y evaluacion de impacto ambiental

11/24/2009

Analista de Gestin integral QHSE Coordinador de Salud Ocupacional

Indefinido

Magntico

PSO6064

Formato

Matriz de identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgo

11/24/2009

Indefinido

Magntico

PSO6065

Formato

Acta de compromiso

11/24/2009

Enfermera HSE

Indefinido

Magntico

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Actualizacin 04 APLICA PARA : Proceso SERDAN S.A Cdigo Tipo MISIN TEMPORAL LTDA. Nombre EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA Actualizacin Vigente a partir de 11/24/2009 EXPERTOS PERSONAL TEMPORAL LTDA Responsable del Registro Coordinador de Salud Ocupacional Coordinador de Salud Ocupacional N.A. N.A. N.A. N.A. Director de Seleccin Director de Seleccin Analista de Seleccin Director de Seleccin de Personal Director de Seleccin Analista de seleccin Analista de seleccin Director de Seleccin Trabajadora Social N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Analista de Servicios Coordinador de Aseo y Analista de Servicios Coordinador de Aseo y N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Director de Tecnologa Director de Tecnologa Director de Tecnologa Mesa de Ayuda Director de Tecnologa Tiempo de Conservacin Indefinido Medio (Fsico o Magntico) Magntico Lugar o Ruta \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Salud Ocupacional\Formatos \\Secom\qhse\Calidad\Publi co\Procesos\Salud Ocupacional\Formatos N.A. N.A. N.A. N.A. Servidor aplicativo de Seleccin Carpeta del Trabajador Carpeta del Trabajador Carpeta de Seleccin en el SECOM Carpeta de Seleccin en el SECOM Carpeta de Seleccin en el SECOM Carpeta de Seleccin en el SECOM Carpeta del Trabajador Servidor aplicativo de Seleccin N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Fsico: Archivo Analista de Archivo Personal de Fsico: En archivo puesto Adjunta en cada afiliacin N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Aplicativo DEXON Archivo Personal de Archivo de Tecnologa Dexon (Sistema de Mesa de Ayuda) Sistema Dexon Mesa de Ayuda Uso Final Archivo Permanente Archivo Permanente N.A. N.A. N.A. N.A. Back Up Destruccin Back Up Back Up Back Up Back Up Back Up Destruccin Back Up N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Fsico: Archivo Destruccin N.A. Archivo Histrico N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Back Up Destruccin Destruccin Eliminacin Back Up

PSO6066

Formato

Matriz de requisitos legales

PSO6067 PSO7001 N.A. PSE4001 PSE4002 PSE6001 Administracin de Centros de Correspondencia Seleccin PSE6028 PSE6030 PSE6032 PSE6037 PSE6039 PSE6040 PSE6041 PSE6042 PSE7001 N.A. PSG2001 PSG2002 PSG2003 Servicios Generales PSG6001 PSG6002 PSG6003 PSG6004 N.A. PTE4001 PTE4002 PTE4003 PTE4004 PTE5001 PTE5002 Tecnologa PTE6001 PTE6005 PTE6006 PTE6007 PTE6008

Formato Instructivo Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Formato Gua Caracterizacin Manual Manual Manual Formato Formato Formato Formato Caracterizacin Procedimiento Procedimiento Procedimiento Procedimiento Referencia Referencia Formato Formato Formato Formato Formato

Reporte de Condiciones y/o Actos Inseguros Instructivo para el Diligenciamiento del Formato de Investigacin de Accidente e Incidente de Trabajo Caracterizacin proceso de Seleccin Seleccin y/o evaluacin de personal Operativo Estudios de Integridad Informe de Seleccin Entrevista de Incidentes Crticos Visita Domiciliaria Seleccin, evaluacin y reevaluacin proveedor pruebas psicotcnicas Seleccin, evaluacin y re-evaluacin proveedores reclutamiento Seleccin, evaluacin y reevaluacin proveedor procesos de seguridad Seleccin, evaluacin y reevaluacin proveedores analistas de honorarios Autorizacin aplicacin de procesos de seleccin a familiares Solicitud de estudios de Integridad Gua tcnica para la elaboracin de informes de seleccin y/o evaluacin Caracterizacin Servicios Generales Manual de administracin de cajas menores Manual de uso de equipos de comunicacin mvil Manual de uso de los servicios de transporte en taxi Reembolso de caja menor Autorizacin de salida de activos fijos Memorando de entrega de equipos Devolucin de afiliaciones a la seguridad social Caracterizacin Tecnologa Prstamo de equipos tecnolgicos Creacin y Modificacin de Usuarios Eliminacin de Usuarios Administrativos Solicitud Generacin Requerimiento O Incidente Sistema SAP Polticas para el uso de informacin y equipos tecnolgicos de la Organizacin Polticas Uso de Internet Solicitud creacin y/o modificacin de usuarios administrativos Autorizacin de salida de equipos tecnolgicos Planilla de control de prstamo de equipos tecnolgicos Solicitud Requerimiento o Incidente Del Sistema SAP Solicitud Paz y Salvo Tecnologa

0 2 13 11 1 9 1 1 0 2 1 0 0 0 0 1 2 2 2 0 1 1 0 2 1 1 1 0 0 0 4 2 0 1 0

11/24/2009 1/27/2009 9/21/2009 3/4/2009 3/4/2009 2/12/2008 12/10/2007 12/10/2007 11/22/2006 12/27/2007 2/22/2010 8/3/2007 1/30/2008 3/4/2009 4/15/2010 9/21/2009 2/13/2009 2/13/2009 6/18/2009 3/2/2007 10/4/2007 10/5/2007 11/1/2007 9/17/2009 12/17/2009 12/17/2009 6/24/2009 3/31/2009 5/30/2007 9/1/2009 7/22/2009 12/21/2009 5/10/2007 4/22/2009 6/24/2009

Indefinido N.A. N.A. N.A. N.A. Indefinido Durante el contrato con el Cliente Indefinido N.A. N.A. N.A. N.A. Indefinido Indefinido N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. 1 ao 1 ao 3 aos 3 aos 1 ao

Magntico N.A. N.A. N.A. N.A. Magntico Fsico Magntico Magntico Magntico Magntico Magntico Fsico Magntico N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Ambos Fsico Ambos Fsico N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. Magntico Fsico Fsico Magntico Magntico

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