COMO PLANIFICAR, EDITAR Y DISTRIBUIR UN BOLETÍN

ELECTRÓNICO: HERRAMIENTA PARA CREAR Y ADMINISTRAR

COMUNIDADES VIRTUALES

Jorge Luis Alonso G.1

Actualizado 08/08/06

RESUMEN
El boletín electrónico es una tecnología de comunicación e información que permite crear
comunidades virtuales. Es una herramienta que puede ser implementada por personas que
manejen correo electrónico, a muy bajo costo y con una gran cobertura pues se emite y
recibe prácticamente en todo el mundo. Hoy por hoy se considera como uno de los
instrumentos más eficientes y eficaces para actualizar técnicos ya que estos reciben la
información sin costo alguno y en cualquier sitio conectado a Internet. El presente
documento ofrece las pautas necesarias para elaborar correctamente un boletín electrónico.
El lector encontrará la respuesta a preguntas, tales como: qué es un boletín electrónico,
quién lo puede editar, qué hacer antes de empezar a distribuirlo, cuál es su estructura, en qué
consiste administrar una lista de suscriptores, cómo editarlo y distribuirlo y dónde
promocionarlo. Además incluye advertencias, observaciones, consejos y sugerencias para
evitar los problemas más habituales y potenciar así la colaboración de terceras partes.

Introducción

La información constituye un insumo vital y crítico en el mundo de los negocios, las

finanzas, el derecho, el entorno académico y todo sin dejar de lado la cultura, las artes
y las ciencias en general.

Hasta no hace mucho tiempo, el rol de "productor de información" estaba reservado

para empresas, corporaciones o instituciones; las únicas con la capacidad financiera
para producir contenidos y distribuirlos o comercializarlos.

Desde la aparición y difusión de Internet este contexto se ha visto fuertemente

modificado y hoy, casi cualquier persona está en condiciones de producir y distribuir
información. Una de las vías más habituales para producir y distribuir información
la constituyen los Boletines o Newsletters, publicaciones periódicas y distribuidas a
través de la red.

El principal objetivo de este documento es compartir la experiencia del autor en el

manejo de esta herramienta de comunicación. Ofrece las pautas necesarias para

1
Gestor de contenidos para sitios web. Editor del Boletín de la Papa
(http://www.redepapa.org/boletinpapa.html). Colombia 1118 (E). San Juan, Argentina. Correo electrónico:
jorgealonso@redepapa.org

1
planificar, editar, distribuir y promocionar correctamente un boletín electrónico e
incluye consejos y sugerencias que ayudan a evitar algunos de los problemas que más
se presentan durante la administración de este medio.

Qué es un boletín electrónico

El boletín electrónico es una herramienta de comunicación que permite crear,

consolidar y dinamizar comunidades virtuales2. Básicamente es un mensaje de correo
electrónico. La diferencia radica en que la información del boletín se le ofrece al lector
periódicamente y de manera organizada a través de secciones.

Las principales ventajas del boletín electrónico son (1) la gran cobertura que tiene,
pues a través de este mecanismo se llega a casi cualquier lugar del mundo, (2) el
amplio contenido que puede abarcar, ya que permite enviar información sobre
cualquier tema y (3) su bajo costo de distribución, que técnicamente es igual a 0 (el
hecho de pagar unos pesos por la cuenta de acceso a Internet y/o por el teléfono, es
despreciable a los efectos prácticos de comunicación).

Es un servicio que no debe faltar en una red electrónica de información, porque a

través del boletín electrónico se puede, no solo enviar documentación de utilidad a sus
usuarios, sino promocionar algunos de los servicios que ofrece si sitio web.

Quién lo puede editar y distribuir

El boletín electrónico puede ser manejado por cualquier persona que domine el arte de
editar textos y que conozca los aspectos técnicos que permiten distribuir y administrar
una lista de suscriptores. Si esta persona no posee habilidades equivalentes en ambos
terrenos, una de las posibles soluciones es trabajar en equipo (un escritor y un
técnico), lo que permitiría obtener lo mejor de los dos mundos.

Sea cual sea la conformación del grupo de trabajo, existen dos cualidades que siempre
deben estar presentes: voluntad y disciplina. Si estas cualidades están ausentes,
será muy difícil consolidar un boletín electrónico.

Qué hacer antes de empezar a distribuirlo

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos con el fin de asegurar un

correcto manejo del boletín:

Establecer su periodicidad

Aspecto crítico que debe dejarse en claro antes de elaborar un boletín. Depende en
gran medida del tiempo disponible para buscar información y plasmarla en un texto.

Debe tenerse en cuenta que una distribución frecuente, como sería un envío semanal,
demanda una alta carga de trabajo si realmente se quiere enviar información de
utilidad a los suscriptores. Una distribución mensual, además de relajar mucho al
grupo de trabajo, no permite ese habitual contacto con los suscriptores, tan necesario
para lograr el éxito en esta clase de iniciativas. Por todo lo anterior, es aconsejable

2
Las comunidades virtuales son un grupo de organizaciones y personas que se reúnen para encontrar aliad@s,
intercambiar experiencias, interactuar con personas expertas, publicar documentos y localizar información
fácilmente.

2
distribuir el boletín cada quince días, porque, por un lado, el equipo de trabajo
dispone de tiempo suficiente para preparar el material, y por el otro, no se satura de
información a los usuarios.

Una vez establecida la frecuencia de entrega, ésta debe cumplirse durante toda la
vida del boletín, porque buena parte de la credibilidad y aceptación por parte de los
suscriptores se basará en este aspecto.

Identificar fuentes de información

Disponer de información actualizada sobre el tema central es un aspecto de vital

importancia durante la edición de un boletín electrónico. Existe una herramienta que
será de mucha utilidad para elaborar su contenido: Internet.

La red mundial de redes es una fuente inagotable de información. Sin embargo,

aunque se dispone en la actualidad de una gran variedad de buscadores, no siempre
es fácil encontrar información de utilidad y el editor debe armarse de mucha paciencia
si quiere ir identificando, poco a poco, las páginas web que en un futuro le
proporcionarán buena parte del contenido del boletín.

Una estrategia que permite al editor estar siempre informado y no requiere de mayor
esfuerzo es suscribirse a todos los boletines electrónicos relacionados con el tema
central. Es una fuente que constantemente ofrece información para incluir en el
boletín.

Preparar los primeros números

Mientras se adquiere la habilidad necesaria para disponer siempre de material con el

cual elaborar el boletín, es recomendable preparar los primeros tres números antes de
realizar su lanzamiento oficial. Esto permite poner a punto el trabajo realizado,
identificar las mejores fuentes de información y ganar tiempo para elaborar los futuros
números.

Cuál es su estructura

Los siguientes son algunos de los elementos que no deben faltar en un boletín
electrónico:

Nombre o título

Debe estar directamente relacionado con el tema central del boletín y dar claridad
sobre el tema que se va a tratar.

ISSN

La sigla ISSN y sus ocho dígitos ofrecen una identificación única y universal a las
publicaciones periódicas. La base de datos de estos registros se encuentra en el Centro
Internacional de ISSN de Paris. Este número debe ser solicitado a la entidad habilitada
en cada país para tal fin.

Volumen, número y fecha de distribución

3
Es muy aconsejable numerar cada una de las emisiones del boletín y fecharlos
adecuadamente.

Editorial

El editorial es una parte fundamental del boletín porque le permite al editor

comunicarse en primera persona con el lector. Se utiliza para comentarle alguna
noticia o informarle el contenido del número y los servicios que se incluyeron o que
están por incluirse. Es recomendable firmarlo adecuadamente (nombre y dirección
electrónica) porque el lector siempre debe saber a quien dirigirse si desea hacer algún
comentario, sugerencia o crítica del servicio.

Promoción de servicios

Cada una de las entregas debe aprovecharse para incluir uno o máximo dos mensajes
de promoción de servicios. La razón es muy simple: si Ud. recibe periódicamente
información de utilidad, va a confiar y creer en la organización que la produce. Esto
significa que muy seguramente utilizará los servicios que le están ofreciendo. Y aquí
aparece otra gran ventaja de los boletines electrónicos: son una poderosa
herramienta de marketing.

Un ejemplo de estos mensajes de promoción es el siguiente:

<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<Mensaje>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
Adquiera ya el CD-ROM con el contenido INTEGRO de algunas de las
mejores páginas web con información actualizada sobre el cultivo
de la papa. Una mayor información sobre este servicio la
encontrará en http://redepapa.org/cd.html
<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<Mensaje>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

Contenido

Elemento de gran importancia porque la calidad de la información allí ofrecida es clave

para posicionar el boletín electrónico. Debe incluir documentación novedosa que
actualice, prepare y forme al lector, y no ser una simple regurgitación del sitio web.

Los mecanismos para ofrecer la información varían de acuerdo a los objetivos de cada
editor. Algunas de las modalidades más utilizadas son las siguientes:

Selección de sitios web. Es una sección que el usuario agradece porque

entiende que el editor le dice: yo no dispongo de esta información pero la busqué y se la
estoy ofreciendo. Existen dos mecanismos para conseguir este material: realizando
personalmente la selección o “echándole mano” a las selecciones ya
establecidas3. Ambos mecanismos deben utilizarse con regularidad si se quiere
disponer siempre de información actualizada.
Artículos. La publicación de artículos (o del hipervínculo a ellos) provee a los
suscriptores información actualizada sobre el tema central del boletín. Si van a

3
En Internet existen selecciones de páginas web sobre casi cualquier tema. Una vez localizadas, el editor
dispondrá de material por mucho tiempo. Por ejemplo, en http://www.potatonews.com/directory/directory.asp
se encuentra una selección de los mejores y más completos sitios web sobre la papa. Esta fuente de
información sería de gran utilidad para un boletín relacionado con este cultivo.

4
 ser traducidos por el editor, este debe asegurarse que el texto exprese realmente
lo que quiso decir su autor; si no es posible esto, es mejor abstenerse de
publicarlos.

Entrevistas. Una de las mejores maneras de extraerle el conocimiento a las

personas es a través de las entrevistas. Utilizando preguntas y respuestas
cortas, el técnico o productor le facilita al editor un material invaluable para
incluir en las diferentes entregas de su boletín4.

Capítulos de libros. Publicar uno de los capítulos de un libro, no solo es una

alternativa para ofrecerle información a los usuarios sino que es un magnifico
mecanismo para promocionar documentos de calidad.

Noticias. Esta sección podría incluir, por ejemplo, las noticias que sobre el tema
central del boletín se publican diariamente en los diarios5.

Cursos por entregas. Si el boletín es emitido por un establecimiento educativo.

Espacio para los usuarios. La publicación de respuestas a consultas y

solicitudes de información de los suscriptores puede llegar a ser un material de
mucha utilidad para los lectores.

Algunas recomendaciones, antes de seguir adelante:

Siempre colocar la fuente de dónde se tomó la información. Esta costumbre le

evitará “dolores de cabeza” al editor y se utilizará como un reconocimiento del
trabajo de los demás.

No incluir material de relleno por el simple compromiso de cumplir con una

periodicidad establecida. El editor debe tomarse todo el tiempo necesario para
identificar el contenido que mayor información le va a aportar a los
suscriptores.

Los artículos deben ser originales o por lo menos que ofrezcan información
que el suscriptor no consigue en todas partes.

Derechos de autor

Texto en el cual el propietario del boletín restringe o aprueba el uso que se le ha de

dar a la información allí contenida.

Información sobre suscripciones

4
El tener que “pensar” las preguntas de una entrevista supone un mínimo conocimiento del tema por parte del
editor. Esto es lo ideal. Sin embargo, no es una condición sine qua non para llevarla a buen término. Una
táctica que generalmente da buenos resultados es pedirle a la persona (con grabadora en mano) que “hable”
todo lo que quiera sobre el tema que mejor domine. La edición de lo grabado permite “construir” preguntas y
respuestas que posteriormente, al ser debidamente corregidas por esta persona, se le pueden ofrecer en forma
de entrevista a los suscriptores.
5
Google (http://www.google.com) ofrece un servicio de alerta a través del cual envía, gratuitamente y con la
frecuencia deseada, las últimas noticias sobre cualquier tema, publicadas en los diarios del mundo.

5
El usuario debe saber en todo momento, no solo el mecanismo para suscribirse al
boletín, sino la forma de “darse de baja” del servicio.

Cómo editarlo

Un texto fácil de entender, que se adapte a todas las plataformas disponibles, sin
errores de ortografía y que sea agradable a la vista, son algunos requisitos de un buen
boletín electrónico.

Redacción

El editor debe velar para que el texto incluido en el boletín sea entendido por todos sus
lectores. Para lograrlo es necesario utilizar párrafos e ideas cortas, un lenguaje
accesible a todos los públicos y darle un correcto uso a comas y puntos.

La siguiente información, tomada del curso Boletines Electrónicos6, ofrece algunos consejos
que deben tomarse en cuenta al momento de redactar:

• La gente no tiene tiempo para asimilar tanta información. Por tanto, comunique en el menor tiempo posible
utilice párrafos cortos y emplee las ayudas visuales que su formato le permita.

• Vaya al grano, la gente busca información ágil, utilice párrafos cortos, listas con puntos destacados. No diga
algo en cinco palabras si puede decirlo en cuatro.

• Describa una idea por párrafo

• Escriba con entusiasmo, cautive al usuario

• Utilice lenguaje sencillo. No términos difíciles de entender por gente no experta (sí su boletín no es para
especialistas)

• Su formato por más sencillo o elaborado que sea debe ser agradable a la vista.

• Sea selectivo con el uso de mayúsculas, las cuales se encuentran destinadas para resaltar. NO ABUSE DE LAS
MAYUSCULAS, NO GRITE.

• La gente rara vez lee frente a una pantalla palabra por palabra sino que repasa la información saltando en lo que
le atrae. Por tanto, establecer puntos de interés facilitan la lectura, siempre encabece sus artículos con títulos y
subtítulos.

• El lector muchas veces requiere más información: incluya links, enlaces, direcciones electrónicas de contacto,
etc.

Ortografía

Un aspecto que da muy mala imagen del editor (y por lo tanto de la institución que
emite el boletín) es un texto con errores de ortografía. Es indispensable revisarlo una y
otra vez antes de distribuirlo. El corrector de ortografía de Word (spell check) es una
herramienta muy útil en estos casos.

Formato

6
Escrito por Diana Andrade (2003) - http://listas.ecuanex.net.ec/pipermail/e-boletin/2003-June/date.html#13

6
Los formatos que se utilizan actualmente para distribuir boletines electrónicos son el
formato de texto y el formato HTML:

El formato de texto asegura que todos los usuarios puedan leer el texto, ya que todos
los programas de correo electrónico lo visualizan correctamente. Por otro lado, el
archivo que se envía “no pesa demasiado”. Su principal desventaja radica en que no
puede incluir imágenes, colores ni diferentes tipos de letras.

Aunque todos los programas de correo electrónico leen el formato texto, no todos
están configurados de igual forma. Por lo tanto, en aras de obtener uniformidad en los
mensajes, es conveniente tomarse el tiempo de "formatearlos" mediante el uso de salto
forzado de líneas cada 65-70 caracteres. Esto garantiza que todos los lectores vean el mensaje
de la misma manera.

Cuál es la diferencia entre un texto formateado y uno que no lo está?

Texto formateado Texto no formateado

Es muy difícil destruir los huevos, ya que
están bastante protegidos en el interior de las
pajitas. La única manera podría ser
eliminando a los adultos para que no pongan
los huevos. Esto se puede lograr recogiendo
adultos durante la noche o utilizando
trampas para capturar adultos.
Verdad que es mucho más cómodo leer el texto formateado?
Es muy difícil destruir los huevos, ya
que están bastante
protegidos en el interior de las pajitas. La
única
manera podría
ser eliminando a
los adultos para que no
pongan los huevos. Esto se puede lograr
recogiendo adultos durante la noche o
utilizando trampas para capturar adultos.

El HTML7 es el formato que se impuso definitivamente y que permite presentar la

información como si fuera una página web. Su principal ventaja radica en poder incluir
diferentes tipos y colores de letra, así como imágenes que complementan la
información ofrecida. Sin embargo, aunque son más atractivos que los boletines
editados en formato de texto, pueden ocupar un mayor espacio de memoria y tardar
mucho más en transmitirse, si no son elaborados cuidadosamente. Esto reviste
especial importancia si se conoce (o supone) que los destinatarios carecen de
versiones actualizadas de programas de correo electrónico o tienen conexiones lentas
a Internet. Por ejemplo, no es lo mismo editar un boletín en HTML para amantes de la
informática (supuestamente tienen las últimas versiones de los programas) que editar
uno, en el mismo formato para productores, estudiantes o técnicos. En este orden de
ideas, el editor tendrá que decidir si ofrece su boletín en formato texto, HTML o ambos
formatos8.

7
Lenguaje que se utiliza para diseñar las páginas de la web.
8
La decisión de utilizar formato HTML o texto no debe ser tomada por el editor sino por sus suscriptores.
Porque? Porque son, al final de cuentas, los usuarios del servicio. Un mecanismo para conocer esta
información es realizar una encuesta entre ellos. Bravenet (http://www.bravenet.com) ofrece un servicio
gratuito llamado Mini Polls, que puede adecuarse sin mayores conocimiento de sitios web y que permite
recoger, en forma ágil y efectiva, la opinión de los usuarios.

7
Con el fin de explicar de un modo visual las anteriores diferencias, se ofrecen a
continuación las versiones de texto y HTML de un mismo boletín:

Versión de texto: http://redepapa.org/texto.txt

Versión HTML: http://redepapa.org/boletincientouno.html

Antes de distribuirlo…

Existe una regla que el editor siempre debe tener en mente: no distribuir el boletín sin
revisarlo una y otra vez. La razón es muy simple. Después de editar varios números del
boletín, un editor puede volverse confiado y cometer errores, que aunque no graves
pueden dejar una mala impresión entre sus suscriptores.

Dependiendo del contenido y formato del boletín, los errores más comunes son los
siguientes:

Enlaces (links) a sitios web que ya no existen.

Enlaces que llevan a otra página o que por estar incompletos, no comunican a
ninguna parte. Este último error sucede a menudo en los boletines de formato
texto. Si una dirección URL es muy extensa, es posible que el enlace se
presente mitad azul y mitad negro (p. ej. http://redepapa.org/cgi-
bin/forumdisplay.cgi?action=topics&famiento+y+comercialización&num) y cuando el usuario trata
de acceder al sitio, da un mensaje de error. Cuando esto sea inevitable, el
editor debe explicarle al lector lo que va a suceder y cómo solucionar dicho
problema.

Versión HTML de boletines que no muestran correctamente el texto. Es un error

frecuente en boletines visualizados a través de Hotmail. Este servidor de correo
electrónico es muy sensible a errores HTML que normalmente no tienen
problema en otras plataformas. Cuando esto sucede se ven, por ejemplo, letras
que ocultan a otras, imágenes que no aparecen, enlaces que no responden, etc.

Errores de ortografía

Noticias que ya han sido publicadas en un número anterior.

Como distribuirlo9

Existen dos mecanismos para enviar el boletín a los suscriptores: utilizando un

programa de correo electrónico o contratando un servidor de listas.

Programa de correo electrónico

Cuando el número de suscriptores es menor de 200 se recomienda utilizar el

programa que envía y recibe sus mensajes de correo electrónico. Aunque lo anterior
supone una mayor carga de trabajo, este mecanismo le permite al editor conocer a
los suscriptores (Ver Cómo administrar una lista de suscriptores), lo que es muy apreciado por

9
Los sitios http://boletineselectronicos.com/libro/boletines/index.htm/ y http://e-zinez.com/ tienen
información complementaria sobre distribución y promoción de un boletín electrónico.

8
ellos porque saben que los mensajes son recibidos por una persona (a la cual pueden
hacerle consultas) y no por un robot.

Al utilizar esta alternativa es necesario realizar un buen manejo de las direcciones

electrónicas. Un ejemplo de cómo encabezar correctamente el mensaje (boletín) que
se va a distribuir, es el siguiente:

De: dirección que automáticamente coloca el programa

Para: nombre@institucion.org
CC: no colocar nada
CCO: nombre2@institucion.org, nombre3@institucion.org, .......etc.
Asunto: Vol 1, No. 1 (Tema que trata este número)

Nótese que en la casilla Para se coloca solamente una dirección electrónica. En la

casilla CC (con copia para) no se debe incluir ninguna porque todas aparecerán en la
pantalla del destinatario...... y si se está hablando, por ejemplo, de 200 de ellas, el
editor puede recibir una protesta de parte de los usuarios.

El resto de direcciones se colocan en la casilla CCO (con copia oculta). De esta forma,
el mensaje llega a todos los suscriptores sin que estos tengan que ver el listado total
de direcciones.

El asunto debe incluir (ojalá en ese orden) la numeración y el tema central de la

emisión. Este truco les permitirá a los usuarios identificar rápidamente los diferentes
números cuando los almacenan en su computador.

Servidor de listas

Cuando el número de suscriptores es mayor de 200 y se quiere automatizar tanto las

“altas” como las “bajas” del servicio, un recurso muy utilizado es el de los servidores
de listas. El servidor de listas es un robot que se encarga de distribuir
automáticamente el boletín a los suscriptores, a cambio de incluir su publicidad en el
email. Aunque se agiliza la distribución del boletín y la administración de sus
direcciones electrónicas, con este mecanismo se pierde ese contacto personal que tanto
les gusta a los usuarios.

Algunos de los servidores de listas que ofrecen este servicio en forma gratuita son
Topica (http://www.topica.com), eGroups (http://www.egroups.com) y Domeus
(http://www.domeus.es/), este último en castellano.

Hay que asegurarse que el servidor utilizado permita la inclusión automática de

direcciones electrónicas. Esto es muy importante cuando existe ya un listado de
direcciones electrónicas y se desea incluirlas en uno de estos servicios. Si el servidor
solo admite invitaciones, se corre el riesgo de perder suscriptores porque estas
invitaciones no siempre son contestadas o se hacen de una manera equivocada.

Cómo administrar una lista de suscriptores

La relación de los suscriptores es una información que le permite al editor conocer a

los usuarios que solicitan el servicio. Debería incluir el nombre del suscriptor, su

9
dirección electrónica10, la institución a que pertenece y el país de donde procede. Esta
información usualmente viene en el mensaje que el usuario envió para pedir el
servicio, cuando el boletín es administrado manualmente. Si no se encuentra allí, cabe
la posibilidad de preguntársela directamente al suscriptor.

El listado de suscriptores será de utilidad en la medida que sea actualizado con

regularidad11. La consolidación de la información allí contenida permite identificar de
que países hay mayor demanda por el servicio y que tipo de usuarios e instituciones
están involucradas. Esta caracterización es esencial para las evaluaciones del servicio
que se realicen periódicamente.

Antes de llegar a los 200 suscriptores, dicha información puede almacenarse en una
hoja de calculo, como Excel, y llegado el caso hasta en un documento de Word. Si el
número es mayor, lo ideal es contar con un software especializado que permite a los
usuarios inscribirse automáticamente. Este es uno de los servicios que ofrecen
generalmente los servidores de listas12.

Es suficiente la distribución de un boletín para crear una comunidad virtual?

El siguiente texto, escrito por Álvaro Mendoza V, autor del curso "7 sencillos pasos
para construir su propio boletín electrónico por suscripción voluntaria", nos ofrece una
idea muy clara sobre el tema:

“Un punto bien importante y que es error frecuente. La gente cree que por el hecho de tener un
boletín está creando comunidad. Nada más lejos de la realidad. Conozco muchos boletines en donde
el sentido de comunidad es nulo. Tal y como lo leen: nulo.

Los boletines electrónicos son tan solo una herramienta que permitirá crearla, consolidarla y
dinamizarla. No son la comunidad en sí. Por lo tanto sugiero usar contenidos interactivos,
generadores de comunidad.

Lo que diferencia a Internet y al correo electrónico de medios tradicionales como el radio, la

televisión, los periódicos o revistas es el potencial de una comunicación de doble-vía o interactividad
con los lectores. Esto es particularmente sencillo de lograr con un boletín. ¿Ven la importancia de
interactuar con sus lectores? ¿Ven el elemento de calidad que le imprime a su publicación?

• Puede establecer relaciones más cercanas y personales con sus lectores

• Puede determinar con facilidad sus preferencias, gustos, disgustos, quejas,
• reclamos, sugerencias, aportes, críticas
• Puede solicitar retroalimentación
• Puede recolectar información demográfica de su audiencia

10
Algunos mensajes no permiten ver la dirección electrónica del remitente. Un mecanismo para visualizarla,
disponible en Microsoft Outlook Express, es utilizar la opción Reenviar. Si esta alternativa no da resultado, se
debe colocar el cursor sobre el nombre del remitente (que está en color azul) y hacer clic con la tecla derecha
del ratón en Propiedades.
11
En las siguientes 24 horas al envío del boletín llegan todos los rechazos de servidor (direcciones existentes,
personas que cambiaron de dirección, mensajes que el servidor no pudo despachar). Dentro de los 7 días
posteriores llegan nuevas altas, lista de invitados, personas que se borran y gente que opina o envía
comentarios y colaboraciones.
12
Los servidores de listas (como DOMEUS) consolidan en forma automática el listado de suscriptores y se lo
ofrecen al administrador en una base de datos tipo Access. Es un servicio muy útil porque el administrador lo
puede actualizar regularmente y guardarlo en su computador para futuras evaluaciones.

10
 • Puede lograr que sean sus mismos lectores los que provean los contenidos. ¿no se le había
ocurrido?

Tan solo enumero algunas ideas:

• realización de encuestas
• solicitud de retroalimentación (feedback)
• agregar una lista de discusión
• agregar foros web interactivos
• salas de charla (chats)
• solicitar contribuciones (artículos, notas de interés, sitios web para recomendar,
• chistes, anécdotas, entrevistas)

En fin, tal y como acostumbro decir: todo se limita a su propia imaginación”.

Cómo promocionarlo

La promoción del boletín es una actividad que debe realizarse desde la distribución del
primer número. Para ello existen los siguientes mecanismos:

Buscadores. Los buscadores son robots que permanentemente están “viajando”

por la red mundial de redes atrapando sitios web e indexándolos en su base de
datos. Si el boletín electrónico tiene los números distribuidos en un sitio web, es
recomendable “darlo de alta” en los buscadores que mayor demanda tengan en
la actualidad, con el fin de agilizar el proceso de inclusión.
Listas de envío y grupos de noticias. Servicio que permite a un grupo de
usuarios discutir sobre un tema específico a través de correo electrónico y
páginas web, respectivamente13. Dar a conocer el boletín electrónico en listas y
grupos relacionados con el tema central es una manera fácil y eficiente de
conseguir suscriptores.
Correo electrónico. La firma de todos los mensajes electrónicos, que incluya un
enlace al sitio web del boletín o a la dirección electrónica a donde se suscribe,
es una manera muy efectiva de reclutar usuarios.
Casillas de suscripción. Cuando se está utilizando un servidor de listas para
distribuir el boletín, un mecanismo que da muy buenos resultados para
atrapar suscriptores es colocar (en un sitio web) una casilla de suscripción o
subscrption box, cuyo código es proporcionado por la web del servidor. Puede ver
un ejemplo en http://www.redepapa.org/boletinpapa.html
Invitación directa. El éxito de un boletín electrónico es directamente
proporcional a la cantidad de suscriptores14 y a la utilidad que le preste a la
comunidad virtual creada. Para que lo anterior sea cierto, es un requisito
indispensable que las personas soliciten voluntariamente la suscripción al
servicio; es decir, que manifiesten su deseo de recibir la información15. El

13
El documento Como administrar listas de correo y foros de discusión: espacios virtuales para
intercambio de información (http://redepapa.org/elistas.doc) ofrece una información muy completa sobre
estas herramientas.
14
Afirmación muy relativa, pues “recibirlo” no significa necesariamente “leerlo”. Sin embargo, el número de
usuarios es un indicador de la calidad de la información que estamos enviando.
15
Existe un error que muchos editores cometen y que puede dar al traste con todo el trabajo realizado. Y es
creer que todas las personas que trabajan de una u otra forma con el tema central del boletín, desean recibir
periódicamente información...... y con esta suposición empezar a enviarles la información sin su autorización.

11
 mecanismo mas aconsejable para aproximarse a los potenciales suscriptores es
enviarles un mensaje de invitación, tal como el que sigue:

Estimado Sr. ........:

La Red Electrónica de la Papa, REDEPAPA, está distribuyendo quincenalmente por correo

electrónico y en forma gratuita el Boletín de la Papa. Esta publicación ofrece información
sobre el cultivo de la papa, utilizando para ello entrevistas, artículos, noticias y selecciones
de sitios web. Los números ya distribuidos pueden consultarse en
http://redepapa.org/boletinpapa.html16 Para suscribirse al boletín debe enviar un mensaje
solicitando el servicio a jorgealonso@redepapa.org

Espero que la información sea de su utilidad.

Jorge Luis Alonso G.

Red Electrónica de la Papa, REDEPAPA
http://redepapa.org

Nótese que el mensaje lo único que hace es invitar al usuario a suscribirse al servicio;
en ningún momento da por hecho que quiere recibirlo. Si él no se suscribe, no debe
enviársele el boletín ni volverse a invitar, por lo menos durante un tiempo prudencial.

Se debe cobrar o no por su distribución

EL boletín debe ser GRATUITO. Su misión es captar clientes. Luego, si el editor se

toma el trabajo de editar el boletín, debe intentar que sea para el máximo posible de
destinatarios. Un boletín de pago será posible solamente si se suministra información
de muy alto valor. El boletín gratuito será la vía de comunicación activa con los
clientes, frente al sitio web que es una vía de comunicación pasiva. Sólo con ambas
herramientas se dispondrá de una “batería” completa para desarrollar el mejor
marketing en la red.

Lo único que consiguen con esta práctica, llamada spam o correo no solicitado, es el efecto contrario, es decir,
que no quieran saber nada del boletín.
16
Si no dispone de una página web con los números ya distribuidos, es posible contratar este servicio;
actualmente.... y uno de los mejores proveedores es Novedades en Red (http://NovedadesEnRed.com/).

12
Conclusiones y recomendaciones

El boletín electrónico es una herramienta que permite, en forma eficiente y

económica, la comunicación permanente con una comunidad virtual. Utilizando
este medio en forma integral, es posible enviar documentación actualizada,
promocionar productos y servicios e informar sobre las últimas novedades de
una página web.

Su edición y distribución puede realizarla (casi) cualquier persona con la

disciplina necesaria para buscar, reunir y distribuir información de utilidad para
otras personas. Esto quiere decir que para consolidar un boletín electrónico,
más que recursos económicos, lo que se necesita es voluntad de trabajo.

En caso de disponer de recursos económicos, estos deben utilizarse en la

consecución de información (documentos, entrevistas, etc.) y en la adquisición
de equipos para transformar esa información (escáner, grabadora, etc.). La
calidad del boletín será lo que marque el éxito o el fracaso de la iniciativa.

Es recomendable disponer de un sitio web donde incluir los diferentes números

del boletín. Esto le permitirá a los usuarios consultar la información distribuida.

Como cualquier otra actividad, la edición y distribución de un boletín electrónico

se perfecciona con el tiempo. Las fuentes de información, una vez identificadas,
suministrarán el material para alimentar los diferentes números. Sin embargo, la
búsqueda permanente de estas fuentes de información será una tarea que el
editor nunca debe abandonar.

Existen dos reglas de oro que deben cumplirse si se quiere posicionar un boletín:
respetar la frecuencia de envío establecida y responder todas y cada una de
las consultas de los suscriptores. Si no son cumplidas a cabalidad, se corre el
riesgo de perder credibilidad entre los usuarios, quedando en entredicho no solo
el nombre del editor sino el de la institución que produce la información.

Lo más complicado durante la administración de un boletín electrónico, no es

empezar su edición….. sino mantener su distribución.

Todo lo escrito en este documento…. es más fácil de hacer que de explicar y

no se necesitan muchas más habilidades que las que hoy se emplean para el
manejo de correo electrónico.

13
Referencias Consultadas

BoletinesElectrónicos.com
http://www.boletineselectronicos.com/

E-Zinez.com
http://www.e-zinez.com/handbook/index.html
The Handbook of E-Zine Publishing

Marketing-Eficaz.com
http://www.marketing-eficaz.com/
Estrategias de e-marketing, trucos e ideas para rentabilizar definitivamente tu web

Mercadoglobal.com
Herramientas de mercadeo, promoción y publicidad para su web
http://mercadeoglobal.com/

Novedadesenred.com
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