7_LYNC 2013 CLIENTE LYNC ATTENDAND (13 ITEMS)

7.1. INTRODUCCION

Microsoft Lync Attendant es una aplicacin de administracin integrada de llamadas que permite administrar eficazmente muchas conversaciones al mismo tiempo mediante el control y el enrutamiento rpido de llamadas telefnicas y mensajes instantneos.

7.2. REALIZAR LLAMADA Realizar y recibir llamadas son algunas de las tareas ms usuales en Lync 2010 Attendant. Los procedimientos son similares a los que se utilizan para enviar y recibir mensajes instantneos. Durante una llamada tambin podemos recibir mensajes instantneos. Para llamar a una persona de la lista de contactos, hacemos doble clic en su nombre o hacemos clic en el botn de telfono situado junto a nuestro nombre.

De forma predeterminada, al hacer doble clic en un nombre de la lista de contactos, se llama por telfono a esa persona. Podemos cambiar el comportamiento predeterminado para que al hacer doble clic se enve un mensaje instantneo: En la barra de herramientas, hacemos clic en el botn Opciones, seleccionamos Opciones en la lista desplegable y, a continuacin, hacemos clic en la pestaa Acciones y alertas. En la lista desplegable, junto a Cuando se hace doble clic en un contacto, seguimos este procedimiento, seleccionamos Enviar un mensaje instantneo. Presionamos Aceptar. Podemos buscar un contacto si escribimos su nombre en el cuadro Buscar. A medida que escribimos aparecen los nombres coincidentes de la lista de contactos. Tomaremos en cuenta que la indizacin inicial tardar en finalizarse. Para marcar un nmero, lo escribimos en el cuadro Buscar y, a continuacin, hacemos doble clic en los resultados de la Bsqueda.

7.3. RESPONDER A UNA LLAMADA

Cuando alguien nos llama, aparece una alerta en el rea de llamadas entrantes de la ventana principal de Lync. Para responder a la llamada, hacemos doble clic en cualquier lugar de la alerta.

NOTA La alerta de llamada tiene un aspecto diferente para un autor de llamadas repetidas, es decir, un contacto que nos ha llamado varias veces en un perodo de 30 minutos. Si deseamos responder a la llamada, hacemos doble clic en la alerta o en Aceptar o Rechazar.

Rechazar una llamada

Para rechazar una llamada de voz, hacemos clic con el botn secundario en la alerta de la llamada entrante y, a continuacin, hacemos clic en Omitir. La llamada se redirigir al correo de voz si ste est habilitado.

Redirigir una llamada

Para redirigir una llamada al correo de voz, hacemos clic con el botn secundario en la alerta de la llamada entrante, elegimos Redirigir y, a continuacin, seleccionamos un nombre alternativo o Correo de voz.

7.4. BUSCAR UN CONTACTO

Para buscar un contacto, Insertamos el nombre del contacto en el campo de bsqueda. A continuacin aparecer el listado
correspondiente a la bsqueda insertada.

7.5. QU HACER DURANTE UNA LLAMADA Cuando respondemos a una llamada, esta aparecer en el rea de llamadas activas. Si usamos los controles de llamada, podemos realizar varias tareas. Poner una llamada en Espera

En la ventana de conversacin, hacemos clic en el icono En espera. Transferir una llamada 1. En la ventana de conversacin, hacemos clic en el icono Transferir. 2. Hacemos doble clic en la lista de contactos en el nombre de la persona a la que deseamos transferir la llamada. 3. La llamada sencillamente desaparece de la ventana de conversacin. De forma predeterminada, un mensaje de error aparece si la transferencia no se ha realizado correctamente. Para deshabilitar alertas, hacemos clic en Opciones, elegimos la pestaa Acciones y alertas, desactivamos las casillas adecuadas y, a continuacin, hacemos clic en Aceptar. Consultar al destinatario antes de transferir una llamada 1. En la ventana de conversacin, hacemos clic en el botn Consultar antes de transferir o combinar llamadas. La llamada estar en espera. 2. En la lista de contactos, hacemos clic en el icono de telfono del destinatario. (O bien, hacemos clic en el icono de mensajera instantnea para consultar mediante la mensajera instantnea). 3. Si el destinatario acepta la transferencia, hacemos clic en el botn Llamar a este contacto, conectar. Si el destinatario no desea aceptar la transferencia, finalizamos la consulta. Para reanudar la conversacin con el autor de la llamada, hacemos clic en el botn Poner en espera o reanudar llamada.

A continuacin, podremos hablar con el autor de la llamada y tomar notas antes de que termine la conversacin. Si la transferencia se realiza correctamente, no se muestra ningn indicador visual: simplemente, la llamada desaparece de la ventana de conversacin. Tras una transferencia que no se realiz correctamente, se generar un mensaje de error, a menos que hayamos deshabilitado las alertas en la ventana de opciones. Invitar a otra persona a unirse a la llamada

Para agregar contactos durante una llamada de conferencia, hacemos clic en el icono Agregar y, a continuacin, hacemos doble clic en el nombre del contacto o arrstrelo de la lista de contactos al rea de conversaciones. Tambin podemos escribir un nmero de telfono mvil con el teclado de marcado. Finalizar una llamada

Para finalizar la conversacin, hacemos clic en el icono Finalizar conversacin.

7.6. TOMAR NOTAS DURANTE UNA LLAMADA Podemos tomar notas durante una llamada con el fin de anotar algn tema importante. Cuando termina la conversacin, podemos guardar la nota y enviarla por e-mail. Nuestra nota se guarda automticamente en la historia de la conversacin. 1. Presionamos, en el icono Notas. 2. Presionamos en el rea de las notas, y escribimos el mensaje deseado. 3. Si queremos enviar las notas por correo, presionamos en Enviar Notas. 7.7. REALIZAR LLAMADA DE CONFERENCIA Podemos realizar llamadas utilizando varios contactos en una misma conversacin. 1. Seleccionamos el contacto deseado de la lista. Para seleccionar varios contactos de un modo rpido presionamos Ctrl mientras seleccionamos los contactos. 2. Presionamos con el botn derecho del ratn sobre los contactos. 3. Seleccionamos la opcin Llamada de Conferencia. Aadir un contacto a una llamada de conferencia

En la ventana de la conferencia, presionamos en el botn aadir. Presionamos dos veces sobre el contacto, o arrastramos el contacto a la lista de contactos de la conversacin. Tambin podemos introducir un nmero de telfono mvil mediante el teclado de marcacin.

7.8. ADMINISTRAR MLTIPLES CONVERSACIONES El rea de conversaciones (en el lado izquierdo) de la ventana principal es donde se producen todas las actividades relacionadas con las conversaciones. Podemos administrar fcilmente varias conversaciones a la vez si presta atencin a las conversaciones entrantes, activas y pendientes (en espera).

Una Conversacin Activa

Debemos tener en cuenta que la conversacin que aparece en el rea de conversaciones activas es la nica que est atendiendo en ese momento. Para responder a una llamada entrante o para mover una llamada pendiente al rea de llamadas activas, hacemos doble clic en ella. Varias conversaciones activas (telfono y MI)

Podemos mantener varias conversaciones activas al mismo tiempo siempre y cuando una de ellas sea una conversacin de voz. Por ejemplo, podemos aceptar una llamada entrante mientras mantiene otras dos conversaciones de mensajera instantnea. En ese caso, la conversacin de mensajera instantnea que atiende en ese momento, sea cual sea, se mueve al rea de conversaciones activas, y la conversacin de voz contina activa (lo que se indica por la flecha roja) aunque la mueva al rea de conversaciones pendientes de la pantalla. Hacemos doble clic en una alerta de llamada o en una conversacin para moverla al rea de conversaciones activas. 7.9. Lista de Contactos y Grupos La lista de contactos es la lista de compaeros de trabajo, familiares, amigos y socios con los que solemos comunicarnos. Muestra la disponibilidad de los contactos y permite ver los detalles adicionales de contactos. Para ello se tiene que hacer clic con el botn secundario en el nombre del contacto y, a continuacin, en Propiedades. La lista de contactos constituye el punto de partida para comunicarse con los contactos. Con un clic o un doble clic del ratn, podemos realizar una llamada telefnica, iniciar una sesin de mensajera instantnea (MI), iniciar una conversacin de correo electrnico o una conferencia. 7.10. CREAR UN GRUPO PERSONALIZADO A PARTIR DE LA LISTA DE CONTACTOS Podemos crear un grupo personalizado que se rellene inmediatamente con los contactos que seleccionemos. 1. Seleccionamos uno o varios contactos de la lista de contactos o usamos el cuadro Buscar para buscar un contacto. Para seleccionar varios contactos, presionamos CTRL y hacemos clic en los nombres, o presionamos MAYS y hacemos clic en los nombres adyacentes.

2. Hacemos clic con el botn secundario en uno de los contactos y, a continuacin, elegimos Agregar a la lista de contactos. 3. Hacemos clic en Nuevo grupo. 4. Escribimos un nombre para el grupo y presionamos Entrar. 5. Para agregar ms contactos, los arrastramos al grupo desde la lista de contactos 7.11. ESTABLECER UNA DEMORA DE TIMBRE Al habilitar la llamada de equipo, es importante establecer una demora de timbre. Al activar dicho retraso, las llamadas entrantes llegarn primero a nosotros y despus al grupo de llamada de equipo, tras un retraso. 1. Para establecer una demora de timbre, hacemos clic en Demora de timbre. 2. Activamos la casilla Activar demora de timbre y, a continuacin, establecemos un tiempo de demora de timbre. 3. Al finalizar, hacemos clic en Aceptar. 4. Para guardar y aplicar esta configuracin, hacemos clic de nuevo en Aceptar en la parte inferior de la ventana Antes de guardar la configuracin, debemos activar la casilla para aplicar las opciones en las horas laborables especificadas en Outlook. 7.12. RESPONDER A LAS LLAMADAS DESTINADAS A UN AGENTE DE GRUPO DE RESPUESTA Como agente de grupo de respuesta, ha sido seleccionado para responder a las llamadas destinadas a uno o varios grupos. Con Lync 2010 Attendant podemos responder y administrar las llamadas que llegan al grupo al que est asignado. Cuando el administrador del grupo nos designe agente de un grupo de respuesta, recibiremos una alerta en Lync 2010 Attendant que nos indicar a qu grupo hemos sido agregado. 7.13. ESTACIONAR LLAMADAS Cuando recibimos una llamada que tenemos que transferir a otro departamento, en vez de poner la llamada en espera, podemos estacionarla en una cola. Esta cola nos proporciona un nmero de recuperacin, que podemos utilizar para recuperar la llamada. Nos aseguraremos de que el equipo de soporte tcnico haya configurado la caracterstica para estacionar llamadas. 1. Respondemos a la alerta de llamada entrante. 2. Para estacionar la llamada, hacemos clic en el men desplegable que se encuentra debajo del botnEn espera y, a continuacin, seleccionamos Estacionar llamada. 3. Cuando hayamos estacionado la llamada correctamente, recibiremos una notificacin con el nmero de recuperacin. 4. Comunicamos el nmero de recuperacin a la persona o departamento al que transferimos la llamada. Recuperar una llamada estacionada

Si podemos ver la notificacin, hacemos clic en Recuperar. O bien, escribimos en el cuadro de bsqueda el nmero de recuperacin de la llamada estacionada. A continuacin, se pondr en contacto con el autor de dicha llamada.