COPIA DE SEGURIDAD (BACK UP)

CERTIFICACIN ISO 9001:2008 CERTIFICACIN OHSAS 18001:2007 CERTIFICACIN ISO 14001:2004

Objetivo:
Asegurar la Informacin Electrnica de la Empresa

Responsabilidades:
Tcnico Informtico, encargado de verificar la realizacin de las copias de seguridad contenido en el servidor de archivos.
Colaborador, responsable de guardar y trabajar la informacin dentro del servidor de archivos de la organizacin.

RESPONSABILIDAD DE EQUIPOS INFORMTICOS / TELFONOS MVILES PRO.GGE.013

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
www.iccgsa.com

CERTIFICACIN ISO 9001:2008 CERTIFICACIN OHSAS 18001:2007 CERTIFICACIN ISO 14001:2004

Objetivo:
Establecer responsabilidad por los equipos asignados por ICCGSA con fines laborales.

Definiciones:
Telfono Mvil: rpc , rpm, nextel. Equipos informticos: laptop, impresora, escner, desktop, cmara, tablet, disco duro externo, etc . Depreciacin: Laptop o Desktop 36 meses.

Responsables:
Gerencia y/o Director, responsable de solicitar las herramientas de trabajo de los colaboradores. Responsable de Plataforma y Soporte, responsable de llevar el control de las asignaciones de equipos. Definir el tipo, marca y modelo que se asignar a excepcin de los telfonos mviles cuyo encargado es logstica.

Descripcin
Cambio de equipos para usuarios establecidos: Equipo deteriorado o perdido Equipo depreciado (36 meses de uso) Necesidad de mejorar la performance de procesamiento

 Nuevos colaboradores, asignacin a travs de una solicitud de la gerencia o jefatura del rea a la que pertenece junto con la aprobacin de RRHH establecido en Control de equipos informticos y telfonos celulares al ingreso, durante y salida del personal

En caso de cambio de equipo asignado, el colaborador solicita y la decisin la toma el Responsable de Plataforma y Soporte y el jefe directo. Los equipos informticos asignados a los usuarios y mantenimientos sern controlados por el tcnico informtico. Los telfonos mviles asignados a los usuarios sern controlados y administrados por el rea de logstica y soportados por Sistemas.

Reposicin por robo, asalto o prdida de los equipos asignados:

Informar la ocurrencia del siniestro, lugar, da, hora y circunstancias del hecho a travs de un correo electrnico al Responsable de Plataforma y Soporte, al Jefe Inmediato y al Gerente del rea adjuntando el formato Robo/Extravo de equipos informticos y una copia de la denuncia.

Laptop: Dentro o fuera de las instalaciones

Colaborador pagar el 50% del valor residual para el 1 evento y subsiguientes 100%.

La exoneracin se podr dar con la nica aprobacin del Gerente de Logstica, en caso ICCGSA asuma el 100% ser cargado al CC del rea afectada.

Valor Residual:
Valor de compra de Laptop laptop (#mes de robo)/36* Valor de

Telfonos Mviles:
El colaborador deber subsiguientes 100%. pagar 50% en primer evento,

CONTROL DE EQUIPOS INFORMTICOS Y TELFONOS CELULARES AL INGRESO, DURANTE Y SALIDA DEL PERSONAL

PRO.GGE.012

CERTIFICACIN ISO 9001:2008 CERTIFICACIN OHSAS 18001:2007 CERTIFICACIN ISO 14001:2004

Objetivo:
Tener un control de los ingresos, movimientos y salidas del de ICCGSA. personal

Responsabilidad:
Responsable de reclutamiento y seleccin, responsable de dar la informacin de los ingresos de personal de ICCGSA.
Jefe de Administracin de personal, responsable de dar la informacin de los movimientos y salidas del personal de ICCGSA. Responsable de Plataforma y Soporte, responsable de llevar el control de los equipos informticos del personal de ICCGSA.

Descripcin Ingreso del colaborador:

El jefe o Responsable del rea solicitante llena La solicitud de accesos, equipos y licencias especificando que software y tipo de configuraciones requiere el nuevo usuario; junto con la solicitud del personal y lo enva al Responsable de Reclutamiento y Seleccin. Culminado el proceso de seleccin, el Responsable de Reclutamiento y Seleccin llena la Solicitud de accesos, equipos y licencias con los datos del nuevo ingresante y lo enva al Responsable de Plataforma y Soporte. Responsable de Plataforma y Soporte verifica stock tanto de equipos informticos y licencias. En caso de no tener stock solicita la compra a la gerencia solicitante a travs de un correo electrnico y con la aprobacin de la gerencia se ejecuta la compra.

 En caso tenga stock de equipo informtico o licencia, se la asigna al colaborador y deriva el equipamiento al tcnico informtico para la preparacin respectiva.

Movimientos del colaborador:

El jefe de administracin de Personal, informar el traslado de los colaboradores que cuenten con equipos informticos y/o telfonos mviles, mediante un reporte de manera quincenal, este reporte ser enviado al Responsable de Plataforma y Soporte y al Asistente de logstica. El responsable de Plataforma y Soporte, ingresa a su control interno y cambia la localidad con el fin de tener un inventario actualizado.

Salida del colaborador:

El Jefe de Administracin de Personal, enva la informacin de la desvinculacin definitiva de un colaborador por correo electrnico al Responsable de Plataforma y Soporte, Jefe de Sistemas, Jefe de Compras, Jefe de SSMA, Jefe de Capacitacin y Desarrollo / Responsable de RRHH, Ingeniero de Equipos, con copia al Jefe directo o responsable del colaborador implicado. El Jefe de Administracin de Personal / Responsable de RRHH en proyectos entrega la Salida de Personal al colaborador para ser firmado por el responsable de cada rea, con el fin de dar conformidad de devolucin o pendiente de las reas involucradas.

USO DE INTERNET DIR.GGE.003

CERTIFICACIN ISO 9001:2008 CERTIFICACIN OHSAS 18001:2007 CERTIFICACIN ISO 14001:2004

Objetivo:
Definicin de una directiva destinada a reducir los riesgos asociados con el uso de Internet, mejorar la productividad.

Descripcin:
El colaborador no deber usar Internet para acceder, procesar o almacenar ningn tipo de material, ni descargar software que implique riesgo en los sistemas de la empresa. No se podr ingresar a pginas web de categora prohibida. La mensajera instantnea interna se habilitar para todos los usuarios de la empresa y la mensajera instantnea externa nicamente para los que tengan aprobacin de sus respectivas gerencias.

 El acceso a redes sociales y mensajera instantnea externa se habilitar en obras en horarios fuera de oficina segn lo establezca la Gerencia General.

Categoras de Navegacin Prohibidas:

Contenido adulto. Consumo de ancho de banda (radio y tv por internet, almacenamiento en discos duros virtuales, video online) Drogas. Entretenimiento (servicio de descarga de audio, juegos online). Tecnologa de la Informacin (Web hosting, hacking). Militar y extremista. Compras por internet. Otros a juicio de la empresa.

DIRECTIVA DE CORREO ELECTRONICO CORPORATIVO Y EXTERNO DIR.GGE.002

CERTIFICACIN ISO 9001:2008 CERTIFICACIN OHSAS 18001:2007 CERTIFICACIN ISO 14001:2004

Objetivo:
Definicin de una directiva destinada a eliminar o reducir los riesgos asociados con el correo electrnico, mejorar la productividad, reducir el riesgo de juicios y problemas de responsabilidad.

Descripcin:
El responsable de RRHH deber solicitar la creacin de cuenta de correo en caso el usuario (trabajador) lo requiera. Todo usuario deber cambiar su contrasea por primera vez con apoyo del Tcnico Informtico.

Los usuarios debern incluir su firma electrnica segn formato preestablecido Uso del logo y diseo de documentos.

Normativas de uso:
El usuario no deber utilizar el correo electrnico para enviar comunicaciones con intensin de difamar u ofender, tambin estn prohibidos mensajes, comentarios, caricaturas o chistes de carcter sexual, racial o de otro tipo que puedan ser considerados como hostigamiento o falta de respeto hacia otras personas.
Se prohben comunicaciones tipo cadenas, pornografa, venta de productos o servicios que no sean los que la empresa ofrece, promocin a actividades que no sean patrocinadas por la empresa y mensajes de ndole poltico o religioso. El usuario no deber suscribirse a listas de email que no estn relacionadas con los negocios ni tampoco aprobados por ICCGSA.

 El usuario no deber proporcionar a terceros va correo electrnico informacin almacenada en el sistema de la empresa que se considere reservada.
El usuario no deber facilitar y ofrecer acceso a la cuenta de correo electrnico a personas no autorizadas, la cuenta de correo es personal e intransferible. No deber habilitar en la cuenta de correo, cuentas ajenas a la empresa.

Uso correcto del correo electrnico:

Tamao mximo de almacenamiento 700MB.
El correo externo no estar bloqueado, su uso debe ser medido sin poner en riesgo el desempeo o labores asignadas al usuario. El usuario no deber enviar copias CC a ms personas que las estrictamente requeridas. El usuario deber cerciorarse que sus mensajes sean corteses, profesionales y de estilo comercial.

Extensiones bloqueadas: VBS, SND, MP3, MPG, MOV, AVI entre otros.
El usuario deber prestar atencin al recibir un email externo con archivos adjuntos ya que pueden contener virus.

 El usuario debera revisar y borrar peridicamente todo email innecesario para ahorrar recursos. Cada usuario de email es responsable de la gestin de sus mensajes electrnicos. El usuario debe cuidar la informacin enviada. Se recomienda enviar los documentos de forma que no pueda ser modificada, manteniendo as la legitimidad del contenido. Capacidad mxima de envo 10MB.