Formatear celdas y 3

rangos
MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION

H ABILIDADES H ABILIDAD DE LA MATRIZ N ÚMERO DE HABILIDAD

Insertar y eliminar celdas. Insertar y eliminar celdas, filas y columnas. 2.2.1

Formatear manualmente el contenido de
las celdas.
Rellenar las celdas con color.
Aplicar formatos de número.
Combinar y dividir celdas combinadas.
Colocar bordes alrededor de las celdas.
Copiar el formato de las celdas utilizando la
función Copiar formato.
Formatear las celdas utilizando estilos.
Trabajar con datos que contienen
hipervínculos.
Aplicar formato condicional a las celdas.
Utilizar el administrador de reglas para aplicar
formatos condicionales.
Permitir que varias reglas de formato condicional
sean verdaderas.
Aplicar formatos condicionales específicos.
Borrar el formato de una celda.
Formatear el texto en las celdas. 2.3.4
Crear formatos de celda personalizados. 2.3.2
Aplicar formatos de número. 2.3.1
Combinar y dividir celdas. 2.3.6
Agregar y quitar bordes de celda. 2.3.7
Aplicar y modificar estilos de celda 2.3.3
Insertar, modificar y quitar hipervínculos. 2.3.8
Administrar los formatos condicionales 4.3.1
utilizando el administrador de reglas.
Permitir que más de una regla sea verdadera. 4.3.2
Aplicar formatos condicionales. 4.3.3

TÉRMINOS CLAVE
Atributo
Caracter
Formato condicional
Predeterminado
Fuente
Copiar formato
Hipervínculo
Celdas combinadas
Mini barra de herramientas
Punto
Seleccionar
Estilo

37
38 | Lección 3
O R I E N TA C I Ó N
Figura 3-1
Aplicar formato usando la
ficha Inicio
I Insertar y eliminar celdas
Más adelante
En la Lección 4, usted
insertará y eliminará filas
y columnas de hoja. En
la Lección 5 agregará
una hoja a un libro exis-
tente y eliminará una
hoja de un libro.
En Contoso, Ltd, los cuatro médicos titulares y el asociado médico (PA) son quienes gene-
ran los ingresos. Aunque lo ideal es que los médicos no vean a más de 35 pacientes por día,
se hace todo lo posible para recibir a los que necesitan atención inmediata. Trabajando en
colaboración con los médicos, el PA recibe a los pacientes que necesitan una cita cuando el
calendario de todos los titulares está lleno. Muchos de los pacientes con enfermedades cróni-
cas cuya condición requiere de un monitoreo frecuente, son recibidos por el PA. Por ley, éste
no puede tratar a más de 25 pacientes por día. La firma está considerando contratar a una
enfermera practicante (EP) para equilibrar la carga de pacientes. Una EP es una enfermera
titulada que está capacitada para ofrecer algunos cuidados médicos. En la mayoría de los esta-
dos, una EP puede prescribir medicamentos.
SOBRE EL SOFTWARE
Formatear hojas de cálculo de Excel
La ficha Inicio que se muestra en la Figura 3-1 contiene los comandos de formato que
usted utilizará para mejorar el aspecto de las hojas de cálculo que elabore. Utilizará los
comandos de cada grupo a medida que aprenda a insertar y eliminar celdas, a aplicar for-
mato básico al texto, a copiar formato y a aplicar estilos y formato condicional.
Insertar celdas,
filas o columnas
Aplicar atributos Alinear texto dentro Formatear Eliminar celdas,
de celda de las celdas números filas o columnas
MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-1
Agregar una celda nueva a una hoja de cálculo
Después de haber creado una hoja de cálculo, es posible que necesite agregar datos adicio-
nales o eliminar datos innecesarios. Para intercalar texto o valores adicionales entre de los
que ya están en la hoja, necesitará insertar celdas. Puede insertar una celda o celdas y des-
plazar las demás hacia abajo en la misma columna o puede desplazarlas sobre la misma
fila hacia la derecha.
Abra el documento L3-1.1 Agregar una celda nueva a una hoja de cálculo que está disponible en el
CD-ROM complementario.
 Formatear celdas y rangos | 39

Añadir y modificar información son actividades comunes en los libros de Microsoft Office
Excel 2007. En el ejercicio anterior, Contoso creó un libro para dar seguimiento al número de
pacientes atendidos durante un mes para determinar si deben contratar a una enfermera prac-
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
ticante. Después de crear y guardar el libro, el asistente administrativo descubre que se necesi-
¿Cómo insertar una celda o tan correcciones y que se deben agregar datos adicionales.
un rango de celdas en una Si usted hace clic en Insertar en el grupo Celdas, se inserta una celda en blanco y de manera
hoja de cálculo? predeterminada, se mueven las celdas existentes hacia abajo en la columna. Al hacer clic en la
2.2.1
flecha Insertar y hacer clic en Insertar celdas, se despliega el cuadro de diálogo Insertar celdas
(Figura 3-2) en el que usted puede elegir desplazar las celdas hacia la derecha. Este cuadro de
diálogo también le permite insertar una fila o una columna.

Figura 3-2
Cuadro de diálogo Insertar
celdas

Para insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo, seleccione la celda o el rango de celdas
donde desee insertarlas. Seleccione el número de celdas que desee insertar. Como se ilustra en
la Figura 3-3, si desea insertar dos celdas, debe seleccionar dos de ellas.

Figura 3-3
La selección debe coincidir con
las celdas que se insertarán

Con las celdas seleccionadas, haga clic en la flecha Insertar y luego haga clic en Insertar celdas.
MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-4
En el cuadro de diálogo Insertar celdas, haga clic en la dirección hacia donde desea desplazar
las celdas.

Eliminar una celda de una hoja de cálculo

Puede utilizar la opción Eliminar en el grupo Celdas para eliminar celdas, rangos, filas o
columnas. Los principios son los mismos que los que usó para insertarlas, excepto que la
dirección en que se desplazan las celdas se invierte.

Abra el documento L3-1.2 Eliminar una celda de una hoja de cálculo que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Haga clic en Eliminar en el grupo Celdas para eliminar celdas de una hoja de cálculo.
Cualquier dato a la derecha de la celda o celdas eliminadas se desplazará hacia la izquierda de
manera automática. Si desea desplazar las celdas hacia arriba en lugar de hacia la izquierda,
¿LISTO PARA LA haga clic en la flecha Eliminar y haga clic en Eliminar celdas para abrir el cuadro de diálogo
CERTIFICACIÓN? Eliminar celdas.
¿Cómo eliminar celdas de
Usted puede hacer clic con el botón secundario del mouse y hacer clic en la opción Eliminar
una hoja de cálculo?
2.2.1
del menú contextual para abrir el cuadro de diálogo Eliminar celdas. Recuerde que cuando
utiliza el comando Eliminar, las celdas se eliminan. Cuando emplea el comando Cortar o pre-
siona la tecla Suprimir, sólo se elimina el contenido de la celda mientras que las celdas y los
formatos se conservan.
40 | Lección 3

I Formatear manualmente el contenido de las celdas

Seleccionar celdas y rangos

Para aplicar formato al texto y a los valores de una hoja, primero debe seleccionar los
datos. Cuando selecciona los datos, identifica la celda o el rango de celdas en los cuales
desea introducir datos o aplicar formatos. Puede seleccionar celdas, rangos, filas, colum-
nas o toda la hoja. Las celdas en un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.
También puede colocar una celda en modo edición y seleccionar todo su contenido o
parte de éste.

Abra el documento L3-2.1 Seleccionar celdas y rangos que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

Más adelante
Si una hoja de cálculo está protegida, no podrá seleccionar las celdas en ella. Usted apren-
derá a proteger una hoja de cálculo en la Lección 11.

La Tabla 3-1 ilustra varias formas de seleccionar secciones de una hoja de cálculo o toda la
hoja.

Tabla 3-1
Opciones para seleccionar PARA SELECCIONAR
celdas y rangos
Una única celda.
Un rango de celdas.
Un rango amplio de celdas.
Todas las celdas de una hoja
de calculo.
Celdas adyacentes o
rangos de celdas.
Toda una fila o columna.
Filas o columnas adyacentes.
Filas o columnas no adyacentes.
El contenido de una celda.
H AGA LO SIGUIENTE
Haga clic en la celda o presione las teclas de
dirección para ir a dicha celda.
Haga clic en la primera celda del rango y arrastre hasta la última
celda, o mantenga presionada la tecla Mayús mientras presiona
las teclas de dirección para extender la selección.
Haga clic en la primera celda del rango y mantenga presionada
la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda.
Haga clic en el botón Seleccionar todo (la intersección de los
encabezados de columna y de fila) o presione Ctrl+E.
Seleccione la primera celda o rango y mantenga presionada
la tecla Ctrl mientras selecciona otras celdas o rangos.
Haga clic en el encabezado de fila o de columna.
Arrastre por los encabezados de fila o de
columna.
Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera
fila o columna de la selección. Mantenga presionada la tecla Ctrl
mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de
las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.
Haga doble clic en la celda y luego arrastre por el contenido
que desea seleccionar.
 Formatear celdas y rangos | 41

Cuando hace una selección, la celda o rango se resalta en la pantalla. Sin embargo, este resal-
tado no aparece en la impresión. Si desea que las celdas estén resaltadas cuando imprima una
hoja de cálculo, debe utilizar las funciones de formato para aplicar un sombreado.
Excel ofrece muchas maneras de formatear los rótulos y los valores en una hoja de cálculo. En
el mundo de los negocios, las hojas de cálculo se imprimen o se comparten con otros de
forma electrónica. Por lo tanto, usted desea que su hoja de cálculo o su libro sean tan atracti-
vos y comprensibles como sea posible. Usted puede mejorar el diseño de una hoja de cálculo:
• Cambiando la alineación.
• Cambiando el tipo de fuente y aumentando el tamaño del texto para los títulos.
• Formateando títulos y rótulos utilizando negritas y/o cursivas.
• Aplicando atributos de formato especiales.

Alinear el contenido de una celda

El texto y los números en una hoja de cálculo se pueden alinear a la izquierda, a la dere-
cha o al centro. De manera predeterminada, cuando introduce caracteres alfabéticos o
caracteres alfabéticos combinados con números o símbolos, el contenido de la celda se ali-
nea a la izquierda. Cuando introduce números, el contenido se alinea a la derecha. Puede
utilizar los comandos de alineación para cambiar la alineación predeterminada o para
anular formatos de alineación anteriores.

Abra el documento L3-2.2 Alinear el contenido de una celda que está disponible en el CD-ROM
complementario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Como se ilustra en la Figura 3-4, los comandos resaltados en el grupo Alineación muestran el
¿Cómo formatear el texto en tipo de alineación que aplicó a la celda activa. Una alineación y un espaciado apropiados
las celdas? mejoran significativamente la legibilidad de los datos de una hoja de cálculo.
2.3.4

Figura 3-4 Alineación

vertical
La alineación de la celda activa Alineación
(parte inferior)
horizontal
está resaltada (centrado)

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-6 AR ACT

EVA C

ERÍSTI

Elegir fuentes y tamaños de fuente CA NU

Una fuente es un conjunto de características de texto diseñadas para lucir de cierta mane-
ra. La fuente determina el aspecto del contenido de una celda. La fuente predeterminada
o predefinida de Excel 2007 es Calibri de 11 puntos. Ésta es una fuente fácil de leer que
ocupa menos espacio que la Arial, que era la fuente predeterminada en versiones anterio-
res de Excel.

Abra el documento L3-2.3 Elegir fuentes y tamaños de fuente que está disponible en el CD-ROM
complementario.
42 | Lección 3

Usted puede cambiar la fuente predeterminada en las opciones de Excel. Si modifica el tipo
y/o el tamaño de fuente predeterminada, este cambio de reflejará en los nuevos libros que cree
después de realizar el cambio y reiniciar Excel. Los libros existentes no se verán afectados.
Puede cambiar la fuente de una celda, de un rango de celdas , o de algunos caracteres del
¿LISTO PARA LA texto. Para cambiar el tipo de fuente, seleccione el que desee en el cuadro Fuente .
CERTIFICACIÓN? Puede cambiar su tamaño en el cuadro Tamaño de fuente o hacer clic en Aumentar
¿Cómo formatear el texto en
las celdas?
tamaño de fuente o Disminuir tamaño de fuente hasta que el tamaño que2007/ETC
MOAC Excel desee se 3 fig 3-1
Lección

2.3.4 muestre en el cuadro Tamaño de fuente. Para mejorar el diseño general de una hoja de cálcu-
lo, se recomienda aumentar el tamaño de la fuente para los títulos y los rótulos.
MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-2
El tamaño de fuente se mide en puntos. Cada vez que hace clic en Disminuir tamaño de fuen-
te o enExcel
MOAC Aumentar tamaño
2007/ETC de3 fuente,
Lección fig 3-3 el tamaño se modifica en un punto. Los puntos se refie-
MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-4
ren a la medida de la altura de los caracteres en una celda. Un punto equivale a un 1/72 de
pulgada.
AR ACT

EVA C

ERÍSTI
Aplicar atributos especiales a los caracteres CA NU

Además de cambiar el tipo y el tamaño de la fuente, usted puede aplicar atributos espe-
ciales al texto para añadirle atractivo visual. Un atributo es una característica de formato,
tal como negrita, cursiva o subrayado. Estas características especiales le añaden interés a
la hoja de cálculo, y permiten concentrar la atención de lector en datos específicos.

Abra el documento L3-2.4 Aplicar atributos especiales a los caracteres que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Aunque a lo largo de estos ejercicios usted está agregando varios formatos especiales a la hoja
con el fin de mejorar sus habilidades, en la práctica lo recomendable es contar con un plan de
¿LISTO PARA LA diseño claro y lógico que presente los datos en un formato que sea fácil de entender. Es mejor
CERTIFICACIÓN? no utilizar los atributos especiales de caracteres en exceso. Recuerde que la importancia está en
¿Cómo formatear el texto en los datos y en la información que éstos trasmiten.
las celdas?
2.3.4
Cuando seleccione texto para formatearlo, puede utilizar la Mini barra de herramientas (que se
muestra en la Figura 3-5) para aplicar las características de formato que se presentan en ella.

Esta herramienta de formato es una novedad de Excel 2007. Cuando hace clic con el botón
secundario del mouse, se muestra la Mini barra de herramientas sobre el menú contextual.
Simplemente haga clic en cualquiera de las características disponibles para aplicarlas al texto
seleccionado. No es posible personalizar la Mini barra de herramientas como lo hizo con la
Barra de herramientas de acceso rápido. Puede desactivar la Mini barra de herramientas en las
opciones de Excel.

Figura 3-5
Mini barra de herramientas

Cambiar el color de fuente

El color mejora el atractivo visual de una hoja de cálculo. Usted puede cambiar el color
del texto en las celdas. Para agregar color, seleccione la celda, el rango de celdas, el
texto o los caracteres que desee formatear con un color diferente. Un caracter puede ser
una letra, un número, un signo de puntuación o un símbolo.
 Formatear celdas y rangos | 43

Abra el documento L3-2.5 Cambiar el color de fuente que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

Si elige un color y cambia de parecer, haga clic en Deshacer en la Barra de herramientas de

TOME NOTA
* acceso rápido o presione Ctrl+Z.

Aunque el negro es el color de fuente predeterminado o automático, usted puede cambiar el

¿LISTO PARA LA color de una entrada fácilmente. El último color que se aplicó aparece en el botón Color de
CERTIFICACIÓN? fuente . Para aplicarlo, haga una selección y haga clic en Color de fuente. Para aplicar un
¿Cómo formatear el texto en las color de texto diferente, haga clic en la flecha Color de fuente; se despliega un menú en el que
celas? puede elegir un color del tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colo-
2.3.4 res..., para abrir el cuadro
MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-7de diálogo Colores donde puede escoger otros o crearlos a la medi-
da de sus necesidades.

En la Lección 4, usted aprenderá sobre los temas de documentos. El tema predeterminado

Más adelante para los documentos de Office es la base para los colores que aparecen bajo Colores del tema y
Colores estándar en el menú Color de fuente.

Rellenar celdas con color

Usted puede atraer la atención hacia las celdas agregando un color o trama de fondo.
Puede utilizar un color sólido o aplicar efectos especiales como degradados, texturas e
imágenes. Utilice el comando Color de relleno en el grupo Fuente para cambiar el color
de fondo. El último color de relleno que se aplicó aparece en el botón Color de relleno.

Abra el documento L3-2.6 Rellenar celdas con color que está disponible en el CD-ROM
complementario.

El fondo predeterminado es Sin color (claro). Para agregar color y sombreado, primero debe
seleccionar las celdas a las que desea aplicar efectos especiales. La paleta de colores que utilizó
para aplicar el color de fuente también se emplea para el color de fondo. Para aplicar el color
que se muestra en el botón Color de relleno, haga una selección y haga clic en el botón. Para
¿LISTO PARA LA
aplicar un color de relleno diferente, haga clic en la flecha Color de relleno y aplique un color
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo crear formatos de celda
del tema o un color estándar. También puede hacer clic en Más colores... para abrir el cuadro
personalizados? de diálogo Colores y personalizar los colores.
2.3.2 Puede aplicar un color de fondo y agregar un efecto de trama: seleccione el rango de celdas a
las que desea aplicar un color de fondo con efectos de relleno; haga clic en el iniciador de cua-
dro de diálogo del grupo Fuente; en el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la
ficha Relleno, y haga una selección en el cuadro Estilo de trama para agregar una trama al
color de fondo, como se muestra en la Figura 3-6.
44 | Lección 3

Figura 3-6
Agregue una trama al color de
fondo de una celda

Aplicar formatos de numero

La mayor parte de los datos que se utilizan en Excel son numéricos. Aplicar un formato
preciso a los datos numéricos los hace más fácil de interpretar y, por lo tanto, más útiles. El
formato de número puede aplicarse a las celdas antes de que se introduzcan los datos o se
pueden seleccionar y formatear los datos después de haberlos introducido. El formato cam-
bia el aspecto de los números, no cambia su valor. Los valores reales siempre se muestran en
la barra de fórmulas.

Abra el documento L3-2.7 Aplicar formatos de numero que está disponible en el CD-ROM
complementario.

En este ejercicio, usted aplicó formato a los datos de los ingresos del primer trimestre de
Contoso. Cuando introduce un número en Excel, el formato predeterminado es General, el
cual muestra los datos exactamente como usted los introdujo. Si al introducir un número
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
usted incluye un caracter especial (tal como $ o %), éste aparecerá en la celda. El formato no
¿Cómo aplicar formatos de afecta el valor real de la celda.
número? Para cambiar el aspecto de un dato numérico, usted puede seleccionar una de las opciones de
2.3.1 formato de número en el grupo Número en la ficha Inicio o puede abrir el cuadro de diálogo
Formato de celdas y hacer clic en la ficha Número. Los formatos de número más comúnmen-
te aplicados se presentan en la Tabla 3-2.
 Formatear celdas y rangos | 45

Tabla 3-2
Categorías de formatos de C ATEGORÍA DE FORMATO D ESCRIPCIÓN
número
General Éste es el formato de número predeterminado que Excel aplica
cuando usted escribe un número. Los números se muestran tal y
como se escriben. Si una celda no es lo suficientemente ancha
para mostrar todo el valor, los números con decimales se redon-
dearán.
Número Este formato se utiliza para la presentación de números en gene-
ral. Usted puede especificar el número de posiciones decimales
que desea utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en
que desea mostrar los números negativos.
Moneda Este formato se emplea para los valores monetarios en general y
muestra el símbolo de moneda predeterminado. Usted puede
especificar el número de posiciones decimales que desea utilizar,
el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran
los números negativos.
Contabilidad Este formato se emplea también para valores monetarios. Los
símbolos de moneda y los puntos decimales se alinean.
Fecha Muestra los días, meses y años en varios formatos tales como
Enero 7, 2008, Ene-7 y 7/1/2008.

Si en una celda aparecen símbolos de números (###), significa que el número que se introdu-
jo es más ancho que la celda. Si planea aplicar un formato de número a los datos, no es nece-
sario ajustar el ancho de columna ya que éste se ajustará automáticamente cuando aplique
dicho formato.

Después de elegir un formato de número, tendrá que especificar el aspecto de los números.
Puede utilizar los comandos del grupo Número para aplicar formatos y para aumentar o dis-
minuir las posiciones decimales que se muestran en los datos de la hoja. Cuando se disminuye
el número de posiciones decimales, los datos se hacen menos precisos ya que se redondean los
números que siguen al punto decimal. La falta de precisión es insignificante cuando se trabaja
con números grandes.

Ajustar texto en una celda

Cuando se formatea una celda para ajustar el texto, los datos se ajustan para adaptarse
al ancho de la columna. Si el ancho de columna cambia, el ajuste de datos se adapta
automáticamente. Cuando se ajusta el texto, el alto de fila se adapta para acomodar el
ajuste.

Abra el documento L3-2.8 Ajustar texto en una celda que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

Si formatea una celda para ajustar el texto y éste no es completamente visible, puede deber-
se a que se estableció un alto específico para la fila. Usted aprenderá a modificar el alto de
TOME NOTA
* fila en la Lección 4.
46 | Lección 3

Si desea que el texto de una celda aparezca en varias líneas, puede formatear la celda para que
¿LISTO PARA LA
el texto se ajuste automáticamente o puede insertar un salto de línea manual. Para ajustar el
CERTIFICACIÓN?
texto automáticamente, seleccione el texto que desea formatear y haga clic en Ajustar texto en
¿Cómo ajustar el texto en
una celda? el grupo Alineación. Para iniciar una nueva línea de texto en un punto específico de una
2.3.4 celda, haga doble clic en la celda para ponerla en modo edición; después, haga clic en la ubi-
cación donde desea dividir la línea y presione Alt+Entrar.
TOME NOTA
*
Recuerde que puede Combinar y dividir celdas combinadas
modificar una celda en Usted puede utilizar el comando Combinar y centrar en el grupo Alineación para combi-
la barra de fórmulas, así nar celdas. Una celda combinada se crea combinando dos o más celdas horizontales o ver-
como en la misma celda. ticales adyacentes. Cuando se combinan celdas, las celdas seleccionadas se convierten en
una celda grande que abarca varias columnas o filas. Usted puede separar en celdas inde-
pendientes aquellas que han sido combinadas, pero no puede separar una celda que no ha
sido combinada.

Abra el documento L3-2.9 Combinar y dividir celdas combinadas que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Cuando combine celdas, los datos que desee que aparezcan en la celda combinada deben estar
en la celda superior izquierda del rango seleccionado. Sólo los datos en la celda superior
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
izquierda permanecerán en la celda combinada y los datos de las demás celdas serán elimina-
¿Cómo combinar celdas y dos. Las celdas pueden combinarse en una fila o columna, y el contenido de la celda superior
separar celdas combinadas? izquierda se centrará. Si las celdas que se van a combinar contienen información que se elimi-
2.3.6 nará durante la combinación, se abrirá el cuadro de diálogo de Excel que se muestra en la
Figura 3-7 para advertirle que sólo el contenido de la celda superior izquierda se conservará.

Figura 3-7
Advertencia al momento de
combinar celdas

Para combinar las celdas sin centrar el contenido de la celda superior izquierda, haga clic en la
flecha Combinar y centrar y haga clic en Combinar celdas. El texto que introduzca en esa
celda combinada será alineado a la izquierda.
Con la celda combinada activa, haga clic en Combinar y centrar para dividir la celda combi-
nada. También puede utilizar la flecha Combinar y centrar y seleccionar Separar celdas.

RESOLUCIÓN DE Si el botón Combinar y centrar no está disponible, puede ser que las celdas seleccionadas
PROBLEMAS estén en modo edición. Para cancelar el modo edición presione la tecla Entrar o Esc.

Una celda combinada toma el nombre de la celda superior izquierda original. En el ejercicio
anterior, cuando combinó el rango A1:D1, a la celda combinada se le asignó el nombre A1
(ver Figura 3-8).
 Formatear celdas y rangos | 47

Figura 3-8 Celda combinada

Las celdas combinadas tienen
un solo nombre

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-10

Colocar bordes alrededor de las celdas
Usted puede utilizar bordes para mejorar el atractivo visual de una hoja y para hacerla
más fácil de leer. Puede aplicar los estilos de bordes predefinidos de Excel o personalizar-
los especificando un estilo de línea y un color de su elección. Los bordes se emplean para
resaltar los encabezados, los rótulos o los totales.

Abra el documento L3-2.10 Colocar bordes alrededor de las celdas que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Para agregar un borde, seleccione la celda o el rango de celdas hacia las que desee atraer la
atención. Por ejemplo, puede colocar un borde alrededor de los títulos, alrededor de las celdas
que muestran los ingresos totales para el primer trimestre o alrededor de los rótulos que iden-
¿LISTO PARA LA tifican a los meses.
CERTIFICACIÓN? En el grupo Fuente, el botón Bordes muestra el último estilo de borde que se aplicó. Haga
¿Cómo colocar un borde clic en Bordes (no en la flecha) para aplicar ese estilo o puede hacer clic en la flecha y esco-
alrededor de una celda?
ger un estilo de borde diferente. Haga clic en Más bordes... para aplicar un borde personali-
2.3.7
zado o diagonal. En la ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en
un estilo de línea y en un color. Seleccione un estilo de borde entre los estilos preestableci-
dos o cree un estilo utilizando las opciones de colocación de líneas en la sección Borde.
Observe que la Figura 3-9 muestra los dos bordes diagonales.

Figura 3-9 Ficha Estilos

Opciones de bordes Bordes preestablecidos

Seleccionar
estilo de línea
Muestra el borde
como aparecerá
en la celda o rango
Seleccionar
seleccionado
color

Bordes
diagonales

Si aplica dos tipos de bordeMOAC

diferentes a un borde
Excel 2007/ETC de celda
Lección 3 figcompartido,
3-11 se mostrará el últi-
TOME NOTA
* mo borde que se aplicó.
48 | Lección 3

I Copiar el formato de las celdas con la función Copiar formato

Abra el documento L3-3.1 Copiar el formato de las celdas usando la fucnión Copiar formato que
está disponible en el CD-ROM complementario.

Usted puede utilizar la función Copiar formato para copiar formatos, incluyendo tipo de
fuente, tamaño de fuente, estilo de fuente, color de fuente, alineación, sangrías, formato de
número, bordes y sombreado. Para copiar el formato de una ubicación a otra, seleccione la
celda o rango de celdas que tenga el formato que desee copiar; haga clic en Copiar formato en
el grupo Portapapeles; el puntero del mouse se convierte en un signo de más blanco con la
brocha a un lado; arrastre el puntero del mouse por la celda o el rango de celdas que desea
formatear.
Para copiar el formato a varias celdas o rangos de celdas; haga doble clic en Copiar formato y
luego arrastre el puntero del mouse por cada celda o rango de celdas que desea formatear.
Cuando haya terminado, haga clic en Copiar formato otra vez o presione la tecla Esc para
desactivar la opción Copiar formato.

I Formatear las celdas utilizando estilos

AR ACT
EVA C

ERISTI

Aplicar un estilo de celda CA NU

Para aplicar un estilo de celda a una celda o a un rango activo, haga clic en Estilos de
celda en el grupo Estilos en la ficha Inicio. Haga clic en el estilo de celda que desea apli-
car. Usted puede aplicar más de un estilo a una celda o rango.

Abra el documento L3-4.1 Aplicar un estilo de celda que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

Al visualizar los estilos definidos en la galería Estilos de celda, usted puede ver el formato que
¿LISTO PARA LA
se utilizará al aplicar cada uno de ellos. Esta característica le permite evaluar el formato sin
CERTIFICACIÓN?
realmente aplicarlo.
¿Cómo aplicar un estilo de
celda a una celda o rango de Experimente combinando estilos para lograr el efecto deseado. Por ejemplo, puede hacer clic
celdas? en un estilo de celda temático para aplicar sombreado a una celda. Después, puede volver a
2.3.3 hacer clic en Estilos de celda y hacer clic en Título 1 para aplicar un estilo de fuente, tamaño
de fuente y efectos de formato especiales como negritas y cursivas.
Si no está satisfecho con el estilo que aplicó, puede deshacer el estilo o aplicar otro. Para qui-
TOME NOTA
* tar un estilo de celda sin eliminarlo, seleccione las celdas que están formateadas con ese estilo;
No se puede eliminar el haga clic en Estilos de celda, y luego haga clic en Normal. Para eliminar el estilo de celda y
estilo de celda Normal. además quitarlo de las celdas formateadas con él, haga clic con el botón secundario del mouse
en la celda que contiene ese estilo de celda, y luego haga clic en Eliminar.
 Formatear celdas y rangos | 49

AR ACT

EVA C

ERÍSTI
Modificar un estilo de celda CA NU

Usted puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear su propio estilo personali-
zado. También puede agregar otros atributos al estilo y eliminar los que no desee.

Abra el documento L3-4.2 Modific

ficar un estilo de celda que está disponible en el CD-ROM com-
plementario.

En este ejercicio, usted duplicó un estilo de celda y luego lo modificó para crear un estilo per-
sonalizado que se agregó a la galería de estilos. Si hubiera empleado el comando Modificar, el
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
estilo existente hubiera reflejado los cambios de formato que hizo. Es preferible duplicar un
¿Cómo modificar estilos de estilo y luego modificarlo. Para modificar un estilo existente, haga clic en Estilos de celda en el
celda? grupo Estilos; cuando se muestre la galería de estilos, haga clic en el estilo de celda que desea
2.3.3 cambiar y luego haga clic en Modificar; se despliega el cuadro de diálogo Estilo (Figura 3-10);
en él se muestra el nombre de estilo actual pero no se puede modificar, lo que le indica que
cualquier cambio afectará al estilo existente, no al personalizado.

Figura 3-10 No se puede cambiar

el nombre del estilo
Cuadro de diálogo Estilo cuando está seleccionada
la opción Modificar

MOAC Excel 2007/ETC Lección 3 fig 3-12

Teclee un nombre significativo para el nuevo estilo de celda que va a crear. Para cambiar el
estilo de celda, haga clic en Aplicar formato; se despliega el cuadro de diálogo Formato de cel-
das; en las diferentes fichas en el cuadro de diálogo, seleccione el formato que desea para el
nuevo estilo; haga clic en Aceptar cuando haya terminado de realizar sus cambios; los cambios
se reflejarán en el cuadro de diálogo Estilo; cuando esté satisfecho con los atributos del estilo,
haga clic en Aceptar. El nuevo estilo de celda se agrega a la galería de estilos y se identifica
como un estilo personalizado.

I Trabajar con datos que contienen hipervínculos

Un hipervínculo es una imagen o secuencia de caracteres que abre otro archivo o una página
Web cuando se hace clic en él. El archivo o página Web de destino puede estar en la World
Wide Web, en una intranet o en su PC. Por ejemplo, en un libro que contenga sus registros
bancarios personales, usted puede insertar un hipervínculo para ir al servicio de pago de cuen-
tas en línea de su banco.
50 | Lección 3

Insertar un hipervínculo en una celda

Es muy sencillo insertar un hipervínculo en una celda de un libro. Sólo haga clic en la
celda donde desea crear el hipervínculo e identifique la fuente a la cual desea conectarse.
Cada hipervínculo aparece en la celda como texto azul subrayado. Cuando señala un
hipervínculo, aparece Información en pantalla que describe el vínculo o indica la ubica-
ción del archivo.

Abra el documento L3-5.1 Insertar un hipervínculo en una celda que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Cuando escribe www, Excel lo reconoce como el comienzo de una dirección Web y
TOME NOTA
* automáticamente introduce el texto http://.

En este ejercicio, usted creó un hipervínculo utilizando el comando Hipervínculo en la ficha

Insertar. También puede crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico o a una
¿LISTO PARA LA dirección en Internet tecleándola directamente en la celda. Por ejemplo, si teclea
CERTIFICACIÓN? alguien@ejemplo.com, o bien www.microsoft.com, automáticamente se crea un hipervínculo.
¿Cómo crear un hipervínculo
La Información en pantalla predeterminada identifica la dirección completa del hipervínculo
en una celda de una hoja de
y ofrece instrucciones para seguir el vínculo. Cuando crea un vínculo, usted puede especificar
cálculo?
2.3.8 los datos que deben aparecer en la información o puede modificarla después.
Para modificar un hipervínculo, haga clic para seleccionar la celda que lo contiene. Haga clic
con el botón secundario del mouse y luego haga clic en Modificar hipervínculo... para abrir el
cuadro de diálogo Modificar hipervínculo. Usted puede modificar el texto que se muestra en
el vínculo, el texto de la Información en pantalla o la dirección a donde lo llevará el vínculo.
Puede cortar o copiar un hipervínculo y pegarlo en otra celda de la misma hoja, de otra hoja
o de otro libro.

Quitar un hipervínculo
Usted puede eliminar un hipervínculo y el texto que lo representa, desactivar un solo
hipervínculo, o desactivar varios hipervínculos al mismo tiempo.

Abra el documento L3-5.2 Quitar un hipervínculo que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Como se demostró en este ejercicio, usted puede quitar un hipervínculo y su texto asociado, o
¿Cómo quitar un hipervínculo puede quitar el vínculo y conservar el texto.
de una celda en una hoja de
cálculo?
2.3.8
 Formatear celdas y rangos | 51

I Aplicar formato condicional a las celdas

Cuando analiza datos, a menudo se hace preguntas como:

• ¿Quiénes son los representantes de ventas con el mejor desempeño?
• ¿En qué meses los ingresos fueron más altos o más bajos?
• ¿Cuáles son las tendencias en las ganancias durante un período de tiempo específico?

El formato condicional le ayuda a contestar a estas preguntas resaltando las celdas o rangos de
celdas que le interesan. Con el formato condicional, las fuentes se convierten en guías visuales
que ayudan al lector a entender la distribución y variación de los datos.

AR ACT
Utilizar el administrador de reglas para aplicar formatos

EVA C

ERISTI
condicionales CA NU

¿Bajo qué condiciones o criterios desea analizar los datos contenidos en una hoja de cál-
culo? Ésta pregunta es la base para establecer formatos condicionales. Una vez que se
seleccionan los datos, usted puede elegir uno de los cinco formatos condicionales preesta-
blecidos que facilitan un análisis visual de una hoja de cálculo o de un rango de datos
seleccionado.
Por ejemplo, usted puede especificar que cuando el valor en una celda sea mayor a un
número dado, se muestre el valor con una fuente o color de fondo específicos. Usted
puede establecer varias reglas de formato condicional para un rango de datos.

Abra el documento L3-6.1 Utilizar el administrador de reglas para aplicar formatos condicionales
que está disponible en el CD-ROM complementario.

En los ejercicios de esta lección, usted trabajó con datos relacionados con el número de
pacientes tratados cada mes en Contoso, Ltd. Usted puede utilizar el administrador de reglas
de Excel para aplicar formato condicional que facilite un análisis visual de los datos en el libro
¿LISTO PARA LA Datos_de_consultas_de_pacientes.
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo aplicar formatos con-
dicionales?
4.3.1 Puede desplegar el administrador de reglas de formatos condicionales para ver las reglas que
están vigentes y aplicarlas en el momento adecuado. En el administrador de reglas de forma-
tos condicionales, puede agregar nuevas reglas, modificar las existentes, o bien eliminar una o
todas las reglas. Las reglas se aplican en el orden en que están listadas en el administrador de
reglas de formatos condicionales. Para analizar los datos, usted puede aplicar todas las reglas o
aplicar sólo las que especifique. Como puede ver en la Figura 3-11, el formato es visible mien-
tras el administrador de reglas de formatos condicionales está abierto. De esta manera, usted
puede experimentar con los formatos que desee aplicar y el orden en que éstos se aplican.

Figura 3-11
Administrador de reglas de
formatos condicionales
52 | Lección 3
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo permitir que varias
reglas de formato condicio-
nal sean verdaderas?
4.3.2
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo aplicar los siguientes
formatos condicionales:
resaltado, reglas superiores e
inferiores, barras de datos,
escalas de color y conjuntos
de iconos?
4.3.3
I Borrar el formato de una celda
El formato condicional se aplica en el orden en que aparece en el administrador de reglas. La
regla superior es última condición creada y tiene prioridad. Sin embargo, usted puede utilizar
las flechas de dirección para ajustar la prioridad de las reglas. Si dos reglas están en conflicto,
se aplica la regla que está más arriba en la lista.
Permitir que varias reglas de formato condicional sean verdaderas
En ocasiones, varias reglas de formato condicional pueden ser verdaderas. De manera pre-
determinada, las nuevas reglas siempre se agregan al principio de la lista y por lo tanto
tienen mayor prioridad. El formato condicional tiene prioridad sobre el formato manual
que se haya aplicado.
Abra el documento L3-6.2 Permitir que varias reglas de formato condicional sean verdaderas que
está disponible en el CD-ROM complementario.
AR ACT
EVA C
ERÍSTI
Aplicar formatos condicionales específicos CA NU
Excel tiene tres formatos condicionales preestablecidos que utilizan color y símbolos para
ofrecer guías visuales que le ayudan a comprender la distribución y variación de los datos:
escalas de color, conjuntos de iconos y barras de datos.
Abra el documento L3-6.3 Aplicar formatos condicionales específic
ficos que está disponible en el CD-
ROM complementario.
Una escala de dos colores le ayuda a comparar un rango de celdas utilizando una gradación de
dos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. El tono en una
escala de tres colores representa los valores inferiores, medios o superiores.
Usted puede utilizar un conjunto de iconos para representar y clasificar datos en tres, cuatro o
cinco categorías. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, un conjunto de ico-
nos de tres banderas: la bandera verde representa valores más altos, la amarilla representa los
valores medios y la roja representa los valores más bajos.
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda en relación a las otras celdas del rango
de datos. La longitud de la barra de datos representa el valor en la celda. Una barra más larga
representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de
datos son útiles para encontrar los números más altos y los más bajos, especialmente cuando
se manejan grandes cantidades, por ejemplo, en el caso del informe de ventas de un minorista
después del Día de Acción de Gracias.
Abra el documento L3-7.1 Borrar el formato de una celda que está disponible en el CD-ROM
complementario.
Si selecciona Borrar todo, se borran tanto el contenido como los formatos. Por medio de la
opción Borrar contenido se eliminan los datos dentro del rango seleccionado, pero se conser-
van los formatos.
 Formatear celdas y rangos | 53

MATRIZ DE RESUMEN DE HABILIDADES

EN ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ H ABILIDAD DE LA MATRIZ N ÚMERO DE HABILIDAD

A insertar y eliminar celdas en Insertar y eliminar celdas, filas 2.2.1

una hoja de cálculo. y columnas.
A formatear manualmente Formatear el texto en las celdas. 2.3.4
el texto en las celdas.
A rellenar celdas con color. Crear formatos personalizados. 2.3.2
A aplicar formatos de número. Aplicar formatos de número. 2.3.1
A combinar y dividir celdas. Combinar y dividir celdas. 2.3.6
A agregar y quitar bordes de celda. Agregar y quitar bordes de celda. 2.3.7
A copiar el formato de las celdas
utilizando la función Copiar formato.
A formatear las celdas usando estilos Aplicar y modificar estilos de celda. 2.3.3
A trabajar con datos que Insertar, modificar y quitar 2.3.8
contienen hipervínculos. hipervínculos.
A aplicar formato condicional.
A utilizar el administrador de Administrar los formatos condicio 4.3.1
reglas para aplicar formatos nales utilizando el administrador
condicionales. de reglas.
A aplicar varios formatos Permitir que más de una regla 4.3.2
condicionales a los datos. sea verdadera.
A aplicar formatos condicionales Aplicar formatos condicionales. 4.3.3
específicos a datos seleccionados.
A borrar el formato de una celda.