DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA:

Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos.

Cumple por tanto dos funciones:

Por un lado es un instrumento de constatacin que permite comprobar el desarrollo de una actuacin administrativa y por otro es un instrumento de comunicacin, ya que los documentos administrativo permiten la traslacin del contenido de los actos a otros rganos o unidades de la Administracin (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurdicas pblicas y privadas o personas jurdicas naturales.

CARACTERSTICAS:

Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes: Producen efectos frente a terceros o en el mbito de la propia Administracin. Son emitidos por un rgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones. Su emisin es vlida.

LA CARTA: Una carta es un medio de comunicacin escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). Normalmente, el nombre y la direccin del destinatario aparecen en el enfrente del sobre, y el nombre y la direccin del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos). Existen cartas sin remitente, en las que no est lista o anotada la direccin de quien enva la carta, bien por olvido o por omisin consciente del remitente. La carta puede ser un texto diferente para cada ocasin, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, slo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo. ESTILOS DE CARTA: El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

Formal, Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de mbito profesional, laboral, institucional...etc. Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan. Familiar: Que podra ser un derivado de la anterior, con la nica diferencia de que sta es especficamente para familiares. Muy formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Adems, al momento de colocar a quin se dirige la carta debe ponerse: Seor/Seora (su cargo. Ej.: Directora de la institucin).

PARTES DE UNA CARTA: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Lugar y fecha Tratamiento y nombre de la persona a quien se escribe Residencia del destinatario Vocativo o expresin de cario Cuerpo o asunto de la misiva Conclusin o despedida Nombre y firma

Despus de la despedida y firma podemos darnos cuenta que hemos omitido algo, entonces mediante los llamados "posdata" o "posscritum" siendo las abreviaturas: (PD. o PS), se escribir al pie de lo que uno se ha olvidado.

EL MEMORANDO:

Es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna advertencia, da rdenes y tambin rememora hechos que se deben tener en cuenta. Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo. Se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memorando, para lo segundo.

REA DE DIFUSIN: El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa. Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel.

PARTES DEL MEMORANDO: El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y pos firma "con copia" Pie de pgina.

Y las siguientes complementarias:

Membrete Nombre del ao Referencia

Sello Anexo

Redaccin del texto El texto del memorando comprende dos secciones: Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redaccin del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "srvase..." "Srvase comunicar a esta direccin el record de... " Existen muchas frmulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redaccin del texto con las formulas: "srvase..." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente: "Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..." Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: "Por el presente..." "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..." "Me dirijo a Ud. ..." "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... " Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. CLASES Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple MEMORANDO SIMPLE Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Caractersticas Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. MEMORANDO MLTIPLE Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios. Caractersticas Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen como el nombre de "memorando circular".

SOLICITUD:

Por lo general, una solicitud es un documento escrito que va dirigido a un organismo pblico o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una reclamacin con la exposicin de los motivos en los que se basan .la mayor parte de los organismos pblicos disponen de impresos destinatarios a este fin. Se debe preguntar por su existencia y, si no los hay, se puede hacer la instancia por uno mismo. CARACTERSTICAS:

La solicitud, en cuanto a los aspectos formales, responden a las mismas directrices que la carta de presentacin, pero se suele dejar un margen izquierdo de, aproximadamente, la tercera parte del ancho del papel, para facilitar que la persona que ha de estudiar la instancia pueda hacer las anotaciones marginales que considere oportunas. A) ENCABEZAMIENTO: Consta de los datos personales de quien firma la solicitud: nombre y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio, telfono y datos opcionales (profesin, centro de trabajo, etc.)

B) EXPOSICON DE MOTIVOS: Se debe describir las circunstancias y las causa que motivan la solicitud, de manera sistemtica y esquemtica, se deben exponer todos los datos de forma argumentada y citar las disposiciones legales en que este basada la solicitud. Se inicia con la palabra expongo, seguida de dos puntos y, normalmente, se termina con la expresin por ello. Si es el caso, se har referencia a la documentacin aportada con frmulas del tipo .lo que acredito con la documentacin anexa , seguida de la relacin de documentos incorporados a la solicitud. El tratamiento personal del emisor puede ser en primera persona (YO), en tercera persona u el receptor, la segunda persona del plural(OS) o bien una formula impersonal.

C) PETICIN O EXPOSICIN DE LA SOLICITUD: Se comienza con la palabra solcito, seguida de dos puntos .Si esta palabra va seguida de una oracin con un verbo conjugado, se debe introducir antes la conjuncin que. Por ejemplo, SOLICITO: que sea concedido.

D) LA DESPEDIDA DEBE INDICAR: Fecha: lugar, da mes y ao. Firma de quien presenta la instancia Nombre del organismo, institucin, unidad o autoridad a quien se dirige la instancia, estos nombres deben ir escritos en maysculas.

EL INFORME:

Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de inters La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere tiles para esclarecer para solucionar problemas. El informe tiene carcter de declaracin jurada, quiere decir que la persona que informe debe informa la verdad de lo contrario podr ser sancionado administrativo y penalmente. Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extensin variable, pudiendo abarca incluso varias pginas. As mismo puede ser elaborado y firmado por ms de una persona e ir acompaada de cuadros, fotografas, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resmenes, disquete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la informacin que se proporciona. El informe es utilizado por trabajadores del sector pblico y privado y se redacta en papel A4.

REA DE DIFUCIN: El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin u empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel.

PARTES DEL INFORME:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Lugar y remitente N de informe Remitente Destinatario Motivo Cuerpo Conclusin Despedida Firma

CLASES: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en PNP los divide en administrativos y policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente, lo clasificamos en ordinario, extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que observa en su redaccin y regularidad que se presentan: INFORME ORDINARIO: Usos: Lo usa los que desempea cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin sobre el avance de periodos determinados en las que se ejecuta dichas acciones. Adems constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su informacin debe ser fra, objetiva e imparcial. Caractersticas:

Es regular y rgido. Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros. Su remisin es obligatoria. Por lo general es enumerado. La mayora lleva ttulo y es enviado con oficio o memorando de remisin. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la informacin que reporta.

INFORME EXTRAORDINARIO Usos: El informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los responsables o miembros de comisiones (tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.

Caractersticas

Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para su remisin y normas rgidas para su redaccin. Los miembros extraordinarios se envan:

A pedido de la autoridad, cuando sea necesario comunicar sobre el avance o culminacin de una tarea encomendada, haya o no peticin de la superioridad, y si se presentan casos imprevistos de inters. Pueden ser numerados o no. La numeracin de los informes extraordinarios e obligatorios solo si el remitente desempea cargo administrativos. Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisin. No llevan ttulo.

INFORME TCNICO

Usos: El informe tcnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutadas en el cumplimiento de la emisin. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta acciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones.

Caractersticas:

El cdigo lleva "informe tcnico" como nombre de documento. Uso obligatoriamente "referencia" Es numerado El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.

LA DECLARACIN JURADA:

Es un documento por medio del cual una persona declara como verdadero-bajo responsabilidad-aspectos relacionados con su condicin personal, laboral, etc. Usos: Se presenta como documento sustitutorio, gracias a la ley de simplificacin administrativa, vale decir que puede reemplazar a los certificados. En casos especficos, los postulantes vacantes de trabajo la presentan para sostener que no adeudan a la institucin que no tienen parentesco con la autoridad.

Caractersticas:

Este documento es elaborado por la misma persona interesada, quien a veces tienen la necesidad de contar con el asesoramiento personal especializado, por ejemplo: cuando tiene que declarar ante la sunat. La declaracin se redacta en hoja A-4 Y A-5 .algunas instituciones, para facilitar el trabajo de los declarantes y obtener informacin precisa, disean formularios especializados, que se les entrega para que efecten su declaracin.

Partes: 1. Ttulo, nombre de declaracin jurada 2. Identificacin declarante (nombres, apellidos, domicilio y su documento de identidad) 3. Texto 4. Lugar y fecha 5. Firma y pos firma del declarante

OFICIO: Es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer comunicacin entre las instituciones estatales y particulares. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. Su finalidad Informar, Invitar, Pedir, Remitir. rea de Difusin El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y Nivel Interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una entidad o institucin. Partes de un Oficio 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Membrete: Nombre de la institucin. Lugar y fecha Nmero del oficio Datos del destinatario: Tratamiento o cargo Vocativo Asunto Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo, sencillo y se evitara el tuteo. 8. Despedida 9. Firma y cargo del que remite el oficio Y los complementarios:

Nombre del ao ( obligatorio nicamente en los casos de circulacin externa) Referencia Anexo

CERTIFICADO:

Es un documento que contiene la informacin o acreditacin de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide. Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe, o que es as en la realidad y los hechos. Cualquier certificacin que falte a la verdad constituye delito, y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro pas. El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por ejemplo, se expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institucin educativa, certificado de trabajo, por los servicios prestados, certificado de salud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona, certificado de orfandad, despus de haberse comprobado la situacin de desamparo en que se encuentra un menor de edad, etc. El certificado se emplea tanto en la administracin pblica como privada, y se expide a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de la ley. Este documento se otorga en papel A4, membretado, o en formularios especiales diseados para cada tipo de certificado. Facultad para solicitar certificados Tienen facultad para pedir la expedicin de certificados: Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatacin de un hecho Las personas naturales capaces mayores de 18 aos, o sus representantes legales, que tienen o prueban tener legtimo inters material o moral sobre el hecho cuya certificacin solicitan. Las autoridades polticas, judiciales y militares competentes, y el superior jerrquico. Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad, en forma directa, sobre asuntos de su competencia. PARTES DEL CERTIFICADO:

Membrete Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento. La palabra "certifica" Texto Lugar y fecha Firma, pos firma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el subalterno) Pie de pgina