EQUIPO 1 PROYECTO PARA MEJORAR UN SISTEMA DE ADMINISTRACION DE HABITACIONES Y CLIENTES DE SUITES CAPRI

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL

UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERIA Y CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

PROYECTO PARA MEJORAR UN SISTEMA DE ADMINISTRACION DE HABITACIONES Y CLIENTES DE SUITES CAPRI

PROF: GONZLEZ ROGEL EMMANUEL

MATERIA: ADMINISTRACIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN ALUMNOS: CRUZ SNCHEZ JOS ABISAY FERNNDEZ CID IVAN GONZLEZ IBARRA JOS CARLOS MRQUEZ TRUJILLO MARTN ORDOES RAMOS FRANCISCO JAVIER SEGOVIA FEBRONIO KARINA ADRIANA

SECUENCIA

8NM1

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INDICE
MARCO TERICO ................................................................................................ 1 MARCO HISTRICO .............................................................................................. 5 SUITES CAPRI .................................................................................................... 5 LAS AMENIDADES DE SUITES CAPRI .............................................................. 6 ORGANIGRAMA .................................................................................................. 7 PROPUESTA .......................................................................................................... 8 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................. 8 OBJETIVOS ......................................................................................................... 9 JUSTIFICACIN ................................................................................................ 10 HIPTESIS ........................................................................................................ 10 MTODO DE INVESTIGACIN ........................................................................ 11 PROPUESTA DE SOLUCION ........................................................................... 12 DETERMINACION DE LOS COSTOS............................................................ 12 TIEMPO INVERTIDO...................................................................................... 12 CALCULO DEL COSTO HORA/HOMBRE (H/H) ............................................ 13 CALCULO DEL COSTO DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL DESARROLLO DE SOFTWARE .................................................................... 14 GASTOS TECNICOS ..................................................................................... 14 GASTOS DURANTE EL DESARROLLO ........................................................ 15 OTROS GASTOS DURANTE EL DESARROLLO .......................................... 16 COSTOS TOTALES DE DESARROLLO ........................................................ 16

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MARCO TEO RICO

Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el mbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compaas ante sus ms fuertes competidores. Por esto, desde hace ya varios aos, se ha dado mayor importancia a las Tecnologas de Informacin y su alineacin con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compaas esperan tener integradas todas las reas o departamentos de la compaa que apoyan para la generacin de sus productos y servicios. Hoy ms que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y centralizacin de su informacin, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solucin robusta para aquellas empresas que buscan una solucin universal a la centralizacin de su informacin. La implementacin de un sistema de ERP por lo general es un proceso largo y complejo, ya que implica redisear los esquemas de trabajo. Su implementacin es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, adems de inversin de tiempo. En la mayora de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversin de capital adicional, especializacin y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementacin: por otra parte es importante sealar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema. Lo ms destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la informacin de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma ms rpida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantacin de un ERP conlleva la eliminacin de barreras nter departamentales, la informacin fluye por toda la empresa eliminando la improvisacin por falta de informacin.

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Esta planificacin se efecta enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP ms completos ofrecen mdulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el ncleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestin de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversin de datos en informacin til) BENEFICIOS E IMPACTOS Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la organizacin. Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los ERP tienen en comn varios beneficios: Aqu algunos de los beneficios que podran adquirirse al implementar cualquiera de ellos: Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integracin entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversin Fuente de Infraestructura abierta

stos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un software ERP para su negocio. Como se mencion anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece cada uno de ellos, para esto es importante poner una versin de prueba antes de que usted decida casarse con uno de ellos. Integracin de la informacin financiera. - El CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener informacin financiera vers, en su bsqueda financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios nmeros financieros, finanzas tiene su propio juego de nmeros, el rea de ventas tiene otra versin y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus nmeros propios referente a cuanto estn contribuyendo para la empresa. Con la implementacin de los ERP todos tendrn solo una versin de los nmeros, con esto no habr vuelta de hojas, todo estar unificado.

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Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes - Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercanca. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicacin entre los sistemas. Con los ERPs esto ser ms fcil. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin Compaas manufactureras los sistemas de ERP vienen con los mtodos estndares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricacin. Estandardizar esos procesos y usar un solo sistema informtico, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta principal. Minimiza el inventario - Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial ms fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro esta que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sera necesario implementar un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte. Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos) Especialmente en compaas con mltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple mtodo unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso. Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el hecho de que los sistemas o paquetes ERP no son ms que unas representaciones genricas de las formas tpicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayora de los paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus caractersticas que lo hacen nico. La mayora de los sistemas de ERP fueron diseados para ser usados para las compaas industriales discretas. Sin embargo hay industrias que se han relacionado fuertemente con los vendedores de ERP para que estos desarrollen su centro de negocios en base a las necesidades de la empresa.

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CONCLUSIN En la actualidad las tecnologas de informacin juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que estn cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de informacin permiten a las compaas lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografa, o tambin mediante la creacin de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias. Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar. El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica, produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa. Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios ms comunes e importantes podemos mencionar: Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales Integracin entre las funciones de las aplicaciones Reduce los costos de gerencia Incrementa el retorno de inversin Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar: Son muy caros. Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin. Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos. Hay pocos expertos en ERPs.

Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que desea para su organizacin y en base a ello buscar la mejor solucin en el mercado.

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MARCO HISTO RICO

SUITES CAPRI
Disfrute su estancia en la Ciudad de Mxico. En Mxico D.F. Suites Capri es la opcin perfecta para viajeros de negocios o de placer, estancias de corto o largo plazo y reubicaciones corporativas. Nuestro cordial equipo le brindara las mejores tarifas para la duracin de su estancia en Mxico D.F. en Suites Capri. Disfrute su estancia estilo aparthotel en el corazn de Mxico. Nuestras amenidades estn diseadas pensando en su confort. Disfrute internet inalmbrico, amplias cocinas, piscinas de primera clase con jacuzzi, gimnasio y equipo de lavado de ropa a tarifas formidables. Con una variedad de tarifas, hay una especfica a sus necesidades. Con estancias ms largas reciba descuentos adicionales. Con Suites Capri, usted est asegurado que nuestras amenidades exceden a las de la competencia. La diferencia es nuestro "Estilo Capri", que hace que su estancia sea como estar en casa. Recuerde, con Suites Capri, usted no pagara costos de reservacin. Somos el lder en alojamiento de corto y largo plazo en la ciudad de Mxico.

ACERCA DE SUITES CAPRI

En Suites Capri estamos orgullosos de ser el lder en alojamiento temporal de corto y largo plazo en la Ciudad de Mxico. Nos especializamos en Suites amuebladas, totalmente equipadas a tarifas sorprendentes. Servimos a los viajeros de negocios y de placer, con amplias suites para hacerlos sentir como en casa, independientemente de la duracin de su estancia. Suites Capri proporcionan los ms altos estndares y las mejores tarifas. Con todas las caractersticas y comodidades que usted requiere para sentirse como en casa, Suites Capri se ha convertido en la primera eleccin para los viajeros que necesitan viviendas temporales de calidad, a precios accesibles.

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Nuestras Suites estn elegantemente diseadas y ms amplias que otras suites de semejante precio. Capri Suites se encuentran centralizadas en las reas clave de la Ciudad de Mxico, y con una larga lista de comodidades modernas, no es de extraar que somos la opcin preferida de los viajeros. Una vez que se haya quedado con nosotros, seremos su primera opcin cuando regrese a la Ciudad de Mxico.

LAS AMENIDADES DE SUITES CAPRI

En Suites Capri de la Ciudad de Mxico, encontrara usted el confort que requiere, con una amplia lista de amenidades que han sido cuidadosamente elegidas para sus necesidades. Nuestras Suites le ofrecen una amplia cocina con utensilios, televisin por cable y programacin va satlite, conexin inalmbrica a Internet y mucho ms. (Las amenidades varan por ubicacin). Suites Capri tiene varias ubicaciones en la ciudad de Mxico, incluyendo nuestra ms reciente en el Paseo de la Reforma. Seguramente tendremos su Suite cerca de donde usted quiere estar. A corta distancia del parque de Chapultepec y sus Museos, usted puede tomar un paseo a lo largo de los paseos histricos y parques frondosos. De regreso a Suites Capri, usted podr relajarse en un spa de hidromasaje moderno, o disfrutar de una de nuestras piscinas con vistas panormicas de la ciudad. Tambin puede tomar ventaja de los gimnasios, con una lnea completa de cardio, pesas y equipos de entrenamiento. Usted siempre se sentir como en casa sabiendo que tiene instalaciones de lavado de ropa para atender a sus necesidades durante su estancia. Su Suite dispone de sala y comedor, en caso de necesidad de entretener a los invitados. Suites Capri es su mejor opcin de alojamiento en la Ciudad de Mxico, ya sea a corto o largo plazo.

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ORGANIGRAMA

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PROPUESTA
Actualmente las empresas requieren ser cada vez ms competitivas debido a la aparicin y el auge de los grandes corporativos nacionales e internacionales, es principalmente por este motivo que la incorporacin de tecnologa en las organizaciones est casi obligada para no quedarse rezagado. Uno de los factores clave que influyen en el uso de estos servicios es precisamente la necesidad de competitividad en el mercado, el deseo de ser una empresa que este a la vanguardia tratando generar ingresos atractivos para el empresario o inversionista. Por estas razones la informtica juega un papel muy importante en este mbito, ya que puede automatizar todos los procesos y flujos de informacin en todas las reas de una organizacin, aumentando la productividad de la misma, reduciendo costos y haciendo eficientes los tiempos de atencin a los clientes. Existen diferentes tipos de sistemas de informacin como son: Sistemas de procesamiento de transacciones Sistema de soporte a la toma de decisiones Sistemas de automatizacin de procesos industriales Sistemas de Planeacin de Recursos Empresariales (ERPs)

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para empezar definiremos algunas cuestiones en relacin a que es un sistema as como tambin como est funcionando el anterior sistema de registro de clientes en sus respectivas habitaciones. Bueno que queremos decir con un sistema, en trminos globales es, automatizar o mejorar como es en este caso algunos o todos los procedimientos de la empresa para algn fin comn en este caso la mejor administracin de habitaciones y clientes, ya que el problema radica en que el sistema es descentralizado es decir no estn conectadas entre s las diferentes sucursales y por lo mismo esto lleva ms tiempo al querer hacer un estudio sobre la demanda en ese hotel, al mismo tiempo que cuando se registra un nuevo cliente no se contempla si ya se ha hospedado con nosotros y esto conlleva a tener redundancia de informacin y esto tambin perjudica a la empresa ya que el cliente quiere una mejor atencin ya que dice ya me he hospedado con ustedes porque tengo que registrar de nuevo, y as si ya se tiene un indicador de que ya se ha hospedado con nosotros le podemos dar una atencin personalizada y as hacer sentir al cliente que estamos al pendiente de l, tambin al momento de hacer un nuevo registro es decir al momento de registrar al cliente, el sistema es muy lento y esto causa un descontento al cliente ya que lo que
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ms quiere es ya entrar a su habitacin y no perder ms tiempo en recepcin, al igual que los convenios con las empresas no est regulado es decir se hace el contrato pero sin fundamentos sin pedir informacin de los clientes y si requieren un trato especial, es decir la atencin en cuanto a ejecutivos por parte de alguna organizacin no tiene una continua supervisin, y esto hace que los clientes no nos recomienden con otras personas pues el trato no fue muy bueno. Otro de los problemas que hemos encontrando es que no se tiene un seguimiento de clientes, si un cliente no tuvo una buena conducta en las otras sucursales y acude a otra se le da seguimiento y se le asigna una habitacin lo cual ha hecho que los problemas se hereden a las otras sucursales lo cual ha hecho que haya perdidas en dicha organizacin, lo cual es ocasionado por que no existe una comunicacin entre dichas sucursales, y esto se debe a que cada edificio cuenta con su propio sistema.

OBJETIVOS
Generales Demostrar que hay demanda insatisfecha actualmente. Analizar el comportamiento de la oferta y la demanda que rodean el entorno de la empresa. Analizar la competencia y en base a la informacin recabada ayudar a la empresa a mejorar sus servicios ofrecidos. Evidenciar que existe una gran posibilidad de cubrir la demanda insatisfecha de Suites Capri.

Especficos Demostrar que se puede resolver el problema de comunicacin con los edificios mediante la implementacin del sistema. Mejorar la atencin al cliente mediante la implementacin del sistema. Facilitar el acceso a la informacin de la base de datos centralizada. Implementar funcionalidades que se necesitan al sistema. Mejorar y optimizar las funcionalidades existentes del sistema actual. Eliminar mdulos innecesarios del sistema actual. Implementar una interfaz de usuario amigable y fcil de utilizar. Centralizar la base de datos con informacin de todos los edificios. Optimizar los procesos de consulta a la base de datos del servidor.

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JUSTIFICACIN
Suites Capri es una empresa dedicada a la renta de departamentos para otras empresas que buscan dnde hospedar a sus trabajadores cuando se encuentran en la Ciudad de Mxico de manera temporal. Cuenta con 4 edificios distribuidos en la zona poniente de la Ciudad de Mxico (colonias Polanco, Roma Norte y Jurez) con un promedio de 60 habitaciones por edificio. El mercado actual de Suites Capri est planeado para gente del mundo empresarial que tiene la necesidad de alojarse en suites de este tipo por cuestiones de trabajo, no obstante, tambin pueden alojarse particulares sin distincin alguna. Algunos de los servicios que Suites Capri ofrece a sus clientes son internet inalmbrico las 24 horas, estancia, comedor, cocina amplia, piscina, jacuzzi, gimnasio, lavado de ropa todos estos servicios dependiendo del tipo de tarifa establecidos y dependiendo del lugar. La administracin y registro de habitaciones ocupadas es llevada a cabo por un sistema informtico que es independiente en cada edificio, cada edificio cuenta con sus propios registros y de un edificio a otro no se pueden tener consultas mediante el mismo sistema, las consultas tienen que ser va telefnica de un empleado de Suites Capri a otro. De manera que cada intento de registro de cliente puede tardar hasta 20 minutos, lo cual ha generado prdidas y clientes insatisfechos. El sistema tambin presenta problemas para su administracin, ha sido descrito como poco intuitivo, engorroso y lento por los usuarios.

HIPTESIS
Con la implementacin de un nuevo sistema ERP, se lograra la unificacin de las bases de datos y comunicacin entre las sucursales del Grupo Suites Capri, y de esta forma obtener una mejor atencin a clientes y a su vez obtener ms ganancias en base a la explotacin total de las suites de los tres componentes del grupo. En resumen, se demostrar el cambio positivo que se puede lograr al implementar un sistema centralizado de administracin de habitaciones y clientes analizando bien los factores internos y externos, tales que tendrn un impacto positivo para beneficio de la organizacin.

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MTODO DE INVESTIGACIN
Se tendr el siguiente orden de investigacin por la facilidad de acceso a la informacin: Fuentes Secundarias: Informacin electrnica, bibliogrfica y registros de la empresa. Fuentes Primarias: Investigacin de campo que incluye cuestionarios y encuestas.

Se ha escogido el diseo de investigacin causal para aislar las causas que incluyan al sistema actual implementado por Suites Capri y los efectos que se generan a partir de ste hecho. Se llevar a cabo en el siguiente orden a grandes rasgos: Levantamiento de informacin para Perfil. Platicas con el personal de Suites Capri. Revisin de Perfil de Proyecto (Asesor). Realizacin de Estudio de Mercado. Levantamiento de informacin. Planeacin tcnica. Diagramas operacionales de la empresa. Anlisis de tiempos. Ingeniera de Software.

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PROPUESTA DE SOLUCION DETERMINACION DE LOS COSTOS

Como bien sabemos determinar los costos en un anteproyecto no es tarea fcil y sin embargo, es de vital importancia calcularlos correctamente.

TIEMPO INVERTIDO
NOMBRE DIAS HORAS

Jos Abisay Cruz Snchez

20

160

Ivn Fernndez Cid

20

160

Jos Carlos Gonzlez Ibarra

20

160

Martin Mrquez Trujillo

20

160

Karina Adriana Segovia Febronio

20

160

Francisco Javier Ordoes Ramos

20

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CALCULO DEL COSTO HORA/HOMBRE (H/H)

RECURSO HUMANO SUELDO BASE SEMANAL SUELDO BASE / 40 HRS PRESTACIONES 10% SUELDO BASE SEMANAL MAS PRESTACIONES COSTO H/H CON PRESTACION

Lder de Proyecto (Jos Cruz)

$20, 000.00

$500.00

$2, 000.00

$22, 000.00

$550.00

Programador (Ivn Fernndez)

$8, 000.00

$200.00

$800.00

$8, 800.00

$220.00

Programador (Jos Gonzlez)

$8, 000.00

$200.00

$800.00

$8, 800.00

$220.00

Programador (Martin Mrquez)

$8, 000.00

$200.00

$800.00

$8, 800.00

$220.00

Tester (Karina Segovia)

$6, 000

$150.00

$600.00

$6, 600

$165.00

Soporte Tcnico (Francisco Ramos)

$5, 000.00

$125.00

$500.00

$5, 500.00

$137.50

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CALCULO DEL COSTO DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL DESARROLLO DE SOFTWARE

RECURSO HUMANO COSTO H/H HORAS INVERTIDAS COSTO DEL PERSONAL

Lder de Proyecto (Jos Cruz)

$550.00

160

$88, 000.00

Programador (Ivn Fernndez)

$220.00

160

$35, 200.00 TOTAL

Programador (Jos Gonzlez)

$220.00

160

$35, 200.00

Programador (Martin Mrquez)

$220.00

160

$35, 200.00

Tester (Karina Segovia)

$165.00

160

$26, 400.00

Soporte Tcnico (Francisco Ramos)

$137.50

160

$22, 000.00

$242, 000.00

GASTOS TECNICOS
CONCEPTO IMPORTE TOTAL

Software

$50, 000.00

Hardware

$30, 000.00

TOTAL

$80, 000.00

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GASTOS DURANTE EL DESARROLLO

Tomando en cuenta que el proyecto se realizara en un periodo de un mes, se contemplan los siguientes gastos.
CONCEPTO COSTO

Mantenimiento de instalaciones

$100.00

Uso de red

$100.00

Mantenimiento de equipo

$150.00

GASTOS DE OPERACIN

Agua

$300.00

Luz

$1,000.00

Predio

$300.00

Telfono

$600.00

Papelera

$1,000.00

Material sanitario

$600.00

Seguridad

$200.00

Internet

$1,000.00

TOTAL

$11,200.00

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OTROS GASTOS DURANTE EL DESARROLLO

CONCEPTO COSTO

Otros costos

$1,250.00

Plizas, seguros

$2,500.00

TOTAL

$3,750.00

COSTOS TOTALES DE DESARROLLO

CONCEPTO IMPORTE

Costo del personal involucrado

$242, 000.00

Gastos tcnicos

$80, 000.00

TOTAL

Costos de operacin

$11, 200.00

Otros costos

$3, 750.00

Total

$336, 950.00

COSTO DE DESARROLLO DE SOFTWARE

$336, 950.00

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