Abc TT 2

EL ABC DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA
LIBRO BLANCO
L ibertad
y O rd en
L ibe rtad
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L ib ertad
y O rd en
LIBRO BLANCO. EL ABC DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA - Versin 3.0 Ministerio de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones www.mintic.gov.co Diego Molano Vega Ministro Mara Carolina Hoyos Turbay Viceministra TIC Jorge Restrepo Mnera Director de apropiacin de TIC Daniel Lpez Gil Lder Iniciativa Teletrabajo Corporacin Colombia Digital www.colombiadigital.net Rafael Orduz Director Ejecutivo Diana Porto Coordinadora Comisin Asesora del Teletrabajo Heidy Balanta Sonia Garca Hernn Lpez Adriana Molano R. Investigacin y produccin de contenidos Adriana Molano R. Coordinacin editorial Integ.ro Diseo y diagramacin Ministerio del Trabajo www.mintrabajo.gov.co Rafael Pardo Rueda Ministro Jos No Ros Muoz Viceministro de Relaciones Laborales e Inspeccin Eduardo Bejarano Hernndez Director de Derechos Fundamentales del Trabajo Andrea Torres Matiz Directora de Riesgos Laborales
PRESENTACIN
Revisin: Ministerio del Trabajo
ASESORA Y ACOMPAAMIENTO
Gua jurdica para la implementacin del teletrabajo (V. 2.0) Departamento Administrativo de la Funcin Pblica www.dafp.gov.co Elizabeth Rodrguez Taylor Directora General Claudia Patricia Hernndez Len Directora Jurdica Jos Fernando Berro Berro Director de Desarrollo Organizacional Gua de promocin de la salud y prevencin de riesgos laborales en el teletrabajo (V. 2.0)
Andrea Torres Matiz Directora de Riesgos Laborales Mara Marcela Soler Guo Direccin Riesgos Laborales Heidy Elieth Balanta Direccin Derechos Fundamentales del Trabajo Positiva Compaa de Seguros ARL Nohora Isabel Valbuena Amaris Luana Betsy Polo Cortes Jineth Pilar Satizbal Moreno Fasecolda Juan Carlos Aristizabal
Las tendencias globales apuntan hacia la transformacin de los entornos laborales. Entre estas aparece el teletrabajo como una modalidad que combina las polticas corporativas basadas en el cumplimiento de objetivos junto a los recursos tecnolgicos necesarios para alcanzarlos. El Libro Blanco: el ABC del Teletrabajo en Colombia busca facilitar el desarrollo de proyectos de adopcin de esta forma de organizacin laboral en las organizaciones pblicas y privadas del pas, incluyendo completas guas en materia organizacional, tecnolgica y jurdica, basadas en la legislacin vigente, el anlisis de prcticas internacionales y los resultados de iniciativas desarrolladas en Colombia. Con el objetivo de aprovechar el avance tecnolgico del pas derivado de la apropiacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones -TIC- por parte de las entidades del sector pblico y privado, el teletrabajo, y
en consecuencia este Libro Blanco, busca aportar a los procesos de innovacin organizacional, aumento de la productividad, calidad de vida de los trabajadores, proteccin del medio ambiente, mejoramiento de la movilidad en las ciudades y la generacin de procesos de calidad frente a los compromisos con el mercado internacional de bienes y servicios. El gobierno nacional, en cabeza de los Ministerios de TIC y del Trabajo, junto con la Funcin Pblica, y en alianza con entidades del sector privado, est generando un entorno favorable para impulsar el teletrabajo en Colombia. As, el Libro Blanco: el ABC del Teletrabajo en Colombia hace parte de la estrategia de promocin a la cultura del teletrabajo en el pas, que se enmarca en el plan de accin denido conjuntamente por los citados Ministerios en convenio con la Corporacin Colombia Digital.
Se autoriza la libre consulta, descarga y distribucin total o parcial de esta obra, con nes no comerciales, sin obras derivadas y con referencia explcita del autor. Todas las grcas corresponden a desarrollos propios de la Corporacin Colombia Digital.
LIBRO BLANCO | El ABC del teletrabajo en Colombia
DE CONTENIDO
Conceptos clave
TABLA
Parte 2. Gua tcnica para la promocin de la salud y la prevencin de los riesgos laborales..............................128 Marco legal.....................................................................129 Deniciones................................................................... 130 Obligaciones de las partes en materia de riesgos laborales..................................132 Lista de chequeo para gestionar los riesgos laborales..................................................135 Medidas preventivas en el lugar de trabajo...........................................................135 Teletrabajador , qu hacer en caso de un accidente de trabajo?.................................. 144 Parte 3. El teletrabajo y su relacin con los sindicatos................................................................................. 145 Aspectos constitucionales y legales del teletrabajo frente a la libertad sindical.............. 146 Sindicatos, negociacin colectiva y teletrabajo................................................................. 149 Experiencias internacionales de sindicatos frente al teletrabajo...............................151 Colombia, teletrabajo y sindicatos........................155
INTRODUCCIN.............. 8 CAPTULO 1.................... 10
Denicin del teletrabajo ............................................................11 Caractersticas del teletrabajo.................................................. 12 Modalidades del teletrabajo ......................................................12 Benecios para la organizacin.............................................. 14 Benecios para los trabajadores .............................................15 Retos para la implementacin................................................. 16 Requerimientos para el teletrabajo........................................ 18
Implementacin del teletrabajo en las organizaciones
CAPTULO 2....................20
Primera etapa: Compromiso institucional........................... 23 Segunda etapa: Planeacin....................................................... 29 Tercera etapa: Autoevaluacin ............................................... 37 Cuarta etapa: Prueba piloto...................................................... 47 Quinta etapa: Apropiacin y adopcin................................. 61
Tecnologa para teletrabajar
CAPTULO 3:.................. 67
Soluciones tecnolgicas para el teletrabajo........................ 74 Niveles de interaccin basados en tecnologa................... 86 Tecnologa 4G y el teletrabajo mvil...................................... 87 Kit de herramientas para la identicacin de soluciones tecnolgicas......................................................... 91 Indicadores tecnolgicos del teletrabajo........................... 107
ANEXOS......................... 157 BIBLIOGRAFA............. 187
Consideraciones jurdicas y legales del teletrabajo
CAPTULO 4:..................111
Parte 1. Gua jurdica para la implementacin del teletrabajo................................................................................ 112 Obligaciones y derechos de las partes.................113 El teletrabajo en el sector privado.........................115 El teletrabajo en el sector pblico........................ 120
DEL TELETRABAJO
BENEFICIOS
AUMENTA
la productividad y reduce los costos fijos
MEJORA
la calidad de vida de los trabajadores e incentiva el trabajo en equipo
PROMUEVE
la inclusin social
APORTA
al mejoramiento de la movilidad en las ciudades y reduce los ndices de contaminacin
IMPULSA
el uso y apropiacin de las nuevas tecnologas
6
LIBRO BLANCO | El ABC del teletrabajo en Colombia LIBRO BLANCO | El ABC del teletrabajo en Colombia
INTRODUCCIN
El 1 de mayo del ao 2012 el Presidente de la Repblica, junto a los Ministros del Trabajo y de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones, expidi el Decreto 0884 de 2012, que reglamenta la Ley 1221 de 2008, con el cual se busca promover la adopcin del teletrabajo como modalidad laboral en el pas. En desarrollo del proceso de socializacin y promocin de la iniciativa se han ejecutado una serie de actividades entre las cuales se encuentra la Feria Internacional de Teletrabajo, la rma del Pacto por el Teletrabajo, la conformacin de la Comisin Asesora del Teletrabajo y el presente libro. El Libro Blanco: el ABC del Teletrabajo en Colombia constituye el primer acercamiento metodolgico orientado hacia la planeacin y adopcin de modelos laborales que aprovechen las ventajas de las TIC, y en simultnea provean a las organizaciones una serie de benecios que cubren los mbitos organizacionales, productivos, nancieros, tcnicos y de equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. Esta edicin del Libro Blanco est organizada en cuatro captulos que permiten a los tomadores de decisiones del sector pblico y privado conocer el contexto del teletrabajo en el pas y cmo aplicarlo a su organizacin. La primera parte del contenido presenta las generalidades del teletrabajo, sus principales caractersticas, ventajas, retos, elementos que lo integran, as como los diferentes tipos de modalidades existentes y los requerimientos generales para teletrabajar, que sern tratados en detalle a lo largo de los siguientes captulos. La segunda parte describe la metodologa necesaria para avanzar a travs de cada una de las cinco etapas que incluye el modelo de implementacin del teletrabajo para organizaciones pblicas y privadas: compromiso institucional, planeacin, autoevaluacin, prueba piloto y apropiacin. La tercera parte se concentra en analizar las soluciones tecnolgicas y las herramientas disponibles para que las organizaciones puedan encontrar un balance entre los recursos existentes, las necesidades de la implementacin del modelo y las expectativas de la organizacin. La cuarta parte incluye recomendaciones jurdicas y de promocin de la salud y prevencin de riesgos laborales asociados al teletrabajo. As mismo, analiza el panorama de relaciones entre sindicatos y procesos de adopcin de esta modalidad laboral, entregando orientaciones para los trabajadores y las organizaciones. Conozca los benecios, apueste por la innovacin y smese al teletrabajo.
8
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DEL TELETRABAJO
En Colombia, el teletrabajo se encuentra denido en la Ley 1221 de 2008 como: Una forma de organizacin laboral, que consiste en el desempeo de actividades remuneradas o prestacin de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologas de la informacin y comunicacin -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia fsica del trabajador en un sitio especico de trabajo. (Artculo 2, Ley 1221 de 2008)
DEFINICIN
CONCEPTOS CLAVE
CAPTULO 1
TELETRABAJO
LO QUE NO ES
NO ES
una profesin
NO ES
un call center
Antes de implementar modelos de teletrabajo en las organizaciones es necesario conocer los conceptos clave al respecto: qu es, cules son sus caractersticas, qu modalidades existen, qu benecios trae y qu obstculos se deben vencer antes de avanzar en su adopcin.
NO ES
manufactura en casa
NO ES
servicio a domicilio
10
11
DEL TELETRABAJO
CARACTERSTICAS
1.Una actividad laboral que se lleva a cabo fuera de la organizacin en la cual se encuentran centralizados todos los procesos. 2.La utilizacin de tecnologas para facilitar la comunicacin entre las partes sin necesidad de estar en un lugar fsico determinado para cumplir sus funciones. 3.Un modelo organizacional diferente al tradicional que replantea las formas de comunicacin interna de la organizacin y en consecuencia genera nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas. Las modalidades de trabajo exibles y a distancia han propiciado la transformacin de las relaciones laborales, permitiendo a los empleados tener control sobre su tiempo y sus objetivos, y brindando a las organizaciones mayor productividad derivada del aumento en la calidad de vida de los trabajadores.
Ms all de la denicin, el teletrabajo se entiende a partir de sus caractersticas:
ANTES
Horarios rgidos
(8am 5pm)
AHORA
Horarios flexibles de acuerdo a las necesidades del cargo y los resultados esperados
DEL TELETRABAJO
En Colombia, lavv Ley 1221 de 2008 establece tres modalidades de teletrabajo o tipo de teletrabajador, que responden a los espacios de ejecucin del trabajo, las tareas a ejecutar y el perl del trabajador.
MODALIDADES
TELETRABAJO AUTNOMO
Trabajadores independientes o empleados que se valen de las TIC para el desarrollo de sus tareas, ejecutndolas desde cualquier lugar elegido por ellos.
Trabajo nicamente en la sede de la organizacin
Trabajo desde cualquier lugar
Uso de computadores nicamente en la oficina
Dispositivos propios (BYOD)
TELETRABAJO SUPLEMENTARIO
Trabajadores con contrato laboral que alternan sus tareas en distintos das de la semana entre la empresa y un lugar fuera de ella usando las TIC para dar cumplimiento. Se entiende que teletrabajan al menos dos das a la semana
Sistemas de monitoreo y control fsicos
Evaluacin por resultados
Reuniones laborales limitadas a encuentros fsicos
Reuniones virtuales con participantes ilimitados
TELETRABAJO MVIL
Trabajadores que utilizan dispositivos mviles para ejecutar sus tareas. Su actividad laboral les permite ausentarse con frecuencia de la oficina. No tienen un lugar definido para ejecutar sus tareas.
12
13
LA ORGANIZACIN
BENEFICIOS PARA
Las ventajas y benecios derivados de la implementacin de un modelo de teletrabajo en las organizaciones pueden entenderse desde distintos mbitos:
PARA EL NEGOCIO:
Mayor productividad equivale a mayores ingresos y mayor crecimiento del negocio. Costos predecibles asociados a la exibilidad de la inversin en planta fsica, tecnologa y recursos humanos que respondern a la demanda. A mayor demanda, crecimiento de la organizacin con inclusin de teletrabajadores; a menor demanda, escasos costos jos. Reduccin de costos jos en planta fsica, mantenimiento, servicios pblicos, entre otros.
PARA LOS PROGRAMAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL:

Reduccin de la huella de carbono al evitar el desplazamiento de los trabajadores hacia la empresa. Inclusin socio-laboral de poblacin vulnerable gracias a las TIC: situacin de discapacidad, aislamiento geogrco, cabezas de familia. Aporte al mejoramiento de la movilidad de las ciudades y reduccin del trco asociado a las jornadas de trabajo. Aplicacin de buenas prcticas laborales que contribuyen al mejoramiento de la calidad de vida de los trabajadores y a su desarrollo, con la integracin de los ltimos avances de la tecnologa y nuevas formas de trabajar.
23%
Aumento de la productividad
18%
Reduccin de costos en la planta fsica
PARA LAS OPERACIONES:

Control y seguimiento permanente al desarrollo de las tareas programadas a travs de las herramientas tecnolgicas. Procesos descentralizados pero interconectados.
BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES

Los colaboradores de las organizaciones reciben la posibilidad de trabajar en lugares distintos a su ocina como una oportunidad para mejorar su calidad de vida y aumentar su rendimiento. Entre los benecios especcos para ellos se encuentran: Ahorros en tiempos por desplazamientos entre hogar y ocina. Ahorros en dinero derivados de la disminucin de desplazamientos, tangibles en la reduccin de costos de combustible o pagos de transporte pblico. Ahorros y mejoras signicativas en la alimentacin y la salud de los trabajadores, al consumir alimentos preparados en sus hogares. Mejoras en la salud al reducir el estrs derivado de los desplazamientos y los gastos asociados, adems de oportunidades de incluir en la rutina diaria tiempo para el cuidado fsico. Reduccin de la huella de carbono y el impacto ambiental producido por cada trabajador durante los desplazamientos y el consumo de energa en las ocinas. Mejora en los lazos familiares y vecinales al tener mayor presencia fsica en el hogar y otros espacios de socializacin. Optimizacin de las actividades personales gracias al desarrollo de habilidades para la gestin del tiempo y las tareas.
63%
Reduccin del ausentismo
25%
Reduccin de retiro voluntario de empleados
PARA EL REA DE RECURSOS HUMANOS:

Mejoramiento de las condiciones del reclutamiento al poder contratar al personal ms calicado sin importar su ubicacin o disponibilidad de desplazamiento hacia la sede de la organizacin. Mayor ndice de retencin del personal capacitado. Equilibrio entre los espacios laborales y personales de los empleados que generan mayor calidad de vida que se traduce en mayor productividad.
PARA EL REA DE TECNOLOGA:
72%
Preferencia de un empleo con trabajo mvil sobre otro
Fuente: Cisco, 2011
Reduccin del costo en adquisicin de hardware y software. Poltica Bring Your Own Device -BYOD- que aprovecha los dispositivos de propiedad del trabajador y no aumenta costos para la organizacin. Control total sobre los escritorios virtuales y el ujo de la informacin. Reduccin del esfuerzo en mantenimiento de equipos y optimizacin de la capacidad de respuesta frente al crecimiento de la compaa.
14
15
LA IMPLEMENTACIN
RETOS PARA
CONTROL
Es posible hacer seguimiento a los colaboradores por cumplimiento de tareas y no de horarios.
PRODUCTIVIDAD
Un trabajador concentrado en el logro de metas definidas y disfrutando de mayor balance entre su vida laboral y personal es ms productivo.
COSTOS
Realizar inversiones iniciales en tecnologa que retornen en el mediano plazo como reducciones en costos fijos.
CULTURA ORGANIZACIONAL
Se requiere gestionar el cambio de mentalidad de supervisores y colaboradores hacia una cultura ms flexible, basada en la confianza, la orientacin a resultados y el uso de la tecnologa, que hacen ms competitiva a la organizacin en el mercado actual.
La legislacin colombiana ya regul el teletrabajo. Ajustar las polticas corporativas requiere una revisin en materia de horarios y cumplimiento.
POLTICAS
TECNOLGICO
Las necesidades tecnolgicas dependen de la proyeccin de cada organizacin, y aunque se requieren algunas inversiones y cambios en plataformas, estas se revierten en productividad y optimizacin de los recursos tecnolgicos de las organizaciones.
16
17
PARA EL TELETRABAJO
Qu debe tener en cuenta una organizacin al momento de adoptar teletrabajo?
REQUERIMIENTOS
ORGANIZACIONALES
Gestin del cambio organizacional, compromiso y sensibilizacin
TECNOLGICOS
Definicin de la infraestructura y plataformas tecnolgicas que soportarn el teletrabajo.
JURDICOS
Atencin a la legislacin vigente en materia jurdica, de riesgos laborales y de relaciones con los sindicatos.
18
19
IMPLEMENTACIN DEL TELETRABAJO EN LAS ORGANIZACIONES
CAPTULO 2
TELETRABAJO EN LAS ORGANIZACIONES
IMPLEMENTACIN DEL
El proceso de implementacin y adopcin del modelo de teletrabajo incluye cinco etapas cada una con pasos denidos. La primera de ellas es el compromiso institucional que da claridad sobre la voluntad y los objetivos de la direccin con la implementacin del modelo. La segunda es la planeacin general del proyecto en la cual se dene un plan de ruta para alcanzar esos objetivos y los recursos necesarios para lograrlos. La tercera es la autoevaluacin en materia jurdica, tecnolgica y organizacional, para identicar los recursos y necesidades a suplir para iniciar el proceso de implementacin. La cuarta, es el desarrollo de la prueba piloto que medir la capacidad de adaptacin de la organizacin y los empleados a este cambio. Y por ltimo, la quinta etapa ser de apropiacin en la cual se adopta el modelo con la aplicacin de procedimientos y polticas del teletrabajo como modalidad laboral de manera continuada. Las etapas propuestas, que parten de la revisin de modelos implementados a nivel mundial y nacional, se enmarcan en un proceso de gestin del cambio organizacional que busca preparar la estructura necesaria y a las personas involucradas para ser exitosos en su aplicacin. A continuacin presentamos una metodologa clara, sencilla y precisa que permita llegar hasta la apropiacin exitosa del modelo de teletrabajo.
El proceso de implementacin del teletrabajo en las organizaciones responde a una serie de etapas y pasos a seguir que se resumen en partir de un compromiso institucional, desarrollar la planeacin, dar inicio a un proceso de prueba y validacin, y as llegar a la adopcin del modelo.
Esta propuesta resume, para el caso colombiano, las etapas principales e incluye recomendaciones de carcter jurdico, tcnico y organizacional para lograr cada uno de los objetivos propuestos.
20
21
5.3
Banco de buenas prcticas
1.3
5.2
Estrategias de comunicacin y seguimiento
1.2
Formalizacin del inicio del proyecto de teletrabajo
Conformacin del equipo lder del proyecto
Adopcin del modelo
5.1
5.
APROPIACIN Y ADOPCIN
1.1
1.
COMPROMISO INSTITUCIONAL
Acuerdo a nivel directivo
4.
4.9
PRUEBA PILOTO
IMPLEMENTACIN DEL TELETRABAJO EN LAS ORGANIZACIONES
Socializacin
Definicin de la poblacin
4.8
4.1
2.
AUTOEVALUACIN
3.1
PLANEACIN
2.1
PRIMERA ETAPA:
modernizar la organizacin y utilizar las herramientas para mejorar la productividad, o del rea de Gestin Humana buscando alternativas de retencin y desarrollo del talento; sin embargo, es el equipo directivo quien soporta, da va libre al proyecto y promueve la participacin activa de toda la organizacin en las distintas fases para que este se lleve a cabo con xito. Sin el compromiso institucional no es posible pensar en un proyecto de adopcin del teletrabajo que alcance las expectativas y genere los benecios impulsados por sus promotores.
Evaluacin del Piloto
3.
4.2
4.7
Convocatoria
Componente jurdico
Planeacin general del proyecto
Pilotaje
3.2 4.6
2.2 4.3
Seguimiento y medicin
Seleccin
Componente tecnolgico
Sensibilizacin
La implementacin del teletrabajo en las entidades supone una transformacin organizacional de fondo, desde sus formas de hacer hasta sus formas de evaluar. El proyecto de adopcin de esta modalidad laboral requiere del liderazgo y la participacin de un equipo de trabajo coordinado, la utilizacin de recursos y la movilizacin hacia un cambio cultural y de procedimientos, que no son posibles de alcanzar si no existe una voluntad clara de las directivas que respalde las acciones derivadas. La iniciativa de aplicar el modelo puede venir de las reas Administrativas y Financieras como propuesta para ahorrar costos jos, del rea de Tecnologa o de Procesos para
1.1
4.5
4.4
3.3
Preparacin administrativa
Capacitacin
Componente organizacional
3.4
Informe de conclusiones de la autoevalucin
1.2
1.3
1.
22
Acuerdo a nivel directivo
23
ACUERDO A NIVEL DIRECTIVO

1.1 1.2 1.3
PASO 1.
CONFORMACIN DEL EQUIPO LDER DEL PROYECTO DE TELETRABAJO
PASO 2.
1.1
1.2
1.3
1.
Como se mencion, no es posible avanzar en el proceso de adopcin del teletrabajo si no se cuenta con el apoyo de la alta direccin. Para esto, es necesario que el rea que tenga la iniciativa, presente a los lderes de la organizacin la propuesta y consiga su apoyo durante el proceso. El resultado de este paso debera ser la voluntad por parte de la alta direccin de la entidad por adoptar modelos de teletrabajo, que servir de base para las etapas siguientes. Se sugiere al rea interesada estructurar una presentacin con los siguientes contenidos:
1.
CONFORMACIN DEL EQUIPO LDER DEL PROYECTO
Una vez la direccin de la organizacin se ha decidido por realizar el proyecto de implementacin del modelo de teletrabajo, es necesaria la conformacin de un equipo que lidere y coordine el proceso. En trminos generales este equipo puede estar conformado por un rea especca que logre el apoyo de las otras reas claves o por un grupo de personas representantes de cada una de estas, que trabaje de manera coordinada para lograr los objetivos. Se sugiere que mnimo formen parte del equipo lder representantes de las reas de Recursos Humanos, Financiera, Tecnologa y Seguridad Informtica, Jurdica, el responsable del Sistema de Gestin de la Seguridad y la Salud en el Trabajo de la organizacin, y del sindicato (en caso de que exista). Entre ellos se elegir al lder del proyecto, quien idealmente debe tener nivel decisivo al interior de la organizacin. Las funciones bsicas del equipo de coordinacin radican en disear y acompaar el proceso de implementacin del modelo de teletrabajo y de sensibilizar a todas las instancias de la organizacin sobre su alcance. En el compromiso del equipo coordinador y de la actitud positiva de los empleados frente al cambio radica el buen desarrollo del proyecto. Las funciones bsicas del equipo coordinador son: 1.Elaborar la planicacin estratgica del proyecto. 2.Supervisar en forma continua el avance de la ejecucin del proyecto.
Qu es teletrabajo y cules son sus beneficios
Poltica gubernamental y amparo jurdico
Metodologa general de implementacin y herramientas
Experiencias de otras organizaciones
Aplicabilidad y beneficios previstos para la organizacin
3.Generar informes de avance y nales del proyecto. 4.Modicar el proyecto, realizando ajustes o correcciones que estimen pertinentes. 5.Desarrollar la poltica de teletrabajo en la organizacin.
24
25
Como apoyo al equipo lder se podrn designar supervisores por rea quienes velarn por el cumplimiento de las funciones y valorarn distintos aspectos del modelo propuesto, que servirn de base para el trabajo de la coordinacin del proyecto. Entre otras, los supervisores podrn hacer mediciones en relacin con:
En el caso de entidades pblicas se recomienda la expedicin de una Resolucin que respalde las acciones del proyecto, sus lineamientos generales y la conformacin y responsabilidades del equipo lder. As mismo, en el mbito privado podr emitirse un comunicado a las distintas direcciones de la organizacin conrmando la voluntad de realizar el proceso y la asignacin de responsabilidades para su desarrollo. Adicionalmente, tanto entidades pblicas como privadas pueden decidir apoyar la iniciativa gubernamental de rmar el Pacto por el Teletrabajo con el cual expresan su voluntad de implementar el modelo o apoyar su promocin en el mbito nacional. El Pacto por el Teletrabajo brinda a las entidades rmantes el acompaamiento necesario por parte de la Comisin Asesora, as como visibilidad de sus procesos de innovacin organizacional. El Pacto es un marco de cooperacin para el fomento y promocin de esta modalidad laboral en el pas y se basa en el intercambio de experiencias para identicar mejores prcticas en su adopcin y as alcanzar mejores resultados.
Adaptacin al cambio del rea de trabajo donde el trabajador vena desarrollando las funciones
Funcionamiento de las herramientas tecnolgicas
Respuesta a las expectativas de comunicacin e interaccin del equipo de trabajo
Respuesta de los sistemas de seguimiento y control de los objetivos pactados
Todos los factores que puedan afectar el buen desempeo y realizacin de las actividades
Compromiso organizacional por adoptar el teletrabajo
Generalidades del proceso de adopcin
Derechos y deberes de los involucrados
Medicin del equipo lder y supervisores por rea
FORMALIZACIN DEL INICIO DEL PROYECTO DE TELETRABAJO

1.1 1.2 1.3
PASO 3.
Contenidos del documento de formalizacin del proceso
1.
CONFORMACIN DEL EQUIPO LDER DEL PROYECTO
FORMALIZACIN DEL INICIO DEL PROYECTO DE TELETRABAJO
Para que el proceso inicie con todas las garantas y tanto los jefes de las distintas reas como los colaboradores de toda la organizacin comprendan su alcance, lo ideal es contar con un documento que soporte las acciones que continuarn.
26
27
PRIMERA ETAPA:
Acuerdo a nivel directivo Compromisos para la toma de decisiones Conformacin del equipo lder del proyecto Trabajando por una misma meta Formalizacin del inicio del proyecto de teletrabajo Bandera verde para la innovacin organizacional
PLANEACIN GENERAL
SEGUNDA ETAPA:
Como todo proyecto, la implementacin del teletrabajo requiere de una planicacin que oriente las acciones hacia el logro de los objetivos que se proponen, garantice los recursos necesarios y mitigue los riesgos posibles para la organizacin y las partes interesadas. En el proceso de adopcin de un modelo de teletrabajo, la etapa de planeacin integra la planeacin general del proyecto y la sensibilizacin a las personas involucradas en el proceso.
2.1
2.2
2.
28
PLANEACIN
Planeacin general del proyecto
Sensibilizacin
29
BANCOLOMBIA
MEJORES PRCTICAS:
PLANEACIN GENERAL DEL PROYECTO

2.1 2.2
PASO 1.
En Bancolombia, una de las ms grandes compaas de servicios nancieros del pas, el proyecto de teletrabajo surgi como iniciativa del rea de Activos de la Planta Fsica con el objetivo de aprovechar los espacios fsicos alinendolos con la poltica de Banca ms humana, luego de conocer en 2011 en Chicago (EE.UU.), las tendencias en movilidad, aprovechamiento del espacio y manejo de sistemas colaborativos. La prueba piloto se realiz durante 4 meses, iniciando en febrero de 2012, con la participacin de 30 colaboradores en modalidad de teletrabajo suplementario y 20 mviles en las ciudades de Bogot y Medelln. Despus de haber evaluado los resultados del piloto, Bancolombia adopt esta modalidad como una nueva forma de trabajo deniendo los procedimientos y adecuando la estructura, de modo que a julio del 2013 cuenta con 337 teletrabajadores mviles, en su mayora ejecutivos de cuenta y facilitadores de formacin, adems de otros 47 teletrabajadores suplementarios.
2.
PLANEACIN
Sensibilizacin
A partir del anlisis de la metodologa sugerida, en este paso el equipo lder deber denir la forma en que se adelantar el proyecto. Si bien en un principio puede no contar con toda la informacin para responder a estas preguntas, se sugiere crear esta estructura al iniciar el proceso y recopilar informacin en los pasos siguientes, de modo que se integre la informacin base para direccionar de forma clara e integral el proceso.
Sobre este ltimo aspecto, cabe resaltar que el equipo de teletrabajadores destaca el mejoramiento de su calidad de vida al disponer de mayor tiempo para compartir con la familia, el fomento de la autogestin, el fortalecimiento de la conanza y la reduccin de tiempos en desplazamientos, entre otros benecios.
OBJETIVOS
Definir los objetivos del proyecto con base en necesidades concretas, tales como: Mejorar la productividad. Redisear los usos del espacio fsico de la organizacin. Facilitar o evitar el despalzamiento de los trabajadores a la sede de la organizacin. Reducir el impacto de la alta rotacin de los colaboradores. Conciliar la vida personal y laboral de los trabajadores. Resolver algunos problemas organizacionales relacionados con las jornadas o espacios de trabajo. Ampliar la capacidad competetiva y operativa de la organizacin. Dar respuesta a una necesidad especfica que la organizacin haya identificado.
30
En la actualidad se estudia incluir colaboradores de Barranquilla y Cali dentro del modelo de teletrabajo. Se destacan los indicadores de resultados que incluyen la medicin de huella de carbono, la eciencia en el espacio, la productividad y la satisfaccin de los colaboradores.
Qu se propone lograr la organizacin con el proyecto de teletrabajo y para cundo?
31
Qu pasos se van a dar?
ETAPAS
Conocer la metodologa sugerida y ajustar a los intereses y necesidades de la entidad, considerando: Tiempo esperado para la adopcin del modelo. Cantidad de colaborades beneficiarios. Grado de innovacin y flexibilidad organizacional. Nivel de adopcin y uso de TIC en los distintos procesos y cargos. Proyeccin a futuro de la modalidad.
RECURSOS
!
PLAN DE ACCIN
?
Cules son los pasos a seguir y qu se necesita para continuar?

Elaborar un plan de accin para avanzar con una direccin clara e integral del proceso, con la siguiente informacin: Etapas y metas definidas para cada proceso. Acciones a desarrollar para alcanzar esas metas. Responsables y personas que intervienen en cada etapa. Cronograma y fechas lmite. Indicadores de avance y resultado.
RIESGOS
Aunque son considerables los beneficios que genera el teletrabajo, es pertinente considerar los riesgos que puede traer para la organizacin: Dificultades del trabajador para adaptarse al modelo, los cuales deriven en atrasos en el cumplimiento de los objetivos y por ende baja en la productividad. Amenazas o riesgos informticos por la inadecuada gestin de la informacin por parte del trabajador. Prdida del sentido de pertenencia del trabajador respecto de la organizacin que impacte la calidad del trabajo o el compromiso con el mismo.
32
?
?
Qu recursos se requieren y con cules se podr contar?

Aunque el teletrabajo supone altos retornos de la inversin, es importante considerar algunas necesidades para su adopcin: Disponibilidad de recursos tecnolgicos. Disponibilidad de recursos organizacionales. Presupuesto de inversin para la adopcin del modelo.
Qu obstculos podra tener el proceso?
33
SENSIBILIZACIN GENERAL
2.1 2.2
PASO 2.
Cmo saber si se avanza y se logran los objetivos?

INDICADORES
2.
Hacer seguimiento y evualuacin del logro en relacin con las metas propuestas: Productividad derivada del rendimiento de los colaboradores en el cumplimiento de sus metas en relacin con el tiempo invertido en ellas: evaluacin del desempeo y control de gestin por compromisos. Aprovechamiento de los espacios de las oficinas y disminucin de los costos derivados: medicin de tiempos muertos de oficinas y establecimientos de costos. Nivel de satisfaccin laboral de los colaboradores: encuestas del clima laboral. Calidad de vida de los trabajadores: encuesta de clima laboral. Contribucin al medio ambiente: medicin de la huella de carbono de los teletrabjadores. Contribucin a la movilidad de las ciudades: disminucin de nmero de desplazamientos. Rotacin y ausentismo de los empleados: reporte de personal.
34
PLANEACIN
SENSIBILIZACIN
La sensibilizacin general es un componente de preparacin para el cambio que deber apoyarse en una estrategia de comunicacin y en una matriz de cambio que identique los pblicos objetivo en los distintos momentos del proceso, para as facilitar el avance y la gestin de cambios culturales y de procedimientos que se requieren. Considerando que la implementacin del proyecto requiere de la participacin activa de diferentes reas y niveles de la organizacin, es conveniente que desde el nivel directivo, y de forma alineada con las estrategias de comunicacin de la entidad, dar a conocer los objetivos del proyecto y la metodologa general a aquellas personas que estarn involucradas inicialmente en la planeacin, de esta manera se facilitar que comprendan la importancia de su aporte y se comprometan con esta. Posteriormente, al iniciar la etapas de Pilotaje y Apropiacin podr hacerse una divulgacin masiva que ayude a generar el ambiente positivo y de cooperacin con las actividades que se van a desarrollar, ya sea de parte de los posibles teletrabajadores, como de sus jefes y colegas. El trabajo de sensibilizacin es muy importante a nivel de los lderes y jefes quienes deben ser conscientes de su responsabilidad en las decisiones sobre la participacin del rea a su cargo y la orientacin y apoyo que deben brindar para el desarrollo del proyecto.
PROCESO DE COMUNICACIN
Equipo lder
(Comunicacin cerrada)
Personas relacionadas con la planeacin

(Comunicacin cerrada)
Colaboradores de la organizacin
(Comunicacin masiva)
35
PLANEACIN
SEGUNDA ETAPA:
Planeacin General del Proyecto Recursos y necesidades identicados Sensibilizacin Todos hacemos parte del cambio
AUTOEVALUACIN DE LA ORGANIZACIN
Para identicar la viabilidad de implementar un modelo de teletrabajo y cul es la mejor metodologa para adoptarlo, la organizacin tendr que realizar un diagnstico sobre sus condiciones y los requisitos iniciales para poder avanzar. El propsito de la autoevaluacin es analizar la situacin actual de la organizacin frente a las expectativas que tiene respecto del teletrabajo, e identicar si en principio es apta para su adopcin. Se debe cuestionar si tiene la capacidad de adaptarse a los cambios organizacionales y culturales que implica el nuevo modelo. Esta autoevaluacin puede enmarcarse en la revisin de los tres componentes en que se agrupan los requerimientos para el modelo: jurdicos, tecnolgicos y organizacionales.
TERCERA ETAPA
3.1
3.2
3.3
3.3
3.
36
AUTOEVALUACIN
Componente jurdico
37
AUTOEVALUACIN EN EL COMPONENTE JURDICO
PASO 1.
AUTOEVALUACIN EN EL COMPONENTE TECNOLGICO

3.1 3.2 3.3 3.3
PASO 2.
3.1
3.2
3.3
3.3
3.
AUTOEVALUACIN
COMPONENTE JURDICO
3.
AUTOEVALUACIN
COMPONENTE JURDICO
COMPONENTE TECNOLGICO
Consiste en identicar la normatividad vigente y aplicable para cada entidad. Entre las consideraciones generales de la legislacin para el sector pblico y el privado se encuentran:
SECTOR PBLICO
Expedicin de resolucin de carcter general. Expedicin de resoluciones de carcter particular para cada teletrabajador. Diligenciar formato de autorreporte de condiciones laborales del teletrabajador.
SECTOR PRIVADO
Generacin de una poltica interna de teletrabajo (recomendada pero no exigida por la ley). Inclusin de otros para los contratos de teletrabajadores. Diligenciar formato de autorreporte de condiciones laborales del teletrabajador. Modificar el Reglamento Interno de Trabajo.
El teletrabajo por denicin implica el uso de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) en sus procesos. Al pensar en esta modalidad es importante validar si la organizacin cuenta con las herramientas tecnolgicas necesarias para desarrollar teletrabajo prestando atencin especial a qu necesidades tiene cada perl. Se debe partir de la premisa que no es el perl el que se adecua a la tecnologa existente, es la tecnologa la que se debe adecuar a un perl determinado. Esto quiere decir que no todos los perles requieren de la misma tecnologa, toda vez que no realizan las mismas actividades, de all la pertinencia de identicar las necesidades tecnolgicas especcas para cada uno de ellos. La revisin del componente de tecnologa deber darse de manera paralela a la identicacin de cargos teletrabajables, considerando que la disposicin de esta podr determinar en muchos casos la calicacin de cada perl. Para responder las inquietudes sobre los requerimientos tecnolgicos que podra tener un teletrabajador simplemente se debe identicar qu es aquello que requiere en su escritorio fsico y pensar que estas constituyen las herramientas con las que deber contar en su lugar de trabajo a distancia. As, el teletrabajador necesitar de un dispositivo a travs del cual desarrollar sus funciones que bien puede ser un computador de escritorio, un porttil, una tableta o incluso un telfono inteligente. Tambin requerir de una conexin a Internet que le permita mantenerse en contacto con la organizacin y las personas que trabajan en ella. Y por ltimo, pero no por ello menos importante, deber contar con acceso remoto a toda la informacin y las aplicaciones necesarias para ejecutar sus tareas.
Para ampliar la informacin sobre aspectos jurdicos a considerar en el proceso, puede consultar la Gua Jurdica para Teletrabajo y la Gua para la Prevencin de Riesgos Laborales, al nal de esta publicacin.
En general se recomienda revisar los siguientes elementos para identicar el nivel de preparacin tecnolgica de la organizacin frente al teletrabajo:
38
39
Infraestructura de red
AUTOEVALUACIN EN EL COMPONENTE ORGANIZACIONAL

3.1 3.2 3.3 3.3
PASO 3.
Procesos de administracin para el uso de herramientas
Telefona
3.
Mesa de ayuda Seguridad de la red y la informacin
Para ampliar la informacin sobre aspectos tecnolgicos a considerar en el proceso, puede consultar el captulo dedicado a este componente que hace parte de esta publicacin.
AUTOEVALUACIN
COMPONENTE JURDICO
COMPONENTE ORGANIZACIONAL
Acceso a Internet
En el componente organizacional se deben analizar aspectos fundamentales para el proyecto tales como la identicacin de cargos teletrabajables, los costos y presupuesto, y los riesgos del proyecto.
COMPONENTE ORGANIZACIONAL
CISCO
MEJORES PRCTICAS:
RECURSOS HUMANOS
CONDICIONES ADMINISTRATIVA Y FINANCIERAS
Cisco es una multinacional dedicada al networking y las telecomunicaciones con sede en Colombia. Respecto de la tecnologa necesaria para trabajar a distancia sealan que a nivel mundial la tendencia de infraestructura y plataformas para el teletrabajo est concentrndose en la virtualidad de los sistemas de almacenamiento y los entornos de trabajo.
En este sentido los sistemas ms populares son conocidos como cloud computing y corresponden al acceso a aplicaciones que estn instaladas en la nube; el segundo sistema es un escritorio virtual,
RECURSOS HUMANOS
El proyecto de implementacin del teletrabajo requiere:

Identificar cargos aptos para teletrabajar y reas en que podra aplicarse el modelo. Definir condiciones de planta de personal: trabajadores por tipos de contrato, niveles y reas, estabilidad en la estructura. Identificar rasgos y procesos culturales que puedan facilitar o retar el xito del proyecto. Identificar los procesos existentes para medir indicadores relacionados con el desmempeo y la productividad, competencias, reisgos laborales, satisfaccin laboral y de calidad de vida. Identificar herramientas de comunicacin y recursos sobre los cules se puede soportar la gestin del cambio. Identificar los recursos necesarios para efectuar procesos de seleccin, capacitacin y seguimiento de posibles teletrabajadores.
con una nocin ms amplia en la que es posible acceder remotamente a la informacin y los programas, concentrando el procesamiento y el archivo en los servidores de la organizacin, reforzando as la seguridad de los datos y permitiendo que cualquier dispositivo sea un medio a travs del cual acceder, justamente, al escritorio de cada empleado dentro de la organizacin..
40
41
IDENTIFICAR CARGOS APTOS PARA TELETRABAJAR Y REAS EN QUE PODRA APLICARSE EL MODELO
Para realizar esta labor se sugiere acompaar a las distintas reas de la organizacin en el anlisis de los procesos bajo su responsabilidad y los cargos asignados, de manera que al nal se pueda construir un mapa claro de dnde se ubican los posibles teletrabajadores.
ELEMENTO CLAVE:
ELEMENTO CLAVE
CONDICIONES ADMINISTRATIVA CONDICIONES Y FINANCIERAS ADMINISTRATIVAS

Y FINANCIERAS
Se debe considerar la inversin y las decisiones administrativas a tomar

Estimar los costos del proyecto y la disponibilidad de recursos. Identificar condiciones de administracin de espacios y recursos fsicos. Identificar los requisitos relacionados con sistemas de gestin y procesos administrativos vigentes en la organizacin para realizar el proceso.
PARA ESTE ANLISIS SE PUEDEN FORMULAR INICIALMENTE LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:

La organizacin tiene empleados cuya actividad principal est relacionada con el procesamiento de informacin o generacin de conocimiento? La organizacin cuenta con cargos susceptibles de ser trabajados a distancia, es decir que no requieren estar necesariamente en la ocina para ser desarrollados? La poltica de seguridad de la informacin supone restricciones para tratar algn dato o documento fuera de las instalaciones fsicas de la entidad? Existen las herramientas para que los empleados se comuniquen con la organizacin: lneas telefnicas, conexin a Internet, aplicativos seguros, servicios de mensajera, chat y videoconferencia? Es posible establecer objetivos medibles sobre las actividades laborales desempeadas por los trabajadores? Las anteriores respuestas demostrarn la viabilidad de teletrabajar en la organizacin en lo relacionado con los cargos; sin embargo, en materia de recursos humanos es necesario considerar el perl de las personas que ejecutan las labores, quienes deben contar con ciertas competencias necesarias para un trabajo a distancia. En relacin con las tareas desarrolladas, los perles ms deseables para teletrabajar cuentan con alguna de estas caractersticas: El tipo de tareas es de innovacin, generacin de conocimiento o gestin de informacin a travs de las TIC. No tiene contacto presencial con el cliente. No tiene a su cargo un gran nmero de personas. Adems de lo anterior, es necesario que cada una de las personas que ejecuta los cargos susceptibles de teletrabajar cuente con unas competencias mnimas que lo conviertan en un candidato idneo para participar en el piloto. Esto deber tenerse en cuenta en el momento de realizar la seleccin de los teletrabajadores.
ESTIMAR LOS COSTOS DEL PROYECTO Y LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

Despus de recopilar informacin de las condiciones y requerimientos de los componentes revisados hasta el momento, se debern determinar los costos del proyecto bajo distintos escenarios, as como la disponibilidad y procedimientos para utilizar el presupuesto necesario. Al formular el presupuesto se debe tener en cuenta siempre que el teletrabajo requiere una inversin inicial con un retorno que se asegura en reduccin de costos jos (planta fsica, servicios pblicos, etc.). As mismo, la adopcin de esta modalidad laboral supone un aumento en la productividad, por lo que las alarmas que podran generar las cifras de inversin inicial requerida, podrn apagarse pensando en la rentabilidad que traer en el mediano plazo. Sin adentrarse en la inversin completa requerida para operar bajo un modelo de teletrabajo, al momento de iniciar es necesario realizar algunas inversiones, especialmente en materia de tecnologa y, en algunos casos segn la metodologa que se dena y los recursos existentes, en contratacin externa para la seleccin, formacin y medicin de resultados. Entre los costos a considerar se encuentran los siguientes:
ELEMENTO CLAVE
ELEMENTO CLAVE
42
43
Diagnstico y formulacin del proyecto. En los casos en que el domicilio del trabajador se convierta en su nuevo espacio de trabajo, se deben incluir costos relacionados como el aporte para servicios pblicos, material de ocina, equipos tecnolgicos y de seguridad laboral. Formacin tcnica para la operacin bajo teletrabajo, especialmente en materia tecnolgica, de seguimiento a objetivos y de desarrollo personal para gestionar el cambio. Inversin en tecnologa tanto en dispositivos, como infraestructura de conexiones y soluciones de comunicacin y colaboracin. Al revisar con atencin las necesidades tecnolgicas probablemente se encontrar que la organizacin ya cuenta con por lo menos un 70% de la tecnologa necesaria para teletrabajar. Los costos derivados de las inspecciones para el levantamiento de la matriz de riesgos en el lugar de trabajo de cada uno de los teletrabajadores. Creacin y administracin de un servicio de atencin tcnica a los teletrabajadores que les permita sortear cualquier dicultad operativa. Seguimiento y evaluacin de los resultados de la experiencia.
NECESIDADES POR RESOLVER

Jurdico Tecnolgico
Organizacional
INFORME DE CONCLUSIONES DE LA AUTOEVALUACIN

3.1 3.2 3.3 3.4
PASO 4.
Jurdico Tecnolgico
3.
AUTOEVALUACIN
COMPONENTE JURDICO
INFORME DE COMPONENTE CONCLUSIONES DE LA ORGANIZACIONAL AUTOEVALUCIN
El objetivo de la autoevaluacin es analizar la situacin actual de la organizacin de cara a las expectativas que tiene frente al teletrabajo, e identicar si es apta para su implementacin, lo cual se logra luego de avanzar en los pasos descritos. El informe nal de la autoevaluacin incluir los resultados arrojados y una serie de conclusiones que orienten sobre la capacidad de la organizacin para implementar el teletrabajo. En caso que los resultados sean positivos y la organizacin decida llevar a cabo una prueba piloto de teletrabajo, podr actualizar el plan general del proyecto e incluir en l la realizacin del piloto. Por el contrario, si la organizacin considera que no es viable implementar el teletrabajo por los resultados encontrados en la autoevaluacin, es posible realizar un ejercicio similar sobre la pertinencia de adoptar esquemas de trabajo exible u otras alternativas que a mediano plazo faciliten la implementacin del teletrabajo.
Organizacional
DISPONIBILIDAD SUFICIENTE
44
45
AUTOEVALUACIN
TERCERA ETAPA:
Componente jurdico Derechos protegidos y deberes claros Componente tecnolgico Soluciones al alcance de todos Componente organizacional Nuevos enfoques por resultados
PRUEBA PILOTO
CUARTA ETAPA:
los factores que intervienen en cada uno de los pasos del pilotaje, no ser posible adelantar con xito la prueba y en consecuencia el proyecto de teletrabajo. Lo recomendado es que luego de seguir los pasos que se describen a continuacin, la etapa de pilotaje tenga una duracin entre 4 y 6 meses para poder hacer mediciones que arrojen informacin concluyente sobre los resultados, las posibles acciones de mejora, los costos, el control de riesgos y la aplicabilidad del modelo en general.
Antes de la adopcin denitiva del teletrabajo es recomendable probar cmo se adapta este modelo a la organizacin; a partir de los resultados de la prueba piloto se iniciar la elaboracin de los procedimientos y las polticas que posteriormente se validarn para su apropiacin con mayor solidez. Los pasos que se describen a continuacin constituyen el proceso de planeacin de la prueba piloto, su ejecucin y evaluacin de resultados. Sin la anticipacin adecuada de
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.
46
PRUEBA PILOTO
Definicin de la Poblacin
Convocatoria
Seleccin
Capacitacin
Pilotaje
Socializacin
47
ELEMENTO CLAVE
PLANEACIN DEL PILOTO Y DIVULGACIN

Realizar la planeacin completa de cmo se va a desarrollar el piloto antes de iniciar la convocatoria de manera haya claridad sobre el procedimiento a seguir en el momento de hacer la divulgacin.
ELEMENTO CLAVE:
CANTIDAD DE TRABAJADORES CON QUIENES SE IMPLEMENTAR EL PILOTO

La recomendacin general es ejecutarlo con la mayor cantidad de empleados posibles en relacin con el esperado final de teletrabajadores, para as obtener resultados cercanos a las cifras reales de productividad y administracin de recursos.
DEFINICIN DE LA POBLACIN OBJETIVO DEL PILOTO Y MODALIDAD A APLICAR
PASO 1.
POBLACIN OBJETIVO DEL PILOTO

Puede elegirse en dos vas. Por una parte se puede elegir personal de una nica rea y poner a prueba el modelo. Por la otra, la ms aconsejable, se puede elegir personal de distintas reas de la organizacin para as medir impactos de una forma ms amplia. En esta decisin tambin ser importante tener en cuenta los costos que se debern asumir y la disponibilidad de presupuesto definida en el proceso de autoevaluacin.
4.6 4.7 4.8 4.9
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
DEFINICIN DE LA MODALIDAD
Toma de desciciones respecto a cunto tiempo realmente las personas teletrabajarn y cunto estarn en los espacios de la organizacin. La recomendacin general es iniciar el piloto trabajando a distancia un par de das por semana e ir aumentando progresivamente el tiempo hasta alcanzar los ideales esperados en relacin con el cargo y las necesidades de presencia fsica o virtual de cada perfil.
4.
PRUEBA PILOTO
DEFINICIN DE LA POBLACIN
Convocatoria
Seleccin
Capacitacin
Pilotaje
Socializacin
El proceso de adopcin del teletrabajo en las organizaciones se basa en la planeacin, en consecuencia el xito de sus resultados y en particular los de la prueba piloto, dependen de la detallada anticipacin de cada uno de los factores que implica la exibilizacin de los espacios laborales usando las TIC como mediadoras. El paso inicial en la planeacin de la prueba piloto es denir sus alcances en materia de posibles teletrabajadores y caractersticas particulares del modelo a adoptar; esto es, denir si se espera que toda la entidad haga parte de la prueba o solo algunas reas, en qu condiciones de tiempo y cantidad de das a la semana sera conveniente que se desarrolle, entre otros. En este punto es necesario considerar tres aspectos fundamentales:
CONVOCATORIA DE PARTICIPACIN EN EL PILOTO
PASO 2.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.
48
PRUEBA PILOTO
CONVOCATORIA Seleccin
Capacitacin
Pilotaje
Socializacin
49
Mediante la convocatoria se busca identicar a los colaboradores interesados en participar de la prueba piloto, partiendo de las deniciones del paso anterior. En este punto es importante tener en cuenta que de acuerdo con la legislacin vigente, para los trabajadores que ya cuentan con un contrato laboral, el teletrabajo es voluntario y reversible. Esto quiere decir que no hay obligatoriedad por parte del empleador ni del empleado en adoptarlo; por lo tanto, la participacin en el piloto deber basarse en un acuerdo entre el jefe y el colaborador considerando la conveniencia y posibilidad segn el cargo y las condiciones de cada persona. Para convocar a los participantes, se podr planear la realizacin de sesiones de sensibilizacin en donde los colaboradores y jefes de las reas y cargos escogidos conozcan los benecios, las condiciones del piloto y el procedimiento a seguir. En algunas organizaciones se ha optado por que sea el jefe de cada rea quien postule directamente a los candidatos a teletrabajar de acuerdo con el conocimiento que tiene de cada uno de ellos, circunstancia en la que ser relevante la cultura organizacional y el nivel de desarrollo y apertura de los lderes.
PROCESO DE SELECCIN DE LOS PARTICIPANTES
PASO 3.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.
PRUEBA PILOTO
CONVOCATORIA
SELECCIN
Capacitacin
Pilotaje
Socializacin
La seleccin de los futuros teletrabajadores es primordial para la buena ejecucin del proyecto. Finalmente son los empleados quienes desarrollarn el trabajo a distancia y sern ellos quienes atravesarn todas las transiciones, por ello es importante considerar criterios objetivos y subjetivos que conlleven una seleccin acertada.
CONVOCATORIA
VOLUNTARIEDAD REVERSIBILIDAD
DEL PERFIL
DEFINICIN
Como todo proceso de seleccin se sugiere partir de un perl bsico que ayude a determinar si el colaborador es competente para desarrollar las actividades a su cargo de forma efectiva y satisfactoria, trabajando desde un lugar diferente a las instalaciones de la organizacin con el uso de TIC.
REQUISITOS:
Junto a los criterios descritos en la etapa de planeacin, es importante considerar algunos factores que pueden priorizar la seleccin de algunos trabajadores sobre otros para desarrollar trabajo a distancia: Inters y voluntad. Se valorar que el trabajador est interesado en practicar esta modalidad laboral. Antigedad en la organizacin. En muchas experiencias este es un factor determinante para tener en cuenta a un trabajador en el programa de implementacin del teletrabajo, toda vez que es una persona que conoce muy bien sus funciones y se desenvuelve cabalmente en ellas, facilitando su adaptacin al nuevo modelo. Condiciones excepcionales. La existencia de trabajadores con inconvenientes para el desplazamiento hacia la sede de la organizacin o con necesidades especiales derivadas de una discapacidad, ser cabeza de familia, mujeres en estado de lactancia y otras similares pueden convertirlos en candidatos potenciales para teletrabajar.
ABIERTA A TODA LA ORGANIZACIN
DETERMINADA POR LOS JEFES Y EL EQUIPO LDER
Acuerdo entre jefes y teletrabajadores Postulaciones Evaluacin de cada perfil
Cultura organizacional Apertura y felixibilidad de los jefes Conocimiento de su equipo de trabajo
50
51
Porcentaje de teletrabajadores por rea. Depender de las caractersticas del trabajo desarrollado por cada una de ellas y el presupuesto disponible.
COMPETENCIAS:
El proceso de seleccin de los futuros teletrabajadores debe responder en principio a las necesidades de la organizacin, pero adems debe considerar una serie de caractersticas personales y competencias que permitan que cada empleado se adapte y alcance los objetivos propuestos. Como gua para determinar las competencias para ser teletrabajador se puede partir del siguiente enunciado genrico:
Evaluacin del candidato por parte del jefe
Visita domiciliaria:
Desempeando actividades laborales remuneradas En espacios diferentes a las instalaciones fsicas del
FINALIDAD DE UN TELETRABAJADOR Producir bienes y servicios
Condiciones
medioambientales
Calificacin del rea de Gestin Humana:
empleador o contratante Utilizando como soporte las TIC De acuerdo a los requerimientos y procedimientos de los clientes y la normatividad vigente
Entorno familiar Disponibilidad

y concentracin
PROCEDIMIENTO DE SELECCIN
Aplicacin de pruebas
psicotcnicas
Evaluacin 180
Partiendo de este enunciado las competencias estarn enmarcadas en esta descripcin:

COMPENTECIAS TRANSVERSALES PARA EL TELETRABAJO
Calificacin del rea de Tecnologa
GENERALES
TECNOLGICAS
1.
Implementar el teletrabajo de manera auto regulada. 2. Generar ventajas competitivas a travs de la gestin de relaciones. 3. Mejorar permanentemente la relacin entre los resultados obtenidos y los recursos invertidos.
1. 2. 3. 4.
Aplicar herramientas de oficina en el procesamiento de informacin. Utilizar de manera eficiente las tecnologas de informacin y comunicacin. Optimizar el rendimiento de la infraestructura. Garantizar la seguridad de las herramientas y de la informacin.
CAPACITACIN PARA EL TELETRABAJO
PASO 4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
PROCEDIMIENTO DE SELECCIN
La organizacin podr denir distintos procedimientos para evaluar si un empleado es apto o no para el teletrabajo e incluirlos dentro de los procesos de seleccin de personal ya establecidos. Aunque en el mundo la concepcin del teletrabajo se asocia con trabajo desde cualquier lugar y a cualquier hora, se debe revisar la Gua Jurdica, incluida al nal de este libro, sobre cumplimiento de requisitos legales en Colombia en este aspecto. Seleccionados los futuros teletrabajadores es necesario capacitarlos de modo que conozcan no solo los procesos tcnicos, de comunicacin, gestin del tiempo y lineamientos generales, entre otros, sino que adems entiendan la relevancia de su participacin y faciliten a la organizacin el monitoreo de los resultados. Se recomienda incluir dentro de esta capacitacin temas relacionados con:
DEFINICIN DEL
4.
PRUEBA PILOTO
CONVOCATORIA
SELECCIN
CAPACITACIN Preparacin
administrativa
Pilotaje
Socializacin
52
53
Lineamientos y polticas generales de la organizacin para el teletrabajo
De acuerdo con la legislacin y los lineamientos denidos para la entidad, se deber preparar la documentacin que legalice el teletrabajo (Resolucin en el caso de los funcionarios pblicos, o los otroses a los contratos en caso de empresas privadas), especicando el cambio de condicin del colaborador a teletrabajador, su modalidad, horarios, etc. Se deber as mismo cumplir el requisito de enviar el reporte de la novedad a la ARL correspondiente. En paralelo, el rea de tecnologa se encargar de dotar con los equipos, programas o aplicaciones necesarias a cada teletrabajador, de modo que al momento de iniciar sus tareas a distancia no haya traumatismos en relacin al acceso a la informacin.
Prevencin en salud y riesgos laborales
FORMACIN DE TELETRABAJADORES
Manejo del cambio y compentencias para teletrabajar
ADMINISTRATIVO
TECNOLGICO
Uso y manejo de las herramientas de tecnologa
Ajustes al contrato
Dotacin de equipos, programas y aplicaciones
La inclusin de material complementario on-line que acerque cada vez ms a los teletrabajadores al entorno digital puede ser un apoyo importante en este proceso.
PREPARACIN DE LAS HERRAMIENTAS DE TECNOLOGA, RECURSOS Y DOCUMENTACIN

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9
PASO 5.
Notificacin a la ARL
Verificacin de acceso y gestin remota de la informacin
SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE INDICADORES DURANTE LA EJECUCIN
PASO 6.
4.
PRUEBA PILOTO
CONVOCATORIA
SELECCIN
CAPACITACIN
PREPARACIN Seguimiento ADMINISTRATIVA y medicin
Pilotaje
Socializacin
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
Partiendo del autodiagnstico y de los resultados de las evaluaciones hechas durante el proceso de seleccin, se revisarn los requerimientos de cada uno de los candidatos y se realizar un alistamiento de las herramientas requeridas tanto a nivel administrativo, tecnolgico y de espacios para teletrabajar.
4.
PRUEBA PILOTO
CONVOCATORIA
SELECCIN
CAPACITACIN
PREPARACIN ADMINISTRATIVA
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Pilotaje
Socializacin
54
55
Considerando que la prueba piloto es una etapa fundamental para probar si esta modalidad laboral es pertinente para la organizacin, el seguimiento y medicin de indicadores es indispensable para la toma de decisiones posteriores. Antes de iniciar el pilotaje se deber planear su medicin de acuerdo con los objetivos y los indicadores denidos para el proyecto; adems, es necesario denir el procedimiento de medicin, de modo que se pueda evaluar el grado de adopcin y a la vez poner en marcha las acciones correctivas y generar los procedimientos tendientes a obtener los resultados esperados por la organizacin. El seguimiento puede apoyarse en diversas tcnicas de recoleccin de la informacin como entrevistas, encuestas, sesiones de grupo y todo tipo de sondeos que arrojen datos sobre el proceso. Lo ideal es conseguir datos desde la visin de la organizacin y desde la de los teletrabajadores para tener un panorama amplio sobre lo que est sucediendo. Lo ms conveniente en todos los casos es tener en cuenta los hallazgos encontrados para darles una pronta y efectiva solucin que permita no solo la implementacin adecuada del teletrabajo sino tambin faciliten su adopcin y sostenibilidad a futuro. Durante el seguimiento se recomienda prestar atencin a los siguientes aspectos, adems de los propios del cumplimiento de cada tarea:
4.1
PILOTAJE
4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9
PASO 7.
4.
PRUEBA PILOTO
CONVOCATORIA
SELECCIN
CAPACITACIN
PILOTAJE
Socializacin
Es el paso ms ansiado por la organizacin y los teletrabajadores porque en l es cuando realmente se trabaja fuera de las instalaciones de la ocina usando las TIC. Mientras el teletrabajador demuestra sus competencias y logros, la organizacin debe estar al tanto de la evaluacin y medicin de resultados, especialmente para identicar hasta qu punto se cumplen sus expectativas y encontrar soluciones efectivas a los obstculos que se presenten durante el proceso. Estos ajustes servirn para tomar correctivos generales al momento de hacer una adopcin denitiva de esta modalidad laboral. Se recomienda que durante la puesta en marcha del piloto se incluya un seguimiento y evaluacin permanente en los siguientes aspectos: Revisin del proyecto de teletrabajo, sus nes y objetivos. Capacitacin permanente a los teletrabajadores para el desarrollo de nuevas competencias en gestin de proyectos, administracin del tiempo y herramientas de comunicacin. Seguimiento y apoyo a las competencias relacionadas con el uso tecnolgico y los procesos de comunicacin asociados a este.
Percepciones, emociones y sentimientos de los teletrabajadores durante la puesta en marcha del proceso
Control sobre inversiones, retornos, costos y ahorros derivados de la ejecucin del proyecto
ASPECTOS A EVALUAR
Tiempos requeridos para la ejecucin de las distintas actividades
Revisin y atencin permanente a los derechos y responsabilidades relacionadas con el trabajo diario tales como mantenimiento de dispositivos, mejores prcticas en administracin del tiempo y el espacio fsico, entre otras. Atencin permanente a las normas de higiene y seguridad laboral.
Comparacin de resultados entre el modelo de trabajo presencial y el teletrabajo
Beneficios para el teletrabajador
Beneficios para la organizacin
PILOTAJE DE TELETRABAJO
56
57
EVALUACIN DEL PILOTO

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9
PASO 8.
SOCIALIZACIN DEL PROCESO

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9
PASO 9.
4.
PRUEBA PILOTO
CONVOCATORIA
SELECCIN
CAPACITACIN
PILOTAJE
EVALUACIN DEL PILOTO Socializacin
4.
PRUEBA PILOTO
CONVOCATORIA
SELECCIN
CAPACITACIN
PILOTAJE
EVALUACIN DEL PILOTO
SOCIALIZACIN
Tal como se seal durante el pilotaje, el seguimiento y evaluacin ha de ser permanente y paralelo a su implementacin. Gracias a este proceso es posible identicar los inconvenientes ms comunes y darles una respuesta previa y denitiva para evitar cualquier complicacin mayor luego de adoptar por completo el modelo de teletrabajo. Los informes peridicos son el resultado del proceso de seguimiento y evaluacin. Gracias a ellos es posible generar las conclusiones denitivas sobre el modelo de teletrabajo y su pertinencia para la organizacin. Entre los criterios a evaluar se deben considerar siempre la productividad, rentabilidad y satisfaccin de los empleados y la organizacin frente al modelo. Tambin es posible cuanticar los resultados de indicadores relacionados con: Reduccin de los costos de planta fsica. Reduccin del ausentismo laboral. Reduccin de la rotacin del personal y mejoramiento del proceso de reclutamiento y retencin. Incremento en el acceso a nuevos mercados con oferta profesional, como el colectivo de personas con discapacidad.
Una estrategia de comunicacin que acompae el proceso es fundamental para lograr la participacin, colaboracin y buena recepcin del teletrabajo en todos los niveles de la organizacin. Se recomienda socializar de forma permanente los avances del proceso, entendiendo que no todos los pblicos ni todos los medios son los indicados para recibir y transmitir los mensajes necesarios. La socializacin es transversal a todo el proceso y dependiendo del grado de claridad que la organizacin, el equipo lder y los jefes tengan del mismo y del procedimiento a seguir, se transmitir conanza y seguridad entre los colaboradores. La alineacin con las estrategias de comunicacin interna y externa de la organizacin, junto a la denicin de mensajes clave a divulgar en eventos, carteleras, Intranets, boletines internos y dems medios disponibles son una combinacin exitosa para demostrar el avance del proceso.
Retorno de la inversin
Innovacin organizacional
Satisfaccin de los trabajadores
PBLICOS
ESTRATEGIA DE COMUNICACIN DEL PROYECTO DE TELETRABAJO
MENSAJES
Criterios de evaluacin de la prueba piloto

MEDIOS
58
59
PRUEBA PILOTO
CUARTA ETAPA:
Denicin de la poblacin Criterios para la toma de decisiones Convocatoria Inters y voluntad de los trabajadores Seleccin Competencias para teletrabjar Capacitacin Aprovechar el potencial del teletrabajo Preparacin administrativa Formalidades que soportan el cambio Seguimiento y medicin Paso a paso para saber cmo mejorar Pilotaje La prueba reina que demostrar los benecios Evaluacin del piloto Expectativas contrastadas con los resultados Socializacin Mensajes claros para todos
60
Luego de haber desarrollado la prueba piloto y de conrmar con resultados cul es el potencial de adoptar modelos de teletrabajo al interior de la organizacin, el paso siguiente es la apropiacin y adopcin denitiva del modelo. En esta etapa se harn los ajustes denitivos al plan general de teletrabajo y a los documentos administrativos que
QUINTA ETAPA:
sustentarn esta modalidad laboral al interior de la organizacin. Adems, se har un seguimiento permanente y se conformar el banco de buenas prcticas para derrumbar los mitos que se hayan identicado.
5.1
5.2
5.3
5.
Adopcin del modelo
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CARVAJAL INFORMACIN
MEJORES PRCTICAS:
ADOPCIN DEL MODELO
PASO 1.
Carvajal Informacin, empresa del Grupo Carvajal enfocada en brindar informacin para generar soluciones y contactos de negocio, que ha venido implementando el teletrabajo desde el ao 2011 y a julio de 2013 cuentan con 34 teletrabajadores en Colombia, 47 en Brasil y 5 en Centro Amrica, promoviendo, entre otras, la inclusin laboral de colaboradores en condicin de discapacidad. Los cargos teletrabajables se concentran en las gerencias y el rea de consultora de ventas y de servicio.
5.1
5.2
5.3
Como parte del proceso de implementacin del teletrabajo han consolidado un procedimiento dentro del sistema de calidad que establece claramente las siguientes actividades: reunin de apertura con el jefe
de rea en donde se explican las condiciones de la modalidad laboral en la organizacin; entrevista de ingreso y visita domiciliaria a los candidatos postulados por los jefes por parte de Gestin Humana; revisin de cumplimiento de condiciones de escritorio para teletrabajo; solicitud al rea de tecnologa de las herramientas y el entrenamiento requerido; y por ltimo, la rma del acuerdo de teletrabajo. Adems, mantienen la medicin de resultados a travs de una matriz de desempeo, evaluaciones cualitativas trimestrales y visitas domiciliarias de seguimiento una vez al ao. As mismo, cuentan con registros de casos de xito que ilustran los benecios para la organizacin y los colaboradores con esta modalidad.
5.
ADOPCIN DEL MODELO
Una vez superada la etapa de prueba piloto, evaluados sus resultados y comprendidos los alcances de la adopcin de un modelo de teletrabajo para la organizacin, es momento de tomar la decisin sobre implementarlo de forma denitiva. La etapa de adopcin consiste en la actualizacin de los procedimientos probados y ajustados de acuerdo a los resultados del piloto, e incluye la denicin de la poltica general de teletrabajo y su inclusin en los sistemas de gestin de la entidad. As mismo, se debern cumplir requisitos legales, de acuerdo con el tipo de organizacin, tales como ajustes al reglamento interno de trabajo y al manual de funciones y competencias. La adopcin supone la ampliacin del plan general del proyecto de teletrabajo a partir de los hallazgos hechos durante la prueba piloto. En este punto se podr redenir el alcance en modalidad y cantidad de empleados; as mismo se podrn hacer inversiones en materia tecnolgica con mayor conanza en los resultados.
Ajustes basados enl el piloto
ADOPCIN DEL TELETRABAJO

Ajustes legales y administrativos Definicin de alcances (modalidad, cantidad de trabajadores)
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63
DEFINICIN DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN Y SEGUIMIENTO

5.1 5.2 5.3
PASO 2.
GENERACIN DEL BANCO DE BUENAS PRCTICAS

5.1 5.2 5.3
PASO 3.
5.
ADOPCIN DEL MODELO
ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN Y SEGUIMIENTO
5.
ADOPCIN DEL MODELO
ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN Y SEGUIMIENTO
BANCO DE BUENAS PRCTICAS
Para hacer sostenible en el tiempo el modelo de teletrabajo se recomienda implementar estrategias que contribuyan a: Mantener la motivacin de los empleados a travs de encuentros presenciales, actividades de grupo y una serie de encuentros fsicos o virtuales que permitan la participacin y generacin de opinin respecto del proceso, las expectativas y necesidades. Por las experiencias recogidas en distintas organizaciones se ha identicado que en ocasiones los teletrabajadores se pueden sentir aislados de la empresa y que no estn siendo tenidos en cuenta, lo que puede afectar su satisfaccin laboral y sentido de pertenencia. As mismo, es necesario coordinar con los jefes y teletrabajadores la asignacin de cargas laborales pues hay una tendencia a aumentar sus responsabilidades, considerando que la mayora de ellos empieza ser ms productivos. Continuar la socializacin y desarrollar nuevos materiales de comunicacin, tendientes a fortalecer las competencias de los empleados en relacin con el teletrabajo, que a la vez despierten el sentido de pertenencia, el compromiso y el inters por permanecer en la organizacin bajo esta modalidad laboral. Mantener el seguimiento y evaluacin al proceso, tanto para la organizacin como para los empleados, prestando atencin tambin a las percepciones de los empleados que no teletrabajan respecto al modelo. En el desarrollo de distintas prcticas organizacionales, durante el seguimiento a la implementacin del modelo podrn surgir ejemplos de procedimientos que ayudan a ser ms exitoso el proceso, la sugerencia es recolectar esta informacin y hacerla conocer en los distintos niveles, equipos y partes interesadas. Estas buenas prcticas deben ser incluidas en las estrategias de comunicacin que se denan en el paso anterior, considerando que pueden convertirse adems en factores que incrementen la competitividad de la organizacin, el sentido de orgullo y pertenencia de sus colaboradores y que redunden en efectos como el mejoramiento de la productividad, la retencin y atraccin de talento. Un trabajo interesante y que enriquece las distintas etapas del proceso, es la identicacin de los paradigmas y mitos que existen dentro de la cultura de la organizacin sobre el teletrabajo, para as poder validarlos frente a la aplicacin como tal. Se considera una buena prctica el romper con los mitos a partir de los resultados de la propia entidad, esto puede abrir oportunidades, tanto a los colaboradores como a la organizacin, de aprovechar los benecios de esta modalidad laboral que en un momento pudo verse limitada por convicciones que quedan disminuidas frente a los resultados obtenidos
Motivacin
Antecedente Necesidad
Procedimiento
Resultado
Formacin
ESTRATEGIAS
Seguimiento y evaluacin peridica

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QUINTA ETAPA:
Adopcin del modelo Una nueva etapa de innovacin Estrategia de comunicacin y seguimiento Acompaamiento y claridad para gestionar el cambio Banco de buenas prcticas Los aprendizajes que sirven de ejemplo
TECNOLOGA PARA TELETRABAJAR
CAPTULO 3
Uno de los mayores desafos para adoptar el teletrabajo como modalidad laboral est en la seleccin de la tecnologa adecuada para cada organizacin. En este captulo encontrar conceptos generales de las soluciones
tecnolgicas requeridas y un kit de herramientas para elegir la tecnologa que mejor se ajuste a las necesidades y expectativas de su entidad.
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La denicin de teletrabajo trae implcito el uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones como herramientas esenciales para el logro de los objetivos. En este aspecto se debe considerar que al hablar de tecnologa se est hablando de una combinacin entre infraestructura, dispositivos, contenidos y aplicaciones, y en consecuencia de su uso y apropiacin efectivos para alcanzar las metas organizacionales.
Telfonos mviles
Computadores
Tabletas Infraestructura Dispositivos
COMPUTACIN EN LA NUBE TECNOLOGA
Bases de datos
Escritorios remotos
Contenidos
Aplicaciones Servidores remotos
La infraestructura soporta las operaciones bsicas de la organizacin. En ella se cuentan los servidores, las plataformas de trabajo y los sistemas que permiten la interconexin. Los dispositivos corresponden a todos aquellos aparatos que median la conexin entre la organizacin y el trabajador, aqu es cada vez ms amplio el espectro de posibilidades abarcando desde computadores porttiles hasta telfonos inteligentes cada vez ms compatibles con aplicaciones de teletrabajo. La tendencia que se est imponiendo en las ocinas del mundo en materia de dispositivos es Bring Your Own Device -BYOD-, equivalente a trae tu propio dispositivo gracias a la cual se aprovechan los recursos con los que cuenta cada trabajador (su porttil, su telfono, su tableta, etc.), conectndolos a travs de sistemas de informacin seguros que le permiten a la empresa reducir la inversin en tecnologa de su propiedad. Es importante tener en cuenta que aunque no toda la tecnologa es apta para teletrabajar, gran parte de los sistemas operativos, los programas y las aplicaciones que hacen funcionar las organizaciones actuales son fcilmente adaptables a un modelo de trabajo colaborativo a travs de servidores virtuales (cloud computing - computacin en la nube).
La tecnologa es necesaria para teletrabajar, pero ello no signica que debe contarse con lo ms avanzado en equipos o programas. Un equipo de trabajo pequeo puede suplir sus necesidades nicamente con una lnea telefnica, conexin a internet y un sistema que permita el intercambio de archivos. Organizaciones ms extensas probablemente requerirn de una plataforma tecnolgica ms robusta, que les ofrezca mayores niveles de calidad en las comunicaciones y un manejo ms efectivo de la colaboracin on-line, adems de garantizar la seguridad de la informacin. La inversin en tecnologa es necesaria pero no debe verse como un gasto. En principio, el costo no es tan alto como se podra pensar y adems, el retorno de la inversin se puede reejar, incluso, desde el primer ao en la baja de costos jos como planta fsica o servicios pblicos. Lo principal es que la tecnologa se ajuste a las necesidades del teletrabajador y no que este tenga que sujetarse a ella. El teletrabajo exibiliza la inversin en materia de tecnologa por cuanto puede contratarse de acuerdo al crecimiento del negocio. A mayor demanda es posible hacer instalaciones a un mayor nmero de dispositivos-empleados; frente a una baja en el negocio es posible desconectarlos sin generar mayor traumatismo. En una organizacin que espera adoptar el trabajo mvil, se deben considerar los requerimientos tecnolgicos de cada uno de los
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cargos y perles de trabajo existentes en ella. Lo importante es tener en cuenta que las necesidades de comunicacin e interaccin de un operario de planta son distintas a las de un miembro del equipo comercial, por ejemplo, y que la tecnologa ha de adaptarse a cada uno de ellos y no al contrario. Es importante hacer nfasis en que para implementar un proceso exitoso de teletrabajo lo ms recomendable es que la tecnologa brinde soporte y respuesta oportuna no solo en condiciones normales sino en situaciones de alerta, por esto las recomendaciones generales son:
Y EL TELETRABAJO
LA TECNOLOGA
La conectividad digital ha tenido un impacto muy importante en la forma en la que las entidades se organizan y operan para generar ventajas competitivas, entre ellas la adopcin de modelos laborales que aprovechen los benecios que entrega la tecnologa, como es el caso del teletrabajo. Los teletrabajadores requieren un ambiente que se asemeje a su ocina; mientras algunos de ellos trabajan en un lugar semipermanente, en la mayora de los casos desde sus propias residencias, otros son teletrabajadores mviles, quienes a su vez requieren las facilidades de conexin necesarias a los recursos de su ocina desde los dispositivos mviles con que cuentan. Sin embargo, proveer acceso remoto a los datos y servicios de la compaa desde un ambiente residencial o desde dispositivos mviles supone grandes retos tanto para el usuario como para las reas de tecnologa de las organizaciones. Para el teletrabajador es muy importante tener acceso a los recursos y datos de la compaa de forma conable y consistente. Adicionalmente, las soluciones tecnolgicas para el teletrabajo deben soportar una gran variedad de necesidades y perles, considerando las diferencias entre los grados de habilidad y conocimiento en el rea de conectividad de cada trabajador, lo que obliga a que los procedimientos y dispositivos que permiten el acceso al ambiente corporativo sean simples y muy bien denidos, permitiendo un intercambio uido y constante de datos. Las necesidades de los teletrabajadores varan dependiendo de la frecuencia y el tipo de informacin que usan para desempear sus trabajos; en respuesta, las operaciones de infraestructura de tecnologa asumen diferentes retos cuando se trata de implementar soluciones para el teletrabajo: contar con un grado adecuado de seguridad para las conexiones, y mantener y manejar el ambiente de trabajo del usuario desde una localizacin central son las condiciones generales que prevn estos procesos. Lo cierto es que NO existe una nica solucin tecnolgica para el teletrabajo.
RECOMENDACIONES TECNOLGICAS
Aadir redundancia a los enlaces de comunicacin de los teletrabajadores.
Configurar varios servidores virtuales.
Asegurar la recepcin de correo electrnico en los dispositivos personales en caso de desconexin del servidor virtual.
Generar protocolos que den respuesta a situaciones de alerta como una avera del ordenador causada por un virus, una configuracin incorrecta o un fallo de hardware. La mayor recomendacin en este caso es realizar copias de seguridad y contar, incluso, con un ordenador de reserva en caso de bloqueo del ordenador principal.
Fuente: El arte del teletrabajo. Polycom, 2009.
Para optimizar las soluciones para los teletrabajadores, cada organizacin debe entender los requerimientos de los usuarios y darles respuesta de acuerdo a sus capacidades. En este captulo se denirn los componentes tecnolgicos y se analizar cmo el avance de las tecnologas de informacin y comunicaciones (TIC) permite mejorar las condiciones para ser un teletrabajador local y global.
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SOLUCIONES
KIT DE HERRAMIENTAS
INDICADORES
Iniciativas nacionales que impulsan el teletrabajo

Asignacin de espectro para la Aumento de las conexiones
entrada al pas de Internet Mvil
Creacin de Estndares de
TECNOLOGA Y TELETRABAJO
TECNOLOGA PARA
internacionales Acceso de infraestructura de CDN (Content Distribution Networks) y Data Centers Promocin del desarrollo de infraestructura para Zonas Rurales
infraestructura de telecomunicaciones en hogares Despliegue de infraestructura de telecomunicaciones Creacin de Puntos y Kioscos Vive Digital
EL TELETRABAJO EN COLOMBIA
En Colombia el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (MinTIC), desde el ao 2010 se ha propuesto direccionar al pas hacia un gran salto tecnolgico mediante la masicacin de Internet, la promocin del uso y apropiacin de las TIC, y el desarrollo del Ecosistema Digital propuesto en el Plan Vive Digital de la siguiente manera: Infraestructura: elementos fsicos que permiten la conectividad digital, por ejemplo las redes de bra ptica o las torres de telefona celular. Servicios: son ofrecidos por los operadores haciendo uso de la infraestructura y permiten desarrollar la conectividad digital, por ejemplo el servicio de Internet, el servicio de telefona mvil o el servicio de mensajes de texto (SMS). Aplicaciones: hacen uso de los servicios para interactuar con el usuario nal, por ejemplo los portales de redes sociales o sitios de noticias va Internet, los sistemas de audio-respuesta para telefona mvil o la banca mvil para el servicio de SMS. Usuarios: hacen uso de las aplicaciones e indirectamente de los servicios e infraestructura para consumir y producir informacin digital, por ejemplo todas las personas que utilizan Internet, telefona celular o cualquier otro medio de comunicacin digital.
Infraestructura
OFERTA

Promocin del uso de TIC para personas en situacin de discapacidad Impulsar programas de capacitacin en TIC
Usuarios
ECOSISTEMA DIGITAL
Servicios

Creacin de un esquema de subsidios para Internet para Estratos 1 y 2 Masificacin de los terminales para Internet Reduccin de IVA para Internet
DEMANDA
Aplicaciones

Fortalecimiento de la industria de TI/Software Impulso al desarrollo de aplicaciones para MiPyMEs Promocin de la modalidad de teletrabajo
El Plan Vive Digital aborda los factores necesarios para extender el uso del teletrabajo en Colombia. Las restricciones de infraestructura de telecomunicaciones, acceso a dispositivos y acceso a Internet estn dejando de ser un obstculo para esta modalidad laboral y en la medida que se adopte las aplicaciones que demandan las entidades y los nuevos teletrabajadores sern atendidas por la industria del software generando benecios mutuos.
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TELECOMUNICACIONES
Medios de transmisin fijos Medios de transmisin mviles
INFRAESTRUCTURA INFORMTICA
DISPOSITIVOS DE USUARIO
Escritorios virtuales BYOD
Centro de datos Centro de datos compartido Computacin en la nube
APLICACIONES
Comunicacin Soporte Gestin Registro Colaboracin
SEGURIDAD
Poltica de Seguridd de la Informacin
TECNOLGICAS PARA EL TELETRABAJO

En la actualidad se cuenta con mltiples soluciones para atender las necesidades de comunicaciones e informacin de las entidades que adoptan teletrabajo. Esta diversidad que ofrece el mercado hace necesario que las reas de tecnologa tengan un amplio conocimiento de las alternativas disponibles para poder elegir la ms adecuada ante cada necesidad especca. Los rpidos avances tecnolgicos acortan la vigencia de una solucin. En el caso particular de los sistemas de comunicaciones e infraestructuras informticas, los nuevos productos son menos complejos para el usuario, proporcionan mayores funcionalidades y mayores velocidades de operacin. A continuacin se presenta un panorama de las soluciones tecnolgicas actuales en materia de telecomunicaciones, infraestructura informtica, dispositivos de usuario, aplicaciones y seguridad existentes, en relacin con el teletrabajo.
SOLUCIONES
TELECOMUNICACIONES
Los sistemas de telecomunicaciones hacen posible el teletrabajo al permitir comunicar a los teletrabajadores con la entidad sin importar la distancia entre estos. Toda la informacin requerida para realizar la labor (datos, voz y video) puede circular haciendo uso de uno o ms tipos de redes permitiendo as que no se requiera la presencia fsica del trabajador en las instalaciones de la entidad. Entre los tipos de soluciones de telecomunicaciones se encuentran redes de cable; redes de bra; redes de radio; redes satelitales; y redes de comunicacin mvil. El panorama de medios de telecomunicaciones puede agruparse de la siguiente manera:
SOLUCIN 1.
TRANSMISIN FIJA
Sistemas cableados Sistemas de radio Sistemas satelitales
TELECOMUNICACIONES
TRANSMISIN MVIL
2G 3G 4G
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TRANSMISIN FIJOS
Las redes jas permiten al teletrabajador transportar no solamente la voz sino tambin propician el intercambio de datos hasta la entidad o con otros miembros de sus equipos. Dichas redes se basan en mltiples tecnologas, donde la principal prioridad consiste en la consecucin de mayor capacidad de trasmisin mejor conocido como Ancho de Banda. Un enlace de comunicaciones jo es muy comn en las entidades para establecer su red de datos o en los hogares donde se realizan conexiones por un enlace de banda ancha para navegar en Internet. En las redes jas podemos distinguir diversas tecnologas:
MEDIOS DE
Sistemas satelitales
Desde su aparicin, los sistemas satelitales de comunicacin han sido una opcin efectiva para dar servicio a entidades y teletrabajadores localizados en zonas de muy difcil acceso donde las redes cableadas e incluso las de radio no son tcnica o nancieramente viables. Aunque representan una solucin en los casos mencionados, no se implementan normalmente en otras situaciones ya que son comparativamente mucho ms costosas que los dems sistemas. No solamente el costo de las soluciones satelitales impone restricciones en su implementacin. La baja capacidad de transmisin de datos y los retardos propios de la distancia que deben viajar las ondas disminuyen la cantidad y calidad de los servicios que se pueden obtener y el nmero de usuarios que se pueden atender. Sin embargo, estas redes proveen servicios de llamadas telefnicas satelitales y navegacin por Internet en sitios donde cualquier otro medio sera imposible de implementar.
Por su parte, las redes satelitales tambin permiten contar con comunicaciones mviles; permiten hacer llamadas telefnicas mediante un sistema satelital, convirtiendo en accesible cualquier ubicacin en el planeta; adems, permiten el envo de mensajes y comunicacin de datos mviles, aunque son menos conocidas o populares por sus limitaciones de capacidad, tamao de los dispositivos y costo comparativo con los otros sistemas. Hoy las redes mviles estn experimentando la misma evolucin que ya vivieron las redes jas, incluyendo transmisin de datos, lo que nos permite no solo conversar sino adems tener video y acceso a Internet desde los telfonos, transformando el celular en un telfono inteligente o smartphone.
La infraestructura informtica de una entidad permite operar los sistemas de informacin y almacenar los datos propios de cada negocio para el ejercicio de su actividad. Los teletrabajadores hacen uso de la infraestructura accediendo a ella mediante los canales de telecomunicaciones. La informacin que debe ser procesada y almacenada como parte de las labores del teletrabajador se consolida en los diferentes sistemas de almacenamiento y procesamiento que forman parte de la infraestructura de cmputo de la entidad. La infraestructura se adeca de acuerdo a las necesidades y restricciones de las organizaciones en cuanto a condencialidad, acceso a recursos, disponibilidad y capacidad tcnica al interior de la misma, entre otros factores. Entre los tipos de infraestructura informtica para el teletrabajo estn: centro de datos; centros de datos compartidos; computacin en la nube pblica; y computacin en la nube privada.
SOLUCIN 2.
Sistemas cableados
Los sistemas cableados originalmente correspondan a las redes telefnicas; sin embargo, con la aparicin de Internet, se hizo posible para los teletrabajadores aprovechar las lneas telefnicas para la trasmisin de datos mediante el uso de mdems. Las velocidades de transmisin iniciales permitan conexiones a los pocos recursos de la red con tiempos de espera muy largos. Posteriormente se dieron avances que permitieron aumentar la capacidad de transmisin de datos al punto que es posible navegar realmente por Internet, descargar videos, hacer llamadas mediante telefona IP, entre muchas otras aplicaciones. Los sistemas cableados en la actualidad llegan no solo a las entidades sino tambin a los hogares, con diferentes medios de conexin. Pares de cobre, cables coaxiales o bras pticas, transportan la informacin de telefona ja, Internet y televisin con diferentes calidades y velocidades de acuerdo al medio utilizado.
TRANSMISIN MVILES
Los medios mviles surgen como respuesta a la creciente necesidad de mantenernos comunicados en cualquier lugar y circunstancia, incluso estando en movimiento. Los primeros servicios de las redes mviles consistieron en la telefona para transmisin de voz. Su posterior evolucin las ha llevado a incluir la transmisin de datos y video gracias al aumento en la capacidad de ancho de banda que le permite a los teletrabajadores cumplir con sus funciones sin la necesidad de estar conectados a una red ja. La telefona mvil celular nos da la posibilidad de aprovechar una red de radio, donde nuestro dispositivo terminal est en movimiento y el otro extremo de dicho canal es un punto jo o celda celular. En las redes celulares, mltiples celdas a modo de panal permiten establecer las zonas de cobertura dentro de la cual es posible desplazarse y hacer llamadas telefnicas y/o conexiones de datos. Los trminos utilizados para describir las nuevas tecnologas de redes mviles celulares son mltiples, como es el caso del 3G y 4G, que hacen referencia a la tercera generacin o cuarta generacin respectivamente. Las redes celulares de tercera generacin (3G), fueron concebidas para proveer en una sola plataforma servicios de voz y datos con velocidades de al menos 0,2Mbps (millones de bits por segundo). Posteriores implementaciones permitieron aumentar la velocidad a 10Mbps con tecnolgicas conocidas como 3.5G o HSPDA, y nalmente la cuarta generacin (4G) donde se alcanzan velocidades de 100Mbps, permitiendo nuevos servicios de datos sobre las redes celulares.
MEDIOS DE
ESPACIO FSICO
CENTRO DE DATOS
Sistemas de radio
Los sistemas de radio son otra solucin para las necesidades de telecomunicaciones que tienen las entidades y los teletrabajadores. Son ideales para establecer comunicacin entre puntos donde las dicultades de la distancia, topografa u otros factores fsicos impiden la implementacin rpida y/o adecuada de un medio de conexin cableado, ofreciendo una alternativa rpida y efectiva. En un sistema de radio actual, una sola torre de comunicaciones presta servicios a mltiples usuarios al mismo tiempo. Este tipo de conectividad se conoce como enlaces punto multipunto, en contraposicin a los enlaces punto punto en donde una sola torre atenda a un solo usuario.
Condiciones ambientales Condiciones elctricas Condiciones de seguridad
Colocation Hosting Virtualizacin de servidores
CENTRO DE DATOS COMPARTIDO
COMPUTACIN EN LA NUBE
SaaS (Software como Servicio) PaaS (Plataforma como Servicio) IaaS (Infraestructura como Servicio)
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Centro de datos
El centro de datos corresponde a un espacio fsico donde se proveen las condiciones ambientales, elctricas y de seguridad para el adecuado funcionamiento de los equipos de cmputo y almacenamiento de datos que all se alojan. El teletrabajador normalmente hace uso del centro de datos cuando ingresa a los sistemas y aplicativos que all se alojan mediante los canales de comunicaciones. El centro de datos debe contar con una infraestructura que garantice que los equipos all instalados sean operativos idealmente la totalidad del tiempo, pues de su continuidad depende la posibilidad de los usuarios de acceder a la informacin y servicios que desde all se ofrecen. Por esta razn suele ser necesario contar con un centro de datos de respaldo o alterno, que permita en caso de problemas o eventos catastrcos mantener la prestacin del servicio a los usuarios de la entidad.
de adquirir un servidor fsico para cada aplicacin se puede crear uno virtual optimizando as el uso de recursos.
Son mltiples los dispositivos que el teletrabajador puede utilizar; la seleccin del dispositivo adecuado depender de la necesidad de cada perl, considerando el tipo de labor a realizar, acceso a recursos por parte de la entidad, tipo de medios de comunicacin y tipo de infraestructura que posea cada organizacin. Entre los dispositivos de usuario estn computadores de escritorio, computadores porttiles, tabletas, escritorios virtuales, telfonos inteligentes, softphones, cmaras web y sistemas de videoconferencia. Mltiples dispositivos pueden ser utilizados hoy en da para ejecutar tareas a distancia. Estos se pueden clasicar de acuerdo a varios criterios como la necesidad de movilidad, capacidad de comunicaciones, exigencias de seguridad y proteccin de la informacin o por facilidades para su uso.
SOLUCIN 3.
Computacin en la nube
El concepto de computacin en la nube resulta del aprovechamiento de las nuevas capacidades de telecomunicaciones que hacen posible la prestacin de servicios y aplicaciones directamente en Internet sin contar con un centro de datos propio; esto facilita a las organizaciones soportar las necesidades de los teletrabajadores y facilita el acceso a la infraestructura pues ellos solo necesitan conectarse a Internet para acceder a la informacin y plataformas alojadas en la nube. La computacin en la nube constituye un nuevo paradigma que simplica la infraestructura informtica de las entidades, donde acceder a aplicaciones y datos no es diferente de acceder a Internet. Tener servicios de computacin en la nube implica no tener certeza del lugar exacto de localizacin de nuestros datos y aplicaciones, pues la nube se encarga de moverlos, replicarlos y mantenerlos disponibles aprovechando la virtualizacin y otras tecnologas aplicables a la replicacin de datos; lo nico que se requiere para acceder a ellos es contar con un acceso a Internet.En la computacin en la nube comnmente se distinguen tres tipos de servicios SaaS (Software como Servicio) PaaS (Plataforma como Servicio) IaaS (Infraestructura como Servicio)
Centro de datos compartido

La complejidad, costos o la disponibilidad de espacio para instalar y mantener un centro de datos propio da lugar a la aparicin de los centros de datos compartidos, los cuales permiten a las entidades contar con un ambiente seguro sin tener que construir su propio centro de datos para atender las necesidades de los teletrabajadores. En los centros de datos compartidos es posible acceder a servicios como el Colocation y el Hosting: Colocation consiste en disponer de un espacio fsico con todas las caractersticas necesarias para que all sean alojados fsicamente los servidores y sistemas de almacenamiento de la entidad. Hosting es un servicio donde tanto el espacio como los servidores son provistos por el proveedor del centro de datos compartidos.
TELEFONA
Telfono anlogo
Telfono IP
Softphone
Telfono celular
Smartphone
As mismo, dentro de los modelos de infraestructura en la nube tambin se pueden distinguir tres tipos de nubes: Nubes pblicas que implican la participacin de un proveedor u operador externo que administra y opera la infraestructura fsica. En este tipo de nube, los datos estarn siendo alojados en infraestructura fuera del alcance fsico de la entidad y compartida por mltiples usuarios que no podrn acceder a la informacin de los dems gracias los sistemas de seguridad. Nubes privadas aprovechan la virtualizacin para estructurar una nube interna, totalmente controlada por el personal de la entidad que administra y opera los recursos disponibles, asignando los espacios y capacidades fsicas y virtuales para sus usuarios. Nubes hibridas combinan las anteriores, permitiendo operar sobre una nube privada aquellos datos y aplicaciones que se consideren condenciales, mientras que otros tipos de informacin son operados sobre una nube pblica.
IMGEN Y VIDEO
FAX
Scanner
Cmara fotogrfica digital
Cmara web
Dentro de la evolucin de la infraestructura informtica tambin hacen su aparicin los sistemas de virtualizacin, que permiten ampliar la oferta de servicios compartidos y mejorar la seguridad de los mismos. La virtualizacin es la capacidad de simular dentro de un servidor fsico que se cuenta con varios servidores virtuales, los cuales se comportan de manera independiente unos de otros y estn en capacidad de recibir diferentes sistemas operativos y aplicaciones. Dicha virtualizacin se logra a travs de software especco. Cada servidor virtual se comporta de la misma manera que un servidor fsico frente a los sistemas y aplicaciones que contiene. De esta manera mltiples servidores virtuales congurados en un nico servidor fsico permiten multiplicar la capacidad de procesamiento del servidor: en lugar
Software de mensajera instantnea y colaboracin
Sistemas de videoconferencia
Sistemas de telepresencia
CMPUTO PERSONAL
Desktop
Laptop
Tableta
Escritorio virtual
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Escritorios virtuales
Los escritorios virtuales amplan las posibilidades para los dispositivos de usuario. El escritorio virtual consiste en la simulacin de un entorno de PC completo, pero sin necesidad de asociarlo a un dispositivo fsico, al cual se accede haciendo uso de un navegador de Internet. Los escritorios virtuales son sistemas de cmputo almacenados y centralizados en la infraestructura de la entidad. Una vez se accede a ellos es posible encontrar el entorno de trabajo de un computador sin necesidad de estar fsicamente frente a l; all se puede almacenar archivos o realizar tareas de igual forma que usando un computador. Una vez concluida la sesin, basta con desconectarse del escritorio del mismo modo que se apaga el computador personal. Los escritorios virtuales proveen de mayor seguridad a las entidades al mantener la informacin almacenada en los sistemas de cmputo de la misma y no en el dispositivo fsico del usuario, evitando problemas de seguridad de la informacin por prdidas o averos en los aparatos.
APLICACIONES
SOLUCIN 4.
Las mltiples aplicaciones desarrolladas y disponibles en el mercado pueden ser aprovechadas para el teletrabajo al cumplir funciones especcas que responden a las necesidades de los teletrabajadores y las organizaciones. La seleccin de aplicaciones que apoyen al teletrabajador cobra importancia al ser estas las que l tendr disponibles y son las que le permitirn desarrollar su labor basndose en los canales de comunicacin y la infraestructura disponibles. Las familias de aplicaciones para el teletrabajo obedecen a las diversas necesidades de la entidad y de los teletrabajadores:
BYOD Traiga su propio dispositivo

La nueva tendencia en disponibilidad de dispositivos es que cada trabajador utilice sus propios aparatos para desarrollar las labores asignadas, donde las preferencias de cada usuario son determinantes para el aumento de la productividad asociada a la familiaridad y comodidad de trabajar con la tecnologa a la que se est acostumbrado. La tendencia conocida mundialmente como BYOD (Bring Your Own Device), equivalente a Traiga su propio dispositivo, responde a situaciones como: Dicultad para dotar a cada trabajador con el dispositivo adecuado y preferido por este. Reduccin del tiempo requerido para familiarizarse con el uso de los dispositivos. Uso de mltiples dispositivos por parte del trabajador: laptop en la ocina, desktop en casa, telfono inteligente en la calle. Tenencia de los usuarios a poseer sus propios equipos para uso personal y hacer uso de ellos en el trabajo.
Control y reportes del tiempo
Registro y seguimiento a tareas
Anlisis y proyeccin de informacin
Interactividad y/o compartir informacin
Unificacin de comunicaciones y contactos
Seguimiento y localizacin geogrfica
Aunque el BYOD trae grandes ventajas a las entidades, tambin supone retos en cuanto al soporte y mantenimiento de la infraestructura, y por supuesto lo relacionado con la seguridad de la informacin, especialmente por los riesgos de exposicin a virus o prdida de informacin por extravo o falta de seguridad en los dispositivos. Una alternativa segura para el uso de dispositivos BYOD en modelos de teletrabajo es la implementacin de escritorios virtuales. En este caso, los equipos de usuario no albergarn informacin de la entidad y se puede acceder a ella sin importar desde qu dispositivo o sistema operativo se conecte el trabajador, logrando as mantener la seguridad para la organizacin y facilitando el uso de diversos dispositivos desde cualquier ubicacin.
En general gran parte de las aplicaciones disponibles hoy en da estn concebidas para ser utilizadas desde cualquier lugar, facilitndose as su uso en el modelo de teletrabajo. Sin embargo, si las aplicaciones necesarias para el teletrabajo no fueron diseadas para funcionar remotamente, es posible hacer uso de ellas mediante escritorios virtuales permitiendo as acceder a dichos aplicativos remotamente a travs Internet.
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Las aplicaciones bsicas para los teletrabajadores adicionales a las de omtica y las comnmente usadas en la actividad organizacional son:
SEGURIDAD
SOLUCIN 5.
APLICACIONES PARA COMUNICACIN

Existe una amplia gama de aplicaciones para mantener la comunicacin; estas abarcan desde sistemas de mensajera instantnea y chat, pasando por e-mail, blogs, telefona IP hasta videoconferencia, tanto en computadoras como en dispositivos mviles.
La seguridad es transversal a todos los sistemas de apoyo para el teletrabajo. Dentro de los aspectos ms importantes a considerar en una implementacin de esta modalidad laboral se encuentra la seguridad informtica, independiente del sector, tamao o tipo de informacin que maneje cada entidad. El hecho de que la informacin de la entidad empiece a ser consultada de forma remota, e incluso desde dispositivos que pertenecen a cada teletrabajador, supone una serie de riesgos por prdida de datos o ltraciones a los mismos, por lo que es necesario tomar las consideraciones necesarias al momento de adoptar el modelo. La seguridad de la informacin se basa en preservar los siguientes aspectos:
APLICACIONES DE SOPORTE Y COMPARTICIN DE ESCRITORIO

Estas aplicaciones permiten ceder el control de nuestros equipos a otra persona con el fin de recibir su ayuda o soporte. Es usual utilizarlas como herramienta de colaboracin pues permiten mostrar a otros el contenido del escritorio del computador.
Garantizar que la informacin sea accesible solo a aquellas personas autorizadas a tener acceso a la misma.
Confidencialidad
Salvaguardar la exactitud de la informacin y mtodos de procesamiento de ser alterados por terceros.
Integridad
APLICACIONES DE GESTIN DE DOCUMENTOS

Estas aplicaciones permiten archivar la documentacin y/o realizar consultas de la documentacin ya digitalizada, evitando as hacer desplazamientos innecesarios para localizar un documento fsico.
Garantizar que los usuarios autorizados tengan acceso a la informacin en el momento que la requieran.
Disponibilidad
APLICACIONES DE REGISTRO DE ACTIVIDADES Y ASISTENCIA

Estas permiten hacer seguimiento al manejo del tiempo por parte del teletrabajador, registrando las horas de actividad, pausas o el tiempo dedicado a cada tarea, as como generar un tablero de avance sobre las actividades programadas.
Registrar todos los eventos de un sistema para su control posterior.
Auditabilidad
Asegurar la validez de la informacin y garantizar que el origen de sta sea vlido, evitando suplantacin de identidades.
Autenticidad
APLICACIONES DE COLABORACIN
Estas permiten al teletrabajador interactuar con un equipo a distancia y lograr los objetivos propuestos. Las aplicaciones de colaboracin incluyen diversas funcionalidades entre las que se destacan: pizarras interactivas, seguimiento de proyectos, sistemas de mensajera instantnea, sistemas de documentacin, asignacin de tareas, calendarios compartidos, entre otras.
Evitar que una entidad que haya enviado o recibido informacin alegue ante terceros que no la ha enviado o recibido.
No repudio
Asegurar que una transaccin slo se realiza una vez, a menos que se especifique lo contrario. Impedir que se grabe una transaccin para luego reproducirla con el objeto de simular mltiples peticiones del mismo remitente original.
Proteccin a la duplicacin
Cumplimiento de las leyes, normas, reglamentaciones y disposiciones a las que est sujeta la entidad.
Legalidad
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Estos aspectos usualmente se garantizan al interior de la entidad, pero al implementar el teletrabajo se incorporan nuevos escenarios donde el trabajador accede, almacena, transporta y administra la informacin en dispositivos externos a la organizacin, por lo que se espera que se actualice el panorama de riesgos y se realicen las acciones necesarias para mitigar los mismos. La implementacin de un Sistema de Gestin de Seguridad Informtica (SGSI) est ampliamente difundido y descrito en el estndar ISO/IEC 27001, vigente para entidades privadas, y parte integrante de los lineamientos de seguridad del Programa Gobierno en Lnea para entidades pblicas.
Actualizar el control de acceso a la infraestructura Combinar dos o ms factores de autenticacin de acceso directo
TELECOMUNICACIONES
Hacer uso de VPN Contar con un firewall
Polticas de seguridad para el teletrabajo

La poltica de seguridad es un documento de alto nivel que deja maniesto el compromiso de la alta direccin con la seguridad de la informacin en una entidad. Esta debe contener la denicin de la seguridad de la informacin bajo el punto de vista de la entidad y es de obligatorio cumplimiento. La revisin peridica de la poltica de seguridad constituye un proceso de mejora continuo que permite mantenerla vigente ante los constantes cambios del entorno tecnolgico y nuevas amenazas. Para generar esquemas de teletrabajo en materia de seguridad se hace necesario: Identicar si dentro de la poltica de seguridad de la entidad se considera el teletrabajo y se dan directrices para mismo. En caso negativo, complementar la poltica de seguridad considerando esta modalidad laboral. Detallar el direccionamiento y guas para el teletrabajo donde se especiquen tipos de usuarios autorizados, aplicaciones, dispositivos, tipos de conexiones y otros aspectos relevantes para el teletrabajo. Reconocer e identicar si las tecnologas y recursos para el teletrabajo a utilizar cumplen con la poltica de seguridad. En caso de no cumplirse la poltica de seguridad con la implementacin propuesta, identicar soluciones tecnolgicas que permitan asegurar su cumplimiento. Realizar vericaciones peridicas del cumplimiento de la poltica de seguridad.
Actualizar antivirus rutinariamente POLTICAS DE SEGURIDAD PARA EL TELETRABAJO Activar mecanismos de autenticacin Combinar BYOD con polticas de seguridad Habilitar bloqueo de sesiones por inactividad Realizar copias de respaldo Cifrar la informacin sensible
APLICACIONES
Cambiar con regularidad claves de acceso Utilizar claves de alta complejidad Incluir mltiples factores de autenticacin Establecer procesos seguros de entrega de claves Crear perfiles de acceso a la aplicacin Cifrar datos sensibles Cifrar correo electrnico entrante y saliente
Cada una de las soluciones tecnolgicas descritas ha de estar cobijada por una poltica de seguridad de la informacin, as:
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INTERACCIN BASADOS EN TECNOLOGA

Con la introduccin de herramientas tecnolgicas, los procesos de comunicacin tanto oral como escrita se han trasformado adaptndose a la disponibilidad de nuevos recursos tecnolgicos. Es posible reconocer diversos niveles de interaccin en las actividades laborales cotidianas, propios de cada ocio, para los cuales la tecnologa ofrece recursos que permiten mantener el modelo de comunicacin, desdibujando las barreras de espacio entre ellos. Los tipos de interaccin ms comunes en los esquemas de teletrabajo son:
NIVELES DE
comunicaciones bidireccionales interactivas, haciendo uso de lenguaje escrito; una llamada telefnica o a travs de plataformas digitales cumple el mismo propsito as como las videoconferencias. Menos difundidos pero de igual importancia resultan sistemas de pizarra electrnica que permiten dibujar simultneamente sobre el mismo lienzo. Los sistemas actuales ponen a disposicin de los usuarios los mltiples mecanismos de interaccin sobre una sola aplicacin, permitiendo compartir texto escrito, pizarras, llamadas o video.
http://
Comunicacin interactiva con mltiples interlocutores

En este modelo se alcanzan mayores niveles de interaccin pues mltiples interlocutores pueden llegar a generar retroalimentacin inmediata. Estas situaciones son mucho ms habituales y corresponden a las reuniones o incluso las exposiciones con intervencin abierta del auditorio. La principal dicultad de este tipo de comunicacin se presenta en la necesidad de mantener el orden o limitar las intervenciones simultneas que llevan a anular el intercambio de mensajes entre los interlocutores. Tecnolgicamente es posible generar este tipo de comunicacin mediante sistemas de videoconferencia, donde, se puede o no coordinar cmo ceder la palabra a diversos interlocutores, permitiendo vivir experiencias ms parecidas a reuniones presenciales.
Comunicacin unidireccional
La comunicacin unidireccional es uno de los modelos de comunicacin bsicos, en el cual solo interviene activamente el emisor; esta situacin se vive en una conferencia o exposicin, donde un emisor enva mensajes a uno o mltiples receptores sin esperar o permitir respuesta de su parte. La tecnologa ofrece mltiples alternativas para implementar este modelo, mediante la publicacin de informacin en pginas web, difusin de videos y mensajes institucionales en carteleras digitales, o el envo de mensajes a travs de correo electrnico.
TECNOLOGA 4G Y TELETRABAJO MVIL

La tecnologa de conexin mvil a Internet 4G supone un gran impulso al teletrabajo, al permitir conexiones slidas y estables a travs de las cuales es posible la descarga de contenidos de considerable tamao y la interaccin a travs de aplicaciones desarrolladas para mantener en contacto a los equipos de trabajo deslocalizados. Desde un plano tcnico, y de cara a los usuarios, la tecnologa 4G plantea ventajas importantes en lo que respecta al ancho de banda (capacidad para transmitir datos), percibida por los usuarios como velocidad de descarga. Para efectos de estandarizacin y evaluacin, se clarican los conceptos de 4G y relacionados, tendientes a la evaluacin de las reas de informtica al momento de conectar a teletrabajadores.
Comunicacin bidireccional interactiva

La interactividad hace referencia a la posibilidad de recibir retroalimentacin inmediata ante un mensaje emitido por alguno de los interlocutores, la mayora de situaciones cotidianas corresponde a este tipo de comunicacin como por ejemplo una conversacin. En relacin con la tecnologa, los sistemas de chat o mensajera instantnea son los ms adecuados para establecer
Comunicacin mvil
Por ltimo encontramos los modelos de comunicacin mvil, donde uno o varios de los interlocutores estn en movimiento. Este modelo se ha visto ampliamente potencializado con las posibilidades de las redes de telefona mvil celular que hacen posible conectar interlocutores en movimiento con interlocutores estticos.
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CMO ENTENDER
LA TECNOLOGA 4G?
DESCARGA EQUIVALENCIA
1 cancin = 5 megabytes
CONEXIN
3.5G 4G
La primera denicin, y la ms generalizada para 4G es aquella donde se puede llegar a entregar anchos de banda hasta de 100Megas por segundo de manera constante y estando en movimiento o 1.000 Megas por segundo de manera instantnea o pico estando en reposo o esttico en la misma ubicacin (esto quiere decir que durante un instante de tiempo pequeo logra superar el ancho de banda asignado aumentando as la percepcin de velocidad de un usuario). Esta denicin es terica y no es la que utiliza el mercado colombiano. La segunda denicin corresponde a la de redes de 14megabps, bajo esta denicin de 4G, las redes que tcnicamente utilizan una tecnologa conocida como HSPA+ son bautizadas 4G, y esto precisamente es lo que ha ocurrido en Colombia y otros pases, incluido Estados Unidos.
VELOCIDAD DE DESCARGA OFRECIDA POR LA CONEXIN

5 Mbps 14 Mbps
TIEMPO TOTAL DE DESCARGA (ideal)*

8 segundos 2,85 segundos
40 bytes
conexin, del nmero de personas conectadas por celda, ya que la oferta de descarga no es entregada por usuario sino por celda (antena de la red celular que brinda servicio a todos los dispositivos conectados en su rea de cobertura). Luego de pasar por el tipo de conexin y la distribucin entre los usuarios de una celda, se obtiene lo que se conoce como velocidad real, que es la medida y percibida desde un dispositivo, que adems depender del tipo de aparato y su capacidad intrnseca.
Cantidad de suscriptores por celda

3.75G y 3.9G y 4G (son equivalentes)
Mejora al 3.5G con tecnologa conocida como HSPA+ permitiendo velocidades de 14 Mbps de descarga
Esta variable se relaciona con el ancho de banda y es determinante en el servicio que recibe nalmente el usuario en un instante de tiempo. Cada celda, o antena de red, sin importar si utiliza tecnologa 3G, 3.5G o 4G, est dotada para atender una cantidad especica de usuarios, mediante diferentes tcnicas como sectorizacin de la celda (dividir el rea circular alrededor de la celda en varias zonas para aumentar la cantidad de usuarios por cada equipo receptor) o la inclusin de celdas ms pequeas, incluyendo celdas intermedias, para dividir la cantidad de usuarios a ser atendidos por cada una de ellas.
EN EL MERCADO COLOMBIANO
4G
3G
Diseado para transmitir con ancho de banda hasta 2Mbps
Potenciado para llegar hasta 5 Mbps de descarga
3.5G
DISPONIBILIDAD DE INFRAESTRUCTURA
(ANTENAS)
RESTRICCIONES TECNOLGICAS
(3G, 3.5G, 4G)
ASOCIADOS AL 4G
Ancho de banda
Es la capacidad de un canal de datos de mover en un segundo cierta cantidad de bits.
* Se entiende como ideal en la medida que depende, adems del tipo de
CONCEPTOS
NMERO DE USUARIOS POR CELDA
VELOCIDAD REAL POR USUARIO
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Latencia
A pesar de tener un ancho de banda especco, un usuario experimenta otro fenmeno y es el tiempo que toma en responder la red a una solicitud. La latencia afecta en menor medida los intercambios de datos y es medianamente perceptible en sistemas de mensajera instantnea (chat); sin embargo, en aplicaciones de voz y video, la latencia es uno de los principales parmetros que impone restricciones a un buen servicio, pues si sta es alta se imposibilita una interaccin natural o uida entre los usuarios. Las redes que cuentan con altos anchos de banda no necesariamente tienen baja latencia, pero si es seguro que las redes con poco ancho de banda experimenten una alta latencia.
Si el teletrabajador necesita movilidad es indiscutible que deber optar por 3.5G o 4G HSPA+. Si el teletrabajador mvil requiere servicios de video y voz, 4G HSPA+ es la mejor opcin siempre que tenga cobertura donde el teletrabajador se encontrar y no exista demasiada congestin. Si el teletrabajador mvil solo requiere navegar y usar aplicaciones como chat y pginas web no es indispensable el 4G HSPA+, podr hacer lo mismo con el 3.5G. Si el teletrabajador no es mvil, un canal jo de banda ancha es una mejor opcin.
A considerar Calidad de servicio

Este trmino no corresponde a una nocin genrica de usuario, sino que especcamente reeja la capacidad que tienen las redes de distinguir y dar un manejo adecuado a los diversos tipos de servicios que cursan sobre ellas; as, si un mensaje de texto compite por atravesar la red con una videoconferencia, la red puede determinar cmo darle prioridad a la videoconferencia pues esta se afectar si no se cumple con la latencia mnima requerida para un buen funcionamiento mientas que un mensaje de texto es ms tolerante a retardos. Las redes 4G LTE, basadas totalmente en tecnologa de datos IP, introducen la calidad de servicio y es por ello que se espera que la percepcin de los usuarios mejore notablemente. En paralelo, las conexiones HSPA+ no consideran este aspecto. En sntesis, desde la perspectiva tcnica el 4G HSPA+ mejora bsicamente el ancho de banda triplicando la actual capacidad de las redes, pero es errneo pensar que por este hecho no habr congestin o alta latencia, esto depende no solo de la tecnologa en s sino del despliegue de los operadores, y as como 3G o 3.5G tienen restricciones, tambin tienen mecanismos para manejar la demanda de los usuarios, solo que el 4G ofrece mayor capacidad bajo la misma infraestructura o cantidad de nodos y antenas celulares. Apalancar la expansin del teletrabajo basada primordialmente en 4G HSPA+ no es incluyente, pues los costos suponen un impacto importante para una PyME o para un usuario de ingreso medio; en ambos casos es probable que se opte por mantener bajos costos ya que los medios mviles duplican o triplican los costos de un canal jo. En paralelo, las grandes empresas cuidan sus costos a tal punto que pueden sacricar el videochat y no ver necesidad de pasar a planes de mayor capacidad; si hoy un teletrabajador puede funcionar adecuadamente en 3.5G no habra motivos para ampliar o cambiar solo por mejorar la capacidad de video sin llegar a una real experiencia de video HD y de baja latencia como ofrece 4G LTE. El teletrabajo hoy no se basa en la capacidad de tener canales de comunicacin, pues los sistemas de informacin son ms compactos, optimizados y exibles para poder operar sobre diversos medios con menores restricciones. La convergencia nos est guiando a dos modelos de servicio: canales jos con capacidades amplias y mediciones por ancho de banda, y canales mviles con velocidades mejoradas y medicin por transferencia de datos. En cualquier caso, al centrarnos en modelos de teletrabajo ms all de las consideraciones de tipo de conexin, es importante pensar en las aplicaciones que soportarn las acciones de los teletrabajadores como sistemas de teleconferencia, voz IP, videochat, software colaborativo, entre otros.
PARA LA IDENTIFICACIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS

Las soluciones tecnolgicas para el teletrabajo varan de acuerdo a las situaciones, tipo de entidad, modalidad y perl del teletrabajador. Las respuestas a cada necesidad se encuentran disponibles en el mercado a travs de diversas herramientas tecnolgicas en diferentes versiones: libres, pblicas, de bajo costo, de alto costo, con licencia temporal, con licencia indenida, etc.
KIT DE HERRAMIENTAS
Toma de decisiones para el teletrabajo mvil

A partir de un anlisis de la oferta vigente para el cierre de 2013 en el mercado colombiano, se presentan las siguientes sugerencias para la toma de decisiones sobre qu tipo de conexin se requiere para los teletrabajadores mviles.
DE NECESIDADES TPICAS DE LA ORGANIZACIN Y RESPUESTA TECNOLGICA

Hablando de tecnologa para adoptar modelos de teletrabajo en entidades pblicas o privadas muchas necesidades son comunes en ambos tipos de organizacin: sin embargo, las prioridades cambian en cada una de ellas.
IDENTIFICACIN
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IDENTIFICACIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS

No es posible pensar en teletrabajo sin tecnologas, y stas deben ser seleccionadas considerando los recursos disponibles de la organizacin y las necesidades particulares de cada perl que teletrabajar, garantizando que el trabajador disponga siempre de la informacin y las herramientas de comunicacin que le permitan ejecutar sus tareas. La identicacin de las necesidades de la entidad para el teletrabajo puede partir de la formulacin de las siguientes preguntas: Qu tipo de labor realizar remotamente el teletrabajador? Qu sistemas de la entidad debern ser utilizados por el teletrabajador para efectuar estas labores? Qu otros sistemas se necesitan para apoyar la labor del teletrabajador? Cmo puede el teletrabajador acceder a los sistemas requeridos? Qu nivel de seguridad se requiere para cada sistema accedindolo remotamente? Cmo se puede cumplir con los niveles de seguridad de la informacin denidos en las Polticas de la organizacin? Desde dnde y con qu dispositivo acceder el teletrabajador a los sistemas? Cmo se puede dar al teletrabajador una comunicacin adecuada y segura para acceder a los sistemas? Cmo se mantendr contacto con el teletrabajador? Cmo podr el teletrabajador interactuar con el equipo de trabajo? Cmo se brindar el servicio de soporte tcnico a los teletrabajadores?
Con todo lo anterior, se puede identificar los mecanismos de SEGURIDAD adecuados para la solucin
Segn la infraestructura y la cantidad de teletrabajadores, se puede definir las capacidades del CANAL de la entidad
De acuerdo al dispositivo, aplicaciones y medios de comunicacin, se puede establecer la mejor alternativa para la INFRAESTRUCTURA
Segn los dispositivos, los MEDIOS DE COMUNICACIN para uso del teletrabajador
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De acuerdo a las aplicaciones identificar los DISPOSITIVOS ADECUADOS para su funcionamiento
Establecer la solucin para las APLICACIONES REQUERIDAS por el teletrabajador
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Estos son algunos ejemplos de soluciones tecnolgicas requeridas por las entidades, dependiendo de sus necesidades y recursos:
SISTEMA DE TELEFONA
Telefona IP Comunicaciones unificadas
SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA
Audio Video
DE SOLUCIONES TECNOLGICAS
A continuacin se presentan los factores decisivos a considerar por cada entidad en materia tecnolgica al momento de adoptar modelos de teletrabajo. Las guas estn clasicadas por tipos de entidad: Pblicas Privadas Grandes empresas Privadas - PYMES
GUA DE IMPLEMENTACIN
VIRTUALIZACIN DE ESCRITORIOS
Movilidad Disponibilidad de la informacin Seguridad
As mismo, las guas estn diferenciadas de acuerdo a la modalidad de teletrabajo adoptada por cada una de ellas: Autnomo Suplementario Mvil
ACCESO A BASE DE DATOS Y SISTEMAS DE INFORMACIN
Redes VPN Navegadores de Internet
Adicionalmente, dependiendo del nivel de adopcin del teletrabajo en cada entidad, se incluyen soluciones tecnolgicas especcas para cada nivel proceso: Bsico Intermedio Avanzado
SISTEMAS DE TELEPRESENCIA
HD Presencia virtual
Para usar estas guas, ubique primero el tipo de entidad a la que pertenece; luego, identique la modalidad de teletrabajo a adoptar; y por ltimo ubique su avance en la adopcin. As conocer las soluciones tecnolgicas recomendadas para su organizacin.
SOFTWARE DE COLABORACIN
Seguimiento Trabajo colaborativo
CORREO ELECTRNICO CORPORATIVO
Comunicacin bidireccional Seguridad
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GUA DE IMPLEMENTACIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS.
ENTIDADES PBLICAS:
Trabajadores independientes o empleados que se valen de las TIC para el desarrollo de sus tareas, ejecutndolas desde cualquier lugar elegido por llos.
ENTIDADES PBLICAS TELETRABAJO AUTNOMO
ENTIDADES PBLICAS TELETRABAJO SUPLEMENTARIO
ENTIDADES PBLICAS
Telecomunicaciones de la entidad
BSICO
Canal de Internet dedicado 0,2 Mbps por teletrabajador
INTERMEDIO
Canal de Internet dedicado 0,4 Mbps por teletrabajador Planes de telefona mvil corporativa
AVANZADO
Canal de Internet dedicado 0,6 Mbps por teletrabajador Planes de telefona mvil corporativa Sistema de telefona IP
ENTIDADES PBLICAS
BSICO
INTERMEDIO
Canal de Internet dedicado 0,7 Mbps por teletrabajador Planes de telefona mvil corporativa *Sistema de telefona IP
AVANZADO
Canal de Internet dedicado 1 Mbps por teletrabajador Planes de telefona mvil corporativa Sistema de telefona IP Telecomunicaciones del teletrabajador Canal de Banda Ancha Lnea telefnica
Canal de Banda Ancha mayor a 2 Mbps Plan de telefona mvil Centro de datos Servicios de nube privada
Canal de Banda Ancha mayor a 4 Mbps Plan de telefona mvil Centro de datos Servicios de nube privada Servicios de nube pblica
Telecomunicaciones del teletrabajador
Canal de Banda Ancha 2Mbps Lnea telefnica
Canal de Banda Ancha mayor a 4 Mbps *Plan de datos Internet mvil *Plan de telefona mvil
Canal de Banda Ancha mayor a 10 Mbps
Infraestructura
Centro de datos
Plan de telefona mvil Infraestructura Centro de datos Centro de datos Servicios de nube privada Centro de datos Servicios de nube privada Servicios de nube pblica Dispositivos Computador de escritorio o porttil Softphone Telfono Inteligente Tableta Computador de escritorio o porttil Telfono IP Telfono Inteligente Tableta Terminal de videoconferencia Aplicaciones Computador de escritorio o porttil Telfono jo o celular E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de ujo de trabajo E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de ujo de trabajo Sistema de comunicaciones unicadas Sistema de colaboracin Seguridad E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto Cifrado de datos VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto Cifrado de datos Mltiple factor de autenticacin
SUPLEMENTARIO
Plan de datos Internet mvil
Dispositivos
Computador Porttil Telfono jo
Computador Porttil Telfono mvil
Computador Porttil Telfono mvil Softphone Tableta Escritorio virtual
AUTNOMO
Aplicaciones
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de ujo de trabajo
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de ujo de trabajo Sistema de comunicaciones unicadas Sistema de colaboracin
Seguridad
VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio)
VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto Cifrado de datos
VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto Cifrado de datos Mltiple factor de autenticacin
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GUA DE IMPLEMENTACIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS
GRANDES EMPRESAS:
Trabajadores que utilizan dispositivos mviles para ejecutar sus tareas. Su actividad laboral les permite ausentarse con frecuencia de la ocina. No tienen un lugar denido para ejecutar sus tareas.
ENTIDADES PBLICAS TELETRABAJO MVIL
Tomando como referencia la Ley 905 de 2004, se establece que la empresa grande es aquella cuya planta de personal es mayor a 200 trabajadores y cuenta con activos totales por un valor superior a 30.000 salarios mnimos legales vigentes.
ENTIDADES PBLICAS
Telecomunicaciones de la entidad Telecomunicaciones del teletrabajador
BSICO
Canal de Internet dedicado 0,2 Mbps por teletrabajador Plan de datos Internet mvil
INTERMEDIO
Canal de Internet dedicado 0,4 Mbps por teletrabajador Plan de datos Internet mvil Plan de telefona mvil
AVANZADO
Canal de Internet dedicado 0,6 Mbps por teletrabajador Plan de datos Internet banda ancha mvil Plan de telefona mvil Centro de datos Servicios de nube privada Servicios de nube pblica
Trabajadores independientes o empleados que se valen de las TIC para el desarrollo de sus tareas, ejecutndolas desde cualquier lugar elegido por llos.
GRANDES EMPRESAS TELETRABAJO AUTNOMO
Infraestructura
Centro de datos
Centro de datos Servicios de nube privada
GRANDES EMPRESAS
Telecomunicaciones de la empresa
BSICO
INTERMEDIO
AVANZADO
Canal de Internet dedicado 1 Mbps por teletrabajador Planes de telefona mvil corporativa Sistema de telefona IP Canal de Banda Ancha mayor a 10 Mbps Plan de datos internet mvil Plan de telefona mvil Centro de datos Servicios de nube pblica Servicios de nube privada Centro de datos alterno Computador de escritorio o porttil Telfono IP Telfono inteligente Tableta Terminal de videoconferencia E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de colaboracin Sistema de comunicaciones unicadas Sistema de ujo de trabajo Redes sociales empresariales VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto Cifrado de datos Mltiple factor de autenticaci
Dispositivos
MVIL
Computador porttil con modem celular y plan de datos o Tableta con plan de datos
Computador porttil con modem celular y plan de datos o Tableta con plan de datos Telfono inteligente con plan de datos
Computador porttil con modem celular y plan de datos Telfono inteligente con plan de datos Escritorio virtual E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de ujo de trabajo Sistema de comunicaciones unicadas Sistema de colaboracin Infraestructura Centro de datos Servicios de nube pblica Telecomunicaciones del teletrabajador Canal de Banda Ancha 2Mbps Lnea telefnica
Canal de Banda Ancha mayor a 4 Mbps Plan de datos internet mvil Plan de telefona mvil Centro de datos Servicios de nube pblica Servicios de nube privada Computador de escritorio o porttil Softphone Telfono inteligente Tableta
Aplicaciones
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de ujo de trabajo
AUTNOMO
Dispositivos
Computador de escritorio o porttil Telfono jo
Seguridad
VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio)
VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Cifrado de datos
VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Cifrado de datos Sistema de copia de respaldo remoto Mltiple factor de autenticacin
Aplicaciones
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de colaboracin
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de colaboracin Sistema de comunicaciones unicadas Sistema de ujo de trabajo VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto Cifrado de datos
Seguridad
VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto
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GRANDES EMPRESAS TELETRABAJO SUPLEMENTARIO
GRANDES EMPRESAS
Telecomunicaciones de la empresa
BSICO
INTERMEDIO
Canal de Internet dedicado 0,4 Mbps por teletrabajador Planes de telefona mvil corporativa
AVANZADO
GRANDES EMPRESAS TELETRABAJO MVIL
GRANDES EMPRESAS
Telecomunicaciones de la empresa Telecomunicaciones del teletrabajador
BSICO
Canal de Internet dedicado 0,2 Mbps por teletrabajador Plan de datos internet mvil
INTERMEDIO
Canal de Internet dedicado 0,4 Mbps por teletrabajador Plan de datos internet mvil Plan de telefona mvil
AVANZADO
Canal de Internet dedicado 0,6 Mbps por teletrabajador Plan de datos internet banda ancha mvil Plan de telefona mvil Centro de datos Servicios de nube pblica Servicios de nube privada Centro de datos alterno
Canal de Banda Ancha Lnea telefnica
Canal de Banda Ancha mayor a 2 Mbps Plan de telefona mvil Centro de datos Servicios de nube pblica Servicios de nube privada
Canal de Banda Ancha mayor a 4 Mbps Plan de telefona mvil Centro de datos Servicios de nube pblica Servicios de nube privada Centro de datos alterno
Infraestructura
Centro de datos Servicios de nube pblica
Infraestructura
Centro de datos *Servicios de nube pblica
Centro de datos Servicios de nube pblica Servicios de nube privada
SUPLEMENTARIO
Dispositivos
Computador porttil Telfono jo
Computador porttil Telfono mvil
BYOD (utilizar dispositivo del usuario) Computador porttil Telfono mvil
Dispositivos
Computador porttil con modem celular y plan de datos o Tableta con plan de datos
Computador porttil con modem celular y plan de datos o Tableta con plan de datos Telfono inteligente con plan de datos
BYOD (utilizar dispositivo del usuario) Computador porttil con modem celular y plan de datos Telfono inteligente con plan de datos Escritorio virtual
Softphone Escritorio virtual Aplicaciones E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de colaboracin E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de colaboracin Sistema de comunicaciones unicadas Sistema de ujo de trabajo E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de colaboracin Sistema de comunicaciones unicadas Sistema de ujo de trabajo Redes sociales empresariales Seguridad VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto Cifrado de datos VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto Cifrado de datos Mltiple factor de autenticacin
MVIL
Aplicaciones
Tableta
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de colaboracin Sistema de comunicaciones unicadas
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de documentos Sistema de colaboracin Sistema de comunicaciones unicadas Sistema de ujo de trabajo Redes sociales empresariales
Seguridad
VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto
VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto Cifrado de datos
VPN o Red Privada Virtual Sistema de gestin remota de PC (antivirus y soporte de escritorio) Sistema de copia de respaldo remoto Cifrado de datos Mltiple factor de autenticacin
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GUA DE IMPLEMENTACIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS

En Colombia, mientras se reglamenta el artculo 43 de laLey 1450 de 2011, los parmetros vigentes para clasicar las empresas por su tamao son los siguientes (artculo 2 de laLey 590 de 2000, modicado por el artculo 2 de laLey 905 de 2004; Disposicin que exige el cumplimiento de las dos condiciones de cada uno de los tipos de entidad):
MIPYMES:
Trabajadores independientes o empleados que se valen de las TIC para el desarrollo de sus tareas, ejecutndolas desde cualquier lugar elegido por llos..
MIPYMES TELETRABAJO AUTNOMO
MIPYME
BSICO
INTERMEDIO
Canal de Internet dedicado 0,3 Mbps por teletrabajador Sistema de telefona IP
AVANZADO
Microempresa:
a.Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores b.Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios mnimos mensuales legales vigentes.
Telecomunicaciones del teletrabajador Canal de Banda Ancha 2 Mbps Lnea telefnica Canal de Banda Ancha mayor a 4 Mbps
Canal de Banda Ancha mayor a 10 Mbps Plan de datos Internet mvil Plan de telefona mvil
Pequea empresa:
a.Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores. b.Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mnimos mensuales legales vigentes.
Infraestructura Todos los servicios en la nube pblica Todos los servicios en la nube pblica *Servicio de colocation en centro de cmputo compartido Dispositivos Computador de escritorio o porttil Telfono jo Computador de escritorio o porttil Telfono IP
Servicios en la nube pblica *Servidor en centro de cmputo local
Mediana empresa:
a.Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores. b.Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) salarios mnimos mensuales legales vigentes. Cada entidad tiene necesidades y prioridades de acuerdo a su tamao y tipo de actividad; sin embargo, en materia de tecnologa son mayores las similitudes que las diferencias. A continuacin se presentan las guas de soluciones tecnolgicas para las pequeas y medianas empresas:
AUTNOMO
BYOD (utilizar dispositivo del usuario) Computador de escritorio o porttil Telfono IP Telfono inteligente
Aplicaciones
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Video chat Sistema de colaboracin
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Video chat para mltiples usuarios Sistema de colaboracin Sistema de manejo de tiempo Sistema de manejo de documentos
Seguridad
VPN o Red Privada Virtual Sistema de copia de respaldo en la nube
VPN o Red Privada Virtual Sistema de copia de respaldo en la nube Escritorio virtual
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MIPYMES TELETRABAJO SUPLEMENTARIO
MIPYME
BSICO
Canal de Banda Ancha 0,5 Mbps por teletrabajador Canal de Banda Ancha
INTERMEDIO
Canal de Banda Ancha 1 Mbps por teletrabajador
AVANZADO
0,3 Mbps por teletrabajador Sistema de telefona IP
MIPYMES TELETRABAJO MVIL
MIPYME
BSICO
Canal de Banda Ancha
INTERMEDIO
Canal de Banda Ancha 0,5 Mbps por teletrabajador
AVANZADO
Canal de Internet dedicado 0,3 Mbps por teletrabajador Sistema de telefona IP
Canal de Banda Ancha mayor a 4 Mbps Plan de telefona mvil
Canal de Banda Ancha mayor a 4 Mbps Plan de telefona mvil Servicios en la nube pblica Servidor en centro de cmputo local
Infraestructura
Todos los servicios en la nube pblica
Todos los servicios en la nube pblica Servicio de colocation en centro de cmputo compartido
Plan de datos Internet mvil
Plan de datos Internet mvil Plan de telefona mvil
Plan de datos Internet banda ancha mvil Plan de telefona mvil Servicios en la nube pblica Servidor en centro de cmputo local BYOD (utilizar dispositivo del usuario) Computador porttil Tableta Telfono inteligente Escritorio virtual E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de colaboracin Video chat Sistema de manejo de tiempo
SUPLEMENTARIO
Infraestructura BYOD (utilizar dispositivo del usuario) Computador porttil Telfono inteligente Softphone Escritorio virtual
Todos los servicios en la nube pblica
Todos los servicios en la nube pblica Colocation
Dispositivos
BYOD (utilizar dispositivo del usuario) Computador porttil
BYOD (utilizar dispositivo del usuario) Computador porttil Telfono inteligente
MVIL
Dispositivos
BYOD (utilizar dispositivo del usuario) *Computador porttil *Tableta
BYOD (utilizar dispositivo del usuario) Computador porttil Tableta Telfono inteligente
Aplicaciones
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de colaboracin
E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de colaboracin Video chat para mltiples usuarios Aplicaciones E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea E-mail o correo electrnico Mensajera instantnea Sistema de colaboracin
Seguridad
VPN o Red Privada Virtual
VPN o Red Privada Virtual Escritorio Virtual Seguridad VPN o Red Privada Virtual
Sistema de manejo de documentos VPN o Red Privada Virtual Escritorio Virtual
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105
DEL TELETRABAJO
INDICADORES TECNOLGICOS
Cualquiera que sea la implementacin tecnolgica realizada para el teletrabajo, resulta importante poder medir y gestionar la misma para mantener su operatividad y asegurar su impacto positivo en las actividades de la entidad. Basados en las mejores prcticas del sector, consignadas en la Librera de Infraestructura de Tecnologas de Informacin (ITIL) es posible lograrlo, implementando una adecuada estrategia, diseo, transicin y operacin del servicio como soporte para el proceso de mejora continua del teletrabajo. Gestin de demanda: busca asegurar el adecuado balance entre la disponibilidad recursos tecnolgicos para satisfacer las necesidades de los usuarios y el cumplimiento de los niveles de servicio. Gestin de capacidad: tiene el propsito de asegurar que se cuente con los recursos necesarios, sucientes y no demasiados, para cumplir con las necesidades de servicio. Gestin de disponibilidad: hace uso de los recursos disponibles para mantener operativa la infraestructura tecnolgica la mayor parte del tiempo posible. Gestin de continuidad: busca mantener la capacidad de la infraestructura de recuperarse y continuar operando ante eventos catastrcos y riesgos existentes. Gestin de eventos: tiene el objeto de detectar y escalar oportunamente las alertas generadas por los diferentes componentes tecnolgicos.
INDICADORES TECNOLGICOS EN RELACIN A LO TCNICO
De ocupacin De estado De calidad De atencin y respuesta De solucin y efectividad De percepcin y satisfaccin
INDICADORES TECNOLGICOS EN RELACIN AL SERVICIO
EN RELACIN AL SERVICIO
Los indicadores de servicio responden a la necesidad de mantener una adecuada atencin y respuesta a las necesidades de servicio de los teletrabajadores mediante esquemas de soporte y atencin que permitan reparar y mantener operativas las soluciones que le permiten desempear sus labores. Los indicadores de servicio dan informacin til para realizar procesos como:
EN RELACIN A LO TCNICO
Gestin de incidentes: que permite establecer qu tan efectivo se es en resolver las fallas que se presentan en los sistemas. Gestin de requerimientos: que permite establecer qu tan efectivo se es dando solucin a las necesidades de ajustes y nuevos servicios para usuarios. Gestin de los niveles de servicio: que permite establecer qu tan cerca se est de cumplir con las necesidades y expectativas establecidas y acordadas con los usuarios.
Se reeren a las mediciones de aspectos propios de las implementaciones tecnolgicas como la capacidad, disponibilidad, ocupacin, calidad de servicio, en general mediciones de carcter tcnico que pueden ser obtenidas desde las diferentes plataformas mediante herramientas de gestin. Las mediciones de tecnologa se aplican a las redes de comunicaciones, la infraestructura informtica, los dispositivos de usuario y las aplicaciones para vericar su estado, comportamiento y tendencias. Los resultados de las mediciones y los indicadores de tecnologa permiten desarrollar procesos como:
106
107
NOMBRE
Ocupacin del canal
DESCRIPCIN
Establecer si la capacidad del canal de comunicaciones es adecuado para el teletrabajo; una ocupacin muy alta deber generar ampliacin o revisin de los aplicativos utilizados por el teletrabajador. Establecer si la calidad del canal es adecuada; una disponibilidad muy baja implica problemas para el teletrabajador, ya que se reeja en desconexiones o imposibilidad de conectarse a la entidad. Establecer si el canal es adecuado para que el teletrabajador pueda hacer uso de aplicaciones interactivas y servicios de voz y video. Una alta latencia se reeja para el teletrabajador en lentitud y mala calidad de audio y video. Determinar la efectividad en dar solucin a los incidentes que se presenten con los canales de comunicacin. Encuestar a los teletrabajadores para establecer su percepcin sobre las comunicaciones; la encuesta debe ser acorde a las mediciones tcnicas y de servicio, en caso contrario servir para identicar problemas no atendidos o indicadores no medidos.
INDICADOR DE TECNOLOGA
NOMBRE
Capacidad disponible de disco local
DESCRIPCIN
Establecer si el dispositivo de usuario cuenta con recursos necesarios para su correcto funcionamiento.
Disponibilidad del canal
TELECOMUNICACIONES
Latencia del canal
Tiempo de operacin en modo de batera
Tiempo medio de solucin de incidentes de canal
Establecer si los sistemas de batera de los equipos porttiles, tabletas y telfonos inteligentes estn operando adecuadamente o requieren cambio de bateras al comparar con el tiempo referido por el fabricante del equipo.
INDICADOR DE SERVICIO
Percepcin de calidad en las comunicaciones
Cantidad de incidentes por tipo de dispositivo
Establecer si hay dispositivos que prestan mejor servicio, fallan ms, etc., para as poder tomar decisiones sobre nuevas adquisiciones. Determinar si el dispositivo se ajusta a las expectativas del usuario.
Satisfaccin del usuario con el dispositivo asignado
NOMBRE
Ocupacin del sistema de almacenamiento
DESCRIPCIN
Saber qu tanta informacin requieren almacenar los teletrabajadores, bien sea que se cuente con infraestructura en la nube o en centro de datos local, determinando la ocupacin de la capacidad de almacenamiento para prever aumentos de la misma antes que se llegue a una ocupacin del 100%. Saber si los servidores cuentan con capacidad adecuada o si estn congestionados para atender las necesidades del teletrabajador. Saber si los servidores, bien sea fsicos o virtuales, operan satisfactoriamente; una falla de disponibilidad es percibida por el teletrabajador a travs de la imposibilidad de hacer su labor sobre los aplicativos que funcionan sobre dicho servidor.
NOMBRE INDICADOR DE TECNOLOGA

Disponibilidad de las aplicaciones
DESCRIPCIN
Saber si las aplicaciones operan satisfactoriamente, esta disponibilidad se debe medir interactuando con la aplicacin generando transacciones de prueba para validar su operatividad, a diferencia de la disponibilidad de infraestructura dnde solo se aprecia el estado de las mquinas que contienen las aplicaciones. Determinar la importancia y necesidad de las aplicaciones para la labor del teletrabajador. Con este indicador se pueden dimensionar recursos, niveles de licenciamiento y necesidades de capacitacin para las diversas aplicaciones. Determinar qu tan rpida es la respuesta dada a los usuarios, indicndoles el tipo de fallo; un corto tiempo de atencin permitir evitar prdidas de tiempo para los usuarios, porque se podr establecer con mayor rapidez una solucin o una alternativa para dar continuidad al trabajo.
APLICACIONES
Tiempo de respuesta de los servidores
Nivel de uso de cada aplicacin
Disponibilidad de los servidores
Tiempo medio de solucin de incidentes de infraestructura.
Determinar la efectividad en dar solucin a los incidentes que se presenten; este indicador orienta los esfuerzos para determinar cmo se puede mejorar la infraestructura.
Tiempo de atencin a los usuarios
Nivel de satisfaccin con las aplicaciones
Saber si las aplicaciones en disposicin de los teletrabajadores dan respuesta a sus necesidades.
Tiempo de atencin a nuevos requerimientos
Establecer qu tan efectivo se es en atender los requerimientos de los usuarios, por ejemplo aumento de la capacidad de almacenamiento o acceso a las diferentes plataformas y aplicaciones.
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NOMBRE INDICADOR DE TECNOLOGA

Cantidad de sesiones de VPN versus el total de Teletrabajadores
DESCRIPCIN
Identicar la cantidad de usuarios que hace uso de las VPN para proteger las comunicaciones frente al total de teletrabajadores; permite establecer necesidades de recursos, niveles de ocupacin y uso de los recursos. Conocer la vulnerabilidad a la que estn expuestos los equipos sin antivirus.
SEGURIDAD
Cantidad de virus detectados y bloqueados por los antivirus
Efectividad en la solucin de incidentes de seguridad Cantidad de incidentes de seguridad detectados proactivamente en un periodo de tiempo
Identicar si los incidentes de seguridad son atendidos y resueltos oportunamente. Medir qu tan proactivo es el equipo de trabajo en la deteccin de incidentes de seguridad que permitan proteger la infraestructura de la entidad y los teletrabajadores.
CONSIDERACIONES JURDICAS Y LEGALES DEL TELETRABAJO
CAPTULO 4
La legislacin vigente en Colombia en materia de teletrabajo es amplia y pretende abarcar todos los mbitos posibles en materia de proteccin de los derechos de los trabajadores. En este captulo encontrar una completa gua jurdica de adopcin del teletrabajo para entidades pblicas
y privadas, as como un manual de promocin de la salud y la prevencin de los riesgos laborales en el teletrabajo; adems, conocer cmo las organizaciones sindicales de Colombia y el mundo apoyan y tienen espacio en los dilogos sobre poltica pblica relacionada con teletrabajo.
110
111
Seleccin y Manual de
Funciones general
SECTOR PBLICO Voluntariedad SECTOR PRIVADO Voluntariedad Acuerdo Reglamento Interno SSSI Reversibilidad
Resolucin SSSI Reversibilidad
OBLIGACIONES Y DERECHOS PARA EL TELETRABAJO
GUIA JURDICA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL TELETRABAJO

La reglamentacin de la Ley 1221 de 2008, mediante el Decreto 884 de 2012, sent las bases para que las entidades pblicas y privadas del pas implementen el teletrabajo con la debida seguridad jurdica, estableciendo los requisitos que deben cumplir aquellas entidades que deseen adoptar o empezar a contratar bajo esta forma de organizacin laboral. En este captulo se pretende resolver las inquietudes respecto a las obligaciones que empleador y empleado deben cumplir bajo la modalidad de teletrabajo; esto es, costos asociados a la energa, Internet, a los servicios pblicos en general, el manejo y responsabilidades de los equipos y programas informticos, y otras situaciones que se presentan durante de la ejecucin de tareas. El teletrabajo genera mecanismos de conciliacin del rol familiar y laboral, mejores empresas, y el desarrollo de un mejor pas que le apuesta al trabajo en los nuevos tiempos.
PARTE 1
DE LAS PARTES EN EL TELETRABAJO

A continuacin se resuelven las dudas legales que con frecuencia las entidades pblicas y privadas se plantean al momento de implementar el teletrabajo:
OBLIGACIONES Y DERECHOS
SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Los teletrabajadores deben estar aliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a travs de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes (PILA), tal como lo establece el Artculo 7 del Decreto 884 de 2012. La aliacin al Sistema de Riesgos Laborales se realiza tal como lo establece la Ley; en caso de que sea un trabajador que asume la condicin de teletrabajador, se debe hacer el reporte en el formato de novedades.
APORTES AL SISTEMA DE
112 LIBRO BLANCO | El ABC del teletrabajo en Colombia LIBRO BLANCO | El ABC del teletrabajo en Colombia
113
EQUIPOS INFORMTICOS
De acuerdo con el Artculo 6 de la Ley 1221 de 2008, los empleadores debern proveer y garantizar el mantenimiento de los equipos de los teletrabajadores, conexiones, programas; as mismo el valor de la energa y los desplazamientos ordenados por l, necesarios para desempear sus funciones. No obstante, puede el teletrabajador aportar el equipo informtico? El Artculo 57 del Cdigo Sustantivo del Trabajo establece que en el numeral 1: Son obligaciones especiales del patrono 1. Poner a disposicin de los trabajadores, salvo estipulacin en contrario, los instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realizacin de las labores. En este caso, el empleador tiene la obligacin de proveer las herramientas tecnolgicas para que el teletrabajador pueda desempear sus funciones, no obstante, y como excepcin, las partes pueden pactar que el empleado suministre el equipo informtico; en ese caso, el empleador debe compensar el costo que le gener esa herramienta al trabajador, o entregar una prima extra en compensacin por la utilizacin de las herramientas tecnolgicas para nes laborales. Es indispensable que est pactado por las partes que el empleado ser quien aportar estos elementos, o de lo contrario ser la empresa quien suministre todas las herramientas necesarias para el trabajo. En el caso particular que el empleado suministre sus equipos, se recomienda considerar los aspectos de seguridad de la informacin descrita en el captulo de tecnologa de este libro, asociados a la modalidad Traiga su propio dispositivo o BYOD.
SUMINISTRO DE
y en la exibilidad del horario laboral, ste siempre debe darse en el marco de la jornada mxima legal, evitando la sobrecarga de trabajo y consecuente reduccin de los benecios de esta modalidad laboral.
EN EL SECTOR PRIVADO
Conozca el paso a paso que una entidad del sector privado debe contemplar al implementar teletrabajo, incluyendo los principales aspectos a considerar dentro de la organizacin laboral, las adecuaciones de forma y de fondo que se deben generar para llevar a feliz trmino el teletrabajo y brindar seguridad jurdica a las partes implicadas.
EL TELETRABAJO
EN EL TELETRABAJO
RIESGOS LABORALES
El empleador es el responsable de la salud y seguridad del teletrabajador, por lo tanto debe vericar que el sitio establecido de teletrabajo cumpla con las condiciones de seguridad para ejecutar las tareas. Previo a la implementacin de la modalidad de teletrabajo en una empresa, el empleador debe consultar con su Administradora de Riesgos Laborales (ARL) sobre la prevencin de riesgos del teletrabajo.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
TELETRABAJADORES
DERECHOS DE LOS
1.
TELETRABAJO EN EL SECTOR PRIVADO
Voluntariedad
Acuerdo de teletrabajo
Reglamento Interno de Trabajo
Afiliacin SSSI
Reversibilidad del teletrabajo
La igualdad de trato es uno de los principios vitales del teletrabajo, toda vez que el teletrabajador tiene los mismos derechos y garantas laborales que un trabajador que se encuentre en las instalaciones del empleado. El teletrabajo no implica el desmejoramiento de los derechos adquiridos, ni mucho menos la desmejora de las condiciones laborales actuales. Esta modalidad debe ser utilizada para mejorar la calidad de vida del trabajador y la productividad de la entidad, y en ningn momento modica el contrato de trabajo. La ley 1221 de 2008 establece que la igualdad de trato entre teletrabajador y trabajador se deber fomentar, particularmente en estos aspectos: Derecho de constituir o aliarse a las organizaciones que escojan. Proteccin en materia de Seguridad Social Remuneracin. Acceso a la formacin. Proteccin de la maternidad. Respeto a la intimidad y privacidad del trabajador.
LA VOLUNTARIEDAD EN EL TELETRABAJO
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
ASPECTO 1
A LOS SERVICIOS PBLICOS

El empleador no puede trasladar los gastos de funcionamiento de la empresa al teletrabajador. En ese sentido, deber reconocerle al teletrabajador el costo asociado al servicio de energa o conexiones cuando haya lugar.
COSTOS ASOCIADOS
1.
VOLUNTARIEDAD
Afiliacin SSSI
LOS TELETRABAJADORES
JORNADA LABORAL DE
El Artculo 3 del Decreto 884 de 2012 establece que el contrato o vinculacin que se genere a travs del teletrabajo deber indicar los das y los horarios en que el teletrabajador realizar sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada laboral. Lo anterior implica que, si bien una de las caractersticas del teletrabajo es que est basado en la conanza de las partes
Adems, establece otros supuestos de igualdad de trato, como a la proteccin de la discriminacin en el empleo, la proteccin por regmenes legales de seguridad social, y la edad mnima de admisin al empleo o al trabajo. Finalmente, el Artculo 4 del Decreto 884 de 2012, establece que: El empleador debe promover la igualdad de trato en cuanto a remuneracin, capacitacin, formacin, acceso a mejores oportunidades laborales y dems derechos fundamentales laborales, entre teletrabajadores y dems trabajadores de la empresa privada o entidad pblica.
La voluntariedad es un elemento indispensable y un principio bsico para que el teletrabajo funcione. El empleador puede proponer esta modalidad al trabajador, y este ltimo puede aceptar o rechazar tal solicitud. A la inversa, el empleado puede proponer esta modalidad al empleador y a su vez, l puede aceptar o no. En ambos casos, no se est vulnerando ningn derecho, o incumpliendo alguna obligacin. Es importante que esta voluntad de teletrabajar, en el caso del empleado, no sea inducida por el empleador. Se trata de un acto libre del empleado el querer optar por esta modalidad laboral. Se
115
recomienda que existan vas establecidas para la comunicacin de esta voluntad, como en el caso de las empresas que tienen un programa de teletrabajo ya constituido, pueden optar por tener un formato de solicitud para la incorporacin a esta modalidad laboral o por una solicitud verbal personal del empleado ante su jefe inmediato.
Cuando se trate de contrato de trabajo bajo la modalidad de teletrabajo, es decir, cuando una empresa contrata por primera vez a un teletrabajador, se debe incluir los requisitos propios del contrato de trabajo establecidos en el Cdigo Sustantivo del Trabajo y de Seguridad y Social, adems de los requisitos establecidos en la Ley 1221 de 2008 y el Decreto 884 de 2012. En todos los casos, el empleador deber entregar una copia del acuerdo o contrato laboral en la modalidad de teletrabajo al empleado.
ANEXO VER AL FINAL
Solicitud por parte del teletrabajador para incorporarse en la modalidad de teletrabajo.
ANEXO 1.
Modelo acuerdo de teletrabajo.
ANEXO 2.
ACUERDO O CONTRATO DE TELETRABAJO
ASPECTO 2.
ANEXO VER AL FINAL
MODIFICACIN AL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

1.4 1.5
ASPECTO 3.
1.1
1.2
1.3
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.
Voluntariedad
ACUERDO DE TELETRABAJO
Afiliacin SSSI
1.
Voluntariedad
Afiliacin SSSI REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
Dependiendo sea el caso, se puede rmar un acuerdo de teletrabajo entre la empresa y los trabajadores que ya hagan parte de la planta de personal, o se puede considerar un contrato bajo la modalidad de teletrabajo para nuevos ingresos. El acuerdo de teletrabajo opera cuando un trabajador vinculado por medio de un contrato de trabajo, pasa a tener la condicin de teletrabajador. Este acuerdo es un documento anexo al contrato de trabajo que incorpora las especicidades en que operar el teletrabajo entre el trabajador y la empresa. El Artculo 3 del Decreto 884 de 2012, incorpora las condiciones a tener en cuenta: aDel Artculo 39 del Cdigo Sustantivo del Trabajo y de la Seguridad Social, bDel Artculo 6 de la Ley 1221 de 2008, y por ltimo c.Del Artculo 3 del Decreto en mencin. El acuerdo de teletrabajo no reemplaza en ningn momento el contrato de trabajo previamente rmado por las partes. ste se limita a incorporar las condiciones especiales en que el teletrabajo debe operar. En ese sentido, no se podr incorporar condiciones que desmejoren garantas, derechos y dems prerrogativas que tenga el empleado.
El Decreto 884 de 2012, en los Artculos 5 y 8, establece la obligacin del empleador por incorporar en el Reglamento Interno de Trabajo, las condiciones especiales de como operar el teletrabajo al interior de la organizacin.
CONDICIONES ESPECIALES DEL TELETRABAJO AL INTERIOR DE LA ORGANIZACIN

Se debe incorporar dentro del Reglamento Interno de Trabajo un captulo especial destinado al teletrabajo, donde se establezcan las reglas bajo las cuales sta modalidad laboral se practicar al interior de la organizacin. En ese sentido, es importante incorporar los siguientes elementos: El objeto y mbito de aplicacin. rg a n o de c o o rd i n a c i n programa de teletrabajo. y eva l u a c i n del
Condiciones de acceso a la modalidad de teletrabajo.
117
La modalidad que la empresa implementar. El proceso que debe seguir ante problemas tcnicos y procedimentales. La seguridad de la informacin, proteccin y condencialidad de los datos. El cubrimiento de los gastos por parte del empleador. Formacin y capacitacin. Los deberes de las partes y los derechos y obligaciones de las mismas. Gestin de programas de Seguridad y Salud en el Trabajo. Reclamos, trmite y personas ante quienes deben presentarse. Condiciones del proceso de autorizacin. Puestos de trabajo susceptibles de acogerse al rgimen de teletrabajo. Solicitudes de ingreso al programa. Criterios de seleccin, equipo de seleccin, proceso de seleccin, requisitos tcnicos y estructurales. Auxilio de transporte, horas extras dominicales y festivos, das de descanso legalmente obligatorios.
Los teletrabajadores deben estar aliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a travs de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes -PILA-. El Artculo 9 del Decreto 884 de 2012 establece que se debe hacer el reporte de teletrabajadores ante las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL). El empleador deber reportar en el formulario nico de aliacin, novedades y retiro de trabajadores, la novedad de que el empleado asume la condicin de teletrabajador. La ARL entregar una gua al empleador y al teletrabajador para la prevencin y actuacin en caso de riesgos laborales en materia de teletrabajo. As mismo, es importante que el empleador contemple con la Direccin de Recursos Humanos, todo lo relacionado con la seguridad y salud del teletrabajador. Para mayor informacin sobre este punto, consulte la Gua Tcnica para prevencin y actuacin en seguridad y salud en situaciones de riesgo en el teletrabajo que hace parte de este libro.
ANEXO VER AL FINAL
Modelo de formato de autorreporte del empleado en el puesto de trabajo.
ANEXO 4.
USO ADECUADO DE EQUIPOS Y PROGRAMAS INFORMTICOS

El Artculo 5 del Decreto 884 de 2012 establece que para el sector privado el empleador debe incluir en el Reglamento Interno de Trabajo, lo relacionado con el uso de equipos, programas y manejo de la informacin. De igual forma es obligacin del empleador informar al teletrabajador sobre las restricciones de uso de equipos y programas informticos, la legislacin vigente en materia de proteccin de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la informacin y en general las sanciones que puede acarrear por su incumplimiento.
REVERSIBILIDAD DEL TELETRABAJO

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
ASPECTO 5.
Modelo Captulo de teletrabajo en el Reglamento Interno de Trabajo.
ANEXO 3.
1.
Voluntariedad
Reglamento interno de trabajo
Afiliacin SSSI
ANEXO VER AL FINAL
AFILIACIN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
ASPECTO 4.
La reversibilidad es una facultad que tiene el empleador y un derecho del teletrabajador. Esta consiste en la posibilidad de que el teletrabajador retorne a su puesto habitual de trabajo, es decir, perder la calidad de teletrabajador y volver a ocupar su puesto de trabajo en las instalaciones del empleador. En los casos en que medie entre el empleado y la organizacin un acuerdo de teletrabajo, es decir, que previamente el teletrabajador haya sido contratado pero no bajo esta modalidad y que de forma voluntaria se acogi a ella, aplica la reversibilidad del teletrabajo. Si el empleador o teletrabajador desean dar por terminada la modalidad de teletrabajo, deben comunicar a la otra parte con antelacin, debiendo el trabajador incorporarse nuevamente a su sitio de trabajo en su horario habitual. El numeral 10 del Artculo 6 de la Ley 1221 de 2008, establece que La vinculacin a travs del teletrabajo es voluntaria, tanto para el
1.
118
Voluntariedad
Reglamento interno de trabajo
AFILIACIN SSSI
empleador como para el trabajador. Los trabajadores que actualmente realicen su trabajo en las instalaciones del empleador, y pasen a ser teletrabajadores, conservan el derecho de solicitar en cualquier momento, volver a la actividad laboral convencional.
CRITERIOS DE SELECCIN Y VOLUNTARIEDAD
ASPECTO 1.
CUNDO NO OPERA LA REVERSIBILIDAD?

La reversibilidad no opera en el caso de que se contrate por primera vez a un teletrabajador, pues la reversibilidad solo aplica para los teletrabajadores que previamente tienen una relacin contractual laboral con el empleador. No obstante, es importante que las partes establezcan unos mnimos de cundo debe operar esta reversibilidad, especialmente porque en ocasiones las empresas invierten sumas considerables para dotar a un trabajador de las herramientas necesarias para adoptar el teletrabajo, y el hecho de volver a la condicin inicial hace que se pierda ese esfuerzo que se gener. De all que es bueno que las partes jen mutuamente un tiempo mnimo de retorno del empleado.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.
TELETRABAJO EN EL SECTOR PBLICO
Adaptacin del SELECCIN Y VOLUNTARIEDAD Manual de Funciones
Resolucin general
Resolucin individual
Afiliacin SSSI
Modelo de formato de reversibilidad por parte del teletrabajador.
ANEXO 5.
La voluntariedad en el sector pblico opera bajo el mismo esquema que en el sector privado, esto signica que la adopcin del modelo de teletrabajo para un cargo especco depende del acuerdo entre las voluntades de la entidad y el funcionario, y considera particularidades especiales como la susceptibilidad de ejecutar las funciones fuera de sus instalaciones. Estimada la necesidad de implementar el teletrabajo en la entidad pblica, luego de denir las funciones aptas para ser desempeadas por esta modalidad y las capacidades requeridas por los funcionarios, se debe establecer un proceso en el cual se determinen los criterios de seleccin de los teletrabajadores. Los criterios pueden incluir, entre otros aspectos, prioridad en casos de poblacin que se encuentra en condicin de vulnerabilidad o en situacin de discapacidad, madres en estado de lactancia, madres o padres cabeza de hogar. Adems, la entidad pblica puede establecer un comit que se encargue de la seleccin de los teletrabajadores.
ANEXO VER AL FINAL
Modelo de formato de reversibilidad por parte del empleador.
ANEXO 5.1.
EN EL SECTOR PBLICO
Conozca los procedimientos jurdicos que una entidad del sector pblico debe tener en cuenta al implementar el teletrabajo, incluyendo los principales aspectos a considerar dentro de la organizacin laboral, y las adecuaciones de forma y de fondo que se deben adelantar para lograr los objetivos del teletrabajo y brindar seguridad jurdica a las partes implicadas.
EL TELETRABAJO
ANEXO VER AL FINAL
Solicitud por parte del teletrabajador para incorporarse en la modalidad de teletrabajo.
ANEXO 1.
ADAPTACIN DEL MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

2.5 2.6
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
ASPECTO 2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.
Seleccin y voluntariedad
Adaptacin del Manual de Funciones
Resolucin general
Afiliacin SSSI
2.
ADAPTACIN DEL Seleccin y voluntariedad MANUAL DE FUNCIONES
Resolucin general
Afiliacin SSSI
121
El Artculo 6 del Decreto 884 de 2012 establece que para el caso de los servidores pblicos, las entidades debern adaptar los Manuales de Funciones y Competencias Laborales, con el n de permitir y facilitar la implementacin del teletrabajo como una forma de organizacin laboral. Segn el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica cada entidad debe realizar una revisin del Manual Especco de Funciones con el objeto de identicar las actividades susceptibles para ser desempeadas a travs de esta modalidad de trabajo. Para la adaptacin del manual de funciones a la modalidad de teletrabajo, las entidades observarn entre otros aspectos: Realizar un diagnstico de actividades que se puedan desarrollar a travs del uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones (TIC). Es decir que las funciones que implican atencin personalizada a los usuarios, o aquellas que requieren ser desempeadas de forma presencial, no sern susceptibles de realizarse bajo esta modalidad. Posterior a este anlisis del Manual Especco de Funciones y de la planta de empleados, las entidades pblicas determinarn cules son los perles susceptibles de ser ejercidos mediante la modalidad de teletrabajo, condicin que deber consignarse en el respectivo Manual. Adicionalmente, se debern revisar las competencias laborales requeridas para ejercer estos cargos, considerando las caractersticas que vienen implcitas en esta modalidad de trabajo, como lo es el uso y apropiacin de TIC. No obstante, de acuerdo con lo sealado en el Manual Especco de Funciones para la implementacin de esta modalidad de trabajo, el resultado del diagnstico de actividades no modica los requisitos de estudio y de experiencia exigidos para el desempeo del cargo, ni vara el grado salarial del mismo.
El Artculo 8 del Decreto 884 de 2012 establece en el segundo inciso, que la entidad pblica deber incorporar mediante resolucin las condiciones especiales para que opere el teletrabajo. En la resolucin que la entidad expida en virtud del programa de teletrabajo que se vaya a implementar, debe establecer como mnimo: El objeto y mbito de aplicacin. Condiciones de acceso a la modalidad de teletrabajo. La modalidad que la entidad implementar. El procedimiento que debe seguir ante inconvenientes tcnicos y procedimentales. La seguridad de la informacin, proteccin y condencialidad de los datos. El cubrimiento de los gastos por parte del empleador. Acompaamiento para el trabajador en la formacin y capacitacin. Los deberes de las partes, los derechos y obligaciones de las mismas. Gestin de programas Seguridad y Salud en el Trabajo. Condiciones del proceso de autorizacin. Puestos de trabajo susceptibles de acogerse al rgimen de teletrabajo. Solicitudes de ingreso al programa. Criterios de seleccin, equipo de seleccin, proceso de seleccin, requisitos tcnicos y estructurales, auxilio de transporte, horas extras dominicales y festivos, das de descanso legalmente obligatorios y riesgos laborales.
De manera especial se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
ANEXO VER AL FINAL
Modelo de Resolucin de Modicacin de Manual de Funciones y Competencias Laborales adaptado al teletrabajo.
ANEXO 6.
TRANSPORTE
AUXILIO DE
RESOLUCIN POR LA CUAL SE IMPLEMENTA LA MODALIDAD AL INTERIOR DE LA ENTIDAD

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
ASPECTO 3.
El Artculo 10 del Decreto 884 de 2012 seala que en el caso que las actividades laborales no demanden gastos de movilidad al teletrabajador, no habr lugar al reconocimiento del auxilio de transporte. En consecuencia, en el acto administrativo que reglamente el teletrabajo deber tratarse sobre el reconocimiento del auxilio de transporte en los trminos de las normas que regulan la materia, considerando la modalidad del teletrabajador y los gastos de movilidad que se ocasionen.
SISTEMA DE CAPACITACIN
Y BIENESTAR SOCIAL
De conformidad con el Decreto 1567 de 1998 y el Decreto 1227 de 2005, corresponde a cada entidad pblica establecer su Sistema de Estmulos, conformado con los Programas de Bienestar Social e Incentivos, y el de Capacitacin.
2.
Adaptacin del Manual de funciones
RESOLUCIN GENERAL
Afiliacin SSSI
123
Se deber considerar que la atencin especial a las necesidades propias del teletrabajo supone un entrenamiento en el puesto de trabajo, lo cual le permitir a los empleados adquirir y/o desarrollar conocimientos, habilidades, destrezas y mejorar las actitudes hacia el trabajo, logrando un eciente desempeo en su puesto laboral.
Las condiciones de servicio, los medios tecnolgicos y de ambiente. El horario en que el teletrabajador realizar sus actividades. Las obligaciones del teletrabajador, particularmente las referidas al desempeo de sus funciones a travs de esta modalidad de trabajo. Forma y lugar de entrega de productos o los servicios que le han sido asignados. Las relacionadas con la custodia de los elementos de trabajo asignados y aquellas sobre la informacin que en virtud de sus labores estn bajo su responsabilidad (medidas de seguridad informtica que debe conocer y cumplir). Derechos de los teletrabajadores. Las obligaciones de la entidad que surgen en virtud del desarrollo del trabajo por esta modalidad.
CONEXIONES, PROGRAMAS, VALOR DE LA ENERGA
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS,
El numeral 7 de Artculo 6 de la Ley 1221 de 2008, precis que los empleadores debern proveer y garantizar el mantenimiento de los equipos de los teletrabajadores, conexiones, programas, valor de la energa y desplazamientos ordenados por l, necesarios para desempear sus funciones. Por lo tanto, en el acto administrativo que reglamente el teletrabajo en las entidades y organismos, deber regular el proceso para el suministro de los equipos y programas informticos a los teletrabajadores, as como el mantenimiento y soporte tcnico que se requiera, y el pago de servicios por concepto de energa y conexiones de Internet, si hay lugar a ello.
TELETRABAJADOR
EVALUACIN DEL
ANEXO VER AL FINAL
Modelo de Resolucin por la cual se implementa la modalidad al interior de la entidad.
ANEXO 7.
La Ley 909 de 2004 y el Decreto 1227 de 2005 establecieron la obligacin para las entidades pblicas y sus organismos de evaluar a sus empleados, con el objeto de vericar, valorar y calicar su desempeo en el marco de sus funciones. El Artculo 11 del Decreto 884 de 2012, dispuso que la Comisin Nacional del Servicio Civil deber adoptar el instrumento que permita medir el desempeo del teletrabajador. De acuerdo con lo anterior, las entidades debern evaluar a los teletrabajadores de conformidad con los lineamientos que emita la Comisin Nacional del Servicio Civil para esta modalidad de trabajo.
RESOLUCIN INDIVIDUAL PARA EL FUNCIONARIO

ANEXO VER AL FINAL
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
ASPECTO 4.
Resolucin Por medio de la cual se le conere trabajar bajo la modalidad de teletrabajo al funcionario.
ANEXO 8.
2.
Resolucin general
RESOLUCIN INDIVIDUAL
Afiliacin SSSI
AFILIACIN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
ASPECTO 5.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
El acto administrativo que otorga la condicin de teletrabajador a un empleado pblico deber contener, adems de lo establecido en el Artculo 3 del Decreto 884 de 2012, lo siguiente: La necesidad o justicacin de la implementacin. El tiempo de duracin de la vigencia de esta modalidad.
2.
Resolucin general
AFILIACIN SSSI
125
La aliacin al Sistema de Seguridad Social Integral se da bajo los mismos criterios que en el sector privado, lo que implica que se debe hacer la aliacin a todas las instancias obligatorias y adems reportar la novedad a la ARL como teletrabajador de cada funcionario que asuma esta modalidad. (Para mayor informacin puede remitirse al mismo aspecto para entidades del Sector Privado reseado en este captulo). Las entidades pblicas en el acto administrativo que reglamente el teletrabajo deben incluir las condiciones especiales en materia de Riesgos Laborales para que operen, incluyendo entre otros los siguientes temas: Habilitacin del puesto de trabajo, vericacin de las condiciones mnimas. Seguimiento al cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo, en el puesto de trabajo del teletrabajador. Proceso a seguir en caso de presentarse un accidente de trabajo. Responsable de la entidad encargado de la comunicacin en materia de riesgos laborales con el teletrabajador.
En el caso de entidades pblicas, en la Resolucin Individual estar especicada la duracin de la modalidad laboral para el funcionario, es decir, que no se podr teletrabajar de manera indenida. Cumplido el plazo denido, podr renovarse de nuevo, mediante otro acto administrativo.
Modelo de formato de reversibilidad por parte del teletrabajador.
ANEXO 5:
ANEXO VER AL FINAL
Modelo de formato de reversibilidad por parte del empleador.
ANEXO 5.1:
Se recomienda adems atender lo dispuesto en la Gua Tcnica Para Prevencin y Actuacin en Seguridad y Salud en el Teletrabajo incluida en este libro.
ANEXO VER AL FINAL
Modelo de formato de autorreporte de las condiciones de trabajo.
ANEXO 4.

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
ASPECTO 6.
2.
Resolucin general
Afiliacin sssi
La reversibilidad en el sector pblico, opera de igual forma que en el sector privado, considerando especialmente que sta aplica para trabajadores que se acogieron voluntariamente a adoptar esta modalidad y que luego de la noticacin pertinente por parte de ellos o del empleador, se solicita el regreso a las condiciones previas de trabajo desde las instalaciones de la entidad. (Para mayor informacin puede remitirse al mismo Aspecto para entidades del Sector Privado reseado en este captulo).
127
GESTIN DE RIESGOS LABORALES EN EL TELETRABAJO
REPORTE A LA ARL
COPIA A LA ARL DEL ACUERDO DE TELETRABAJO
IMPLEMENTACIN DE LAS MEDIDAS DE PREVENCIN Y LOS CORRECTIVOS NECESARIOS
VERIFICACIN DE CONDICIONES DEL SITIO DE TRABAJO POR PARTE DEL EMPLEADOR
AUTORREPORTE DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO
ENTREGA DE LAS POLTICAS EN MATERIA DE SALUD Y SEGURIDAD
GUA TCNICA PARA LA PROMOCIN DE LA SALUD Y LA PREVENCIN DE LOS RIESGOS LABORALES EN EL TELETRABAJO
El Ministerio del Trabajo, en conjunto con las Administradoras de Riesgos Laborales, desarroll esta gua para ofrecer a los teletrabajadores y empleadores del sector pblico y privado, los parmetros generales para que una entidad, con la asesora de su Administradora de Riesgos Laborales (ARL), desarrolle acciones de promocin de la salud y la correspondiente prevencin e intervencin de las condiciones de riesgo presentes en el lugar de trabajo al implementar la modalidad de teletrabajo. Como gua, este documento busca ser marco de referencia pero puede ser adaptado a las necesidades y especicaciones de cada empresa y de cada sector econmico.
PARTE 2
LEGAL
MARCO
La Ley 1221 de 2008 fue expedida con el propsito de promover y regular el teletrabajo como un instrumento de generacin de empleo y autoempleo mediante la utilizacin de tecnologas de la informacin y las comunicaciones (TIC) en Colombia. El 30 de abril de 2012, el Gobierno Nacional prori el Decreto 884 de 2012, que reglament parcialmente la mencionada Ley, ocupndose del teletrabajo en relacin de dependencia, es decir, el que opera bajo el marco de un contrato de trabajo o una relacin laboral vigente tanto en el sector pblico como el privado. Para garantizar la igualdad laboral de los teletrabajadores frente a los dems empleados es necesario regular las condiciones laborales especiales que regirn las relaciones entre ellos y las entidades que los contratan. A partir de lo establecido en el Artculo 9 del Decreto 884 de 2012, que establece que las ARL deben elaborar una gua para la prevencin y actuacin en situaciones de riesgo adaptada a las condiciones de los teletrabajadores, para ser suministrada al teletrabajador y empleador. Como referencia, esta gua se desarrolla de conformidad con el marco legal del Sistema General de Riesgos Laborales, considerando particularmente las siguientes normas:
129
LEY / AO
Ley 9 de 1979 Resolucin 2400 de 1979 Decreto 1295 de 1994
CONTENIDO
Cdigo Sanitario Nacional.
Disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.
evaluacin, la auditora y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo (Artculo 1, Ley 1562 de 2012). Salud.La salud es un estado de completo bienestar fsico, mental y social, y no slo la ausencia de enfermedad o dolencia (Organizacin Mundial de la Salud, 1946). Accidente de trabajo. Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo y que produzca en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin funcional o psiquitrica, una invalidez o la muerte. Es tambin accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecucin de rdenes del empleador o contratante, durante la ejecucin de una labor bajo su autoridad, an fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. Tambin se considerar como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la funcin sindical, aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical, siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha funcin. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecucin de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se acte por cuenta o en representacin del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misin (Artculo 3, Ley 1562 de 2012).
Organizacin y Administracin del Sistema General de Riesgos Profesionales. Administracin y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales. Por la cual se establecen normas para promover y regular el teletrabajo y se dictan otras disposiciones. Por medio del cual se reglamenta la Ley 1221 de 2008 y se dictan otras disposiciones. Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional. Proteccin integral en materia de Seguridad Social del teletrabajador.
Ley 776 de 2002 Ley 1221 de 2008 Decreto 884 de 2012
Ley 1562 de 2012 Sentencia C- 337/2011
Considerando la legislacin vigente, se presentan las siguientes deniciones para claricar el uso de cada una de ellas en esta gua: Teletrabajo.Forma de organizacin laboral que se desarrolla en el marco de un contrato de trabajo o de una relacin laboral dependiente, que consiste en el desempeo de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC), para el contacto entre el trabajador y empleador sin requerirse la presencia fsica del trabajador en un sitio especco de trabajo (Artculo 2, Decreto 884 de 2012). Teletrabajador.Persona que el marco de la relacin laboral dependiente, utiliza las tecnologas de la informacin y comunicacin (TIC) como medio o n para realizar su actividad laboral fuera del local del empleador, en cualquiera de las formas denidas por la ley(Artculo 2, Decreto 884 de 2012). Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SGSST. Este Sistema consiste en el desarrollo de un proceso lgico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la poltica, la organizacin, la planicacin, la aplicacin, la
DEFINICIONES
Enfermedad laboral.La contrada como resultado de la exposicin a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional determinar, en forma peridica, las enfermedades que se consideran como laborales; en los casos en que una enfermedad no gure en la tabla de enfermedades laborales pero se demuestre la relacin de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales, ser reconocida como enfermedad laboral conforme lo establecido en las normas legales vigentes (Artculo 4, Ley 1562 de 2012). Condiciones de salud.Conjunto de variables objetivas de orden siolgico, psicolgico y sociocultural que determinan el perl sociodemogrco y de morbilidad de la poblacin trabajadora. Condiciones de seguridad.Son las condiciones necesarias para que la utilizacin de los lugares de trabajo no origine riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores o para que los riesgos presentes se reduzcan al mnimo. Autorreporte de condiciones de trabajo y salud.Proceso mediante el cual el trabajador reporta por escrito al empleador las condiciones adversas de seguridad y salud que l identica en su lugar de trabajo.
131
RIESGOS LABORALES EN EL TELETRABAJO
OBLIGACIONES DE LAS PARTES EN MATERIA DE

EMPLEADOR Brindar las garantas laborales y de promocin en salud y prevencin de riesgos.
El empleador debe realizar la vericacin de las condiciones del centro destinado al teletrabajo, para dar cumplimiento a las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, con la asesora de su Administradora de Riesgos Laborales. Asegurar que el teletrabajador realice el Autorreporte de Condiciones de Trabajo, para tramitar la identicacin de condiciones de trabajo antes del inicio de la labor contratada. (Ver anexo 4) Allegar copia del contrato y/o acuerdo o del acto administrativo a la ARL. Incorporar en el Reglamento Interno de Trabajo, o mediante Resolucin, las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la entidad. Para el Sector Pblico, las entidades debern adaptar los manuales de funciones y competencias laborales. Para el Sector Pblico, se debern generar dos resoluciones; por un lado, una Resolucin General por medio de la cual se implementa el teletrabajo al interior de la organizacin y, otra Resolucin Individual de teletrabajo dirigida a cada funcionario pblico incorporando las condiciones establecidas en el Artculo 3 del Decreto 884 de 2012. Establecer las horas diarias y los das de la semana en que el teletrabajador debe estar accesible y disponible para la empresa en el marco de la jornada laboral. Suministrar a los teletrabajadores elementos de proteccin personal en la tarea a realizar y garantizar que los trabajadores reciban una formacin e informacin adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilizacin de los equipos informticos y su prevencin. Garantizar que los equipos de trabajo suministrados a los teletrabajadores tengan los medios de proteccin adecuados para la tarea a realizar. Vericar que las condiciones locativas e higinicas del lugar en que se va a desarrollar el teletrabajo cumplan con las condiciones mnimas establecidas por la ley. Informar y dar una copia al teletrabajador de la poltica de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo. Implementar los correctivos necesarios con asesora de la Administradora de Riesgos Laborales que se presenten en el lugar de trabajo del teletrabajador. Denir el perl para el teletrabajo, es decir establecer un conjunto de caractersticas personales y de
competencias profesionales que permitan que el teletrabajador se adapte con xito a la nueva modalidad de trabajo de conformidad con lo descrito en el componente organizacional de este libro. Cumplir con las obligaciones en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG/SST-, denidas en la normatividad vigente, de conformidad con el Pargrafo 2 del Artculo 26 de la Ley 1562 de 2012. Cumplir con todas las obligaciones establecidas en el Artculo 21 del Decreto 1295 de 1994. Reportar todo accidente de trabajo de conformidad con la legislacin vigente. Facilitar los espacios y tiempos para la capacitacin de los trabajadores a su cargo en materia de seguridad y salud en el trabajo, para participar en las actividades de asesora tcnica brindados por la Administradoras de Riesgos Laborales.
TELETRABAJADOR Asegurarse de cumplir con las normas y atender las recomendaciones del empleador y la ARL.
TELETRABAJADOR
POR PARTE DEL

Diligenciar el formato de Autorreporte de Condiciones de Trabajo con el n de determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales el empleador implementar los correctivos necesarios, con la asesora de su Administradora de Riesgos Laborales (Ver anexo 4). Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG/SST de la empresa y asistir peridicamente a los programas de promocin y prevencin adelantados por la ARL. Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar informacin clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contradas por los empleadores. Participar en la prevencin de los riesgos laborales a travs de los comits paritarios de seguridad y salud en el trabajo, o como vigas ocupacionales. Reportar accidentes de trabajo de acuerdo con la legislacin vigente. Utilizar los equipos y herramientas suministrados en forma adecuada y participar en los programas y actividades de promocin y prevencin. En general, cumplir con todas las obligaciones establecidas en el Artculo 22 del Decreto 1295 de 1994.
ARL Brindar la asesora necesaria para que empleador y teletrabajador tengan la informacin suficiente y clara para protegerse ante las eventualidades.
EMPLEADOR
POR PARTE DEL

Aliar al teletrabajador al Sistema de Seguridad Social Integral, donde se especique la clase de riesgo del centro de trabajo del que depende el teletrabajador conforme a la clasicacin de actividades econmicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002, o las normas que lo modiquen, adicionen o sustituyan. De igual forma, deber especicar el lugar en el que se presta el servicio. El pago de los aportes se debe efectuar a travs de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes PILA-. Diligenciar el formulario de Reporte de Novedades, indicando que el trabajador pasa a tener la condicin de teletrabajador y envirselo a la Administradora de Riesgos Laborales.
133
ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES - ARL

Asesorar al empleador en la determinacin de los riesgos presentes en el lugar de trabajo del teletrabajador, con el objetivo de que ste implemente los correctivos necesarios. Suministrar al teletrabajador y empleador la presente Gua tcnica para la promocin de la salud y la prevencin de los riesgos laborales en el teletrabajo. Asesorar al empleador para promover y divulgar las normas relativas a higiene y seguridad en el trabajo de acuerdo a las caractersticas propias del teletrabajo. Brindar la asesora para el diligenciamiento adecuado del formulario establecido para la aliacin al Sistema de Riesgos Laborales. Asesorar al empleador en el reporte e investigacin de accidentes de trabajo de acuerdo con la Resolucin 1401 de 2007. Desarrollar programas, campaas y acciones de educacin y prevencin dirigidas a garantizar que las entidades aliadas conozcan y cumplan las normas y reglamentos tcnicos en Seguridad y Salud en el Trabajo expedidos por elMinisterio del Trabajo. Ofrecer asesora tcnica bsica para el diseo del Programa de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo, y el plan de trabajo anual de todas las entidades suscritas. Desarrollar programas, campaas y acciones de educacin y prevencin, dirigidas a garantizar que las entidades aliadas cumplan como mnimo con el desarrollo del nivel bsico de su Programa de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo. Ofrecer capacitacin bsica para el montaje de la brigada de emergencias, primeros auxilios y el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo. Capacitar a los miembros del comit paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo en aquellas empresas con un nmero mayor de 10 trabajadores, o a los vigas ocupacionales, quienes cumplen las mismas funciones de salud ocupacional en las empresas con un nmero menor a 10 trabajadores. Desarrollar actividades de fomento de estilos de trabajo y de vida saludables de acuerdo con los perles epidemiolgicos de las empresas. Desarrollar programas regulares de prevencin y control de riesgos laborales y de rehabilitacin integral en las entidades aliadas. Suministrar asesora tcnica para la realizacin de estudios evaluativos de higiene ocupacional o industrial y diseo e instalacin de mtodos de control de ingeniera segn el grado de riesgo, para reducir la exposicin de los trabajadores a niveles permisibles.
POR PARTE DE LAS
PARA GESTIONAR LOS RIESGOS LABORALES EN EL TELETRABAJO
LISTA DE CHEQUEO
TELETRABAJO Y RIESGOS LABORALES

1. Verificar las condiciones del sitio de trabajo por parte del empleador.
2. Implementar las medidas de prevencin y los correctivos necesarios.
3. Entregar a la ARL el Acuerdo de Teletrabajo.
4. Informar y dar copia al teletrabajador de la poltica de la entidad en materia de Salud y Seguridad.
5. Asegurar que el teletrabajador realice el autorreporte de las condiciones de teletrabajo.
EN EL LUGAR DE TELETRABAJO
En la modalidad de teletrabajo es necesario desarrollar acciones de prevencin e intervencin de los factores de riesgo a los cuales se encuentran expuestos los trabajadores. Para establecer un Plan de Prevencin de Riesgos Laborales es necesario, en primer lugar, identicar el lugar de trabajo, distinto a las instalaciones del empleador, desde el cual se ejecutar el teletrabajo, para luego hacer un diagnstico inicial de las condiciones de dicho lugar, tarea que realizar el empleador con la asesora de la Administradora de Riesgos Laborales. En caso de que el lugar elegido no sea el domicilio del trabajador sino otro espacio denido por el empleador, ste deber sujetarse a las recomendaciones de la presente gua. As mismo, se debe establecer claramente los horarios de trabajo y horarios de disponibilidad para la empresa, adems de delimitar los trabajos a realizar para evitar una sobrecarga laboral, haciendo los tiempos y tareas susceptibles de medicin.
MEDIDAS PREVENTIVAS
135
RIESGOS ELCTRICOS
Inicialmente se deben vericar las condiciones del lugar donde desarrollar las actividades el futuro teletrabajador con el n de garantizar la proteccin de la salud y seguridad del empleado, est constituye la evaluacin inicial que puede darse, adems como autoevaluacin, a travs del formato de Autorreporte de Condiciones de Trabajo, anexo a la presente gua, donde el teletrabajador identica los riesgos presentes en su lugar de trabajo, sobre los cuales el empleador implementar los correctivos necesarios con la asesora de su ARL.
Escaleras y barandas. Puertas. reas de circulacin Interna. Paredes. Servicios (baos, cuartos de cambio y suministros de agua). Estructura de la locacin. Distribucin de los espacios. Techos o cubiertas. Pisos. Falta de orden y aseo. Escaleras, escalas y rampas daadas. Almacenamiento inadecuado. Supercies irregulares o daadas. Supercies de trabajo defectuosas. Techos defectuosos
DE SEGURIDAD
CONDICIONES
Es importante el buen mantenimiento de las instalaciones elctricas del puesto de trabajo. Cuando requiera desconectar el equipo, evite realizarlo halando del cable. Evite utilizar extensiones que no garanticen la continuidad del conductor de tierra ya que pueden generar cortocircuito. Igualmente, evite sobrecargar los tomacorrientes. El cableado debe encontrarse debidamente organizado y no debe atravesar zonas de paso, interferir con cajones, puertas, partes sobresalientes del escritorio o su cuerpo. Asegrese que las tomas tengan polo a tierra. Compruebe el buen estado del cableado para evitar un cortocircuito. Tenga en cuenta y reporte al rea encargada cuando su equipo de cmputo se encuentre defectuoso.
Y las condiciones que se debe identicar y controlar son:
CONDICIONES DEL SITIO DE TRABAJO POR PARTE DEL EMPLEADOR

Ser responsabilidad del empleador la vericacin de las condiciones de trabajo del teletrabajador, para garantizar la proteccin de la salud y seguridad del empleado. La Administradora de Riesgos Laborales deber ofrecer asesora, relacionada con la metodologa de evaluacin que podr utilizar para tal n, los riesgos laborales en los que deber enfatizar su gestin en seguridad y salud, y la implementacin de controles.
VERIFICACIN DE
Uno de los aspectos ms importantes para un lugar de trabajo agradable y seguro es el orden y la limpieza, que se convierten en parte importante de la prevencin de accidentes de trabajo y la aparicin de enfermedades relacionadas con el aspecto sanitario. Una metodologa sencilla y fcil para mantener ordenado y aseado el puesto de trabajo y sus alrededores, es la basada en la teora japonesa de las 5S, derivada de cinco palabras que inician con esta letra, cuya aplicacin se traduce en un mayor bienestar: SEIRI - Lo que no sirve, que no estorbe. Organizacin. Separar lo que es necesario para trabajar y botar lo que es intil. SEITON - Un lugar para cada cosa, cada cosa en su lugar. Orden. Ubicar lo necesario para desarrollar las tareas en un lugar de fcil acceso. SEISOU La basura en su lugar. Limpieza. Asear los objetos sucios y evitar la acumulacin de polvo en los equipos y espacios de trabajo. SEIKETSU - Saque, ordene, limpie... Saque, ordene, limpie. Estandarizar. Mantener permanentemente el estado de orden, limpieza e higiene del espacio de trabajo. SHITSUKE - Autonoma y disciplina. Disciplina. Acostumbrarse a realizar los cuatro pasos anteriores en el sitio de trabajo para mantenerlo en las mejores condiciones.
ORDEN Y ASEO
DESPLAZAMIENTOS EN VA PBLICA.
Cuando tenga que ir a su empresa, o en cualquier
PREVENCIN Y CONTROL
En el lugar de trabajo se pueden encontrar condiciones inapropiadas o inseguras que pueden afectar la salud de los teletrabajadores, por lo que presentamos algunas recomendaciones que pueden ser aplicadas en el sitio de teletrabajo. Es fundamental sealar que las condiciones apropiadas de trabajo dependen, adems, de los estilos de trabajo saludables y del autocontrol que el teletrabajador ejerza en su lugar de trabajo.
MEDIDAS DE
RIESGOS LOCATIVOS
momento que transite en la calle, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Respete el semforo peatonal. Recuerde que cuando la seal de peatones oscila usted debe buscar la acera o zona de seguridad. No cruce la calle hasta que se detengan completamente todos los vehculos. Siempre que haya una cebra que indique cruce peatonal, sela.
Es importante saber identicar dnde se encuentran los riesgos locativos, ya que pueden ocasionar cadas, golpes o atrapamientos, que a su vez pueden provocar lesiones personales. Estos riesgos se pueden encontrar en los siguientes sitios:
137
En el caso de teletrabajadores, se identican dos emergencias antes las que los empleados han de saber reaccionar:
EMERGENCIAS
Incendio Qu hacer para prevenir un incendio?

Impedir la presencia simultnea de materiales combustibles y focos de ignicin. Mantener el orden y la limpieza en los sitios de trabajo. Se debe evitar acumular materiales combustibles innecesarios y en especial alrededor de los equipos elctricos. Igualmente, en espacios ocultos, como rincones y la parte inferior de la estantera. Si es necesario conectar varios equipos elctricos a una misma toma corriente, se recomienda consultar a personal competente para garantizar la seguridad de la instalacin. Solicitar el servicio tcnico correspondiente, lo ms pronto posible, si se aprecian anomalas en las instalaciones elctricas o en los equipos. Ubicar un extintor contra incendios cercano al lugar de trabajo y vericar constantemente que el acceso al mismo se encuentre despejado.
DE SALUD
CONDICIONES
35 a 50 cm
15
Sismo o terremoto Qu hacer durante el sismo?

No perder la calma. Suspender la actividad que est desarrollando. Alejarse de ventanas, estanteras cables de luz o elctricos, tomacorrientes, y objetos que puedan caer. Identicar los lugares ms seguros: una esquina o un corredor, bajo un escritorio o algn elemento que pueda soportar la cada de otro, al lado de columnas, muros y marcos de puertas (siempre y cuando no tengan objetos colgados como, cuadros pesados). No abandonar la vivienda mientras dure el sismo. Procurar mantener a la mano una linterna antichispa y algn sistema de comunicacin. Si durante la evacuacin sucede una rplica del temblor y se encuentra en una edicacin de varios pisos, continuar avanzando hasta el siguiente corredor.
Hbitos y estilos de vida y trabajo saludables

Recuerde acudir a su servicio de salud peridicamente y atender las instrucciones de su mdico, manteniendo hbitos nutricionales saludables, evitando el consumo de cigarrillo y bebidas alcohlicas, y realizando ejercicio regular es posible prevenir enfermedades del sistema digestivo, cardiaco y osteomuscular. El teletrabajador debe tener buenos hbitos alimenticios, si bien es importante que consulte con su mdico, se recomienda en general que elimine el consumo de grasas de origen animal, aumente el consumo de bra vegetal, aumente el consumo de leguminosas, incluya el consumo de grasas de origen vegetal, consuma alimentos de mar, disminuya el aporte de sal en sus comidas, y limite la cantidad de azcares y harinas.
Qu hacer durante un incendio?

Conservar la calma: no gritar, no correr, no empujar. Buscar el extintor ms cercano y hacer lo posible por apagar el fuego. Solicitar ayuda a la persona que se encuentre ms cerca y de ser posible noticar al empleador. Si el fuego es de origen elctrico no intente apagarlo con agua. Si la puerta es la nica salida, vericar que la chapa no est caliente antes de abrirla; s lo est, lo ms probable es que haya fuego al otro lado de ella por lo que no se debe abrir. En caso de que el fuego obstruya las salidas, mantener la calma y ubicarse en el sitio ms seguro. Esperar a ser rescatado. Si hay humo ubicarse lo ms cerca del piso y desplazarse gateando. Taparse la nariz y la boca con un trapo idealmente hmedo. Si se incendia la ropa que lleva puesta, no correr. Arrojarse al piso y rodar lentamente. De ser posible cubrirse con una manta para apagar el fuego. Nunca utilizar los ascensores durante el incendio, utilizar las escaleras. Ayudar a salir a los nios, ancianos y minusvlidos. Suspender el uido elctrico del rea afectada. Si no logra controlar el incendio, tratar de cerrar ventanas y salir dejando cerrada la puerta sin seguro, dirigindose fuera del lugar donde esta teletrabajando y esperar instrucciones.
Escritorio
Se sugiere que el teclado se ubique sobre el escritorio para facilitar el apoyo de los antebrazos cuando digite. Es importante mejorar el espacio para los pies evitando que se ubiquen elementos extraos bajo el escritorio, como cajas, archivos, canecas o papelera.
Silla
La silla debe tener un tamao de asiento y espaldar que cubra bien la cadera y ofrezca apoyo suciente para la espalda, aproximadamente desde la altura de los omoplatos. Debe permitir fcilmente cambios de posicin del asiento y del espaldar. Adecuar la altura de la silla de acuerdo a las medidas de cada trabajador, de manera que los pies queden rmemente apoyados en el piso y los antebrazos queden paralelos al piso o ligeramente inclinados hacia abajo. En caso de no alcanzar a apoyar completamente los pies en el piso se debe utilizar un apoyapi, con el n de mantener los ngulos de la rodilla y la cadera cercanos a los 90 grados.
Qu hacer despus del sismo?

Desconectar los equipos elctricos y electrnicos. Apagar las luces. No correr. Tratar de salir utilizando las rutas de evacuacin, as como los avisos de los cuerpos de socorro. Dirigirse a alguno de los puntos de reunin. Ayudar a quien lo necesite. Si se ha interrumpido el uido elctrico no tratar de reactivar equipos hasta que se haya revisado el sistema. Si son evidentes los daos a techos, paredes, columnas, etc., abandonar el lugar donde esta teletrabajando. No se debe regresar sin autorizacin previa de una autoridad o de los grupos de emergencia.
Riesgos biomecnicos
A continuacin encontrar las recomendaciones para un adecuado diseo ergonmico del puesto de trabajo:
Computador
La ubicacin de la pantalla debe ser frontal al trabajador, de tal modo que se eviten los movimientos de rotacin de cuello. Al tratarse de una tarea que requiere una agudeza visual normal, la distancia entre la pantalla y el ojo debe oscilar entre 35 y 60 cm. Los ngulos ptimos para trabajos en computador se encuentran diagramados a continuacin:
139
Se sugiere implementar el uso de apoyapis para evitar que el peso de las piernas comprima los tejidos del muslo y perturbe la circulacin sangunea, la altura del mismo debe compensar la de la silla, permitiendo que las rodillas queden ms altas que las caderas. Los apoyapis deben ser anchos (se sugiere 30 X 40 cm), con una inclinacin no mayor a 15 con respecto a la base horizontal. El asiento debe disponer de bordes anteriores redondeados. Es importante que permita el giro en el eje vertical y cambio del ngulo entre espaldar y asiento. La base de soporte debe ser adecuada, con al menos cinco patas, y tener rodachinas en todas ellas, exceptuando la del eje central. La supercie donde se ubique la silla debe facilitar el desplazamiento (por ejemplo bases de acrlico), generando una supercie ja para el trabajador. El mantenimiento debe ser preventivo y adecuado.
CUERPO TOTAL
15
35 a 50 cm
FLEXIN EXTENSIN
Hombro
Extensin Flexin
45
Aspectos relacionados con el manejo del cuerpo

Una vez se coloque el teclado sobre el escritorio, se sugiere que siempre se busque el apoyo de los antebrazos, evitando al mximo movimientos de exin y extensin de muecas. Para mejorar los tiempos de exposicin deben incluirse pausas activas en el ciclo de trabajo, as como ejercicios de estiramiento y relajacin, al menos cada dos horas. Es importante alternar periodos de digitacin con periodos para realizar otras actividades, momentos que serviran para la relajacin muscular de los teletrabajadores. Las posturas adecuadas para los diferentes segmentos corporales (una vez corregidos los aspectos relacionados con el diseo del puesto del trabajo) se muestran en las siguientes grcas:
FLEXIN EXTENSIN
Codo
FLEXIN EXTENSIN
Mueca
Flexin Flexin
Extensin
Extensin
141
Algunos diseos recomendados para organizar el puesto de trabajo de manera ergonmica adecuada, son:
Conservacin auditiva
DISEO DE ESCRITORIOS 1 MONITOR
El estrs es una respuesta adaptativa de la persona a un estmulo externo o interno que se percibe como amenazante y que, en consecuencia, activa mecanismos psicolgicos y fsicos del organismo, de acuerdo con el equipo de Empresarios Bolvar. Por tanto, podemos decir que el estrs en s no es malo en la medida que genera un estmulo vital que puede entenderse como una carga de dinamismo para actuar y responder a las necesidades del entorno. El estrs negativo es aquel que produce un estado de malestar y ansiedad permanentes, que adems interere con los hbitos cotidianos y la productividad. Teniendo en cuenta lo anterior, el estrs negativo puede denirse como el proceso que se inicia cuando el individuo recibe demandas ambientales excesivas, a las cules debe dar respuesta adecuada usando sus recursos para afrontarlas, produciendo reacciones emocionales y siolgicas negativas como ansiedad, ira, aumento del ritmo cardaco y de la presin arterial. Para controlar esto, debemos actuar de manera preventiva considerando las siguientes recomendaciones: Asumir una actitud dinmica y positiva con respecto a la vida, dimensionando las dicultades. Expresar los sentimientos. Determinar y analizar las causas que generan estrs negativo en la vida. Distribuir adecuadamente el tiempo en las actividades personales, sociales y de trabajo. Aprovechar el tiempo para compartir con la familia y amigos. Alimentar el espritu con actividades creativas y artsticas. Reexionar y evitar las respuestas impulsivas.
Cuando deba usar diadema para la ejecucin de las tareas cotidianas, se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
Uso adecuado de la diadema:

Si es para un solo odo, intercambiarla cada cierto tiempo. Los auriculares deben cubrir la oreja completamente. Usar el volumen mnimo. Ubicar el micrfono correctamente. Manejo de voz con volumen bajo.
Cuidado general de los odos:
2 MONITORES
No introducir objetos en los odos. Limpiar adecuadamente el odo y de ser necesario buscar un especialista. Usar proteccin auditiva si se est expuesto a ruido permanente. Evitar autoformularse o usar remedios caseros. Evitar el uso de audfonos para escuchar msica. Asistir a los controles mdicos que realice el empleador. Consultar al mdico ante cualquier molestia e informarle al empleador.
As las cosas, uno de los principales retos para el teletrabajador es el manejo de su tiempo, separando claramente su vida laboral de su vida personal, para lo cual se recomienda seguir los siguientes consejos: Plantear una agenda diaria y semanal para la ejecucin de actividades, de acuerdo a las jornadas laborales pactadas y otorgndoles prioridades de acuerdo a su importancia. Procurar, en lo posible, cumplir con lo planeado y felicitarse por el cumplimiento de estas metas. No trabajar ms de 8 horas al da, ni ms de 48 horas semanales. Hacer pausas activas de 5 a 7 minutos, mnimo cada 2 horas. A travs de su Administradora de Riesgos Laborales podr conseguir material impreso o digital para hacer los ejercicios pertinentes De ser posible, alterne tareas.
Riesgos psicosociales
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Y por ltimo, tenga en cuenta que la falta de planeacin es la que genera la aparicin de actividades urgentes que afectan toda la agenda de trabajo.
para lograr un ambiente que le permita concentrarse y desarrollar las actividades laborales sin interrupciones. Informar a familiares y amigos sobre las condiciones de desarrollo de su trabajo, a n de evitar sobresaltos. Separar las actividades familiares de las laborales, de lo contrario pueden surgir tensiones que afectan psicolgicamente al teletrabajador, debido al nmero de compromisos adquiridos o el conicto entre sus roles laborales y personales. Evaluar la necesidad de contar con una lnea telefnica independiente de la de uso familiar.
Comunicacin y relaciones interpersonales

Es conveniente jar reuniones tanto virtuales como presenciales entre el teletrabajador y el personal de la empresa. Ello facilita a la entidad estar al tanto del funcionamiento de las actividades que desarrolla el teletrabajador, adems de fomentar su sentido de pertenencia, el intercambio de puntos de vista y reducir la sensacin de aislamiento laboral. Adems, es importante mantener informada a la organizacin sobre el progreso y las dicultades que se tienen en el desarrollo de las actividades y asistir a las reuniones de trabajo tanto como sea posible.
QU HACER EN CASO DE UN ACCIDENTE DE TRABAJO?

Al momento de presentarse el accidente, de ser posible busque atencin de primeros auxilios en el sitio de ocurrencia y de ser necesario trasldese a la Institucin Prestadora de Salud (IPS), para la atencin mdica correspondiente. Comunquese a la lnea de atencin telefnica que encontrar en su carn de la ARL y brinde la informacin que all le soliciten. Siga las recomendaciones que le den en la Lnea de Atencin. El teletrabajador deber informar a su empleador para que ste diligencie y enve a la ARL el Informe de Accidente de Trabajo, antes de pasadas 48 horas del incidente.
TELETRABAJADOR,
Separacin del mbito familiar y privado del laboral

Uno de los mayores retos de los teletrabajadores es conseguir el equilibrio entre la vida familiar y laboral, generando la separacin adecuada de tiempos y espacios entre ellas, por eso se recomienda: Habilitar una zona aislable dentro de la vivienda, de uso exclusivo para el desarrollo del trabajo. El ambiente debe propiciar la motivacin necesaria as como favorecer las actividades mentales y la proteccin de la salud y la seguridad. Solicitar el apoyo de los miembros de la familia
EL TELETRABAJO Y SU RELACIN CON LOS SINDICATOS

La expedicin de la Ley 1221 de 2008 estableci la gura del teletrabajo como una forma de organizacin laboral, y como tal son varios los aspectos planteados tanto en la Constitucin Poltica de Colombia como en la Legislacin Laboral que deben ser aplicados en dicha modalidad. Dentro de esos aspectos se debe analizar el rol que desempea el teletrabajo frente a los sindicatos y viceversa, para ello es necesario revisar las experiencias que se han tenido en otros pases donde se ha adoptado el teletrabajo como una modalidad para la ejecucin de las actividades laborales y a partir de esta base plasmar las ventajas y desventajas que frente a los sindicatos se puedan presentar. Este documento busca, a partir de esas experiencias y el anlisis de sus ventajas y desventajas, presentar una serie de recomendaciones que permitan que la gura del teletrabajo pueda ser adoptada de manera gil en las distintas entidades pblicas y el sector privado en el pas, en consonancia con las distintas negociaciones colectivas que surjan con los sindicatos existentes. El presente texto es una herramienta de consulta a ser usada por parte de los empleadores, teletrabajadores y sindicatos del pas, que buscan generar mecanismos de conciliacin del rol familiar y laboral, mejores empresas y un mejor pas, apostndole al trabajo en los nuevos tiempos con el uso de la tecnologa.
PARTE 3
Buscar primeros auxilios y trasladarse a la IPS
Pedir asistencia a la ARL
Reportar al empleador y a la ARL
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Artculo 6.Garantas laborales, sindicales y de seguridad social para los teletrabajadores. ()6. Lo dispuesto en este artculo ser aplicado de manera que se promueva la igualdad de trato entre los teletrabajadores y los dems trabajadores, teniendo en cuenta las caractersticas particulares del teletrabajo y, cuando proceda, las condiciones aplicables a un tipo de trabajo idntico o similar efectuado en una empresa. La igualdad de trato deber fomentarse, en particular, respecto de: a.El derecho de los teletrabajadores a constituir o a aliarse a las organizaciones que escojan y a participar en sus actividades;
sindicatos y, como tal, ser destinatarios de los distintos benecios que se pueden percibir como consecuencia de hacer parte de dichas organizaciones.
Gobierno nacional
Trabajadores sindicatos
TELETRABAJO
b.La proteccin de la discriminacin en el empleo; c.<Literal CONDICIONALMENTE exequible> La proteccin en materia de seguridad social (Sistema General de Pensiones, Sistema General de Seguridad Social en Salud y riesgos profesionales), de conformidad con lo previsto en la Ley100de 1993 y las normas que la modiquen o adicionen o en las disposiciones que regulen los regmenes especiales;
Qu beneficios pueden recibir los teletrabajadores que hacen parte de los sindicatos?
Dentro de los distintos temas que son negociados en el marco de un sindicato encontramos los relacionados con los salarios, la jornada de trabajo, vacaciones, capacitaciones, distintos benecios extralegales (prstamos, convenios en materias relacionadas con vivienda, estudio, turismo, etc.). Es as que en el contexto del tema que estamos desarrollando el teletrabajador podr ser beneciario de todos estos aspectos.
Sector Pblico
Sector Privado
d.La remuneracin; e.La proteccin por regmenes legales de seguridad social; f.El acceso a la formacin; g.La edad mnima de admisin al empleo o al trabajo; h.La proteccin de la maternidad. Las teletrabajadoras tendrn derecho a retornar al mismo puesto de trabajo o a un puesto equivalente con la misma remuneracin, al trmino de la licencia de maternidad. i Respeto al derecho a la intimidad y privacidad del teletrabajador.
Y LEGALES DEL TELETRABAJO FRENTE A LA LIBERTAD SINDICAL
ASPECTOS CONSTITUCIONALES
En primera instancia debemos remitirnos a las normas constitucionales que hacen alusin a los aspectos relacionados con la libertad sindical. En ese contexto debemos enfocarnos en lo establecido en el Artculo 39 de la Constitucin Poltica de Colombia. Artculo 39.Los trabajadores y empleadores tienen derecho a constituir sindicatos o asociaciones, sin intervencin del Estado. Su reconocimiento jurdico se producir con la simpleinscripcindel acta de constitucin. La estructura interna y el funcionamiento de los sindicatos y organizaciones sociales y gremiales se sujetarn al orden legal y a los principios democrticos. La cancelacin o la suspensin de la personera jurdica solo proceden por va judicial. Se reconoce a los representantes sindicales el fuero y las dems garantas necesarias para el cumplimiento de su gestin. No gozan del derecho de asociacin sindical los miembros de la Fuerza Pblica. Se hace evidente que quienes laboran bajo la modalidad del teletrabajo pueden hacer parte de sindicatos o asociaciones, de conformidad con lo establecido en la Ley 1221 de 2008, que en su Artculo 6, numeral 6, establece lo siguiente:
Puede un teletrabajador ser amparado por el fuero sindical?

El fuero sindical de acuerdo con el Artculo 405 del Cdigo Sustantivo del Trabajo es la garanta de que gozan algunos trabajadores de no ser despedidos, ni desmejorados en sus condiciones de trabajo, ni trasladados a otros establecimientos de la misma empresa o a un municipio distinto, sin justa causa, previamente calicada por el juez del trabajo.
Puede un teletrabajador hacer parte de un sindicato?

Los sindicatos son personas jurdicas constituidas dentro de una empresa y que tienen como objetivo fundamental la proteccin y mejoramiento de las condiciones laborales de sus aliados a travs de la negociacin de Actos Jurdicos colectivos. Teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 1221 de 2008 es claro que los teletrabajadores podrn hacer parte de estos
En el caso del teletrabajador, s podr ser amparado por el fuero sindical, siempre y cuando se encuentre inmerso en una de las condiciones establecidas en el Artculo 406 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. Artculo 406. Trabajadores amparados por el fuero sindical. Estn amparados por el fuero sindical: a.Los fundadores de un sindicato, desde el da de su constitucin hasta dos (2) meses despus de la inscripcinen el registro sindical, sin exceder de seis (6) meses;
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b.Los trabajadores que, con anterioridad a la inscripcin en elregistrosindical, ingresen al sindicato, para quienes el amparo rige por el mismo tiempo que para los fundadores; c.Los miembros de la junta directiva y subdirectivas de todo sindicato, federacin o confederacin de sindicatos, sin pasar de cinco (5) principales y cinco (5) suplentes, y los miembros de los comits seccionales, sin pasar de un (1) principal y un (1) suplente. Este amparo se har efectivo por el tiempo que dure el mandato y seis (6) meses ms; e.<Aparte tachado INEXEQUIBLE> Dos (2) de los miembros de la comisin estatutaria de reclamos, que designen los sindicatos, las federaciones o confederaciones sindicales, por el mismo perodo de la junta directiva y por seis (6) meses ms,sin que pueda existir enuna empresams de una (1) comisin estatutaria de reclamos. Pargrafo 1.Gozan de la garanta del fuero sindical, en los trminos de este Artculo, los servidores pblicos, exceptuando aquellos servidores que ejerzan jurisdiccin, autoridad civil, poltica o cargos de direccin o administracin.
El teletrabajo hace que un trabajador realice tareas en horas extras?

Al teletrabajador se le aplican las mismas condiciones que a un trabajador que se encuentra en las instalaciones del empleador. En consecuencia, no se podrn emplear en el teletrabajo ms horas del mximo legal permitido. El numeral 2 del artculo 3 del Decreto 884 de 2012 hace referencia a ello y establece que en el marco del contrato de teletrabajo se debe establecer 2. Determinar los das y los horarios en que el teletrabajador realizar sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada mxima legal.
El teletrabajador debe pagar los gastos por concepto de servicios pblicos que se generen por el teletrabajo?
El numeral 7 del artculo 6 de la Ley 1221 de 2008 establece que: Los empleadores debern proveer y garantizar el mantenimiento de los equipos de los teletrabajadores, conexiones, programas, valor de la energa, desplazamientos ordenados por l, necesarios para desempear sus funciones. Los elementos y medios suministrados no podrn ser usados por persona distinta al teletrabajador, quien al nal del contrato deber restituir los objetos entregados para la ejecucin del mismo, en buen estado, salvo el deterioro natural. En consecuencia son los empleadores quienes tienen la obligacin de cubrir estos gastos.
NEGOCIACIN COLECTIVA Y TELETRABAJO

El teletrabajo puede llegar a desvirtuar las relaciones laborales?
Las relaciones laborales en el marco del teletrabajo son iguales a las contempladas en el Cdigo Sustantivo del Trabajo. El Decreto 884 de 2012, en el inciso segundo de su artculo 2, es explcito al armar que: El teletrabajador es la persona que en el marco de la relacin laboral dependiente, utiliza las tecnologas de la informacin y comunicacin como medio o n para realizar su actividad laboral fuera del local del empleador, en cualquiera de las formas denidas por la ley. Por lo anterior es evidente que pese a que la actividad se realiza en un lugar distinto al de la sede de trabajo existe una relacin laboral plena entre el teletrabajador y su empleador. A partir del anlisis del proceso de adopcin del teletrabajo en la Repblica Argentina, la Organizacin Internacional del Trabajo edit en 2011 el Manual de Buenas Prcticas en Teletrabajo, que en relacin con los aspectos sindicales frente al teletrabajo establece una serie de indicaciones que deben ser seguidas por parte de los miembros de los sindicatos que pretendan el reconocimiento del teletrabajo va negociacin sindical.
SINDICATOS,
Se puede desconocer las prestaciones sociales en el teletrabajo?

El teletrabajo se caracteriza por cumplir con los mismos derechos y obligaciones que se derivan de un contrato de trabajo. En consecuencia los aspectos relacionados con la Seguridad Social deben ser tenidos en cuenta al momento de celebrar el contrato de trabajo. Al respecto el Decreto 884 de 2012 seala en el artculo 7 que: Los teletrabajadores deben estar aliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a travs de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes PILA. Los teletrabajadores en relacin de dependencia, durante la vigencia de la relacin laboral, deben ser aliados por parte del empleador al Sistema de Seguridad Social, Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley 100 de 1993 y las normas que la modiquen, adicionen o sustituyan, o las disposiciones que regulen los regmenes especiales, as como a las Cajas de Compensacin Familiar en los trminos y condiciones de la normatividad que regula dicha materia.
LA NEGOCIACIN COLECTIVA Y LA LIBERTAD SINDICAL

Recomendaciones tomadas del Captulo 6.9 del Manual de Buenas Prcticas en Teletrabajo OIT, 2011. 1.Se recomienda que las empresas y organizaciones sindicales prevean y acuerden la temtica asociada al teletrabajo e incorporen la misma en la convencin colectiva de la actividad, ocio o empresa de que se trate. 2.Las personas empleadas en la modalidad del teletrabajo tienen los mismos derechos colectivos que quienes trabajan en los establecimientos de la persona empleadora. Se recomienda que las empresas faciliten y brinden las mejores posibilidades de acceso a la comunicacin con los representantes de los
EL TELETRABAJO EN
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trabajadores. 3.Es conveniente que los representantes de los teletrabajadores participen desde el inicio, sean informados y consultados sobre la introduccin del teletrabajo y las experiencias que se organicen para llevarlo a la prctica. 4.Dadas las peculiaridades del teletrabajo, podrn ser necesarios acuerdos complementarios, colectivos o individuales. En tal sentido, es relevante escuchar y abrir la participacin a los trabajadores que ya cuentan con experiencia en la modalidad del teletrabajo, en la misma empresa o en otra. 5.La temtica a incluir debe partir de la premisa de la igualdad efectiva de derechos entre un trabajador presencial y un teletrabajador, respetando las exigencias, derechos y obligaciones de los marcos legales vigentes. 6.Sin pretender ser taxativos, se recomiendan algunos contenidos a consensuar e incluir en los convenios colectivos de trabajo: Voluntariedad y reversibilidad Remuneracin Compensacin adicional Jornada de trabajo Formacin y capacitacin Evaluacin y desarrollo profesional Derecho de informacin Comunicacin Instalaciones y equipamiento Confidencialidad y proteccin de los datos de la empresa Proteccin de la salud, seguridad e higiene Sistema de control, proteccin del derecho a la intimidad del teletrabajador Visitas al domicilio del teletrabajador; noticacin y consentimiento previo
ESTADOS UNIDOS - Entrenamiento - Buenas prcticas
INTERNACIONALES DE SINDICATOS FRENTE AL TELETRABAJO

ESPAA - Convenios colectivos - Teletrabajo autnomo y formalizacin
EXPERIENCIAS
FRANCIA - Acuerdo Nacional Interprofesional - Derechos de los teletrabajadores
COLOMBIA - Legislacin vigente - Poltica pblica de teletrabajo
ARGENTINA -Negociacin colectiva
7.El teletrabajo debe permitir el pleno goce y ejercicio de los derechos sindicales. 8.Es recomendable considerar las formas de participacin del teletrabajador en las actividades sindicales. 9.Los teletrabajadores deben estar sujetos a las mismas condiciones de participacin y elegibilidad en las elecciones de representantes de los trabajadores. Los teletrabajadores estn incluidos en los clculos para determinar los lmites para los rganos con representacin de los trabajadores, conforme a la legislacin, convenios colectivos y prcticas nacionales vigentes. 10. Es conveniente precisar desde el principio el mbito de trabajo al que el teletrabajador estar adscrito para ejercer sus derechos colectivos. 11. Es conveniente acordar las formas de las comunicaciones sindicales.
A continuacin se presentan algunas experiencias internacionales de sindicatos en materia de teletrabajo a n de establecer las situaciones ms propicias para ser adoptadas en Colombia.
Sindicatos en Argentina y el teletrabajo

El caso del teletrabajo en Argentina ha surgido de manera distinta al caso colombiano, pues en este pas, uno de los pioneros en materia de teletrabajo en Amrica Latina, se ha venido desarrollando esta modalidad laboral desde los aos noventa sin que hasta el momento se hubiese aprobado una Ley de la Repblica en donde se reglamenten este tipo de situaciones. Pese a ello, en Argentina se ha consolidado la cultura del teletrabajo de una manera arrolladora, incluso hasta el punto de establecer en el ao 2001 la inicio de la Comisin de Teletrabajo como parte del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social de ese pas, que desde su inicio ha trabajado activamente por la aplicacin de buenas costumbres en materia de teletrabajo.
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De acuerdo con el Ministerio del Trabajo de ese pas, el Teletrabajo en Argentina es entendido como una forma de organizar el trabajo realizado a distancia mediante el uso de las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (TIC) en el propio domicilio del trabajador o en otro, siempre que sea ajeno al empleador. Paulatinamente esta modalidad est dejando atrs su fase experimental para convertirse en un instrumento de inclusin sociolaboral instalado en la cultura del trabajo. El mencionado Manual de Buenas Prcticas en Teletrabajo editado por la OIT en asocio con el Gobierno de la Repblica Argentina, establece una serie de indicaciones para ser atendidas por los miembros de los sindicatos que pretendan el reconocimiento del teletrabajo va negociacin sindical. En ese contexto, el punto de partida es la utilizacin de la legislacin argentina en materia de negociacin colectiva (Leyes 14250 y 23526). Las recomendaciones se encuentran descritas en el apartado previo de Sindicatos, negociacin colectiva y teletrabajo que hace parte de este documento. Esas recomendaciones han sido implementadas por parte de los sindicatos argentinos en los procesos de adopcin del teletrabajo y han contribuido al crecimiento del nmero de trabajadores bajo esta modalidad laboral en dicho pas, donde, de acuerdo con Pulso Social, el 45% de los empleados teletrabaja desde su casa al menos una vez a la semana, y un 9% teletrabaja todo el tiempo. En el caso argentino, al igual que en otros pases, la implementacin del teletrabajo no ha sido una tarea del todo fcil. Los sindicatos de este pas han visto esta modalidad con cierto recelo, pero a travs de la celebracin de las negociaciones sindicales se han acallado las dudas al respecto y se ha establecido una cultura del teletrabajo que en este momento convierten a Argentina en el pas modelo frente a las prcticas en relacin con el teletrabajo en Amrica Latina.
Posteriormente con el Real Decreto Ley 3 de 2012 se ratica el reconocimiento al teletrabajo y se establecen algunos referentes en cuanto a la forma y los derechos que se tienen a favor de los teletrabajadores. Pese a la existencia de estos referentes, el teletrabajo en Espaa se ha centrado principalmente en la celebracin de Convenios Colectivos en los cuales se hace referencia al teletrabajo pero sin hablar realmente de ste, o sin hacer mencin explcita a su nombre o modalidades. Es as que se presentan varios casos como los de Siemens Nixdorf Espaa, Ibermtica Espaa o DHL Internacional Espaa, donde se ha implementado teletrabajo sin hacer una alusin expresa a l. No obstante lo anterior, Espaa ha sido uno de los pases que en trminos reales ha venido desarrollando de manera ms activa la implementacin del teletrabajo. De acuerdo con el Profesor ngel Belzunegui Erazo en su documento Teletrabajo en Espaa, acuerdo marco y Administracin Pblica se observa que los sindicatos espaoles han generado una especie de control sobre el desarrollo del teletrabajo, pues estos grupos han solicitado a las distintas empresas que han acogido esta gura una participacin activa en la planicacin de los modelos a adoptar. De igual manera se observa una gran problemtica en relacin con la vinculacin de los teletrabajadores pues en muchas oportunidades son contratados como trabajadores autnomos (equivalente a una contratacin por prestacin de servicios), que pese a tratarse de teletrabajo termina por congurar una situacin de subordinacin que pone de maniesto la existencia de una relacin laboral. Esta situacin ha sido abordada por los sindicatos asumiendo que de congurarse dicha subordinacin debern realizarse los pagos correspondientes de conformidad con la Ley. Al respecto, el profesor Belzunegui identic las principales falencias que se han presentado en relacin con el teletrabajo y que han sido materia de las discusiones por parte de los sindicatos espaoles: a.Las empresas trabajan con bases de datos de los empleados condenciales que no son facilitadas a sus representantes laborales. Generalmente tampoco las empresas han adoptado una poltica de facilitar las direcciones electrnicas de estos teletrabajadores a los comits de empresa o a sus representantes laborales, con lo cual se diculta el contacto entre aquellos y el resto de trabajadores. b.Por otra parte, las empresas trabajan con protocolos internos de condencialidad en el manejo y transmisin de datos relativos a la prestacin de los teletrabajadores. c.Para solventar las deciencias de formacin de los teletrabajadores las empresas ms avanzadas han puesto a disposicin de sus empleados (teletrabajadores o no) aulas virtuales en su Intranet a travs de las cuales los trabajadores pueden acceder a algn tipo de formacin requerida para el puesto
de trabajo. La formacin, as, sale del mbito de la negociacin colectiva y de las horas de trabajo, para pasar a ser una actividad que relaciona individualmente al teletrabajador con la empresa. d.Los teletrabajadores en domicilio con estatus de autnomos no tienen la proteccin en materia de seguridad y salud como el resto de trabajadores, aunque en casos puntuales las empresas realizan inspecciones (siempre con el permiso del teletrabajador) de las instalaciones desde las que opera. Los teletrabajadores que practican el mobilityy estn ligados contractualmente a la empresa, si gozan de la proteccin de seguridad y salud que brindan las empresas, adems de negociar ciertas especicidades como los riesgos asociados a la movilidad con la que realizan la prestacin. En casos puntuales, la empresa tambin vela porque las condiciones de salud e higiene de las empresas clientes sean las adecuadas para realizar la prestacin. e.No existe una jornada laboral estndar en las prcticas del teletrabajo, variando enormemente la exibilidad/rigidez de la misma en funcin de otros factores como, por ejemplo, el estilo de direccin de la empresa, la actividad, los clientes de la misma, el tipo de mano de obra, la carga de trabajo, etc. Sin embargo, puede armarse, en lneas generales, que el teletrabajo no ha supuesto en la mayora de los casos una relajacin de la prestacin, si se entiende por aquella, un tipo de prestacin ms conciliadora con otros ritmos de vida marcados por las obligaciones diarias. Bien al contrario, en la mayora de estudios se pone de maniesto la existencia de una mayor carga de trabajo trasladada hacia el teletrabajador que acaba repercutiendo en el alargamiento de las jornadas laborales diarias. En el caso espaol los sindicatos participan activamente en el mejoramiento del teletrabajo va convencin colectiva; sin embargo, otra de las problemticas que se ha evidenciado se reeja en la posibilidad de interlocucin entre los sindicatos y los teletrabajadores, y para tales efectos tambin se han acordado mecanismos a travs de las convenciones colectivas. De otro lado, en el caso espaol no solo deben analizarse las situaciones en las cuales se presenta la exigencia de derechos por parte de los sindicatos a las entidades, sino que tambin se debe considerar aquellos casos en los cuales el teletrabajo no ha rendido los frutos esperados. En ese sentido se debe analizar el caso de Telefnica Espaa donde en el transcurso de 2013 se ha reducido el nmero de teletrabajadores en aproximadamente un 62%, justicando esta reduccin en la baja productividad que muchos de los teletrabajadores han tenido frente a sus actividades. En respuesta a decisiones como esta, los sindicatos espaoles han sentado su voz de protesta buscando el
mantenimiento de la modalidad de teletrabajo, poniendo de maniesto el hecho de que el teletrabajo requiere de una serie de controles para lograr su ptimo funcionamiento; sin embargo, tambin se apunta a que dicha gura permanezca, pero vinculndola directamente a las negociaciones colectivas.
Sindicatos en Estados Unidos y el teletrabajo

Estados Unidos es uno de los pases donde el teletrabajo ha tenido mayor desarrollo y donde se han proferido legislaciones que, aunque no hacen explcito el tratamiento que debe ser dado, si han permitido que las Agencias Federales asignen los fondos necesarios para la implementacin de esta gura dentro de sus respectivas entidades. La Ley Pblica 104-52 de Noviembre de 1995 es el primer antecedente de reconocimiento del teletrabajo en los Estados Unidos y all se ordena a las entidades usar fondos para instalar lneas telefnicas y equipos de cmputo que permitan el trabajo en casa. Luego aparecen nuevas normativas en relacin con el teletrabajo, como las Leyes Pblicas 105-277, 106-346, 108-199, 108-447 y 111-292, en las cuales se han generado los espacios necesarios para la implementacin del teletrabajo de manera activa en ese pas. En la Gua del Teletrabajo en el Gobierno Federal es donde se establece de manera explcita los principales elementos del teletrabajo y cmo debe ser asumido por parte de las instancias pblicas. En ella se dene el teletrabajo como un un acuerdo de exibilizacin laboral bajo el cual un empleado desempea las tareas y responsabilidades relacionadas con su cargo, y otras actividades autorizadas, desde un lugar de trabajo aprobado, distinto de las instalaciones dispuestas por el empleador para ello. Es interesante destacar que en los Estados Unidos se han planteado dos tipos de teletrabajo: Teletrabajo de rutina, contemplado en Colombia, donde el empleado desarrolla la mayor parte de su trabajo en el lugar que ha establecido para tales efectos. Teletrabajo situacional, que podra ser considerado como una contingencia frente al empleo habitual y que se presenta en aquellas circunstancias donde el teletrabajador no puede desplazarse a las instalaciones de la entidad, como por ejemplo un clima adverso, citas mdicas o asignaciones de trabajo especiales.
Sindicatos espaoles y el teletrabajo

En el caso de la Unin Europea el sustento legal del teletrabajo est dado en el Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo (AMET), celebrado el 23 de mayo de 2002 entre los pases miembros de la Unin Europea. A nivel espaol se regula a travs de la Orden Ministerial APU/1981/2006, donde se establece la implementacin de programas pilotos de teletrabajo en las entidades pertenecientes a la administracin pblica y dene al teletrabajo como una () modalidad de prestacin de servicios de carcter no presencial en virtud de la cual un empleado de la Administracin General del Estado puede desarrollar parte de su jornada laboral mediante el uso de medios telemticos desde su propio domicilio, siempre que las necesidades del servicio lo permitan y en el marco de la poltica de conciliacin de la vida personal y familiar y laboral de los empleados pblicos.
De igual manera, el teletrabajo debe ajustarse a cada una de las especicidades de las Agencias Gubernamentales de modo que se permita la realizacin del teletrabajo sin comprometer situaciones de seguridad para el pas. La posicin de los sindicatos de los Estados Unidos ha sido de aceptacin frente al teletrabajo e incluso en los ltimos aos se ha promovido el aumento de los teletrabajadores, de manera tal que en varias oportunidades han solicitado
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TELETRABAJO Y SINDICATOS
COLOMBIA,
al gobierno que sean tenidas en cuenta una serie de medidas para entrenar directivos en polticas de teletrabajo y as poder realizar una labor activa con cada uno de los empleados. Tambin se han considerado aspectos como realizar un entrenamiento a los empleados elegibles para asegurar la productividad y el xito del teletrabajo, y revisar anualmente los programas de teletrabajo para establecer cules son exitosos para ser replicados en otras instituciones. El teletrabajo en los Estados Unidos ha ganado adeptos incluso en los sindicatos, convirtindolo en un elemento importante para el desarrollo de las relaciones laborales de ese pas.
La Ley 2012-387 recoge la misma denicin de teletrabajo del Acuerdo Nacional, y adems analiza aspectos relacionados con las horas de trabajo desarrolladas por el teletrabajador. En este sentido, son varios aspectos los que se recogen por parte del Acuerdo Nacional Interprofesional sobre Teletrabajo: a.El teletrabajo tiene carcter voluntario. No es una obligacin del empleador acceder al mismo. Se deben analizar circunstancias y actividades a realizar. Debern existir controles que garanticen la prestacin del servicio de manera dinmica y sin que se afecte el diario transcurrir de la empresa. b.En el teletrabajo debe operar la medida de reversibilidad. As como es voluntario acceder a esta modalidad, tambin ha de ser voluntaria su revocabilidad. Las condiciones para llevar a cabo este proceso deben considerarse desde un punto de vista individual. c.Los teletrabajadores tendrn los mismos derechos que aquellos que se encuentran ubicados en la sede de la empresa. d.Debe existir respeto a la vida privada del teletrabajador, especialmente en lo relacionado con las horas laborales. e.Los equipos para la realizacin del teletrabajo deben ser asignados por parte de los empleadores. f.Se deben aplicar los sistemas de seguridad social. Los reglamentos sobre salud y seguridad sern aplicados a los teletrabajadores como si estuviesen desempeando su labor desde las instalaciones de la empresa. g.El teletrabajador puede verse beneciado por las ventajas que otorgue la ley como las convenciones colectivas y las reglas de la empresa aplicables. Como se observa en el caso francs, fueron los sindicatos quienes contribuyeron activamente al desarrollo del teletrabajo en este pas.
Sindicatos franceses y el teletrabajo

En Francia, la Ley 2012-387 del 22 de marzo de 2012 hizo un reconocimiento directo al teletrabajo en su Artculo 46, estableciendo que el teletrabajo se reere a cualquier forma de organizacin del trabajo en la que una actividad que tambin podra llevarse a cabo en los locales del empleador, es realizada por un empleado (fuera de) las citadas instalaciones haciendo uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones, de forma peridica y voluntaria, en virtud de un contrato de trabajo o de una enmienda al mismo. Resulta interesante que entre los principales promotores del teletrabajo en este pas se encuentran las organizaciones sindicales, que celebraron en el ao 2005 un Acuerdo Nacional Interprofesional sobre el Teletrabajo, derivado del acuerdo entre las principales asociaciones de trabadores de Europa pactado en 2002. El Acuerdo Nacional Interprofesional sobre el Teletrabajo est integrado por miembros de sindicatos como MEDEF, CFDT, CGPME, CFE-CGC, UPA, CFTC, CGT-FO, CGT. En el marco del mismo, se hacen consideraciones sobre cmo el teletrabajo es un mecanismo idneo para lograr la conciliacin entre la vida laboral y social; adems de considerarlo un mecanismo para la insercin laboral de aquellas personas que se encuentran en situacin de discapacidad y una herramienta para contribuir al mantenimiento del medio ambiente.
Ley 1221/09
Decreto 884/12
Sentencia C-351/13
Desde la expedicin de la Ley 1221 de 2009 el Ministerio de Trabajo de la Repblica de Colombia, en conjunto con el Ministerio TIC, han venido trabajando activamente por lograr la implementacin del teletrabajo no solo en el sector pblico sino tambin en el sector privado nacional. Para ello han desarrollado una serie de polticas y reglamentos, y creado grupos cuyo objetivo es incrementar la adopcin de esta modalidad laboral en el pas. Sin embargo, es importante contar con la participacin de los sindicatos en este proceso, pues sin lugar a dudas gran parte de las polticas laborales que se han venido estableciendo en el pas han surgido directamente de ellos.
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El Estado Colombiano espera contar con los sindicatos en la construccin de las polticas relacionadas con el teletrabajo, en modelos conjuntos para que la implementacin de esta forma de trabajo sea concertada y aceptada. Colombia puede ser uno de los primeros pases en Suramrica donde se construyan aspectos entre el gobierno y los sindicatos. Si bien el teletrabajo se ha implementado en Colombia a pasos acelerados, tambin es cierto que han sido pocas las experiencias a nivel sindical que se han dado. Varias empresas que estn usando el teletrabajo han logrado su adopcin sin recibir oposicin de los sindicatos, especialmente por considerar los benecios que supone esta modalidad para los trabajadores. Esto fue raticado por la Corte Constitucional, que mediante Sentencia C-351 de 2013, declar la exequibilidad condicionada del Artculo 3 de la Ley 1221del 2008, demandada en razn a que en el mencionado artculo se hace referencia a la construccin de la Poltica Pblica del Teletrabajo y se indican las entidades que estarn encargadas de su generacin, sin considerar la participacin de las organizaciones sindicales, presentando as una omisin legislativa y las consecuencias que se derivan de esta, por lo que en la citada Sentencia la Corte arma: Esta Sala considera que la omisin legislativa relativa se congura en el caso en estudio, pues: (i) existe un regulacin incompleta, (ii) en un texto normativo preciso, existente y determinado del cual se deriva la omisin, (iii) el Artculo 3 de la Ley 1221 de 2008 excluye a los trabajadores, en cabeza de los sindicatos, de la participacin en la elaboracin de la poltica pblica del teletrabajo, olvidando que tanto la Constitucin como la jurisprudencia constitucional han establecido el derecho a la participacin de los sectores que se ven directamente afectador con dicha poltica, (iv) no existe razn suciente que justique la omisin relativa en la que incurri el legislador, (v) con el silencio del legislador se vulnera el derecho a la participacin y (vi) pese a que existe un deber impuesto del Constituyente referido a las garantas que deben ser reconocidas a los trabajadores. Lo expuesto, necesariamente implicara que las expresiones acusadas fueran expulsadas del ordenamiento jurdico. No obstante, una decisin de esa naturaleza dejara sin la existencia misma de la poltica pblica del teletrabajo, generndose un efecto no querido ni por el demandante ni la Corte, razn por la cual se impone proferir una sentencia integradora, a partir de la cual se declare la exequibilidad condicionada del artculo 3 de la Ley 1221 de 2008, bajo el entendido que las organizaciones sindicales hacen parte de aquellas entidades que acompaarn al Ministerio del Trabajo en su misin de disear la poltica pblica del fomento al teletrabajo. Teniendo en cuenta lo anterior y conociendo la importancia que tienen los sindicatos para el desarrollo del pas, desde el Ministerio de Trabajo y el gobierno nacional se espera que toda la construccin de los temas relacionados con el teletrabajo se presente con la anuencia de las organizaciones de trabajadores. El Ministerio del Trabajo pone a disposicin de los empleadores los siguientes modelos de formatos para la debida implementacin del teletrabajo al interior de las entidades. Estos formatos sirven de gua para el desarrollo de los instrumentos jurdicos que cada empresa debe gestionar, para lo cual debe ajustarlos a las necesidades propias. El Ministerio del Trabajo no asume ninguna responsabilidad por algn error u omisin en los formato modelo y los presenta con nes pedaggicos
ANEXOS JURDICOS
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SOLICITUD POR PARTE DEL TELETRABAJADOR PARA INCORPORARSE EN LA MODALIDAD DE TELETRABAJO
ANEXO 1
Conciliacin y vida familiar

Tiene personas a su cargo? En caso armativo Cuntas personas tiene a su cargo?
Si __ No__
Mencione las personas a su cargo:
Nombre Parentesco Edad Nivel educativo que cursa
________
Trabaja
Horario habitual de permanencia en el hogar
El Ministerio del Trabajo pone a disposicin de los empleadores los siguientes modelos de formatos para la debida implementacin del teletrabajo al interior de las entidades. Estos formatos sirven de gua para el desarrollo de los instrumentos jurdicos que cada empresa debe gestionar, para lo cual debe ajustarlos a las necesidades propias. El Ministerio del Trabajo no asume ninguna responsabilidad por algn error u omisin en los formatos modelo y los presenta solo con nes pedaggicos.
Fecha de solicitud:
N de solicitud SECCIN UNO Diligenciada por el empleado Datos generales del solicitante
Otras situaciones a considerar (embarazos, tratamientos mdicos prolongados, etc.):
____________________________________________________________
Trabaja su cnyuge:
Si__ No__ No aplica __
Nombre Completo:
N de identicacin:
Cargo:
____________________________________________________________
En estos momentos, Algn familiar (hasta segundo grado de consanguinidad) padece alguna enfermedad prolongada? rea o Dependencia: Nombre del jefe inmediato: Cargo del jefe inmediato:
Si__ No__
En caso armativo indique su parentesco: _________________
Fecha de incorporacin a la empresa:
Direccin del centro de trabajo a que pertenece (en caso de existir varias sedes):
Tiene algn tipo de disca pacidad? SI __ NO __
Desplazamiento al lugar de trabajo

Desde qu lugar trabajara? ____ Dentro de la ciudad Cunto tiempo mensual en promedio usted emplea en ir y volver de su casa al lugar de trabajo? ____Horas ____Minutos
Caractersticas de la solicitud de teletrabajo

Mencione a continuacin cules son las causas que motivan la solicitud de teletrabajo?
____ Fuera de la ciudad. Dnde? _________ Por favor indique la direccin exacta del lugar desde el cul piensa tele trabajar
__________________________________________ Idoneidad de las funciones para teletrabajar

A continuacin liste sus funciones o tareas del cargo que desempea, iniciando con las de mayor importancia y siguiendo con las de menor importancia:
Conciliacin y vida familiar

Tiene personas a su cargo? En caso armativo Cuntas personas tiene a su cargo?
Es susceptible de realizarse a travs del teletrabajo? Funcin o tarea a su cargo Si desea realizar alguna aclaracin especial
____ Fuera de la ciudad. Dnde? _________ Por favor indique la direccin exacta del lugar desde el cul piensa tele trabajar
____Horas ____Minutos
__________________________________________ Idoneidad de las funciones para teletrabajar

A continuacin liste sus funciones o tareas del cargo que desempea, iniciando con las de mayor importancia y siguiendo con las de menor importancia: Es susceptible de realizarse a travs del teletrabajo? Funcin o tarea a su cargo Si - No Si desea realizar alguna aclaracin especial utilice este espacio Valore en una escala entre 1 (totalmente en desacuerdo) y 5 (totalmente de acuerdo) cmo considera las condiciones ambientales de trabajo en su domicilio: Aspectos a evaluar Dispone de un espacio adecuado para trabajar Est convenientemente iluminado Dispone de mobiliario adecuado (mesa de trabajo sucientemente amplia y silla regulable en altura) El ruido ambiental se encuentra dentro de los lmites normales Dispone de climatizacin adecuada 1 2 3 4 5
1. 2. 3. 4. 5. 6.
SECCIN DOS Diligenciar por el jefe inmediato Caractersticas del puesto de trabajo
Descripcin de las condiciones de trabajo actuales.
Medios tcnicos y ambientales

Dispone de computador con aplicaciones omticas? Si __ No__ Tiene conexin propia a Internet Si __ No__ Qu tipo de conexin a Internet hay en su domicilio o lugar en el que trabajar a distancia? Modem ______ Banda ancha ______ En caso armativo, Conoce la velocidad? ___ MG Cmo calica la velocidad de conexin a Internet que tiene en su casa? Buena____ Regular____ Mala____ Estara dispuesto a utilizar su conexin de acceso a Internet para teletrabajar? Si __ No__ Dispone de lnea telefnica local? Si__ No__ En caso armativo, Tiene plan ilimitado a jos locales? Si __ No__ Tiene plan ilimitado a nmeros jos nacionales? Si __ No__ El telfono se encuentra cerca al computador? Si __ No__ Permitira la recepcin de llamadas en su telfono jo (o celular) personal durante la jornada de teletrabajo? Si __ No__
Valore en una escala de 1 (totalmente en desacuerdo) a 5 (totalmente de acuerdo) las condiciones laborales actuales, de acuerdo a las tareas desarrolladas por el trabajador solicitante: Aspectos a evaluar Actividades con autonoma propia o fcilmente divisibles en otras que lo sean 1 2 3 4 5
Necesidad de relacionarse con mandos y compaeros frecuente y poco planicable El trabajo requiere ser desarrollado habitualmente fuera de las instalaciones de la empresa (contacto con clientes, proveedores, labor de campo, etc.) El trabajo se desarrolla en turnos El trabajo requiere ser desarrollado en un momento concreto del da, no admite exibilidad horaria Los resultados del trabajo son fcilmente medibles, a travs de un seguimiento adecuado Objetivos y resultados acordados en la reunin con el empleado en teletrabajo. Descripcin y medicin de parmetros:
Infraestructura y aplicaciones Detalle a continuacin la necesidad de infraestructura tecnolgica (Hardware /Software):
MODELO ACUERDO DE TELETRABAJO
ANEXO 2
Si el empleado requiere alguna otra infraestructura para ejecutar sus tareas, detallar a continuacin:
En _____________ (ciudad), a los _____ das de _______ (mes) del ao _________. De una parte __________________ (nombre de la empresa), con NIT _____________________, representada por__________________________, en adelante LA EMPRESA; y de otra ____________________________ (nombre del teletrabajador), con C.C. No. ___________________, en adelante EL TELETRABAJADOR, actuando en nombre e inters propio
El empleado solicitante declara conocer el procedimiento de teletrabajo de (Nombre de la empresa) y todas las recomendaciones relacionadas con el equipamiento y la prevencin de riesgos laborales y accidentabilidad. Firma del Solicitante Firma del Jefe Inmediato Firma del Jefe de Recursos Humanos
MANIFIESTAN: Que EL TELETRABAJADOR viene trabajando para la compaa desde la fecha _ _/_ _ / _ _ _ _, mediante una relacin laboral de dependencia y desempeando el cargo de _______________________, y que debido a las facilidades tcnicas del mencionado puesto de trabajo y del estudio previo de cumplimiento de requisitos, ambas partes consideran compatible el desempeo, desarrollo y control del mismo bajo la modalidad del teletrabajo y, por lo tanto, acuerdan suscribir libre y voluntariamente el mencionado acuerdo conforme a las siguientes disposiciones: Primera. Condiciones generales. EL TELETRABAJADOR desempear las funciones inherentes a su puesto de trabajo bajo la modalidad de teletrabajo teniendo en cuenta las siguientes caractersticas:
Horario de trabajo Das de teletrabajo asignado Das de trabajo en la ocina Ubicacin del lugar de teletrabajo Direccin del lugar de teletrabajo
Segunda. Equipos y herramientas. LA EMPRESA proporcionar, instalar y mantendr los equipos mencionados a continuacin en calidad de prstamo, los cuales son considerados por las partes como necesarios para el correcto desempeo de las funciones del puesto de trabajo de EL TELETRABAJADOR, y facilitar un apoyo tcnico y un servicio adecuado de los mismos a travs de la lnea de asistencia tcnica (correo electrnico, telfono, etc.).
__ Lunes __ Lunes
__ Martes __ Mircoles __ Jueves __ Viernes __ Martes __ Mircoles __ Jueves __ Viernes Ocina satlite ___ Otro_________________
Residencia ___
Hardware/software (Especicaciones tcnicas)
Referencia
Valor
Novena. Propiedad Intelectual. Los derechos de propiedad intelectual e industrial que se generen en virtud del presente Acuerdo, le pertenecen a LA EMPRESA. EL TELETRABAJADOR no tendr las facultades ni podr realizar actividad alguna de uso, reproduccin, comercializacin, comunicacin pblica o transformacin sobre el resultado de sus funciones, ni tendr derecho a ejercer cualquier otro derecho sin la previa autorizacin expresa de LA EMPRESA. Dcima. Condencialidad. EL TELETRABAJADOR se compromete a guardar la mxima reserva y condencialidad sobre las actividades laborales que desarrolle. Se considerar Informacin Condencial la informacin de propiedad de LA EMPRESA y la informacin que genere EL TELETRABAJADOR en virtud del contrato de trabajo. EL TELETRABAJADOR se compromete a no divulgar dicha Informacin Condencial, por ningn medio fsico o electrnico, as como a no publicarla ni ponerla a disposicin de terceros, a no ser que cuente con el consentimiento explcito de LA EMPRESA. Onceava. Disposiciones nales. En la eventualidad de que, por cualquier motivo o circunstancia, fuere necesario abandonar el programa de teletrabajo, el anexo al contrato de trabajo quedar, de pleno derecho, automticamente sin valor legal alguno, regresando las partes contratantes a sus respectivos derechos y obligaciones laborales originalmente pactadas. Este acuerdo se sujeta a las obligaciones establecidas por las partes y en especial en la Ley 1221 de 2008 y el Decreto 884 de 2012. Firman el presente documento en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento, quedando un ejemplar en poder de LA EMPRESA, otro en poder de EL TELETRABAJADOR y otro de la Administradora de Riesgos Laborales.
Tercera. Uso de equipos y herramientas. EL TELETRABAJADOR se compromete a hacer un uso adecuado del equipo as como de las herramientas que la empresa ponga a su disposicin y a utilizarlas exclusivamente con los nes laborales denidos por la entidad. En caso de uso de los equipos no acorde con las polticas de seguridad, contempladas en la Resolucin N___, La responsabilidad por el dao o prdida de los mismos ser trasladada al teletrabajador. Finalizada la modalidad de teletrabajo, el teletrabajador debe reintegrar los equipos informticos que se le haya asignado. Cuarta. Costos. Se reconoce al teletrabajador el valor de $_______________ como compensacin de gastos de Internet, energa elctrica, suma que no hace parte del salario. Quinta. Privacidad. El control de la actividad de EL TELETRABAJADOR por parte de LA EMPRESA se har a travs de medios telefnicos, informticos o electrnicos. Si por motivos de trabajo fuese necesaria la presencia fsica de representantes de la empresa en el lugar de trabajo de EL TELETRABAJADOR y ste fuera su propio domicilio, se har siempre con previa noticacin y consentimiento de ste. Sexta. Medidas de seguridad y previsin de riesgos en el teletrabajo. Elteletrabajador autoriza a las ARL y a LA EMPRESA a realizar visitas peridicas a su domicilioque permitan comprobar si el lugar de trabajo es seguro y est libre de riesgos; de igual forma autoriza las visitas de asistencia para actividades de Seguridad y salud en el trabajo. No obstante, EL TELETRABAJADOR debe cumplir las condiciones especiales sobre la prevencin de riesgos laborales que se encuentran denidas en el Reglamento Interno de Trabajo y hacen parte integral de este Acuerdo. Sptima. Seguridad de la Informacin. El acceso a los diferentes entornos y sistemas informticos de LA EMPRESA ser efectuado siempre y en todo momento bajo el control y la responsabilidad de EL TELETRABAJADOR, siguiendo los procedimientos establecidos por LA EMPRESA, los cuales se encuentran denidos en el Reglamento Interno de Trabajo y hacen parte integral del presente Acuerdo. Octava. Proteccin de datos personales. EL TELETRABAJADOR se compromete a respetar la legislacin en materia de proteccin de datos, y las polticas de privacidad y de seguridad de la informacin que la empresa ha implementado, como tambin a: Utilizar los datos de carcter personal a los que tenga acceso, nica y exclusivamente para cumplir con sus obligaciones para con LA EMPRESA. Cumplir con las medidas de seguridad que LA EMPRESA haya implementado para asegurar la conden cialidad, secreto e integridad de los datos de carcter personal a los que tenga acceso, as como a no ceder en ningn caso a terceras personas los datos de carcter personal a los que tenga acceso, ni tan siquiera a efectos de su conservacin.
__________________________________ ___________________________________ Nombre del representante de la empresa Nombre del teletrabajador C.C. C.C.
MODELO CAPTULO DE TELETRABAJO EN EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
ANEXO 3
TTULO____ ASPECTOS LABORALES DEL TELETRABAJO
Aumentar el compromiso, identidad y el nivel de motivacin del personal para con la organizacin y las labores desempeadas. Disminuir el absentismo laboral. Mejorar los procesos laborales en ____________. Facilitar el acceso al teletrabajo a las personas discapacitadas, con cargas familiares, problemas de movilidad, o en general con problemas de conciliacin de la vida personal, familiar y laboral. CAPTULO IV Condiciones de acceso al programa de teletrabajo ARTCULO 4. Los empleados de _____________________(empresa) podrn solicitar su participacin en el programa de teletrabajo si cumplen con las siguientes disposiciones: La permanencia mnima de _________ (tiempo estimado por la empresa) en la empresa como trabajador para ser admitido como teletrabajador. Diligenciar el formato de solicitud de ingreso al programa. Haber superado el proceso de evaluacin de la solicitud y de denicin de las caractersticas especcas en las cuales se va a desarrollar el teletrabajo, as como la denicin previa de los objetivos y mecanismos de control acordados conjuntamente con el jefe inmediato. Haber superado la inspeccin de la estacin de teletrabajo propuesta por el teletrabajador. Cumplir con los requisitos estipulados en el presente reglamento y las posteriores modicaciones y mejoras que se incorporen al mismo. CAPTULO V rgano de coordinacin y evaluacin del programa de teletrabajo ARTCULO 5. Con el n de evaluar continuamente y realizar acciones de mejora que permitan la adopcin de buenas prcticas en esta modalidad laboral no presencial, se crear un equipo de coordinador, formado por personas que mantengan relaciones uidas con los responsables directos de todas las reas de la empresa, que gestionen, entre otros, aspectos como la evaluacin y autorizacin de ingreso de empleados a dicha modalidad, as como los relacionados con las comunicaciones, las relaciones laborales, las tecnologas de la informacin y la comunicacin, o la prevencin de riesgos laborales. A continuacin se mencionan los miembros que conformarn el equipo coordinador, quienes podrn variar en funcin de las circunstancias: El Gerente / Representante legal. El director o jefe del rea encargada de la gestin de recursos humanos. El director o jefe responsable del rea de salud laboral y riesgos laborales. El director o jefe del rea responsable de sistemas y tecnologas de la informacin y la comunicacin. Un representante de los teletrabajadores. Un mximo de _______ empleados seleccionados por la gerencia. ARTCULO 6. Una vez constituido este equipo coordinador procedern a denir el reglamento del equipo donde constar su alcance, la periodicidad de las reuniones, los mecanismos de seleccin y conducto regular para atender a las situaciones propias de esta modalidad y los dems temas que se consideren pertinentes para ser dirimidos por tal rgano de control.
Adicin al Reglamento Interno de Trabajo adoptado por la Empresa __________ mediante Resolucin No. _______ al ao ____________, incorporando lo dispuesto en la Ley 1221 de Julio 16 de 2008, reglamentada por el Decreto 0884 del 30 de abril de 2012 respecto al TELETRABAJO. CAPTULO I Objeto y mbito de aplicacin ARTCULO 1. El presente apartado tiene como objeto la regulacin de la modalidad de teletrabajo en la empresa _____________________. Este reglamento hace parte de los acuerdos individuales de teletrabajo, celebrados o que se celebren con todos los teletrabajadores, salvo estipulaciones en contrario, que sin embargo, solo pueden ser favorables al teletrabajador. CAPTULO II Deniciones ARTCULO 2. Segn la normatividad colombiana vigente con respecto al teletrabajo, se tienen en cuenta las siguientes deniciones: TELETRABAJO. Es una forma de organizacin laboral, que se efecta en el marco de un contrato de trabajo o de una relacin laboral dependiente, que consiste en el desempeo de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologas de la informacin y la comunicacin - TIC -para el contacto entre el trabajador y empleador, sin requerirse la presencia fsica del trabajador en un sitio especco de trabajo. TELETRABAJADOR. Es la persona que el marco de la relacin laboral dependiente, utiliza las tecnologas de la informacin y comunicacin como medio o n para realizar su actividad, laboral fuera del local del empleador, en cualquiera de las formas denidas por la ley. CAPTULO III Objetivos ARTCULO 3. Todo programa de teletrabajo en ______________________ (nombre de la empresa) se guiar por los siguientes objetivos: Conciliar la vida personal y familiar de los trabajadores a travs de la exibilidad para realizar el trabajo desde el domicilio u estacin de teletrabajo, todo ello garantizando la cantidad y calidad del servicio. Potenciar el trabajo en trminos del cumplimiento de objetivos y no de tiempo de presencial en el lugar de trabajo
CAPTULO VI Contrato o vinculacin de teletrabajo ARTCULO 7. Quien aspire a desempear un cargo en la empresa ____________________ (nombre de la empresa) como teletrabajador deber cumplir con los requisitos establecidos en el Artculo 39 del Cdigo Sustantivo de Trabajo y de la Seguridad Social; para los trabajadores particulares aplican las condiciones establecidas en el Artculo 6 de la Ley 1221 de 2008, y el Decreto 884 de 2012. El acuerdo de teletrabajo o contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo deber indicar de manera especial: Las condiciones de servicio, los medios tecnolgicos y de ambiente requeridos, y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo, y si es posible, de espacio. Los das y los horarios en que el teletrabajador realizar sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada mxima legal. Las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y el procedimiento de la entrega por parte del teletrabajador al momento de nalizar la modalidad de teletrabajo. Las medidas de seguridad informtica que debe conocer y cumplir el teletrabajador. PARGRAFO: En caso de contratar por primera vez a un teletrabajador, ste no podr exigir posteriormente realizar sus actividades en las instalaciones del empleador, a no ser que las partes de comn acuerdo modiquen lo inicialmente pactado y en dado caso, dejara de ser teletrabajador. Si previamente existe un contrato de trabajo o vinculacin laboral y las partes de comn acuerdo optan por el teletrabajo, el acuerdo que rmen deber contener los elementos descritos en el presente artculo y ser anexado al contrato de trabajo o a la hoja de vida del empleado. CAPTULO VII Igualdad de trato ARTCULO 8. Los trabajadores y teletrabajadores de la Empresa_______________ tendrn los mismos derechos, obligaciones y garantas. El teletrabajador no perder ningn derecho, por ostentar tal condicin. La igualdad de trato abarca: El derecho de los teletrabajadores a constituir o a aliarse a las organizaciones que escojan y a participar en sus actividades. La proteccin de la discriminacin en el empleo. La proteccin en materia de seguridad social (Sistema General de Pensiones, Sistema General de Seguridad Social en Salud y Riesgos Laborales), de conformidad con lo previsto en la Ley 100 de 1993 y las normas que la modiquen o adicionen, o en las disposiciones que regulen los regmenes especiales. La remuneracin. La proteccin por regmenes legales de seguridad social. El acceso a la formacin. La proteccin de la maternidad. Las teletrabajadoras tendrn derecho a retornar al mismo puesto de trabajo o a un puesto equivalente con la misma remuneracin, al trmino de la licencia de maternidad. Respeto al derecho a la intimidad y privacidad del teletrabajador.
CAPTULO VIII Equipos y programas informticos ARTCULO 9. Las necesidades tcnicas del teletrabajador estarn dadas en funcin de las necesidades del trabajo encomendado, siendo requisitos mnimos, los siguientes: Un computador personal con las condiciones adecuadas para realizar las tareas encomendadas, que puede o no ser suministrado por la empresa, dependiendo si el teletrabajador suministra un equipo personal para tal n. Una conexin de banda ancha con una velocidad adecuada y suciente para las tareas que se lleven a cabo. Una cuenta de correo electrnico. El resto de condiciones tcnicas necesarias para desempear el teletrabajo. ARTCULO 10. A continuacin se listan los compromisos de las partes referente a los equipos, aplicaciones, documentacin y suministros entregados por la empresa: La empresa brindar las herramientas especcas (hardware /software) que considere necesarias para el desarrollo de las funciones e implementar las correspondientes medidas de control y acceso, con el n de garantizar la proteccin de datos y de los mismos equipos y aplicaciones entregadas. De igual forma, el teletrabajador deber respetar lo contemplado en las leyes colombianas as como las instrucciones por escrito que reciban de sus supervisores o jefes inmediatos. El teletrabajador no podr comunicar a terceros, salvo autorizacin expresa y escrita del empleador, o por orden de las autoridades competentes, la informacin que tenga sobre su trabajo, cuyo origen provenga del uso de tecnologas de la informacin que le haya suministrado su empleador, especialmente sobre los asuntos que sean de naturaleza reservada y/o cuya divulgacin pueda ocasionar perjuicios a la empresa o a las personas a quienes se les presta el servicio, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes. De igual forma, el teletrabajador no podr compartir los usuarios y/o contraseas personales de la empresa que le hayan sido entregados con ocasin del teletrabajo contratado. El teletrabajador deber conservar, mantener y devolver en buen estado, salvo deterioro natural y razonable, en el momento en que la empresa lo solicite, los instrumentos, equipos informticos y los tiles que se le haya facilitado para la prestacin de sus servicios. CAPTULO IX Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral ARTCULO 11. Los teletrabajadores deben estar aliados al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago de los aportes se debe efectuar a travs de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes -PILA-. Los teletrabajadores en relacin de dependencia, durante la vigencia de la relacin laboral, sern aliados por parte la empresa al sistema de seguridad social, salud, pensiones y riesgos laborales, de conformidad con lo establecido en la Ley 100 de 1993 y las normas que la modiquen, adicionen o sustituyan, o las disposiciones que regulen los regmenes especiales, as como a las Cajas de Compensacin Familiar en los trminos y condiciones de la normatividad que regula dicha materia. CAPTULO X Obligaciones de las partes en seguridad y previsin de riesgos laborales ARTCULO 11. Sern obligaciones de las partes en materia de riesgos laborales en el teletrabajo:
Del empleador: El empleador debe realizar la vericacin de las condiciones del centro destinado al teletrabajo, para el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo con la asesora de su Administradora de Riesgos Laborales. Incorporar en el Reglamento Interno de Trabajo o mediante resolucin, las condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la empresa privada. Para el sector pblico, las entidades debern adaptar los manuales de funciones y competencias laborales, dndole alcance a dichos centros de trabajo. Realizar y rmar acuerdo de teletrabajo o dependiendo del caso, contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo, incorporando las condiciones establecidas en el Artculo 3 del Decreto 884 de 2012. Contar con una red de atencin de urgencias en caso de presentarse un accidente o enfermedad del teletrabajador cuando est trabajando. Establecer las horas del da y los das de la semana en que el teletrabajador debe estar accesible y disponible para la empresa en el marco de la Jornada Laboral. Implementar los correctivos necesarios con la asesora de la Administradora de Riesgos Laborales que se presenten en el lugar de trabajo del teletrabajador. Las obligaciones en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SGSST-, denidas en la normatividad vigente, de conformidad con el Pargrafo 2, Artculo 26, Ley 1562 de 2012. Suministrar a los teletrabajadores equipos de trabajo seguros y medios de proteccin adecuados para la tarea a realizar, y garantizar que los trabajadores reciban una formacin e informacin adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilizacin de los equipos informticos y su prevencin. Informar y dar una copia al teletrabajador de la poltica de la empresa en materia de salud y seguridad en el teletrabajo. Vericar que las condiciones locativas e higinicas del lugar en que se va a desarrollar el teletrabajo cumplan con las condiciones mnimas establecidas por la ley. Del teletrabajador: Diligenciar el formato de Autorreporte de Condiciones de Trabajo con el n de determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales el empleador implementar los correctivos necesarios, con la asesora de su Administradora de Riesgos Laborales. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de la empresa y asistir peridicamente a los programas de promocin y prevencin adelantados por la Administradora de Riesgos Laborales. Referente al teletrabajo, las obligaciones del teletrabajador en Riesgos Laborales y en el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), son las denidas por la normatividad vigente de conformidad con el Artculo 27 de la Ley 1562 de 2012. Suministrar informacin clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contradas por los empleadores. Participar en la prevencin de los riesgos laborales a travs de los comits paritarios de seguridad y salud en el trabajo, o como vigas ocupacionales. Reportar los accidentes de trabajo de acuerdo con la legislacin vigente. Utilizar los equipos y herramientas suministrados en forma adecuada, y participar en los programas y actividades de promocin y prevencin. En general cumplir con todas las obligaciones establecidas en el artculo 22 del Decreto 1295 de 1994. CAPTULO XI Obligaciones y responsabilidades especiales de la empresa ARTCULO 12. Son responsabilidades de _____________________ (nombre de la empresa):
La seguridad del teletrabajador conforme a la legislacin vigente. El suministro a los teletrabajadores de equipos de trabajo seguros y medios de proteccin adecuados para la tarea a realizar, y garantizar que los teletrabajadores reciban una formacin e informacin adecuadas sobre los riesgos derivados de la utilizacin de los equipos informticos y su prevencin. Incluir al teletrabajador dentro del Sistema Gestin de Seguridad y salud en el trabajo y permitirle la participacin en las actividades del comit paritario. Informar y dar una copia al teletrabajador de la poltica de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo. Denir la unidad de causacin del salario (hora, da, mes, obra).
DEPENDENCIA O REA:
El mouse lo ubica al lado del teclado y no en otro nivel del escritorio de modo que se pueda alcanzar RESPONSABLE DE LA EVALUACIN: fcilmente y con la mueca recta?
MODELO DE FORMATO DE AUTORREPORTE DE LAS CONDICIONES DE TELETRABAJO
ANEXO 4
EMPRESA: ARL:
UBICACIN EXACTA DEL PUESTO LE LUGAR DE TELETRABAJO: ElEN escritorio permite un buen espacio
ENTORNO DE TRABAJO ASPECTO IDENTIFICADO para los miembros inferiores y la facilidad de movimiento? Espacio de DESCRIPCIN DE CONDICIONES 60 cm como mnimo. SI NO N.A.
CONDICIN QUE REQUIERE LA IMPLEMENTACIN DE CONTROLES
OBSERVACIONES
Los pisos rea tiene de trabajo son El rea dedel trabajo iluminacin planos? natural (ventanas)? El piso est libre de obstculos y de Las lmparas o luminarias del rea desperdicios? trabajo estn libres de polvo PISOS El del est en buenas Lamaterial cantidad depiso luz es suciente? condiciones? Describa en observaDescriba en observaciones si se ciones el tipo de del percibe exceso o material ausencia de piso en el rea de trabajo (cermica, madera o iluminacin. alfombra). Se percibe que la intensidad lumnica Las de la silla son en el rodachinas rea permite leer sin ninguna adaptables dicultad? al piso en el rea denida para teletrabajo? La lmpara de techo en el rea de trabajo, con relacin la ubicacin de El techo del rea dea trabajo est en la silla de trabajo, se ubica detrs de buenas condiciones? (Sin humedades, sta? o comejn si fuese de madera) grietas La luz natural y/o articial permite Las paredes estn en buenas visualizar la pantalla del computador condiciones? (Sin grietas ni humesin generar fatiga visual por reejos, dades) vidrios o pantallas? Los cuadros, repisas o dems objetos La ventana tiene proteccin? anclados en el rea de trabajo son (Persianas, blackout, cortinas, pelcuseguros? las de ltro, otras)
ILUMINACIN
FORMATO DE AUTOREPORTE DE CONDICIONES DE TELETRABAJO FECHA:

TECHO
LUGAR DE EVALUACIN (Ciudad, direccin, lugar de trabajo): NOMBRE DEL TRABAJADOR: DEPENDENCIA O REA: RESPONSABLE DE LA EVALUACIN: UBICACIN EXACTA DEL PUESTO EN EL LUGAR DE TELETRABAJO:
ENTORNO DE TRABAJO ASPECTO IDENTIFICADO DESCRIPCIN DE CONDICIONES Los elementos de trabajo ms usados se encuentran ubicados a menos de 25 cm de distancia de alcance? Para el desarrollo de actividades laborales, el espacio dispuesto en la residencia cumple con las dimensiones necesarias (trabajo de ocina en posicin sentado), mnimo 150 cm de ancho por 150 cm de largo? La ubicacin del puesto de trabajo permite movilidad en la silla? Vericar que el espacio de movilidad de la silla sea de 80 cm o ms. El escritorio permite ajustar el teclado de modo que se obtenga una posicin cmoda al digitar, manteniendo la mano, mueca y brazo en lnea recta con buen espacio delante del teclado para descansar las manos? El mouse lo ubica al lado del teclado y no en otro nivel del escritorio de modo que se pueda alcanzar fcilmente y con la mueca recta? El escritorio permite un buen espacio para los miembros inferiores y la facilidad de movimiento? Espacio de 60 cm como mnimo. El rea de trabajo tiene iluminacin natural (ventanas)? Las lmparas o luminarias del rea de trabajo estn libres de polvo RIESGO DE INCENDIO Y RIESGOS BIOLGICOS SI NO N.A.
CONDICIONES AMBIENTALES
PAREDES
CONDICIONES LOCATIVAS OBSERVACIONES
ZONAS DE CIRCULACIN VENTILACIN ZONAS COMUNES
Los espacios destinados para la El rea de trabajo tiene ventilacin entrada y salida del rea de trabajo natural (ventanas)? estn libres de obstculos? El ingreso rea de al trabajo tiene ventilacin El rea denida para el combinada (natural y/o articial)? teletrabajo es seguro? Describa en observaciones cul es el acceso, si es El ruido eterno (vehculos, vecinos, por escaleras, corredor, rampa, e locales comerciales, residencias mezzanine, balcones. industria) permite realizar las opera-
RUIDO
ciones de trabajo sin ninguna interferLas escaleras se encuentran en buen encia? estado? En el rea de trabajo hay ausencia de Las escalas y balcones fuentes generadoras de cumplen ruido? Si con hay pasamanos, bandaslas o piso antideslipresencia describa fuentes que zante y el tamao de huella en la generan ruido en la casilla de observaescala es suciente para la mayora de ciones. las personas? El material rea denida parade teletrabajo es El y diseo las escaleras un antideslizante? ambiente libre de virus, bacterias, es hongos, insectos y roedores? Las escaleras estn libres de obstculos? En el rea de trabajo no hay contacto con uidos biolgicos? Las diferentes puertas que tiene el rea de trabajo estn en bue estado y funcionan normalmente? En el rea de trabajo hay buenas prcticas de orden, limpieza y aseo?
ESCALERAS VIRUS, BACTERIAS, HONGOS, INSECTOS Y ROEDORES FLUIDOS BIOLGICOS PUERTAS
CONDICIONES ERGONMICAS
PUESTO DE TRABAJO (ESPACIO, MOBILIARIO, ELEMENTOS DE TRABAJO)
ORDEN Y ASEO
Si el escritorio cuenta con cajonera, los elementos de trabajo son almacenados en ella y el espacio es suciente? Conoce los procedimientos para actuar en caso de una emergencia en el lugar denido para el teletrabajo? Cuenta con medios de extincin o extintor? Interno y/o externos en zonas comunes?
DEPENDENCIA O REA: RESPONSABLE DE LA EVALUACIN: UBICACIN EXACTA DEL PUESTO EN LE LUGAR DE TELETRABAJO:
ENTORNO DE TRABAJO ASPECTO IDENTIFICADO DESCRIPCIN DE CONDICIONES Los pisos del rea de trabajo son planos? El piso est libre de obstculos y desperdicios? PISOS El material del piso est en buenas condiciones? Describa en observaciones el tipo de material del piso en el rea de trabajo (cermica, madera o alfombra). Las rodachinas de la silla son adaptables al piso en el rea denida para teletrabajo? TECHO El techo del rea de trabajo est en buenas condiciones? (Sin humedades, grietas o comejn si fuese de madera) Las paredes estn en buenas condiciones? (Sin grietas ni humedades) Los cuadros, repisas o dems objetos anclados en el rea de trabajo son seguros? CONDICIONES LOCATIVAS ZONAS DE CIRCULACIN Los espacios destinados para la entrada y salida del rea de trabajo estn libres de obstculos? El ingreso al rea denida para el teletrabajo es seguro? Describa en observaciones cul es el acceso, si es por escaleras, corredor, rampa, mezzanine, balcones. Las escaleras se encuentran en buen estado? Las escalas y balcones cumplen con pasamanos, bandas o piso antideslizante y el tamao de huella en la escala es suciente para la mayora de las personas? El material y diseo de las escaleras es antideslizante? Las escaleras estn libres de obstculos? PUERTAS Las diferentes puertas que tiene el rea de trabajo estn en bue estado y funcionan normalmente? En el rea de trabajo hay buenas prcticas de orden, limpieza y aseo? ORDEN Y ASEO Si el escritorio cuenta con cajonera, los elementos de trabajo son almacenados en ella y el espacio es suciente? Conoce los procedimientos para actuar en caso de una emergencia en el lugar denido para el teletrabajo? RIESGO DE INCENDIO Y Cuenta con medios de extincin o extintor? Interno y/o externos en zonas comunes? RIESGO ELCTRICO SI NO N.A.
prcticas de orden, limpieza y aseo? ORDEN Y ASEO Si el escritorio cuenta con cajonera, los elementos de trabajo son almacenados en ella y el espacio es suciente? Conoce los procedimientos para actuar en caso de una emergencia en el lugar denido para el teletrabajo? RIESGO DE INCENDIO Y EXPLOSIN Cuenta con medios de extincin o extintor? Interno y/o externos en zonas comunes? Conoce el procedimiento para uso y manejo de extintores? En el lugar denido para el teletrabajo hay ausencia de almacenamiento de lquidos o slidos combustibles? Los equipos en e rea de trabajo tienen conexin a tierra? Las instalaciones elctricas estn debidamente protegidas (tomas, extensiones y enchufes)?
OBSERVACIONES
INCENDIO
EQUIPOS E INSTALACIONES Hay ausencia de empalmes (uniones) ELCTRICAS en cables elctricos? Los enchufes del rea de trabajo no estn sobrecargados con muchas conexiones? Las cajas de interruptores estn cubiertos?
PAREDES
OBSERVACIONES GENERALES:
ACCIONES CORRECTIVAS SUGERIDAS:
ZONAS COMUNES
ESCALERAS
MODELO DE FORMATO DE REVERSIBILIDAD POR PARTE DEL TELETRABAJADOR
ANEXO 5
MODELO DE FORMATO DE REVERSIBILIDAD POR PARTE DEL EMPLEADOR

____________ (ciudad), ___ (da) del ______ (mes) del________ (ao).
ANEXO 5.1
____________ (ciudad), ___ (da) del ______ (mes) del________ (ao).
Seor(a) Nombre del teletrabajador Cargo Seores Equipo coordinador programa teletrabajo ________________________ (Nombre de la empresa) Ciudad Referencia: Solicitud de nalizacin de participacin en el programa de teletrabajo Nombre de la empresa Ciudad
Respetado(a) seor(a), Referencia: Solicitud de reversibilidad del programa de teletrabajo Por medio de la presente le noticamos que se ha tomado la decisin de que usted retome el cumplimiento de sus labores de manera presencial, dado que consideramos lo ms conveniente para la empresa. Por tal motivo se dar por nalizada su participacin en el programa de teletrabajo a partir del prximo _________________ (jar fecha con el periodo de preaviso necesario para que el trabajador se adapte a su nueva situacin). Para poder dar cierre a su proceso de participacin, le solicitamos hacer entrega de los equipos, aplicaciones y todos aquellos suministros entregados a usted para el desarrollo de sus labores de manera no presencial y registrar su devolucin con el rea encargada donde se encuentra el inventario de estos implementos antes de ____________ (fecha de plazo de entrega).Con la entrega de esta noticacin la empresa se libera de los compromisos de pago de los costes asumidos con el trabajador con motivo del teletrabajo. Con la nalizacin de su participacin en el programa de teletrabajo usted vuelve a gozar de los mismos derechos y obligaciones que los empleados de su misma categora laboral que llevan a cabo su actividad en las ocinas de la empresa, de los cuales usted mismo gozaba previo al ingreso al programa.
Respetados seores,
Yo, ___________________________, identicado con nmero de cdula _______________, empleado de la empresa ______________________________, solicito voluntariamente el cese de mi participacin en el programa de teletrabajo, teniendo como motivacin: ________________________________, _______________________________, ______________________________. De igual forma pido se me restituyan las condiciones laborales de las cuales gozaba previamente al ingreso al programa tal y como se pact en el acuerdo de teletrabajo adicionado a m contrato.
Agradezco la atencin prestada y rmo la presente como constancia de la solicitud para que sea tramitada acorde a los tiempos denidos por la empresa para tal n.
_________________________________ Nombre del teletrabajador C.C. No. Cargo
Atentamente,
______________________________________ Firma y nombre del representante del equipo coordinador Cargo
MODELO DE RESOLUCIN DE MODIFICACIN DE MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES ADAPTADO AL TELETRABAJO

RESOLUCIN NMERO _____ DE 2013 Por la cual se modica parcialmente el Manual Especco de Funciones y Competencias Laborales en materia de teletrabajo para los empleos de la Planta de Personal del nombre de la entidad EL FUNCIONARIO LDER DE LA ENTIDAD
ANEXO 6
RESUELVE: CAPTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES ARTCULO PRIMERO. Se modica el Manual Especco de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos que conforman la planta de personal de nombre de la entidad que son susceptibles de realizarse a travs de la modalidad de teletrabajo. ARTCULO SEGUNDO. Los empleos ejercidos mediante la modalidad de teletrabajo, son aquellos cuyas actividades son susceptibles de ser realizables fuera de la entidad, no ponen en riesgo la seguridad de la informacin del Estado y no requieren del contacto presencial con atencin al ciudadano, y sus tareas no demandan de su presencia fsica permanente al interior de la entidad. Los cargos que pueden trabajar bajo la modalidad de teletrabajo en la nombre de la entidad son los siguientes:
ASESOR En ejercicio de las facultades que le conere _______ y el Artculo _______ del Decreto _____ de _____ CONSIDERANDO: Que el artculo 122 de la Constitucin Nacional establece que no habr empleo pblico que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento Que mediante Resolucin nmero ____ del _____ de ____, se estableci el Manual Especco de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta de empleados de nombre de la entidad. Que mediante Resolucin No.____, se actualiz el Manual Especico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la nombre de la entidad. PROFESIONAL ESPECIALIZADO Que el teletrabajo es una forma de organizacin laboral, que se efecta en el marco de un contrato de trabajo o de una relacin laboral dependiente, que consiste en el desempeo de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologas de la informacin y las comunicaciones -TIC-, para el contacto entre el trabajador y empleador, sin requerirse la presencia fsica del trabajador en el sitio especico del trabajo, y se encuentra regulado por la Ley 1221 de 2008 y reglamentado por el Decreto 884 de 2012. Que se hace necesario adicionar algunas consideraciones relacionadas con la implementacin del teletrabajo al interior de la entidad, de acuerdo al Artculo 6 del Decreto 884 de 2012, que establece que para los servidores pblicos las entidades debern adaptar los manuales de funciones y competencias laborales, con el n de permitir y facilitar la implementacin del teletrabajo como una forma de organizacin laboral. Que mediante la Directiva No. ________ del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica se establecen los criterios que las entidades pblicas deben tener en cuenta para implementar el teletrabajo. PROFESIONAL UNIVERSITARIO Que mediante Resolucin No. _____, se dene el plan de accin para implementar el teletrabajo en la nombre de la entidad. IDENTIFICACIN: PROFESIONAL En mrito de lo expuesto, Nivel: Denominacin del Empleo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO Cdigo: Grado: Nmero de cargos con este cdigo y grado: ____ Nmero cargos de Carrera Administrativa: ___ Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza supervisin directa IDENTIFICACIN: ASESOR Nivel: Denominacin del Empleo: ASESOR Cdigo: Grado: Nmero de cargos con este cdigo y grado: ____ Nmero cargos de Carrera Administrativa: ___ Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza supervisin directa
IDENTIFICACIN: PROFESIONAL Nivel: Denominacin del Empleo: PROFESIONAL ESPECIALIZADO Cdigo: Grado: Nmero de cargos con este cdigo y grado: ____ Nmero cargos de Carrera Administrativa: ___ Cargo del Jefe Inmediato: Quien ejerza supervisin directa
jefe inmediato en el contexto del
do normas internas y legales y plazos de entrega. Programar el producto nal de acuerdo con el proyecto aprobado por el empleador respetando el plan de trabajo.
imientos, normas y procedimientos del jefe inmediato y/o exigencias surgidas del propio desarrollo de la tarea. Gestionar proyectos a distancia con otros teletrabajadores Integrar el producto o documentacin en su forma denitiva, respetando el modelo convenido con el jefe inmediato y las pautas previamente jadas. Programar los componentes del producto nal de acuerdo con las especicaciones, utilizando las tecnologas que resulten ms apropiadas. Integrar el producto en su forma denitiva, respetando el modelo convenido con el jefe inmediato, las pautas previamente jadas
ARTCULO TERCERO. Las competencias transversales requeridas para desempearse como Teletrabajador, segn los empleos referenciados en el Artculo 2, sern las siguientes:
teletrabajo
COMPETENCIA
DEFINICIN DE LA COMPETENCIA
Administrar el entorno de teletrabajo, considerando sus caractersticas y exigencias operativas, tcnicas, administrativas, legales y de higiene y seguridad.
Entrega de los productos en los
CONDUCTAS ASOCIADAS
Administrar el conjunto de recursos de tecnologa informtica y comunicaciones, considerando lo acordado con el empleador, sus normas, estndares y buenas prcticas del teletrabajo. Mantener el espacio y el puesto de trabajo libre de riesgos, contemplando normas del empleador y considerando criterios de seguridad, higiene, ergonoma y buenas prcticas del teletrabajo. Organizar el trabajo facilitando el acceso a la documentacin para la realizacin de auditoras segn lo convenido con el empleador. Programar las tareas considerando prioridades y plazos establecidos por el empleador y reportarlas segn lo acordado con l, facilitando su seguimiento y evaluacin. Registrar, procesar y controlar datos jurdicos, administrativos, contables, teniendo en cuenta las herramientas TIC disponibles, y normas, procedimientos y requerimientos del empleador. Formular un plan de trabajo que permita el cumplimiento en tiempo y forma del proyecto, segn lo acordado con el empleador. Organizar y programar las actividades, considerando requerimientos del jefe inmediato y exigencias legales, y reportarlas en las formas y plazos convenidos, facilitando su seguimiento y evaluacin. Generar informacin y reportes, planicacin y gestin destinados a entes internos y externos, teniendo en cuenta las herramientas TIC disponibles y segn requerimientos, normas y procedimientos del jefe inmediato y/o exigencias surgidas del propio desarrollo de la tarea. Gestionar proyectos a distancia con otros teletrabajadores Integrar el producto o documentacin en su forma denitiva, respetando el modelo convenido con el jefe inmediato y las pautas previamente jadas. Programar los componentes del producto nal de acuerdo con las especicaciones, utilizando las tecnologas que resulten ms apropiadas. Integrar el producto en su forma denitiva, respetando el modelo convenido con el jefe inmediato, las pautas previamente jadas Garantizar la seguridad y proteger el espacio de trabajo virtual compartido. Ocuparse del mantenimiento y de la actualizacin del espacio de trabajo virtual.
Compromiso con la organizacin bajo el esquema de teletrabajo
Gestionar el registro, procesamiento y control de datos jurdicos, administrativos, contables, en contexto de teletrabajo, a partir de la documentacin y datos del empleador, considerando normas internas y plazos de entrega.
Garantizar la seguridad y proteger el espacio de trabajo virtual compartido. ARTICULO CUARTO. La implementacin del teletrabajo al interior de nombre de la entidad no modica los requisitos de estudio y experiencia exigidos para el desempeo del empleo, ni vara el del grado salarial de los Los criterios de se Ocuparse mantenimiento y mismos. de la actualizacin del leccin y dems condiciones para que opere el teletrabajo al interior de la entidad sern denidas por medio de Resolucin espacio de trabajo virtual. que implemente esta modalidad. Gestionar y utilizar adecua Utilizar programas informticos de comunicacin y de damente las tecnologas de plazos establecidos la informacin y lasrige comuniARTCULO QUINTO. Resolucin a partir de la omtica. fecha de su publicacin. Uso eciente de las La presente caciones teniendo una TIC y comunicacin Transferir el conocimiento de TIC. ptima comunicacin a la eciente a la distancia. Y Seleccionar los mtodos y herramientas de comuni COMUNQUESE CMPLASE cacin adecuados. Gestionar la comunicacin y la informacin a distancia, permitindole trabajar en un entorno multicultural.
Organizacin del trabajo a distancia
Generar y desarrollar los productos de acuerdo a lo establecido con el jefe inmediato en el contexto del
Generar documentacin y en generacin productos, a partir de documentacin y datos suministrados por el jefe inmediato, en contexto de teletrabajo, y considerando normas internas y legales y plazos de entrega.
Programar el producto nal de acuerdo con el proyecto aprobado por el empleador respetando el plan de trabajo.
teletrabajo Entrega de los productos en los
MODELO DE RESOLUCIN POR LA CUAL SE IMPLEMENTA LA MODALIDAD AL INTERIOR DE LA ENTIDAD
ANEXO 7
Dada en ciudad, a los _________. FUNCIONARIO
El listado total contendr mnimo el ____% del nmero de profesionales asignados a la planta de personal de estas dependencias. En esta identicacin se deber promover la inclusin de los funcionarios que sin distincin de cargo o nivel se encuentren en situacin de vulnerabilidad, y las funcionarias embarazadas que se encuentren dentro del noveno mes de embarazo y durante la etapa de lactancia. ARTCULO SEGUNDO. Los funcionarios antes indicados y relacionados en el listado enviado por los jefes de las dependencias mencionadas, para la aplicacin de la presente Resolucin debern expresar su aceptacin en la aplicacin e implementacin del teletrabajo en su relacin laboral con nombre de la entidad, y para el efecto suscribirn un Acuerdo con la entidad a efectos de la aplicacin de lo establecido en el decreto 0884 del 30 de abril de 2012, especialmente en su artculo 3 en lo relacionado con: Las condiciones de servicio, los medios tecnolgicos y de ambiente requeridos, y la forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y si es posible de espacio. Determinar los das y los horarios en que el teletrabajador realizar sus actividades para efectos de delimitar la responsabilidad en caso de accidente de trabajo y evitar el desconocimiento de la jornada mxima legal. Denir las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y jar el procedimiento de la entrega por parte del teletrabajador al momento de nalizar la modalidad de teletrabajo. Las medidas de seguridad informtica que debe conocer y cumplir el teletrabajador.
Por la cual se dene el plan de accin para implementar el teletrabajo en nombre de la entidad
FUNCIONARIO LDER DE LA ENTIDAD ARTCULO TERCERO. La entidad llevar un registro de sus teletrabajadores y modicar el Manual de Funciones y Competencias Laborales respecto de los cargos identicados en los cuales se implementar el teletrabajo. En ejercicio de las atribuciones legales sealadas en el Decreto ___ y ARTCULO CUARTO. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin. CONSIDERANDO: COMUNQUESE Y CMPLASE Que el propsito de la Ley 1221 de 2008 es promover y regular el teletrabajo como un instrumento de generacin de empleo y autoempleo mediante la utilizacin de tecnologas de la informacin y las telecomunicaciones. Que a efectos de garantizar la igualdad laboral de los teletrabajadores frente a los dems trabajadores del sector pblico y privado se hizo necesario regular las condiciones laborales especiales que regirn las relaciones entre empleadores y teletrabajadores, como en efecto se hizo en el Decreto 0884 del 30 de abril de 2012, por medio del cual se reglament la Ley 1221 de 2008 y se dictaron otras disposiciones. Que se hace necesario implementar el teletrabajo entre los funcionarios de la nombre de la entidad con fundamento en el Decreto 0884 de 2012.
Que en mrito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO. Para denir el plan de accin de implementacin del teletrabajo en nombre de la entidad, las instancias involucradas (nombrar ocinas, direcciones, despachos, etc., a cargo), en un trmino mximo de 15 das hbiles contados a partir de la expedicin de la presente Resolucin, remitirn al rea encargada de Talento Humano, un listado con los cargos de sus dependencias que en el marco de la relacin laboral con la entidad, y de las funciones asignadas, puedan utilizar las tecnologas de la informacin y comunicacin como medio o n para realizar sus actividades laborales fuera de las sedes de la entidad, de manera parcial, de dos a tres das a la semana. La modalidad de teletrabajo tendr inicialmente una vigencia hasta el indicar fecha de terminacin del piloto de teletrabajo para estos cargos, a n de evaluar el desarrollo de la presente implementacin.
RESOLUCIN POR MEDIO DE LA CUAL SE LE CONFIERE TRABAJAR BAJO LA MODALIDAD DE TELETRABAJO AL FUNCIONARIO
Dada en ciudad, a los _________. FUNCIONARIO RESOLUCIN NMERO _____ DE ao Por medio de la cual se le conere trabajar bajo la modalidad de teletrabajo al funcionario ____________ FUNCIONARIO En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le coneren el Artculo __ de la Ley ____de ___y el Artculo ______ CONSIDERANDO: Que el teletrabajo es una forma de organizacin laboral, que se efecta en el marco de un contrato de trabajo o de una relacin laboral dependiente, que consiste en el desempeo de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologas de la informacin y las comunicaciones -TIC-, para el contacto entre el trabajador y empleador, sin requerirse la presencia fsica del trabajador en el sitio especico del trabajo, y se encuentra regulado por la Ley 1221 de 2008 y reglamentado por el Decreto 884 de 2012. Que mediante la Directiva No.________ del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica se establecen los criterios que las entidades pblicas deben tener en cuenta para implementar el teletrabajo. Que mediante Resolucin No. ____ del __________, se dene el plan de accin para implementar el teletrabajo en la nombre de la entidad. En mrito de lo expuesto, RESUELVE: PRIMERO. JUSTIFICACIN. Otorgar al funcionario nombre del funcionario trabajar bajo la modalidad de teletrabajo, toda vez que cumple con las condiciones establecidas en el Manual Especco de Funciones y Competencias Laborales de nombre de la entidad. SEGUNDO: MODALIDAD. El Teletrabajador desempear sus funciones fuera de la entidad bajo la modalidad suplementaria. Trabajar mximo tres das a la semana. Los das que desempear el trabajo bajo la modalidad de teletrabajo son los martes y jueves; los lunes, mircoles y viernes desarrollar sus funciones al interior de las instalaciones de la entidad. El teletrabajador y el jefe inmediato pueden acordar un da diferente de teletrabajo a lo aqu pactado, para lo cual deber constar por escrito en cualquier soporte. TERCERO. UBICACIN Y DIRECCIN DEL LUGAR DE TELETRABAJO. Para todos los efectos, el lugar donde el teletrabajador desarrollar sus actividades fuera de la entidad, ser en su domicilio, ubicado en la _______________________.
ANEXO 8
Si el teletrabajador llegase a cambiar de domicilio, deber comunicrselo inmediatamente a la entidad, la cual suspender temporalmente la modalidad de teletrabajo hasta vericar que se cumplan las condiciones adecuadas para llevarlo a cabo. Si en el nuevo domicilio no cumple con las condiciones, el funcionario deber retornar a su puesto habitual. CUARTO. DURACIN. La duracin de esta modalidad para el funcionario es de ___ meses. En caso de que el funcionario desee dar por terminada esta modalidad laboral, deber comunicrselo a la entidad para proceder a la anulacin de la resolucin que le otorg este benecio. La entidad tambin puede dar por terminada la modalidad de teletrabajo. En ambos casos, la decisin de la terminacin de esta modalidad debe estar motivada.
Hardware/software (Especicaciones tcnicas)
Referencia
Valor
QUINTO. CONDICIONES DE SERVICIO Y MEDIOS TECNOLGICOS. La entidad proporcionar, instalar y mantendr los equipos informticos requeridos para llevar a cabo el teletrabajo, en calidad de prstamo, los cuales nalizados la modalidad el funcionario los debe retornar. El/los equipo(s) que la entidad entrega, se detalla(n) a continuacin: La entidad facilitar el apoyo tcnico y el servicio adecuado de los equipos y programas informticos en primera medida a travs de correo electrnico xxxxxx@xxxx.gov.co o a travs de la lnea asistencial nmero_____________. SEXTO. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD - COSTOS ASOCIADOS A LA MODALIDAD DE TELETRABAJO. Se reconoce al teletrabajador el valor de $__________ como compensacin de gastos de energa elctrica e Internet ocasionados en su domicilio, y que no constituyen salario. Estos pagos se realizan proporcionales al tiempo que el teletrabajador se encuentre en dicho lugar. SPTIMO. AUXILIO DE TRANPORTE. Se le seguir reconociendo auxilio de transporte al teletrabajador, teniendo en cuenta que la modalidad en que se encuentra laborando es suplementaria, es decir, que requiere estar varios das a la semana en la ocina. OCTAVO. CAPACITACIN Y BIENESTAR SOCIAL. Los derechos contemplados para los empleados de la entidad en materia de capacitacin y bienestar social sern los mismos para el teletrabajador. NOVENO. CUSTODIA DE LOS ELEMENTOS DE TRABAJO. El teletrabajador se compromete a hacer un uso adecuado del equipo, as como de las herramientas que la empresa ponga a su disposicin, y a utilizarlas exclusivamente con los nes laborales denidos por la entidad. En caso de mal uso de los equipos no acordes con las polticas de seguridad, contempladas en la Resolucin N___, la responsabilidad por el dao o prdida de los mismos ser trasladada al teletrabajador. Finalizada la modalidad de teletrabajo, el teletrabajador debe reintegrar los equipos informticos que se le haya asignado. DCIMO. RIESGOS LABORALES. Elteletrabajador autoriza a la Administradora de Riesgos Laborales y al funcionario que designe el rea de Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad, a realizar visitas peridicas a su domicilioque permitan comprobar si el lugar de trabajo es seguro y est libre de riesgos; de igual forma autoriza las visitas de asistencia para actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo. No obstante, estas visitas debern ser programas junto con el teletrabajador y no se podrn realizar de manera arbitraria y sin consentimiento de ste. DCIMO PRIMERO. SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Y PROTECCIN DE DATOS. El acceso a los diferentes entornos y sistemas informticos de la entidad ser efectuado siempre y en todo momento bajo el control y responsabilidad del teletrabajador, siguiendo los procedimientos establecidos por la entidad. El teletrabajador se compromete a respetar la legislacin en materia de proteccin de datos, las polticas de privacidad y de seguridad de la informacin que la entidad ha implementado, como tambin a:
Utilizar los datos de carcter personal a los que tenga acceso nica y exclusivamente para cumplir con sus obligaciones para con la entidad. Cumplir con las medidas de seguridad que la entidad haya implementado para asegurar la condencialidad, secreto e integridad de los datos de carcter personal a los que tenga acceso. As como a no ceder en ningn caso a terceras personas los datos de carcter personal a los que tenga acceso, ni tan siquiera a efectos de su conservacin. DCIMO SEGUNDO. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD. La entidad debe realizar la vericacin de las condiciones del centro destinado al teletrabajo para el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, con la asesora de la Administradora de Riesgos Laborales, as como incluir al teletrabajador dentro del Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo y permitirle la participacin en las actividades del comit paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. Por ltimo, la entidad cumplir con las obligaciones en riesgos laborales y en el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST-, denidas en la normatividad vigente. DCIMO TERCERO. OBLIGACIONES Y DERECHOS DEL TELETRABAJADOR. El teletrabajador debe cumplir las condiciones especiales sobre la prevencin de riesgos laborales que se encuentran denidas en la Resolucin que implementa el programa de teletrabajo en la entidad. As mismo, debe diligenciar el formato de Autorreporte de Condiciones de Trabajo con el n de determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales la entidad implementar los correctivos necesarios. DCIMO CUARTO. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.
COMUNQUESE Y CMPLASE,
BIBLIOGRAFA GENERAL
FUNCIONARIO
187
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ESPECIALIZADA PARA GUAS JURDICAS Y DE PREVENCIN DE RIESGOS

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189
ESPECIALIZADA PARA ASPECTOS SINDICALES

BIBLIOGRAFA Y LEGISLACIN
Repblica de Colombia. Constitucin Poltica de Colombia. Repblica de Colombia. Cdigo Sustantivo del Trabajo. Repblica de Colombia. Corte Constitucional. Sentencia C-351 de 2013. M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub. Belzunegui Erazo, ngel. Teletrabajo en Espaa. Acuerdo marco y administracin pblica. En: Revista Internacional de Organizaciones (RIO) No 1. Diciembre 2008, p. 129-148. Repblica de Argentina. Ministerio de Trabajo. Manual de buenas tcnicas en teletrabajo. FCW. The business of federal technology. Union wants say in telework policy making. The Washington Post. Telework points to management issues in and out of the office. Repblica de Francia. LOI n 2012-387 du 22 mars 2012 relative la simplication du droit et lallgement des dmarches administratives. Repblica de Francia. Accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le teletravail. Repblica de Francia. Accord national interprofessionnel pour xer le statut des tltravailleurs. Universia Chile. Teletrabajo: una opcin que se fortalece en el pas. Teletrabajo Legal. Acuerdos Sindicales celebrados en Espaa.
191
Para mayor informacin sobre teletrabajo en Colombia visite: www.vivedigital.gov.co/teletrabajo www.mintrabajo.gov.co/teletrabajo www.colombiadigital.net/teletrabajo
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EL ABC DEL TELETRABAJO EN COLOMBIA

INTRODUCCIN.............. 8 CAPTULO 1.................... 10

Implementacin del teletrabajo en las organizaciones

Tecnologa para teletrabajar

ANEXOS......................... 157 BIBLIOGRAFA............. 187

Consideraciones jurdicas y legales del teletrabajo

Ms all de la denicin, el teletrabajo se entiende a partir de sus caractersticas:

Trabajo nicamente en la sede de la organizacin

Trabajo desde cualquier lugar

Uso de computadores nicamente en la oficina

Dispositivos propios (BYOD)

Sistemas de monitoreo y control fsicos

Evaluacin por resultados

Reuniones laborales limitadas a encuentros fsicos

Reuniones virtuales con participantes ilimitados

PARA LOS PROGRAMAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL:

PARA LAS OPERACIONES:

BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES

PARA EL REA DE RECURSOS HUMANOS:

PARA EL REA DE TECNOLOGA:

IMPLEMENTACIN DEL TELETRABAJO EN LAS ORGANIZACIONES

TELETRABAJO EN LAS ORGANIZACIONES

Formalizacin del inicio del proyecto de teletrabajo

Conformacin del equipo lder del proyecto

Adopcin del modelo

Acuerdo a nivel directivo

IMPLEMENTACIN DEL TELETRABAJO EN LAS ORGANIZACIONES

Evaluacin del Piloto

Planeacin general del proyecto

Informe de conclusiones de la autoevalucin

Acuerdo a nivel directivo

Conformacin del equipo lder del proyecto

Formalizacin del inicio del proyecto de teletrabajo

ACUERDO A NIVEL DIRECTIVO

CONFORMACIN DEL EQUIPO LDER DEL PROYECTO DE TELETRABAJO

ACUERDO A NIVEL DIRECTIVO

Conformacin del equipo lder del proyecto

Formalizacin del inicio del proyecto de teletrabajo

ACUERDO A NIVEL DIRECTIVO

CONFORMACIN DEL EQUIPO LDER DEL PROYECTO

Formalizacin del inicio del proyecto de teletrabajo

Qu es teletrabajo y cules son sus beneficios

Poltica gubernamental y amparo jurdico

Metodologa general de implementacin y herramientas

Experiencias de otras organizaciones

Aplicabilidad y beneficios previstos para la organizacin

Funcionamiento de las herramientas tecnolgicas

Respuesta a las expectativas de comunicacin e interaccin del equipo de trabajo

Respuesta de los sistemas de seguimiento y control de los objetivos pactados

Compromiso organizacional por adoptar el teletrabajo

Generalidades del proceso de adopcin

Derechos y deberes de los involucrados

Medicin del equipo lder y supervisores por rea

FORMALIZACIN DEL INICIO DEL PROYECTO DE TELETRABAJO

Contenidos del documento de formalizacin del proceso

ACUERDO A NIVEL DIRECTIVO

CONFORMACIN DEL EQUIPO LDER DEL PROYECTO

FORMALIZACIN DEL INICIO DEL PROYECTO DE TELETRABAJO

Planeacin general del proyecto

PLANEACIN GENERAL DEL PROYECTO

PLANEACIN GENERAL DEL PROYECTO

Qu se propone lograr la organizacin con el proyecto de teletrabajo y para cundo?

Qu pasos se van a dar?