UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE LOS ANDES FILIAL CUSCO FACULTAD INGENIERIA

CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA

AUTOMATIZACION DEL TRAMITE DOCUMENTARIO ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIOS PARA LA UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LOS ANDES FILIAL CUSCO

ASIGNATURA: FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS DOCENTE: ING. JAVIER MOREANO CORDOVA PRESENTADO POR: EDWIN MIJAIL ALARCON HUANACO JUAN DIEGO OPORTO VALVERDE

Cusco Per

CAPITULO I 1.- IDENTIFICACION DEL PROBLEMA El problema que se presenta en la UTEA - Filial Cusco es que el tramite documentario que se hace, se realiza sin ningn tipo de avance en lo que respecta a la sistematizacin, solamente se realiza mediante un Formato nico de Tramite (FUT) y otros. Los cuales dificultan la rapidez en cuanto a la atencin se refiere. Es as que mediante el anlisis y desarrollo del sistema se lleva consigo todo lo necesario para la optimizacin de los trmites y funcionamiento de los mismos, adems organiza adecuadamente la atencin para que no exista aglomeracin de los solicitantes. 1.2. JUSTIFICACION La investigacin es conveniente realizarla porque permitir reducir el nmero de horas hombre que se dedica al trmite documentario de la UTEA Filial Cusco y as mejore su rendimiento. El presente trabajo tiene la finalidad de desarrollar un sistema de automatizacin para tramites documentarios en la UTEA Filial Cusco para mejorar la atencin en estudiantes, docentes y personal administrativo con la finalidad de disminuir el tiempo y mejorar la atencin en los tramites documentarios que ingresa y se genera. 1.3. OBJETIVOS 1.3.1.- OBJETIVO GENERAL Implementar un sistema que ayude a la mejor distribucin de documentos que ingresan y/o se generan dentro de la Universidad.

1.3.2.- OBJETIVOS ESPECIFICOS Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos traspapelados. Ubicacin rpida de un documento en trmite o cerrado, lgica y fsicamente. Aumento en la productividad gracias a la implantacin de procesos lgicos para la atencin de la documentacin. Aumento de la efectividad por la disminucin significativa de la cantidad de actividades manuales que son las ms susceptibles de errores. Disminucin del uso de papel, reduciendo drsticamente los gastos por este concepto.

1.4.- LIMITACIONES La implementacin de software para el rea de secretaria general ms no para las otras reas de la Universidad. El personal no est capacitado para el uso del sistema a implementarse.

Las computadoras que se tiene en el rea de secretaria general son obsoletas CAPITULO II

2. MARCO TEORICO 2.1.- FUNDAMENTOS TEORICOS A continuacin se presentan los conceptos necesarios para entender el problema: UNIDAD.- rea que forma parte integrante de la institucin. Cada unidad es creada con una finalidad, por lo que tiene la responsabilidad y la capacidad de administrar eficientemente los recursos que se les asigna. ACTIVIDAD.- Cada unidad realiza una serie de actividades, las cuales deben cuantificarse. Una actividad es centro de costos en donde se registrarn todos los ingresos y egresos vinculados a la misma. DOCUMENTO FISICO.- Documento registrados dentro de la institucin. DOCUMENTO DE TRAMITE.- Es el registro en el sistema de trmite de documentos (FUT). DOCUMENTO DE REFERENCIA.- Nmero que relaciona un documento con la solicitud realizada a travs de un sistema de solicitudes. LOTE DE DOCUMENTOS.- Agrupacin de documentos de trmite, usado para el transporte de los documentos fsicos a travs de la institucin.

2.2.- ANTECEDENTES El tramite documentario que se realiza en la UTEA Filial Cusco, es de forma manual mediante FUTs (Formato nico de Tramite) y otros, haciendo con esto el proceso de bsqueda ms lenta en cuanto a atencin se refiere por ser uno de los puntos ms importantes. Por tal razn pretendemos implementar un sistema que ayude a la solucin de los problemas en referencia. 2.3.- ELABORACION DE HIPOTESIS Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos traspapelados. Aumento de la productividad gracias a la implementacin de procesos lgicos para la atencin de la documentacin. Disminucin del uso del papel, reduciendo drsticamente los gastos por este concepto.

2.4.- VARIABLES 2.4.1.- VARIABLES INDEPENDIENTES

Disminucin del tiempo promedio en el trmite. Aumento en la productividad. Disminucin del papel.

2.4.2.- VARIABLES DEPENDIENTES Eliminacin de tareas repetitivas. Automatizacin de procesos lgicos. Estandarizacin de la documentacin emitida.

CAPITULO III 3. METODOLOGIA 3.1. DISEO DE TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION CUESTIONARIO 1) Se ha implantado algn sistema de Administracin de trmite documentario en la UTEA Filial Cusco? a) Si b) No c) Desconoce

Nro de Respuestas
100 50 Nro de Respuestas

0 a b c

Fuente Propia 2) De qu manera se realiza el trmite documentario en la UTEA Filial Cusco? a) Manual b) Sistematizado c) Va Web

Nro de Respuestas
100 50 0 a b c Nro de Respuestas

Fuente Propia 3) Se encuentra satisfecho con la manera que se realiza el trmite documentario en dicha institucin? a) Si b) No Por qu?

Nro de Respuestas
100 50 0 a b Nro de Respuestas

Fuente Propia 4) Cmo califica usted la manera como se realiza el trmite documentario? a) Eficiente b) Regular c) Deficiente

Nro de Respuestas
80 60 40 20 0 a b c Nro de Respuestas

Fuente Propia 5) Cunto tiempo demora hacer un trmite documentario en la UTEA Filial Cusco? a) 1 Da b) 3 Das c)1 Semana d) Otros

Nro de Respuestas
100 50 0 a b c d Nro de Respuestas

Fuente Propia 6) Cree usted que el tiempo que demora el hacer un trmite es el adecuado? a) Si b) No Por qu?

Nro de Respuestas
150 100 50 0 a b Nro de Respuestas

Fuente Propia 7) Cree Usted que la demora del trmite documentario se debe al mal manejo que se realiza en el rea Administrativa? a) Si b) No

Nro de Respuestas
100 50 0 a b Nro de Respuestas

Fuente Propia 8) Qu tipos de documentos Emite y recibe la oficina? ( ) Informes ( ) Memorndum

( ) Oficios ( ) FUT ( ) Otros: ... .. ..

Nro de Respuestas
80 60 40 20 0 a b c d e Nro de Respuestas

Fuente Propia 9) Qu datos apunta cuando registra un Documento? ( ) Nmero de expediente ( ) Fecha ( ) Tipo de documento ( ) Numero de documento ( ) Remitente ( ) Destinatario ( ) Asunto ( ) Otros: ... .

Nro de Respuestas
150 100 50 0 a b c d e f g h Nro de Respuestas

Fuente Propia 10) Encuentra usted tedioso el presentar documentos en dos locales distintos? a) Si b) No

Nro de Respuestas
100 50 0 a b Nro de Respuestas

Fuente Propia 11) Cree usted que la Universidad debera implementar de un sistema para el trmite documentario? a) Si b) No Por qu?

Nro de Respuestas
100 50 0 a b Nro de Respuestas

Fuente Propia 12) Cree usted que con la implementacin de un sistema de trmite documentario, se agilizar este proceso? a) Si b) No

Nro de Respuestas
100 50 Nro de Respuestas

0 a b

Fuente Propia

3.2. POBLACION Y MUESTRA 3.2.1. POBLACION Siendo el tamao de la poblacin bastante amplia, la poblacin son todos los documentos que procesa la mesa de partes (secretaria) de la UTEA Filial Cusco. El tamao de la poblacin es aproximadamente 90 documentos por mes. 3.2.2. MUESTRA Se realizarn encuestas a las secretarias porque ellas son las que llevan el control de los trmites documentarios que ingresan diariamente a la UTEA Filial Cusco, y a los usuarios, porque gestionan trmites documentarios. Por tanto se realizar una encuesta orientada a recoger informacin vinculada a los problemas que surgen por el uso del sistema tradicional de trmites documentarios. Asimismo se enfocar principalmente en la manera en como la informacin ser organizada y estructurada.
100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 abc abc ab abc abcd ab ab abcde abcde f gh ab ab ab 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Series1

Fuente Propia 3.3. TECNICAS DE ANALISIS UML: Desarrollar un modelo para un sistema de software previo a su construccin es fundamental. Un buen modelo es esencial para la comunicacin de equipos en el proyecto y para asegurar una buena arquitectura. Unified Modeling Language (UML) es una respuesta a tal necesidad, ofreciendo un lenguaje visual utilizado para la especificacin, construccin y documentacin de sistemas orientados a objetos o buscados en componentes. 3.4. INDICE ANALITICO TENTATIVO DEL PROYECTO

CAPITULO IV 4. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 4.1. RECURSOS HUMANOS Para el presente proyecto se contara con un el siguiente personal: 1 analista 1 programador 1 personal de encuesta 1 tcnico en redes

Analista.- Es la persona encargada de hacer toda la parte logstica del proyecto. Se encargara de hacer todo el anlisis del proyecto. Programador.- Es la persona encargada de hacer el software para la institucin. Su trabajo se basara en el trabajo realizado por el analista. Personal de Encuesta.- Es la persona encargada de realizar las encuestas al personal administrativo y a los usuarios, para la recoleccin de informacin que despus el analista usara para la elaboracin de proyecto. Tcnico en Redes.- es la persona encargada de hacer las conexiones de red para las oficinas que usaran el software que el programador har.

4.2. PRESUPUESTOS 4.2.1. FACTIBILIDAD OPERATIVA Personal: Los que nos ayudaran a motivar, aumentar, desplegar y retener el talento necesario para mejorar el desarrollo del software. Participantes: PROFESIONALES: Analista, programador, Personal de Encuesta y un Tcnico en redes, quienes proporcionan sus capacidades tcnicas para el desarrollo del proyecto. USUARIOS: Vienen a ser todas las personas que realicen los trmites documentarios.

En cuanto a informacin, control y su eficacia se tiene como objetivo trabajar mutuamente con los usuarios, secretaria y el rea Administrativa, para que ellos vayan describiendo cules sern los requerimientos en el sistema y de esta manera desarrollar un sistema en donde se tendr la completa satisfaccin de los que lo van a utilizar.

CAAPACITACION

4.2.2. FACTIBILIDAD TECNICA La UTEA Filial Cusco, est en la posibilidad de adquirir el software para el mantenimiento de este sistema. En cuanto a la seguridad de los datos, la capacidad del gestor de bases de datos Microsoft Sql Server Express 2010, permite la administracin de usuarios a travs de claves personales. La institucin cuenta con los equipos necesarios para el funcionamiento del sistema; por lo tanto el sistema es tcnicamente viable para su funcionamiento y aprovechamiento de los procesos que realizar el sistema. CANTIDAD 4.2.3. FACTIBILIDAD ECONOMICA El anlisis de costos es la valoracin de la justificacin econmica de un proyecto de sistema basado en computador. El anlisis coste / beneficios determina los costes para el desarrollo del proyecto y los pondera con los beneficios posibles (Cuantificable directamente en dinero) y beneficios intangibles del sistema. El Sistema de Trmite documentario tiene los costes asociados con el desarrollo de un sistema basado en computadora adecuado y son: Costos de Produccin Titulo grafico MANO DE OBRA DIRECTA ANALISTA PROGRAMADOR TOTAL Fuente grafico MANO DE OBRA INDIRECTA ANALISTAS PROGRAMADORES PERSONAL DE ENCUESTAS TECNICOS DIGITADORES TECNICO EN REDES PERSONAL ESTADISTICO TOTAL MATERIALES MATERIAL DE OFICINA TOTAL S/. (Mensual) 1000.00 1000.00 240.00 300.00 350.00 450.00 3340.00 S/. (Mensual) 300.00 300.00 S/. (Mensual) 1500.00 1500.00 3000.00

COSTOS DE LOS INSUMOS ENERGIA ELECTRICA TOTAL

S/. (Mensual) 150.00 150.00

Costos Administrativos Director del Proyecto (mensual) Costos del Proyecto Mano de obra directa Mano de obra indirecta Costo Primo Director del Proyecto Coste Parcial Materiales Costo de insumos Costo Total del proyecto S/. 3000.00 S/. 3340.00 S/. 2740.00 S/. 3000.00 S/. 3740.00 S/. 300.00 S/. 150.00 S/. 16270.00 S/. 3000.00

4.3 CRONOGRAMA

CAPITULO V 5. DESARROLLO DEL SISTEMA 5.1. FASE DE INICIO 5.1.1. MODELADO DE NEGOCIO Para realizar el anlisis de este sistema se ha optado por seguir las recomendaciones definidas por UML (Unified Modeling Language o Lenguaje Unificado de Modelado). Este modelo dispone de multitud de diagramas que ayudan a comprender la complejidad del futuro sistema, permitindonos plasmar en un lenguaje estndar aquellas funcionalidades, requisitos y dems caractersticas que hemos detectado en el sistema. Aunque UML define una gran cantidad de diagramas para representar los distintos aspectos del desarrollo de la aplicacin, en nuestro caso nos hemos centrado en dos tipos de diagramas: el diagrama de clases y el diagrama de casos de usos. 5.1.1.1. IDENTIFICACION DE ACTORES Usuario Administrativo rea Administrativa

5.1.1.2. IDENTIFICACION DE CASOS DE USO a) Atencin de documentos

b) Registro de Documentos

c) Consulta

5.1.1.3. DIAGRAMA GENERAL DE CASOS DE USO DEL NEGOCIO

5.1.1.4. DESCRIPCION DE LOS CASOS DE USO DEL NEGOCIO

Atencin de Documentos NOMBRE : Administrativo, rea de destino AUTOR : 27/11/2013 FECHA : DESCRIPCION : Una vez que el Documento este en rea Administrativa se revisa el contenido y dependiendo del contenido puede rechazarlo o derivarlo al rea de destino. ACTORES : Administrativo, rea de destino PRECONDICIONES : El documento debe ser registrado en secretaria con un nmero de mesa de parte y derivado a la oficina o rea correspondiente.
FLUJO NORMAL : 1. rea Administrativa revisa el documento. 2. Si desaprueba el documento no seguir el trmite, caso contrario se derivara al rea correspondiente.

FLUJO ALTERNATIVO : POSCONDICIONES : El documento no debe ser rechazado por el rea administrativa para que pueda seguir el trmite correspondiente REGLAS DEL NEGOCIO : El documento debe estar buen redactado para que siga su trmite correspondiente de lo contrario ser rechazado.

NOMBRE : AUTOR :

FECHA : DESCRIPCION : El usuario Compra un FUT (Formato nico de Tramite), lo llena y lo presenta al rea administrativa en donde ser registrado en secretaria y despus revisado por el administrador que despus derivara al rea de destino que dicta el documento. ACTORES : Usuario, Administrativo y rea de Destino PRECONDICIONES : El FUT debe tener el respectivo numero otorgado en mesa de partes para su registro y derivacin al rea de destino.
FLUJO NORMAL : 1. El usuario mediante un FUT presenta el documento. 2. Se registra el documento en secretaria (Area Administrativa) 3. El administrador revisa el documento y derivara o rechazar el documento.

Registro de Documentos Usuario, Administrativo y rea de Destino 27/11/2013

FLUJO ALTERNATIVO : Si el documento es rechazado regresara al rea de origen para rehacer el documento y ser presentado de nuevo para su trmite correspondiente POSCONDICIONES : Si el documento es rechazado deber regresar al rea de origen REGLAS DEL NEGOCIO : El documento presentado deber ser revisado y derivado a su rea de destino o rechazado y ser devuelto al rea de origen.
5.2. FASE DE ELABORACION 5.2.1. CAPTURA DE PANTALLAS INTERFAZ PRINCIPAL CONCLUSIONES En el presente proyecto se ha llegado a las siguientes conclusiones: Es necesario analizar y disear el sistema de Automatizacin para el Tramite Documentario Administrativo y de servicios para la Universidad Tecnolgica de los Andes Filial Cusco. El anlisis del sistema nos ha permitido conocer el proceso del trmite documentario de la UTEA Filial Cusco

En base a los objetivos RECOMENDACIONES Acorde a las concusiones, sugerimos lo siguiente: Frente al excesivo tiempo de duracin de procedimientos en el trmite documentario de la UTEA Filial Cusco se recomienda el uso de tecnologas de sistemas de informacin. Concientizar a los trabajadores sobre los procedimientos y tiempos mximos de duracin del trmite documentario, tal como se plantea en los documentos institucionales. Se recomienda la implementacin de un sistema de informacin para el trmite documentario debido a que este optimizara los procedimientos del trmite documentario actual.

Se recomienda usar software libre por que minimiza costos

GLOSARIO DE TERMINOS REFERENCIAS