Actividad I Gestin de Tecnologa Informtica II

ACTIVIDAD 1 WIKI: TRABAJO COLABORATIVO

MAURICIO ATEHORTUA AGUDELO

GESTION DE TECNOLOGIA II FABIO FRANCO MARTINEZ

FUNDACION UNIVERSITARIA CATOLICA DEL NORTE MEDELLIN MAYO DE 2013

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Mauricio Atehortua Agudelo

Actividad I Gestin de Tecnologa Informtica II

INDICE

Contenido
INDICE ......................................................................................................................................... 2 INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 4 HISTORIA Y EVOLUCION.................................................................................................... 5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ....................................................................................... 6 MISION..................................................................................................................................... 6 VISION ..................................................................................................................................... 6 FILOSOFIA .............................................................................................................................. 6 VALORES: ............................................................................................................................... 6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:.................................................................................. 7 CADENA DE VALOR ................................................................................................................. 7 PROCESOS MS CRTICOS DE LA COMPAA (Con su objetivo) ................................ 8 PROCESOS CRITICOS SOPORTADOS POR TECNOLOGIA O SISTEMAS DE INFORMACIN .......................................................................................................................... 9 PLANEACION Y ORGANIZACION ......................................................................................... 9 Las estrategias de TI estn alineadas con las del negocio?......................................... 9 La empresa cuenta con un uso ptimo de sus recursos? ............................................. 9 Los objetivos de TI son claros y entendibles por todas las personas dentro de la empresa? ................................................................................................................................. 9 Se tienen identificados y se administran adecuadamente los riesgos de TI? ............ 9 Los servicios de TI son apropiados a las necesidades del negocio y se prestan con calidad? .................................................................................................................................. 10 Son totalmente apropiados y a su vez fueron concebidos y se mantienen con buena calidad ya que sus directivos son conscientes que gran parte del xito en los productos lanzados bajo la marca de aulas amigas reside en la calidad de todos y cada uno de sus servicios. .................................................................................................. 10 ADQUISICION E IMPLEMENTACION.................................................................................. 10 Existen nuevos proyectos tecnolgicos que generan soluciones que satisfagan las necesidades del negocio?................................................................................................... 10 Los proyectos tecnolgicos son entregados a tiempo y dentro del presupuesto? .. 10 Al implementarse una solucin tecnolgica nueva, funciona adecuadamente una vez es implementada o puesta en produccin? .............................................................. 11

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Actividad I Gestin de Tecnologa Informtica II Cundo se realiza algn tipo de cambio tecnolgico, NO afecta las operaciones actuales del negocio? .......................................................................................................... 11 BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................................... 12

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INTRODUCCIN La gestin de tecnologa es de gran ayuda para el desarrollo de procesos y/o servicios que caracterizan a todas y cada una de las organizaciones existentes en cualquier rea de negocio. Por medio de esta primera entrega daremos inicio a una serie de entregables que nos ayudaran a conocer en detalle la historia y evolucin de la empresa Aulas Amigas; tambin podremos identificar como la gestin de la tecnologa ayuda y soporta su core de negocio y como con el tiempo ha sido mejorado cada vez ms sus procesos internos siempre en pro de prestar un mejor servicio y ofrecer soluciones acorde a las necesidades del mercado y sector educativo.

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CONTEXTEO GENERAL DE LA EMPRESA HISTORIA Y EVOLUCION Acceso Virtual es la firma detrs de la marca Aulas AMIGAS y es una empresa de tecnologa creada en el ao 2004 por Juan Manuel Lopera Aristizbal. Inici sus operaciones con la produccin automatizada de anuarios digitales con herramientas diferenciadoras e interactivas a muy bajo costo, cambiando el paradigma de los tradicionales anuarios en libro. En ese mismo ao tambin implement un sistema de votaciones electrnicas para la eleccin del personero estudiantil en algunas entidades educativas de la ciudad de Medelln. En el 2005 la Empresa desarrolla aplicaciones grficas como catlogos virtuales, pginas web, modelado 3D en apoyo a nuevos proyectos de infraestructura y recorridos virtuales, adems de incursionar ese ao con la venta de equipos de cmputo. En el 2008 la empresa se consolida apoyando iniciativas empresariales con otras empresas de software de Medelln, como resultado tangible de la iniciativa se cre TOMI tablero ptico de mando interactivo enfocado al abaratamiento de la tecnologa y la complementacin en el uso de otras iniciativas de masificacin tecnolgica como aulas AMIGAS, E-KAMPUS (plataforma virtual de emprendimiento). En el 2009 incursiona definitivamente en el mercado del sector oficial colombiano participando activamente en la dotacin en implementacin de aulas digitales en todo el territorio nacional. Con el apoyo del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo desarrolla el primer software de emprendimiento y empresarismo en Colombia en implementar la ley 1014 de Emprendimiento, mereciendo el reconocimiento de Colciencias como de alto desarrollo tecnolgico. Se desarrolla el producto Aulas Amigas, como concepto comercial de integracin de software y equipos que permite altos niveles de interactividad, virtualidad, y escalabilidad que incluye un desarrollo propio de Proceso de inmersin en TIC. En el 2010 se ubican a lo largo y ancho del pas ms de tres mil (3000) Aulas Amigas en diferentes instituciones educativas con contrataciones oficiales y privadas, se inicia la implementacin de canales de distribucin nacionales.

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En el 2011 se complementa y mejora Aulas Amigas con la inclusin y desarrollo editorial logrando un importante escalamiento en la presentacin y generacin de contenidos. Se logra el ingreso a Ecuador y Repblica Dominicana, fieles a las polticas de mejora, soporte y desarrollo permanente lo que les permite continuar instalando Aulas Amigas en instituciones educativas. Se genera e implementa la Comunidad Amigas como una herramienta de alto valor en la generacin de contenidos que permite la interactividad social, cultural y acadmica de la comunidad educativa. kAs, consolidndose como una Empresa de alta representatividad en el sector del desarrollo e implementacin de software educativo, con registro de propiedad de autor de todos sus aplicativos y desarrollos, se presentan como una excelente alternativa en la implementacin de proyectos de tecnificacin y desarrollo para la educacin. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL MISION Disear, desarrollar y masificar una plataforma tecnolgica que unifique herramientas, contenidos y metodologas que satisfagan las necesidades de profesores, alumnos, directivos, padres de familia para el desarrollo y seguimiento de sus procesos de formacin basados en TICs VISION En el 2017 Seremos el sistema operativo de las aulas de clase de Amrica latina, nuestra presencia facilitara a cada actor del proceso educativo un fcil acceso y consumo de contenidos educativos, herramientas tecnolgicas y a la formacin profesional que requieren mientras implementan tecnologa en sus clases. FILOSOFIA Creemos que la calidad humana nos une para lograr grandes cosas Disfrutamos lo que hacemos y hacemos lo que nos gusta, estamos dond e queremos estar haciendo lo que queremos hacer Creemos en el potencial ilimitado en cada persona de Amrica Latina, y sabemos que Aulas AMIGAS lo liberar Creemos enla transformacin dela educacin para una mejor sociedad, mejores lideres y un mejor mundo. VALORES: Respeto Integridad Efectividad Pasin por lo que hacemos
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Creatividad ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: La estructura organizacional de Aulas Amigas es la siguiente:

CADENA DE VALOR Las actividades que se describen dentro de la cadena de valor enmarcan las actividades tanto administrativas como operativas, obteniendo como resultado una empresa slida, organizada y con un horizonte claro de hacia dnde quiere llegar. Como se identifica en el grfico, en las actividades primarias se centran la investigacin, diseo, construccin y marketing de todas las soluciones registradas con la marca de Aulas Amigas. Adicionalmente se cuenta con un grupo de actividades secundarias que se enmarca en la administracin propia de Aulas Amigas y ambas actividades, tanto primarias como secundarias, se ven reflejadas en la gestin con los clientes.

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PROCESOS MS CRTICOS DE LA COMPAA (Con su objetivo)

Produccin de componentes de Hardware para el producto TOMI (Tableros digitales): El objetivo de este proceso es producir algunos componentes del tablero Digital TOMI, con las especificaciones tcnicas y de calidad requeridos en un rango de tiempo determinado. Este proceso resulta crtico, debido a que su ejecucin vincula personal de casi todas las reas de la compaa, y sus resultados ataen directamente al rea comercial de la empresa y en especial, la relacin con los clientes, en cuanto a calidad y tiempos de entrega. Retrasos en la ejecucin de este proceso, acarrea para la compaa, un sobrecosto en: Garantas, envos, descuentos, horas extra. Desarrollo de software que soporta el funcionamiento de la plataforma virtual de contenidos: El objetivo de este proceso es disear y desarrollar el software que "da vida" a la plataforma virtual de la compaa. Este proceso resulta crtico, ya que su desarrollo es el "cerebro" de la plataforma que ve el usuario y que vincula muchos de los productos que la compaa ofrece. Si el software no se desarrolla con las caractersticas
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apropiadas ni en el tiempo requerido, es muy probable que la experiencia del usuario no sea la que se ha "promocionado" y vendido. Esto conllevara desercin de los usuarios y en muchos casos demandas legales. PROCESOS CRITICOS SOPORTADOS POR TECNOLOGIA O SISTEMAS DE INFORMACIN Como se describi anteriormente, el proceso ms crtico que tiene la compaa es el mantenimiento, admiracin y desarrollo de la plataforma virtual de contenidos de Aulas Amigas ya que gran parte de su operacin se realiza desde la plataforma misma. Para este aspecto la compaa cuenta con un equipo interdisciplinario encargado nicamente del mantenimiento y administracin de la plataforma que se encargan siempre de velar porque el portal funcione adecuadamente y en realizar los mantenimientos y actualizaciones pertinentes. PLANEACION Y ORGANIZACION Las estrategias de TI estn alineadas con las del negocio? Si porque Aulas Amigas vende soluciones tecnolgicas a nivel educativo y por ende sus estrategias de negocio se fundamentan en la creacin de soluciones innovadoras en las cuales la tecnologa es el pilar fundamental de cada una de las propuestas innovadoras que se convierten en productos. La empresa cuenta con un uso ptimo de sus recursos? La compaa tiene un uso de los recursos enmarcado proporcionalmente en el desarrollo de sus proyectos. Los recursos se asignan a partir de la aprobacin de un flujo de caja, un cronograma y una convocatoria especfica de recursos humanos en cada departamento de la compaa. A partir de esta divisin de tareas por proyectos, ha quedado muy clara la asignacin de los recursos, sin embargo, todava puede percibirse una sobrecarga de trabajo para algunas personas y viceversa. Los objetivos de TI son claros y entendibles por todas las personas dentro de la empresa? Esta ha sido una bsqueda que desde el departamento de Desarrollo y Recursos Humanos se ha intensificado y se ha trabajado para que toda la empresa logre tener claridad en los objetivos de TI. Se tienen identificados y se administran adecuadamente los riesgos de TI? Los riesgos se identifican y son informados durante las reuniones del seguimiento de cada tema. Lo que se pretende es que una vez se identifique
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un riesgo sea escalado al jefe inmediato y ser ste ltimo quien determine si representa un riesgo que pueda llegar a materializare; de ser as, estos son administrados con la siguiente plantilla.

Finalmente, al inicio de cada reunin de seguimiento con el coordinador de proyectos, en compaa de cada gerente revisan cada uno de los riesgos y actualizan el estado de cada uno de ellos. Los servicios de TI son apropiados a las necesidades del negocio y se prestan con calidad? Son totalmente apropiados y a su vez fueron concebidos y se mantienen con buena calidad ya que sus directivos son conscientes que gran parte del xito en los productos lanzados bajo la marca de aulas amigas reside en la calidad de todos y cada uno de sus servicios. ADQUISICION E IMPLEMENTACION Existen nuevos proyectos tecnolgicos que generan soluciones que satisfagan las necesidades del negocio? Actualmente Aulas Amigas se encuentra en la construccin de un producto innovador, el cual es una plataforma web que busca proporcionar a las instituciones educativas un gran centro de acopio de informacin que permite gestionar de manera gil y eficiente los procesos pedaggicos como evaluaciones para alumnos y docentes, alcances de los programas, ejes temticos de las asignaturas, estadsticas generales, entre otros. Los proyectos tecnolgicos son entregados a tiempo y dentro del presupuesto? Existe un equipo interdisciplinario detrs de cada proyecto en donde, en cabeza del gerente de proyectos, se llevan a cabo todas y cada una de las actividades siempre velando por realizar las actividades dentro de los tiempos previamente estimados. Generalmente los proyectos son entregados a tiempo y cuando se genera algn riesgo de retraso, se buscan estrategias para recuperar dicho tiempo o

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en su defecto es tratado el tema con el cliente dando las explicaciones pertinentes para el caso. Para evitar este tipo de situaciones se tiene definido como procedimiento la identificacin de riesgos y su consolidacin en la bitcora del proyecto, adicionalmente se realizan reuniones peridicas (semanales) con el coordinador de proyectos en donde se socializa el avance de los proyectos y se informan las novedades de los mismos; este tipo de espacios permite identificar de manera temprana los retrasos que puedan suscitar algunas situaciones. Al implementarse una solucin tecnolgica nueva, funciona adecuadamente una vez es implementada o puesta en produccin? Si porque las soluciones se construyen con base en el levantamiento de requisitos definidos desde la etapa de planeacin, en donde son revisados con el cliente o con el equipo investigador de la compaa que ideo dicha solucin (ste ltimo aplica para los productos creados propios de aulas amigas). Adicionalmente, el rea de pruebas en involucrada desde el inicio del proyecto y dentro de su proceso de certificacin se cuenta con las pruebas en requisitos y en diseo las cuales permiten evitar este tipo de impases. Cundo se realiza algn tipo de cambio tecnolgico, NO afecta las operaciones actuales del negocio? Generalmente los cambios tecnolgicos buscan el mejoramiento de uno o varios procesos de la compaa o un rea especfica. Con respecto a Aulas Amigas, hace poco menos de un ao sufri un cambio tecnolgico en donde fue implementado el CRM vtiger el cual permiti integrar los procesos tanto administrativos como productivos ya que se pudo integrar en una sola plataforma la parte comercial, marketing, atencin a clientes y todo lo relacionado con el manejo de inventarios. Una de las directrices que dio el gerente de la compaa fue la NO afectacin a los clientes y operaciones de Aulas Amigas; esto se logr realizando dicha transformacin por fases y siempre realizando la migracin de la informacin e implementacin de los mdulos, en el ambiente productivo, en horas de la madrugada y durante los fines de semana ya que son horarios extremos en donde, gracias a una previa investigacin, la transaccionalidad es bastante baja.

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BIBLIOGRAFIA (02,2012), Plataforma Virtual Aulas Amigas. Recuperado 07, 2013 de http://www.aulasamigas.com/ (05,2012), Herramienta para realizar graficos online. Recuperado 02,2013 de https://bubbl.us/ (07,2013), Cadena de valor. Recuperado 08,2013 de http://es.wikipedia.org/wiki/Cadena_de_valor

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