Casos de xito de TI - Google Apps for business

I- Introduccin
Qu es Google Apps y cules son sus beneficios para mi empresa? Google Apps es un set de herramientas de comunicacin y colaboracin segura, simple, pero sumamente poderosa, usada por las ms grandes empresas del mundo, como Motorola, Jaguar, National Geographic. Esta suite de productos entregada por Google, te permite disminuir los costos de mantencin a casi cero, as como reducir costos de infraestructura y aumentar sustancialmente la productividad de tu empresa. Con Google Apps se obtiene: Direcciones de email personalizadas. Correo, calendario, documentos y mensajera instantnea en su dispositivo mvil. Acceso a la mejor solucin Anti-Spam del mundo. 99.9% de uptime garantizado por Google. Cero inversin en Software o Hardware. Los principales componentes de la suite son: Gmail para empresas 25 GB de almacenamiento por usuario, con acceso desde cualquier dispositivo mvil sin costo adicional. Google Plus

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Accede a la Red social de mayor crecimiento y dinamismo del momento con tu cuenta Google Apps. Google Talk Chat, voz sobre IP y/o a travs de video conferencia. Google Calendar Administracin de agenda, planificacin, calendarios online compartidos y sincronizacin de calendario con dispositivos mviles. Google Docs Colaboracin en tiempo real de documentos, tipo planilla de clculo, presentaciones y documentos, as como tambin almacenamiento seguro de archivos en la nube. Google Groups Listas de distribucin, correos genricos y foros de discusin. Google Sites Pginas web seguras y sin cdigo para intranets y sitios administrados por equipos. Google Mesage Security Solucin SaaS de Anti Spam, y Anti Virus. Permite evitar fuga de informacin a travs de expresiones regulares . Esta tecnologa es Postini, lder en cuadrante mgico de Gartner. Google Mesage Discovery Archiving de todo su correo por 1 (uno) o 10 (diez) aos, manteniendo de esa manera su informacin siempre protegida.

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II- Caso Corporacin GPF
Corporacin GPF obtiene un ahorro cercano a US$50.000 anuales con un nivel de satisfaccin de 89%. La empresa Corporacin GPF es una organizacin con sede en Quito y presencia en toda la Repblica del Ecuador, dedicada a ofrecer servicios corporativos, logstica, distribucin, compras, mercadeo y administracin de puntos de venta para sus cadenas de farmacias Fybeca y Sana-Sana. Con una trayectoria de 80 aos, Fybeca es la cadena de farmacias lder en Ecuador, y uno de los autoservicios de salud y cuidado personal ms grandes y modernos de Latinoamrica, dedicado a brindar a sus clientes la mxima calidad y un ptimo servicio. Por su parte, Sana-Sana es una cadena de farmacias que cuenta con ms de 400 locales en 70 ciudades de Ecuador y procura ofrecer a sus clientes una mejora continua en el servicio. En cada uno de sus locales es posible encontrar una variada oferta de artculos medicinales, productos nutricionales, artculos de higiene y belleza, y tecnologa. El desafo En agosto de 2009, Jos Eduardo Jcome, Gerente de Servicios Corporativos de Corporacin GPF, plantea la necesidad de adoptar un nuevo modelo de comunicacin y colaboracin, capaz de integrar con agilidad y dinamismo las operaciones de la organizacin que, para ese entonces, se vean limitadas por la herramienta utilizada. El problema de fondo era la escalabilidad de un modelo que no abasteca por completo las

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necesidades de todos los colaboradores. La naturaleza de las tareas y responsabilidades de cada uno era completamente distinta en todos los estratos de la organizacin y cualquier esfuerzo por acercarse hacia el modelo requerido supona la incorporacin de nuevos costos asociados al presupuesto de TI. Segn Jos Eduardo Jcome, la cuestin era cmo sustentar la decisin de cambio de un modelo tradicional y arraigado en la naturaleza de las operaciones de la organizacin, por uno nuevo y no convencional, pero que marca la tendencia en entornos vanguardistas. La solucin Nuestro primer acercamiento a Google Apps for Business se dio luego de analizar los resultados de un estudio que realizamos comparando el modelo de comunicacin Inhouse que utilizaba la corporacin con la solucin Cloud de Google como el referente de mayor trascendencia en ese mbito, explic el funcionario. Habamos obtenido resultados concluyentes. El costo total de aprovisionamiento de servicios de nuestro modelo tradicional sumaba rubros por actualizacin de versiones y licencias, renovacin de equipos y almacenamiento, energa y enfriamiento, comunicaciones, administracin y contratos de mantenimiento, y servicios complementarios como antispam y BES, adems de la escasa capacidad que se otorgaba a cada usuario. Por su parte, Google Apps for Business se haca cargo de lo expuesto y, adems, ofreca: Docs, Servicio de Calendario y Contactos, Sitios Web, Video-Chat, Mvil, integracin de aplicaciones de terceros a travs de Google Marketplace, un espacio asignado de 25 GB por cuenta de correo y 1 GB adicional para documentos y archivos, y todo lo mencionado por 50 dlares anuales por cuenta de usuario.

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Ese costo fcilmente ubicaba a nuestra estimacin por cuenta de correo In-house en una relacin 3 a 1 con la propuesta de Google, agreg. Los resultados de este estudio respondieron a nuestro interrogante inicial y dieron paso a la implementacin de Google Apps for Business en Corporacin GPF. El proyecto de implementacin y puesta en marcha de la solucin fue llevado a cabo por un equipo de trabajo e investigacin, integrado en su momento por David Mencas, Juan Carlos Arias y Luis Espinel. Para las posteriores fases de estabilizacin, se cont con el soporte oportuno e incondicional de Soluciones Orin, empresa especializada en seguridad y tecnologas de la informacin, que ha implementado ms de 80 proyectos de este tipo en la regin, concluy. Los resultados Consultado acerca de la medicin realizada para evaluar el rendimiento y xito de la solucin, Jcome explica que los indicadores que se tuvieron en cuenta fueron el ahorro de costos y la satisfaccin de los usuarios: Se ha realizado un anlisis de costos cuyo resultado se traduce en un ahorro para la compaa de US$ 35.000 al ao en la infraestructura de 7 servidores, US$ 9.000 al ao en servicio antispam, US$ 72 por usuario por ao en licencias de Lotus Notes y US$ 7.200 al ao en costos indirectos. En resumen, con Google Apps for Business, hemos obtenido herramientas colaborativas funcionales que, adems, nos han permitido alcanzar un ahorro anual de ms de US$ 50.000. En relacin a la satisfaccin de los usuarios, explic que Google Apps for Business cuenta con el 89,02% de satisfaccin (en el primer ao de uso), mientras que el nivel para Lotus Notes era del 66,08%.

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Sin embargo, ms all del ahorro en los costos y las mejoras en el nivel de satisfaccin de los usuarios, el Gerente de Servicios Corporativos destac que la experiencia conseguida ha permitido adems superar temores justificados, tales como la disponibilidad y confidencialidad, aspectos que fueron considerados como riesgo en la concepcin y despliegue de la solucin, pero que han sido minimizados al cabo de un ao de evaluacin. Los beneficios alcanzados nos han permitido concebir nuevos planes para trasladar servicios hacia la Nube en un futuro cercano. Actualmente, el equipo de TI de Corporacin GPF realiza pruebas de este tipo de servicios con proveedores de Colombia, Per y Estados Unidos".

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