: Processus Achat

Des dlgations dautorisations dengagements de dpenses sont elles mises en place au sein de la socit ? Des dlgations de pouvoirs en place pour engager des dpenses sont-elles mises en place au sein de la socit ? Existe-t-il un formulaire spcifique dautorisation dengagement de dpenses au sein de la socit ? Le principe de sparation des tches est t il respecter ? Une procdure dachat a t elle t mise en place ? Lefficacit de la procdure dengagements et de commandes dachats est-elle mesure ? Lensemble des achats au sein de la socit est-il centralis et gr par des employs spcialiss (i. e. les acheteurs) ? Les dpenses sont elles bien suivies ? La Direction Gnrale donne-t-elle son appui au Service Achats ou aux personnes responsables des achats pour sensibiliser et orienter les employs vers des bonnes pratiques dachats ? Les responsables achats ou employs chargs des achats ont-ils une vision claire et globale des diffrents types de dpenses au sein de la socit (lments stocks, non stocks, achats immobiliss, etc.) ? La socit a-t-elle dfini des objectifs quantifiables pour le service achats ou les employs chargs des achats ? Ces objectifs sont-ils ralistes ? Les responsables achats ou les employs chargs des achats sont-ils motivs avec des bonus sur des objectifs atteindre ? Le Dpartement Achats ou les employs chargs des achats ont-ils des outils de suivi performants pour quantifier la ralisation des objectifs ?

Dfinition des besoins Elments stocks :

La dfinition des besoins dachat est-elle base sur des informations fiables ? La dfinition des besoins est-elle effectue avec la participation du Dpartement Planning ou du service effectuant le planning ? La quantit minimum commander a-t-elle t prise en compte lors de la dfinition des besoins ? Le temps de transport ou lead-time a-t-il t pris en compte lors de la dfinition des besoins ? Le principe de stock de scurit a-t-il t pris en compte lors de la dfinition des besoins ? La dfinition des besoins a-t-elle t effectue en sappuyant sur un cahier des charges clair et dtaill ? Les acheteurs ou employs responsables des achats travaillent-ils en concertation troite avec les utilisateurs/ demandeurs tout au long du processus achat ?

Mise en concurrence

Des mises en concurrence sont-elles effectues rgulirement pour des achats significatifs (au-del dun certain montant) ? Des nouveaux fournisseurs sont-ils rgulirement inclus dans les appels doffre ? En cas dachats rcurrents, des ngociations annuelles sont-elles ralises ? Les acheteurs ou employs responsables des achats sont ils suffisamment forms pour raliser la phase de ngociation avec succs ? Les fournisseurs sont-ils valus a minima annuellement afin dincorporer le rsultat de lvaluation lors des futurs appels doffres ?

Slection des fournisseurs

La slection dun fournisseur prend-elle en considration les prix et les conditions commerciales (conditions de paiement) et dlai de livraison ? La socit fait elle une visite annuelle de ses principaux fournisseurs ? La slection dun fournisseur prend-elle en compte sa sant financire ? Le choix dun fournisseur prend-il en considration le niveau de dpendance du fournisseur avec la socit cliente ? Lorsquil sagit de contrats trs importants, une clause daudit aux frais du fournisseur est-elle prvue ? Des actions sont-elles prises immdiatement vis--vis des fournisseurs dfaillants ou mauvaises prestations ? Existe-t-il une liste formalise de fournisseurs interdits ?

Les bons de commandes

Le bon de commande est-il mis par le responsable achats ou les employs chargs des achats ? Le bon de commande a-t-il un numro squentiel ? Le bon de commande fait-il mention de la quantit, prix unitaire et valeur ? Les bons de commandes sont-ils archivs physiquement et incluent-ils entre autres : bon de commande, information sur lappel doffres, critres pour la slection du fournisseur, etc. ? Une copie du bon de commande est-elle transmise au Service Comptable ? Les biens reus sont-ils systmatiquement rapprochs du bon de commande La livraison partielle est elle possible

En cas dcart entre le bon de commande dachat et la livraison existe-il une procdure spcifique pour grer une telle situation Les factures sont-elles transmises au Service Comptable ds leur rception Un cachet avec la date de rception est-il systmatiquement appos sur la facture aprs leur rception Une facture originale est-elle identifie comme telle avec la mention facture originale ou similaire ds sa rception Les factures de dpenses sont-elles comptabilises en utilisant systmatiquement des comptes de tiers La facture originale est-elle systmatiquement utilise lors de lenregistrement comptable Les avances payes aux fournisseurs, le cas chant, sont-elles suivies et prises en compte par le Service Comptable (Service Comptabilit Fournisseurs) lors du traitement administratif du paiement de la facture