Caso prctico: nuevo sistema informtico para la empresa Seguridad Industrial, S.A.

(SEINSA)
Experiencia real de la empresa SEINSA, contada por sus propios protagonistas, relativa al proceso de eleccin e implantacin de un nuevo sistema informtico en la empresa que abarcase todas las reas de la organizacin, capaz de crecer y adaptarse a nuevas necesidades y de gil mane o! Descripci n El punto de partida de la situacin informtica de SEINSA antes de incorporarse al programa Av@npyme era que posea un sistema informtico que haba ido creciendo y complementndose a trav s de los a!os" con partes a!adidas que solucionaban nuevas necesidades concretas que iban surgiendo" sin una visin global# El sistema e$istente slo abarcaba la actividad administrativa" y parte de la actividad comercial y productiva de la empresa# El resto de reas de la empresa %produccin y comercial en su totalidad" oficina t cnica y calidad&" se apoyaban en programas y aplicaciones creadas internamente mediante ho'as de clculo y bases de datos# Estas aplicaciones particulares" al haber nacido por separado y en diferentes momentos" respondan a necesidades concretas" pero no tenan relacin ni cone$in entre s" ni tampoco con el sistema informtico (general(# Se trataba de sistemas paralelos" con la consecuencia de que la informacin no pasaba fluidamente entre las distintas reas de la empresa# )as necesidades eran crecientes en todos los departamentos y el sistema informtico e$istente no poda crecer ms" ya que su estructura" establecida die* a!os atrs" no estaba preparada para ello# El nuevo sistema informtico deba reunir estas condiciones+

Sistema integral" que abarcase todas las reas de la empresa" de forma que la informacin estuviese disponible donde hiciese falta" en cualquier momento" y sin problemas de cone$in# ,reparado para crecer y adaptarse a nuevas necesidades" sin aplicaciones y programas a!adidos e$ternos# Slido y de gil mane'o" ya que debera ser utili*ado en todas las reas y por cualquier persona de la organi*acin %cada una seg-n su necesidad&#

El proceso para elegir.dise!ar el nuevo sistema informtico fue el siguiente+

A trav s de /EIN se seleccion un consultor e$perto que ayudara a SEINSA a decidir cul era la me'or solucin informtica# Irati /onsulting" consultor seleccionado" estudi pormenori*adamente" rea por rea" las necesidades informticas de la empresa y los flu'os de informacin

entre unas y otras# Este estudio se hi*o con la participacin directa de las todas personas que iban a utili*ar el sistema# A continuacin" Irati /onsulting preseleccion tres programas del mercado que podan satisfacer estas necesidades# SEINSA estudi en profundidad cada uno de estos programas y asisti a demostraciones prcticas por parte de sus distribuidores" estudiando su grado de adecuacin a sus necesidades especficas# 0inalmente se escogi uno de ellos" (Navision(" ya que reuna las me'ores condiciones en cuanto a capacidad de adaptacin" potencial de crecimiento" asistencia t cnica" etc## Se estudi muy especialmente su potencial de futuro1 de este modo" las posibilidades que ofreca eran incluso superiores en muchos casos a las necesidades de SEINSA en esos momentos" pero se plante este proyecto como la adquisicin de una herramienta a largo pla*o# A lo largo de un a!o se implant el nuevo sistema" haciendo todas las adaptaciones necesarias para (personali*arlo( y adecuarlo e$actamente a las necesidades de la empresa# 2anto la fase de consultora como la de implantacin contaron con el seguimiento de /EIN y con ayudas econmicas#

Conclusiones

SEINSA cuenta ahora con un sistema informtico integral" com-n a toda la empresa" que evita duplicidades de informacin y problemas de cone$in# )a informacin es com-n para toda la compa!a y todas las reas# El traba'o es ms eficiente# El hecho de que en la deteccin de necesidades" eleccin y adaptacin del sistema final haya participado el personal de SEINSA ha hecho que el nuevo sistema" pese a suponer un importante cambio" haya sido bien acogido y utili*ado desde el primer da# El sistema va creciendo y adaptndose paulatinamente a las nuevas necesidades de la empresa" de forma que" habiendo partido de una aplicacin ms menos generalista" cada ve* evoluciona hacia una mayor personali*acin y adaptacin" aumentando su eficacia# El nuevo sistema ha multiplicado por tres la informacin %y las posibilidades de combinarla& disponible en SEINSA en el da a da para la toma de decisiones# Este aumento de informacin ha abierto a su ve* nuevas posibilidades que el propio sistema est cubriendo# El grado de adaptacin e implantacin del sistema informtico en SEINSA es tal" que actualmente la empresa no podra funcionar sin l# )a gestin comercial" de produccin" de creacin de nuevos productos### sin este sistema sera imposible#