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DIRECCIN DE CONSERVACIN

GUA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 2010 PROYECTOS DE CONVOCATORIA Y ESPECIALES

Gua de procedimientos administrativos y tcnicos para proyectos de convocatoria y especiales 2010 NDICE

1.MONITOREO Y SEGUIMIENTO..........................................................................................2 2.CUENTAS BANCARIAS.........................................................................................................2 3.CONTROLES INTERNOS......................................................................................................2 4.PERSONAL COMPLEMENTARIO.......................................................................................3 5.ADQUISICIONES...................................................................................................................3 6.CONTRATACIN DE CONSULTORES Y SERVICIOS......................................................4 7.CATALOGO DE CUENTAS...................................................................................................4 8.TRANSFERENCIAS ..............................................................................................................5 .SUPERVISIN........................................................................................................................5 1!.INFORMES T"CNICOS.......................................................................................................5 11.INFORMES FINANCIEROS...............................................................................................6 12.FORMATOS ADMINISTRATIVOS.....................................................................................6 13.FORMATOS T"CNICOS......................................................................................................6

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1. M NI! "E

# $EG%IMIEN!

Los lineamientos para entrega de reportes son: 1. Los reportes se debern entregar en la fecha establecida en su calendario de reportes contenido en el convenio (Anexo C). El reporte tcnico financiero debern ser presentados de manera simultnea. El "#C$ revisar los reportes en un pla%o mximo de &' d(as naturales debiendo informar al responsable del pro ecto si a est liberado tanto tcnica como administrativamente o) en su caso) enviar las observaciones correspondientes.

!.

*. Las observaciones +ue en su caso genere la revisi,n de los reportes financieros tcnicos debern ser solventadas por los e-ecutores en un pla%o mximo de &' d(as naturales. .. En caso de re+uerir un pla%o ma or para la entrega del reporte) el responsable del pro ecto deber comunicarse con el responsable del "#C$ de su pro ecto (tcnico o administrativo) solicitando una pr,rroga por escrito (puede ser v(a electr,nica)) exponiendo las ra%ones del retraso las fechas +ue proponen entregar los reportes o las observaciones. '. La liberaci,n tcnica administrativa permitir +ue el "#C$ realice el desembolso correspondiente en un pla%o mximo de una semana. Al terminar un pro ecto) los responsables tcnicos administrativos debern completar un cuestionario para evaluar el desempe/o del "#C$) +ue permitir me-orar nuestros servicios. Al concluirse satisfactoriamente todos los compromisos) el "#C$ enviar al responsable del pro ecto una carta de conclusi,n del pro ecto depositar el saldo del pro ecto. El no cumplir con los lineamientos de esta 0u(a o con el calendario de entrega de reportes contenida en el Anexo C del convenio puede ser motivo de cancelaci,n del pro ecto. Los responsables del pro ecto mantendrn informado al "#C$ de cual+uier situaci,n +ue pueda impactar o atrasar la consecuci,n de los ob-etivos del pro ecto 1o el e-ercicio del financiamiento en tiempo forma. En caso de +ue la consecuci,n de dichos ob-etivos re+uiera alguna modificaci,n en dise/o del pro ecto 1o en la distribuci,n del presupuesto) los responsables de pro ecto solicitarn autori%aci,n por escrito al "#C$) antes de reali%ar los cambios) utili%ando los formatos correspondientes ("ormato 2*) "ormato . 2ransferencias).

2. C%EN!&$ '&NC&"I&$ &. La 3nstituci,n abrir una cuenta bancaria +ue genere intereses e(clusiva para el mane-o de los recursos provistos por el "#C$ para este pro ecto) cuando apli+ue. !. La cuenta bancaria a nombre de la instituci,n ser para el e-ercicio del gasto programado en el presupuesto aprobado. Esta cuenta contar con firmas mancomunadas) tanto del responsable del pro ecto (o 4irector 0eneral de la 3nstituci,n) como del responsable administrativo. *. La primera comisi)n *ancaria por concepto che+ue rebotado en la vida del pro ecto se afectarn contra presupuesto. Las posteriores sern responsabilidad de la entidad e-ecutora. +. C N!" ,E$ IN!E"N $ Los controles internos m(nimos re+ueridos son: &. Las transacciones +ue realice la 3nstituci,n (pagos por servicio 1o bienes) deben contar con la autori%aci,n administrativa correspondiente con pleno conocimiento del responsable tcnico.

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!. Los che+ues debern ser expedidos a nombre del proveedor de bienes o servicios) siempre cuando sean igual o ma or a 5!)666.66 debern incluir la le enda 7para abono en cuenta del beneficiario8) de lo contrario no se considerarn deducibles. *. 4eber utili%arse el mecanismo de fondo fi-o de ca-a chica para la compra de art(culos o servicios cu os montos sean menores a 5!)666.66 (dos mil pesos 661&66 #.$.) .. Los documentos +ue amparen las salidas de dinero deben estar a nombre de la 3nstituci,n) con la -ustificaci,n propia del gasto clasificado con la clave del catlogo de cuenta a la +ue se asignar dicha gasto. '. 2odos los documentos originales generados por el desarrollo del pro ecto se guardan resguardan en las oficinas de la 3nstituci,n) as( mismo se deber conservar una fotocopia de todos cada uno de los documentos enviados al "#C$. 9. La 3nstituci,n mantendr los registros reportes de forma tal +ue refle-en sus operaciones la condici,n financiera de acuerdo a prcticas de contabilidad generalmente aceptadas en la :ep;blica #exicana) inclu endo por separado los registros) operaciones cuentas del pro ecto. <. El periodo mximo para el reembolso de un gasto ser de dos meses de antig=edad) de lo contrario ser un gasto no reembolsable. $o se aceptarn gastos previos a la firma del convenio o posteriores a la conclusi,n del mismo) a menos +ue exista aprobaci,n previa por escrito del "#C$. >. $ing;n empleado de la 3nstituci,n podr participar en la selecci,n) ad-udicaci,n o administraci,n de un contrato de prestaci,n de servicios profesionales o ad+uisici,n de bienes) si pudiera existir un conflicto de inters aparente o real. ?. 2oda ad+uisici,n de bienes deber estar inventariada.

-. .E"$ N&, C M.,EMEN!&"I En cuanto a la contrataci,n de personal contratado con recursos del pro ecto) la 3nstituci,n implementar lo siguiente: La contrataci,n de personal deber cumplir con la Le "ederal del 2raba-o aplicables) as( como con los montos especificados en la propuesta. dems le es

En relaci,n al pago de impuestos prestaciones (3nfonavit e 3#@@) no est permitido asignar al gasto del pro ecto el pago de multas recargos. Aara los Bonorarios profesionales retenciones de le correspondientes. los Asimilados a salarios) se debern hacer las salarios a a+uellas personas +ue

@e recomienda contratar ba-o el rgimen de sueldos presten sus servicios en forma subordinada.

La opci,n de elegir la contrataci,n del personal es responsabilidad de la 3nstituci,n. El "#C$ se deslinda de cual+uier responsabilidad laboral.

/. &D0%I$ICI NE$ A continuaci,n se presentan los lineamientos a seguir por parte de la 3nstituci,n en cuanto a ad+uisiciones: &. @,lo podrn llevar a cabo ad+uisiciones de acuerdo al presupuesto aprobado por el "#C$. !. La ad+uisici,n de bienes) materiales consumibles) e+uipo e infraestructura menor deber hacerse procurando el uso ms eficiente de los recursos deber estar respaldada cuando menos por tres coti1aciones cuando el valor de un artculo sea i2ual o supere los 3104000 3

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5die1 mil pesos 006100 M.N.7 *. 2odas las ad+uisiciones debern facturarse a nombre de la 3nstituci,n. .. ,as o*ras de in8raestructura de*er9n contar con por lo menos tres coti1aciones. Cuando por ra%ones geogrficas esto no sea posible) la contrataci,n directa podr hacerse por contratos individuales por un monto menor de 5*66)666 (trescientos mil pesos 661&66 #.$.) contando con el visto bueno por escrito del "#C$ previo a la reali%aci,n de la obra. :. C N!"&!&CI;N DE C N$%,! "E$ # $E"<ICI $ Las contrataciones de consultores o servicios por un monto menor o e=uivalente a 31/04000 (ciento cincuenta mil pesos 661&66 #.$.) se harn con base en las calificaciones de individuos 1o empresas +ue cuenten con el perfil id,neo para la tarea a reali%ar. Aara contratos por un monto mayor a 31/04000 (ciento cincuenta mil pesos 661&66 #.$.)) adems debern contar con el visto bueno por escrito del "#C$. >. C&!&, G DE C%EN!&$

Cada gasto efectuado por el pro ecto debe estar amparado por un recibo o factura) +ue deber ser clasificado de acuerdo a la cuenta subcuenta elegible. E(isten proyectos =ue4 por disposici)n del donante o la naturale1a del contrato4 los impuestos de*en ser cu*iertos con otras 8uentes de 8inanciamiento4 por lo =ue es necesario utili1ar la partida ?000 Impuestos 2enerales. El catlogo de cuentas aprobado por el "#C$ se divide en cuentas (subra ado) dividen en subcuentas. A continuaci,n se presenta el catlogo a nivel de cuentas. 1000 stas a su ve% se

.ersonal !cnico y de Campo &66& @ueldos salarios brutos &66! Bonorarios asimilables a salarios (brutos) 1o profesionales (brutos ms 3CA) &66* Dornales &66. Arestaciones (3#@@) 3nfonavit) crdito al salario) etc.) &66' 3mpuestos (;nicamente !E sobre n,mina) $ervicios .ro8esionales 5e(ternos a la instituci)n7 !66& Consultor(as !66! @ervicios contables !66* @ervicios legales !66. Ftros servicios profesionales (especificar) &d=uisiciones *66& E+uipo de c,mputo softGare *66! #obiliario e+uipo de oficina *66* E+uipo tcnico (ma or a 5')666.66) *66. #edios de transporte Costos Directos .66& Aapeler(a) insumos de c,mputo .66! #ensa-er(a correo .66* 0astos de representaci,n .66. Comisiones bancarias .66' Ftros (especificar) art(culos de oficina

2000

+000

-000

/000

Gastos del .ersonal de la Instituci)n E@ecutora '66& Citicos para participaci,n en talleres seminarios (transportaci,n terrestre) hospeda-e 4

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'66! '66* :000

alimentos) 2ransportaci,n area Cuotas de inscripci,n a talleres

seminarios

Gastos de campo 966& Citicos de campo (hospeda-e) alimentaci,n) taxis) combustible) transportaci,n terrestre) 966! 2ransportaci,n area 966* #ateriales e insumos de campo 966. Comunicaci,n) difusi,n promoci,n 966' #antenimiento de veh(culos de e+uipo tcnico 9669 Ftros (especificar)

>000 Costos Indirectos .royectos =ue no cu*re el impuesto al valor a2re2ado 5contrato de mandato7 ?000 Impuestos 2enerales ?. !"&N$AE"ENCI&$ Los responsables de pro ectos podrn solicitar transferencias ("ormato . entre las cuentas subcuentas del presupuesto aprobado) atendiendo las siguientes reglas: &. @e deber solicitar trans8erencia de recursos cuando la transferencia se efect;e a nivel de cuenta por cual=uier monto. !. Las solicitudes debern efectuarse utili%ando el formato . antes de incurrir en el 2asto4 de lo contrario) dicho gasto no se considerar ni elegible) ni reembolsable. *. Las transferencias se autori%arn por escrito) a travs de un comunicado por parte del "#C$. @,lo una ve% +ue se tenga este documento podr considerarse +ue la transferencia ha sido aprobada. B. $%.E"<I$I;N El personal del "#C$ podr reali%ar supervisiones tcnico administrativas peri,dicas a la 3nstituci,n para asegurar el seguimiento de los lineamientos establecidos en el convenio en el presente documento) en cual+uier etapa de e-ecuci,n con previo aviso a la 3nstituci,n. 10. INA "ME$ !CCNIC $ Los reportes tcnicos se presentan en formato electr,nico inclu endo los anexos) a excepci,n de a+uellos +ue por su naturale%a sea imposible mandarlos en electr,nico. Las partes del 3nforme tcnico son: &. Hna cartula !. Hn reporte narrativo +ue describe los principales resultados) impactos en el desempe/o del pro ecto. Este puede ser parcial o final. *. El "ormato 2&) 7:eporte de resultados8 deber ser completado parte del reporte final del pro ecto en adici,n al formato 2!. en su caso obstculos

presentado ;nicamente como

.. El "ormato 2!) 7:eporte de avance de actividades8 es presentado como parte de cada reporte. '. Anexos. Anexar copia o registro fotogrfico de los productos del pro ecto. El periodo del reporte(s) intermedio(s) final es acumulativo) es decir) comprende desde la fecha de inicio del pro ecto hasta la fecha del reporte +ue corresponda en base al anexo C del convenio o contrato. En este mismo anexo estn establecidas las fechas en las +ue debern ser entregados los 5

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reportes tcnicos. 11. INA "ME$ AIN&NCIE" $ El informe financieros tiene por ob-eto mostrar el avance de los gastos erogados del pro ecto contra los recursos presupuestados. El informe financiero +ue deber entregarse va electr)nica al "#C$ se integra de: &. :elaci,n de che+ues (formato &) !. :eporte financiero consolidado (formato !) *. Conciliaci,n bancaria del pro ecto (formato *) .. Copia de los estados de cuenta bancarios del periodo Los informes financieros debern entregarse en las fechas establecidas en el anexo C del convenio. 12. A "M&! $ &DMINI$!"&!I< $ "ormato &. :elaci,n de che+ues "ormato !. :eporte financiero consolidado "ormato *. Conciliaci,n bancaria del pro ecto "ormato .. 2ransferencias

1+. A "M&! $ !CCNIC $ "ormato 2&: :eporte de resultados "ormato 2!: :eporte de avance de actividades "ormato 2*: @olicitud de modificaciones a los resultados) indicadores) l(nea base 1o meta del pro ecto

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