COMPRAS

PROCEDIMIENTO GENERAL
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NDICE DEL PROCEDIMIENTO 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABILIDADES 5. METODOLOGA 6.1. DOCUMENTOS DE COMPRAS 6.2. PROCESO DE COMPRAS 6.3. VERIFICACIN DE LOS INSUMOS COMPRADOS 6.4. NO CONFORMIDAD EN LA COMPRA 6.5. COMPRAS / CONTRATACIONES DE EMERGENCIA 6.6. PAGO A PROVEEDORES 6.7. CONTRATACIN Y CONTROL DE SUB- CONTRATISTAS 6.8. EVALUACIN DE PROVEEDORES 6. ANEXOS PROCEDIMIENTOS Y/O INSTRUCCIONES DE TRABAJO APLICABLES: Control de los Registros: CO-PG-CR-4.2.4 Control de los Documentos: CO-PG-CD-4.2.3 Gestin de Almacn: CO-PE-GA-7.4 MODIFICACIONES REALIZADAS EN: 3. DEFINICIONES 6.8 EVALUCIN DE PROVEEDORES

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1. OBJETO Establecer una metodologa adecuada para la realizacin de las compras de productos y/o servicios por parte de OIS as como sus unidades de negocio, y asegurar de este modo que el producto y/o servicio adquirido cumpla con los requisitos.

2. ALCANCE El presente procedimiento es de aplicacin a la realizacin de las compras de bienes tangibles (productos) y bienes intangibles (servicios). No se aplica para viticos y reembolsos.

3. DEFINICIONES 3.1 PRODUCTO Se denomina as a cualquier bien tangible que la Empresa adquiera, tambin llamado insumo. 3.2 SERVICIO Se denomina as a cualquier bien intangible que la empresa adquiera. 3.3 PROVEEDOR Toda persona fsica o jurdica que dispone de los recursos adecuados para suministrar productos y/o servicio. 3.4 PROVEEDOR CRTICO Se considera proveedor crtico cuando la falta de sus provisiones impida que se lleve a cabo el servicio planificado o produzca retrasos en el proceso. 3.5 SUB-CONTRATISTAS Cuando exista un Contrato con el Proveedor este se le llama Sub-Contratista. 3.6 CONTRATO Es el documento acordado con el Sub-contratista y OIS o cualquiera de sus unidades de negocio., en el que se expresan los requisitos para la prestacin del servicio. 3.7 API Autorizacin Para la Inversin para la solicitud de un bien o bienes tangible o intangible. - IMPRESIN NO CONTROLADA -

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4. RESPONSABILIDADES 4.1. GERENTES EJECUTIVOS Son los responsables de: Revisar y aprobar la totalidad de los APIs generados en su unidad de negocio. 4.2. RESPONSABLES DE LAS DIVISIONES DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO / GERENTES DE OPERACIONES Son los responsables de: Revisar y verificar la totalidad de los APIs, si lo solicitado o la cantidad solicitada es lo que se necesita. 4.3. RESPONSABLE DE COMPRAS Es el responsable de: Atender los APIs requeridos. Realizar las cotizaciones. Realizar las evaluaciones de proveedores. Generar las rdenes de Compras / Servicios. Hacer seguimiento a todo el proceso de compras. Tomar acciones respecto de los insumos o servicios No Conformes: segregar, devolver, etc. Acordar con los proveedores las condiciones de provisin del material (condiciones de pago, tipo de envo, entre otros). Solicitar y controlar la documentacin necesaria a Proveedores. Realizar la verificacin de los insumos recibidos; 4.4. GERENTE DE CONTABILIDAD Es el responsable de: Gestionar los pagos a proveedores.

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5. METODOLOGA 5.1. DOCUMENTOS DE COMPRAS Los documentos de Compras de OIS son: Autorizacin Para la Inversin (API Anexo 1); Cotizaciones; Orden de Compra (Anexo 2); Gua de Remisin; En estos documentos se registran en su mayora: Las caractersticas del elemento comprado / servicio y su cdigo (cuando corresponda), La cantidad solicitada; Los datos del proveedor; El precio pactado con el proveedor; La forma de pago; El plazo de entrega; El medio de transporte a utilizar para realizar el envo al punto de recojo o a destino final; Eventuales controles a realizar cuando llega la mercadera; La identificacin, especificaciones aplicables, requisitos de inspeccin o ensayo, as como cualquier otro dato tcnico que sea considerado de utilidad para la aceptacin. 5.2. PROCESO DE COMPRAS Se siguen los siguientes pasos: 1. Personal que tenga la necesidad de adquirir un producto o un servicio deber llenar el API (Anexo 1) correspondiente. 2. Luego, el responsable de la divisin de la unidad de negocio, o Gerente de Operaciones en caso de las sedes de provincia, revisan y verifican si existe verdaderamente la necesidad de la solicitud o la cantidad solicitada.

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3. Posteriormente, el responsable de la divisin de la unidad de negocio o Gerente de Operaciones en caso de las sedes de provincia, envan al Responsable de Compras. 4. El Responsable de Compras, procede a la realizacin de la cotizacin, al menos DOS (2) proveedores, solamente se aceptan excepciones en los siguientes casos: Que no hayan DOS (2) proveedores en el mercado, Que exista emergencia para la compra, o cuando el servicio / producto es dado por otra unidad de negocio de la misma corporacin. 5. Responsable de Compras enva al Gerente Ejecutivo de cada unidad de negocio el API (Anexo 1) debidamente llenado en la parte de precio adjuntado la cotizacin elegida. 6. Gerente Ejecutivo procede a la aprobacin final del API. 7. Responsable de Compras procede a la elaboracin de la Orden de Compra / Servicio (Anexo 2), para luego ser enviada al Gerente General o Directora de Ingeniera e Higiene para su respectiva aprobacin segn corresponda: Para aquellos casos en que el proyecto para el cual se est solicitando tenga contrato, lo aprobar la Directora de Ingeniera e Higiene. Para aquellos casos en que el proyecto para el cual se est solicitando no tenga contrato, lo aprobar el Gerente General. 8. Una vez aprobado la Orden de Compra / Servicio (Anexo 2), el Responsable de Compras enva la Orden de Compra al proveedor en copia al rea de contabilidad para su control en el momento de la facturacin. 9. Luego se procede al recojo o recepcin del material. 5.3. VERIFICACIN DE LOS INSUMOS COMPRADOS En el momento de la recepcin del producto, ya sea porque el proveedor lo ha enviado o por el recojo por parte de la empresa, el Responsable de Compras verifica el material recibido contra la orden de compra y la gua de remisin interna o la enviada por el proveedor, controlando que coincidan las cantidades detalladas contra lo recibido efectivamente. Si se observa que parte del material recibido est daado o no hay coincidencia se registra en la misma gua de remisin, pudiendo decidir si el material se rechaza y devuelve. De todo esto queda constancia en la mencionada gua de remisin. Si el insumo est conforme se procede a la recepcin firmando la gua como seal de conformidad.

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Todas las guas de remisin de los envos de los proveedores deben tener la firma y nombre de la persona de OIS o de sus unidades de negocio, que lo recibe y hace la verificacin a la recepcin. El material No Conforme y que no se haya podido devolver en el mismo momento de su arribo es segregado a un sector demarcado como No Conforme, o se lo rotula de manera visible para evitar su utilizacin. 5.4. NO CONFORMIDAD EN LA COMPRA Detectada la No Conformidad en el material recibido, el Responsable de Compras confecciona una gua de remisin para su devolucin y una No Conformidad en la Compra (Anexo 1 del procedimiento general CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME) en los siguientes casos: El material no coincide con la Orden de Compra, No hay cumplimientos de contratos, No hay conformidad con elementos de seguridad, Hay perjuicios econmicos que ocasionen problemas contractuales con el Cliente. Que impidan el envo al equipo y/o cumplimiento de tiempos, Cualquier otro perjuicio que OIS o sus unidades de negocio considere de importancia. Luego el Responsable de Compras, informa la No Conformidad en la Compra enviando la No Conformidad a los responsables de realizar los pagos (rea de contabilidad) para que no lo efecten hasta tanto se haya solucionado el tema as como tambin comunica al proveedor la No Conformidad y trata de llegar a una solucin inmediata. Si no se lograra llegar a una solucin, el Responsable de Compras analiza si puede cancelarse la compra sin ocasionar una prdida de dinero para OIS o a sus unidades de negocio. Si la compra puede cancelarse total o parcialmente, el Responsable de Compras registra esto en la parte de NOTAS del registro CONTROL DE COMPRAS / SERVICIOS (Anexo 3), informa a Contabilidad y a Gerencia, selecciona otro proveedor y comienza todo el circuito nuevamente. Queda a criterio del Responsable de Compras y al Gerente General, dejar de comprarle a un proveedor ante la ocurrencia de la primera No Conformidad. 5.5. COMPRAS / CONTRATACIONES DE EMERGENCIA Para la compra/contratacin de emergencia se siguen los siguientes pasos:

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1. El Gerente Ejecutivo de cada unidad de negocio, realizan las comunicaciones necesarias y autorizaciones pertinentes con el Gerente General y coordina con el Responsable de compras para la atencin de la emergencia. 2. Atencin de compra/Contratacin 3. Se regulariza la Orden de Compra y se contina con los pasos 7 y 8 del punto 5.2 del presente procedimiento. 5.6. PAGO A PROVEEDORES Para que el rea de Contabilidad de OIS haga efectivo el pago de una factura, la misma debe reunir los siguientes requisitos 1. Toda factura de proveedor debe ser entregada anexando la copia de la Orden de Compra / Servicio emitida por OIS y copia de la gua de remisin del proveedor y cualquier otro sustento que acredite la compra y/o servicio, la misma debe estar firmada y nombre por el receptor o usuario del material o servicio de empresa OIS; El nico caso que no aplica que se adjunte la gua de remisin, se da cuando se realiza la prestacin del servicio de Free Lance. 2. La Orden de Compra / Servicio debe estar firmada al pie por cada uno de los responsables de OIS correspondientes, segn el punto 7 del punto 5.2; 3. La fecha de emisin de la Orden de Compra / Servicio debe obligatoriamente tener la misma fecha o anterior a la factura del proveedor; 4. El proveedor debe mencionar en la factura el n de la Orden de Compra / Servicio emitida por OIS, y la fecha de la misma; 5. Si la factura del proveedor es manual, todos los datos deben ser escritos por la misma persona que realiza la factura; Si la Factura emitida por el proveedor no cumple con alguno de los puntos mencionados anteriormente no se ACEPTA la factura y se procede a su devolucin. En ningn caso el personal de OIS coloca a mano o por otros medios, los datos de N de Orden de Compra / Servicio, Fecha de Orden de Compra / Servicio o cualquier otro dato a las facturas recibidas. Posteriormente a la aprobacin de la factura, Contabilidad realiza la programacin de pagos de acuerdo a los vencimientos de las facturas y/o disponibilidad de fondos. Estos pagos se pueden realizar a travs de cheques vouchers o transferencias bancarias.

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5.7. CONTRATACIN Y CONTROL DE SUB-CONTRATISTA El Responsable de Compras realiza los pasos 7 y 8 del punto del punto 5.2 del presente procedimiento, en forma mensual o de acuerdo a los tiempos estipulados en los contratos y luego se procede con el punto 5.6 del presente procedimiento. 5.8. EVALUACIN DE POVEEDORES Para efectuar la seleccin de nuevos proveedores de productos/servicios, es decir, a los que la Empresa no le ha comprado en un perodo mayor a UN (1) ao o que ser la primera vez que se le compre, este queda como proveedor provisional y despus de 3 compras o tres meses de servicio se procede con la metodologa de evaluacin. El proceso de evaluacin a proveedores se realiza al menos UNA (1) vez al ao y slo se evaluar a los proveedores crticos. Para el caso de la evaluacin del servicio del proceso de compras, calificado este como un proveedor crtico, ser evaluado de acuerdo al proceso de evaluacin de desempeo que se realiza a nivel corporativo. La evaluacin de los proveedores se realiza de la siguiente forma, esta metodologa de evaluacin no aplica para la evaluacin de servicios de Free Lance: 1. Se realiza la Evaluacin Interna de Proveedores (Anexo 4): Esta metodologa se emplea para evaluar en forma documentada el cumplimiento y la forma de trabajo del proveedor en el tiempo y determinar si el mismo est en condiciones de continuar siendo proveedor de la Empresa. Se lleva a cabo mediante un cuestionario (Anexo 4) que realiza el Responsable de Compras. Si al realizar la evaluacin interna hay preguntas que no aplican, estas no son tenidas en cuenta para calcular el puntaje. El resultado de la evaluacin interna que realiza OIS, otorga 50 puntos. 2. Luego se realiza el Resumen de Proveedores (Anexo 5): Se coloca en la columna Eval. Interna, el resultado obtenido en el punto 1 del punto 5.8 del presente procedimiento. En la columna Certificado, se coloca la calificacin correspondiente a las Certificaciones bajo normas:

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Certificaciones
Certificaciones bajo norma de calidad Otras: homologaciones, certificaciones bajo alguna norma Ninguna

Puntos Asignados
10 5 0

El rea de compras se encarga de solicitar una copia de dicho certificado que se archiva en el legajo del proveedor en forma electrnica. Cuando se recibe copia del certificado, el rea de compras verifica la fecha de vigencia del certificado y si el alcance aplica. Si la misma est vencida o el alcance no aplica, el puntaje que se le asigna es 0 (cero) y la documentacin recibida se desecha. En la columna NC, se coloca la calificacin correspondiente a la presencia de No Conformidades, en esta etapa se evala la cantidad de No Conformidades que OIS ha detectado mencionados en el punto 5.4. Para ello se establece la siguiente escala de calificacin: Cant. de No Conformidades 0 1 2 3 4 Puntos asignados 40 30 20 10 0

En la columna Puntaje Total, se realiza la sumatoria de las calificaciones parciales obtenidas de las columnas Eval. Interna, Certificado y NC. El puntaje mximo que obtiene el proveedor es de 100 puntos. A este valor se llega de la siguiente manera: El resultado de la evaluacin interna (Anexo 4) que realiza OIS, otorga 50 puntos. Estar certificado bajo alguna norma, son 10 puntos. La ausencia de No Conformidades, representan 40 puntos.

En la Columna Calificacin Obtenida, se hace en base al siguiente criterio: Puntaje 0-39 40-59 60-100 Calificacin Condicin C No Apto B Condicional A Apto

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OIS realiza sus compras a proveedores calificados como APTOS. En caso de tener proveedores NO APTOS o CONDICIONAL, se les notificar los puntos a mejorar para que implementen las acciones necesarias y obtener la calificacin de APTO. Luego para la siguiente evaluacin la Empresa determina si extiende el mismo o no en funcin del esfuerzo y los progresos que haya realizado el proveedor para llegar a la calificacin de APTO como as tambin de la existencia de otro proveedor para ese insumo. La re-evaluacin del proveedor se realiza a los SEIS (6) meses de realizada la primera evaluacin o cuando se evala a los dems proveedores (si coinciden en tiempo).

6. ANEXOS 6.1. EVALUACIN INTERNA DE PROVEEDORES Anexo 1 Formato CO-CO-EI 6.2. RESUMEN DE PROVEEDORES Anexo 2 Formato CO-CO-RP 6.3. CONTROL DE COMPRAS / SERVICIOS Anexo 3 Formato CO-CO-CO

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