Rdiger et exploiter vos communiqus de presse

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Mmo Technique
Cre en 1999, Mmo Technique est une agence de rdaction spcialise dans les technologies de linformation. Elle sappuie sur une quipe de rdacteurs salaris, qui possdent non seulement dexcellentes qualits rdactionnelles et des comptences en traduction, mais surtout lexprience et la connaissance de marchs en constante volution. Outre un certain talent et une grande capacit dcoute, crire demande du temps, du calme et de la concentration. Conditions difficiles sinon impossibles runir au cours dune journe de travail en entreprise. Adeptes du tltravail, les rdacteurs de Mmo Technique rdigent, lcart du bruit, des communiqus et dossiers de presse, des tmoignages clients, des livres blancs, des tribunes libres, des discours, des livres et de nombreux documents. Dans des domaines aussi diffrents que les ERP, le conseil, la finance, l'assurance, la Business Intelligence, les tlcommunications ou encore le dveloppement durable, les clients de Mmo Technique dveloppent des concepts et des vocabulaires spcifiques. Les rdacteurs de Mmo Technique savent transformer leurs ides en textes, leurs concepts en discours, leurs arguments en outils de communication. Originaires dunivers professionnels varis, ils matrisent lart de la communication crite applique aux problmatiques dentreprise. Capables de prendre en charge tous types de projet rdactionnels, ls travaillent au quotidien avec leurs clients et les accompagnent dans un monde en changement. Jean-Christophe Latournerie Directeur Associ

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Sommaire
Mmo Technique ....................................................................................................................... 2 Les outils des relations presse.................................................................................................... 4 Quest ce quun communiqu de presse ?................................................................................. 5 Rdaction dun communiqu de presse .................................................................................... 6 Prparer la rdaction dun communiqu............................................................................... 6 Mthode de rdaction ........................................................................................................... 6 La forme : ........................................................................................................................... 6 Le contenu.......................................................................................................................... 6 Le style :.............................................................................................................................. 7 Les illustrations :................................................................................................................. 7 Validation ............................................................................................................................... 8 Diffusion ................................................................................................................................. 8 La date denvoi ................................................................................................................... 8 Le format denvoi ............................................................................................................... 8 Le fichier denvoi ................................................................................................................ 8 La publication ......................................................................................................................... 8 La relance ............................................................................................................................... 9 valuation............................................................................................................................... 9 En rsum................................................................................................................................... 9

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Les outils des relations presse

Les relations presse - ou relations avec les mdias sont lune des composantes des relations publiques qui regroupent les actions de communication non publicitaires menes par une organisation (entreprise, institution, association), une marque ou une personne (publique, politique) auprs de ses publics cibles. Les relations presse sadressent un public spcifique : les journalistes. Leur objectif est dentretenir avec cette cible des relations privilgies, afin dobtenir des citations et des retombes rdactionnelles positives et valorisantes dans les mdias. Les journalistes sont des relais, des intermdiaires auprs de la cible finale de la communication que sont les consommateurs, les clients, les citoyens, le grand public. Lmetteur doit leur proposer des informations susceptibles dintresser leurs lecteurs ou auditeurs. Les attachs de presse disposent dune large palette doutils pour tablir des relations avec les mdias : le communiqu que nous allons prsenter, le dossier de presse, le site ddi ou laccs presse sur le site de lmetteur, les rencontres avec les journalistes : interviews, confrences, djeuners, voyages la base de donnes des contacts privilgis, le press-book, les outils dvaluation des actions de presse

Chacun deux par sa forme et sa fonction, favorisera la transmission du message de lmetteur aux journalistes, de la manire la claire possible. Lattach de presse choisira le support le plus adapt la nature et lintention du message communiquer.

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Quest ce quun communiqu de presse ?

Un communiqu de presse est un document court adress aux journalistes qui a pour objet de diffuser un message factuel et dactualit sur lmetteur (annonceur). Il donne de la visibilit ses activits et lui permet dentretenir une relation rgulire avec les journalistes quil a cibl. Le communiqu doit tre pertinent et intresser les publics auxquels sadressent les journalistes destinataires. Il ne dlivre quune seule information lie un vnement prcis : annonce, nomination, rorganisation, partenariat, rachat, salon, vnement stratgique, sortie dun nouveau produit, signature dun nouveau contratet ne doit tre envoy quaux journalistes directement concerns. Son objectif principal est dinterpeller le journaliste qui il est adress afin de linciter soit crire un article, soit assister un vnement, soit prendre contact pour demander de plus amples informations. Les journalistes reoivent chaque jour un grand nombre dinformations, votre communiqu doit donc se dmarquer des autres grce une rdaction particulirement soigne. Un communiqu de presse se prsente sous la forme dune page A4 ou deux pages maximum. Il est le complment du dossier de presse qui prsente plus en dtails lobjet de la communication (produit, entreprise, personne, marque) et par les autres outils cits cidessus. Sa rdaction doit tre objective, claire et concise, et il doit servir de base de travail au journaliste ou pouvoir tre repris tel quel. Son ton est neutre et factuel, sa rdaction doit respecter des rgles simples et prcises.

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Rdaction dun communiqu de presse

Prparer la rdaction dun communiqu
La personne en charge du communiqu doit avant tout runir les informations ncessaires sa rdaction auprs de lmetteur du message. La technique de questionnement utilise pour concevoir un message est le QQOQCP ou rgle du Quintilien . Soit les 6 questions incontournables :

Qui ? Quoi ? O ? Quand ? Comment/combien ? Pourquoi ?

Elles permettent daborder les diffrentes composantes dune information transmettre, auxquelles devra rpondre le communiqu de presse. Les rponses ces questions doivent tre dans le brief de lmetteur et compltes si besoin par le rdacteur

Mthode de rdaction
La rdaction dun communiqu de presse suit un certain nombre de rgles simples.

La forme :
Il est len tte de lorganisation : papier en tte, logo Il mentionne son objet Communiqu de presse Il est dat Il peut donner des indications de diffusion : diffusion immdiate, ou avec une date ultrieure si le communiqu est sous embargo. Il donne clairement, la fin du communiqu, les coordonnes compltes (mail, tlphone, adresse postale) du contact presse, quil soit en interne ou en externe (agence de relations presse).

Le contenu
Le communiqu propose un seul message essentiel. Le contenu doit tre hirarchis, les informations les plus importantes et les plus rcentes sont donnes au dbut, puis elles sont dveloppes dans le corps du texte. Cest le principe de la pyramide inverse. Les 6 questions de la rgle du Quintilien servent de fil conducteur lors de la rdaction du communiqu. a) Le titre doit attirer lattention du journaliste Il est le premier contact avec le journaliste, il doit capter son attention, et lui donner envie de poursuivre sa lecture. Il est explicite et informatif, attractif, court et prcis, il donne le ton. Il doit tre galement compris la premire lecture. Le titre peut tre incitatif afin daccrocher le journaliste, mais il est prfrable de rester informatif et de laisser le journaliste ladapter en fonction du ton quil aura choisi.

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b) Le chap donne les informations les plus importantes Le premier paragraphe, le chap (ou chapeau) prsente le message essentiel qui servira de fil conducteur. Il comporte 2 ou 3 lignes, et doit donner envie de rentrer dans linformation. Il rsume les points importants du communiqu en rpondant (en fonction du contexte) 4 questions : qui ? quoi ? quand ? o ? c) Le corps du communiqu prcise linformation Ensuite, linformation est complte en quelques paragraphes. Ils la justifient et montrent son intrt en dveloppant linformation par ordre dimportance en rpondant galement aux questions comment ? et pourquoi ? Les paragraphes peuvent tre spars par des intertitres qui soulignent les ides principales et permettent au journaliste de balayer rapidement le communiqu. Une citation de lmetteur, un extrait dinterview ou encore lavis dun expert peuvent illustrer et souligner linformation. Les informations pratiques sont dtailles en fin de communiqu : adresse dun vnement, prix et disponibilit dun produit, numro vert ... Puis, un rappel des points cls de lmetteur ou des socits cites sous forme dun propos de ou boilerplate permet de conclure le texte et de situer le contexte de linformation.

Le style :
Le style doit tre simple, direct et neutre, sans superlatifs. Les phrases sont courtes, le ton informatif. Les Le respect de la grammaire et de lorthographe est un point trs important. Il ne faut donc pas hsiter faire relire et corriger le texte avant sa diffusion. Le langage utilis doit tre simple et accessible, les jargons sont viter car ils compliquent la comprhension du message.

Les illustrations :
Il est possible de joindre des visuels au communiqu reprsentant lobjet du communiqu, les lgendes seront prcises. Attention au format des fichiers joints dans le cas de lenvoi par mail.

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Validation
Une fois le communiqu rdig, il doit tre formellement valid par lmetteur avant dtre diffus.

Diffusion
Le communiqu peut alors tre envoy aux journalistes concerns par cette information.

La date denvoi
La date denvoi est importante et doit tenir compte de plusieurs points : La date de linformation, de lvnement dont il est question, le communiqu doit tre transmis ni trop tt, ni trop tard par rapport cette actualit En cas dinformation sous embargo , les consignes lies sa diffusion doivent tre clairement prcises Les dates de bouclage des supports sollicits, en fonction de leur parution : quotidienne, hebdomadaire, mensuellesont connatre, La date de la confrence de rdaction des supports choisis. Cest au cours de celle-ci que sont choisis les thmes qui seront dvelopps dans les ditions suivantes, Les dlais dacheminements du courrier en cas denvoi papier

Le format denvoi
Les communiqus sont le plus souvent envoys par mail. Mais les journalistes tant trs sollicits, il faut respecter certaines rgles denvois, notamment en attachant de limportance au format des fichiers. La solution la plus simple est dinsrer le communiqu directement dans le corps du mail En cas de fichier attach, il faut alors sassurer quil est enregistr dans un format dcodable par la plupart des logiciels courants. Ex : format .rtf au lieu de .doc (Word), ou format PDF, Pour les illustrations, il est conseill de ne joindre que des images en 72 dpi, et de proposer les fichiers en haute rsolution en tlchargement via des liens vers le site de lmetteur. Il est aussi primordial dannoncer clairement lobjet du mail dans lintitul qui doit tre informatif.

Le fichier denvoi
En fonction du domaine dactivit, du type dmetteur, la base de donnes utilise pour lenvoi des communiqus doit tre suivi et mise jour rgulirement de faon adresser les bons messages aux bonnes personnes.

La publication
Un communiqu peut galement tre mis en ligne sur des sites spcialiss qui sont consults par des journalistes.

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La relance
Une fois le communiqu transmis, la relance nest pas ngliger. Faut-il la faire par mail ou par tlphone ? Cela dpend de la relation entretenue avec les journalistes. Dans les deux cas, elle permet daugmenter la visibilit de linformation. Il sagit donc de contacter chaque journaliste, de sassurer quil a bien reu le document, et de lui proposer des complments dinformation ou des illustrations supplmentaires. Il est important de sassurer que linformation lintresse afin de pouvoir en mettre en avant les points cls. Le contact tlphonique participe la bonne relation quil est important dtablir avec les journalistes.

valuation
valuer une action de communication permet de lamliorer. Dans le cas du communiqu, analyser ses retombes permet de reprer les points pouvant tre reconsidrs lors du communiqu suivant. Lefficacit dun communiqu se mesure partir du nombre darticles valorisants parus, de la participation une manifestation ou du degr de satisfaction des participants. Les tudes de lvolution de la notorit ou de limage de lmetteur en sont aussi des indicateurs. En fonction des rsultats obtenus, il est donc important de se questionner sur les cibles denvois, sur la pertinence du contenu, sur largumentation propose, sur la priode denvoi.

En rsum
Le communiqu de presse est un outil qui permet de dlivrer une information brute, prcise et dactualit auprs des journalistes. Sa rdaction et son exploitation suivent des rgles simples, son valuation permet den amliorer lefficacit.

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Collection en pratique
La collection en pratique a pour objet de prciser la porte des diffrents outils de communication crite, ainsi que leurs composants et mthodes de mise en oeuvre. Conus par les rdacteurs de Mmo Technique, ces documents sappuient notre exprience et notre rflexion. Lcrit est une composante essentielle de la communication dentreprise en particulier dans les secteurs technologiques innovants. Les entreprises se doivent dexposer et dexpliquer inlassablement, leurs ides, leurs concepts et leurs stratgies. Face une sophistication croissante des approches, des solutions et des technologies dveloppes par ces entreprises, le march, cest--dire les clients, les prospects mais aussi les analystes et les journalistes, sont souvent circonspects voire mfiants. Le besoin dexpliquer, de dtailler, de documenter est ainsi de plus en plus pressant, et lcrit loutil de communication le plus prcis et le plus efficace. La lecture des ouvrages de la collection en pratique vous aidera choisir judicieusement les outils de votre communication crite et les mettre en oeuvre avec efficacit.

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