Gerencia de proyectos en sistemas de informacin

Qu es la gerencia de proyectos? La Gerencia de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especfico; el cual puede ser (crear, disear, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa.

Planeacin Estratgica de Sistemas de informacin

Los sistemas de informacin brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar los procesos de una organizacin. La realizacin de un Plan de Sistemas de Informacin dentro de cualquier organizacin, tiene como finalidad asegurar la adecuacin entre los objetivos estratgicos y la informacin necesaria para soportar dichos grandes objetivos. Esto hace que una metodologa de planificacin de sistemas abarque a toda la organizacin y exige tener en cuenta una serie de conceptos, en cuanto a planificacin de estrategias, que desbordan el marco especfico de una metodologa de desarrollo de sistemas. Una estrategia es un conjunto de decisiones que se toman con miras a lograr algo (un objetivo). En el caso de una organizacin, una estrategia a largo plazo es lo que permite lograr la visin de la organizacin en un futuro. Esta estrategia es el resultado de una serie de decisiones sobre su alcance, competencias y manejo: El Alcance del Negocio est asociado con decisiones que determinan dnde va a competir la empresa, e implica contestar qu productos o servicios va a producir?, en qu nichos?, para qu clientes? y en qu zonas geogrficas? Las Competencias Distintivas implican que la organizacin tome decisiones acerca de cmo la empresa va a competir para entregar sus productos o servicios. Para ello, deben responderse preguntas como Qu va a hacer que le compren a ella?

Qu la distingue de sus competidores? Qu puede hacerse que sea difcil de imitar por estos? Uno de los objetivos de la adecuada aplicacin de tecnologa en la organizacin consiste en obtener ventajas estratgicas que sean difciles de imitar; es decir, en lograr que la infraestructura y los procesos organizacionales (cmo? y con qu?) apoyen la estrategia (qu? Dnde? Por qu?) de la empresa. Estas ventajas estratgicas se traducirn en ventajas competitivas hacia el exterior si ellas contribuyen a dar mayor valor a los productos o servicios en relacin a la competencia. Usar tecnologa para obtener ventajas estratgicas implica instrumentar estrategias que refuercen los factores crticos de xito (con qu?) y las "competencias centrales" del negocio (cmo?).

Estrategia de Sistemas de Informacin. El Alcance de la Tecnologa est asociado con decisiones que determinan el tipo de tecnologas que se utilizarn (tecnologas orientadas a objetos, arquitecturas cliente/servidor, manejo de imgenes, robtica, multimedia, etc.). Las Competencias Sistmicas identifican las caractersticas y fortalezas de las tecnologas que sern crticas para la creacin/extensin de estrategias de negocios (conectividad, accesibilidad, confiabilidad, desempeo).

Las decisiones de manejo de la Tecnologa permiten determinar el alcance de propiedad sobre la tecnologa, as como posibilidades de alianzas o sociedades. La Infraestructura y Procesos de Tecnologa, tiene tres elementos

interrelacionados: a. La Arquitectura Tecnolgica de la empresa, en donde se especifican las prioridades y polticas que permiten la integracin de aplicaciones tecnolgicas, as como los mecanismos de autoridad y toma de decisiones con relacin a tecnologa.

b. Los Procesos relacionados con el desarrollo de aplicaciones tecnolgicas, con su administracin y con la operacin de ellas.

c. Las Habilidades, es decir, las experiencias, competencias, compromisos, valores y normas de la gente encargada de entregar productos y servicios de tecnologa. En forma similar a la Infraestructura y Procesos de la Organizacin, se refiere a la manera como se instrumenta la Estrategia de TI en actividades, equipos de trabajos, compromisos y dems elementos asociados con el trabajo en la empresa. En este caso, los procesos son procesos asociados con las TI, como podra ser el desarrollo de un nuevo sistema, la impresin de recibos telefnicos, la evaluacin de nuevas soluciones informticas para la organizacin, o la operacin del centro de cmputo, entre otros.

Es importante caracterizar a la alineacin de estrategias como el resultado de un ajuste estratgico y de una integracin funcional simultneamente. El ajuste estratgico se obtiene cuando se toman decisiones que posicionan

adecuadamente a la empresa en el mercado (o a las tecnologas en la Empresa). Un buen ajuste estratgico permite capitalizar la estructura, procesos y habilidades de la gente en la implementacin de la estrategia organizacional (o de tecnologa).

Por su parte, la integracin funcional representa la alineacin entre los elementos asociados directamente con el negocio, y aqullos que tienen que ver con la tecnologa en s. La integracin Funcional es importante porque para cambiar las estrategias de negocios pueden aprovecharse las oportunidades de las tecnologas, y porque si las estrategias de negocios cambian, esto tendr impacto en la estrategia tecnolgica.

El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las ventajas que brindan las tecnologas de informacin, pone nfasis en la vinculacin entre estrategias de tecnologa y de negocios (integracin funcional), utilizando a las TI como un facilitador para transformar la infraestructura y procesos del negocio.

Esta perspectiva podra aplicarse, por ejemplo, cuando el rea de TI cambia sus mecanismos de entrega de productos informticos hacia las reas funcionales, descentralizando actividades que anteriormente eran competencia nicamente del rea central de TI. En este caso, los procesos de informtica se ven modificados para permitir la instrumentacin de nuevas estrategias de negocio.

La entrega de productos y servicios de tecnologa en la organizacin, y su mtodo de ajuste asociado, es el que tiene que ver con la elaboracin y ejecucin de planes tecnolgicos. La administracin estratgica se enfoca a decidir cmo responder a las necesidades de los clientes, y el rol de la gerencia consiste en fijar prioridades y en balancear los resultados a corto plazo con los de largo plazo.

Un error comn de los responsables de la funcin informtica es tener planes de sistemas demasiado amplios que pretenden cubrir todas las necesidades del negocio, desde aqullas verdaderamente importantes, hasta aqullas que son deseables pero no fundamentales; y como resultado, los esfuerzos se diseminan y no se obtienen los objetivos planteados en un principio.

Para ponderar entre s los distintos proyectos informticos, deben tomarse en cuenta los beneficios econmicos, los beneficios intangibles, los beneficios tecnolgicos, y la manera como un determinado proyecto apoya los objetivos de la organizacin.

En resumen, los pasos para la planificacin estratgica de los sistemas de informacin son:

Identificar metas, objetivos y estrategias. Examinar tendencias tecnolgicas y cmo pueden estas utilizarse para crear nuevas oportunidades y ventajas competitivas. Determinar los factores claves de xito para la organizacin e identificarlos dentro del organigrama de la empresa. Realizar entrevistas a los ejecutivos claves para determinar: problemas, oportunidades y necesidades de informacin. Desarrollar un Modelo del Negocio, o sea la descripcin breve de cada una de las actividades de los procesos clave de la empresa. Identificar los "requerimientos de informacin" de cada una de las actividades de los procesos del Modelo. Al terminar este esfuerzo quedar claro qu informacin es generada por cada actividad y qu informacin requiere para generarla. De esta forma se obtiene la relacin existente entre los procesos. Los "requerimientos de informacin" no son datos sino una expresin coloquial en el lenguaje de los conocedores del proceso, por ejemplo Pronstico de demanda, Disponibilidad de Servicios, Regulaciones, Costo operacional, etc.

Crear una "Arquitectura de Datos", o sea identificar las "entidades de datos" del negocio, sus atributos, sus relaciones y su dominio. A esto se llama tambin "Modelo de Datos" y a las relaciones entre las entidades "Modelo Entidad-Relacin". Estos modelos se logran en sesiones de "modelaje de datos" en que un facilitador busca la colaboracin de los expertos de cada aspecto del negocio para construir el modelo.

Establecer la Arquitectura de Aplicaciones que agrupa requerimientos similares de procesamiento de datos de los procesos en unidades de sistemas (tericos) y las Bases de Datos (tambin tericas) para satisfacer los requerimientos de informacin de la empresa.

En la siguiente figura se presenta, un bosquejo posible para un plan de sistemas de informacin.

Planeacin de la estrategia informtica Definicin de planeacin Segn Francisco Cecea Salazar es la etapa del proceso administrativo donde se deben identificar los objetivos a tratar, definir las prioridades y determinar los medios a utilizar as como la correcta utilizacin y/o aplicacin de estos en el logro del fin esperado. Qu es Planeacin Informtica? La planeacin estratgica de los sistemas de informacin es un enfoque sistemtico y disciplinado para determinar los mtodos ms efectivos y eficientes para satisfacer las necesidades de informacin, para que sea exitoso, debe emplear procesos tcnicos y gerenciales en el contexto de ingeniera de software. Bajo este enfoque, las caractersticas del hardware y software del sistema, instalaciones, datos y personal son identificados y definidos a travs de un diseo y anlisis detallado para lograr un sistema que sea el ms efectivo en costos para satisfacer las necesidades de la organizacin. Planificar sistemas informticos. En un sentido estricto, se limita a desarrollar un proyecto especfico en la materia. Desde una ptica ms global, el PEI apunta a las necesidades informticas estratgicas y a la arquitectura tecnolgica requeridas para cumplir misin, metas y propsitos de la empresa. Para muchos, planear sistemas significa algo de algn modo entre esos extremos y el PEI se emplea para definir el contexto ms amplio donde opera la estrategia de datos misma. El proceso debe considerar la gestin del ciclo de vida del sistema, las polticas de la organizacin y presupuesto como factores integrales e importantes, e incluye a todos los participantes de la organizacin a travs del proceso. Es un proceso iterativo, por lo que cambios identificados durante el proceso deben ser evaluados para determinar su efecto en el anlisis completo. La planeacin estratgica de los sistemas de informacin, no es un evento de una sola ocasin, esta debe ser revisada peridicamente para asegurar la continua viabilidad del sistema en satisfacer las necesidades de informacin y lograr misiones a largo plazo.

El marco de trabajo de la planeacin informtica utiliza un proceso ordenado y estructurado para obtener la informacin clave antes de comenzar el desarrollo del sistema. Cuenta con ocho pasos: Identificar la misin Identificar funciones a realizar para lograr la misin Identificar informacin necesaria para realizar esas funciones Identificar datos para realizar esas funciones Identificar aplicaciones especficas necesitadas para obtener esa informacin Identificar la definicin lgica del sistema (arquitectura funcional, arquitectura de la informacin ,arquitectura de los datos, arquitectura de la aplicacin) Explorar arquitecturas alternativas (considerando hardware, software, comunicaciones, manipulacin de datos, consideraciones de seguridad). Seleccionar una arquitectura

La importancia de la Planeacin Informtica Los sistemas de informacin son herramientas importantes para lograr efectivamente los objetivos organizacionales. Informacin siempre disponible, completa y precisa es esencial para hacer decisiones fundamentadas y a tiempo. Informacin no disponible, mezclada entre informacin intil y un ineficiente procesamiento de datos gasta recursos. La organizacin debe identificar sus necesidades de informacin en las bases de una identificacin sistemtica y anlisis de su misin y funciones a realizar, quien las realiza, la informacin y datos de soporte necesitados para realizar las funciones y los procesos necesitados para la estructura de informacin ms til. El desarrollo y adquisicin exitosos de un sistema de informacin deben incluir un proceso riguroso y disciplinado de obtencin, evaluacin y anlisis de datos antes de comprometer recursos considerables financieros y humanos para cualquier desarrollo de sistema de informacin. Mientras que implementar este enfoque puede no excluir todos los problemas de adquisicin de los sistemas de informacin, este debe producir conocimiento detallado de la misin y objetivos organizacionales, necesidades de informacin del usuario y alternativas para direccionar esas necesidades, y una arquitectura abierta y flexible que es expandible y puede ser actualizadas para satisfacer necesidades futuras.

El cuadro es un modelo de planeamiento que describe las relaciones entre proyecto de negocio y proyecto informtico, cuando se han alineado como funcin del propio proceso planificador. La estrategia tecnolgica no resulta necesariamente del plan de negocio ni reacciona a l: es un proceso en marcha, donde la tecnologa hace impacto en el negocio, lo alimenta y lo modifica.

BIBLIOGRAFIA "La Gerencia Estratgica". Fred R. David, Fondo Editorial Legis, Tercera Reimpresin Febrero 1990 Ogliastri, Enrique. Manual de planeacin estratgica, Santaf de Bogot: TM Editores, Ediciones Uniandes, 1994. Serna Gmez, Humberto. Planeacin y gestin estratgica, Bogot D.C.: RAM Editores, 1996 Vlez V., Ral. Veinte guas para la prctica de la planeacin estratgica, Medelln: Revista Universidad Eafit, N 68, 1987