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CONTENIDO
I. GENERALIDADES
Presentacin Objetivos Base Legal Alcance del Manual
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I. GENERALIDADES
PRESENTACIN
El Manual de Organizacin y Funciones del Consejo Nacional del Colegio de Ingenieros del Per, que a continuacin se presenta, es el documento de gestin institucional que por su contenido y caractersticas es un documento normativo que detalla las funciones especificas de la organizacin, vale decir al nivel de puestos de trabajo. A fin de asegurar que el Consejo Nacional del CIP cuente con un documento operativo, consistente, gil en el que se encuentren claramente definidos las funciones especificas, acciones, tareas y responsabilidades tcnico administrativa, de sus funcionarios directivos y servidores; la Administracin conduce la formulacin del Manual de Organizacin y Funciones; para cuyo efecto se cont con el aporte de los directivos y del personal de las diferentes reas de la organizacin. El Manual de Organizacin y Funciones por naturaleza debe mantener estricta coherencia con El Estatuto y el Reglamento, por lo cual, recoge adems, los procedimientos y exigencias de la normatividad de los diferentes sistemas administrativos. En forma peridica se debe revisar y evaluar la vigencia del Manual de Organizacin y Funciones, dejando abierta la posibilidad de su modificacin permanente. Dicho ajuste ser realizado con mayor acierto, si cuenta con el aporte de los directos responsables de cada rea involucrada, contando as con un documento de gestin vigente que contribuya en forma real y efectiva al logro de la misin institucional.
OBJETIVOS
Determinar las funciones que deben cumplir los rganos del CIP. Establecer las funciones que debe desempear el personal, as como sus responsabilidades y ubicacin en la jerarqua dentro del CIP.
BASE LEGAL
Constituye la Base Legal los siguientes dispositivos: Estatuto del Colegio de Ingenieros del Per. Reglamento del Colegio de Ingenieros del Per.
t) u) v) w) x)
y)
Realizar los estudios necesarios para asegurar la vigencia del derecho consagrado en el inciso b) del Art. 3.15; Valuar y actualizar permanentemente el marges de los bienes patrimoniales asignados al Consejo Nacional; Aprobar el manual de Organizacin y Funciones de sus dependencias administrativas; Supervisar y fiscalizar los rganos de nivel nacional y a los institutos; Representar al CIP en las personas jurdicas que promueven o en las que participe. En este ltimo caso, realizar la contribucin o aportacin, segn corresponda; Todas las dems atribuciones que le seale el presente Estatuto y las que no estn expresamente reservados a otros rganos o al Congreso Nacional.
Entidad:
CUADRO PARA ASIGNACIN DE PERSONAL COLEGIO DE INGENIEROS DEL PER - CONSEJO NACIONAL
TOTAL NECESARIO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 SITUACIN DEL CARGO P S/P 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 -
I. DENOMINACIN DEL RGANO: DECANATO NACIONAL CARGOS CLASIFICADOS CARGOS N ESTRUCTURALES NOMENCLATURA 01 02 03 04 05 06 Secretaria de Decanato Asesora Legal (Externo) Asistente Legal Coordinador de rea Instituto Plan Per Asistente Administrativo Instituto Plan Per Coordinador de IPYDE
07 Coordinadora de Eventos 08 Asesora de Prensa (Externo) 09 Asistente de Prensa TOTAL UNIDAD ORGNICA I. DENOMINACIN DEL RGANO: VICE DECANATO NACIONAL CARGOS CLASIFICADOS CARGOS N ESTRUCTURALES NOMENCLATURA 10 Secretaria de Vice Decanato 11 Asistente del Instituto de Servicios Sociales TOTAL UNIDAD ORGNICA II. DENOMINACIN DEL RGANO: SECRETARA GENERAL CARGOS CLASIFICADOS CARGOS N ESTRUCTURALES NOMENCLATURA 12 Gerente Gerencia 13 Jefe de Administracin Administracin 14 Secretaria de Secretara General 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Asistente Administrativa de Sec. Gral. Coordinador del IEPI Asistente de Administracin Secretaria de Control Documentario Secretaria de Comisiones Coordinador de Registro Asistente de Registro I Asistente de Registro II Asistente de Registro III Coordinador de Logstica Asistente de Logstica y Almacn Mensajero
TOTAL NECESARIO 1 1 2
TOTAL NECESARIO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 3 1 1 1 23
27 Operadores de Mantenimiento 28 Personal de Vigilancia 29 Coordinadora de Informtica 30 Analista Programador de Sistemas 31 Web Mster y Soporte Tcnico TOTAL UNIDAD ORGNICA II. DENOMINACIN DEL RGANO: TESORERA CARGOS CLASIFICADOS N NOMENCLATURA 32 Secretaria de Tesorera 33 Contador General 34 Asistente de Contabilidad I 35 Asistente de Contabilidad II TOTAL UNIDAD ORGNICA
CARGOS ESTRUCTURALES
TOTAL NECESARIO 1 1 1 1 4
Brindar los servicios secretariales a Decanato y apoyar a la Directiva del Consejo Nacional en tareas especficas.
a) Coordinar los aspectos de organizacin y programacin de actividades que el Decano Nacional le encomiende. b) Preparar y ordenar la documentacin para las reuniones del Consejo Directivo. c) Redactar el Borrador del Acta de las Sesiones del Congreso Nacional de Consejos Departamentales. d) Redactar, tomar dictado, registrar y despachar los documentos propios del Decano. e) Recibir, registrar, clasificar, sistematizar y tramitar la documentacin y correspondencia interna y externa de la Oficina de Decanato. f) Redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones impartidas. g) Organizar, controlar y mantener actualizado el archivo de documentacin de la Oficina del Decanato, clasificndolos por asuntos y dependencias. h) Atender llamadas telefnicas, concertar citas, recibir y enviar documentos va Internet, fax o mensajera, atender a las visitas, recibir solicitudes de audiencia y preparar la agenda respectiva. i) Mantener la existencia de tiles del Decano. j) Apoyar a la Directiva del Consejo Nacional de Consejos Departamentales. k) Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
Formacin y experiencia:
a. Asesorar e informar oportunamente sobre asuntos jurdicos legales al Consejo Directivo y dems rganos del Consejo Nacional en los aspectos de su competencia, incluyendo los aspectos estatutarios y reglamentarios que rigen el funcionamiento de tales rganos, y la elaboracin, de los estudios, informes y otros documentos que le soliciten dichos rganos y sus implicancias en el desarrollo de las funciones del Consejo Nacional. b. Formular, coordinar y evaluar los criterios legales para los planes y proyectos de desarrollo del Consejo Nacional del CIP. c. Formular y coordinar los aspectos legales con los diversos rganos institucionales y en concordancia con los lineamientos de poltica del Consejo Directivo. d. Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de inters para la gestin institucional que se publiquen, debiendo absolver las consultas correspondientes. e. Formular, coordinar, controlar, y evaluar el Plan Operativo Institucional del Consejo Nacional en coordinacin con los diversos rganos institucionales y en concordancia con los lineamientos de poltica del Consejo Directivo del CN CIP.
f. g.
h.
i. j. k. l. m. n. o.
p.
q. r. s. t.
u. v.
Coordinar y ejecutar acciones de apoyo a la gestin del Consejo Directivo en las reuniones de la misma y en los Congresos Nacionales de Consejos Departamentales. Coordinar la implementacin de los acuerdos y disposiciones dados por el Consejo directivo o por el CNCD formulando el proyecto del Plan de actividades de la Asesora, as como controlar y evaluar su ejecucin, en concordancia con los lineamientos de poltica del Consejo Directivo y las disposiciones legales vigentes. Programar, organizar, conducir, controlar y evaluar las acciones inherentes a los procesos administrativos, asegurando la disponibilidad oportuna de informacin para la toma de decisiones del Consejo Directivo del CN CIP. Prestar asesora y asistencia legal para el funcionamiento, desarrollo y mantenimiento del Consejo Nacional del CIP. Estudiar o informar expedientes de carcter tcnico legal. Formular y/o revisar anteproyectos de dispositivos legales, directivas y otros documentos, concordados con la normatividad vigente. Absolver consultas y orientar a los colegiados y directivos en aspectos legales. Interpretar y resumir dispositivos legales de carcter general. Estudiar e informar sobre proyectos de convenios, contratos y similares. Redactar y/o visar todo tipo de contratos, convenios y otro tipo de documentos que requiera la institucin dndole conformidad desde el punto de vista legal. Asesorar y elaborar documentos legales en procesos de contratacin de bienes, servicios, obras y consultoras, trmites de transferencias de inmuebles. Representar al CN-CIP en procesos y procedimientos como apoderado judicial en diligencias judiciales para respaldar los intereses del Consejo Nacional del Colegio de Ingenieros del Per. Sustanciar procesos laborales, civiles, penales y administrativos de la Institucin, asumiendo defensa cuando el caso lo amerita. Atender los requerimientos fiscales. Puede corresponderle intervenir en la solucin de litigios que son de competencia del Colegio de Ingenieros del Per. Conformacin en Comisiones cuando se requiere del criterio jurdico. Participar en las Comisiones para la elaboracin de reglamentos y otros documentos de carcter institucional. Atender los asuntos y trmites de carcter notarial y registral del Consejo Nacional y del Colegio de Ingenieros del Per. Como la inscripcin de derechos de propiedad, autora de trabajos y programas institucionales entre otros. Llevar el archivo actualizado de la legislacin vigente. Las dems funciones que le asigne el gerente o el Consejo Directivo.
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la seguridad y conservacin de los mismos. k. Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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a. Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades para la formulacin de estudios y proyectos, programas y planes estratgicos, eventos, cursos y talleres. b. Prestar asistencia a todos los rganos del IPP-CIP as como velar por el desarrollo y mantenimiento y otros aspectos de su competencia. c. Asistir en el estudio e informe mensual del IPP-CIP, directivas y otros documentos, concordados con la normatividad vigente. d. Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentacin de la Oficina, a travs del sistema de Trmite Documentario, as como cautelar y mantener actualizado el archivo correspondiente. e. Preparar el despacho de la documentacin para atencin y/o respuesta, efectuando seguimiento correspondiente. f. Efectuar la recopilacin de antecedentes para la atencin de consultas. g. Atender, efectuar llamadas telefnicas, as como mantener actualizada la agenda mensual, concertando reuniones y/o citas programadas de las Comisiones, Directivos y afines al IPP-CIP. h. Redactar documentos de acuerdo a instrucciones, as como digitar textos encargados. i. Efectuar requerimientos, controlar y distribuir el stock de tiles de oficina, cautelando la seguridad y conservacin de los mismos.
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j.
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a. Prestar asistencia a todos los rganos del IPP-CIP as como velar por el desarrollo y mantenimiento y otros aspectos de su competencia. b. Asistir en el estudio e informe mensual del IPP-CIP, directivas y otros documentos, concordados con la normatividad vigente. c. Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentacin de la Oficina, a travs del sistema de Trmite Documentario, as como cautelar y mantener actualizado el archivo correspondiente. d. Preparar el despacho de la documentacin para atencin y/o respuesta, efectuando seguimiento correspondiente. e. Efectuar la recopilacin de antecedentes para la atencin de consultas. f. Atender, efectuar llamadas telefnicas, as como mantener actualizada la agenda mensual, concertando reuniones y/o citas programadas de las Comisiones, Directivos y afines al IPP-CIP. g. Redactar documentos de acuerdo a instrucciones, as como digitar textos encargados. h. Efectuar requerimientos, controlar y distribuir el stock de tiles de oficina, cautelando la seguridad y conservacin de los mismos. i. Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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a. Prestar asistencia a todos los rganos del IPyDE-CIP as como velar por el desarrollo y mantenimiento y otros aspectos de su competencia. b. Asistir en el estudio e informe mensual IPyDE-CIP, directiva y otros documentos, concordados con la normatividad vigente. c. Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentacin de la Oficina, a travs del sistema de Trmite Documentario, as como cautelar y mantener actualizado el archivo correspondiente. d. Preparar el despacho de la documentacin para atencin y/o respuesta, efectuando seguimiento correspondiente. e. Efectuar la recopilacin de antecedentes para la atencin de consultas. f. Atender, efectuar llamadas telefnicas, as como mantener actualizada la agenda mensual, concertando reuniones y/o citas programadas de las Comisiones, Directivos y afines al IPyDE-CIP. g. Redactar documentos de acuerdo a instrucciones, as como digitar textos encargados. h. Efectuar requerimientos, controlar y distribuir el stock de tiles de oficina, cautelando la seguridad y conservacin de los mismos. i. Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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a) Elaborar el Plan Anual y Mensual de eventos de capacitacin a los colegiados, previa coordinacin con los Institutos IEPI, IPYDE, IPP 2040. b) Informar Mensualmente el cumplimiento del Plan Anual y Mensual de eventos de capacitacin a los colegiados, previa coordinacin con los Institutos IEPI, IPYDE, IPP 2040. c) Coordinadora General de los Eventos organizados por el CNCIP d) Coordinacin y apoyo en los Eventos realizados por otras reas del CIP. e) Apoyo en los eventos organizados por el Comit de Damas del CN-CIP. f) Recepcin y atencin de invitados especiales en eventos, reuniones, etc. g) Preparacin de invitaciones y/o programas, para los eventos del CN-CIP. h) Coordinacin, impresin, distribucin, etc. de las invitaciones. i) Coordinacin con la Oficina de Informtica para la publicacin, difusin va mail de avisos de los eventos. j) Informacin general a los colegiados CNCIP. k) Actualizacin de datos de los colegiados. l) Actualizacin de la Base de Datos General Instituciones. m) Funciones administrativas. n) Apoyo general. o) Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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a) Elaborar el Plan Anual y Mensual de las actividades del Plan Operativo de marketing e imagen del CIP-CN a realizar. b) Informar Mensualmente el Avance del cumplimiento del Plan Operativo de marketing e imagen del CIP-CN. c) Realizar la difusin a travs de notas de prensa, revistas, reportajes, entrevistas, etc., de la labor de la institucin. d) Elaborar mensualmente el boletn electrnico de la institucin. e) Programar, dirigir y ejecutar las actividades de comunicacin, difusin y de las relaciones institucionales orientadas a mantener o mejorar la imagen institucional. f) Coordinar y controlar la preparacin de material informativo diverso para su difusin. g) Asistir a actos oficiales para cubrir informacin. h) Proyectar una imagen positiva de la Institucin. i) Supervisar que las diversas vitrinas de la Institucin contengan informacin pertinente y actualizada. j) Leer, seleccionar y recortar notas y artculos de diarios de inters de la Institucin k) Redactar sntesis de notas e informativos de prensa.
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a) Cumplir el Plan Operativo Anual y Mensual de Marketing e Imagen del CIP-CN. b) Informar Mensualmente el Avance del cumplimiento del Plan Operativo de
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a) Efectivizar las decisiones y acuerdos del Consejo Directivo del CIP y los requerimientos del futuro inmediato y a largo plazo. b) Fijar objetivos, de acuerdo a los acuerdos y decisiones tomadas por los directivos del CIP. c) Desarrollar proyectos relativos al mejoramiento de la institucin. d) Derivar metas en cada una de las reas de la organizacin. e) Organizar tareas, actividades y personas; de acuerdo al Plan de Trabajo y a las prioridades de la institucin. f) Motivar y comunicar los objetivos del CIP, controlar y evaluar; g) Coordinar con las entidades externas, con la finalidad de lograr alianzas estratgicas y desarrollar actividades conjuntas. h) Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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Formacin y experiencia:
a) Contestar llamadas. b) Recepcin de documentos de Mesa de Partes. c) Derivar los documentos a las diferentes oficinas con el apoyo de la titular de secretara. d) Apoyo en hacer rdenes de compra. e) Apoyo en hacer carta de Constancia de Colegiatura. f) Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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. Coordinar todas las acciones necesarias para ejecutar los planes de Capacitacin programados por los Consejos Departamentales del Colegio de Ingenieros del Per
a) Programar, organizar, ejecutar y conducir cursos de Capacitacin para ingenieros de la Orden. b) Organizar Foros, Coloquios, Seminarios y Conferencias orientados a mejorar las capacidades de los ingenieros de la Orden. c) Realizar el proceso de bsqueda y seleccin de Consultores para la Capacitacin de los ingenieros de los Consejos Departamentales. d) Velar por el cumplimiento de las capacitaciones en los Consejos Departamentales del CIP y coadyuvar a que la gestin del IEPI sea eficiente y eficaz. e) Formular el Plan Anual de Capacitacin y llevar a cabo su ejecucin. f) Cumplir con lo dispuesto en el Estatuto del CIP, su Reglamento Interno y dems disposiciones internas establecidos. g) Elevar a la Gerencia los resultados de la Gestin de IEPI. h) Depende directamente del Comit Consultivo IEPI. i) Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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a) Mantener y controlar los documentos normativos y de gestin. b) Mantener actualizados los documentos del legajo del personal del CIP CN. c) Acercar correspondencia de administracin a las respectivas oficinas, cuando sea el caso. d) Participar en el estudio y anlisis de nuevos procedimientos y mtodos de trabajo. e) Recibir los mensajes de personas que se acerquen a la oficina en ausencia del administrador. f) Buscar solucin a cualquier problema que ocurra en las oficinas del CIP CN al trabajar con el sistema de trmite documentario en coordinacin con Informtica. g) Realizar el control documentario de la oficina de TESORERIA, por medio del sistema informtico de trmite documentario usado actualmente por las oficinas. h) Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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Brindar los servicios secretariales a las diferentes Comisiones: Electoral, Revisora de Cuentas, Comit de Damas y Tribunal de tica.
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a) Atencin de los eventos o conferencias organizados por el CIP CN y aquellos por alquiler de auditorios a instituciones externas mediante la instalacin y manejo de equipos de sonido, micrfonos, proyector multimedia, Lap top, presentaciones y software de expositores, acondicionamiento de las mesas y podios de estrados, mesas de inscripcin, vas de salidas de emergencia y coordinacin con el servicio de buffet, etc. b) Atencin del mantenimiento general de los locales del CIP en coordinacin con la Administracin y personal de limpieza, as como con el personal contratado expresamente para realizar servicios de pintura, gasfitera, electricidad, etc. c) Atender los requerimientos de compra y mantenimiento o reparacin de equipos y muebles de oficina, solicitados por el personal CIP a la administracin. d) Abastecimiento del stock estndar de suministro de tiles de oficina y materiales de limpieza para el personal del CIP. e) Elaborar y elevar a la administracin el cuadro comparativo de precios de proformas, para atender los requerimientos de compra y abastecimiento de suministros. f) Coordinar y controlar la prestacin de los servicios auxiliares que contrate la Institucin, como: seguridad, vigilancia, limpieza, jardinera, transportes, lavandera, mantenimiento y conservacin de locales e instalaciones. g) Coordinar el mantenimiento, conservacin y limpieza de los locales, jardines y reas libres de la Institucin; es responsable del buen uso de los equipos, herramientas y materiales de limpieza y jardinera. h) Llevar el registro actualizado de proveedores, solicitudes de almacn, mantenimiento, compra, stock de almacn y otros propios del rea. i) Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el jefe inmediato.
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Controlar y vigilar el acceso de ingreso y/o retiro al local de personas y objetos importantes.
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a) Proponer, implementar y supervisar normas y procedimientos para el control y registro de las operaciones contables del C.N., de conformidad con las disposiciones legales y normatividad vigente. b) Elaborar, analizar y evaluar los Estados Financieros del Consejo Nacional del CIP, as como otra informacin financiera que se requiera para la toma de decisiones. c) Cautelar el oportuno suministro de la informacin contable que requieren los rganos rectores y de control. d) Llevar la contabilidad de acuerdo al Plan de Cuentas, que permita proveer la informacin necesaria que coadyuve a la oportuna toma de decisiones. e) Ingresar la codificacin contable de las rendiciones y contabilizacin en el sistema. f) Cautelar que las cuentas contables estn debidamente sustentadas informando o tramitando oportunamente para que se realicen las acciones correctivas pertinentes. g) Controlar gastos y/o egresos presupuestales verificando la correcta aplicacin de partidas genricas y especficas. h) Mantener el control contable y fiscalizacin de los desembolsos derivados del pago de obligaciones del Consejo Nacional del CIP. i) Efectuar la conciliacin de los inventarios del activo fijo y de las existencias. j) Elaborar y firmar los Estados Financieros para presentarlos a SUNAT. k) Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el Jefe inmediato.
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a) Efectuar la revisin, ingreso y contabilizacin de las operaciones contables en los registros auxiliares y principales de contabilidad. b) Analizar las principales cuentas y efectuar conciliaciones bancarias; c) Apoyar en la elaboracin y emisin de informes y reportes sobre los Estados Financieros del Consejo Nacional DEL CIP. d) Realizar y mantener actualizado el registro de las cuentas contables correspondientes. e) Recopilar y mantener la documentacin sustentadora del movimiento contable, anlisis y regularizaciones contables. f) Apoyar en la toma de arqueos de Caja. g) Llevar el control contable a travs de los libros que exige la contabilidad. h) Formar parte del equipo que levantar el inventario fsico general de cada ejercicio fiscal. i) Elaboracin de diferentes constancias de depsito: Cts., Afp, boletas de pago. j) Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el Jefe inmediato.
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k) Efectuar la revisin, ingreso y contabilizacin de las operaciones contables en los registros auxiliares y principales de contabilidad. l) Analizar las principales cuentas y efectuar conciliaciones bancarias; m) Apoyar en la elaboracin y emisin de informes y reportes sobre los Estados Financieros del Consejo Nacional del CIP. n) Realizar y mantener actualizado el registro de las cuentas contables correspondientes. o) Recopilar y mantener la documentacin sustentadora del movimiento contable, anlisis y regularizaciones contables. p) Apoyar en la toma de arqueos de Caja. q) Llevar el control contable a travs de los libros que exige la contabilidad. r) Formar parte del equipo que levantar el inventario fsico general de cada ejercicio fiscal. s) Elaboracin de diferentes constancias de depsito: Cts., Afp, boletas de pago. t) Otras funciones inherentes al puesto, asignadas por el Jefe inmediatol.
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