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Hoja de Clculo
Sistemas de Informacin en la Administracin Pblica Grado en Administracin y Gestin Pblica
ndice
Objetivos Introduccin Uso de la aplicacin Celdas Frmulas y funciones Formato Grficos
Objetivos
Trabajar con hojas de clculo y guardarlas en diferentes formatos de archivo. Utilizar opciones instaladas en la aplicacin tales como la funcin de ayuda para obtener
un mejor rendimiento. Introducir datos en las celdas y comprender la importancia de crear listas. Seleccionar, ordenar y duplicar, mover, borrar y renombrar hojas de clculo de una manera apropiada. Modificar filas y columnas de una hoja de datos. Duplicar, mover, eliminar y renombrar hojas de clculo de una manera apropiada. Crear formulas matemticas y lgicas usando funciones de estndar de las hojas de clculo. Ser consciente de la importancia de la creacin de formulas y ser capaz de reconocer valores de error en las formulas. Formatear nmeros y textos en una hoja de clculo. Elegir, crear y formatear grficos para comunicar informacin de una manera clara. Modificar los ajustes de la pgina de la hoja de clculo y revisar y corregir el contenido de la hoja de clculo antes de imprimir.
Introduccin
Introduccin
Aplicacin para la realizacin de clculos sobre datos
introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grfica Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo (donde podemos almacenar, calcular y organizar informacin) y otros elementos como grficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 3 hojas de clculo cuando lo creamos, que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre, insertar ms hojas...
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Introduccin
Cada una de las hojas de clculo Excel es una cuadrcula
rectangular dividida en filas y columnas Las filas estn numeradas desde el 1 y las columnas estn rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuacin La ventana muestra slo una parte de la hoja de clculo La unidad bsica de la hoja de clculo es una celda. Se identifican con su encabezamiento de columna y su nmero de fila La hoja de clculo se completa introduciendo texto, nmeros y frmulas en las celdas
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Uso de la aplicacin
1 Fichas: las fichas representan las tareas principales que se realizan en Excel. 2 Grupos: los grupos son conjuntos de comandos relacionados, mostrados en
algunos comandos slo se muestran cuando se necesitan, en respuesta a la accin que realice.
la esquina inferior derecha de un grupo, indica que hay ms opciones disponibles para el grupo.
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cualquier ficha
ocultara inmediatamente por si sola despus de hacer clic sobre la herramienta deseada o sobre el libro. Solucin: clic derecho sobre ficha y desactivar minimizar cinta de opciones
Si se deja presionada la tecla ALT por 2 segundos, se activan las
etiquetas inteligentes de acceso con teclado y sin soltarla solo restar completar la accin presionando la tecla correspondiente a la letra o nmero deseado.
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1 El primer libro que se abre se denomina Libro1. Este ttulo aparece en la barra situada
en la parte superior de la ventana hasta que se guarda el libro con un ttulo propio. 2 Las fichas de las hojas aparecen en la parte inferior de la ventana. Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar ms fcilmente la informacin contenida en cada una.
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defecto)
o Archivo
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contiene solo algunos de las herramientas ms utilizadas para trabajar en la hojas, pero est pude ser modificada agregndole o quitndole herramientas. Para agregar herramientas solo hay que hacer clic derecho a la herramienta que desee agregar y escoger la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.
Si lo que se desea es quitar herramientas, basta con hacer clic
derecho a la herramienta que se desea quitar y seleccionar la opcin Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.
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Celdas
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lugar con solo hacer clic en una celda de la hoja de clculo para seleccionarla. Cuando se selecciona una celda, se convierte en la celda activa. Como se ha descrito antes, su contorno se pone negro. Los ttulos de la columna y la fila en las que se encuentra la celda tambin se resaltan.
1 La columna C est resaltada. 2 La fila 5 est resaltada. 3 La celda activa, C5 en este caso, est resaltada.
Adems, su nombre, lo que tambin se conoce como referencia de celda, aparece en el Cuadro de nombres de la esquina superior izquierda de la hoja de clculo.
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clculo podrn comprender el significado de los datos Normalmente, tambin se escriben ttulos de filas.
de empresas concretas (2) han asistido a una serie de almuerzos de negocios mensuales (1)
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1 Se escribe Nombre en la celda A1 y se presiona TAB 2 Se escribe Fecha en la celda B1 y se pulsa TAB 3 Se escribe Importe en la celda C1 4 Se hace clic en la celda A2 para empezar a escribir los
nombres de los vendedores. 5 Se escribe el nombre y se presiona ENTRAR para mover la seleccin hacia abajo de la columna una celda, a A3. 6 A continuacin se escribe el siguiente nombre, etc.
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hay que usar una barra oblicua o un guion para separar las partes: 16/7/2009 o 16-Julio-2009. Se alinea el texto en el lado izquierda de la celdas y las fechas en el lado derecho. Para escribir una hora, se escriben los nmeros, un espacio y, despus, a o p, por ejemplo, 9:00 p. Si slo se escribe el nmero, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.
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Importe, se debe escribir el signo de Euro () seguido del importe. Excel alinea los nmeros en el lado derecho de las celdas. Para escribir fracciones, se deja un espacio entre el nmero entero y la fraccin. Por ejemplo, 1 1/8. Para escribir slo una fraccin, se escribe un cero delante, por ejemplo, 0 1/4. Si escribe 1/4 sin el cero, Excel interpretar el nmero como una fecha, 1 de abril. Si escribe -(100) para indicar un nmero negativo mediante los parntesis, Excel lo mostrar como -100.
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la celda donde terminar la serie En la ficha Inicio en el grupo Modificar, de clic en la herramienta Rellenar. Seleccione la opcin Series.
aparece en la parte izquierda y para seleccionar una columna hacemos clic sobre la letra.
Fila 10 seleccionada Columna E seleccionada
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clic y arrastramos.
contiguas. Pulsamos Control y sin soltar hacemos clic sobre las celdas, filas o columnas que queremos seleccionar
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Celdas Editar
Hay dos formas de editar y modificar el contenido de una
celda:
1 Doble clic en una celda para editar los datos que contiene. 2 O, despus de hacer clic en la celda, edite los datos en la
barra de frmulas.
mtodos, en la barra de estado de la esquina inferior izquierda de la hoja de clculo se lee Modificar y al terminar pulsando TAB o ENTER pondr Listo (3)
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Celdas Editar
Podemos deshacer (Control+Z o
) y rehacer (Control + Y o ) en cualquier momento las celdas editadas Tambin se pueden deshacer varios cambios simultneamente si presiona sobre la flecha a la derecha del botn Deshacer, desplegara en pantalla todas las acciones realizadas hasta el momento de las que podr seleccionar hasta el punto al que desee regresar.
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Celdas Editar
Se puede buscar una celda por su contenido en la ficha Inicio
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Celdas Ordenar
El ordenamiento se establece de manera ascendente o descendente a
datos de cualquier tipo. Nos posicionamos en cualquier celda sobre la que queremos ordenar y en la ficha Inicio: En la ventana emergente seleccionamos el tipo de ordenamiento (ascendente o descendente). Las opciones dependen del tipo de dato Tambin podemos ordenar de forma rpida, presionando los botones en la ficha Datos Tambin podemos personalizar el ordenamiento de los datos, seleccionando la opcin Orden personalizado
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Celdas Filtrar
Filtrar datos es una forma muy comn de agrupar, seleccionar o
mostrar la informacin deseada de un conjunto extenso de datos. En ficha Inicio o en ficha Datos En la ventana emergente seleccione Filtro y en ese momento aparecern botones de lista desplegable en cada encabezado de columna de la tabla de datos. Se pueden aplicar distintos filtros (:
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Celdas Filtrar
Para eliminar algn filtro se presiona el botn
y se escoge en la ventana emergente la opcin Borrar filtro de, o tambin presionando el botn Borrar del grupo de herramientas Ordenar y filtrar, en la ficha Datos.
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clic en cualquier celda de la columna situada inmediatamente a la derecha del lugar en el que desea colocar la nueva columna. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, haga clic en la flecha de Insertar. En el men desplegable, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertar una nueva columna en blanco.
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debajo del lugar en el que desea colocar la nueva fila. En el grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar. En el men desplegable, haga clic en Insertar filas de hoja. Se insertar una nueva fila en blanco.
Excel proporciona a una nueva fila o columna el ttulo que
requiere su posicin, y cambia los ttulos de las filas y columnas posteriores. Para eliminar filas o columnas se seleccionan, clic derecho del ratn y opcin Eliminar.
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Frmulas y funciones
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clculo. De hecho, mediante frmulas, se llevan a cabo todos los clculos que se necesitan. Se utilizan para obtener resultados a partir del uso de signos o smbolos universales para realizar operaciones, tales como: + (suma), - (resta), * (multiplicacin), / (divisin), etc. Tambin se pueden utilizar las funciones predefinidas de Excel o las personalizadas por el usuario para estructurar frmulas que generen resultados.
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resultado de la operacin y, sin excepcin siempre comienzan por el signo = (igual) seguido de los argumentos de la frmula, los cuales pueden ser: nombres de funciones (suma), posiciones o rangos de celda (a1, b1:c4), smbolos operacionales (+, -, *, /), smbolos complementarios ( , ; : () ). Ejemplos comunes de frmulas:
=SUMA(E7:E8)*F7/A1 =A1-B1 =PROMEDIO(B3,B5,B8,B12)+C5 =B10*5%-C9 =E6^3*0.5 =SUMA(F6,F7)+PRODUCTO(E6,E7)
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matemticas universales, las cuales se emplean segn la posicin y la importancia del smbolo operacional que se incluya en la frmula.
Nivel Jerrquico 1 2 3 4
FRMULA
=Part-&23A =A1&A2 =6^3 =216^(1/3) =A1<A2 =A1<=A2 =A1<>A2 NMERO NMERO LGICO LGICO LGICO
Nombre del Smbolo Parntesis Potencia Porcentaje Multiplicacin Divisin Suma Resta
RESULTADO
Part-23A
Concatena el valor de ambas celdas 6 al cubo 216 Raz Cbica de 216 6 VERDADERO / FALSO
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referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas.
En la imagen vemos que hay escritos nmeros en las celdas A1, A2, B1 y B2.
En la celda A3, tenemos una frmula que es la suma de A1:A2. Cuando copiamos esta frmula y la pegamos en la celda B3, automticamente convierte la referencia en B1:B2
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absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. Para inmovilizar una celda (referencia absoluta) se puede escribir el smbolo del dlar ($) a mano, o cuando hacemos clic con el ratn para editar la celda, pulsar la tecla F4 hasta conseguir el inmovilizado deseado (absoluto, relativo o mixto).
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Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc.
cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo si en A1 pone =H$1 si se copia y pega hacia abajo se tiene A2 =H$1, A3 =H$1, etc. no vara nada, pero si se copia y pega hacia la derecha se tiene B1 = I$1, C1 = J$1, etc. variando la columna
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(ya que esta es una de las ventajas de tener varias hojas en un mismo libro). Las frmulas se utilizan igual pero las referencias muestran el nombre de la hoja que queremos incluir.
=SUMA(Lunes!B4:B6;Febrero!C6:C8) Esta frmula nos suma los datos del rango B4:B6 de la hoja que
Para cambiar el nombre a una hoja, basta con hacer doble clic
sobre el nombre de la hoja, y cuando est sombreado escribir el nombre que queremos poner y pulsar la tecla Intro.
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localizar errores en las mismas Ficha Frmulas -> Grupo Auditora de frmulas
Rastrear celdas precedentes Rastrear descendientes Sealar datos incorrectos
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se hayan eliminado o se hayan pegado mal. #NOMBRE?.- Es posible que no hayamos escrito correctamente el nombre de una funcin o de un rango o que hayamos utilizado un nombre que Excel no reconoce. #DIV/0! intento de dividir por 0 #N/A cuando alguna funcin de bsqueda no es capaz de encontrar un resultado
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se hayan eliminado o se hayan pegado mal. #NOMBRE?.- Es posible que no hayamos escrito correctamente el nombre de una funcin o de un rango o que hayamos utilizado un nombre que Excel no reconoce. #DIV/0! intento de dividir por 0 #N/A cuando alguna funcin de bsqueda no es capaz de encontrar un resultado
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interseccionan
#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos #VALOR! Tipo incorrecto de un argumento (p.e.: sumar un nmero
y una cadena de texto) o se pasa como argumento un rango cuando debera ser un valor nico o se olvid insertar una frmula en formato matricial
mostrar un tringulo de color. Si hacemos clic en la celda, aparece un botn de error que muestra algunas opciones de correccin de errores.
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comunes: , tales como: matemticas y trigonomtricas, estadsticas, de fecha y hora, lgicas, de bsqueda y referencia, de informacin, de texto, matriciales, financieras, ingeniera.. Las funciones pueden utilizarse como elemento nico para obtener un resultado, o tambin como parte de una frmula ms compleja. Se subdividen en funciones con argumentos que son la mayora que contiene Excel y las no tan comunes funciones sin argumentos. Las funciones pueden escribirse anteponiendo el signo = (igual), seguido del nombre de la funcin, posteriormente se abren parntesis (, dentro se escriben los argumentos y por ltimo se cierra el parntesis ), si la funcin es sin argumentos, entonces solo se abrirn y se cerraran los parntesis (). Ejemplo:
Funciones con argumentos =suma(A1:B5) Funciones sin argumentos =hoy()
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frmula, se obtiene ayuda interactiva de manera automtica, facilitando la escritura de la misma, por ejemplo, al escribir en una celda =s, se obtienen todas las funciones que comienzan con la letra s, de donde podremos ver el significado o uso de dicha funcin:
parntesis de apertura (, se obtiene la ayuda para completar la funcin, por ejemplo, =suma(
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argumento criterio.
Sintaxis: =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar, debe escribirse entrecomillado . Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Ejemplo:
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argumento nmero a una potencia. PRODUCTO(nmero1;nmero2; ...). Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto. COCIENTE(numerador;denominador). Devuelve la parte entera de una divisin. RESIDUO(nmero;nm_divisor). Devuelve el residuo o resto de la divisin entre nmero y nm_divisor. REDONDEAR(nmero; nm_decimales). Redondea un nmero a un nmero de decimales especificado. ALEATORIO( ). Devuelve un nmero real aleatorio mayor o igual a 0 y menor que 1.
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argumentos.
Ejemplo:
Sintaxis: =PROMEDIO.SI(rango;criterio;rango_promedio) Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a promediar, debe escribirse entrecomillado . Rango_promedio son las celdas que se van a promediar. Ejemplo:
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Sintaxis: = SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Ejemplo simple:
Ejemplo anidado:
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Formato
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Formato
Excel permite darle presentacin a nuestra hoja de clculo
resaltando la informacin ms interesante De esta forma podremos percibir la informacin ms importante de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias
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Los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a moneda Porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %) Millares (con separador de miles y cambio de alineacin) Para aadir un decimal a los nmeros de las celdas seleccionadas Para quitar un decimal a los nmeros de las celdas seleccionadas
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que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales o nmeros en forma exponencial si la cifra no entra por completo en la celda. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
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celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.
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Formato Preestablecidos
De celda:
De tabla:
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