FICACIA AL INSTANTE

MANUAL DE BUENAS PRCTICAS.

CALIDAD DE VIDA PARA TODOS.
ESTE MANUAL BUSCA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA LABORAL DE LOS COLABORADORES DE LA EMPRESA DIDCTICA SDIP S.A.S

FICACIA AL INSTANTE

MANUAL DE BUENAS PRCTICAS CALIDAD DE VIDA PARATODOS

Asesoras: GMEZ GUERRERO DORA MILENA ALEJANDRA VALERO PREZ KATTHERINE VIVIANA OFICINA 80008
PALOMINO ROJAS DAILY

Presentado a: SDIP S.A.S BLANCA NATHALIE CANTOR VANEGAS Gerente

Asesorado por Instructores: CASTILLO GONZLEZ RUTH CARDENAS PINZN MIGUEL ANGEL CRUZ PINEDA PAUL NDRES FERNANDZ RODRGUEZ ANA MIREYA GARZN CAICEDO ROSANA HERAZO ROMERO JSE HIRAN MNDEZ ROS DIANA CAROLI MERA MARTNEZ HAROL IVAN ESTRADA MONTOYA GABRIEL ANTONIO

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA C.G.A. BOGOTA D.C DICIEMBRE DEL 2013

FICACIA AL INSTANTE

Contenido INTRODUCCIN .................................................................................................... 4 JUSTIFICACIN ..................................................................................................... 5 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 6 OBJETIVO ESPECIFICO ........................................................................................ 6 CARTA ESTRATGICA .......................................................................................... 7 GLOSARIO............................................................................................................ 22 CAPITULO I .......................................................................................................... 33 PRESELECCIN. ................................................................................................. 33 MARCO TERICO. ............................................................................................... 34 FLUJOGRAMA. ..................................................................................................... 36 BUENAS PRCTICAS. ......................................................................................... 37 PROPUESTA DE PRESELECCIN. .................................................................... 44 CAPITULO II ......................................................................................................... 45 MARCO TERICO. ............................................................................................... 46 FLUJOGRAMA. ..................................................................................................... 47 BUENAS PRCTICAS. ......................................................................................... 48 CAPITULO III EVALUACIN DE DESEMPEO ................................................... 57 MARCO TERICO. ............................................................................................... 58 FLUJOGRAMA. ..................................................................................................... 59 BUENAS PRCTICAS. ......................................................................................... 60 LISTA DE CHEQUEO. .......................................................................................... 72 CAPITULO IV SERVICIO AL CLIENTE. ............................................................... 73 MARCO TERICO. ............................................................................................... 74 BUENAS PRCTICAS .......................................................................................... 80

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO V PAUTAS DE CONVIVENCIA. ....................................................... 105 MARCO TERICO. ............................................................................................. 106 CAPITULO VI GESTIN DOCUMENTAL. .......................................................... 111 GESTIN DOCUMENTAL .................................................................................. 112 FLUJOGRAMA. ................................................................................................... 113 BUENAS PRCTICAS. ........................................................................................... 1 RECOMENDACIONES. ........................................................................................ 12 BIBLIOGRAFA. .................................................................................................... 14 CIBERGRAFA. ..................................................................................................... 14 ANEXOS. .............................................................................................................. 16

FICACIA AL INSTANTE

INTRODUCCIN
El Manual de buenas prcticas, permitira el fortalecimientode la empresa didctica de SDIP S.A.S en los procesos de Preseleccin, Servicio al cliente, Factores de riesgos laborales, coordinar el proceso de evaluacin cde desempeo de los colaboradores, procesar la informacin y promover la interaccion idnea,mantener los registros, conocimentos experiencias de capacitacin. La presente propuesta surge de las necesidades que se encontraron en la aplicacin del diagnstico, en donde se evidencia la necesidad de fortalecer de los procesos anteriormente mencionados. Para ello, se encontraran una serie de soportes y ayudas estrategicos con principios, objetivos, politicas, teniendo en cuenta la normatividad vigente y las polticas organizacionales internas. En cada uno de los procesos se definir brevemente su importancia, su beneficio y se estructura normativa. Se tendr en cuenta por ejemplo las normas de calidad ISO 9000, NCGP-CP 1000, GTC34, GTC 45, OHSAS1805 y reglamentacin nacional,la ley archivistica 524 del 2000, el decreto 18 del 2008 de 22 de enero. Finalmente, se presentar una propuesta que desarrolla metodologas y procesos documentados para fortalecer las estrategias de los servicios ofrecidos en la organizacin.

FICACIA AL INSTANTE

JUSTIFICACIN
La presente propuesta se desarrolla teniendo en cuenta los resultados encontrados en los dignosticos aplicados en la empresa didctica SDIP S.A.S., en el cual se evidencia la necesidad de desarrollar algunas herramientas prcticas que aporten al fortalecimiento. Por ello, es importante brindar herramientas de documentacin y estructuracin de procesos como el de Preseleccionar candidatos en el cual brindaremos una herramienta que fortalezca la preseleccin. Por otra parte, brindaremos elementos de saberes sobre los riesgos laborales que afectan la salud de los colaboradores. Igualmente se reforzara sobre la aplicacin de la evaluacin de desempeo en los colaboradores de la misma, continuando con una presentacin del protocolo de servicio al cliente mejorando la prestacin de los servicios a los clientes internos y externos de la empresa, tambien se desarrollarn pautas de convivencia con pricipios ticos y fundamentales, finalmente se realiza el proceso de gestin documental dando buen uso a los archivos manejados. Esta propuesta se presenta empleando estrategias asertivas para el mejoramiento de la empresa, para mejorar su calidez humana, productividad y aumente sus estndares de calidad de acuerdo a la normatividad vigente y las polticas organizacionales con la implementacin de buenas prcticas.

FICACIA AL INSTANTE

OBJETIVO GENERAL
Disear un manual de buenas prcticas para la empresa Didctica SDIP S.A.S de acuerdo con la metodologa establecida. Para el mejoramiento de los procesos.

OBJETIVO ESPECIFICO
Aplicar el instrumento de diagnstico para la identificacion de necesidades de la empresa didctica SDIP en las competencias de: Preseleccion, factores de riesgo,servicio al cliente, etica y fundamento universales segn la metodologa establecida Tabular y analizar la informacin recolectada de acuerdo con la metodologa y el plan de trabajo establecido. Sistematizar la informacion teniendo encuenta los organismos de control y politica de la empresa. Planear las buenas practicas deacuerdo ala necesidad de la organizacin. Mejorar el ambiente laboral de la organizacin y sus colaboradores.

FICACIA AL INSTANTE

CARTA ESTRATGICA
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA La empresa SDIP S.A.S es la encargada de prestar servicios a las pymes asesorndolas en procesos de talento humano. Se encuentra ubicada en la avenida caracas 13-88, edificio de Centro Gestin Administrativa en el rea de talento humano piso No. 7. Ambiente 710 Telfonos: 59255555- 5461500 Se encuentra a cargo de las gerentes:

NATHALIE CANTOR VANEGAS Gerente Tarde

FICACIA AL INSTANTE

ALEXANDRA CATALINA FAJARDO Gerente Maana

Lderes (cinco)5 Supervisores de Oficina (seis) 6 Coordinadores (treinta y uno) 31 Auxiliares (tres)3 Analistas (ciento nueve) 109

FICACIA AL INSTANTE

UBICACIN.

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

MARCO INSTITUCIONAL. SENA El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, creado en 1957 como resultado de la iniciativa conjunta de los trabajadores organizados, los empresarios, la iglesia catlica y la Organizacin Internacional del Trabajo, es un establecimiento pblico del orden nacional, con personera jurdica, patrimonio propio e independiente y autonoma administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social de la Repblica de Colombia. El 9 de febrero de 1994 entra en vigencia la Ley 119, por la cual se reestructura el SENA, se deroga el Decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones. LEY 119 DE 1994 Por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, se deroga el Decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones. El Congreso de Colombia DECRETA: CAPITULO I NATURALEZA, MISIN, OBJETIVOS Y FUNCIONES ARTICULO 1. Naturaleza. El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, es un establecimiento pblico del orden nacional con personera jurdica, patrimonio propio e independiente, y autonoma administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. ARTICULO 2. Misin. El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, est encargado de cumplir la funcin que corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y tcnico de los trabajadores colombianos; ofreciendo y ejecutando la formacin profesional integral, para la incorporacin y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, econmico y tecnolgico del pas. ARTICULO 3. Objetivos. El Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, tendr los siguientes objetivos:

FICACIA AL INSTANTE

Dar formacin profesional integral a los trabajadores de todas las actividades econmicas, y a quienes sin serlo, requieran dicha formacin, para aumentar por ese medio la productividad nacional y promover la expansin y el desarrollo econmico y social armnico del pas, bajo el concepto de equidad social redistributiva. Fortalecer los procesos de formacin profesional integral que contribuyan al desarrollo comunitario a nivel urbano y rural, para su vinculacin o promocin en actividades productivas de inters social y econmico. Apropiar mtodos, medios y estrategias dirigidos a la maximizacin de la cobertura y la calidad de la formacin profesional integral. Participar en actividades de investigacin y desarrollo tecnolgico, ocupacional y social, que contribuyan a la actualizacin y mejoramiento de la formacin profesional integral. Propiciar las relaciones internacionales tendientes a la conformacin y operacin de un sistema regional de formacin profesional integral dentro de las iniciativas de integracin de los pases de Amrica Latina y el Caribe. Actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedaggica, tecnolgica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda de formacin profesional integral. ARTICULO 4. Funciones. Son funciones del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, las siguientes: Impulsar la promocin social del trabajador, a travs de su formacin profesional integral, para hacer de l un ciudadano til y responsable, poseedor de valores morales ticos, culturales y ecolgicos. Velar por el mantenimiento de los mecanismos que aseguren el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, relacionadas con el contrato de aprendizaje. Organizar, desarrollar, administrar y ejecutar programas de formacin profesional integral, en coordinacin y en funcin de las necesidades sociales y del sector productivo.

FICACIA AL INSTANTE

Velar porque en los contenidos de los programas de formacin profesional se mantenga la unidad tcnica. Crear y administrar un sistema de informacin sobre oferta y demanda laboral. Adelantar programas de formacin tecnolgica y tcnica profesional, en los trminos previstos en las disposiciones legales respectivas. Disear, promover y ejecutar programas de formacin profesional integral para sectores desprotegidos de la poblacin. Dar capacitacin en aspectos socios empresariales+ A los productores y comunidades del sector informal urbano y rural. Organizar programas de formacin profesional integral para personas desempleadas y subempleadas y programas de readaptacin profesional para personas discapacitadas. Expedir ttulos y certificados de los programas y cursos que imparta o valide, dentro de los campos propios de la formacin profesional integral, en los niveles que las disposiciones legales le autoricen. Desarrollar investigaciones que se relacionen con la organizacin del trabajo y el avance tecnolgico del pas, en funcin de los programas de formacin profesional. Asesorar al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en la realizacin de investigaciones sobre recursos humanos y en la elaboracin y permanente actualizacin de la clasificacin nacional de ocupaciones, que sirva de insumo a la planeacin y elaboracin de planes y programas de formacin profesional integral. Asesorar al Ministerio de Educacin Nacional en el diseo de los programas de educacin media tcnica, para articularlos con la formacin profesional integral. Prestar servicios tecnolgicos en funcin de la formacin profesional integral, cuyos costos sern cubiertos plenamente por los beneficiarios, siempre y cuando no se afecte la prestacin de los programas de formacin profesional.

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO VIII DISPOSICIONES VARIAS ARTICULO 48. Revisin de las especialidades de formacin profesional. El Consejo Directivo Nacional, previas las recomendaciones del Comit Nacional de Formacin Profesional y de los Consejos Regionales, determinar anualmente las especialidades en las cuales el SENA ofrecer programas de formacin profesional integral, considerando entre otros criterios, la demanda del sector productivo y social, la oferta existente y los requerimientos de calidad. ARTICULO 50. Educacin formal. El Gobierno Nacional podr sealar los requisitos necesarios para que los egresados del SENA puedan ingresar a los programas de educacin superior.

FICACIA AL INSTANTE

RESEA HISTRICA.

SDIP SAS., es una empresa didctica establecida por el grupo 69034 Aprendices de Gestin Del Talento Humano Del SENA CGA, quienes atendiendo a los nuevos requerimientos de las directrices del SENA, las cuales establecieron desde ese entonces como nuevo mtodo pedaggico la formacin por proyectos y competencias Para dar inicio a dicho mtodo se realiz una pequea convocatoria de iniciativas de proyecto de empresas didcticas, fue en este proceso eliminatorio donde SDIP es escogido como proyecto lder en el rea de sistemas de informacin en la coordinacin de Gestin de Talento Humano, en el Centro de Gestin Administrativo del Distrito Capital, fue as como SDIP se posiciono para el mes de Noviembre del ao 2010 como empresa constituida legalmente.

Actualmente cuenta con nueve oficinas divididas en cinco reas que asesoran aproximadamente 30 PYMES de la Ciudad de Bogot D.C. ubicadas en los sectores primario y terciario de la economa del pas.

FICACIA AL INSTANTE

LOGO-SLOGAN

Representan sus colores es Colombia. : Amarillo: Analizar Azul: Arrancar Rojo: Parar D: Emprendimiento empresarial

FICACIA AL INSTANTE

MISIN.

Es una fuente de solucin efectiva en cuanto al manejo de las TICS en la implementacin de los procesos de gestin de talento humano para las PYMES de Bogot D.C, contamos con sistemas de informacin oportunos, automatizados, de excelente calidad y eficacia, para brindarles siempre a nuestros clientes reserva y seguridad en su informacin.

VISIN.

En el ao 2015 seremos la empresa lder en sistemas de informacin mediante la aplicacin de las ms modernas herramientas tecnolgicas garantizando la implementacin de gestin por competencias con una cobertura para las pymes de Bogot DC con proyeccin a nivel nacional

FICACIA AL INSTANTE

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

Nuestros Objetivos Corporativos, son los Siguientes: Disear estrategias que permitan mejorar el desarrollo de los sistemas de informacin. Apoyar con tecnologa el sistema de informacin de su Empresa

PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES

CONFIDENCIALIDAD ORGANIZACIONAL: Defendemos y aplicamos la confidencialidad como valor esencial en el desarrollo de nuestra actividad profesional. MEJORAMIENTO CONTINUO: La mejora continua y un excelente desempeo, aumentan la satisfaccin al cliente y otras partes interesadas. RESPONSABILIDAD SOCIAL: Implementar transparencia en cada decisin y actividad que impacten en la sociedad y en el medio ambiente. EFICACIA: Cumplimos nuestras funciones de servicio, buscando el resultado de la accin y la realizacin efectiva, real de los objetivos programados y deseados. EFICIENCIA: Poseemos la capacidad de utilizar de mejor forma cada recurso para llegar nuestro objetivo empresarial

FICACIA AL INSTANTE

VALORES ORGANIZACIONALES

TRABAJO EN EQUIPO: Cada miembro de nuestra organizacin, aporta de manera sustancial con sus labores, al logro de la excelencia empresarial. RESPONSABILIDAD Cumplimos con firmeza los compromisos que se adquieren y se llevan a feliz trmino las metas que se proponen. TOLERANCIA Nuestro ambiente es favorable para conocer mejor a los dems y aceptarlos como son, respetando su pensamiento e individualidad. Nuestro ambiente es favorable para conocer mejor a los dems y aceptarlos como son, respetando su pensamiento e individualidad.

POLITICAS Reglas o polticas de cada una de las reas. rea de Seleccin y contratacin: Ser innovadores, eficientes, constantes a la hora de trabajar en equipo. Cumplir con los trabajos designados por la gerente y reunin de las dems reas A la hora de haber diferencias resolverlas a tiempo para no tener mayores inconvenientes. Dirigirnos con respeto y buena comunicacin con los diferentes integrantes de todas las reas que componen nuestra empresa.

FICACIA AL INSTANTE

rea de Mantenimiento y desarrollo: Llevar el compromiso de cada una de las actividades para un bien comn. En caso de no cumplir con el compromiso o que exista falta de gravedad, se proceder al estudio del caso para su debida sancin. Constante participacin en todas las decisiones para el proceso de organizacin de proyectos. rea de bienestar y salud ocupacional: Excelente aseo y presentacin personal. Ser estrictos en cuestiones de aseo en el ambiente laboral. Manejar y darle uso razonable a cada una de las herramientas con las que cuenta nuestra organizacin. Mejorar constantemente las relaciones personales. rea de compensacin: Hacer nfasis en las actividades y el cumplimiento de horarios (entrada, break, salida). Evaluar el rendimiento de las funciones de cada uno de los trabajadores. Identificar inconvenientes y darles control en cuanta inconformidad a la hora de pagos de nmina.

rea de comunicacin y relaciones corporativas: Tener buenos canales de informacin y comunicacin sin filtros. Ser responsables con las diferentes actividades por pequeas que sean para la unin y el alcance de un objetivo conjunto preciso. Ser tolerantes ante la exposicin, opinin y diferencia de ideas. Como lderes en el rea de recursos humanos prestar la adecuada atencin y solucin a los problemas (comunidad). Basados en nuestras fortalezas como gestores crear estrategias constantes para explotar al mximo nuestras actitudes y conocimientos.

FICACIA AL INSTANTE

ORGANIGRAMA.

FICACIA AL INSTANTE

GLOSARIO.

A
Administracin De Recursos Humanos: la administracin de recursos humanos tiene como fin una de sus tareas proporcionando las capacidades humanas requeridas por una organizacin, desarrollar aptitudes y habilidades del individuo para ser lo ms satisfactorio as mismo y a la colectividad que se desenvuelva. Anlisis: accin de dividir una cosa o un problema en tantas partes como sea posible para reconocer la naturaleza de las partes relacionadas entre estas y obtener conclusiones objetivas del todo. Anlisis funcional: es la primera fase del procedimiento para recoger la informacin disponible sobre el proceso a realizar Aplicacin: Emplear o ejecutar algo a lo cual se le atribuye cierta responsabilidad Aptitud: capacidad y buena disposicin para ejercer o desempear una determinada tarea, funcin Auto Evaluacin: consiste en valorar uno mismo su propia capacidad que se dispone para realizar una tarea cual quiera que tenga relacin con nosotros.

C
Cambio estructural: proceso estratgico que persigue proporcionar un conjunto de transformaciones en la estructura econmica y en la participacin social, otra vez de cambios de fondos que corrijan desequilibrios estructurales de la parte productiva y distributiva. Capacitacin: es una herramienta fundamental para la administracin de recursos humanos procesos planificados sistemtico y organizado que busca modificar

FICACIA AL INSTANTE

mejorar y ampliar los conocimientos, habilidades y actitudes del personal nuevo y actual, como consecuencia de su natural proceso de cambio, crecimiento y adaptacin a nuevas circunstancias internas y externas. Cargo: conjunto de funciones tareas y atribuciones previamente determinadas en la estructura organizacional Cliente interno: son todos aquellos que estn dentro de la empresa que de una u otra manera reciben algn servicio o producto para su labor, que contribuye as la satisfaccin de necesidades. Cliente externo: es aquel cliente que no pertenece a la empresa, adquiere y compran productos para satisfacer sus necesidades estos cuentan con toda la facultad de cambiar de proveedores. Competencia laboral: es la capacidad de una persona para desempear funciones producidas en contexto variables, con base a los estndares establecidos por el sector productivo. Competencia organizacional: Se refiere a las capacidades que debe mostrar cada miembro de una organizacin. Competencia: Conjunto de comportamientos directamente observables en realidad y permiten responder de forma eficaz y eficientes a las exigencias que plantea un determinado trabajo Compromiso: esfuerzo permanente hacia el objetivo, lo cual implica un alto grado de integracin de la discapacidad fsica, intelectual y emocional. Coordinar: Acto de intercambiar informacin entre las partes de un todo. Asegurando un rumbo armnico y sincronizado. Conocimiento: Es un elemento adquirido por medio de la experiencia o la educacin con el fin de aprender ms informacin til para desenvolverse en diferentes aspectos de la vida cotidiana. Control Administrativo: Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas.

FICACIA AL INSTANTE

Competencia: Es la capacidad, habilidad, destreza para desarrollar al especifico. Creatividad: Se puede definir como un concepto constructivo y original el cual puede hacer distinguir a una persona de otra haciendo reflejar sus capacidades. Cultura organizacional: Se denomina como un conjunto de hbitos, costumbres y valores que identifican a una organizacin y la diferencia de las otras, su funcin principal es guiar los comportamientos de las personas pertenecientes de los objetivos ya planteados.

D
Debilidades: Son las limitaciones y carencias de habilidades, conocimientos informacin y tecnologa que presenta un gobierno. Desempeo: El desempeo se define como la forma de trabajar de una persona ,se conforma por conocimientos, experiencias y competencias las cuales aplica en su labor cotidiana y as beneficiar a una organizacin dependiendo de la responsabilidad que este tome ante su trabajo. Desventajas: Caracterstica que hace que una persona, cosa o situacin sea peor que otra con la que se compare. Destreza: Son las habilidades que constituyen a una persona que va apropiando con la prctica y la tcnica. Direccin administrativa: Es la accin de dirigir la relacin interpersonal en la cual una persona influye en otra para que trabajen juntos voluntariamente en tareas, con un enfoque especial que vendran siendo los objetivos para as cumplirlos y mejorar el desempeo y productividad de la organizacin Direccionamiento estratgico: Es el instrumento metodolgico por medio del cual establecemos los logros esperados y los indicadores para controlar ,

FICACIA AL INSTANTE

identificar los procesos crticos dentro de la gestin, los enfoques y dems reas importantes que tengan concordancia con la misin, la visin, los valores corporativos y los objetivos establecidos. Disear: Actividad creativa tcnica encaminada a idear objetos tiles y estticos que puedan llegar a producirse en serie.

E
Empresa: Organizacin institucin dedicada a actividades de fines econmicos o comerciales para satisfacerlas necesidades bienes o servicios de los demandantes. Evaluacin: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia de un trabajador y la forma con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos, detectando las necesidades y la adopcin de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas planteadas. Evaluar: Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento. Buscar las causas de su comportamiento entender las medidas correctivas oportunas Evidencia: La evidencia es la certeza clara y manifiesta de una cosa, de tal manera que nadie podr ponerla en duda o hasta negarla. Estructuracin: Disposicin y orden de las partes de un todo.

FICACIA AL INSTANTE

Factores de riesgos: Se entiende bajo esta denominacin la existencia de elementos, fenmenos, ambiente y acciones humanas que encierran una capacidad potencial de producir lesiones o daos materiales, y cuya probabilidad de ocurrencia depende de la eliminacin y/o control del elemento agresivo. Flujo grama: Grafica que muestra el flujo y nmero de fracciones secuenciales de un proceso o procedimientos para generan un bien o servicio. Pertenece a la ingeniera de sistemas y tambin algoritmo Foda: Tcnica de valoracin de potencialidades, personales, organizacionales, respecto a la toma de decisiones y el medio que afecta. Significa fortalezas oportunidades y amenazas Funciones: Una funcin se refiere a la actividad o al conjunto de actividades que pueden desempear uno o varios elementos a la vez, obviamente de manera complementaria, en orden a la consecucin de un objetivo definido.

G
Gerencia: Funcin mediante la cual las empresas y el estado logran resultados para satisfacer sus respectivas demandas. Gestin de la calidad: La Gestin de Calidad es una filosofa adoptada por organizaciones que confan en el cambio orientado hacia el cliente y que persiguen mejoras continuas en sus procesos diarios. La organizacin considera a sus empleados como el recurso ms importante del que dispone y demuestra respeto por sus conocimientos y creatividad.

GTC 45: Gua para la identificacin de los peligros y la valoracin de los riesgos
en seguridad y salud ocupacional

FICACIA AL INSTANTE

Heteroevaluacin: Es la evaluacin que realiza una persona a otra con respecto de su trabajo, actuacin, rendimiento, etc. Honestidad: Ser honesto es ser real, acorde con la evidencia que presenta el mundo y sus diversos fenmenos y elementos; es ser genuino, autntico y objetivo.

I
Informe: Documento que presenta informacin accin de difundir a noticiar. Explicando los pasos y las conclusiones al respecto. Innovacin: Es introducir un nuevo proceso, producto, o de gestin de mercado, o a las practicas del negocio. Desde mi perspectiva la innovacin es crear algo nuevo, que pueda crear motivacin y un buen cambio para beneficio de todos dentro de la organizacin Instrumento: Es un aparato diseado para ser empleado a una actividad concreta y sirve para logra un objetivo determinado.

J
Juicio evaluativo: Es lo que podemos evaluar de una persona ya sea bueno, o malo, un factor muy importante es la actitud como llevamos a fondo este juicio.

L
Liderazgo: Es la capacidad de comunicarse con un grupo de personas, influir en sus emociones para que se dejen dirigir, compartan las ideas del grupo, permanezcan en el mismo, y ejecuten las acciones o actividades necesarias para el cumplimiento de uno o varios objetivos.

FICACIA AL INSTANTE

M
Manual De Funciones: Es un conjunto de normas y tareas que desarrolla cada persona en las actividades laborales, cumpliendo los procedimientos de la organizacin. Medicin: Es un proceso bsico que sirve para calcular la magnitud de algn evento en cualquier contexto con el fin de estandarizar un nivel que ha sido obtenido de la situacin.

O
Ocupacin: Es una accin o funcin que se desempea en una organizacin, es decir un puesto de trabajo el cual tiene definido un rol con tareas y actividades a realizar para obtener resultados beneficiosos tanto para la persona o trabajador o empresa satisfecho con lo realizado en un tiempo determinado. Organizacin Administrativa: Se refiere a los procedimientos o herramientas utilizadas para optimizar los resultados, es decir una mejora esencial en los procesos y procedimientos administrativos relacionados a las industrias o negocios con la finalidad de obtener una mejor situacin para el negocio u organizacin de trabajo.

P
Perfil: conjunto de rasgos peculiares de un puesto de trabajo engloba nivel de educacin y experiencia habilidades fsicas intelectuales de una persona.

FICACIA AL INSTANTE

Perfil Ocupacional: Definicin como destrezas saberes habilidades que adquieren despus de graduarse por los aos de empleo, cambios que exige el entorno donde labore. Planeacin: es el proceso donde se determinan estrategias y objetivos para llegar a un fin explicito que imponga la organizacin Planeacin Administrativa: Es fijar un curso de accin completo con una secuencia de operaciones involucrando el tiempo y los recursos necesarios para su realizacin teniendo un enfoque de progreso para la organizacin y para sus trabajadores como tal para evidenciar un desarrollo continuo. Planeacin Estratgica: La planeacin estratgica es quizs la herramienta administrativa ms importante, de la que depende el xito de cualquier empresa. Por ejemplo, sin ella las organizaciones no tendrn futura, debido a que realmente es la parte de seguimiento con proyeccin. Planificacin: proceso racional y sistmico de prever, organizar los recursos escasos para lograr objetivos y metas sociales econmicas en un tiempo determinado. Poltica: conjunto de estrategias, normas y parmetros de una organizacin .Que orientan la actuacin de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazos dados. Proceso: es un conjunto de actividades o eventos organizados que se realizan o suceden bajo ciertas circunstancias. Productividad: Es la relacin entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha produccin con el fin de obtener un progreso beneficioso para la organizacin y de esta forma proyectarse objetivos y cumplirlos mediante el esfuerzo.

FICACIA AL INSTANTE

Producto: es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible a que conduce a una actividad realizada. Programa: conjunto armnico de objetivos, polticas, metas actividades a realizar en un tiempo y espacio dado con determinados recursos. Proyecto: conjunto armnico de objetivos, polticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacios. Puesto: conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona que posee determinados requisitos a cambio de remuneracin.

R
Recursos humanos: conocimientos, habilidades, capacidades, De cualquier tipo que tienen las personas pero que no debe confundirse con las personas mismas. Tales capacidades, habilidades, son consideradas como verdadero recursos cuya utilizacin o accesibilidad es objeto de relacin intercambio. Principal activo de las empresas Reclutamiento: Conjunto de procedimientos que se utiliza para atraer hojas de vida de posibles candidatos y poder hacer preseleccin

Responsabilidades: Es compromiso u obligacin de tipo moral que surge de la posible equivocacin cometida por un individuo en un asunto especfico. La responsabilidad es la obligacin de reparar un error y compensar los males ocasionados cuando la situacin lo amerita. Retroalimentacin: Se produce cuando se ha aprendido algo es decir, que despus de un proceso que se ha llevado a cabo la informacin regresa para ser aprovechada en diferentes situaciones o contexto para resolver problemas y tomar decisiones de forma clara y concisa.

FICACIA AL INSTANTE

T
Trabajo: Actividad o dedicacin que requiere un esfuerzo fsico o mental. Trabajo En Equipo: Es un proceso en el cual un conjunto de personas establecen una meta y en grupo resuelven los problemas y trabajan en el proceso para llegar a cumplir lo deseado, de esta forma sentirse satisfecho con un buen resultado obtenido y proponiendo nuevas ideas para futuros proyectos. Trabajo Individual: Es un proceso en el que una sola persona trabaja de forma responsable y resuelve los problemas por s mismo con el fin de cumplir una meta y de esta forma alcanzar un objetivo establecido en un tiempo determinado. Transparencia: Es cuando una persona deja ver sus habilidades y sus fortalezas internas a las dems personas con el fin de destacar sus destrezas y capacidades para tomar decisiones y realizar un trabajo o actividad predeterminada.

V
Validacin: Cuando alguien valida una cosa es darle la firmeza, como comprobar si quieres algo ms general, validar es comprobar algo. Por ejemplo, en la ciencia, comprobar por medio de experimentos lo que uno cree acerca de un fenmeno, la validacin es el proceso de verificar que la ejecucin de un sistema en su entorno especificado no crea problemas de tipo operacional. Valoracin: La valoracin es la prctica de asignar valor econmico a un bien o servicio con el propsito de ubicarlo en el mercado de compra y venta. Es un proceso continuo de autoconocimiento, auto concepto, autoevaluacin, auto aceptacin y auto respeto con el fin de mejorar la comunicacin consigo mismo y con el entorno. Verificar: Es el proceso que se realiza para revisar si alguna determinada cosa, se est cumpliendo con los requisitos propuestos.

FICACIA AL INSTANTE

S
SAS: Sociedad Acciones simplificadas Servicio: Organizacin, con su personal y medios, que se encarga de realizar un trabajo que satisface determinadas necesidades de una comunidad SDIP: Sistema de informacin pymes

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO I PRESELECCIN.

FICACIA AL INSTANTE

MARCO TERICO.
La preseleccin tiene como objetivo filtrar la poblacin reclutada, eliminando las candidaturas poco interesantes o las que no se ajustan a los requerimientos del puesto. Este primer filtro se realiza con un estudio objetivo de la hoja de vida del aspirante. Es un sistema formalizado, se recomienda que la organizacin estructure un documento denominado solicitud de empleo, especialmente til para los aspirantes a puestos de grado inferior que se utiliza cuando se prev un gran nmero de solicitantes para cualquier puesto. Ofrece la ventaja de que se obtienen los mismos datos de todos los candidatos, lo que facilita su comparacin y eventual tabulacin.

Se trata de un breve estudio del cumplimiento o no de las condiciones bsicas requeridas para el puesto (edad, experiencia y conocimientos), de acuerdo con la requisicin que internamente se est manejando; as como alguna otra informacin sobre la personalidad del candidato.

Para reducir la subjetividad en la valoracin de las hojas de vida o de los impresos de solicitud de empleo se podra utilizar algunos de los siguientes sistemas. Separacin en tres grupos: Claramente aptos: son los que cumplen y sobrepasan los requisitos. Dudosos: son aquellos que generan inquietud frente a los certificados, referencias. Claramente no aptos: son los que no cumplen con los requerimientos establecidos. Una vez realizada la clasificacin en tres grupos, se convoca al de claramente aptos y se desechan los

FICACIA AL INSTANTE no aptos. El grupo de dudosos ser convocado o no e n funcin de las circunstancias y en pleno consenso con el jefe inmediato. Establecimiento de las claves de valoracin. Sistema de juicios globales. Exige establecer de antemano algunos criterios: Excelente: Rene todos los requisitos esenciales de formacin, experiencia, edad, etc. Bueno: Le falta alguno de los requisitos esenciales, pero lo compensa por la excelencia en otros aspectos. Regular: Rene slo algunos requisitos bsicos. Malo: Apenas rene alguno de los requisitos exigibles. Sistema de puntos: Siguiendo un parmetro predeterminado, se punta al candidato en funcin de sus caractersticas. La puntuacin mxima se establece segn unos aspectos cuantitativos (estudios bsicos y profesionales, cursos especiales, experiencia profesional). Los factores cualitativos (trayectoria profesional, tiempo invertido en la formacin, razones del cambio de empresas u otros) son de difcil valoracin y no suelen considerarse vlidos en sentido positivo, sino negativo.

FICACIA AL INSTANTE

FLUJOGRAMA.
PRESELECCIN
QUIN?

DIRECTIVA

ADMINISTRATIVA INICIO

OPERATIVA

Identificar la necesidad
Anlisis y descripcin del cargo.

Elaborar convocatoria

Formato de requisicin

Elaboracin del perfil de acuerdo al requerimiento de la organizacin

Publicar la convocatoria en medios

Se reciben Hojas de vida

Seleccin medios

Fuentes y canales de publicacin Cumple

Definicin de criterios NO

SI Anlisis y evaluacin de acuerdo con los criterios definidos.

Informe final

Elaborar base de datos con resultados

FIN

FICACIA AL INSTANTE

BUENAS PRCTICAS.

Las buenas prcticas son conocidas como el conjunto de buenas acciones que contribuyen a mejorar la prestacin de un servicio de calidad

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

El anlisis del cargo es fundamental para que el reclutamiento del personal sea exitoso.

El perfil debe ser preciso con las caractersticas que requiere el cargo.

FICACIA AL INSTANTE

Los medios seleccionados para publicar la convocatoria deben ser los ms apropiados para atraer personal.

Hoja de vida. Al momento de evaluar las Hojas de vida es necesario verificar que cumplan con los criterios inicialmente establecidos

FICACIA AL INSTANTE

Ya cuenta con las hojas de vida de las personas idneas, evaluar en lo posible en consenso con las personas interesada, por lo cual es necesario verificar cada una de estas y que la persona cumpla con lo requerido.

FICACIA AL INSTANTE

Al culminar el proceso de anlisis se requiere generar un informe final del proceso, donde se presentan resultados y recomendacin para continuar el proceso de seleccin

FICACIA AL INSTANTE

Si se cumpli con el proceso de preseleccin en cuanto lo requerido por la organizacin, por lo cual se realiz el informe para continuar con el proceso. Se puede decir que se realiz una buena prctica durante el desarrollo del proceso.

FICACIA AL INSTANTE

PROPUESTA DE PRESELECCIN.

HOJA DE VIDA SDIP.docx

FORMATO DE ANALISIS Y REQUISICION SDIP.docx DESCRIPCION DEL CARGO SDIP S.A.S.docx

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO II

FICACIA AL INSTANTE

MARCO TERICO.
Para mantener y proteger la salud laboral de los colabores, se hace necesario disponer de la mejor manera las actividades laborales, es importante y necesario verificar que las condiciones ambientales y el puesto de trabajo cuenten con los elementos de proteccin, de acuerdo con las funciones y tareas que el trabajador deba desarrollar. El propsito en general es identificar los riesgos o peligros que puedan perjudicar el bienestar, o empeorar la salud de los trabajadores, como tambin clasificar y valorar la dimensin de esos riesgos, para implementar en momento oportuno los controles que aminoren los efectos perjudiciales para la salud de los colaboradores. Todos los colaboradores debern se capacitados para que ellos directamente sepan identificar los posibles riesgos asociados con su rea de trabajo, a su vez los jefes deben evaluar los riesgos a los que se encuentran asociadas las actividades laborales de su rea, para determinar las medidas de prevencin y control que se deben tomar para establecer y mantener la seguridad y salud de los colaboradores y la organizacin. La Organizacin Mundial de la Salud (OMS) define la salud como un completo estado de bienestar en los aspectos fsicos, mentales y sociales y no solamente la ausencia de enfermedad. Esta definicin forma parte de la Declaracin de principios de la OMS desde su fundacin en 1948. En la misma declaracin Se reconoce que la salud es uno de los derechos fundamentales de los seres humanos, y que lograr el ms alto grado de bienestar depende de la cooperacin de individuos, naciones y de la aplicacin de medidas sociales y sanitarias. Aplicando la definicin acordada por la OMS al campo del trabajo, la salud laboral se preocupa de la bsqueda del mximo bienestar posible en el trabajo, tanto en la realizacin del trabajo como en las repercusiones de ste, en todos los planos, fsicos, mentales y sociales. De acuerdo con lo anterior se valoran los riesgos en una matriz riesgos, segn lo estipula la GTC 45, describiendo los niveles que afectan al trabajador y alertando frente a las previsiones que se deben tomar para evitar que los riesgos existentes perjudiquen la salud de los colaboradores dentro o de la organizacin.

FICACIA AL INSTANTE

FLUJOGRAMA.
SALUD LABORAL
QUIN? DIRECTIVA INICIO ADMINISTRATIVA OPERATIVA

Determinar las caractersticas demogrficas de los colaboradores

Desarrollar el panorama general de los factores de riesgo Realizar el anlisis e interpretacin de los riesgos identificados

Anlisis del diagnostico Clasificar los riesgos

Realizar el diagnostico de identificacin de los riesgos laborales

Elaborar el plan de acciones correctivas o preventivas

No Desarrollar las acciones correctivas Si Actividades preventivas

Evaluar los resultados de las actividades preventivas

Doc.

Realizar Informe de Gestin del Proceso

Fin

FICACIA AL INSTANTE

BUENAS PRCTICAS.

FICACIA AL INSTANTE

1. Las caractersticas demogrficas de los colaboradores son: sociales y de salud.

2. Despus de

saber las caractersticas del colaborador es necesario realizar un diagnstico que nos permita identificar los riesgos a los cuales se encuentra expuesto el trabajador.

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

Establezca estrategias para combatir los riesgos

a los que se encuentran

expuestos los trabajadores.

FICACIA AL INSTANTE

5. Los pasos anteriores nos permitirn clasificar

los riesgos en un orden para poder, tomar medidas correctivas y preventivas en la organizacin segn la necesidad de la organizacin permitiendo la mejora continua.

FICACIA AL INSTANTE

7. Al tener identificados los riesgos tendremos claro los aspectos a mejorar para as brindar un ambiente organizacional cmodo para laborar.

FICACIA AL INSTANTE

8. Es aconsejable lavarse las manos constantemente para prevenir la propagacin de enfermedades o virus

9. Tambin se aconseja tener algunas Medidas de prevencin.

FICACIA AL INSTANTE

10. Elabore una matriz de riesgos donde identifique los riesgos a los

cuales se encuentran expuestos

los

colaboradores y llevar registros de las medidas preventivas a tomarse para prevenir los mismos.

FICACIA AL INSTANTE

11. Si se ponen en prctica estas recomendaciones se puede lograr un mejor clima organizacional.

Matriz de Riesgo SDIP SAS.xlsx

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO III EVALUACIN DE DESEMPEO

FICACIA AL INSTANTE

MARCO TERICO.
Es un sistema utilizado para comprobar el grado del cumplimiento de las metas planteada a nivel individual de las conductas laborales de los empleados. Ademas, proporciona facilidad para la identificacin de las deficiencias que presente el empleado en la organizacin, dando a conocer las falencias del personal evaluado como son fortalezas, posibilidades y capacidades que los caracteriza; la evaluacin de desempeo normalmente se realiza anual o semestral, en el caso de la empresa didctica trimestralmente, con el fin de mejorar los resultados de la produccin o labor desempeada por el empleado. Metdo de evaluacin 180 grados( feedback). Este mtodo de evaluacin , en el cual se evala todo su entorno como jefe del jefe y dos o tres pares. Es un esquema actualmente sofisticado, este mtodo de evaluacion permite incluir a otras personas como los clientes. En cuanto mas evaluadores haya, se adquiere mas objetividad para el xito de la empresa. Se debe realizar el acorde diseo, utilizacin, junto con el sistema integrado de gestin de competencia. Este mtodo tiene similitud con la evaluacion 360 grados ya que esta vinculado al tratamiento fundamental tomando en cuenta los puntos importantes como uso del formulario, instrucciones y recomendaciones necesarias, deben entregarlo personalmente al evaluado es preferible que lo califique un asesor externo. Este mtodo es preferiblemente que lo desarrollle con experiencia especializada que entienda la evaluacion con criterio y conocimientos tcnicos sobre las herramientas a utilizar . Coevaluacin Heteroevaluacin Autoevalucin. Su aplicacin se realiza en grupos e individual, por areas de acuerdo a su ocupacin.Este proceso tiene una etapa de analisis para obtener el maximo resultado esperado, en el cual se implementan capacitaciones sobre los temas especificos.Se interpreta y se hace correlacin de la conducta con el grado que define el nivel el desarrollo del empleado, en relacin a la competencia ejemplo A, B, C, D o no desarrollada. Es importante que la evaluacin se aplique cuando la empresa tenga definido realizar una evaluacin por competencia.

FICACIA AL INSTANTE

FLUJOGRAMA.
EVALUACIN DE DESEMPEO QUIN?

DIRECTIVO
INICIO Definir el perfil a evaluar en los colaboradores Verificar funciones manual de

|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||| ADMINISTRATIVO
Definir el mtodo de evaluacin a aplicar

OPERATIVO

NO

Verificar la competencia a evaluar en los colaboradores SI

Existe un formato de

Perfil de una persona es Revisar el cargo a evaluar con la concreto que tiene competencia asociada al ciertos factores que colaborador busca la organizacin. Conocimientos tcnicos Disear el habilidades, actitudes, instrumento de aptitudes, formacin aplicacin edad etc.
Efectuar cambios al instrumento

http://www.definicionabc.com/?s=Perfil
aplicacin
Formato de cronograma de

Validar el instrumento para su

actividades, diagrama.

CUMPLE SI

NO

Informe de los resultados de las evaluaciones

Anlisis del formato de evaluacin de desempeo Plan de accin colaboradores para los

Programar capacitaciones a los evaluadores

Aplicar la evaluacin de desempeo.

Informe final de la evaluacin

Seguimiento de las acciones de resultados FIN

FICACIA AL INSTANTE

BUENAS PRCTICAS.

Las buenas prcticas de la evaluacin de desempeonos permite llevar un proceso de calidad.

FICACIA AL INSTANTE

Manual de funciones:

1. Para realizar una buena prctica en la evaluacin de desempeo es necesario que se encuentre conforme al manual de funciones respecto al cargo desempeado por el colaborador.

FICACIA AL INSTANTE

2. COMPETENCIA Tambin es necesario tener en cuenta las caractersticas de las personas que demuestran una relacin con el desempeo del colaborador en su trabajo.

FICACIA AL INSTANTE

3. Igualmente es aconsejable tener en cuenta la organizacin al momento de definir el mtodo de evaluacin de desempeo a aplicar

4. Se recomienda tener En cuenta el cargo a Evaluar y las funciones a desempear.

FICACIA AL INSTANTE

5. As mismo es necesario capacitar a los evaluadores para que desarrollen el proceso con xito.

FICACIA AL INSTANTE

6. Al momento de aplicar la evaluacin es necesario crear un ambiente de confianza con el colaborador.

FICACIA AL INSTANTE

7. Para la aplicacin de la evaluacin a los colaboradores es necesario, resolver las dudas e inquietudes que se tengan sobre la misma ya que as se pude tener xito en la aplicacin de la evaluacin

FICACIA AL INSTANTE

8. Igualmente al empleado haber presentado la evaluacin, es necesario analizarla, y si presenta algunas falencias en las conductas laborales, es necesario aplicar un plan de accin o mejora del colaborador

FICACIA AL INSTANTE

9. Dnde se

establecen compromisos entre el colaborador y el jefe inmediato.

Para mejorar el rendimiento y la calidad del trabajo del colaborador se puede emplear un plan de accin o mejora.

10. Es recomendable hacer el seguimiento al colaborador para verificar si cumpli con lo acordado en cuanto sus labores desempeadas.

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

Si la evaluacin tuvo los resultados requeridos realizo unas buenas prcticas.

FICACIA AL INSTANTE

LISTA DE CHEQUEO.

LISTA DE CHEQUEO.xlsx

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO IV SERVICIO AL CLIENTE.

FICACIA AL INSTANTE

MARCO TERICO.
Son estrategias que las compaas disean para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos externos siendo mejor que los competidores, ser til a travs de la venta de un servicio contemplar valores trato a la persona conocimiento del producto y de hacer del producto. El servicio al cliente tiene caractersticas muy especiales que lo diferencian de otros productos. Segn el autor Humberto serna Gmez dice que el concepto tradicional que se tena del servicio al cliente era la satisfaccin de las necesidades y expectativas del cliente, fundamentalmente el cliente amabilidad, atencin. En la actualidad se tiene un nuevo concepto de servicio y dice que es una estrategia empresarial orientada hacia la anticipacin de las necesidades del valor agregado de los clientes, buscando la seguridad lealtad y permanencia de los clientes actuales como la atraccin de los clientes nuevos. La norma ISO 9004 es del conocimiento del cliente, conocer la competencia evangelizar capacitar educar a los clientes internos como externos, adicionalmente se propone resolver y contestar PQRS es decir preguntas, quejas reclamos, solicitudes de los usuarios con respuestas asertivas generando siempre solucin. A travs de la lnea del tiempo las organizaciones se actualizan, mejoran la actitud, comunicacin y esfuerzo al cliente el cual el momento de verdad es la primera impresin positiva o negativa que se lleva el cliente de la organizacin siempre escuchar al cliente el 80% sin interrumpir generando comprensin, informacin, expresin corporal, posturas etc. No es vender por vender el producto o servicio si no ofrecer de acuerdo a la necesidad solicitada para impactar atraer clientes impulsando la fidelidad de estos mismos.

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

BUENAS PRCTICAS

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO V PAUTAS DE CONVIVENCIA.

FICACIA AL INSTANTE

MARCO TERICO.
El presente manual de convivencia tiene el propsito de fundamentar los principios ticos universales para un mejor ambiente familiar personal y laboral, que garantizan deberes y derechos de los colaboradores bajo normas y disciplinas constitucionales, el cual disponen el bienestar comunitario. Establecer este Manual de Convivencia nos garantiza el comportamiento, actitudes y aptitudes siendo capaces de ser responsables y coherentes con sus actos frente a la empresa y en lo cotidiano.

Principios, valores y fundamentos ticos universales que se basa en criterios de disciplina, con comportamientos adecuados en la convivencia laboral.

NORMAS DE CONVIVENCIA: Las normas de convivencia son aquellas reglas que se deben seguir en compaa de diferentes personas, con diferentes modos de pensar y actuar bajo diferentes circunstancias. Para contar con un excelente clima organizacional es necesario crear relaciones que se ajusten a las conductas, tareas y actividades del colaborador. Las normas son diseadas con el fin de fomentar, el respeto, la cortesa, autonoma, confianza, empoderamiento y el respeto por el clima organizacional. Todo esto nos facilita desarrollar nuestro trabajo con calidad en mbitos saludables, creando un ambiente de compaerismo.

FICACIA AL INSTANTE

CORTESA:

Es hacer sentir bien al que habla, prestndole la debida atencin, mirando a los ojos, que al aplicarlo a la empresa permitir mejorar las relaciones entre los colaboradores.

AUTONOMA:

DC

FICACIA AL INSTANTE

CONFIANZA:

FICACIA AL INSTANTE

EMPODERAMIENTO:

Los colaboradores sern involucrados en la informacin y toma de decisiones por medios democrticos, reconociendo las habilidades, potencialidades, esfuerzos y destrezas que aporta cada uno, as mismo la motivacin e incentivos para mayor y mejor desempeo, compromiso y eficacia.

RESPETAR LA PALABRA DEL QUE HABLA:

Prestarle la atencin al que habla asumiendo actitud crtica, propositiva y argumentativa demostrando, respeto por s mismos y por los dems.

FICACIA AL INSTANTE

HABLAR:

Se desarrollan saberes y pensamientos de acuerdo a las acciones o conductas de los colaboradores adecuadas frente algn problema.

FICACIA AL INSTANTE

CAPITULO VI GESTIN DOCUMENTAL.

FICACIA AL INSTANTE

GESTIN DOCUMENTAL
Es el conjunto de normas tcnicas y aquellas prcticas usadas para la administracin de todo tipo de documentos en cualquier organizacin tano pblicas como privadas. Esta actividad es tan antigua como la escritura, nace con la necesidad de documentar, para dar fe de los hecho sucedidos estos fueron plasmados principalmente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergamino y papel esta se fue haciendo mucho ms compleja y sencilla a medida que fueron incrementando los fondos de los documentos o archivos. Esta nos permite almacenar eliminar guardar y recuperar los documentos en su tiempo real; gestin documental tiene que ver principalmente con actividades administrativas, con las tcnicas tendientes a la planificacin , manejo y organizacin de los documentos recibidos y producidos desde su origen hasta su final con el objetivo principal de su conservacin y fcil utilizacin garantizando la transparencia y el control de la gestin pblica en garanta de sus derechos individuales y colectivos . Segn la ley 594 del 2000 en el artculo 22 hace referencia de los procesos archivsticos estableciendo que dentro del archivo total comprende los procesos de documentar los procesos de su origen segn su origen, produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin, recuperacin y la disposicin de los documentos. Para su mayor eficacia es de suma importancia la organizacin de los documentos para que puedan ser usados en la organizacin entre la parte de administrar, la parte de registrar y todo lo referente a la presentacin del servicio.

FICACIA AL INSTANTE

FLUJOGRAMA.
GESTIN DOCUMENTAL
DIRECTIVO

ADMINISTRATIVO INICIO

OPERATIVO

Registros y archivos de informacin

Organizacin de documentos Fsico

Archivos

Registros

Tipos de clasificacin Material Orgnica

Conceptos

Conceptos

Funciones

Clase de registros

Funcional

Clases de archivos Archivos de gestin

Contenido de registro Electrnico Derecho de acceso Clases Documentos de la organizacin Informes Notificaciones Instructivos Fin Llamado de atencin Despliegue de pago Memorandos Permanente Temporal

Conservacin de informacin

Funciones

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

BUENAS PRCTICAS.

FICACIA AL INSTANTE

1. Los archivos y su mantenimiento son necesarios para una organizacin

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

2. Se aconseja tener en cuenta al momento

Del manejo de los documentos

De la organizacin la ley 594 del 2000.

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

FICACIA AL INSTANTE

10

FICACIA AL INSTANTE

11

FICACIA AL INSTANTE

RECOMENDACIONES.
Por el trabajo desarrollado nos vemos en la necesidad de realizar las siguientes recomendaciones en: PRESELECCIN Por lo anterior se propone el diseo del formato estructurado de anlisis y descripcin de cargo, para identificar de una manera tcnica los perfiles; un instrumento para evaluar cualitativamente y cuantitativamente las hojas de vida de los potenciales candidatos a preseleccionar en la organizacin. As se lograra un proceso de buenas prcticas del proceso de preseleccin en la empresa.

EVALUACIN DE DESEMPEO

Se recomienda a la empresa SDIP S.A.S implementar la lista de chequeo para poder tener un control de la evaluacin de desempeo, para la aplicacin de la misma en la empresa; involucrando a sus colaboradores. Llevar controles sobre la calidad del trabajo del colaborador. En la revisin de los formatos de evaluacion de desempeo no se amerita modificarlos, sino actualizarlos cada trimestre.

SERVICIO AL CLIENTE. Implementar protocolo de servicio al cliente a los clientes internos y externos de la organizacin.

12

FICACIA AL INSTANTE

PAUTAS DE CONVIVENCIA. Si se logra desarrollar poner en prctica, se podr adquirir un ambiente organizacional, donde se tomen en cuenta las normas de convivencia y los valores requeridos en la vida. El Manual de Convivencia puede generar relacin, ms pacfica y estable como sujetos ticos entre la empresa y los colaboradores. Es importante conocer las dificultades que sufre la Empresa para as poder crear un manual de convivencia, acorde a las necesidades que requiere la misma. Los fundamentos ticos deben estar basados, argumentados acorde al tiempo actual de la Empresa. Para elaborar un buen Manual de Convivencia es necesario consultar diferentes fuentes de informacin ya que es de gran ayuda para su elaboracin. En este proceso se formar cultura social que conlleva al cuidado del medio ambiente, promoviendo un desarrollo sostenible, prctico y ecolgico.

GESTIN DE DOCUMENTAL. Seguir los lineamientos de la ley de archivo 594 del 2000. Archivar los documentos por orden cronolgico. Clasificar los archivos segn su origen y rea perteneciente.

13

FICACIA AL INSTANTE

BIBLIOGRAFA.
CHIAVENATO Idalberto, evaluacin de desempeo, 2011, administracin de recursos humanos [consulta: mircoles 6 de noviembre de 2013]

CIBERGRAFA.

GALLARDO Andrea evaluacin de desempeo 180 grados, 2011,http://alejabmc.blogspot.com/2011/07/evaluacion-de-180-grados-capituloseis.html[mircoles 6 de 2013] IMAGEN.1www.google.com.co/search?noj=1&tbm=isch&oq=APLICACION+D+EV ALUACION[consulta jueves 7 de noviembre de 2013]

, http://www.slideshare.net/JorgeJimnez7/evaluacion-del-desempeo-15100763 [consulta jueves 7 de noviembre de 2013] www.rhglobal.com.mx%2Fnav%2Fservicios&h=0&w=0&sz=1&tbnid=N43vaLUSJr9 KSM&tbnh=183&tbnw=275&zoom=1&docid=FvoHbUveQA0bRM&ei=z6WCUreQE 4_rkAeK1oHwDQ&ved=0CAQQsCU[consulta jueves 7 de noviembre de 2013] IMAGEN4,ps://www.google.com.co/search?q=desarrollo+y+mantenimiento&sourc e=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=MaWCUrmiFIq4kQeXpYDoDQ&ved=0CAcQ_AUoAQ &biw=1440&bih=799#facrc=_&imgdii=_&imgrc=rYM9o83rymeWrM%3A%3BDyZdk HfzvoOaxM%3Bhttp%253A%252F%252F [consulta jueves 7 de noviembre de 2013]

14

FICACIA AL INSTANTE

,www.teacupapps.com%252Fimages%252Fservicios%252Fmantenimiento.png%3 Bhttp%253A%252F%252F[consulta jueves 7 de noviembre de 2013] www.teacupapps.com%252Fservicio%252Fmantenimiento%3B300%3B344[consul ta jueves 7 de noviembre de 2013] http://www.google.com.co/imgres?imgurl=&imgrefurl=http%3A%2F%2F[consulta jueves 7 de noviembre de 2013] http://www.istas.net/web/index.asp?idpagina=1233; salud laboral [consulta viernes 22 de noviembre 2013]. HTTP://WWW.MONOGRAFIAS.COM/TRABAJOS82/TEORIASMOTIVACIONALES-ORGANIZACION/TEORIAS-MOTIVACIONALESORGANIZACION.SHTML#DOUGLASMCA#IXZZ2EMMFDZ3X; servicio al cliente; [consulta jueves 21 de noviembre 2013]

15

FICACIA AL INSTANTE

ANEXOS.

16

FICACIA AL INSTANTE MATRIZ FORTALEZAS FODA OPORTUNIDADES

Lo primero para la empresa es el servicio al cliente. La empresa cuenta con el protocolo y portafolio de servicio al cliente. La empresa sigue las debidas instrucciones a seguir con sus clientes. La empresa cuenta con mtodos de darse a conocer con mtodos de presentacin. La empresa cumple con lo prometido. La empresa responde con rapidez los mensajes y llamadas de sus clientes. Para la empresa es importante de que cada cliente interno tenga sentido de pertenencia con la organizacin.

Brindan confianza a sus clientes Buen servicio a sus clientes Darse a conocer con los clientes externos. Ms eficacia en cuanto la atencin al cliente. Es mayor la responsabilidad y compromiso por parte de los clientes internos.

DEBILIDADES

AMENAZAS

No tienen en cuenta la edad o jerarqua de los clientes No clasifican a los clientes segn sus necesidades.

Que los clientes de mayor edad se sientan insatisfechos o excluidos por la empresa. Negligencia en atender a los clientes, con demora.

17