MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN SISTEMA

BAJAS DE PERSONAL

INTRODUCCIN
El siguiente manual representa el Modelo de proceso Bajas de Personal, mediante el cual los clientes, pueden solicitar la baja de alguno de sus empleados. El proceso de bajas incluye la posibilidad de determinar si es que se requiere o no finiquito as como de adjuntar la documentacin correspondiente. En el presente proceso se requiere la participacin de diversas reas como: IMSS, Operaciones, Jurdico y la lnea de asistencia a la direccin.

I.- Roles del Proceso

EJECUTIVO DE CUENTA.- Elemento encargado de la recepcin de informacin, as como de solicitar a las dems reas la documentacin necesaria para generar el alta del empleado.

JURDICO.- rea responsable de realizar los contratos para los empleados.

ASISTENTE DE DIRECCIN.- rea responsable de tramitar las baja de las tarjetas VRIM (Gastos mdicos)

CLIENTE.- Cliente de la compaa.

SISTEMA.- Sistema de trabajo BPM (Process Maker)

II.- Descripcin General del Proceso

El proceso de bajas de personal esta definido de la siguiente forma: El cliente solicita una nueva baja a travs del sistema, el ejecutivo recibe la solicitud y especifica si es que va a requerir de un finiquito o no, as mismo enva la notificacin a jurdico para que sean elaboradas las cartas de renuncia. Una vez que jurdico elabora las cartas de renuncia y el finiquito ha sido calculado y aprobado, se enva al ejecutivo para que ste notifique al cliente y la documentacin sea firmada. Una vez que el cliente confirma y enva la documentacin firmada, el ejecutivo notifica al rea de IMSS (Para personal que estaba contratado bajo el esquema SA) y a la asistente de la direccin para que de la baja del empleado en el sistema de tarjetas de gastos mdicos.

III.- Diagrama del proceso

Enviar Solicitud de nueva baja

Coordinacin jurdica

Checar asuntos jurdicos

Revisar finiquito

Confirmar con cliente

Enviar documentacin

Confirmar firma del empleado

Baja en IMSS

Baja en seguros

Remover al empleado de Layout

Archivar informacin jurdica

Confirmacin

IV.- Descripcin detallada del proceso

Ejecutor
Cliente

Actividad
Solicitar baja del empleado

Informacin y Detalles
El cliente enva la solicitud de baja de un empleado, durante sta, llena un formato con los datos ms importantes para elaborar identificar sus datos y as elaborar la carta de renuncia.

Ejecutor
Ejecutivo de cuenta

Actividad
Recibir solicitud

Informacin y Detalles
El ejecutivo de cuenta recibe la solicitud, donde en primera instancia confirmar si es que la baja requiere o no finiquito. Si es que la baja requiere finiquito deber adjuntar el archivo correspondiente al clculo del mismo, as como desglosar lo que se pagar por dicho concepto en el sistema.

Ejecutor
Coordinador Jurdico

Actividad
Checar asuntos jurdicos

Informacin y Detalles
El coordinador recibe el caso y revisa que el finiquito sea correcto, as mismo puede adjuntar la carta renuncia y/o de separacin. As mismo si considera necesario puede solicitar la revisin del finiquito de nueva cuenta y el caso regresar al ejecutivo de cuenta.

Ejecutor
Ejecutivo de cuenta

Actividad
Confirmacin de VoBo del cliente

Informacin y Detalles
sta etapa el ejecutivo de cuenta indica si ser necesario que el cliente de su aprobacin de la baja o si no es necesario y el caso puede avanzar, esto es, el cliente puede recibir la documentacin para que sea firmada por su empleado

Ejecutor
Ejecutivo de cuenta

Actividad
Envo de documentos

Informacin y Detalles
En esta parte, el ejecutivo confirma que la documentacin de baja esta lista para ser enviada al cliente y para ser firmada por el empleado, as como el pago que se otorgar si hubiese sido indicado que se dara finiquito.

Ejecutor
Ejecutivo de cuenta

Actividad
Confirmacin de firma del empleado

Informacin y Detalles
Una vez que el ejecutivo ha recibido la notificacin de su cliente de que el empleado ha firmado y/o recibe la documentacin firmada, ste debe confirmar en el sistema que se ha llevado acabo dicho acto. Una vez confirmada la firma, se disparan tareas simultneas para diferentes reas, dependiendo del esquema en el que estaba contratado y de si el empleado contaba o no con seguro de gastos mdicos.

Ejecutor
Departamento de IMSS

Actividad
Dar de baja al empleado

Informacin y Detalles
Si el esquema bajo el que estaba contratado el empleado era SA, entonces el departamento de IMSS recibir esta tarea, y tendr que confirmar en ella que ha dado la notificacin al Seguro Social de remover al empleado y as evitar pagar cuotas para el mismo.

Ejecutor
Asistente de Direccin

Actividad
Baja de seguro mdico

Informacin y Detalles
Si el ejecutivo indico que el empleado contaba con seguro mdico ( tarjeta VRIM), la asistente de la direccin recibir la tarea de solicitar al seguro remover al empleado y con ello se pueda cancelar su tarjeta.

Ejecutor
Coordinador o Analista jurdico

Actividad
Archivar jurdico

Informacin y Detalles
Con esta tarea el departamento jurdico confirma que ha archivado correctamente la documentacin jurdica que comprueba la baja definitiva del empleado.

Ejecutor
Ejecutivo de Cuenta

Actividad
Remover de Layout

Informacin y Detalles
En esta tarea, el ejecutivo puede confirmar que el empleado ha sido removido del layout de la nmina, y as asegurar que no se le incluir en el siguiente periodo de pago.

Ejecutor
Ejecutivo de Cuenta

Actividad
Confirmacin

Informacin y Detalles
El sistema confirma que el empleado ha sido dado por completo de baja y pide al ejecutivo una ltima validacin de esto.

V.- Documentos e informacin en el sistema Clculo del Finiquito (excel) Carta Renuncia (PDF ) Carta finiquito (PDF) Cheques (Fsico)

VI.- Dependencias en proceso

Las siguientes tareas, no pueden llegar al usuario final al menos que se concluyan todas aqullas en las que existe dependencia de envo. Elaboracin de Carta Finiquito /Confirmacin de solicitud de finiquito. Confirmacin final/ Baja en IMSS, Baja de Seguros y Archivo jurdico

Soporte y Asistencia Tcnica Fernanda Sobrino fsobrino@bpmtech.com Asier Enrique asier@bpmtech.com