UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES

PRESENTADO POR: ASESOR:

QUISPE HUAMANI LIZET LUIS JULIO PALACIOS AGUILAR

FECHA DE INICIO Y CULMINACION:

12 DE NOVIEMBRE DEL 2012 AL 12 DE MARZO DEL 2013

HUANCAVELICA ABRIL DEL 2013

Dedico el presente trabajo a mi familia por su constante apoyo y comprensin en el desarrollo de mi carrera profesional y por ser la razn ms poderosa para continuar con mi superacin personal y profesional. Esto fue posible primero que nadie con la ayuda de Dios gracias por otorgarme la sabidura y la salud para lograrlo.

AGRADECIMIENTO

Mi afecto, por cuanto me apoyaron a los servidores pblicos del Gobierno Regional y por la confianza depositado en las personas que me brindaron apoyo para desenvolverme laboralmente en la Oficina de Logstica. A si mismo mi agradecimiento especial a los docentes que me brindaron con aportes acadmicos y tericos que sirvieron mucho en el desenvolvimiento de las actividades laborales. A mis compaeros de estudio de las diversas promociones quienes desde donde se encuentran siempre se identifican con la escuela acadmico profesional de contabilidad, quienes fueron los que me apoyaron con sus conocimientos adquiridos en la prctica, para el fortalecimiento de mis labores acadmicas.

La alumna.

INDICE
INTRODUCCION..5 CAPITULO I ASPECTOS GENERALES.....6 CAPITULOII.10 DESCRIPCION DE LA OFICINA DE LOGISTICA.10 CAPITULO III DESARROLLO DE LA PRACTICA.15 CONCLUSIONES....31 RECOMENDACIONES...32 BIBLIOGRAFIA.33 ANEXOS34

INTRODUCCION

El presente informe final se ha elaborado

teniendo en consideracin lo

establecido por el Reglamento de Practicas Pre Profesionales de la Facultad de Ciencias Empresariales, Escuela Acadmico Profesional de Contabilidad, y del mismo modo se desea que sirva de gua para futuros trabajos similares. El presente informe recopila todas las actividades que he realizado como practicante en la oficina de Logstica del Gobierno Regional de Huancavelica. (G.R.H.), realizando las actividades correspondientes a dicha rea. El presente informe est dividido en tres captulos los cuales detallan: Primer Captulo: En este captulo se detallan aspectos generales en donde se brinda informacin sobre la institucin o centro de labor, de las Funciones y de la Estructura Orgnica, de las competencias del centro de prctica. Segundo Captulo: En este captulo se describe el rea u oficina en la cual se realizaron las practicas, Funciones y de la Estructura Orgnica de la Oficina. Tercer Captulo: Comprende la descripcin de las Actividades realizadas, posterior a ello se plasman algunas conclusiones y recomendaciones que esperamos puedan servir en algo al desarrollo personal de los futuros profesin- ales en contabilidad, del mismo modo se ha tratado de cumplir con las actividades desarrolladas en la Oficina, lo cual ha permitido cumplir con objetivos trazados.

LA ALUMNA.

CAPITULO I ASPECTOS GENERALES

I.

DATOS GENERALES: 1.1. Centro de Estudios: UNIVERSIDAD HUANCAVELICA 1.2. E.A.P: 1.3. Tipo de Practica: 1.4. Institucin de Practica: 1.5. Oficina: 1.6. Practicante: 1.7. Duracin: 1.8. Nombre del Asesor: Contabilidad A TIEMPO COMPLETO Gobierno Regional de Huancavelica Logstica Quispe Huamani, Lizet 4 meses Luis Julio Palacios Aguilar NACIONAL DE

II.

OBJETIVOS: 2.1. OBJETIVO GENERAL: Dar a conocer las acciones desarrolladas durante al tiempo laborado en la Oficina de Logstica del GOBIERNO

REGIONAL DE HUANCAVELICA. 6

Complementar y consolidar la formacin acadmica, afianzado las destrezas y habilidades obtenidas en las aulas

universitarias, as como generar una conciencia profesional, sentido de responsabilidad y vivencia profesional, como complemento de la enseanza-aprendizaje universitaria, generando actividades terico-prctico. Adquirir experiencia en el campo Laboral aplicando los mtodos y tcnicas de investigacin para el fortalecimiento del conocimiento y valerse en la vida profesional.

2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS: Desarrollar y concretizar las diversas actividades y/o acciones en el Centro de Labor, teniendo en cuenta las oportunidades que se brindan en la oficina de Logstica. Dar cumplimiento al Reglamento de Prcticas de la Universidad Nacional de Huancavelica. Promover la realizacin personal, social y profesional del estudiante. Cumplir con el requerimiento de las practicas Pre profesionales para la obtencin de la Resolucin, contemplado en el reglamento de Grados y Ttulos profesionales de la Facultad de Ciencias Empresariales. Establecer relaciones humanas con el pblico, buscando empata con todos los servidores de la oficina. Lograr experiencias en el aspecto Administrativo para

desenvolverse como profesional idneo en esta especialidad.

III.

MTODOS, TCNICAS Y MATERIALES UTILIZADAS: 3.1. MTODOS: Los mtodos a los cuales se recurri durante la permanencia en el centro de prcticas, fueron los siguientes:

3.1.1. Mtodos Analtico: Este mtodo analtico tiene por finalidad el anlisis e interpretacin de las informaciones obtenidas. Consiste en la descomposicin de un todo, en partes integrales; con la finalidad de estudiar en forma intensiva cada uno de los elementos as como las relaciones entre el todo y sus partes, para llegar a conclusiones genricas. 3.1.2. Mtodos Experimentales Este mtodo es el que ms incidencia tiene en la Oficina de Logstica debido a que primordialmente las actividades que se desarrollan son de carcter prctico poniendo a prueba los conocimientos previos acerca del rea en mencin. 3.2. TCNICAS: 3.2.3. Tcnicas de Observacin: Consiste en el uso sistemtico de nuestros sentidos orientados a la captacin de la realidad que queremos estudiar. Es una tcnica antiqusima a travs de sus sentidos, el hombre capta la realidad que lo rodea, que luego organiza intelectualmente. El uso de nuestros sentidos es una fuente inagotable de datos que, tanto para la actividad cientfica como para la vida prctica, resulta de inestimable valor. Es la tcnica que ms se utiliz para la elaboracin del informe y que permite el desarrollar y comprobar la veracidad de la informacin obtenida. 3.2.3. Tcnicas de Recoleccin de Datos:

El acopio o recopilacin de datos permiti obtener una informacin ms exacta y verdica de lo que una requiere para el procesamiento de una informacin adecuada y pertinente con la misma naturaleza de la informacin obtenida. 3.2.3. Tcnicas de Informacin Bibliogrfica: Se consult diversas bibliografas escritas y electrnicas teniendo en cuenta la utilizacin del instrumento a utilizar como fichas de resumen y fichas bibliogrficas.

IV.

MATERIALES, EQUIPOS E INSTALACIONES: Durante el tiempo de ejecucin de las prcticas Pre-profesionales los materiales, equipos e instalaciones que se utilizaron fueron los siguientes: 4.1. Materiales: 4.2. Papeles bond Textos de consulta referente al sistema de Logstica. Archivadores. Formatos y documentos internos para el registro Otros.

Equipos: Computadora. impresora Calculadora Escritorio

4.3.

SOFWARE: Sistema de Integrado de Gestin Administrativa para la elaboracin de Pedidos de Compra y Pedidos de Servicio de Pecosas, y el Sistema de Informacin Financiera para el registro de Compromiso, Girado, Devengado y Pagado.

V.

GOBIERNO REGIONAL DE HUANCAVELICA

VISIN La regin Huancavelica es una organizacin moderna, proactiva y con identidad propia que lidera el desarrollo sostenible de la regin, institucionalizando los valores humanos, generando condiciones para la competitividad integral y articulando la inversin pblica y privada. FUENTE: www.regionhuancavelica.gob.pe MISIN Organizar y Conducir con eficiencia y transparencia la gestin pblica regional, conducente a lograr concertadamente el desarrollo integral y sostenido de la regin, dentro de un marco democrtico y de prctica de valores. FUENTE: www.regionhuancavelica.gob.pe VALORES

Honestidad Transparencia en la Gestin Pblica Responsabilidad Social Justicia y Equidad Desarrollo Humano Proteccin del Medio Ambiente Eficiencia y Eficacia Trabajo en Equipo Participacin Ciudadana FUENTE: www.regionhuancavelica.gob.pe

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OBJETIVOS ESTRATGICOS

Mejorar los niveles de produccin agropecuaria y pisccola, propiciando su desarrollo competitivo y sostenido.

Mejorar la articulacin vial e integracin territorial, para el acceso de la poblacin a los servicios sociales y

oportunidades de mercado.

Mejorar las condiciones de los servicios educativos a travs de la ampliacin, rehabilitacin y construccin de

infraestructura educativa, garantizando una educacin bsica de calidad en los diferentes niveles, con equidad y formacin de valores.

Ampliar la cobertura y mejorar la calidad de los servicios bsicos de saneamiento y electrificacin en el mbito regional.

Mejorar la calidad y cobertura de los servicios integrales de salud, desarrollando principalmente programas asociados a la disminucin de la desnutricin crnica infantil y la mortalidad materna neonatal.

Fomentar la proteccin y utilizacin racional de recursos naturales, medio ambiente y prevencin de riesgos y daos en la poblacin por efectos naturales y antrpicos.

Modernizar y fortalecer la gestin pblica regional en un marco de eficiencia y democracia participativa.

Desarrollar una oferta turstica competitiva y sostenible en el departamento de Huancavelica. FUENTE: www.regionhuancavelica.gob.pe

ACCIONES PRIORITARIAS

Mejoramiento de la integracin vial regional, con incidencia en la atencin de los tramos vecinales y departamentales que integren los centros de produccin a los mercados intra y extra departamentales, y faciliten el acceso de la poblacin a

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los servicios pblicos, y presten accesibilidad a las zonas con potencial turstico.

Desarrollo de Programas y Proyectos orientados al logro de la competitividad productivas, agropecuaria, infraestructura priorizando agrcola, las cadenas de

transferencia

tecnologas mejoradas y promoviendo las capacidades empresariales.

Desarrollo de Programas y Proyectos orientados al logro de la competitividad productivas, agropecuaria, infraestructura priorizando agrcola, las cadenas de

transferencia

tecnologas mejoradas y promoviendo las capacidades empresariales.

Desarrollo de Programas y Proyectos orientados a la conservacin, proteccin y mejora del medio ambiente, as como del uso racional y sostenible de los recursos naturales.

Mejorar la cobertura de los servicios bsicos de agua potable y desage, as como de energa elctrica, con incidencia en las reas rurales.

Mejora de la cobertura y calidad de los servicios educativos, promoviendo la capacitacin de docentes, el desarrollo de programas orientados a mejorar la capacidad lectora y lgico matemtico de los educandos, el diseo de programas curriculares productivo. actualizados con enfoque intercultural y

Mejorar la cobertura de la infraestructura educativa y la implementacin con mobiliario escolar y equipo pedaggico. Promocin del Desarrollo Turstico de la Regin.

Ampliar y mejorar los servicios integrales de salud, incidiendo en el desarrollo de programas contra la desnutricin crnica infantil y la mortalidad materno-infantil.

Promover la produccin truchcola, con participacin de la inversin privada.

Desarrollar programas para el fortalecimiento de los espacios de concertacin y participacin ciudadana en los procesos de 12

desarrollo regional, gestin de la inversin, y fiscalizacin y control de la gestin.

Reestructurar la organizacin regional, acorde a los nuevos retos y competencias asumidos, con enfoque de modernidad y competitividad.

Fortalecimiento de capacidades de los recursos humanos del Gobierno Regional, con programas integrales de capacitacin permanente, para una prestacin eficiente de servicios.

Fortalecer la implementacin de las diferentes Unidades Formuladoras del Pliego, as como la Unidad Evaluadora de la Pre Inversin Regional.

Mejorar

la

implementacin del pliego

de

los

diferentes

rganos de

estructurados

con

sistemas

integrados

comunicacin y Equipo necesario, acorde a los servicios que prestan.

(Equipo

PAD,

ingeniera,

de

investigacin,

hospitalarios, para transferencias tecnolgicas etc.). Conformacin de un banco de proyectos de envergadura e impacto regional, en referencia a los principales ejes estratgicos de desarrollo econmico, social, territorial y de medio ambiente.

Regularizacin de trmites tcnico-administrativos pendientes de aos anteriores (rendiciones de anticipos, liquidaciones de obras etc.) FUENTE: www.regionhuancavelica.gob.pe

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CAPITULO II DESCRIPCION DEL CENTRO, AREA U OFICINA DE PRCTICAS

I. La

DESCRIPCION DE LA OFICINA DE LOGISTICA: Oficina de Logstica, depende de la Oficina Regional de

Administracin, que tiene como Objeto realizar compras de Materiales y abastecer de servicios a travs de los procesos de seleccin que dependen de los montos referenciales El Sistema Administrativo de Logstica es el conjunto de principios, procesos tcnicos de catalogacin, programacin, adquisicin,

almacenamiento, seguridad, distribucin, registro control mantenimiento, y recepcin de bienes y disposicin final. Las funciones del mencionado sistema es de asegurar la unidad racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la administracin pblica

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II.

FUNCIONES GENERALES DE LA OFICINA DE LOGISTICA: Generar rdenes de Compra de Funcionamiento, Inversiones y Recursos Directamente Recaudados Generar rdenes de Servicio de Funcionamiento, Inversiones y Recursos Directamente Recaudados. Realizar la consolidacin de las Notas de Pedido por oficinas Planificar y dirigir los procesos tcnicos de Almacenamiento de los Bienes. Dirigir y programar estudios sobre los procesos tcnicos de Almacenamiento. Establecer las pautas para la ubicacin y custodia de los bienes Almacenados.

Formular instrucciones y disponer la toma de inventarios fsicos peridicos. Emitir rdenes de Compra y Ordenes de Servicio de funcionamiento, de los sectores Elaboracin de bases para las convocatorias va SEACE Elaborar Cuadros Comparativos de Licitaciones Pblicas, Adjudicaciones Directas Pblica, Adjudicaciones Directa Selectiva y Menor Cuanta.

Recepcin de proformas de los proveedores para compras directas. Emitir informes de formato de evaluacin presupuestaria de servicios trimestral a solicitud de control interno. Recepcionar y Despachar materiales Verificar y efectuar el mantenimiento de los almacenes. Remitir los informes contables a la Oficina de Contabilidad previa conciliacin. Efectuar el informe para las Altas de materiales remanentes y donaciones. Efectuar el informe de los inventarios fsico de almacenes. Elaborar PECOSAS de funcionamiento e inversiones. 15

Supervisar Las operaciones de la fase de compromiso y devengado de Las rdenes de compra en El SIAF. Recepcin, almacenamiento y distribucin de los bienes a los diversos rganos estructurados del Gobierno Regional. Apoyar en la realizacin del Inventario de almacenes. Realizar inspecciones de los bienes para verificar su uso y destino final de los mismos. Remitir a la S.B.N copia de la documentacin que sustenta los actos de disposicin, enajenacin, administracin y gestin. Elaborar papeleta de autorizacin de salida de bienes patrimoniales. Elaborar papeleta de autorizacin para desplazamiento interno y externo de bienes patrimoniales. Verificar la salida y el retorno de bienes patrimoniales. Identificar y codificar los bienes patrimoniales adquiridos por la entidad. Tramitar las rdenes de Compra y de Servicios, para Las fases de compromiso, devengado y girado. Elaborar contratos de servicios no personales, de los proveedores y otros en coordinacin con la Oficina Regional de Asesora Jurdica.

Realizar la custodia del local de la institucin. Registrar en el cuaderno de ocurrencias los incidentes que ocurre durante su turno. Registrar las salidas del personal de la Institucin. Registrar Las salidas de los bienes patrimoniales siempre que cuenten con autorizacin correspondiente por el rea de Gestin Patrimonial.

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III.

DE LA COMPETENCIA DE LA OFICINA DE LOGISTICA

Es competencia de la Oficina de Logstica, de acuerdo a sus funciones y atribuciones, estudiar y proponer a la Gerencia de Administracin, los criterios y orientaciones para la mejor aplicacin de las medidas de austeridad, sobre adquisicin de bienes y servicios. Entre ellos tenemos los siguientes: La estandarizacin de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o mixtura de los mismos. La relacin de los bienes y servicios de los que se puede prescindir, por ser mnimo su requerimiento anual. Imprimir en los Cuadros de Necesidades, antes de entregarlos a las dependencias de la entidad, la relacin e informacin bsica de los bienes y servicios programables. Establecer la cantidad mxima de cada bien o servicio que puede programarse, en funcin a los objetivos y metas, frecuencia de uso, real cantidad de personal que labora, etc. Los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar la aplicacin de las medidas de austeridad del abastecimiento, en el mbito de competencia. Peridicamente, la Oficina de Logstica conducir y coordinar la evaluacin y resultado de la austeridad del abastecimiento, para proponer su perfeccionamiento.

IV.

ESTRUCTURA ORGNICA DE LA OFICINA DE LOGISTICA

La Estructura Orgnica de la Oficina de Logstica es la siguiente:

4.1.

ESTRUCTURA ORGNICA. 4.1.1. RGANO DE DIRECCIN Director de Sistema Administrativo II

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4.1.2.

RGANO DE APOYO Secretaria IV

4.1.3.

RGANO DE LNEA rea de Adquisiciones rea de Programaciones Unidad de Almacn rea de Gestin Patrimonial rea de Mantenimiento y transporte rea de Seguridad

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4.2.

ORGANIGRAMA DE LA OFICINA DE LOGISTICA:

OFICINA REGIONAL DE ADMINISTRACION

OFICINA DE LOGISTICA

AREA DE PATRIMONIO

AREA DE ADQUISICIONES

AREA DE PROGRAMACION

AREA DE EJECUCION CONTRACTUAL

AREA DE PROCESOS

UNIDAD DE ALMACEN

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CAPITULO III DESARROLLO DE LA PRCTICA

I.

ACTIVIDADES DESARROLADAS: Del 12 al 21 de diciembre se vino apoyando en secretaria del rea de logstica elaborando informes, memorndum, y la respectiva tramite y derivacin de los mismos a las diferentes dependencias del gobierno regional de Huancavelica fsica y virtual a travs del (sistema de tramite documentario SISGEDO). Del 22 de noviembre del 2012 al 31 de enero del 2013 se brind el apoyo en el rea de adquisiciones realizando el respectivo control previo de las rdenes de compra y servicio para que los documentos cuenten con todos los requisitos y la documentacin necesaria para su respectivo pago: DOCUMENTACION MINIMA PARA GIRAR UNA ORDEN DE COMPRA ORDENES (SIN PROCESO) Requerimiento o pedido de servicio de la oficina usuaria con las respectivas firmas correspondientes, adjuntar trminos de referencia 20

con visto bueno de los responsables de la oficina usuaria las caractersticas y especificaciones tcnicas, adjuntar POA y

certificacin presupuestal cotizacin y/o proforma menores a 1 UIT debern tener una sola proforma, mayores a s/.3601.00 recibo por honorarios, en caso que el monto a pagar superen los s/.1501.00 debern adjuntar la suspensin de 4ta categora o en caso contrario con retencin de en el mismo R/H., factura, boleta de venta autorizados por la SUNAT. Giro de orden de servicio debidamente firmado por los responsables de jefe de logstica, adquisiciones y en caso de compras deber acompaar la firma del jefe de almacn.

ORDENES (CON PROCESO) Certificacin presupuestal Contrato de servicios realizado vigentes al pago realizado, si tiene carta fianza ser adjuntando al expediente. Conformidad de servicios, en referencia al informe emitido por el contratado. Firmado por los responsables, si es proyecto equipo tcnico del proyecto (coordinador, supervisor, funcionario responsable del rea usuaria) caso de ejecucin de obras por administracin directa (residente, supervisor, funcionario responsables del rea usuaria). Cotizacin y/o proforma menores a 1 UIT debern tener una sola proforma, mayores a s/.3601.00 recibo por honorarios, en caso que el monto a pagar superen los s/.1501.00 debern adjuntar la suspensin de 4ta categora o en caso contrario con retencin de en el mismo R/H., factura, boleta de venta autorizados por la SUNAT. Y as para actividad los requisitos que les son indispensables. As mismo se realiz el debido trmite de estas rdenes en caso de servicios a la oficina de economa para su respectivo devengado y giro. En caso de compras a la unidad de almacn. En caso de rdenes de servicios que son observadas por control previo de la oficina de economa se realiz el levantamiento de observacin y su respectivo tramite a la oficina de economa. Las ordenes sobre las 21

cuales se efectu el debido control y subsanacin d observaciones son de las diferentes direcciones, gerencias, regionales y las diferentes oficinas de la sede central como, sub gerencia de estudios, gerencia regional de desarrollo social, oficina regional de estudios de pre inversin, sub gerencia de medio ambiente, gerencia regional de recursos naturales y reas protegidas direccin regional de energa y minas, direccin regional agraria, direccin regional de produccin, direccin regional de comercio turismo y artesana, oficina de asesora, gerencia general. En algunos momentos libres se apoy en la generacin de rdenes de servicio y rdenes de compra en el SIGA (sistema integrado de gestin administrativa) y as mismo realizar el compromiso anual y mensual en el SIAF (Sistema Integrado de Administracin Financiera) y as mismo el interface del SIGA con el SIAF.

Del 01 de febrero a la fecha se viene apoyando en el rea de Programacin en donde se apoya generando los pedidos de compra y servicios, del rea de logstica y de las diversas reas usuarias y as mismo verificando presupuestos analticos y la respectiva certificacin presupuestal ya en algunos casos derivan pedidos que no cuentan con certificacin presupuestal o en todo caso el presupuesto que poseen es inferior al monto que solicitan en sus respectivos pedidos cuando los comparas con precios reales existentes en el mercado as mismo se realiza la verificacin de los pedidos elaborados por las reas usuarias, como tambin la verificacin de los diversos tems en el Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA).

22

II. PASOS PARA REALIZAR UN PEDIDO DE COMPRA: PASO 1: Ingresar al sistema de gestin administrativa (SIGA), elegir en el centro de costo el rea u oficina para la cual se realiza el pedido.

PASO 2: Insertar el pedido haciendo un cli derecho en la zona del pedido

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PASO 3: Rellenar todos los datos exigidos como la meta presupuestal a la cual se va a cargar el pedido y as como tambin la descripcin de lo que se va adquirir.

PASO 4: Se inserta el bien que se va a adquirir

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PASO 5: Se pone en la zona de descripcin el bien a adquirir y seleccionar de acuerdo a las caractersticas que exige el rea usuaria y teniendo en cuanta la especifica en la cual se encuentra el bien y poner la cantidad que se va a adquirir.

PASO 6: Una vez insertado el bien se debe agregar al pedido las especificaciones tcnicas como por ejemplo la marca o las medidas exactas del bien

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PASO 7: Dar el visto bueno para que el pedido pueda ser aprobado

PASO 8: Se procede a imprimir el pedido compra y/o servicio y enviar al rea usuaria para que realicen las respectivas firmas.

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NOTA: En caso de pedido de servicio en el campo en donde se pone la cantidad se pondr el costo del servicio

III. PROCEDIMIENTO PARA GIRO DE ORDEN DE COMPRA. A. Aspectos Generales: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra seala una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura con sus respectivas guas. Tiene por finalidad servir como documento fuente en el rea de abastecimiento, para formalizar el convenio de compra entre proveedor y la Oficina de Abastecimiento, en cumplimiento de la Buena-Pr otorgada por el Comit de Adquisiciones. Consta de las siguientes caractersticas. Encabezamiento Nombre del Gobierno Regional. Nombre del Formulario : ORDEN DE COMPRA GUIA DE INTERNAMIENTO 27

Numero de Orden de Compra. Nmero de RUC del GOBIERNO REGIONAL DE HVCA Da, mes y ao: Para indicar la fecha en que se formula el documento.

Cuerpo Seor (es): Indicar el nombre o razn social del proveedor cuya solicitud de cotizacin obtuvo la Buena-Pr. Direccin: Escribir la Direccin del Proveedor. Le agradeceremos enviar a nuestro almacn en:... Facturar a Nombre de: Solicitante. Persona que requiere el pedido. Cadena Funcional. Que identifica al calendario de donde se afectara el presupuesto. Descripcin del pedido, segn la especfica de gasto ya sea de materiales de escritorio, bienes de consumo, alimentos para animales, vestuarios, combustibles,

alimentos para personas, etc. Precio Unitario. Referencia al cual se gir la Orden de Compra como puede ser invitacin directa o segn proceso de seleccin. Ordenacin de la Compra: Firmas de los servidores que ordenen o autoricen la adquisicin (Director de

Abastecimiento y Jefe de Adquisiciones o quienes hagan sus veces). Distribucin Contable: Cuentas por pagar: El importe total de la adquisicin en soles, a rengln seguido de este recuadro se consigna: Recib Conforme: Firma autorizada del Jefe de Almacn al recepcionar los artculos adquiridos. Da, Mes y Ao: Fecha correspondiente a la recepcin de los Artculos adquiridos.

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B.

Procesos o Pasos: Realizar las notas de pedidos debidamente firmadas por el Solicitante, el director de Abastecimiento y el Director de Administracin, especificando todas las caractersticas del bien a adquirir. Realizar las cotizaciones, contar como mnimo tres cotizaciones.

Realizar y convocar el tipo de proceso para la adquisicin del bien, segn funcionamiento o inversin. Realizar el contrato del proveedor para la adquisicin de bienes. Generar la Orden de Compra segn la especifica de gasto y de acuerdo a la cadena funcional.

29

R e a l i z a r

e l

t r m i t e

d e Afectacin Presupuestal, Control Previo, y Devengado.

30

IV.

PROCEDIMIENTO PARA GIRO DE ORDEN DE SERVICIO C. Aspectos Generales: Una orden de servicio es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de servicio seala una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura con sus respectivas guas. Tiene por finalidad servir como documento fuente en el rea de logstica, para formalizar el convenio de servicio entre proveedor y la Oficina de logstica. Consta de las siguientes caractersticas. Encabezamiento Nombre del Gobierno Regional. Nombre del Formulario : ORDEN DE SERVICIO Numero de Orden de Servicio. Nmero de RUC del GOBIERNO REGIONAL DE HVCA Da, mes y ao: Para indicar la fecha en que se formula el documento.

Cuerpo Seor (es): Indicar el nombre o razn social del proveedor cuya solicitud de cotizacin obtuvo la Buena-Pr. Direccin: Escribir la Direccin del Proveedor. Le agradeceremos enviar a nuestro almacn en: ... Facturar a Nombre de: Solicitante. Persona que requiere el pedido.

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Cadena Funcional. Que identifica al calendario de donde se afectara el presupuesto. Descripcin del pedido, segn la especfica de gasto ya sea de materiales de escritorio, bienes de consumo, alimentos para animales, vestuarios, combustibles,

alimentos para personas, etc. Precio Unitario. Referencia al cual se gir la Orden de servicio como puede ser invitacin directa o segn proceso de seleccin.

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D.

Procesos o Pasos: Realizar las notas de pedidos debidamente firmadas por el Solicitante, el director de Abastecimiento y el Director de Administracin, especificando todas las caractersticas del bien a adquirir. Realizar las cotizaciones, contar como mnimo tres cotizaciones. Realizar y convocar el tipo de proceso para la adquisicin del bien, segn funcionamiento o inversin. Realizar el contrato del proveedor para la adquisicin de bienes. Generar la Orden de servicio segn la especifica de gasto y de acuerdo a la cadena funcional. Realizar el trmite de Afectacin Presupuestal, Previo, Staff y Devengado Control

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V. A.

PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES: Aspectos Generales: La finalidad del trmite del pago se realiza una vez ingresado los bienes o materiales requeridos por el rea usuaria en la Unidad de Almacn, previa realizacin del Acta de Conformidad emitidas por los solicitantes y Gerencia correspondiente.

B.

Procesos o Pasos: Ingreso de Orden de Compra y Orden de Servicio: Una vez girado la Orden de Compra / Servicio y comprometido en el SIAF, se procede a Revisar la Orden de Compra / Servicio, verificando que las descripciones de Bienes estn dentro de una especfica de gastos. Revisin de las Ordenes en Control Previo: Control previo es la que se encarga de verificar que todos los documentos estn conforme una vez ingresado el bien para el cual se debe de adjuntar a la Orden de Compra con la factura, seguido de la conformidad, nota de Pedido o en casos de Procesos se debe de adjuntar el contrato. Tal es el caso de invitacin directa se verificar las facturas y/o boletas, seguido de las tres proformas, nota de pedido. Las ordenes que estn mal elaboradas y que no cuentan con documentos sustentatorios se rechaza para su devolucin y correccin respectiva. Realizar el Devengado: El Devengado es la obligacin del pago que asume un Pliego Presupuestario como el caso de bienes y servicios se configura, a partir de la verificacin de conformidad del bien recepcionado, del servicio prestado o por haberse cumplido con los requisitos administrativos y legales para los casos de gastos sin contraprestacin inmediata o

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directa. El Devengado representa la afectacin definitiva de una Asignacin Presupuestaria. Para realizar el pago de proveedores, se realiz la apertura de un libro de actas, en el en encabezado de cada hoja se coloca lo siguiente: N O/C: En ella est registrado el nmero de orden de compra en forma ascendente ordenada de todas las rdenes de funcionamiento, capital y Recursos

Directamente Recaudados. Fecha: En ella est Registrada la fecha de entrega de las rdenes de Compra de la Unidad de Adquisiciones a la Unidad de Almacn. Proveedor: En esta se considera el nombre y razn social de los proveedores ya sean de bienes y materiales que adquiere el Gobierno Regional de Huancavelica. Monto: Se registra el monto total de la adquisicin de bien o material a adquirir. Destino: Se registra en ella destino de la Gerencia, Direccin, oficina solicitada. Material: Se considera el tipo de material a adquirir sea de consumo, material de construccin, combustible,

escritorios, alimenticios y otros.

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 Mnemnico y Componente: El memnico est considerado para cada oficina de acuerdo a la emisin del calendario de la oficina de Presupuesto y Acondicionamiento Territorial. Fecha: En ella se considera la fecha de entrega a Oficina de Tesorera para el respectivo girado del cheque. Firma: Se considera en ella la firma de la persona que recepcina el documento para su respectivo pago. la

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CONCLUSIONES Al realizar las practicas Pre Profesionales se complementa y consolida la formacin acadmica, afianzando las destrezas y habilidades obtenidas en las aulas universitarias, as como generar una conciencia profesional, sentido de responsabilidad y vivencia profesional, como complemento de la enseanza-aprendizaje prctico. La experiencia que se adquiere durante el desarrollo de las Practicas Pre Profesionales nos ayuda a aprender a desenvolvernos en el campo laboral. Dentro de la oficina de logstica se mantiene contacto directo con los servidores, asistentes, proveedores, etc. Para ello se debe buscar empata con todos los usuarios tanto internos como externos a la oficina. Se concluy las Practicas Pre Profesionales exitosamente en la Oficina de Logstica y as se cumple con uno de los requisitos para la obtencin del grado de bachiller segn el reglamento de grados y ttulos de la Universidad Nacional de Huancavelica. universitaria, generando actividades terico-

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RECOMENDACIONES

Realizar diversos convenios entre la universidad y las diferentes instituciones pblicas como empresas privadas para as sea ms rpido la ubicacin de prcticas pre profesional ya que al buscar cada alumno independientemente poder ubicar a los estudiantes En el desarrollo de las labores acadmicas se deberan incorporar mayor cantidad de cursos prcticos para as afianzar nuestros conocimientos en la prctica. Dentro del plan curricular se debera incorporar cursos de relaciones personales para as lograr el mejor desenvolvimiento dentro del rea de labores y as ofrecer un mejor trato a los proveedores, etc. La entrega de carta de presentacin para Prcticas Pre Profesionales deberan realizarse a partir del VIII ciclo para as poder encontrar mejores oportunidades laborales.

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BIBLIOGRAFIAS Administracin Gubernamental, Jose Alvarado Mairena Manual de Gestin Organizacional. www.regionhuancavelica.gob.pe Bitter, Lester R., Ramsey, Jackson E. (1986). "Enciclopedia del MANAGEMENT. Tomo 3". Ediciones Centrum Tcnicas y Cientficas. Castaeda Santos, Victoriano (Abastecimientos Auxiliares). Instituto Nacional de Estadstica e Informacin Ley de Presupuesto de la Repblica para 2012 Marthans Garro, Cesar A (Enciclopedia de Logstica y Servicios

Empresarial). Valds P. Armando. . . (Administracin Logstica). Texto nico Ordenado de la Ley de Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado. www.unh.edu.com.pe Manuales Normativos para la gestin administracin pblica. Sistema Electrnico de Contrataciones del estado SEACE. Administrativa en la

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ANEXOS

40

DESARROLLO DE LAS LABORES

ATENCION A LOS USUARIOS

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ATENCION A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS

LOS COMPAEROS DE LABORES

42

REALIZANDO LOS DIVERSOS PEDIDOS DE SERVICIO

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TOPES (*) PARA CADA PROCESO DE SELECCIN DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Ao Fiscal 2009 y en Nuevos Soles (A partir del 01.02.2009)

PROCESOS DE SELECCIN

BIENES

SERVICIOS

OBRAS

LICITACIN PBLICA

>= 369,200

>= 1,207,000

CONCURSO PBLICO

>= 213,000

PBLICA ADJUDICACIN DIRECTA SELECTIVA

<

369,200 <

de

213,000 <

de

1,207,000

> a 184,600 < = de

> de 106,500 184,600 < = de

> a 603,500 106,500 < = de 603,500

>= de 36,920

> = de 21,300

> = de 120,700 < de 120,700

MENOR CUANTA

OBRAS

> de 10,650(**)

44

BIENES SERVICIOS

Y<

de

36,920 <

de

21,300

> de 10,650(**)

> de 10,650(**)

(*) Artculo 14 de la Ley N 29289 Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el ao Fiscal 2009. (**) Decreto Supremo N 169-2008-EF, publicado en el Peruano el 25.12.2008 y artculo 3, numeral 3.3 h) Decreto Legislativo N 1017 publicado en el Peruano el 04.06.2008 Ley de Contrataciones del Estado, modificada su vigencia mediante decreto de Urgencia

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ANEXO N 03 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN E INTERNAMIENTO DE BIENES UNIDAD DE ADQUISICIONES

INICIO RECEPCIN O/C (3 juegos) ENTREGA DE MATERIALES SEGN O/C

UNIDAD DE ALMACN

PROVEEDOR
RECEPCION DE ORDEN COMPRA

GIRO DE ORDEN DE COMPRA

REGISTRO del COMPROMISO EN EL SIAF

VERIFICAC ION DE MATERIAL ES SI RECEPCIN E INTERNAMIENTO DE MATERIALES

NO

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FIN

ANEXO N 04 PROCEDIMIENTO PARA PAGO A PROVEEDOR

ALMACN
INICIO

CONTABILIDAD (CONTROL INTERNO)

TESORERA

INGRESO DE BIENES Y MATERIALES SEGN REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES TCNICAS. ENTREGA DEL BIEN A LA REA USUARIA COMPROBANTE DE PAGO Y EMISON DE CHEQUE

TRMITE

EMISIN DE ACTA DE CONFORMIDAD POR PARTE DE LA REA USUARIA

RECEPCIN DE O/C CON DOCUMENTOS REQUERIDA POR LA OFICINA DE CONTABILIDAD

SI

PAGO A PROVEEDOR

DEVOLUCIN

NO

DEVENGADO EN EL SIAF FIN

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48