Mtto

INSTITUTO SUPERIOR POLITECNICO JOS A ECHEVERRA
Facultad de ingeniera Mecnica
METODOLOGA PARA EL DIAGNSTICO Y EVALUACIN DE LA FUNCIN MANTENIMIENTO
Centro de Estudios en INGENIERA DE MANTENIMIENTO

Autores Ing Hctor R Acosta Palmer MCs Ing Mayra Troncoso
Diagnstico y Evaluacin de la Funcin Mantenimiento 2do Congreso Uruguayo de Mantenimiento, Gestin de Activos y Confiabilidad Montevideo, Uruguay
DIAGNSTICO Y EVALUACIN DE LA FUNCIN MANTENIMIENTO

Tabla de contenidos Resumen. Introduccin. 1. La gestin del mantenimiento, su influencia y eficacia para establecer un programa de mejora continua. 2. Diagnstico a la funcin mantenimiento. 3. Presupuestos a tener en cuenta para organizar un diagnstico a la gestin del Mantenimiento. 4. Organizacin del trabajo. 4.1 Desarrollo del trabajo. 5. reas Funcionales de la Gestin del Mantenimiento. 5.1 Organizacin. 5.2 Entrenamiento y capacitacin. 5.3 Control econmico. 5.4 rdenes de trabajo. 5.5 Planificacin, organizacin y control. 5.6 Tercerizacin. 5.7 Ingeniera. 5.8 Sistemas automatizados de gestin. 5.9 Piezas de repuesto. 5.10 Reportes e informacin. 6. Evaluacin del estado de la Gestin del Mantenimiento. 6.1.1 Evaluacin del resultado de los procesos. 6.1.2 Evaluacin del desempeo laboral. 6.1.3 Evaluacin de la efectividad de la cadena de mando. 6.1.4 Evaluacin del costo beneficio del mantenimiento sobre los activos. 6.2 Valoracin final del nivel de mantenimiento. 7. Evaluacin del progreso de la entidad evaluada. 8. Criterios de la organizacin que aprende. Bibliografa.
Ing. Hctor R. Acosta Palmer, MCs. Ing. Mayra Troncoso Fleitas
Resumen. El presente trabajo propone un algoritmo lgico para ejecutar el diagnstico a la funcin mantenimiento trazndolo como el examen y evaluacin que se realiza a una entidad para establecer el grado de economa, eficiencia y eficacia en la planificacin, control y ejecucin de los trabajos de mantenimiento y comprobar la observancia de las disposiciones establecidas, con el objetivo de verificar la utilizacin ms racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas. El diagnstico permite revelar, a travs de una ptica crtica, aquellas cuestiones que usualmente no se miden y que representan aspectos medulares para crear condiciones tanto objetivas como sujetivas en la implantacin de un Sistema de Gestin de Seguridad. La organizacin de la Gestin de Mantenimiento se divide en reas Funcionales para facilitar su estudio y la introduccin de un proceso de mejora continua, ya que desde una visin general es muy difcil enfrentarlo dada su complejidad y amplitud. Para inspeccionar con sentido dirigido a la seguridad sin perder la perspectiva propia de la actividad del mantenedor, es necesario crear un ambiente proactivo y trabajar con una mente abierta al cambio, ese es uno de los retos fundamentales que se trazan los autores a lo largo del trabajo. Aporta un sistema de evaluacin cualitativo y cuantitativo.
Introduccin. En los ltimos tiempos, la actividad de mantenimiento ha sufrido una metamorfosis en su concepcin del trabajo, pasando a ser de una actividad reactiva de apaga fuegos a una concepcin con enfoque proactivo, debido a que los paros imprevistos, son cada vez ms costosos con su considerable dosis de prdida de credibilidad que es lo mismo que decir prdida de mercado. Esto le proporciona a la actividad de mantenimiento una visin de negocio ya que se convierte en un factor a tener en cuenta dentro de la estructura competitiva de la empresa. Por otra parte sistemas ms avanzados permiten una mayor disponibilidad de equipamiento con una significativa reduccin de los costos de mantenimiento y un desarrollo ascendente en cuanto a confiabilidad operacional. Esto adems de contribuir a la implantacin de un Sistema de Gestin de Seguridad, representa pasos firmes para la introduccin de un programa de mejora continua. Para poder asimilar las nuevas tendencias que proporcionan estas ventajas, se hace necesario conocer de manera precisa la situacin en que se encuentra el estado de la gestin de mantenimiento para tomar las medidas que sean necesarias y la nica manera de saberlo es ejecutando un control y evaluacin a la funcin, se propone en este trabajo una metodologa capaz de satisfacer esa expectativa.
1. La gestin del mantenimiento, su influencia y eficacia para establecer un programa de mejora continua. Segn los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compaas de mayor xito en el mundo radica en poseer estndares de calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofa que debe ser aplicada a todos los niveles jerrquicos en una organizacin, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso permite visualizar un horizonte ms amplio, donde se buscar siempre la excelencia y la innovacin que llevarn a los empresarios a aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes. La importancia del Proceso de Mejora Contnua radica en que con su aplicacin se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la organizacin. A travs de
esta tcnica gerencial se logra ser ms productivos y competitivos en el mercado al cual pertenece la organizacin, por otra parte la organizacin debe analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algn inconveniente pueda mejorarse o corregirse; como resultado de la aplicacin de esta tcnica puede ser que la organizacin crezca dentro del mercado y hasta lleguen a ser lderes. Sin una gestin eficiente de la funcin de mantenimiento nada de esto sera posible, como tampoco lo sera sin una cultura de seguridad debidamente enraizada, ambos sistemas adecuadamente entronizados forman el cimiento necesario para establecer las bases que daran paso a un programa de mejora continua. 2. Diagnstico a la funcin mantenimiento. La efectividad de la Gestin del Mantenimiento slo puede ser evaluada y medida por el anlisis exhaustivo de una amplia variedad de factores que, en su conjunto, constituyen la aportacin del mantenimiento a la calidad de los servicios prestados. No hay frmulas simples para medir el Mantenimiento. Tampoco hay reglas rgidas o inmutables con validez permanente y para todos los casos. Cualquier planteamiento de anlisis del Mantenimiento, debe hacerse con la suficiente flexibilidad para admitir todos los posibles tratamientos (2). El diagnstico de la funcin mantenimiento consiste en el examen y evaluacin que se realiza a una entidad para establecer el grado de economa, eficiencia y eficacia en la planificacin, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones establecidas, con el objetivo de verificar la utilizacin mas racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas. El diagnstico de la funcin mantenimiento es un examen objetivo y sistemtico de evidencias con el fin de proporcionar una evaluacin independiente del desempeo de la funcin, la cual tiene como propsito mejorar la accin de la administracin y facilitar la toma de decisiones de los responsables de supervisar o implementar las acciones recomendadas. 3. Presupuestos a tener en cuenta para organizar un Diagnstico a la Gestin del Mantenimiento. Para ejecutar el diagnstico a la gestin de mantenimiento de una organizacin es necesario conocer de antemano una serie de aspectos que permitirn comprender la manera de actuar, pensar y decidir de sus trabajadores y dirigentes. Esto es algo extremadamente difcil, pero no imposible si se consideran conscientemente ciertos presupuestos que permitirn crear un cierto acercamiento al escenario donde se ejecuta la labor de la organizacin. Los ms importantes son: Objeto Social. Caractersticas de la organizacin. Tecnologa y equipamiento Objeto Social: Origen del centro ya sea de produccin o servicios, principales objetivos econmicos y sociales, etc.
Caractersticas de la organizacin: Su estructura organizativa, condiciones de trabajo y de vida, nivel del centro en la estructura de mando de su organizacin superior. Tecnologa y equipamiento: Tipo de tecnologa, caractersticas de su equipamiento, obsolescencia, modernidad y estado tcnico.
Para disear un Diagnstico a la Gestin del Mantenimiento, una vez conocidos los presupuestos anteriormente estudiados es necesario utilizar un mtodo que permita encerrar en un cuerpo nico todos aquellos aspectos que influyen en la funcin, que est dotado de procedimientos y lineamientos y evitar que se obvien u omitan pasos por insignificantes que parezcan. El aporte sustantivo de un Diagnstico a la Gestin del Mantenimiento es el conocimiento explcito de los problemas detectados que proporciona a los niveles de direccin, beneficiando fundamentalmente al desarrollo de la entidad ya que conocer detalladamente las principales deficiencias permite trabajar en su erradicacin y consecuentemente establecer un Sistema de Gestin de Seguridad, antesala ineludible y necesaria para la implantacin de un Programa de Mejora Continua. El Manual para un Diagnstico y Evaluacin de la Gestin del Mantenimiento desarrolla una metodologa que est diseada para evaluar el grado de calidad con que el servicio de Mantenimiento est empleando las mejores tcnicas y medios de control actualmente disponibles para alcanzar sus objetivos. 4. Organizacin del Trabajo. El diagnstico y evaluacin consiste en un detallado y cuidadoso anlisis y calificacin de cada una de las reas funcionales de la gestin del mantenimiento. Posteriormente estas puntuaciones se ponderan y totalizan para obtener la valoracin de cada rea y el total de la gestin. 4.1 Desarrollo del trabajo. El diagnstico se divide en seis etapas de trabajo, las cuales se estudiarn en detalle, debido a su gran importancia. Etapas de trabajo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Estudio y familiarizacin de la organizacin objeto de estudio. Organizacin del trabajo. Obtencin de la informacin. Evaluacin. Anlisis de resultados. Informe final y recomendaciones.
1. Estudio y familiarizacin: Es un trabajo de terreno que permitir a los inspectores conocer in situ la instalacin de que se trate y su situacin real, esta fase es sumamente importante y no se puede pasar por alto ni delegar, ya que a partir de ese conocimiento es que se podr modelar el cuestionario valorativo y las encuestas a realizar, as como trazar la estrategia y direccin de las acciones. 2. Organizacin del trabajo: La planificacin del trabajo tiene una importancia significativa en el empleo racional del tiempo y en el impacto moral ante la organizacin
sujeta a evaluacin. La informacin obtenida en el anlisis de los Presupuestos a tener en cuenta, desarrollado en 3, servir de base para la elaboracin de las encuestas y entrevistas que permitirn personalizar las acciones. Se elabora un Plan de Trabajo y un Cronograma de Ejecucin, los cuales se discuten con el Gerente de la organizacin y una vez aprobados, son de estricto cumplimiento por todas las partes. En la Fig. 1 se muestra un ejemplo de un Cronograma de Ejecucin. CRONOGRAMA DE EJECUCIN Diagnstico y evaluacin a la gestin de mantenimiento Marzo 6 - 10 Marzo 13 - 17 Marzo 27 - 31 Abril 3-7 Abril 17 21 Abril 24 28 Mayo 1-5 Mayo 8 - 12
No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Denominacin Encuestas. Organizacin. Capacitacin. Control Econ. rd. de Trab. Tercerizacin Sist. GMAC Ingeniera. Planificacin. Prog control. P. repuesto. Informes.
________________ Firma del Gerente
_____________________ Firma del Responsable de Ejecucin
Fig. No 1 Ejemplo de Cronograma de Ejecucin
3. Obtencin de informacin: Consiste en desarrollar, a travs de la tcnica de recoleccin de informacin, las entrevistas personales, encuestas, comprobaciones, observaciones y revisin exhaustiva de documentos, esta etapa brindar la informacin necesaria para evaluar el estado de la Gestin de Mantenimiento en la instalacin. 4. Anlisis de resultados: Con los resultados obtenidos a partir de la evaluacin de los problemas que presenta la organizacin se analiza el estado de la Gestin de Mantenimiento. Se establecern comparaciones con patrones estandarizados de sectores lderes, normativas tanto nacionales como internacionales y si procediera, con la propia organizacin en etapas anteriores u otras evaluaciones similares. 5. Informe final y Recomendaciones: El informe indica, con expresin numrica las reas que requieren mayor atencin, en el se agrupan los puntos dbiles, apunta las acciones correctivas y ayudar consecuentemente a los directivos de la organizacin a establecer sus objetivos. Las inspecciones sucesivas o recurrentes posibilitarn el seguimiento y medicin de su plan de mejoras. Se entregarn dos informes, uno ejecutivo y otro extenso, el primero ser una sntesis del segundo destinado para altos ejecutivos que lo puedan requerir, el extenso, como indica su nombre ser detallado y constituir una verdadera herramienta de trabajo. En ningn caso el resultado puede ser la sumatoria fra de asignaciones numricas a cada una de las actividades sin el consiguiente anlisis y profundo estudio de cada caso, si es preciso se cruzarn las inspecciones y se tomarn todas las medidas que
sean necesarias para lograr una evaluacin justa que en realidad sea una fotografa del estado de la Gestin de Mantenimiento en ese momento. El informe final constar de la evaluacin cuantitativa de cada una de las funciones que desarrolla la actividad y de la evaluacin general, adems del cuerpo de recomendaciones que se dividir en tres categoras:
Categora I.
A esta categora pertenecen las recomendaciones dirigidas a solucionar desviaciones con respecto a las intenciones del diseo bsico o requisitos establecidos en las normas, bases de diseo o similares. (Medidas obligatorias) A esta categora pertenecen las recomendaciones relacionadas con buenas prcticas en materia de Gestin de Mantenimiento reconocidas internacionalmente, que pueden tener un impacto significativo para el desarrollo de la actividad. A esta categora pertenecen las recomendaciones relacionadas con las buenas prcticas en materia de Gestin de Mantenimiento reconocidas internacionalmente, que pueden tener un impacto directo para mejorar el estado del arte y poder optar por la categora de Mantenimiento Clase Mundial.
Categora II.
Categora III.
5. reas Funcionales de la Gestin del Mantenimiento. Desde el punto de vista del Mantenimiento Clase Mundial se hizo necesario dividir la Gestin de Mantenimiento en las llamadas reas Funcionales (AF), no solo para poder evaluar el nivel del trabajo, sino para facilitar su estudio y la introduccin del proceso de mejora continua en cada uno de sus aspectos, ya que desde una visin general es muy difcil enfrentarlo dada su complejidad y amplitud. La literatura internacional muestra diversos criterios para la definicin de las F, la mayora coincide conque las AF en las cuales se subdivide la funcin mantenimiento son las siguientes: Organizacin. Entrenamiento y capacitacin. Control Econmico. Ordenes de trabajo. Planificacin, programacin y control. Tercerizacin Ingeniera. Sistemas automatizados de gestin. Piezas de repuesto. Reportes e informacin.
Para cada uno de estos aspectos se suministran un grupo de preguntas con cierto valor en las alternativas que se presentan como respuesta, permitiendo esto evaluar cuantitativamente el estado de la funcin por reas y de modo general de la organizacin. Este cuestionario, como herramienta de evaluacin, resulta sumamente valioso, pues permitir detectar las fortalezas y debilidades del rea de mantenimiento y por lo tanto actuar sobre ellas, ya sea reforzando unas y corrigiendo las otras. Es importante considerar las condiciones del escenario en que se est desarrollando la actividad para poder apreciar con certeza las oportunidades que este pudiera brindar y aprovecharlas al mximo. As como conocer las barreras o amenazas que hay que vencer. 5.1 Contenido de las reas Funcionales. A continuacin se presentar de manera sucinta una descripcin de cada una de las AF que integran la funcin mantenimiento. 5.1.2 ORGANIZACIN. Como toda rea de la empresa, mantenimiento tambin debe de tener una organizacin formal, con la adecuada descripcin de funciones y la consiguiente asignacin y control de las responsabilidades de cada puesto. Asimismo debe ocupar un lugar de primer orden en la estructura organizativa y de mando de la empresa u organizacin. Debe de existir entre el personal una actitud de esfuerzo y orgullo en la consecucin de los objetivos organizacionales. 5.1.2 ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIN. Es indiscutible en el Mantenimiento Clase Mundial la necesidad del entrenamiento, capacitacin y formacin continua de los recursos humanos, pues es una forma de obtener el rendimiento esperado de la maquinaria que se debe de atender, as como el dominio de sistemas modernos para su implantacin y su adecuada explotacin. La utilizacin eficiente de estas oportunidades incrementar el conocimiento tcito de la organizacin. Este entrenamiento y/o capacitacin debe de ser considerado como un plan formal, en donde el avance en las destrezas sea adecuadamente controlado y conduzca a mayores responsabilidades y oportunidades de desarrollo del personal. 5.1.3 CONTROL ECONMICO. Los objetivos fundamentales del Control Econmico son entre otros, evaluar el control de la actividad administrativa y sus resultados, prevenir el uso indebido de recursos y propender a su correcta proteccin, examinar las operaciones contables y financieras y la aplicacin de las correspondientes disposiciones legales, esto permite el fortalecimiento de la disciplina administrativa, econmica y tecnolgica. En el rea de mantenimiento esto se traduce en cumplimentar estrictamente las disposiciones que a tal efecto se han establecido. No es posible pasar por alto la elaboracin del Plan de mantenimiento anual desde la concepcin del presupuesto hasta su aprobacin definitiva y la participacin real del rea de mantenimiento en esta importantsima etapa. 5.1.4 RDENES DE TRABAJO. (OT) Se trata de un documento que es formalmente aceptado a nivel mundial en la organizacin del mantenimiento. Su importancia radica en el hecho de que es la fuente principal para obtener gran cantidad de informacin sobre el desempeo del departamento de mantenimiento. 5.1.5 PLANIFICACIN, PROGRAMACIN Y CONTROL. El Plan de Mantenimiento anual es un documento primario de excepcional importancia ya que a partir del mismo, se asignan los recursos materiales y humanos que posibilitarn su cumplimiento. Es imprescindible una adecuada programacin de ese plan que responda a las condiciones reales de la organizacin, con las respectivas coordinaciones de todas las
partes involucradas. Por razones obvias es de medular importancia el estricto control de su cumplimiento. 5.1.6 TERCERIZACIN. Se recogern aqu los aspectos que se han de analizar para poder valorar la contratacin de trabajos de Mantenimiento, que no se pueden ejecutar con medios propios. No se incluye la contratacin temporal de personal que se considera debe ser eliminada como prctica habitual de mantenimiento. Se considera ms rentable y operativo buscar a las empresas especializadas que realicen estos trabajos. 5.1.7 INGENIERA. Aqu se cubren los aspectos ms tcnicos que habitualmente deben existir en un rea de mantenimiento para poder desarrollar sus cometidos principales. Se valoran las edificaciones, instalaciones, equipos y maquinarias existentes, analizndolo desde el punto de vista de las necesidades de mantenimiento, calidad, mantenibilidad, fiabilidad, etc. Se analizar la cantidad y calidad de la documentacin tcnica disponible: planos generales y de detalle, normas e instrucciones de los fabricantes, listas de recambios de cada mquina o instalacin, etc. Se trata de valorar la existencia o no del Expediente Histrico de cada equipo donde, adems de indicar las caractersticas del mismo, se disponga de las principales modificaciones que se le han realizado, averas, principales incidencias, as como los costos anuales de Mantenimiento. Se ha de valorar tambin si existe por parte de la Direccin de Mantenimiento el criterio de que a travs del anlisis sistematizado de las averas ms frecuentes o crnicas puedan obtenerse propuestas para su eliminacin. Tener en cuenta si la ejecucin de los trabajos de mantenimiento se realizan de forma totalmente rutinaria o bien partiendo de su anlisis y dando instrucciones detalladas a los operarios, indicando herramientas a utilizar, etc. Se valorar si la duracin promedio de los trabajos es ms o menos correcta y lgicamente la actividad del personal que realiza los mismos. Se valorar el cumplimiento de los plazos comprometidos, as como su control y mtodos para definir los mismos. Se tendr en cuenta si se registran los incumplimientos y las medidas que se toman en estos casos Una poltica de eficiente realizacin de los trabajos de mantenimiento debe reportar, entre otros beneficios, una disminucin progresiva de las averas as como una visible mejora de las instalaciones y su valoracin tiene un importante peso especfico en la evaluacin general. Se valorar si funciona un Comit de Calidad o en su defecto como se mide la misma, cmo se registran las insatisfacciones de los clientes, cmo afecta a los trabajadores directos la no calidad de su trabajo.
Se calificar la correcta relacin entre el plazo, el costo y la calidad de las acciones que realiza el rea de mantenimiento para conseguir los resultados adecuados y el grado de satisfaccin que necesita el cliente. Los sistemas de mantenimiento preventivo ayudan a mantener altos estndares de calidad y a crear y consolidar un pensamiento preventivo tanto en el personal de mantenimiento como en el de operacin, por tanto es preciso conocer a que nivel est esta actividad. Tambin se tendr en cuenta la filosofa que sustenta el trabajo en este sentido, o sea, el lugar que ocupa en realidad el manejo proactivo de los planes y su concepcin prctica. Debe incluirse en la calificacin de este apartado todos los aspectos relacionados con el mantenimiento preventivo y las inspecciones, instrucciones tcnicas, programas, planes, etc. Las tcnicas de diagnstico por vibraciones, ruido, etc. constituyen hoy un complemento avanzado en cuanto a la garanta de la confiabilidad operacional de los sistemas y equipos, adems le tributa un valor agregado nada despreciable a la seguridad operacional, se evaluar el nivel de utilizacin de estas tcnicas y el conocimiento que de ellas se tenga. Se evaluar el conocimiento y la aplicacin de la filosofa de los Sistemas de Gestin de Seguridad Operacional, como parte integral de la cultura de seguridad de la empresa. La evaluacin se hace sobre la cantidad, calidad y localizacin rpida de lo disponible y utilizado por los tcnicos de mantenimiento, as como del esfuerzo que dicha rea hace para su mejora y puesta al da.
5.1.8 SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE GESTIN. La aplicacin de las modernas herramientas informticas a la gestin del mantenimiento es una necesidad impostergable en la actualidad. Este es uno de los aspectos por los que mantenimiento tendr el estatus adecuado en la empresa y el trabajo a ejecutar realmente aportar a la competitividad de la misma. Se evaluar con mucho peso la utilizacin adecuada y eficiente de los software que a ese efecto existen y si no est implantado ninguno se analizarn las causas.
5.1.9 PIEZAS DE REPUESTO. Este aspecto es de significativa importancia para garantizar la disponibilidad de los equipos y sistemas tanto para las reposiciones planificadas como para los inevitables imprevistos. Asimismo es esencial la custodia y correcta conservacin de los mismos aplicando consecuentemente la economa de almacenes segn la legislacin aprobada a tal efecto.
5.1.10 REPORTES E INFORMACIN. Estar continuamente informado de la gestin que se realiza y sus resultados para darla a conocer a los niveles superiores y a todas las partes involucradas son fundamentales para la toma de decisiones adecuadas. Es tambin una forma de hacer pblicos los avances y problemas que enfrenta el rea de mantenimiento, as como los esfuerzos que se realizan por superar los primeros y erradicar los segundos. La informacin que se elabore debe ser til y veraz, que permita conocer la situacin y el estado de las edificaciones, sistemas y equipos, que permita tomar decisiones correctas y adecuadas, debe ser concreta y clara con gran poder de sntesis.
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6. Evaluacin cualitativa y cuantitativa del estado de la Gestin del Mantenimiento. Estructura de la herramienta evaluativa. Como se explic anteriormente la etapa de Estudio y familiarizacin del centro a examinar es fundamental a la hora de personalizar debidamente la evaluacin, se utilizarn una serie de preguntas y aspectos a evaluar que son indicadores de cual debe ser el camino a seguir, o sea, son referenciales, el sistema tiene que ser lo suficientemente flexible que permita personalizar el trabajo de control. Es posible que todas las preguntas propuestas sean tiles y solo sea necesario agregar algunas muy especficas o quizs haya que obviar algunas, todo depender de las caractersticas intrnsecas de cada lugar. De todos modos en la metodologa se propone una muestra de interrogantes muy amplia que se ajusta casi en su totalidad a cualquier organizacin. Lo esencial es saber aprovechar al mximo la tcnica de recoleccin de informacin que representa una evaluacin de gestin y con ella el aprovechamiento mximo del contacto personal con los trabajadores involucrados directa e indirectamente en la funcin mantenimiento, es importante la consulta obligada con el cliente interno o sea los usuarios directos de los servicios del rea de Mantenimiento y con los directivos de la organizacin. Las entrevistas tienen que ser bien diseadas, objetivas y organizadas, una entrevista que no est dirigida correctamente no logra sustraer la informacin necesaria y puede trasmitir una impresin negativa a los trabajadores. Asimismo las encuestas tienen que estar en correspondencia con las entrevistas, buscando informacin cruzada, verificando hechos, actitudes, conceptos, esto significa que las encuestas no pueden ser meros mecanismos de preguntas al azar, generalmente se preparan despus de tener cierto nivel de informacin. Cmo tienen carcter annimo permiten profundizar donde se avizoran problemas en el trabajo y en las relaciones interpersonales que las mas de las veces interfieren en el buen desempeo de la actividad. En ningn caso se puede obviar la observacin detenida de los procesos y desarrollo del trabajo, lo que habitualmente no se hace bien tampoco se logra bajo un control cuando este se observa profunda y cuidadosamente. La revisin exhaustiva de documentos de todo tipo es esencial, es la prueba fehaciente de lo bien y lo mal hecho y tambin de lo dejado de hacer. No vale que los controlados aseguren que se cumple con rigor un determinado tipo de actividad si esto no se puede comprobar con algn tipo de registro, el oscurecimiento de los registros puede ocultar muchos defectos, algunos de ellos graves. Si es necesario se utilizarn procedimientos tales como Diagrama de Pareto, Diagrama Causa Efecto de Ichikawa, Tendencia Total Anual Mvil, etc. que permitan tomar decisiones basadas en procedimientos cientficos. Esto es importante pues no se trata de vencer a los controlados sino convencerlos de sus propios problemas para que puedan resolverlos. 6.1 Evaluacin de resultados. Como parte del proceso evaluativo de la gestin de mantenimiento se incluir adems de los aspectos organizativos y ejecutivos contenidos en las reas funcionales, los siguientes elementos: Evaluacin del resultado de los procesos. Evaluacin del desempeo laboral. Evaluacin de la efectividad de la cadena de mando. Evaluacin del costo beneficio de las acciones de mantenimiento sobre los activos.
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Esto responde a la necesidad de profundizar en aquellas direcciones que tienen una importancia medular para alcanzar resultados verdaderamente efectivos ms all del perfeccionamiento del aparato organizativo, es una va para garantizar el estatus necesario para la introduccin gradual de un proceso de mejora continua y entronizar una cultura de seguridad vinculada directamente a los resultados de la gestin de mantenimiento. A continuacin se detallar el modo de diagnstico y evaluacin de cada uno de los aspectos mencionados. 6.1.1 Evaluacin del resultado de los procesos. Se entiende por resultado de los procesos, la aplicacin efectiva de buenas prcticas de mantenimiento a los diferentes procesos que dan como resultado el servicio esperado por los clientes tanto internos como externos. Ejemplos de procesos: Climatizacin. Produccin y distribucin de agua caliente. Almacenamiento y distribucin de agua a temperatura ambiente. Distribucin de energa elctrica. Refrigeracin. Ascensores. Piscina. Corrientes dbiles. Grupos electrgenos. En funcin de los criterios de los clientes, obtenidos a travs de tcnicas de recoleccin de informacin, se organizar un estudio detenido de las causas probables que provoquen inconformidades, las cuales una vez detectadas se incluirn en el informe de diagnstico. La evaluacin de la calidad de los procesos constar con el siguiente criterio: Excelencia en el servicio. Bien. Regular. Malo. Esta evaluacin responder al siguiente criterio cuantitativo: Evaluacin de resultados Proceso: __________________ No 1. 2. 3. 4. Criterio Servicio prestado sin interrupciones con calidad. Servicio prestado sin interrupciones con deficiencias Servicio prestado con interrupciones Servicio prestado con inestabilidad Evaluacin Excelente Bien Regular Malo
Nota: La evaluacin de criterios ir acompaada de los argumentos necesarios. 6.1.2 Evaluacin del desempeo laboral. La evaluacin del desempeo laboral no es ms que el comportamiento real humano ante las responsabilidades asignadas segn su categora ocupacional, contempla la aptitud y la actitud para acometer tareas que no se correspondan con su perfil y responsabilidad. Tendr que ver con su capacidad, inteligencia y dominio de habilidades, trabajo en grupo, etc. Abarcar la mayor cantidad de trabajadores del rea de mantenimiento, al menos los fundamentales. Para evaluar este aspecto se utilizarn matrices de desempeo y tcnicas de recoleccin de datos. Por ser una informacin sensible tendr un tratamiento especial en cuanto a su divulgacin.
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6.1.3 Evaluacin de la efectividad de la cadena de mando. La ubicacin del rea de mantenimiento (seccin, departamento, subdireccin, etc.) dentro de la cadena de mando de la organizacin es fundamental, de eso depende la autoridad e influencia que se pueda ejercer sobre el resto de la cadena. Una jefatura de mantenimiento debidamente jerarquizada puede incidir positivamente en el cuidado y conservacin de los activos, en el proceso de mejora continua y en la generalizacin de una cultura de seguridad. Convertir el mantenimiento en un factor de competitividad y este ser parte del negocio. S por el contrario tiene un bajo nivel de subordinacin y el inmediato superior no muestra inters, entonces las consecuencias sern nefastas. Esta situacin se evaluar en el terreno y se harn las recomendaciones pertinentes. Este aspecto tambin contempla la eficacia de la cadena de mando para la elaboracin del presupuesto y plan de mantenimiento anual, es decir, la utilizacin adecuada de la informacin necesaria para tomar las decisiones correctas para la asignacin de los recursos. 6.1.4 Evaluacin del costo beneficio de las acciones de mantenimiento sobre los activos. Se trata de conocer las acciones y los recursos financieros invertidos durante el periodo analizado por concepto de mantenimiento en los activos y de que manera esto ha repercutido en su vida til. Se graficar una curva de costo beneficio y en funcin de los resultados se analizarn tres alternativas que se evaluarn de la siguiente manera: 1. Los gastos de mantenimiento invertidos en el activo han logrado que el mismo alargue su vida til a costos razonables. (1) 2. Los gastos de mantenimiento invertidos en el activo han logrado que el mismo cumpla satisfactoriamente su vida til. 3. Los gastos de mantenimiento invertidos en el activo no fueron suficientes y el mismo no cumpli el periodo de vida til para el que fue diseado. 4. Los gastos de mantenimiento invertidos en el activo no fueron ni eficientes ni eficaces ya que no lograron que se cumpliera el periodo de vida til para el que fue diseado. (1) Cuando un activo fijo tangible rebasa el periodo de vida til para el que fue construido o periodo de amortizacin, los costos de mantenimiento invertidos en el mismo no podrn rebasar los niveles alcanzados durante el periodo de trabajo normal. 6.2 VALORACIN FINAL DEL NIVEL DE MANTENIMIENTO. No obstante la evaluacin general producto del control de la actividad, considerando los aspectos cualitativos y cuantitativos correr con el siguiente criterio: Criterio de Evaluacin. Cada elemento auditado y evaluado a partir de las respuestas obtenidas en las entrevistas, las observaciones realizadas en las visitas a las instalaciones, los documentos revisados y otros mecanismos de comprobacin utilizados, conformarn la evaluacin general que tendr la siguiente estructura: (7) Nivel 5 (Excelencia): La organizacin est revisando continuamente los sistemas e introduce mejoras. Es reconocida como lder entre las empresas de punta. Nivel 4 (Competencia): La organizacin ha implementado sistemas y mejoras y mantiene bajo control la gestin de Mantenimiento. Nivel 3 (Comprensin): La organizacin y los individuos estn desarrollando planes de mejoras para los sistemas, los mismos estn siendo aplicados gradualmente.
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Nivel 2 (Conciencia) : La organizacin y los individuos se dan cuenta que las prcticas actuales son inadecuadas y que se imponen cambios para mejorar el sistema. Nivel 1 (Inocencia): La organizacin no est atenta a las nuevas alternativas existentes. No hay planes para dar el cambio a prcticas actuales y mejora continua. El sistema no est bajo control. 7. EVALUACIN DEL PROGRESO DE LA ENTIDAD EVALUADA. (8) Para realizar la evaluacin del progreso se tendrn en cuenta los siguientes aspectos: Comparacin de los resultados de la gestin de mantenimiento de la presente evaluacin con los resultados de la evaluacin anterior. Se realizar una valoracin del progreso de cada una de las reas funcionales respecto al ao anterior y su valor promedio para la presente evaluacin. Se tendr en cuenta con mucho peso la solucin de las medidas y/o sugerencias dictadas en el ltimo control.
8. CRITERIOS DE LA ORGANIZACIN QUE APRENDE. (9) A continuacin se presenta una evaluacin de criterios que caracterizan el desempeo de la organizacin controlada en su posibilidad de clasificar en la categora de organizacin que aprende (Entiendase la organizacin que funciona con un personal y estilo de direccin que favorece la asimilacin de la experiencia y el enfrentamiento con el entorno) Lo anterior, considerando la experiencia de trabajo durante el contacto directo con el personal y las diferentes situaciones, eventos y modos de enfrentamiento evaluados. La flexibilidad y la capacidad de aprendizaje, son caractersticas propias del personal y no de la estructura, sistemas o procedimientos de la organizacin. Es la gente la que hace posible la flexibilidad o la rigidez organizacional. La capacidad de aprendizaje de la empresa, est asociada a las competencias que su personal posee. (Conocimiento tcito de la organizacin.) La evaluacin de criterios que caracterizan a la organizacin que aprende refleja un punto de reflexin importante al demostrar la disposicin de la entidad auditada para la proyeccin de su desarrollo, evidencindose debilidades que ponen barreras al progreso y que, una vez identificadas e interiorizadas, potencialmente se convierten en oportunidades de mejora y de elevacin del nivel de competencia.
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CRITERIOS DE LA ORGANIZACIN siempre QUE APRENDE Caracterizacin del concepto de Organizacin que aprende, resultando ptimo el resultado si el total de la valoracin clasifica en siempre 1. La organizacin aprende con la experiencia y no con los errores. 2. Cuando alguien sale de la organizacin, su conocimiento permanece. 3. Cuando concluye una tarea, algn equipo divulga la documentacin o lo que se aprendi. 4. El conocimiento generado en todas las reas de la empresa es investigado, legitimizado y puesto a disposicin de toda la organizacin a travs de bancos de datos, entrenamientos y otros eventos de aprendizaje. 5. La organizacin reconoce y recompensa el valor del conocimiento creado y compartido por personas y equipos. 6. La organizacin evala de modo sistemtico sus necesidades futuras de conocimiento y desarrolla planes para atenderlas. 7. La organizacin estimula la bsqueda de las causas races que dan origen a los problemas como un modo de evitarlos nuevamente. 8. La organizacin estimula sus capacidades de generar, adquirir y aplicar el conocimiento, aprendiendo con los procesos de aprendizaje de otras organizaciones.
Con A Rara nunca frecuencia veces vez
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Bibliografa.
1. Garrido Castillo, Ruth del Valle. Diseo de un Modelo de Gestin del Conocimiento. Universidad Bicentenaria de Aragu, Venezuela. ruthgarrido@cantv.net 2. Carvajal Brenes, Julio. Evaluacin del Mantenimiento. Vicepresidente Comit Panamericano de Ingeniera de Mantenimiento. 3. Bolaos Maroto, Ronald. El mantenimiento como un factor de competitividad. 4. Oficina Nacional de Auditoria. Lo que todos debemos conocer sobre auditoria. 2000 5. Fabrs, J. L. Auditoria de Gestin de Mantenimiento. Revista Mantenimiento, Chile, No. 6, 1991. (Presidente Asociacin Espaola de Mantenimiento.) 6. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. ISO 19011 2002-10-07 7. Werner Mejer, Hans. Auditoria de mtodos y procesos de mantenimiento. Revista Manunteao, Brasil, No 86, marzo mayo, 2002 (SIEMENS, Ingeniera y Servicio LTDA) 8. Direccin Tcnica del MINBAS. Metodologa para la evaluacin de las entidades durante las auditorias tcnicas. Manual de Instrucciones y procedimientos. 9. Grupo de trabajo CETA MERCADU, SA. Servicios Tcnicos: Informe final acerca del trabajo de asistencia tcnica realizado a la cadena hotelera Sol de Plata. marzo junio 2002 10. Gonzlez Mercado, Jos Alfredo. Pasos para el mejoramiento continuo. jgonzalez@cefof.oc.cr 11. Herndez Sampieri, Roberto. Metodologa de la Investigacin. Editorial Mc Graw Hill. Bogot. Colombia. 1991 12. Zabiski Duardo, Erol Isaac. Indicadores de Evaluacin de la Gestin de los Servicios Tcnicos en instalaciones tursticas, utilizando la metodologa BSC. Monografas. Com. ezabiski@ceim.cujae.edu.cu 13. Amndola, Luis. El Balanced Scorecard en la gestin del Mantenimiento. Artculo. http://WWW.datastreams.net
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INSTITUTO SUPERIOR POLITECNICO JOS A ECHEVERRA

Facultad de ingeniera Mecnica

METODOLOGA PARA EL DIAGNSTICO Y EVALUACIN DE LA FUNCIN MANTENIMIENTO

Centro de Estudios en INGENIERA DE MANTENIMIENTO

DIAGNSTICO Y EVALUACIN DE LA FUNCIN MANTENIMIENTO

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No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

________________ Firma del Gerente

_____________________ Firma del Responsable de Ejecucin

Fig. No 1 Ejemplo de Cronograma de Ejecucin

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