III SBA Simpsio Baiano de Arquivologia 26 a 28 de outubro de 2011 Salvador Bahia Polticas arquivsticas na Bahia e no Brasil

POLTICAS PBLICAS ARQUIVSTICAS NOS PODERES LEGISLATIVO, JUDICIRIO E EXECUTIVO FEDERAL BRASILEIRO: VERIFICAO DA EXISTNCIA DE UMA POLTICA PBLICA
Rodrigo Gonalves Calazans Graduando em Arquivologia - UnB, Integrante do Programa de Iniciao Cientfica ProIC/UnB/CnPQ, gaditarodrigo@gmail.com Kathyanne Samara Paulino Vasconcelos Graduanda em Arquivologia - UnB, kathyannesamara@gmail.com Thas Guidolini Graduada em Arquivologia, Arquivista da Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos, thaisguidolini@gmail.com
Resumo: Este trabalho tem por objetivo verificar a existncia de Polticas Pblicas Arquivsticas no mbito do Poder Legislativo, Executivo e Judicirio Federal. Metodologicamente foi realizado um levantamento nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio que corrobore para o entendimento da existncia de polticas pblicas. Pretende-se com este estudo estabelecer uma correlao entre a existncia de polticas pblicas de arquivos do Poder Legislativo, da Administrao Pblica Federal (no mbito do Executivo Federal) e do Poder Judicirio; pretende-se, tambm, levantar elementos caracterizadores de uma poltica pblica arquivstica.

INTRODUO: No ano de 2010 uma pesquisa foi realizada pelos mesmos autores do presente artigo, para verificar a existncia de uma poltica pblica arquivstica. Naquela ocasio, a pesquisa abrangeu os Poderes Legislativo e Executivo Federal. Por ocasio de sua apresentao no III Encontro de Arquivos do Poder Legislativo que ocorreu no IV Congresso Nacional de Arquivologia em Vitria ES, muitos dos que estavam presentes questionaram sobre o porqu dessa pesquisa no ter abrangido o Poder Judicirio. Os pesquisadores responderam que essa no era a intencionalidade do artigo, mas que seria muito vlido em outra oportunidade fazer levantamento de aspectos polticos dessas instituies. Em suma, o presente artigo nasce da oportunidade de apresentar um panorama do cenrio das polticas de arquivo dos rgos pblicos dos trs poderes. Para a demanda de pesquisa foram escolhidas cinco instituies do Poder Executivo, quatro instituies do Poder Judicirio e do Poder Legislativo escolheram-se o Senado Federal e a Cmara dos Deputados. No mbito do Legislativo foi excluda a presena do Tribunal de Contas da Unio TCU, devido divergncia dos entendimentos quanto a sua vinculao ao Legislativo Federal, sendo que o sitio institucional do TCU o coloca como rgo autnomo e auxiliar ao Congresso Nacional. Inicialmente ser apresentado o que os pesquisadores entendem por Polticas e Polticas Pblicas. Posteriormente sero apresentados fatores considerados essenciais para a uma anlise de Polticas Pblicas Arquivsticas assim como os resultados da pesquisa. EM BUSCA DE UMA POLTICA PBLICA Antes de adentrar no conceito de Poltica Pblica se faz necessrio mostrar a importncia do conceito de Poltica, tendo como premissa que o termo Poltica Pblica, como campo do conhecimento, nasce das Cincias Polticas e do prprio conceito de Poltica (SOUZA, 2006). De acordo com Rua: poltica consiste no conjunto de procedimentos formais e informais que expressam relaes de poder e que se destinam resoluo pacfica dos conflitos quanto a bens pblicos (RUA, 1997, p. 1). Percebe-se que o termo possui carter de classificao, ou seja, de separao hierrquica entre populao e governo, onde cabe ao governo a tomada de deciso sobre questes conflitantes sobre os bens pblicos (pertences ou ideais que interessam a sociedade). Sob essa perspectiva percebe-se, tambm, que uma poltica no necessariamente precisa de uma formalidade, muitas polticas so criadas a partir de aes no formais que tomam carter pblico, e se tornam polticas governamentais. Adentrando no conceito de Poltica Pblica, entende-se como um campo do conhecimento em que se busca compreender as aes do governo e t-las como objeto de estudo. Sendo assim, as aes do Estado no possuem carter de isolamento, ou seja, no so sistemas fechados em que no h intervenes de ambientes externos, elas so influenciadas por diversas instituies da sociedade. Desse modo as polticas pblicas so construdas a partir do embate da sociedade com o Governo. As polticas pblicas tendem, ento, a refletir em setores econmicos, geogrficos e sociais. Tambm cabe ressaltar que nem toda Poltica Pblica construda com interferncias sociais diretas, como lembra Souza (2006), o Estado possui uma autonomia relativa a qual o permite ter um espao de atuao, embora, ainda que rodeado por contextos histricos e culturais. Esse ltimo posicionamento sobre Polticas Pblicas uma possibilidade de explicao para a realidade poltica brasileira, em que polticas consideradas pblicas no levam em considerao as necessidades de determinados grupos sociais. importante ressaltar, porm, que tais aes governamentais s ganharam espao acadmico e social no momento em que as sociedades passaram por transformaes democrticas, principalmente no tocante Amrica Latina; a partir de ento, os governos

passaram a ter maiores preocupaes com seus gastos, com a transparncia desses gastos e com o desenvolvimento social de sua populao (SOUZA, 2006). Desse modo, os governantes perceberam e entraram em uma problemtica moderna que : gastos pblicos versus o desenvolvimento social da populao (SOUZA, 2006). A partir desses fatos, percebe-se a importncia do estudo das Polticas Pblicas para a conjuntura de uma sociedade que busca a igualdade e a insero de grupos sociais que foram excludos no decorrer da Histria. Dentro dessa problemtica encontra-se outra caracterstica importante de se afirmar sobre as Polticas Pblicas que :
A partir de conceitos como Estado de Direito, direitos sociais, direitos individuais; passa-se a criar sobre o Estado no somente um freio contra atividades autoritrias, mas tambm o responsabiliza a promover o bem e a proteo de direitos que pertencem tanto a sociedade quanto ao indivduo. nesse cenrio que se formula polticas pblicas como parte das atividades do Estado que visam o interesse pblico. (VASCONCELOS; GUIDOLINI; CALAZANS, 2010, p.3).

Nesse contexto o Estado novamente levado a se responsabilizar pela formulao de polticas que atendam aos anseios da sociedade. No mbito dos arquivos, o Estado Brasileiro, por meio da Lei n 8159 de 1991, instituiu o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) que tem por funo, segundo o artigo 1 do Decreto n 4.073 de 3 de janeiro de 2002, definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e exercer a funo de normatizao que visasse a gesto e a proteo dos documentos de arquivos. Essa legislao um marco para as discusses em arquivos, porm essas polticas arquivsticas ainda no foram implementadas no cenrio nacional, fato esse que nos mostra que tal legislao tem tido peso de letra morta, pois se est escrito por que no foi implementado? Uma possvel justificativa para o no cumprimento dessas polticas a falta de visibilidade dos arquivos na sociedade, fato esse que leva os arquivos a serem desprezados em polticas organizacionais. Em alguns rgos federais, visitados para a elaborao deste trabalho, muitos dos seus funcionrios no sabiam que dentro da instituio existia um arquivo. Outro aspecto a se destacar sobre o cumprimento da legislao arquivstica brasileira a falta de unificao de polticas arquivsticas por parte de cada Poder Pblico da Unio. Ao descrever quais seriam os Arquivos Federais a Lei 8.159 no pargrafo 1 do artigo 17 e nos artigos 18, 19 e 20 descrevem que:
Art. 17 1. So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Nesses artigos da lei percebe-se que os Poderes Pblicos teriam a funo de gerir e recolher os documentos de suas respectivas instituies. Desse modo, os Poderes Legislativo e Judicirio seriam responsveis por fomentar as suas prprias polticas arquivsticas, realidade ainda no verificada por parte do legislativo, segundo a pesquisa de Vasconcelos, Calazans e Guidoline (2010). Segundo os pesquisadores cada rgo age de forma autnoma no havendo uma interao entre suas polticas. Ento para o melhor entendimento sobre o que seriam Polticas Pblicas Arquvisticas e como o Conarq ainda no formulou os requisitos para a sua implementao, o melhor conceito que se adequaria para esse termo o do Professor Jos Maria Jardim:
... o conjunto de premissas, decises e aes - produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social que contemplam os diversos aspectos (administrativo, legal, cientfico, cultural, tecnolgico, etc.) relativos produo, ao uso e preservao da informao arquivstica de natureza pblica e privada (JARDIM, 2003).

Percebe-se nesse conceito que para uma Poltica Pblica Arquivstica ser consolidada necessrio que ela ocorra em favor da sociedade e que seja produzida pelo Estado e que contemple diferentes campos de formao (como o campo do Direito, da Cultura e da Tecnologia). Outra caracterstica a convergncia dessa poltica para com o uso, a preservao e a conservao da informao arquivstica. Segundo Dye (apud JARDIM, 2008, p.5), realizar anlise de Poltica descobrir o que os governos fazem, porque fazem e que diferena isto faz... a descrio e explicao das causas e conseqncias da ao do governo. Dessa forma, os resultados dessa pesquisa buscam elementos e fatores arquivsticos em que as entidades governamentais poderiam agir em prol da sociedade e da administrao. Os fatores levantados foram: o oramento, organizao administrativa, gesto documental, acesso documental e recursos humanos. Esses fatores levaram a elaborao do questionrio aplicado nas instituies. RESULTADOS Quanto organizao administrativa do rgo importante ressaltar a importncia do arquivo estar inserido no organograma da instituio. Pois dependendo da vinculao do setor arquivstico na instituio poder se perceber a sua importncia institucional. Consequentemente, pode ser observado qual a valorao do arquivo para a instituio, se os documentos esto sendo observados como fatores de construo de conhecimento, se eles so de importncia estratgica ou se so considerados como suprimentos institucionais. Segundo a amostra, percebe-se que todos os arquivos do Poder Legislativo, Judicirio esto inseridos no organograma institucional, dado esse, que nos mostra que o arquivo tem ganhado fora administrativa. Outro dado importante a ser ressaltado que todos os arquivos esto vinculados a um setor de carter documental e informacional, o que mostra a insero dos setores arquivsticos dentro do quadro das informaes institucionais, alm de ressaltar o carter informativo dos documentos.

Grfico 1 Insero do arquivo no organograma da instituio

A pesquisa, tambm, procurou verificar a participao do arquivo dentro do oramento institucional. Esse elemento toma uma importante verificao, pois o oramento prprio d ao setor arquivstico autonomia em suas tomadas de decises ao que se refere a aes pontuais e de emergncia que possam ser demandadas. De acordo com a amostra, 80% dos rgos do Poder Executivo no possuem oramento prprio destinado as suas atividades. No Poder Legislativo 50% possuem participao oramentria e no Poder Judicirio, tambm, 50% dos arquivos possuem verbas destinadas ao arquivo.

Grfico 2 Disposio de oramento prprio para o arquivo

A gesto documental foi outro elemento pesquisado nos rgos visitados. Bernades e Delatorre (2008) pontuam que um programa de gesto documental de extrema importncia, pois a partir dele a instituio pode controlar a documentao desde sua produo at sua destinao final. Dentro desse contexto de gesto documental, foram analisados quanto presena de um manual de gesto documental, pois esse instrumento sinaliza aos setores de trabalho (lugar onde so produzidos os documentos) como se deve proceder as rotinas

arquivsticas da instituio. No Poder legislativo e Judicirio, percebeu-se que 50% dos rgos pesquisados dispunham de um manual de gesto documental. Por parte Poder Executivo verifica-se que 60% possuem esse instrumento arquivstico.

Grfico 3 Disponibiliza Manual de Gesto Documental

Outra preocupao relacionada s polticas institucionais de cada rgo visitado est relacionada presena de uma Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD). Essa comisso responsvel pela: elaborao e aplicao, em suas respectivas reas de atuao, de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. (BERNARDES, DELATORRE, 2008, p. 37). Outra funo tambm creditada a essa comisso a responsabilidade de conferir amostras de documentos que vo ser eliminados, alm de criar critrios para a retirada destas amostras. A pesquisa revelou que 100% da amostra dos Poderes Legislativo e Judicirio estipularam uma Comisso Permanente de Avaliao (CPAD) e que somente 20% dos rgos do Poder Executivo no estipularam uma CPAD. Porm os rgos que no a possuem informaram que esta se encontra em fase de elaborao.

Grfico 4 Estipulao de uma Comisso Permanente de Avaliao Documental

Com base no questionrio, outros dados foram levantados destaca-se a utilizao de instrumentos arquivsticos. Os instrumentos mais citados pelos entrevistados foram a tabela de temporalidade e o plano de classificao. Ressalta-se a importncia deles para um aprimoramento desse processo, pois a combinao desses instrumentos garante a melhor gesto de documental, destaca-se, tambm, que esses instrumentos so frutos do trabalho de classificao e avaliao documental (BERNARDES, DELATORRE, 2008). Outros instrumentos foram citados como: instrumentos de pesquisa (descrio documental segundo a NOBRADE), base de dados (para controle de tramitao documental) e taxonomias. A existncia da Comisso Permanente de Acesso foi, igualmente objeto do questionrio. Como do conhecimento de todos, essa comisso tem como funo a avaliao do grau de sigilo dos documentos da instituio, restringindo, assim, o acesso a determinados documentos e determinando assim a temporalidade do sigilo documental.

Grfico 5 Estipulao de Comisso Permanente de Acesso

Constata-se, tambm, que 40% das instituies do Poder Executivo no possuem cargo de arquivista em seu quadro de trabalho. No Judicirio apenas 25% dos rgo no possuem vaga para arquivista e 50% do legisltivo no possui esse cargo no seu plano de cargos e salrios. importante ressaltar que o arquivista se torna indispensvel para a gesto da informao arquivstica. Schellemberg afirma que esse profissional o responsvel por fazer o exame e a avaliao documental com a finalidade de determinar a sua destinao final.

Grfico 6 Cargo de arquivista no quadro do rgo

CONCLUSES Por meio da pesquisa em tela, constatou-se que ainda no existe, efetivamente, uma Poltica Pblica Arquivstica implementada nos Arquivos Federais. Observou-se, igualmente, que cada rgo dos Poderes Legislativo e Judicirio realiza suas atividades de forma autnoma, no tendo assim uma poltica convergente como sugere os artigos 19 e 20 da Lei 8.159. Mesmo assim, esses poderes pblicos encontram-se em estgio avanado de consolidao de uma poltica arquivstica. Outra importante constatao no que se refere ao Poder Judicirio, que nos ltimos anos, este vem envidando esforos no sentido de implementar uma poltica arquivstica no judicirio brasileiro por meio do Conselho Nacional de Justia (CNJ) que criou o Programa Nacional de Gesto Documental e Memria do Poder Judicirio (Proname). Alguns importantes documentos j foram elaborados por esse programa como o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto de Processos e Documentos da Justia Federal (MoReq-Jus) e os Tabelas de Temporalidade de Documentos Unificadas do Poder Judicirio. Em mbito nacional, destaca-se a importncia da I Conferncia Nacional de Arquivos que acontecer em dezembro prximo. Essa conferncia tem como escopo a transferncia do Arquivo Nacional para o Ministrio da Justia (MJ). Fato esse que ganhou repercusso e gerou um movimento em prol da permanncia do Arquivo Nacional na Casa Civil. Por isso, o Ministrio da Justia props a sua realizao. Dentre os objetivos da I CNARQ destacam-se: a discusso acerca das Polticas Nacionais de Arquivo; a consolidao de propostas de polticas pblicas para os arquivos dos trs poderes e a funo e a representao do CONARQ no cenrio das polticas arquivsticas. Considera-se, tambm, que o tema muito extenso e que cabem estudos e aprofundamentos sobre diversas reas especficas desta pesquisa, assim como estudos especficos sobre cada Poder Pblico e seus agentes de fomento de poltica arquivstica. Cabe ressaltar, ainda, a importncia desses tipos de pesquisa para o cenrio das Polticas Pblicas de Informao, pois a partir desses estudos a sociedade arquivstica e seus representantes do interior dos rgos pblicos vo conhecendo a fragilidade e os pontos fortes de cada setor do Estado.

REFERNCIAS BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Disponvel em: <http://www.arquivonaiconal.conarq.gov.br> Acesso em 23 jul. 2011. ______. Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Disponvel em: <http://www.arquivonaiconal.conarq.gov.br> Acesso em 23 jul. 2011. ______. Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997. Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico. Disponvel em: <http://www.arquivonaiconal.conarq.gov.br> Acesso em 23 jul. 2011. BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATTORE, Hilda.(Coords.). Gesto Documental Aplicada. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado de So Paulo, 2008. JARDIM, Jos Maria. A Diversidade arquivstica e polticas de arquivo. PontodeAcesso. Salvador, v. 3, n. 1, p. 46-59, abr. 2009. Disponvel em: <www.brapci.ufpr.br/download.php?dd0=10433> Acesso em 21 jun. 2011. ______. Polticas pblicas arquivsticas: princpios, atores e processos. Arquivo & Administrao, Rio de Janeiro, v. 5, n. 2, p. 5-16, 2006. ______. Polticas pblicas de informao: a (no) construo da poltica nacional de arquivos pblicos e privados (1994-2006). 2008. Comunicao oral apresentada ao GT-5 Poltica e Economia da Informao no IX Encontro Nacional de Pesquisa em Cincia da Informao, So Paulo, 2008. Disponvel em: <http://www.buscalegis.ufsc.br/revistas/files/journals/2/articles/30774/public/30774-32938-1PB.pdf> Acesso em 21 jun. 2011. KERBAUY, Maria Teresa Miceli. Descentralizao, Processo Decisrio e de Polticas Pblicas Locais. Estudos de Sociologia. Araraquara, v. 9, n. 16, p. 151-163, 2004. Disponvel em: <http://seer.fclar.unesp.br/index.php/estudos/article/view/148> Acesso em 12 jul. 2011. RUA, Maria das Graas. Anlise de Polticas Pblicas. In: Maria das Graas Rua; Maria I. V. de Carvalho (orgs.). O Estudo da Poltica: Tpicos Selecionados. Braslia: Editora Braslia, Paralelo 15, 1998. Disponvel em: < Disponvel em: <http://vsites.unb.br/ceam/webceam/nucleos/omni/observa/downloads/pol_publicas.PDF > Acesso em 20 jul. 2011. SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos: Princpios e Tcnicas. 6. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2006. SILVA, Srgio Conde de Albite. A preservao da informao arquivstica governamental nas polticas pblicas do Brasil. 1. ed. Rio de Janeiro: Associao dos Arquivistas Brasileiros/ FAPERJ, 2008. v. 1. p. 284. SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. O arquivista e as polticas pblicas de arquivo. 2006. Texto apresentado no II Congresso Nacional de Arquivologia, Porto Alegre, 2006. Disponvel em: < repositorio.bce.unb.br/handle/10482/1026> Acesso em 20 ago. 2011

SOUZA, Celina. Polticas Pblicas: uma reviso da literatura. Sociologias, Porto Alegre, ano 8, n 16, jul/dez 2006, p. 20-45. Disponvel em: <! http://www.scielo.br/pdf/soc/n16/a03n16.pdf>. Acesso em 20 de julho de 2011. VASCONCELOS, Kathyanne Samara Paulino; LIMA, Thas Guidolini de; CALAZANS, Rodrigo Gonalves. POLTICAS PBLICAS DE ARQUIVO NO MBITO DO PODER LEGISLATIVO FEDERAL: VERIFICAO DA EXISTNCIA DE UMA POLTICA. In: IV Congresso Nacional de Arquivologia, Vitria-ES 2010; Encontro Paralelo: III Encontro de Arquivos do Poder Legislativo, Vitria-ES, 2010. Anais... do IV Congresso Nacional de Arquivologia, Encontros Paralelos, 2010.

ANEXO 1 Instituio: Responsvel: Telefone: Data de aplicao do questionrio:

Questionrio

1. O rgo possui em seu quadro um profissional da rea de arquivo? ( ) Sim ( ) No

Se sim, em qual setor est lotado? _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 2. H algum setor com competncia de arquivo? ( )Sim ( )No

3. O arquivo tem oramento prprio? ( )Sim ( )No

4. O setor de arquivo esta inserido no organograma da Instituio? ( )Sim ( )No

Se sim, qual setor est vinculado? __________________________________________________________________________

5. O arquivo possui normatizaes que garantam a conservao e preservao dos documentos?

( )Sim

( )No

6. O rgo dispe de manual de gesto documental? ( )Sim ( )No

7. Quais instrumentos arquivsticos so utilizados para a gesto documental? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________ 8. O rgo disponibiliza o acesso de documentos aos usurios externos? ( )Sim ( )No

9. O rgo dispe de normatizao (regimentos) que regule as atividades de arquivo? ( )Sim ( )No

10. O rgo disponibiliza de um cargo no quadro para o profissional da rea (Arquivista)? ( )Sim ( )No

11. Estipulou uma Comisso Permanente de Avaliao? ( )Sim ( )No

12. Estipulou uma Comisso Permanente de Acesso? ( )Sim ( )No