Manowa

Manual uso OWA
Proyecto Migracin a Exchange Server 2003 Colombina S.A.

Javier Ivn Uribe
Jueves, 18 de Enero de 2007
Confidencialidad
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Manual uso OW A - Proyecto Migracin a Exchange Server 2003

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Tabla de Contenido
Capitulo 1 Manejo Correo Electrnico Descripcin Objetivo General Introduccin Acceso al buzn Componentes del OWA Procedimientos Creacin y envi de correos Calendario o agenda Contactos Tareas Opciones Reglas Etiqueta para el correo Electrnico Glosario 3 3 3 3 3 12 14 14 34 46 48 50 69 75 77

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Capitulo 1 Manejo Correo Electrnico

Descripcin
Presentar al usuario el manejo del correo electrnico por medio del nuevo sistema llamado Outlook Web Access (OWA), el cual se acceder por medio de la pgina web de Colombina.
Objetivo General
Dar conocimiento de las nuevas caractersticas y funciones del correo electrnico el cual se administrar por medio de la interface web del Exchange.
Introduccin
El OWA (Outlook Web Access) es la versin basada en pginas web de Microsoft Outlook, la cual provee acceso para leer y usar las diferentes herramientas de administracin de correo (tareas, agendas, contactos, etc.) desde cualquier computador con acceso a internet. En este manual se dar conocimiento del acceso y del uso de las caractersticas del OWA.
Acceso al buzn
Los requisitos para acceder al correo son: Computador conectado a Internet o a la red de Colombina. Navegador web instalado en el computador (recomendable Internet Explorer 5.5 o superior)

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Para acceder al Internet Explorer y ejecutarlo, voy a Inicio, programas, Internet Explorer; como lo muestra la siguiente figura.
Figura 1: Ubicacin del Internet Explorer En el navegador de Internet en la barra de direcciones escribimos la direccin: http://owa.colombina.com.co
Figura 2: Direccin acceso al OWA

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Una vez en la pgina digitada la direccin se presiona Enter y se despliega la siguiente pantalla.
Figura 3: Re direccionamiento al acceso seguro de correo Cuando se efecta el re direccionamiento se despliega la pantalla que solicita el usuario y el password para ingresar al correo.

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Figura 4: Solicitud de usuario y Password para acceso al correo Una vez validado el usuario y contrasea accedemos a nuestra pgina principal del OWA.
Figura 5: pantalla principal del OWA

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Otra forma de entrar al Exchange es a travs de la pgina de servicios de colombina, en la direccin www.colombina.com.co/servicios, presionando clic en el link que habla del correo interno Exchange
Figura 6: Pgina e Servicios de Colombina Y lo redirige directamente a siguiente pantalla donde se debe digitar el usuario y el password para ingresar al bzon.

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Figura 7: Pantalla de ingreso al OWA Inmediatamente se muestra la pantalla de re direccionamiento seguro, proceso que se hace solo una vez en el computador. Si es usuario de Outlook 2003 o 2007 deber configurar la entidad certificadora presionando sobre el link que se muestra a continuacin:

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Figura 8: Configuracin de Entidad Certificadora Para configurar la entidad certificadora se debe presionar sobre el botn SI, que aparece en el mensaje que se muestra a continuacin:
Figura 9: Aprobacin para configuracin de la Entidad Certificadora Despus de dar clic en el botn Si, el computador se queda en la pgina que se muestra a continuacin:

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Figura 10: Instalacin de la Entidad Certificadora Despus de esto la instalacin de la entidad certificadora de Colombina, ya quedo instalada en el computador. Puede consultar los manuales de uso de la herramienta en la siguiente direccin: http://owa.colombina.com.co y dar clic en el ultimo vinculo de los manuales
Figura 11: Ruta para consultar el manual de uso del OWA

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Para leer los manuales se debe tener adobe acrobat reader instalado en la maquina.

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Componentes del OWA

La pantalla principal del OWA esta dividida en: Lista de carpetas La lista de carpetas nos muestra las carpetas disponibles dentro de la aplicacin. Puede personalizarse creando nuevas carpetas, eliminndolas, etc.
Figura 12: panel de carpetas Barra de botones Al lado inferior izquierdo esta ubicada la barra de botones (o accesos directos), que sirven para acceder rpidamente a comandos y utilidades del OWA, como las opciones para incluir una firma o cambiar los colores de la interface.

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Figura 13: Barra de botones Barra de herramientas La barra de herramientas contiene los iconos para ejecutar de manera inmediata algunas de las operaciones ms habituales como por ejemplo crear un nuevo mensaje, buscar un mensaje, etc.
Figura 14: Barra de herramientas

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Panel de vista previa En el panel de vista previa puedo ver anticipadamente el mensaje que tengo seleccionado.
Figura 15: Panel de vista previa
Procedimientos
En esta parte del manual se dar a conocer los procedimientos mas frecuentemente usados en el servicio de correo electrnico.
Creacin y envi de correos

Aqu se describirn los componentes que forman parte de la creacin y envi de un correo electrnico. Para esto identificaremos las partes de un correo electrnico. Para acceder a crear un nuevo correo pulsamos sobre el botn nuevo que esta ubicado en la barra de herramientas.

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Figura 16: Botn Nuevo Seguido nos mostrara la pantalla para componer el mensaje.
Figura 17: pantalla de mensajes En el campo Para, digitamos la direccin de correo del destinatario del mensaje.

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Figura 18: creacin de mensajes direccin destinatario Tambin tenemos la opcin de tener grabadas las direcciones mas comunes de uso en la libreta de direcciones para recuperarlas cada vez que lo requiero. Mas adelante en este manual veremos el procedimiento para grabar una direccin en mi lista de contactos. Para recuperar la direccin de mi lista de contactos hago clic en el botn Para.
Figura 19: recuperacin direccin libreta de direcciones Seguido nos desplegara la siguiente pantalla para buscar al contacto.

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Figura 20: recuperacin direccin libreta de direcciones En la opcin Buscar nombres en: tenemos dos tipos de bases de datos donde podemos buscar la direccin. Escogemos la opcin Contactos, que es mi lista personal de correos (mas adelante se detallaran los procedimientos para administrar mi lista de contactos).

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Figura 21: recuperacin direccin libreta de direcciones Una vez escogido contactos, escribo en los campos de ms abajo el criterio de bsqueda; para este ejemplo voy a buscar por el campo Apellidos

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Figura 22: recuperacin direccin libreta de direcciones Y seguido doy clic en el botn buscar.

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Figura 23: recuperacin direccin libreta de direcciones Ms abajo me mostrara los registros que cumplieron con el criterio de bsqueda. Seguido selecciono el contacto dando clic sobre el

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Figura 24: recuperacin direccin libreta de direcciones Y agrego el destinatario al mensaje haciendo clic sobre los botones Para o CC (Con Copia) o CCO (Con Copia Oculta). Nota: Al enviar un mensaje con el(los) contacto(s) en el campo Con Copia Oculta, esta direccin no la mostrara a los usuarios de destino del mensaje. En nuestro caso daremos clic en el botn CC

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Figura 25: recuperacin direccin libreta de direcciones El contacto es agregado al campo del mensaje, pero la ventana actual de Buscar nombres no se cierra, esto por si queremos buscar mas direcciones de correo. Si no deseamos buscar mas, damos clic en el botn Cerrar.

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Figura 26: recuperacin direccin libreta de direcciones Podemos observar que el contacto esta en el campo Con Copia (CC).
Figura 27: contacto agregado al destinatario de correo

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Ya despus de haber agregado a los remitentes de mi mensaje el paso siguiente es colocar un asunto del mensaje en el campo relacionado seguido de escribir el mensaje.
Figura 28: contacto agregado al destinatario de correo En caso que queramos adjuntar cualquier archivo, tenemos la opcin de hacerlo dando clic en el botn Datos Adjuntos.
Figura 29: Adjuntar archivos

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Seguido se nos mostrara una pantalla con las opciones para adjuntar el archivo.
Figura 30: Adjuntar archivos En el botn examinar busco el archivo en el disco duro que quiero adjuntar.

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Figura 31: elegir archivo Elijo el archivo que requiero y doy clic en el botn abrir. Una vez elegido el archivo damos clic en el botn Adjuntar.

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Figura 32: elegir archivo Esta accin subir el archivo hasta el servidor. Precaucin: entre mas grande sea el tamao del archivo, mas se demorara en adjuntarse. Tambin tener en cuenta que el limite mximo de envi y recepcin de mensajes es de 5 megas. Los archivos o mensajes que el tamao sea mayor, el correo ser rechazado por el servidor.

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Figura 33: elegir archivo Una vez adjunto el archivo puedo elegir entre quitarlo (por si era el archivo equivocado), adjuntar mas archivos dando clic en el botn examinar de nuevo o en elegir el botn cerrar para que me devuelva al mensaje.

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Figura 34: mensaje con archivo adjunto Ya terminado el mensaje, para enviarlo se da clic en el botn Enviar.
Figura 35: botn para enviar el mensaje El correo se enviara, y la copia de este mensaje se guarda en la carpeta llamada Elementos enviados (Sent tems)

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Figura 36: mensaje con archivo adjunto Dando clic sobre la carpeta podemos ver todos los mensajes enviados. Carpeta de entrada o Inbox Una de las carpetas ms importantes predefinidas por el sistema es el Inbox (o carpeta de entrada). En esta se almacenan todos los correos que recibo o correos entrantes a mi buzn. Esta carpeta se encuentra ubicada en el panel izquierdo.
Figura 37: Buzn de entrada

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Para ir a ella solo debo dar clic sobre la misma. Opciones adicionales con los mensajes Como se menciono anteriormente es posible hacer uso del panel de vista previa para revisar rpidamente sus mensajes. Este viene habilitado y aparece en el costado derecho por defecto.
Figura 38: Lectura anticipada por Panel de Vista Previa (Posicin Right) Sin embargo es posible cambiarlo de lugar para que quede en la parte superior de la ventana (Bottom) o deshabilitarlo (Off), con el botn de opciones del panel, en la barra de herramientas.

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Figura 39: Opciones del panel de Vista Previa
Figura 40: Panel en posicin Buttom Otras opciones disponibles en el men de herramientas es la opcin de eliminar un mensaje. Una vez se ha seleccionado uno o varios mensajes, es posible eliminarlos usando el botn , o haciendo clic derecho sobre la seleccin y eligiendo la opcin Eliminar.

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Estos mensajes no son borrados totalmente, son almacenados en la carpeta de elementos eliminados o Deleted tems. Una vez all los mensajes pueden ser eliminados totalmente o se pueden mover a otra carpeta. Precaucin: una vez almacenados en esta carpeta los mensajes sern eliminados totalmente de manera automtica pasado el tiempo.
Figura 41: maneras de eliminar mensajes
Figura 42: recuperacin de elementos eliminados

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Sin embargo los elementos borrados totalmente pueden ser recuperados por un corto espacio de tiempo, con el botn de recuperacin, habilitado en la barra de herramientas una vez adentro de la carpeta de elementos eliminados:
Calendario o agenda
El calendario es el componente de programacin y planeacin, esta integrado con las funciones del correo electrnico y para utilizarlo se hace de la misma forma como si estuviera manejando una agenda de papel.
Figura 43: ir al calendario o agenda
Crear citas y eventos De la misma forma que escribe en una agenda en papel, puede escribir en una seccin del calendario para programar alguna cita o evento se deben seguir los siguientes pasos: Clic sobre la hora en que inicia la reunin o evento
Figura 44: crear una nueva entrada en la agenda Al presionar doble clic en la respectiva hora se muestra la siguiente pantalla que contiene 2 etiquetas (Cita y Disponibilidad) que muestran informacin descriptiva de la cita o evento.

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Figura 45: datos a llenar para crear nuevo elemento en la agenda
Asunto: Motivo de la cita o evento Ubicacin: Lugar donde se llevara a cabo la cita o evento Inicio: Fecha y la hora de inicio de la cita o evento Fin: Fecha y la hora de fin de la cita o evento Aviso: Genera recordatorio de la cita u evento. Por defecto esta opcin viene habilitada, si no desea obtener recordatorio de las citas o eventos programadas en la agenda, puede deshabilitarla presionando clic sobre la opcin, el tiempo para disparar los recordatorios puede seleccionarse de la lista que se despliega al presionar el botn que esta al lado del campo Aviso.
Cuando esta opcin es habilitada y esta prxima la cita o evento, se desplegara la siguiente pantalla donde se mostrara:

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Figura 46: aviso cuando se da inicio a la cita El nombre del evento, la hora, la ubicacin y las siguientes opciones: Descartar Todos: Cuando aparecen varias citas o eventos y no se desea que se recuerden nuevamente Abrir elemento: Mostrar la informacin de la cita o evento Descartar: Cuando no se desea que se recuerde ms la cita o evento. Posponer: Mostrar nuevamente el recordatorio de la cita o evento nuevamente en un determinado perodo de tiempo el cual puede seleccionarse. Cerrar: Cerrar el aviso que se mostr. Mostrar la hora como: Permite definir la forma en que se desea mostrar el evento dentro del calendario y puede ser: Ocupado: Se identifica con el color para indicar que no se tiene disponibilidad para ms citas o eventos Libre: Se identifica con el color asistir a citas o eventos e indica disponibilidad de tiempo para

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Provisional: Se identifica con el color una cita o evento pero no es definitiva
cuando se reserva el tiempo para cuando la cita o evento es
Fuera de la oficina: Se identifica con el color fuera del sitio normal de permanencia. Disponibilidad:
Figura 47: Disponibilidad de los asistentes Muestra informacin adicional de la cita o evento como los asistentes en caso de ser una reunin. Cuando se tiene abierta una cita o evento se muestra una barra con las siguientes opciones: : Permite guardar y cerrar la cita o evento. : Permite enviar a imprimir la informacin de la cita o evento. : Permite adjuntar un archivo a la cita o evento para ampliar informacin. : Permite eliminar una cita o evento dejando libre el tiempo para la asistencia a otra cita o evento.

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: Permite definir citas o eventos repetitivos, por ejemplo programar la asistencia a una clase durante todo el semestre la cual se dictara todos los lunes de 8:00 a.m. a 11:00 a.m.
Figura 48: periodicidad del elemento de la agenda Inicio: Hora en que inicia la clase Fin: Hora en que termina la clase Frecuencia: Si es diaria, semanal, mensual o anual Repetir cada: Esta vista cambia segn la frecuencia seleccionada y permite repetir el evento dentro del calendario. Para el caso del ejemplo se va a ver la clase cada semana los das Lunes y martes de 8 a 11. Comienzo: Fecha en que inicia el evento o cita. Para la fecha de finalizacin existen varias opciones:

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Sin fecha de finalizacin: Queda abierta y el evento o cita se programan automticamente en el calendario. Muy usado cuando programo las fechas de los cumpleaos. Finalizar despus de XX Repeticiones: Programar que se muestre en la agenda un nmero determinado de veces. Finalizar el: Dar una fecha determinada para finalizacin, la programacin se efectuar todos los lunes y martes que estn dentro de esas fechas.
: Permite invitar a otras personas a la cita o evento, esta funcionalidad se detalla en organizar reuniones : Permite asignar grado de importancia de la cita o evento, alta cuando se usa el signo de admiracin y baja cuando se usa la flecha. : Muestra la ayuda sobre el tema en que se esta ubicado. Tambin se puede programar una cita o evento presionando la opcin Nuevo que se encuentra en la barra superior mostrada cuando se ingresa al calendario tal como se despliega en la siguiente figura:
Figura 49: creacin de nuevo elemento en la agenda En la misma barra se encuentran las siguientes opciones:

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Permite enviar a imprimir la informacin de la cita o evento.
Permite eliminar una cita o evento dejando libre el tiempo para la asistencia a otra cita o evento. Permite visualizar el calendario en vista diaria
Figura 50: vista del mes Permite visualizar el calendario en vista semanal
Figura 51: vista de la semana

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Permite visualizar el calendario en vista mensual
Figura 52: vista del mes Permite refrescar el buzn de correo electrnico con el fin de encontrar nuevos mensajes Permite realizar una bsqueda dentro del calendario, como se detalla a continuacin.

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Figura 53: ventana de bsqueda en el calendario Permite desplegar la lista de avisos de citas o eventos siempre y cuando estn pendientes.
Figura 54: aviso de citas que se van a cumplir

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Permite buscar nombres de personas que se tengan dentro de la lista de contactos o en la lista comn de direcciones
Figura 55: bsqueda de contactos Organizar reuniones Permite citar a otras personas para convocarlas a una reunin, Outlook le ayudara a encontrar la primera hora en la que todos los invitados estn libres, cuando se crea la reunin se enva automticamente por correo electrnico a los invitados a la reunin y le avisa si la reunin coincide con otro evento o cita previamente programada dentro del calendario, los invitados pueden aceptar la invitacin, rechazarla, aceptarla provisionalmente o proponer una nueva hora. Para crear una reunin se crea el elemento igual a como se crean las citas o eventos y para convocar a los interesados se presiona la opcin Invitar a los asistentes como se muestra en la siguiente figura:

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Figura 56: invitar otras personas a la cita
Figura 57: invitar otras personas a la cita Requerido: Direcciones electrnicas de los convocados a la reunin cuya asistencia es obligatoria Opcional: Direcciones electrnicas de los convocados a la reunin cuya asistencia es opcional, pueden o no asistir Recursos: Cuando se manejan por este medio las salas, video beam u otros elementos que se utilizan durante las reuniones Asunto: Motivo de la reunin

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Ubicacin: Lugar donde se llevara a cabo Datos adjuntos: Si se desea adicionar un documento para ampliar informacin. Inicio: Fecha y hora en que se inicia la reunin Fin: Fecha y hora en que se termina la reunin Mientras se tiene abierto el evento de la invitacin se muestra la siguiente barra:
: Enva por correo electrnico la invitacin a los convocados
: Guarda la invitacin sin enviarla a los dems asistentes : Imprime la invitacin : Permite adjuntar datos para ampliar informacin sobre la invitacin : Permite obtener los destinatarios contactos de la lista global de direcciones o de los
: Permite definir la periodicidad de la reunin : Elimina la invitacin : Permite definir importancia alta para la invitacin : Permite definir importancia baja para la invitacin : Despliega ayuda sobre la accin que se esta ejecutando

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Contactos
La carpeta Contactos es la libreta personal de direcciones de correo electrnico y el lugar para almacenar los datos acerca de las personas y las empresas con los que se comunica habitualmente. Utilice la carpeta Contactos para guardar la direccin de correo electrnico, direccin postal, nmeros de telfono y cualquier otro dato relativo al contacto. Tambin puede incluir pginas Web, nmeros de fax y de telfono mvil. Los contactos se pueden ordenar o agrupar segn el nombre y sobre cualquier otro dato de contacto. Tambin puede mover o copiar un contacto a una carpeta distinta, y tambin adjuntar un archivo a un contacto (por ejemplo, un documento de a Microsoft Word) para guardar en un mismo sitio la informacin relacionada.
Para abrir la carpeta Contactos, haga clic en: Para crear un Nuevo contacto se debe hacer clic en seguido a esto se desplegara la siguiente pantalla donde puede introducir la informacin respectiva tanto en la seccin general como en detalles.
Figura 58: creacin de contactos

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Mientras se tiene abierta la vista de los contactos se muestran las siguientes opciones:
: Guarda la informacin introducida del contacto y cierra la vista donde se despliega la informacin
: Imprime la informacin del contacto : Permite adjuntar datos para ampliar informacin sobre el contacto
: Elimina la informacin del contacto : Elabora automticamente un mapa de la direccin del contacto : Permite enviar un correo electrnico al contacto : Efecta bsqueda por nombres tanto en la lista global de direcciones como en el la lista de contactos : Despliega ayuda sobre la accin que se esta ejecutando
Ordenar Contactos Hay una serie de mtodos para ordenar y visualizar sus contactos de modo que pueda ver determinadas caractersticas de todos sus contactos simultneamente. En Contactos, en la barra de herramientas principal, haga clic en la lista Contactos y, a continuacin, seleccione una de las vistas disponibles:

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Figura 59: cambio de la vista de los contactos Buscar un contacto Puede buscar un contacto especfico, para realizarlo seleccione la columna en la que desea realizar la bsqueda y empiece a escribir la palabra que est buscando. Microsoft Office Outlook Web Access resaltar el contacto que mejor coincida con lo que haya escrito. Si no encuentra una coincidencia exacta, Outlook Web Access resaltar el contacto con la coincidencia ms cercana. Nota: Slo puede utilizar la bsqueda por texto en las vistas de elementos (por ejemplo, en la vista Lista de telfonos o Tarjetas de visita. No podr buscar un contacto especfico en una vista de grupo (por ejemplo, Por compaa, Por ubicacin o Por marca de seguimiento).
Tareas
Una tarea es una accin personal o relacionada con el trabajo de la que desea realizar un seguimiento hasta que finalice. Una tarea puede producirse una vez o de manera regular (es decir, una tarea peridica). Una tarea peridica puede repetirse a intervalos repetidos o peridicos en funcin de la fecha de finalizacin de la tarea. Por ejemplo, es til si desea enviar un informe de estado a su superior el ltimo viernes de cada mes, o si desea cortarse el pelo cuando haya transcurrido un mes desde su ltimo corte.
Para ver las tareas, haga clic en
y se mostrara las siguientes opciones:
: Permite crear una nueva tarea, al ejecutar esta opcin se despliega la siguiente pantalla para detallar las actividades de la tarea.

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Figura 60: creacin de nueva tarea
: Guarda la informacin introducida de la tarea y cierra la vista donde se despliega la informacin

: Imprime la informacin de la tarea : Permite adjuntar datos para ampliar informacin sobre la tarea
: Elimina la informacin de la tarea

: Permite definir la periodicidad de la tarea por si es una tarea repetitiva. : Permite marcar como completada la tarea.
: Despliega ayuda sobre la accin que se esta ejecutando

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Opciones
Se puede personalizar muchas caractersticas del correo web. Para acceder a las opciones de personalizacin en la barra de botones doy clic sobre el botn Opciones (Options).
Figura 61: acceso a las opciones Cualquier cambio que haga en este apartado, para grabar la configuracin damos clic sobre el botn guardar de la barra de herramientas de las opciones
Figura 62: guardar la configuracin de las opciones

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En esta parte tenemos variadas elecciones que se detallaran a continuacin. Asistente para fuera de oficina Es una de las opciones que en caso de no poder revisar por un tiempo largo el correo como en el caso de vacaciones del trabajo, configuro una respuesta a todas las personas que me escriban a mi correo.
Figura 63: configuracin del asistente Para activar esta opcin doy clic sobre la opcin actualmente estoy fuera de la oficina y seguido en el campo Auto responder solo una vez a cada remitente con el siguiente texto escribo el mensaje que quiero que se responda a los remitentes de los mensajes. Una vez hecho esto guardo esta configuracin. Caso contrario cuando no necesito ms este asistente, doy clic en la opcin Actualmente estoy en la oficina y seguido guardo la configuracin. Nota: Mientras este asistente se mantenga activo, ningn correo se me perder, estos se ubicaran en mi bandeja de entrada (Inbox) Opciones de Mensajera Estas se explicaran una a una a continuacin. Nmero de elementos a mostrar por pgina: estos son la cantidad de mensajes que me mostrara el OWA por cada pantallazo.

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Figura 64: cantidad de mensajes por pgina Despus de mover o eliminar un elemento: da opciones para ejecutar despus de mover o borrar un correo. Generalmente cuando se sigue al siguiente correo.
Figura 65: despus de mover o eliminar elementos Mostrar un mensaje de notificacin cuando llegue correo nuevo: cuando llegue un correo en pantalla al lado derecho inferior (cerca al reloj del sistema) aparecer un aviso indicndolo.
Figura 66: mensaje de aviso

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Reproducir un sonido cuando llegue correo nuevo: como su nombre lo indica sonara un tono del sistema cuando se reciba un mensaje. Se debe contar con parlantes y tarjeta de sonido para poder escuchar esta notificacin.
Figura 67: avisos sonoros Incluir automticamente mi firma en los mensajes salientes: cuando enve un correo nuevo, este incluir un texto que le configure en el botn Modificar firma
Figura 68: configuracin de la firma de los mensajes Cuando doy clic sobre modificar firma, se despegara una pantalla donde le coloco un texto a todos mis mensajes salientes. Un ejemplo de firma es la siguiente:
Figura 69: firma de mensajes salientes

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El tipo de letra de los mensajes la puedo modificar, para esto elijo el botn Elegir fuente.
Figura 70: botn para cambiar la fuente o tipo de letra de los mensajes Opciones del Panel de lectura Son las opciones para configurar el comportamiento de los mensajes una vez seleccionados y pre visualizados.
Figura 71: Opciones panel de lectura

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La opcin 1, cuando se selecciona el mensaje y es pre visualizado (visualizacin del mensaje sin abrirlo en el panel de vista previa) esperara la cantidad de tiempo configurado en la casilla con el numero 2, para marcar el mensaje como ledo. La opcin 3 cuando se tiene seleccionado el mensaje, en el momento de cambiar a otro mensaje u otra carpeta lo marcara como ledo. Y la opcin 4, no marca los mensajes como ledos automticamente. Para que un mensaje aparezca como ledo, se tendr que seguir el siguiente proceso: Dar clic derecho sobre el mensaje y elegir la opcin Marcar como ledo
Figura 72: marcar mensajes como ledos Opciones de ortografa Estas opciones nos dan la oportunidad de configurar el comportamiento de corrector de texto cuando lo invoquemos en la creacin o edicin de cualquier mensaje.

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Figura 73: Opciones de ortografa
La opcin 1 no chequea la ortografa a las palabras que estn escritas en maysculas. La opcin 2 no chequea la ortografa a las palabras que estn escritas en combinacin con nmeros. La opcin 3 chequea todo el mensaje en busca de errores ortogrficos antes de enviar el correo. La opcin 4 me deja escoger el diccionario con que se har la revisin ortogrfica, dando clic en el campo que se muestra a continuacin.
Figura 74: Opciones de ortografa

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Prevencin de correo electrnico no deseado y privacidad Estas son las opciones personales contra el correo no deseado o Spam.
Figura 75: opciones de control de spam La opcin 1, activa la opcin para filtrar el correo basura o spam. Cuando el servidor detecta este tipo de mensajes, el correo no deseado lo enva a la carpeta Junk Email. La opcin 2, dando clic en el botn administrar listas de correo electrnico puedo ingresar, modificar o eliminar correos electrnicos de remitentes seguros o que quiero bloquear.

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Figura 76: configuracin remitentes seguros o bloqueados Para agregar una direccin de correo para bloquear simplemente doy clic en la lista de remitentes bloqueados, tal como aparece en la siguiente figura.

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Figura 77: lista de remitentes bloqueados Ya cargada esta lista, doy clic sobre el botn agregar, e introduzco la direccin de correo, seguido del botn aceptar.

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Figura 78: lista de remitentes bloqueados La direccin de correo aparece ya en la lista.

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Figura 79: lista de remitentes bloqueados Caso contrario, es que puedo colocar direcciones de correo en la lista segura, esto nos asegurara que el sistema antiespam del servidor los dejara pasar los mensajes sin analizarle el contenido. Para esto seleccionamos la lista de remitentes seguros

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Figura 80: lista de remitentes seguros Adicionamos la direccin dando clic sobre el botn agregar igual que el procedimiento de remitentes bloqueados. La opcin 3, nos da a elegir el mtodo de respuesta a las solicitudes de confirmacin de lectura. Adems de solicitar una confirmacin de lectura para los mensajes de correo electrnico que haya enviado, podr, como destinatario, elegir si desea enviar una confirmacin de lectura cada vez que otro usuario le solicite una confirmacin. Para enviar una confirmacin de lectura automtica cada vez que se solicite, seleccione Enviar siempre una respuesta. Para no enviar confirmaciones de lectura, seleccione No enviar automticamente una respuesta.

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La opcin 4, Bloquear el contenido externo en mensajes de correo electrnico en formato HTML los mensajes en HTML que reciba pueden incluir vnculos a contenido externo (por ejemplo, imgenes o sonidos). No se trata de vnculos que estn subrayados o en los que pueda hacer clic. Se trata de referencias del cdigo fuente en HTML a una ubicacin externa de Internet (por ejemplo, un sitio Web). Al abrir o ver el mensaje, el equipo descarga el contenido externo, de modo que se visualice dicha imagen o se reproduzca el sonido. Esto lo suelen realizar remitentes legtimos con la finalidad de evitar el envo de mensajes grandes. Sin embargo, los remitentes de correo electrnico no deseado utilizan la descarga de contenido externo de su equipo para verificar que su direccin de correo electrnico est activa. Cuando saben que hay una persona real detrs de la direccin, entonces puede convertirse en el objetivo de ms correo electrnico no deseado. El contenido externo utilizado para identificarle de esta manera se denomina "baliza Web". Para evitar que Outlook Web Access descargue balizas Web, en Prevencin de correo electrnico no deseado y privacidad, seleccione la casilla Bloquear el contenido externo en mensajes de correo electrnico en formato HTML. Aspecto Puede personalizar el aspecto de Outlook Web Access seleccionando un esquema de colores que coincida con el esquema o el aspecto actual de Windows. Para cambiar el esquema de colores: En Aspecto, en el men desplegable, seleccione un color.
Figura 81: cambio del esquema de colores del OWA Para ver el cambio inmediatamente haga clic en Guardar y cerrar. Formatos de fecha y hora

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Para establecer los formatos de fecha y hora utilizados en las carpetas de mensajes y elementos del calendario, utilice las listas desplegables y seleccione el formato que prefiera para los distintos estilos.
Figura 82: cambio del esquema de colores del OWA Nota: Las opciones del formato de fecha y hora pueden variar en funcin del idioma configurado para Internet Explorer. Outlook Web Access utiliza la configuracin de idioma del explorador para proporcionar las opciones especficas de cada zona. Opciones de calendario Puede personalizar su calendario utilizando las diversas opciones del Calendario. Para establecer el da mostrado por el calendario como inicio de la semana, seleccione el da correspondiente de la lista La semana comienza el.
Figura 83: da de inicio de la semana Para establecer las horas que Outlook Web Access mostrar en cada da laborable, seleccione las horas correspondientes de las listas Hora de comienzo del da y Hora de fin del da.

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Figura 84: hora de inicio de labores
Figura 85: hora de finalizacin de labores Para seleccionar el momento en que Outlook Web Access empezar la numeracin de las semanas del ao en curso, seleccione la opcin correspondiente en la lista Primera semana del ao. Los nmeros de las semanas aparecen en la ventana del selector de fecha en el Calendario. Si no desea numerar las semanas, seleccione No mostrar los nmeros de semana.

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Figura 86: conteo de las semanas del ao Opciones de aviso Para recibir mensajes de aviso antes de las citas y de las reuniones, seleccione la casilla Habilitar avisos para los elementos del Calendario.
Figura 87: habilitar avisos eventos calendario Para recibir mensajes de aviso para las tareas que vayan a vencer prximamente, seleccione la casilla Habilitar los avisos para los elementos de las tareas.
Figura 88: habilitar avisos tareas a vencerse

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Para recibir tambin un aviso sonoro, seleccione la casilla Reproducir un sonido cuando venza el aviso.
Figura 89: habilitar avisos sonoros En la lista Aviso predeterminado, seleccione la antelacin con la que desea recibir el aviso antes de que se produzca un elemento.
Figura 90: tiempo reproduccin de los sonidos antes de cumplirse el tiempo. Opciones de los contactos Puede elegir la libreta de direcciones en la que se realizar primero la bsqueda para resolver el nombre de un contacto.

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Para que la libreta de direcciones de su organizacin sea el primer lugar de bsqueda, seleccione Lista global de direcciones. Para establecer los contactos personales como el primer lugar de bsqueda, seleccione Contactos.
Figura 91: opciones de bsqueda de contactos. Recuperar elementos eliminados Cuando se elimina un elemento de la carpeta de Elementos eliminados (o delete tems), se borra de manera permanente. Sin embargo, podr recuperar un elemento eliminado si cambia de opinin. Importante Los elementos eliminados solamente se podrn recuperar durante un tiempo limitado. La cantidad de tiempo de que dispone para recuperar un elemento viene configurada en el equipo que ejecuta Exchange Server. Para obtener ms informacin, pngase en contacto con el administrador del sistema de su organizacin. Para recuperar estos elementos damos clic en el botn ver elementos
Figura 92: recuperacin de elementos eliminados. Sugerencia Hay otro mtodo para abrir esta ventana que consiste en seleccionar la carpeta Elementos eliminados del Panel de exploracin y hacer clic en Recuperar elementos eliminados en la barra de herramientas.

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En el cuadro de dilogo Recuperar elementos eliminados, seleccione el elemento que desee recuperar. Mantenga presionadas las teclas CTRL o MAYS para seleccionar varios elementos.
Figura 93: recuperacin de elementos eliminados. Nota: Si el elemento que desea recuperar no se encuentra ah, es posible que el tiempo de recuperacin del elemento haya caducado. Para devolver los elementos seleccionados a la carpeta Elementos eliminados, haga clic en Recuperar en la barra de herramientas, o bien haga clic en Eliminar definitivamente para borrar los elementos de modo permanente.
Reglas
Una herramienta para automatizar el comportamiento de mi buzn de correo es crear las reglas. En la barra de botones, haga clic en Reglas.

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Figura 94: acceso a las reglas. En la pantalla Reglas, haga clic en Nueva.
Figura 95: creacin de nueva regla. En el cuadro Nombre de la regla, otorgue si lo desea un nombre especfico a la regla. Si deja este cuadro en blanco, Outlook Web Access generar un nombre a partir de los criterios de reglas que especifique (por ejemplo, "Enviado slo a m").

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Figura 96: nombre de la regla. En el cuadro de dilogo Editar regla, especifique una o todas las condiciones siguientes: Para basar la regla en la persona que envi el mensaje, escriba el alias o la direccin de correo electrnico del nombre de usuario o de la lista de distribucin en el cuadro El campo De contiene. Para buscar la persona o la lista de distribucin en la libreta de direcciones de su organizacin o en sus contactos, haga clic en Libreta de direcciones.

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Figura 97: definicin de condicin. Para basar la regla en las palabras del asunto del mensaje, escriba las palabras en el cuadro El Asunto contiene.
Figura 98: condicin en el asunto. Para basar la regla en la importancia del mensaje, seleccione la opcin que desee en el men La importancia es.
Figura 99: importancia del mensaje.

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Para basar la regla en el destinatario del mensaje, escriba el alias o la direccin de correo electrnico del nombre de usuario o de la lista de distribucin en el cuadro Personas o lista de distribucin. Separe dos o ms entradas con un punto y coma (;). Para buscar la persona o la lista de distribucin en la libreta de direcciones de su organizacin o en sus contactos, haga clic en Libreta de direcciones.
Figura 100: condiciones reglas envi. Para basar la regla en los mensajes enviados solamente a usted, seleccione la casilla Enviado a m solamente.
Figura 101: condicin regla. Especifique lo que va a hacer con el mensaje si cumple las condiciones establecidas en los pasos anteriores: Para mover el mensaje a una carpeta, seleccione Moverlo a la carpeta especificada, haga clic en especificada y seleccione la carpeta correspondiente en el cuadro de dilogo Mover o copiar elemento.
Figura 102: accin posterior si las condiciones se cumplen.

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Para copiar el mensaje en una carpeta, seleccione Copiarlo a la carpeta especificada, haga clic en especificada y seleccione la carpeta correspondiente en el cuadro de dilogo Mover o copiar elemento.
Figura 103: accin posterior si las condiciones se cumplen. Para eliminar el mensaje, seleccione Eliminarlo.
Figura 104: accin posterior si las condiciones se cumplen. Para reenviar el mensaje a alguien, seleccione Reenviarlo a y, a continuacin, escriba el alias o la direccin de correo electrnico de la persona o de la lista de distribucin en el cuadro adyacente. Separe dos o ms entradas con un punto y coma (;). Para buscar la persona o la lista de distribucin en la libreta de direcciones de su organizacin o en sus contactos, haga clic en Libreta de direcciones . De modo predeterminado se guarda en la Bandeja de entrada una copia del mensaje reenviado.

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Figura 105: accin posterior si las condiciones se cumplen. Haga clic en Guardar y cerrar.
Figura 106: guardar regla configurada.
Etiqueta para el correo Electrnico

Situacin El correo electrnico se torn en una importantsima herramienta de comunicacin entre personas, empresas y se estn gestando grandes transacciones comerciales a travs de sta herramienta. Sin embargo, se ha tomado su uso muy informal. Recomendacin A continuacin se relacionan algunas pautas de "etiqueta" o netiqueta en el uso del correo electrnico, reglas comnmente aceptadas y consideradas estndar. No use todas letras maysculas Se puede pensar que utilizar LETRAS MAYSCULAS puede ser atractivo, pero utilizar todas las palabras en letras maysculas se puede considerar como un mensaje de un principiante o sino, algo tremendamente molesto. Se considera que escribir todo en maysculas equivale a gritar, ya que no hay otra forma de hacer nfasis en el mensaje. Por ltimo, los correos no deseados por lo general tratan de llamar la atencin con mensajes en maysculas, lo que hace que su mensaje pueda ser borrado sin ser ledo al ser confundido por un SPAM.

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Su firma debe ser de seis lneas o menos Si su mensaje estaba bien escrito y mereci la atencin del lector, es probable que llegue hasta el final y vea su nombre en la firma. No concluya de esto que el lector quiere leer otro prrafo entero de su publicidad. Mantenga su archivo de firma pequeo, con la informacin esencial para ser contactado: nombre, direccin de correo electrnico, sitio web y una pequea frase comercial si quiere. Use espaciado doble en los prrafos Aunque usted no lo perciba conscientemente, su cerebro necesita pausas y busca el salto de lnea doble. Cuando llega un mensaje con solo indentacin en el siguiente prrafo, da la apariencia de ser una historia my larga para ser leda. Esto se resuelve muy fcil incluyendo doble salto despus de cada prrafo. Use un Asunto apropiado "Hola" no basta como asunto. Debe entender que si un mensaje no proviene de alguien conocido, lo primero que se ve es el asunto del mismo y debe ser lo suficientemente apropiado para lograr que el mensaje sea abierto entre los dems mensajes en la bandeja de entrada. Los que recibimos mucho correo, o se nos acumula, por lo general terminamos leyendo solo los asuntos.

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Glosario
Adjunto: archivo u objeto que va anexo al mensaje de correo. Buzn: espacio donde se guardan entre otros los correos recibidos y enviados. Clic: o click es presionar el botn izquierdo del Mouse a alguna opcin. Owa: Outlook Web Access, acceso al buzn de correo va Internet, o correo web. Email: direccin virtual de un usuario en Internet, donde se le enviaran correos electrnicos. Exchange: Servidor de que alojara los buzones de correo electrnico de los usuarios. Explorador Web: software que nos permite visitar las paginas web. Un ejemplo comun es el Internet Explorer, o el Mozilla Firefox. Link: Enlace que me llevara de una pagina web a otra. Password: o contrasea, es la clave que nos asignaron para entrar a los computadores de Colombina. Esta clave en conjunto con el usuario, nos dar acceso a nuestro correo Web. Web: el web o Internet. Pagina web, es un sitio que funciona en Internet.

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Manual uso OWA

Proyecto Migracin a Exchange Server 2003 Colombina S.A.

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Capitulo 1 Manejo Correo Electrnico

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Figura 2: Direccin acceso al OWA

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Figura 5: pantalla principal del OWA

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Figura 11: Ruta para consultar el manual de uso del OWA

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Componentes del OWA

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Figura 14: Barra de herramientas

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Figura 15: Panel de vista previa

Creacin y envi de correos

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Figura 27: contacto agregado al destinatario de correo

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Figura 29: Adjuntar archivos

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Figura 37: Buzn de entrada

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Figura 39: Opciones del panel de Vista Previa

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Figura 41: maneras de eliminar mensajes

Figura 42: recuperacin de elementos eliminados

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Figura 43: ir al calendario o agenda

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Figura 45: datos a llenar para crear nuevo elemento en la agenda

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Provisional: Se identifica con el color una cita o evento pero no es definitiva

cuando se reserva el tiempo para cuando la cita o evento es

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Permite enviar a imprimir la informacin de la cita o evento.

Figura 51: vista de la semana

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Permite visualizar el calendario en vista mensual