MDULO CONTABLE

Vamos a demostrarle a todos de

lo que es capaz el pueblo Venezolano, ms all de lo que ya hemos demostrado, vamos a demostrarlo.
(Hugo Chvez)

 ndice
Presentacin Objetivo General Objetivos Especficos Qu es la Contabilidad? Importancia de la Contabilidad La Contabilidad en las Cooperativas Principios Contables El Proceso Contable Clasificacin de las Cuentas Plan de Cuentas Contables Estructura del Plan de Cuentas Contables Teora del Cargo y del Abono Los Libros de Contabilidad Diario Mayor Inventario Los Libros Auxiliares de Contabilidad 1 2 2 3 3 3 3 6

6 8
8

9
10

11 13 14
16 17 18

Conciliacin Bancaria Estados Financieros

Balance de Comprobacin Balance General Estado de Ganancias y Prdidas Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio Estado de Flujo de Efectivo Bibliografa

19 21 23 26 27 31

Presentacin
Los Bancos Comunales representan un valioso aporte al proceso de transformacin del sistema econmico y social que se viene dando en nuestro pas, al ser estos la organizacin por la cual se realizar la administracin de los recursos financieros y no financieros, retornables y no retornables de los recursos asignados, otorgados y captados de los Consejos Comunales.

La marcada debilidad que vienen mostrando las Asociaciones Cooperativas en cuanto al manejo de los instrumentos de administracin, registro y archivo de sus operaciones, las hace vulnerables a las sanciones por los organismos competentes, lo que entorpece y retraza su efectivo desarrollo como una Empresa de Produccin Social.

Tomando en cuenta el carcter obligatorio de los registros contables y sociales dentro de estas organizaciones y a la necesidad de que se establezcan sistemas que permitan que los asociados, las instancias internas, y todo aquel que lo solicite dentro de la comunidad y fuera de ella, tener el control de los recursos y procesos que en el Banco Comunal se lleven, contando con la informacin oportuna y adecuada para la toma de decisiones.

Evidenciada la importancia de la contabilidad dentro de la dinmica de las cooperativas, se hace imperante la capacitacin del colectivo. En este sentido se plantea este mdulo contable que no es ms que un abreboca del conocimiento con que deben contar los participantes del taller en el desempeo de las tareas que les han sido asignadas en sus comunidades.

Objetivo General:
Brindar a los participantes del taller, los conocimientos bsicos contables que le faciliten el desarrollo de las actividades del Banco Comunal.

Objetivo especficos:
Ofrecer al participante la informacin debe ir registrada en los libros contables principales (obligatorios) y auxiliares que manejan en las Cooperativas.

Dar al participante conceptos contables generales para el correcto registro de las transacciones que se realicen en el Banco.

Sensibilizar al participante de la importancia que tiene el registro y el conocimiento de las actividades que esta realizando para el desarrollo de la comunidad que representa.

Evitar las sanciones por parte de los rganos contralores del Banco Comunal.

Qu es la Contabilidad?
Es un sistema de informacin mediante el cual se registra, clasifica, mide, resume y comunica la informacin econmica (expresada bsicamente en trminos monetarios) de una unidad productiva, con el fin de que los microempresarios y cooperativistas puedan evaluar la situacin financiera de la unidad productiva.

Importancia de la Contabilidad
Las actividades rutinarias de una actividad productiva deben ser registradas en anotaciones elementales, y no dejadas a la memoria. Control de Ingresos y Gastos. Control de Deudas. Efectuar comparaciones mensuales, con fines de anlisis y planificacin futura.

La Contabilidad en las Cooperativas

Las Asociaciones Cooperativas estan obligadas a llevar contabilidad conforme a los principios contables generalmente aceptados aplicables a ellas y establecern sistemas que permitan que los asociados, las instancias de coordinacin y control, definidas en los estatutos y el sector cooperativo, cuenten con informacin oportuna y adecuada para la toma de decisiones, de acuerdo a lo establecido en articulo 53 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas.

Principios Contables
Principios Bsicos Equidad.- la informacin debe ser lo mas justa posible y los intereses de todas las partes tomarse en cuenta en el apropiado equilibrio. Los Estados Financieros deben estar libres de influencia o sesgo indebido. Pertinencia.- La informacin contable tiene que referirse o estar tilmente asociada a las decisiones que tiene como propsito facilitar o a los resultados que desea producir.

Aplicables a los Estados Financieros Objetividad.- Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben poseer un costo o un valor que pueda ser medido con confiabilidad. Importancia Relativa.- La informacin financiera nicamente concierne a la que es, en atencin a su monto o naturaleza, suficientemente significativa econmicas. Comparabilidad.- Las decisiones econmicas basadas en informacin financiera requieren en la mayora de los casos, la posibilidad de comparar la situacin financiera y los resultados en operacin de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades. Revelacin Suficiente.- La informacin contable presentada en los Estados Financieros debe contener en forma clara y comprensible, todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y la situacin financiera de la entidad. Prudencia.- Las incertidumbres circundan mucha de las transacciones y eventos econmicos, lo cual obliga a reconocerlos mediante el ejercicio de la prudencia en la presentacin de los Estados Financieros. como para afectar las evaluaciones y decisiones

Para cuantificar las operaciones y los eventos econmicos Valor histrico original.- Las transacciones y eventos econmicos que la contabilidad cuantifica, se registran segn las cantidades de efectivo que afecten o su equivalente o la estimacin razonable que ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Dualidad econmica.- Para una adecuada comprensin de la estructura de la entidad y de sus relaciones con otras entidades, es fundamental la presentacin contable de: a.- los recursos econmicos de los cuales dispone la entidad para la realizacin de sus fines. B.-las fuentes de dichos recursos Negocio en marcha o Continuidad.- La entidad normalmente es considerada como un negocio en marcha, es decir, como una operacin que continuara en el futuro previsible. Se supone que la entidad no tiene

intencin ni necesidad de liquidarse o de reducir sustancialmente la escala de sus operaciones. Realizacin contable.- las operaciones y los eventos econmicos deben reconocerse oportunamente en el momento en que estas ocurran, deben registrarse en la contabilidad. La fecha del documento o comprobante indica a qu mes corresponde y se requiere su registro. Periodo contable.- Las operaciones y eventos as como sus eventos susceptibles de ser cuantificados se identifican en el periodo econmico en que ocurren.

Supuestos derivados del ambiente econmico Entidad.Es una unidad identificable que realiza actividades

econmicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecucin de los fines para los cuales fue creada. La entidad puede ser una persona natural o una persona jurdica, o una parte o combinacin de ellas. No esta limitada a constitucin legal de las unidades que la componen nfasis en el aspecto econmico.- La contabilidad financiera enfatiza el aspecto econmico de las transacciones y eventos, an cuando la forma legal pueda discrepar y sugerir tratamiento diferente. En consecuencia, las transacciones y eventos deben ser considerados, registrados y revelados en concordancia con su realidad y sentido financiero y no meramente en su forma legal. Cuantificacin.- Los datos cuantificados proporcionan una fuerte ayuda par comunicar informacin econmica y para tomar decisiones racionales. Unidad.- El dinero es el comn denominador de la actividad econmica y la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medicin y el anlisis.

El Proceso Contable
Se inicia con la intencin de registrar en el sistema contable los ingresos, costos, gastos, activos, pasivos y patrimonio, soportados por un comprobante, el cual puede ser una factura de ingreso, planilla de deposito, efectivo, cheque, letra de cambio, pagar, nota de crdito, nota de debito, factura de compra de bienes o servicios, certificados de aportacin, certificados de inversin, otros certificados, ticket de caja, entre otros. Para concretar el registro de las transacciones contables, se debe dar a consideracin al tipo de cuenta contable y al efecto sobre la misma, con el fin de determinar si se har un cargo o un debito, o un abono o un crdito, para ello debemos conocer como se clasifican las cuentas.

Clasificacin de las Cuentas

1. Cuentas Reales o de Balance: Son cuentas de activo, pasivo, capital y valoracin de activos, por lo tanto representan bienes, derechos u obligaciones que se reflejan en el balance general, cuyos saldos afectan los ejercicios econmicos siguientes. Es decir, permanecen abiertos en un libro mayor cuando termina el ejercicio contable y comienza otro.

Activo: Son todos los bienes, tangibles e intangibles, propiedad de la cooperativa, y aquellos gastos efectuados atribuibles a futuros aos o periodos econmicos. Estar integrado de la siguiente manera: activo circulante, cuentas y efectos por cobrar a largo plazo, inversiones, activos fijos, activos intangibles, cargos diferidos y otros activos.

Pasivo: Son todas las obligaciones reales, estimadas, eventuales y contingentes de la cooperativa, y aquellos ingresos percibidos atribuibles a futuros aos o periodos econmicos. Est integrado de la siguiente manera: pasivo circulante, pasivo a largo plazo, apartados, crditos, y otros pasivos.

Patrimonio o Capital: Es la diferencia entre el activo menos el pasivo, y representa el valor segn libros de la inversin de los asociados de la cooperativa. Para fines de su presentacin, est integrado de la siguiente manera: Capital Cooperativo: Certificados de aportacin, certificados de asociacin, certificados rotativos, certificados de inversin. Donaciones legados o reservas irrepartibles: Reservas de emergencia, fondo de educacin, fondo de proteccin social y otros fondos permanentes.

2. Cuentas Nominales o de Resultados: Son cuentas de ingreso y egreso que integran el Estado de Resultados o de Ganancias y Prdidas, que se deben cerrar en los libros de contabilidad de la cooperativa cuando termina o se cierra el ejercicio econmico, mediante asientos de cierre que se realizarn en el libro diario. Ejemplo: Compras, ventas, ingresos, gastos o egresos de

administracin, excedente o dficit (utilidad o prdida).

3. Cuentas de Valoracin de Activos: Son cuentas que indican la parte gastada, consumida o prdida de determinados activos, cuyos montos disminuyen el valor de los mismos, resultando el valor real y actual o contable de tales activos. Ejemplo: Depreciacin Acumulada y Provisin para Cuentas Incobrables. Los montos de estas cuentas se reflejan en el HABER, ya que stas disminuyen los activos.

4. Cuentas Transitorias: Son cuentas que figuran en los libros de la cooperativa por tiempo relativamente corto y desaparecen de los mismos cuando han cumplido su funcin. Ejemplo: Mercanca en Trnsito.

5. Cuentas de Orden: Son cuentas que no afectan el activo, el pasivo ni el patrimonio de la cooperativa pero que deben reflejarse en el Balance General, despus del TOTAL DEL ACTIVO y despus del TOTAL 7

PASIVO Y CAPITAL. Se identifican dentro de estas cuentas: Banco Cuenta giros, giros al cobro, fianza a empleados per contra, mercanca pignorada per contra, mercanca consignada, y mercanca enviada en consignacin.

Plan de Cuentas Contables

Es la estructura cuantificada y clasificada de la trascripcin de los montos de las facturas, recibos u otros soportes en el DEBE o en el HABER del Libro Diario, y depender del tipo de cuenta contable y de la naturaleza de la misma para su clasificacin. Importante: SUNACOOP elabor y present un Plan de Cuentas Contable por el cual se debe de regir la numeracin de las cuentas contables de las Cooperativas.

Estructura del Plan de Cuentas Contables

Se clasifica y enumera en nueve segmentos:

ACTIVO PASIVO PATRIMONIO INGRESOS COSTO DE VENTA GASTOS DE OPERACIN OTROS EGRESOS ANTICIPOS SOCIETARIOS CUENTAS DE ORDEN

comenzarn con el nmero uno (1) comenzarn con el nmero uno (2) comenzarn con el nmero uno (3) comenzarn con el nmero uno (4) comenzarn con el nmero uno (5) comenzarn con el nmero uno (6) comenzarn con el nmero uno (7) comenzarn con el nmero uno (8) comenzarn con el nmero uno (9)

Teora del Cargo y del Abono

La contabilidad se basa en La Partida Doble, lo que significa que si hay un cargo debe haber un abono, implicando que si se carga una cuenta deber abonar otra cuenta contable. El anlisis de la teora del cargo y del abono se realizar a travs de la utilizacin de las cuentas T, cuya estructura es la siguiente:

DEBE CARGO CARGAR DEBITAR DBITO

HABER ABONO ABONAR ACREDITAR CRDITO

Qu es el Debe? Es el lado izquierdo de la cuenta contable. Son las entradas o aumentos si la cuenta es de activo, las cancelaciones o disminuciones de las obligaciones si es de pasivo, y los gastos o prdidas si es de resultado. La suma de las cantidades que se registran en el debe se denominan dbitos o cargos y la accin de incorporar una cantidad al debe se denomina cargar, debitar o adeudar.

Qu es el Haber? Es el lado derecho de la cuenta contable. Son las salidas o disminuciones si la cuenta es de activo, el abono o aumento de las obligaciones si es de pasivo, y los ingresos o ganancias si es de resultado. La suma de las cantidades que se registran en el haber se denominan crditos o abonos, y la accin de incorporar una cantidad al haber se denomina abonar o acreditar. Las cuentas T aumentan o disminuyen dependiendo de la clasificacin de las cuentas. Por ejemplo:

Tipo de Cuenta Activos Pasivos Patrimonio Ingresos Compras Gastos Administrativos Gastos de Ventas

Debe + + + +

Haber + + + -

El (+) significa que esta cuenta aumenta por este lado, y el (-) significa por donde disminuye dicha cuenta.

Los Libros de Contabilidad

La Cooperativa debe llevar tres (3) libros de contabilidad: Libro Diario, Libro Mayor y el Libro de Inventario y/o Balances, que recogern los resultados de la contabilidad llevadas por este tipo de asociaciones. Los libros contables deben ser autorizados por ante la notaria o el Registro Subalterno o Notaria, antes de realizar cualquier asiento o registro contable en ellos. Los libros DIARIO, MAYOR e INVENTARIO, al ser autorizados reflejan un sello estampado en el primer folio con una nota, fechada y firmada por el Juez o Registrador. Este sello del Registro es colocado en el resto de las pginas del libro, por ambos lados. Una vez cumplida la responsabilidad del sellado de los libros de contabilidad, las asociaciones cooperativas estn obligadas a llevarlos en forma ordenada y ajustados a los principios de contabilidad, que apliquen a este tipo de asociaciones. De hecho, todas las anotaciones o registros realizados en los mismos, deben estar apoyados por los comprobantes o facturas

correspondientes. Las asociaciones cooperativas podrn llevar otros libros contables distintos a los libros principales a los cuales se les denomina por su carcter auxiliar y de control, Libros Auxiliares de Contabilidad. 10

1.

El Libro Diario En este libro se asentarn da por da las operaciones que haga la cooperativa, de modo que cada cuenta utilizada exprese claramente quien es el acreedor (a quin se le debe) y quien es el deudor (quien debe), en la transaccin registrada. O se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de sus operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones da por da. Si la cooperativa opta por registrar en el Libro Diario, un asiento de resumen mensual de las actividades realizadas, deber llevar los libros auxiliares con el fin de asentar en estos, las operaciones realizadas da por da, de manera que permita obtener la suma de las mismas.

Los asientos realizados en el Libro Diario pueden ser de dos tipos: Asientos Simples. Asientos Compuestos.

Los asientos simples, son aquellos en los cuales se manejan o identifican solamente dos (2) cuentas; SE CARGA O DEBITA A UNA CUENTA Y a la OTRA SE ACREDITA O ABONA.

Los asientos compuestos, son aquellos en los cuales se manejan o identifican tres (3) o ms cuentas, se carga o debita una o dos cuentas y se acredita o abona a una cuenta o ms.

El Libro Diario presenta la siguiente estructura y el siguiente rayado: Fecha Cuentas y Explicacin Referencia. DEBE HABER

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Folio N

Fecha Explicacin

Ref. DEBE HABER SALDO

La Fecha: En esta columna y en primer trmino se registra el ao, el cual no se repite a menos que cambie o que cambiemos de folio; seguidamente se registra el mes, enseguida del mes (a la derecha) se registra el da, el cual se indicar sin importar cuntas transacciones se registran en un mismo da.

Cuentas y Explicacin: Lo primero que se registra en esta columna es el nmero de la transaccin o asiento, a la mitad del espacio disponible, seguidamente y pegados a la lnea donde inicia la columna se escriben las cuentas que se debitan (Debe); y las cuentas que se acreditan (Haber) se separan unos 3 centmetros de la lnea que divide la columna de la anterior. Seguidamente de la identificacin de las cuentas contables afectadas, se hace una descripcin de la operacin o transaccin registrada. Deben registrarse primero las cuentas que se debitan y luego las cuentas que se acreditan.

Referencia (Ref): Es el nmero del folio del libro mayor donde esta registrada la cuenta que se esta debitando (DEBE) o acreditando (HABER).

Debe: En esta columna de registran las cantidades de las cuentas que se debitan.

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Haber: En esta columna se registran las cantidades de las cuentas que se acreditan.

2. El Libro Mayor Este libro se caracteriza porque todo lo que se registra en el libro DIARIO debe pasar a l, empezando desde el folio N 2, porque el Folio N 1 es utilizado por el Sello de la Oficina de Registro que autoriza los libros. Se debe destinar un folio para cada cuenta contable, el cual contendr la siguiente estructura: Cuenta Fecha Explicacin Referencia Debe. Haber. Saldo.

El libro Mayor tiene las siguientes columnas y el siguiente rayado:

Folio N Fecha Explicacin Ref. DEBE HABER SALDO

Cuenta: En la lnea se escribe el nombre de la cuenta. Fecha: La fecha que tiene asignada el asiento del Libro Diario que se esta mayorizando en este libro. Explicacin: Expresa de donde proviene Segn Diario Folio N, o Segn Asiento de Cierre N.

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Referencia (Ref.): A esta referencia, se le denomina, referencia cruzada, la cual indica el nmero del folio del Libro Diario de donde se toma la cuenta y su monto.

Debe: Se registra el monto de la cuenta que esta registrada en el Libro Diario en el DEBE. Es decir, al momento del pase al Libro mayor de las cuentas y sus montos del Libro Diario, si esta en el DEBE en ese libro, tambin se escribe en el DEBE:

Haber: Se registra el monto de la cuenta que esta registrada en el Libro Diario en el HABER. Es decir, al momento del pase al libro Mayor de las cuentas y sus montos del Libro Diario, si esta en el HABER en ese libro, tambin se escribe en el HABER de este libro.

Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Esta diferencia resultante puede ser llamada Saldo Deudor o Saldo Acreedor. Resulta en un Saldo Deudor, cuando la suma del DEBE es mayor a la suma del HABER. Y es un Saldo Acreedor, cuando la suma del HABER es mayor que la suma del DEBE. Es importante que al momento de la obtencin de los saldos de cada cuenta reflejados en el libro MAYOR; se conozca la clasificacin de las cuentas contables. Los saldos obtenidos en las distintas cuentas registradas en este Libro, son los que conforman el Balance de Comprobacin.

3. El Libro de Inventario y Balances Todas las Asociaciones Cooperativas al comenzar sus operaciones (Al momento de su registro), y al fin de cada ejercicio econmico, har en el Libro de Inventario una descripcin detallada de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio. Adems, este libro contendr, el Estado de Resultado conocido como Estado de Ganancias y Prdidas, el cual deber demostrar con evidencia y verdad los excedentes obtenidos y los dficit sufridos al termino de su ejercicio econmico.

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El Balance General y El Estado de Resultado registrado en este libro, debe ser firmado por todos los asociados de la cooperativa, como muestra de la aprobacin del mismo. El Libro de Inventario y Balances, tiene la misma estructura y columnas del Libro Diario, pero sin que en ellos se identifique la columna DEBE y HABER.
FECHA Junio

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Inventario N 01 de la Asociacin Cooperativa XXX, R.L., al momento de su apertura Registrada ante el Registro Subalterno del Municipio xxxxx

Libro Diario Principal De La Cooperativa Xxx, Rl Folio N 01

2004 Marzo 20 DETALLE _________________1_______________ Equipo de Computadora Efectivo Certificados de Aportacin Suscritos Para registrar el aporte realizado por los Asociados para la constitucin de la coop. _________________2_______________ Honorarios Profesionales Gastos de Registro Fotocopias Gastos de Tramitacin RIF Talonarios y Facturas Efectivo Cuentas por Pagar Editorial CC Para registrar el pago de algunos gastos de Abogados, registro, copias, rif y talonarios Y factura N de Editorial Mirando pendien Te de pago. _________________3______________ Efectivo Cuentas por Cobrar a Coop. CC, RL Ingresos o Ventas de Servicios Para registrar la venta de servicios a la Cooperativa CC RL, Factura Numero 001 a crdito con pago del 50% en efectivo _________________4______________ Banco X Cuentas por Pagar Editorial CC Efectivo REF 01 02 26 DEBE 2.000.000,00 100.000,00 2.100.000,00 HABER

Marzo 20

03 04 05 06 07 02 08

15.000,00 5.000,00 1.550,00 3.000,00 70.000,00 49.550,00 45.000,00

Abril 15

02 09 10

175.000,00 175.000,00 350.000,00

Abril 26

11 08 02

175.000,00 45.000,00 220.000,00

15

Abril 30

Para registrar la apertura de la cuenta banca ra de la cooperativa y el pago de la factura A Editorial CC por los talonarios. _________________5______________ Efectivo Banco X Cuentas por Cobrar Coop. CCC, RL Efectivo Para registrar el cobro de la factura N 001 Y deposito N realizado al Banco X _________________6______________ Efectivo Banco X Prstamo por Pagar F.U.S. Efectivo Para registrar la entrega del prstamo por Por el FUS y depositado en el Banco X.---SUMAS IGUALES

02 11 09 02

175.000,00 175.000,00 175.000,00 175.000,00

Mayo 25

02 11 12 02

7.500.000,00 7.500.000,00 7.500.000,00 7.500.000,00 18.114.550,0 0 18.114.550,0 0

Los Libros Auxiliares de Contabilidad

Estos libros permiten descargar o aligerar el trabajo en los libros principales, ya que en estos se detallaran todas las transacciones. Si bien el uso de estos libros no es obligatorio, mas sin embargo su empleo es de gran utilidad por lo que se recomienda a continuacin la tenedura de los siguientes libros auxiliares:

Libro Auxiliar:

Banco Ventas Cuentas por cobrar Anticipo Societarios Certificados de Asociacin Suscritos y no pagados Compras Inversiones temporales

Por su importancia para los Bancos Comunales slo se define el Libro Auxiliar Banco.

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Este Libro permite a la Instancia de Administracin en la persona del tesorero la identificacin de los movimientos de la(s) Cuenta(s) Bancarias facilitando la conciliacin mensual del efectivo en banco. As mismo permite tener el saldo real disponible en banco. Puede ser llevado en un cuaderno de contabilidad normal de tres columnas se debe llevar un Libro Auxiliar Banco por cada cuenta. En l se registra al da la emisin de cheques, depsitos, notas de Dbito, Notas de Crdito, Comisiones bancarias o cualquier otro dbito o crdito realizado a la cuenta bancaria.

Conciliacin Bancaria
Es una tcnica que permite a la Cooperativa, al final de cada mes confrontar los registros realizados en el Libro Auxiliar de Banco, y los realizados por el banco segn estado de cuenta bancario o la libreta de ahorro, y de determinarse una diferencia habr que analizar en busca de la misma, a esta accin se le conoce como CONCILIACIN BANCARIA. Se entiende entonces que se conciliar la cuenta banco slo si existiera diferencia entre la informacin del banco y la registrada por la Cooperativa en su Libro Auxiliar Banco

Mtodo de Saldos Encontrados

Consiste en que a partir del saldo de cierre mensual del banco segn el estado de cuenta bancario aplicando los dbitos y crditos ha lugar, se llega al saldo segn el Libro Auxiliar de la Cooperativa.

Pasos a seguir:

1.- Se identifican los cargos o abonos diferidos (Cheques emitidos y no cobrados por el Beneficiario o depsitos no hechos efectivos por el Banco).

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2.- Se identifican las notas de dbito o notas de crdito no registradas en el Libro Auxiliar Banco de la Cooperativa.

Se presenta de la siguiente forma:

Saldo Final segn Estado de Cuenta Bancario xx,xxx,xxx,xx

Menos

Total Cheques diferidos (a)

x,xxx,xxx,xx

Total notas de Crdito (b)

xxx,xxx,xx

Mas

Total Depsitos Diferidos (c)

x,xxx,xxx,xx

Total Notas de debito (b)

xxx,xxx,xx

Saldo Final segn Libro Auxiliar Banco Coop.

xx,xxx,xxx,xx

Nota (a): Estos cheques no estn reflejados en el estado de cuenta bancario, pero si en el Libro Auxiliar Banco de la Cooperativa. Nota (b): Estas notas no estn registradas en el Libro Auxiliar Banco de la Cooperativa pero si en el Estado de Cuenta Bancario. Nota (c): Estos depsitos no estn registrados en el estado de cuenta bancario pero si en el Libro Auxiliar Banco de la Cooperativa

Estados Financieros
Son los documentos que deben preparar las cooperativas al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades de su cooperativa a lo largo de un perodo.

Los Estados Financieros son herramientas para analizar la actividad que desempea la cooperativa en su parte financiera y de negocios.

Consisten en cinco reportes distintos pero interrelacionados:

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 1.- El Balance de comprobacin. En conjunto, estos estados pueden revelar oportunidades, y prevenir sobre posibles problemas. En pocas palabras, son indispensables. 2.- Balance General. 3.- Estado de Ganancias y prdidas. 4.- Estado de Movimientos de las cuentas de patrimonio. 5.- El Estado de Flujo de Caja.

Balance de Comprobacin
Se trata de un documento contable elaborado, que permite hacerse una idea sobre la situacin de la cooperativa, y las operaciones realizadas en el periodo.

El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo est en orden, sino nicamente que la contabilidad est cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habrselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldr correcto y sin embargo la contabilidad estar mal realizada. A diferencia del Balance final, el balance de comprobacin de sumas y saldos no requiere de periodicidad contable, del clculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboracin. A estos Balances se refiere el artculo 28 del Cdigo de Comercio, al sealar que: "Al menos trimestralmente se transcribirn (al libro de inventarios y cuentas anuales) con sumas y saldos los balances de comprobacin" Este balance es un estado demostrativo de la situacin que presentan las sumas deudoras o acreedoras y los saldos deudores o acreedores de todas 19

las cuentas en un momento determinado. El Balance de Sumas y Saldos tiene dos finalidades: 1.- Una finalidad puramente tcnica: verificar si han existido errores al escribir en el Libro Mayor las mismas cantidades que aparecen en el Libro Diario. Incluso, si ha habido errores al escribir en el propio Libro Mayor al calcular el saldo de una cuenta. De ah, la denominacin de Balance de Comprobacin. 2.- Otra finalidad informativa: ofrecer una sntesis del Libro Mayor, con todo lo que ello conlleva. No obstante, hasta que no se haya terminado todo el proceso contable no tendremos una representacin ajustada de la situacin patrimonial. De ello se ocupa el Balance de situacin. En determinadas fechas, trimestralmente o al final de cada ao, es habitual preparar un Balance de Sumas y Saldos, o el tambin llamado Balance de Comprobacin. Su estructura es la siguiente : Balance de comprobacin de sumas y saldos: Cuenta Sumas Debe Sumas Haber Saldo Debe Saldo Haber

Para su elaboracin se siguen los siguientes pasos: 1. Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como en el Haber. 2. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por diferencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto

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Patrimonial como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y el Debe. 3. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance.

Balance General

El Balance General es un estado financiero que est integrado por cuentas reales, es decir, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y valoracin del activo; por lo que la informacin contenida en este estado mostrar la situacin econmica social-contable de la cooperativa a una fecha determinada, sin tomar en cuenta el factor tiempo.

Presentar de forma detallada los activos, pasivos y el patrimonio de la cooperativa, a la fecha de su elaboracin. Este estado financiero se elabora al cierre del ejercicio o periodo contable, o cuando las circunstancia de la cooperativa lo determinen.

La informacin contable necesaria para la elaboracin del Balance General se obtiene de los saldos reflejados en el Libro Mayor de contabilidad, del Balance de Comprobacin o de la hoja de trabajo, aplicando en algunos casos ajustes a algunas cuentas que lo integran, con el fin de que los montos reflejados en las cuentas que lo componen solo reflejen lo que corresponde al ejercicio que termina.

Estructura del Balance General.

1.- El encabezado: en l, se debe registrar lo siguiente: El nombre de la cooperativa. El nombre del estado financiero. La fecha de presentacin.

2.- El cuerpo del estado financiero: est integrado por tres partes: Los activos.

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El pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden.

Hay que destacar que uno de los rasgos financieros que hace que el Balance General sea importante, es por que muestra, la capacidad de pago inmediata de la cooperativa, su solidez y solvencia.

Ejemplo:
Cooperativa XXX, R.L. Balance General Al 31/12/2004 (Expresado a Valores Histricos) ACTIVOS Activos Circulantes Efectivo Banco X Total Activo Circulante Activos Fijos Equipo de Computacin Menos Depreciacin Acumulada Equipo de Computacin Neto Equipo de video Neto Menos Depreciacin Acumulada Equipo de video Neto Total Activos Fijos Netos Total Activos PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO Pasivo Circulante Gastos Intereses Sobre Prstamos por pagar Retencin de I.S.L.R. por pagar Retencin Ley de Poltica Habitacional por pagar Prstamo por Pagar a Fondo nico Social Total Pasivo Circulante Total Pasivo PATRIMONIO Certificados de Aportacin Suscritos Menos Certificados de Aportacin No pagados Total Certificados de Aportacin Reserva de Emergencia Fondo de Proteccin Social Fondo de Educacin y Proteccin Excedente o Dficit del Ejercicio Total Patrimonio Total Pasivo y Patrimonio

5.450,00 582.623,10 588.073,10 4.800.000,00 (615.277,79) 4.184.722,21 3.500.000,00 (233.333,31) 3.266.666,69 7.451.388,90 8.039.462,00

75.000,00 10.500,00 3.000,00 4.500.000,00 4.588.500,00 4.588.500,00 2.520.000,00 (320.000,00) 2.200.000,00 191.694,53 191.694,54 191.694,53 675.878,40 3.450.962,00 8.039.462,00

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Estado de Resultado o Estado de Ganancias y Prdidas

Este estado financiero est integrado por cuentas nominales o de resultado, es decir ingresos, costos, egresos y anticipos societarios segn sea el caso. El principal objetivo de la elaboracin y presentacin de este estado financiero, es mostrar el excedente o dficit resultante de las operaciones realizadas por la cooperativa durante un periodo contable determinado o al cierre del ejercicio.

Se podra decir que es la confrontacin del total de los ingresos menos el costo de venta del bien o servicio prestado, los gasto operacionales, los anticipos societarios y los apartados del 1% sobre los ingresos y el apartado del 30 % sobre el excedente o dficit de una cooperativa en un periodo determinado, para obtener el excedente o el dficit de dicho periodo, el cual casi siempre es un ao.

Es considerado uno de los cinco estados financieros bsicos exigidos segn lo dispuesto en la declaracin de principio de contabilidad nor. 10 (DPC-10) emitida por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela, y de reconocimiento a nivel nacional. Estructura del Estado de Ganancias o prdidas

1.- El encabezado o identificacin del estado financiero: est integrado por los siguientes elementos:

El nombre de la Cooperativa El nombre del Estado Financiero El periodo para el cual se presenta.

2.- El cuerpo del estado financiero: est formado por el conjunto de cuentas nominales con sus respectivos saldos a la fecha de su presentacin. El cuerpo o la estructura del estado de resultado girarn en torno al objetivo o la actividad de la cooperativa, ya que stas pueden

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ser de produccin de servicios, produccin agrcola y de productos, y de obtencin de bienes y servicios.

Ejemplo:
Nombre de la Cooperativa Estado de Ganancias y Prdidas Periodo o ejercicio econmico xx/xx al 31/12/xx Ingresos Brutos Menos: a) Devoluciones en Ventas b) Descuentos en Ventas 1. 2. 3. 4. Ingresos Netos por Ventas Menos: Costo de Venta de las Mercancas o Servicios Vendidos Excedente (Dficit) Bruto en Venta Menos: Gastos de Operaciones a) b) 5. 6. 7. 8. 9. Ms Gastos Generales y de Administracin Gastos de Ventas Ingresos Extraordinarios

Excedente (Dficit) Neto en Operaciones Menos Egresos Extraordinarios Excedente (Dficit) Neto del Ejercicio Menos: Fondo de Reserva de Emergencia (1% Ingresos Neto por Ventas) Fondo de Educacin (1% Ingresos Neto por Ventas) Fondo de Proteccin Social (1% Ingresos Neto por Ventas)

10. Menos: Anticipos Societarios 11. Excedente (Dficit) Neto antes del 30% Fondos y Reservas 12. Menos: Fondo de Reserva Emergencia (10% del Excedente (Dficit) Neto antes 30% F y R) Fondo de Educacin (10% del Excedente (Dficit) Neto antes 30% F y R.) Fondo de Proteccin Social (10% del Excedente (Dficit) Neto antes 30% F y R) 13. Excedente (Dficit) del ejercicio.

Las Ventas Brutas: Es el total de las operaciones realizadas por la cooperativa con sus asociados o con terceros de acuerdo a la actividad u objeto econmico establecido en los Estatutos Sociales de la cooperativa.

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El Costo de Venta: Resulta de la siguiente frmula: Inventario Inicial + Compras + Fletes + Gastos de Importacin +Fletes Descuentos y Devoluciones en Compras Inventario Final.

El Inventario Inicial: Proviene del monto del ejercicio anterior o al constituirse la cooperativa, el saldo de esta cuenta se cerrar al cierre del ejercicio contra la cuenta costo de venta.

Las Compras: En esta cuenta se registrarn todas las adquisiciones en efectivo o por pagar que realice la cooperativa de los materiales o servicios directos que permiten la produccin del ingreso de la cooperativa. Por ejemplo si la cooperativa se dedica al mantenimiento e instalaciones petroleras compra guantes, protectores y otros materiales necesarios para llevar a cabo la produccin del servicio, pero si compra una computadora, no puede considerarla una compra, ya que este es un activo fijo pero no es ni materia prima, ni insumos, ni materiales, etc.

Los Gastos de Importacin: Son todos aquellos gastos o pagos realizados para traer los materiales, materia prima, productos a Venezuela hasta su nacionalizacin.

Los Fletes en Compras: Son aquellos pagos realizados por el traslado de material, materia prima, productos comprados por la cooperativa y que sern trasladados a la sede de la cooperativa.

Devoluciones y Descuentos en compras: estas cuentas disminuyen las compras de materiales, materia prima, insumos y productos ya que su registro contable a las mismas es un abono por la devolucin o descuentos realizados a las compras.

El Inventario Final: Es la cantidad de materiales, insumos, materia prima y productos que quedan al cierre del ejercicio y que no han sido utilizados determinados a travs de la observacin y conteo fsico de las existencias 25

de los mismos en el almacn, en el departamento de productos en proceso, en el departamento de productos terminados, segn sea el caso, y de las mercancas no vendidas a esa fecha.

El Inventario Inicial de mercanca u otros renglones: Son activos corrientes y deben reflejar la existencia de mercanca, productos en proceso, materia prima y productos terminados que pertenezca a la cooperativa y se obtienen al momento de hacer la compra. El Inventario Inicial est constituido por el aporte de mercanca que hacen los asociados al momento de constituirse si es el caso, o el que resulta al cierre del ejercicio, para el prximo ao o ejercicio econmico.

Respecto al Inventario Final de mercanca, materia prima, productos en proceso o de productos terminados: Refleja la existencia de los mismos al cierre del ejercicio econmico, y su valoracin es de gran importancia para obtener el costo de venta del periodo econmico terminado.

Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio

Este estado financiero debe suministrar la informacin con respecto al movimiento de las cuentas del patrimonio cooperativo (Certificados, apartados legales y estatutarios, donaciones, excedentes o dficit) al cierre del ejercicio econmico de la cooperativa. La informacin sealada en este estado financiero es comparada con el Libro de Registros de Asociados, dado que los montos reflejados en el mismo deben coincidir con el monto suscrito y pagado a la fecha de la elaboracin del Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio. Adems deber sealar los efectos de retiros de asociados o exclusiones, los ingresos, los apartados acumulados y los creados en el ejercicio econmico terminado, al igual que las disminuciones de los apartados en el caso de dficit, de contratar cursos en materia cooperativa y al cubrir gastos de proteccin social de los asociados.

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Para la elaboracin de este estado el tesorero o el profesional encargado debern considerar la informacin sealada en el Balance General en la seccin del Patrimonio y los hechos que han afectado en al contabilidad las cuentas patrimoniales. El monto a la fecha de apertura se obtiene del asiento de apertura registrado en el Libro Diario de contabilidad de la cooperativa.

Estado de Flujo de Efectivo

La elaboracin y presentacin de este estado financiero le permitir a los asociados de la cooperativa determinar el saldo del efectivo en caja y bancos al final de cada periodo de cierre del ejercicio econmico. Adems mostrara el movimiento del efectivo que sale y que entra o ingresa a la cooperativa, por medio de una lista de las fuentes de ingresos de efectivo y los desembolsos del mismo. Este estado tambin permitir estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.

Entre los objetivos del estado de flujo se encuentran: 1.- Proporcionar informacin sobre los ingresos y desembolsos de efectivo o equivalente de efectivo. 2.- Mostrar el monto del efectivo que sale y que ingresa a la cooperativa. 3.- Suministrar una base para estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.

La estructura del estado de flujo de efectivo para su elaboracin y presentacin exige la clasificacin de los ingresos y egresos por actividades de operacin, inversin y financiamiento, preferiblemente en la siguiente forma: Ingresos y egresos derivados de las actividades de operaciones

Las actividades de operacin incluyen todas las transacciones y otros eventos que no se definen como actividades de inversin o de financiamiento, usualmente se incluye los ingresos del efectivo

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derivados de las ventas, cuentas por cobrar a corto plazo originados en dichas ventas, los ingresos de efectivos relacionados con los rendimientos de los prstamos, distintos de los instrumentos de las deudas de otras entidades o ttulos de participacin, intereses y excedentes. Tambin incluye otros ingresos de efectivo que no se deriven de las transacciones definidas como actividades de inversin y financiamiento, tales como: monto recibidos por indemnizaciones de seguros y otros de similar naturaleza.

Entre los egresos de efectivo originados de actividades de operacin se encuentra el efectivo utilizado para adquirir materias primas, materiales, suministros, mercancas para la produccin de bienes y servicios para la venta, los pagos por concepto de impuestos, derechos, multas, pagos de intereses a prestamistas y otros acreedores y otros pagos que no estn relacionados con transacciones definidas como actividades de inversin o financiamiento.

Ingresos y egresos derivados de las actividades de inversin

Entre los ingresos y egresos clasificados como derivados de actividades de inversin se encuentran el otorgar y cobrar prstamos, adquirir o traspasar una deuda o instrumento de pasivo y la adquisicin de activos necesarios para la produccin de bienes y servicios distintos de los inventarios objeto o actividad econmica de la cooperativa. Tambin se incluyen en el cobro de prstamos hechos por la cooperativa, el efectivo recibido por la venta de activo fijo, propiedades plantas y equipos, los pagos de prstamos, pagos para adquirir certificados de aportacin de organismos de integracin o de otras cooperativas, los pagos para adquirir activo fijo.

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Ingresos y egresos derivados de las actividades de Financiamiento

Las actividades de financiamiento incluyen la obtencin de recursos de los asociados y el rendimiento obtenido por su inversin, la obtencin y pago de prstamos u otra forma de cancelacin de las obligaciones financieras y con terceros, la obtencin y pago de otros recursos obtenidos de los acreedores de la cooperativa mediante crditos a largo plazo. Entre los ingresos de efectivo en actividades de financiamiento se encuentra el producto de la emisin de nuevos certificados de aportacin, asociacin u otros, la obtencin de hipotecas, pagares y otros prstamos obtenidos a corto y largo plazo, los aumentos del valor de las aportaciones o de capital de la cooperativa, el pago de excedentes a los asociados, pago de aportaciones por retiro de asociados, pago de prestamos obtenidos y los pagos de cursos de materia cooperativa y los pagos de seguridad social del asociado.

Existen dos mtodos para la elaboracin del estado de flujo de efectivo, segn la Declaracin de Principios de Contabilidad Nor. 11 (DPC-11), estos son:

1.- Mtodo directo: Este mtodo permite determinar para un cierto periodo el efectivo neto generado y utilizado para las actividades de operacin, inversin y de financiamiento y el efecto que dichos flujos tienen sobre el efectivo o sus equivalentes, de tal forma que se puedan conciliar los saldos del efectivo iniciales y finales.

2.- Mtodo indirecto y/o de conciliacin: Consiste en ajustar el excedente o dficit del periodo para eliminar de este, los efectos de todos los diferimientos de ingresos y egresos de efectivo relacionados con operaciones pasadas, tales como los cambios en el inventario durante el periodo, ingresos diferidos, acumulaciones de ingresos y egresos por operaciones futuras esperadas, como cambios en las cuentas por cobrar y pagar ocurridas durante el periodos u los efectos 29

de todas las partidas relacionadas con flujos de efectivo de inversin o financiamiento, tales como la depreciacin, amortizaciones de

intangibles, prepagados y diferidos. El mtodo mas recomendado a utilizar es el mtodo directo por la informacin que genera el mismo de manera detallada sobre el origen o fuente y usos o empleo del efectivo.

Procedimiento a seguir para la elaboracin del estado de flujo de efectivo para la aplicacin del mtodo directo

1.- Preparar una hoja de trabajo que contenga las cuentas del balance general de los aos comparativos de los cuales resultarn las disminuciones y/o aumentos o variaciones, producidos en esos aos.

2.- Colocar las disminuciones del activo, del pasivo y del patrimonio bajo la columna denominada Debe y Haber de las variaciones. En la columna del Debe se sealaran los aumentos del activo y las disminuciones del pasivo y patrimonio. En la columna Haber, se incluirn los aumentos del pasivo y patrimonio y las disminuciones del activo.

3.- Se realizar un anlisis sobre las variaciones resultantes reflejadas en las columnas del Debe y Haber, con el fin de determinar si incluyen o no el efecto de operaciones que no son de efectivo. Los cambios originados en el Balance General, o de las partidas del Estado de Resultado pueden ser el resultado en parte o totalmente del registro de operaciones que no son de efectivo.

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Bibliografa
MORGADO, Juana: Contabilidad para Cooperativas, Ao 2005, Primera Edicin, Editorial Vadell hermanos, Caracas Venezuela. HARIED, Leroy: Contabilidad Financiera, Ao 1985, Edicin Original, Editorial Ocano, Barcelona Espaa. www.businesscol.com www.eumed.net

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