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TESORERIA

1. DEFINICIN: La tesorera es aquella rea de la misma en la cual se gestionan y concretan todas las acciones relacionadas con operaciones de tipo monetario.

Es decir, en la tesorera se llevan a cabo los pagos a los proveedores, los cobros por las actividades que presta la empresa en cuestin, las gestiones bancarias y todo cuanto tiene que ver con los movimientos de la caja de una empresa. Mientras tanto, cada una de las acciones que se van desarrollando y ejecutando en la Tesorera son cuidadosamente seguidas y asentadas por el rea de contabilidad.

Aunque es frecuente que muchos confundan los quehaceres del rea de tesorera con por ejemplo los de recursos humanos y contabilidad, vale destacar un ejemplo: el sector de recursos humanos calcula cunto hay que pagarle a tal o cual empleado, una vez que el monto est definido, l rea de tesorera debe ocuparse de constatar que se encuentre disponible el dinero en cuestin para efectuar el pago y por ltimo, el rea de contabilidad, se ocupar de asentar ese movimiento cuidadosamente en sus registros.

En las empresas ms grandes, la tesorera, generalmente, se suele ocupar de reunir todo el dinero que producen sus sucursales para luego ese dinero reinvertirlo en el mercado, o en su defecto, en otras actividades financieras. Mientras tanto, ser el tesorero el individuo que se ocupa de gestionar y de dirigir todas las acciones que tienen que ver con el movimiento de dinero que genera la empresa y es justamente la tesorera la oficina o rea en la cual desempear tal actividad.

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2. OBJETIVO DE LA TESORERIA El rea de Tesorera comprende los componentes Gestin de caja, Gestin de tesorera, Prstamos y Gestin de riesgos de mercado. El tesorero utiliza el anlisis de la liquidez actual y de la situacin de riesgo para poder tomar decisiones respecto a las inversiones futuras de la empresa y a la reunin de fondos. Adicionalmente en esta decisin se considerarn las condiciones del mercado financiero. A continuacin, las operaciones financieras derivadas de esta decisin se introducirn en la Gestin de tesorera. Los objetivos de la Gestin de tesorera son los siguientes: soportar la gestin de operaciones y posiciones financieras desde la etapa del Trading, pasando por el back office, hasta el traslado a la Gestin financiera. El Trading

El trading, es el acto que se realiza al vender a un precio alto, o comprar a un precio bajo determinado valor en un mercado financiero que puede ser una accin, un futuro, una materia prima o un par de divisas. Este ltimo es quizs uno de los ms famosos en estos momentos por toda aquella publicidad que se le hace a nivel mundial y gracias a que es el mercado ms liquido cuando se trata de inversiones financieras. Back Office

Es la parte de las empresas donde se realizan las tareas destinadas a gestionar la propia empresa y con las cuales el cliente no necesita contacto

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directo. Por ejemplo: el departamento de informtica y comunicaciones que hace que funcionen los ordenadores, redes y telfonos, el departamento de recursos humanos, el de contabilidad, etc.

proporcionar una gestin de informes libre con tal de analizar las operaciones y posiciones financieras. 3. INPORTANCIA DE TESORERIA

En las economas desarrolladas actuales es cada vez ms frecuente que las empresas no dispongan de efectivo propio. Cubren sus necesidades operativas de fondos mediante financiacin bancaria a corto plazo, (plizas de crdito, etc.), es decir, no disponen de lquido propio sino que lo contratan en funcin de sus necesidades.

Todos sabemos que la financiacin empresarial actual se enfrenta con un difcil mercado bancario en el que, junto a la escasez de fondos disponibles para la financiacin empresarial, debe superar tambin una crisis de confianza. En la presente economa de mercado la tarea es asegurar el cobro de nuestras ventas es de las ms importantes que debe enfrentar la empresa para su supervivencia. Los mrgenes empresariales han cado tanto que no es posible soportar demoras en el cobro. Por todo ello, la tesorera ha adquirido gran importancia en la gestin empresarial. Ser el tesorero quien deber controlar en todo momento que los saldos disponibles cubran las necesidades empresariales.

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4. RESPOSABILIDA DE TESORERIA Tiene la responsabilidad administrativa directa de la seccin de Tesorera Municipal la que tiene como objetivo realizar con la mayor eficiencia la recaudacin de los ingresos y ejecucin de los pagos municipales. 4.1. INGRESOS

Recaudar y percibir TODOS los ingresos Municipales, emitidos desde las distintas unidades Municipales.

Custodiar los dineros en efectivo y documentos existentes en caja. Realizar oportunamente los depsitos de las recaudaciones en las diferentes Cuentas Corrientes autorizadas, en el Banco Estado. Mantener un Archivo con todas las rdenes de Ingresos Municipales y documentacin de respaldo.

Custodiar toda clase de instrumentos de garanta, extendidas a favor de la Municipalidad.

4.2. EGRESOS

Pagar a travs de Cheques, los diferentes gastos y compromisos del municipio (Proveedores, Remuneraciones, Servicios y otros).

Administrar

Rendir

cuenta

Mensual

de

los

gastos

correspondientes al Fondo Fijo Gastos Menores.

Enterar oportunamente, a la Tesorera General de la Repblica, las retenciones de Impuestos, el Fondo Comn Municipal, y la Recaudacin de Multas TAG y del Registro de Multas del Trnsito.

Mantener un sistema de Archivo, con todos los Decretos de Pago y documentacin respiratoria.

Asumir, cualquier otra funcin que le seale la Ley o el Alcalde, en conformidad con el ordenamiento jurdico.

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4.3. ATENCION DE PBLICO:

Venta Guas Libre Trnsito. Recepcin Ingresos de las distintas unidades Municipales. Pagos de beneficios Programas Sociales, Beca Municipal, Ayudas Sociales.

Entrega de boletines cobro Bienes Races, emanados de la Tesorera General de la Repblica.

Registro de Marcas de Fuego Animales.

Atender Consultas de Rol de propiedad sector urbano y rural

5. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Entre las funciones del departamento de tesorera, podemos destacar las siguientes: Gestin de cobros a clientes y pagos. Es muy importante que exista buena coordinacin entre ambos aspectos para evitar picos o carencias de tesorera. Por lo general se suelen establecer perodos fijos de cobro/pago, como por ejemplo el da 15 de cada mes. Como es lgico pensar, la contabilizacin de todas las operaciones de cobro y pago son fundamentales para un correcto control. Control del cumplimiento de las condiciones pactadas con las entidades financieras. Es muy habitual que las empresas, sobre todo aquellas con un gran volumen de facturacin, negocien con aquellos bancos con los que opera, la reduccin o incluso la eliminacin de ciertas comisiones y
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tasas. A pesar de la existencia de estos acuerdos, es muy necesaria la revisin y el seguimiento en el cumplimiento de los mismos por parte de las entidades financieras, por las personas del departamento de tesorera. Control de las liquidaciones de intereses de las cuentas. De la misma forma que debemos controlar el pago de tasas y comisiones para no perder dinero, es muy importante el control de las liquidaciones de intereses en aquellas cuentas bancarias remuneradas. Si el departamento de tesorera cuenta con un ERP especifico de tesorera, este nos podr ayudar adems en la realizacin de previsiones de abono.

Compraventa de moneda extranjera y gestin de cobertura de riesgo en divisas. Estar al da en el mercado de divisas es fundamental para aquellas empresas que realicen pagos en las mismas. Una buena informacin en este sentido puede ahorrar mucho dinero a la empresa si se adquieren divisas en ciclos bajistas y en previsin de pagos.

Negociacin de las condiciones para ciertas operaciones, como por ejemplo leasing, renting, factoring, confirming, etc.

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EL RENTING El renting es el alquiler de un bien nuevo, a medio/largo plazo, que permite disfrutar de todo tipo de equipamiento sin necesidad de adquirirlos. Mediante el pago de una cuota fija mensual que incluye adems seguro y en casos

mantenimiento.

EL FACTORING: Factoring consiste en la Cesin de sus Cuentas por Cobrar (Facturas, Letras, otros), convirtiendo sus ventas a corto plazo en ventas al contado, delegando adems la gestin de cobranza y calificacin de su cartera de clientes.

EL CONFIRMING: es un tipo de servicio financiero ofrecido por ciertas entidades consistentes en gestionar los pagos de una empresa a sus proveedores nacionales, y que incluye para el acreedor la posibilidad de cobrar las facturas con anterioridad a su fecha de vencimiento.

Toma de decisiones una vez conocida la posicin de tesorera diaria.

Una vez que el responsable del departamento de tesorera conoce cul es la posicin, deber tomar decisiones sobre qu hacer con el lquido

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disponible teniendo en cuenta siempre las previsiones en cuanto a necesidades de tesorera se refiere.

6. SISTEMAS TRADICIONALES DE GESTIN DE TESORERA La informacin que recogen los sistemas tradicionales de gestin de tesorera se puede resumir en facilitar la comunicacin bancaria es decir, ayudan a controlar los principales procesos diarios de tesorera, pero carecen, en ocasiones, de mdulos avanzados de gestin del

endeudamiento o de las inversiones, de productos financieros derivados y, en general, de indicadores que resultan ser de gran utilidad, relativos a la actividad de la unidad de tesorera. En muchos casos, las funcionalidades de estos sistemas son las mismas que se venan ofreciendo hace diez aos y no han evolucionado suficientemente, mientras que, en el mismo periodo, la funcin de tesorera dentro de las empresas ha cambiado drsticamente. Por esta razn, los clientes debemos pedir a las empresas que comercializan este tipo de productos que introduzcan nuevas

funcionalidades y contenidos con el fin, no solamente de ayudar en la globalidad de las funciones desempeadas en las tesoreras y a las que antes hacamos referencia, sino de contribuir a la implantacin de las mejores prcticas en el sector. La importancia de contar en estas empresas especializadas en la venta de sistemas de gestin de tesorera con unos profesionales cualificados que comprendan el funcionamiento y la problemtica de la unidad de tesorera, es fundamental para la implantacin de las mejores prcticas. La
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trascendencia de contar con consultores competentes, que enseen, entiendan los problemas y conozcan las posibilidades de sus productos es esencial. En este sentido, es muy importante que el servicio de mantenimiento que prestan estas empresas permita subsanar rpidamente los errores de funcionamiento, que las actualizaciones y nuevas versiones incluyan las mejoras y desarrollos implantadas en otros clientes y que, en consecuencia, las sugerencias de mejoras en los programas realizadas por los mismos sean incorporadas con prontitud y consideradas como mejoras del sistema, lo que supone que tanto los programas como las empresas que los distribuyen deben ser lo suficientemente flexibles para poder satisfacer estas demandas. Es decir, productos cuya filosofa sea la de introducir mejoras

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continuas frente a la alternativa de comprar productos predestinados a una obsolescencia creciente.

7. MODULO DE TESORERIA

8. DEPARTAMENTOS DE TESORERIA PUNTEO: Utilizamos una hoja de Excel localizada en la carpeta TESORERIA denominada punteo Ah se encuentran los movimientos de las cuentas bancarias, en una hoja la cuenta del Sefed Credit y en otra hoja los movimientos del Standard Banc.

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CONTROL DE COBROS: Utilizamos un archivo de Excel denominado forma pago clientes localizado en la carpeta TESORERA. En ese archivo hay una relacin de los clientes que pagan por medio de cheque transferencia, se trata de controlar a los que pagan y a los que no lo hacen. En la hoja morosos se aade cualquier informacin relacionada con el cobro de esas facturas y cuando una factura ya es cobrada se procede a borrarla de la lista. La relacin de facturas a controlar se obtiene del archivo Excel denominado control vencimientos localizado en la carpeta CONTABILIDAD. En la hoja clientes buscamos y trasladamos a la hoja de forma pago clientes todas aquellas facturas cuyo siste ma de pago sea cheque transferencia. CHEQUES Cheque que se emite directamente y que se garantiza el cobro o pago del mismo, mediante una especie de transferencia), rellenamos los datos del cheque, enviar cheque, nosotros enviamos el cheque al banco para el cobro o pago, y enviamos a contabilidad una circular indicando la

operacin con el cheque, y a la empresa y documento de recib y confirmacin del cheque.

EMISIN DE CHEQUE Compras nos da la orden mediante una circular, emitimos el cheque, enviamos el cheque a la empresa, y notificamos a contabilidad la fecha, cantidad y el nmero de factura al que hace referencia el cheque.

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COBRO DE CHEQUE Recibimos el cheque de la empresa, enviamos al banco, confirmamos el recib, y enviamos a contabilidad circular para apuntar el cobro del cheque, comprobamos mediante la hoja de saldos y los extractos bancarios, lo que se llama el punteo de datos.

TRANSFERENCIAS

PAGO POR TRANSFERENCIA

Comunicamos a la empresa que hemos realizado la transferencia, indicando el nmero de factura, importe, etc y comunicamos a contabilidad mediante una circular para que realice el apunte.

COBRO POR TRANSFERENCIA

Se comprueba en el banco si se ha cobrado, en la cuenta bancaria, y pasamos los datos en la hoja del excel (saldos), indicamos un comentario para facilitar el trabajo a contabilidad, se contabiliza el cobro en contabilidad.

REMESAS Las remesas las podemos realizar on line, mediante el banco, as lo podemos gestionar de forma rpida, cada banco tiene su programa.

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9. EL CUADRO DE MANDO DE TESORERA Cuadro de Mando de Tesorera (CMT), estamos hablando de una herramienta integral de gestin de tesorera, es decir, de un programa informtico que sea capaz de integrar en un nico sistema la totalidad de la informacin que la unidad de tesorera suele gestionar en mdulos distintos y dispersos, como son las hojas de clculo, el sistema de gestin de tesorera tradicional (SGT), programas especficos de endeudamiento, inversiones o derivados, sistemas de difusin de precios, u otros programas que gestiona o utiliza en su actividad habitual.

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Conciliacin Bancaria: Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. ERP: Es un conjunto de sistemas de informacin que permite la integracin de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la produccin, la logstica, el inventario, los envos y la contabilidad. SGT: Es un sistema que permite dar solucin a toda la problemtica derivada de la gestin de la operativa de una sala de tesorera.

- El objetivo de SGT Es proporcionar todas las herramientas necesarias para lograr una ptima gestin y seguimiento de la actividad de Tesorera, todo ello reduciendo al mximo las labores de administracin funcional y tcnica, de forma que la Entidad pueda centrar sus esfuerzos en la propia actividad tesorera, y no en una constante adecuacin de sus modelos a la aplicacin. A diferencia de otros sistemas tradicionales, el CMT no solamente debe contener herramientas que nos permitan controlar los principales procesos de tesorera, es decir, herramientas de control, sino tambin herramientas de diagnstico que nos permitan averiguar las causas o los sntomas de lo que sucede en la tesorera de nuestra empresa.

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CONCLUCIONES

El rea de tesorera, es una herramienta fundamental para los procesos de la empresa, ya que si l se pierde tiempo muy valioso, al igual que se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos. Aunque son bien conocidas las bondades de que existan unos procesos claros dentro de una empresa, conocidos por sus empleados en todos sus niveles a toda rea, tambin es muy comn conocer empresas que no los tienen o si los tienen no le prestan la importancia que merecen y peor an, no alcanzan a reconocer que muchos de los problemas de la empresa tienen origen en la falta de la implementacin de estos procedimientos, o una mala implementacin de los que ya existen. podemos tener una manera ms clara y precisa de llevar a cabo cada uno de los registros de los movimientos contables que la empresa realiza, y as a su vez el desempeo de la misma va

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hacer cada da mejor y su informacin va ser clara, oportuna y precisa.

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