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SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA GESTION DE OBRAS

RESUMEN Este trabajo trata sobre un Sistema de Informacin para la Gestin de Obras de la empresa CGB Construccin y Mantenimiento SAC. En estos tiempos todas las empresas de distintos rubros usan sistemas de informacin para poder controlar y planificar sus trabajos. La empresa que en el presente trabajo es objeto de estudio, desea implementar un sistema de informacin para poder llevar de manera adecuada la gestin de sus obras y poder controlar los diferentes recursos para la ejecucin de las mismas. La empresa trabaja con hojas de clculo para el control de sus obras. Entonces el sistema que se desea implementar tendr opciones como gestin de recursos humanos, gestin de almacn, Control de ingresos y egresos, planificacin y estudios de proyectos. Las opciones mencionadas, cuenta con actividades y flujos de informacin que deben estar organizadas. Entonces el sistema permitir ingresar datos al sistema y obtener salidas que nos brinde informacin como planillas, montos a pagar, beneficios sociales, horas hombres utilizados, materiales que ingresaron y salieron, registro de rdenes de compra, proveedores, saber si la obra est dentro del plazo o si presenta algn atraso, estudiar presupuestos y si conviene a la empresa aceptar el proyecto o presentar alguna propuesta. Al aplicar este sistema de informacin se busca que la empresa se vuelva ms competitiva y se vaya integrando de acuerdo a su crecimiento, al grupo de empresas que les permite tomar decisiones gracias a las tecnologas de informacin. Este sistema ser til para los trabajadores y ms fcil que usar hojas de clculos, una cantidad de archivos almacenados con duplicidad de datos y evitar la prdida y confusin de informacin. Palabras Clave: Gestin de Obra, Gestin de Almacn, Gestin de Personal, Sistema de Informacin, Planificacin y Estudios de Obras.

ABSTRACT

This paper discusses an Information System for the Management Company Works Construction and Maintenance CGB SAC. In these times all companies of different industries use information systems to control and plan their work. The company that in the present work is the subject of study, you want to implement an information system to enable it to adequately manage their work and be able to control different resources to implement them. The company works with spreadsheets to control their works. Then the system being implemented will have options such as human resource management, warehouse management, control expenses, planning and project studios. The options mentioned, has activities and information flows that should be organized. Then the system will enter data into the system and get out to provide us with information such as forms, amounts payable, benefits, hours men used, materials that entered and left, record purchase orders, suppliers, whether the work is within the term or if there is some delay, study budgets and whether the company should accept the project or submit a proposal. In applying this information system that the company is looking to become more competitive and it integrates according to their growth, the group of companies that allows them to make decisions through information technologies. This system will be useful for workers and easier to use spreadsheets a number of files with duplicate data and prevent data loss and confusion. Keywords: Site Management, Warehouse Management, Personnel Management Information System, Planning and Construction Studies.

INTRODUCCION

En la actualidad hay empresas que todava hacen uso de hojas de clculo para poder llevar el control de sus empresas, pero estas hojas de clculo no se vuelven tan tiles al momento de querer tener informacin que ayude a tomar decisiones. En la actualidad hay mucha competencia y ventajas de una empresa hacia otra por el uso de sistemas de informacin que les ayuda administrar de manera adecuada y procesar su informacin permitindoles establecer indicadores. Estos indicadores les ayudan a tomar decisiones en bien de la empresa y de esa manera establecer nuevas estrategias. Por ese motivo no se debe estar ajeno al avance de la tecnologa de la informacin, porque nos ayuda a ser una organizacin competitiva y adaptable al cambio para poder sobrevivir ante tanta competencia. En este trabajo se tiene como objetivo brindarle a la Empresa CGB Construccin y Mantenimiento SAC, un sistema de informacin para poder obtener informacin adecuada en el momento que lo necesite. En esta empresa la informacin es uno de los problemas, porque no se tiene la adecuada al momento de sustentar los avances de obra, obtener los gastos realizados, gastos de planilla, reportes para la facturacin, los controles de los materiales que ingresan y salen. Los sistemas de informacin ayudarn a controlar y planificar las obras de la empresa para saber si vamos de acuerdo al presupuesto o si es necesario hacer ajustes o presentar adicionales con respectivo sustento. Un sistema de informacin para esta empresa es necesario, para poder realizar proyectos grandes con la seguridad que se puede llevar una buena gestin y evitar trabajos repetitivos que consumen tiempo.

EL PROBLEMA

La empresa presenta un problema en organizacin y obtencin de informacin. Entonces quiere establecer sus procesos y definir actividades, los roles de cada miembro de la empresa. Estos son los problemas que presenta la empresa: Con respecto al personal, la distribucin del personal no es la adecuada, no lleva un correcto control por horas y das trabajados, se lleva una planilla manera informal, los trabajadores no cuentan con beneficios sociales, no cuenta con legajo del personal archivado y tampoco informacin registrada cada trabajador como lo establecido por el MINTRA. se de se de

Los materiales, herramientas e instrumentos de seguridad no son controlados de manera adecuada, no se obtiene la informacin exacta de lo que ingresa y sale, las guas no son usadas, guas no registradas, no se asignan responsables de los que sale a obra, no se tiene informacin de proveedores, falta establecer formato de orden de compra. El control de ingresos y egresos es una informacin que no es tan exacta, porque no se registran correctamente los gastos de las obras. El control del avance de obra se lleva de acuerdo a fotografas, pero se tienen que establecer que fotografas deben tomarse para que sean vlidas en un reporte de avance y sirvan como sustento. El control de avance de obra debe compararse con las horas hombre utilizadas para saber si se est desperdiciando mano de obra o si estamos usando ms personal de lo que se necesita. Adems se debe registrar los trabajos realizados cada da para poder llevar el control de los plazos ya establecidos. En las entregas de obras habr observaciones y tendrn que ser registradas y gestionar sus levantamientos para poder entregarla. Para la entrega necesitamos la liquidacin final, con reportes fotogrficos de levantamiento de observaciones y de obra concluida, sustentacin de adicionales, presentacin de facturas. Estos procedimientos no se llevan correctamente, porque muchas veces las observaciones no son levantadas correctamente o la poca sustentacin que presenta la liquidacin. No hay procedimientos para poder hacer el estudio respectivo de proyectos asignados y saber si estn correctamente presupuestados.

METODOLOGIA

En este proyecto se utilizar la metodologa de Wilson y La Cruz de Malta, para poder identificar las actividades, procedimientos y categoras de la informacin. De esta manera deseamos establecer el sistema de informacin para la gestin de obras. Situacin Problema: Se hace uso de hojas de clculos en Excel para el control de la empresa. No hay informacin exacta y adecuada para la elaboracin de informes y sustentacin de obras para la facturacin. El manejo inadecuado de los recursos humanos y materiales. Desorganizacin en el avance de obra.
Empleados

Gerente General

TECNOLOGIA

Cliente

PRESUPUESTO

PERSONAL ORG. ADMINISTRATIVA

DEFINICION BASICA Es un sistema de actividad humana que busca obtener una empresa que brinde un servicio ptimo y convertirse en una empresa competitiva. C Usuario A Gerente General T Desorganizacin e informacin inexacta Definir Procesos e implementar sistema Informacin exacta y organizacin.

W Implementar un sistema de informacin para obtener una salida de informacin que ayude a tomar decisiones. D Gerente General E Cliente
Gerente General

CLIENTE

Personal

Presupuesto

Tecnologa

Obras

Organizacin Materiales

Informacin exacta y organizacin

Matriz Input/Output de Categoras de informacin

Facturacin de Control de Administracin Actividades Avances de Produccin y de Recursos obra Planificacin humanos

Mantener Coordinacin registros de Estudio de de Proveedores Proyectos ingresos y y Compras egresos

CI Autorizacin de Cronograma facturacin de obra Orden de Servicio INPUT Reporte fotogrfico Informe Charla de Seguridad Mano de obra utilizada Cantidad de Materiales Utilizados Documentacin de los trabajadores Control de Jornadas Requerimiento Planillas del Clientes del s de obra personal Rubro Proveedores Facturas cobradas Facturas por cobrar Facturas de compras Presupuestos Disponibilidad de personal

Contrato seguros Cotizaciones complementarios Aseguramiento ESSALUD Inventarios Autorizacin de Compras

Emisin de Factura

Aprobacin de Planillas de Avance Personal Control del Presupuesto Seguros Complementario s Personal Asegurado

Proveedores Ganancias seleccionados por obra Cotizaciones Aprobadas Requerimiento s Atendidos Stock de Materiales

Programacin de Ejecucin de proyectos

OUTPUT

reas Actividades

AREA DE GESTION RESPONSABLES DE ACTIVIDADES Facturacin de trabajos Administracin X X Finanzas Logstica Of. Tcnica

Control de Produccin y Planificacin Administracin de Recursos Humanos X Coordinacin de Proveedores y Compras X Mantener registros de Ingresos y Egresos Estudio de Proyectos

X X X

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