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Gesto de Planejamento
Sumrio
Sumrio.................................................................................................................................................. 2 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 Introduo ................................................................................................................................... 4 Objetivo do Treinamento ............................................................................................................ 4 Introduo ................................................................................................................................... 4 Macro Fluxo ................................................................................................................................. 4 Processo ...................................................................................................................................... 5 Lanar Cronograma Previsto ....................................................................................................... 6 Lanamentos Mltiplos ............................................................................................................... 7 Lanar Cronograma Automaticamente ....................................................................................... 8 Expor PERT para o Cronograma Previsto .................................................................................... 9 Curva de Distribuio .................................................................................................................. 10
1.10 Curva de Distribuio - Interpolao........................................................................................... 11 1.11 Curva de Distribuio .................................................................................................................. 11 1.12 Calcular Cronograma ................................................................................................................... 13 1.13 Vigncia de Preo ........................................................................................................................ 14 1.14 Vigncia de Preo Percentual ...................................................................................................... 15 1.15 Cronograma Linha Base............................................................................................................... 15 1.16 PERT............................................................................................................................................. 16 1.17 Caminho Crtico ........................................................................................................................... 18 1.18 Marco (Milestone)....................................................................................................................... 19 1.19 Processo ...................................................................................................................................... 20 1.20 Cronograma de Preo.................................................................................................................. 21 1.21 Cronograma de Desembolso ....................................................................................................... 23 1.22 Tarefa Receita.............................................................................................................................. 25 1.23 Gerao de Lanamentos - Financeiros ...................................................................................... 25 1.24 Integrao com Suprimentos/Faturamento/Compras ............................................................... 28 1.25 Gerao de Lanamentos BackOffice (Aplicao Direta) ......................................................... 30 1.26 Parmetros .................................................................................................................................. 31 1.27 Rateios ......................................................................................................................................... 32
Planejamento Aquisitivo
1.28 Pedido ......................................................................................................................................... 33 1.29 Gerao de Lanamentos BackOffice (Matm Controle de Estoque) ...................................... 34 1.30 Parmetros .................................................................................................................................. 34 1.31 Integrao - Oramento .............................................................................................................. 35 1.32 Integrao com MS Project ......................................................................................................... 37 1.33 Sincronizar Obras e Projetos x MS Project .................................................................................. 38 1.34 Planejamento Aquisitivo ............................................................................................................. 40 1.35 Concluso .................................................................................................................................... 41 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 Introduo ................................................................................................................................... 42 Objetivo do Treinamento ............................................................................................................ 42 Conceito ...................................................................................................................................... 42 Macro Fluxo ................................................................................................................................. 42 Controle de Segurana da Alocao de Recursos ....................................................................... 43 Alocao de Recursos .................................................................................................................. 43 Alocao de Recursos Macro Fluxo .......................................................................................... 45 Cronograma de Recursos Alocados ............................................................................................. 46 Contrato de Terceiros.................................................................................................................. 48 Como Funciona um Projeto......................................................................................................... 48
2.10 Contrato de Prestao de Servio .............................................................................................. 49 2.11 Contrato de Fornecimento de Material ...................................................................................... 51 2.12 Contrato de Insumo .................................................................................................................... 52 2.13 Contrato de Parcelas Fixas .......................................................................................................... 54 2.14 Contrato Marco Contratual ......................................................................................................... 56 2.15 Suprimento/Compras .................................................................................................................. 57 2.16 Concluso .................................................................................................................................... 58 2.0 Concluso .................................................................................................................................... 58
Gesto de Planejamento
Introduo
Ol! Bem vindo ao treinamento Gesto de Planejamento, do curso TOTVS Obras e Projetos.
1.1
Objetivo do Treinamento
Ao trmino deste treinamento, voc estar apto a fazer toda a Gesto de Planejamento de um projeto bem como, se necessrio, efetuar o replanejamento. Sero descritos neste treinamento: Parmetros: Perodos do Projeto e Vigncia de Preo. Gerao do Cronograma (previsto e linha base). Rede PERT. Gerao do Planejamento Financeiro ou Cronograma de Desembolso. Lanamentos: Financeiros, Pedidos e Pedidos Extras. Integrao com MS Project (Exportao e Sincronismo). Todos os recursos que sero apresentados permitem fazer a gesto de planejamento.
1.2
Introduo
A Gesto de Planejamento consiste em definir como o projeto ser conduzido com relao ao tempo, custos e integraes. E para chegar a este resultado um conjunto de recursos sero utilizados. Veja a seguir quais so os recursos que apoiam a Gesto de Planejamento.
1.3
Macro Fluxo
A Gesto de Planejamento ser apoiada pelos seguintes recursos do TOTVS Obras e Projetos. Parmetros. Cronogramas. Curva de Distribuio. PERT. Planejamento Financeiro. Gerao de Lanamentos. Integraes.
Cada Funcionalidade vem acompanhada de recursos mais especficos, que detalharemos a seguir.Os recursos de: Cronograma Realizado, Cronograma Medido, Cronograma Apropriado e Pedido extra, todos representados pelas caixas cinza, sero objetos de estudo no treinamento de Gesto de Controle e Execuo.
Planejamento Aquisitivo
1.4
Processo
Nos Parmetros sero definidos os perodos do Projeto Corrente. Acesse: Parmetros do Projeto (F6) / Cronogramas/ Perodos Nos perodos temos: Data de Inicio. Nmero de Perodos. Tipo dos perodos ( Personalizado, Dirio, Semanal, Semanal Corrido, Quinzenal, Quinzenal Corrido e Mensal). Eles so prfixados e se o usurio quiser criar um novo deve usar o Tipo Personalizado. Os dias do perodo sero calculados automaticamente para todos os Tipos de Perodo exceto para o personalizado, pois este ser definido pelo usurio, com base nos dias informados e aps o usurio clicar no cone Atualizar Perodos o sistema calcula e apresenta o cronograma preenchendo os campos Nmero do Perodo, Data de Incio e Data de Trmino.
Ser a partir dos perodos estabelecidos que todos os cronogramas (previsto, base, realizado, medido e apropriado) sero criados. Define Perodos de Alterao do Cronograma: Ainda nos Parmetros do sistema o usurio dever estabelecer caractersticas de preenchimento que sero usadas nos cronogramas. Acesse: Parmetros do Projeto (F6)/Cronogramas/Gerais E informe se o cronograma previsto deve fechar em 100%. E se ser ou no emitido aviso caso o cronograma no feche em 100%. Gera Cronogramas: Assim que os perodos so definidos no Parmetro do Projeto o cronograma j montado, e para visualiz-lo basta acessar: Menu Planejamento/ Cronograma (escolha entre Servio, atividade ou um dos cenrios): A montagem do cronograma no traz valores de previso uma vez que estes ainda devem ser lanados.
Gesto de Planejamento
Outra forma de acessar os cronogramas abrindo uma das planilhas (servio ou atividade) e na funo de Anexo escolha a opo Cronograma. Uma outra forma de gerar o cronograma atravs da integrao com o MS-Project, que passa pelo PERT que ser explicado mais a frente.
1.5
Lana Previso por Perodo: Depois de montado o cronograma devem ser lanadas as previses, gerando o cronograma previsto. O usurio deve definir um dos itens de previso (Quantidade, valor ou percentual) para ser a grandeza principal. Assim, ao informar a grandeza principal as outras duas (secundrias) sero calculadas baseadas nela. Essa definio no ocorre em nenhum parmetro pois ocorre apenas pelo ato de preencher a grandeza no cronograma que o sistema j entende que aquela ser a principal. Para que o usurio reconhea qual a grandeza foi preenchida a mesma apresentada em negrito. Manual 1 a 1 Para lanar o cronograma previsto manualmente basta acess-lo, clicar em cada tarefa e informar a grandeza na linha correspondente ao Previsto. Assim que informada a grandeza principal as demais sero preenchidas automaticamente.
Planejamento Aquisitivo
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Lanamentos Mltiplos
Lanamentos Mltiplos permitem efetuar vrios lanamentos de uma nica vez como, cronogramas previsto, medido e realizado e/ou definir um percentual a ser rateado entre n perodos, ou ainda lanar o mesmo percentual em vrios perodos. Na planilha (atividades ou servios) acesse a funo Processo e selecione a opo Lanamentos Mltiplos Cronograma. Ateno: Se o parmetro Alterao de cronograma (intervalos de perodos passvel de alterao) estiver marcado, no poder receber lanamentos mltiplos e se j houver informaes cadastradas na grid as mesmas no podero ser alteradas pelos lanamentos mltiplos. Mais de uma tarefa pode ser informada ao mesmo tempo; Processo: 1. Selecione a tarefa. 2. Informe a grandeza dos lanamentos. 3. Informe o valor correspondente a grandeza selecionada. 4. Marque em quais perodos do cronograma sero efetuados os lanamentos. 5. Marque para aplicar nos perodos do cronograma previsto. 6. Clique em Executar. A opo para converter lanamentos existentes converter os lanamentos j existentes nos perodos dos cronogramas para a grandeza de converso selecionada. Quando esta opo for selecionada os campos de quantidade, grandeza e rateio ficaro desativados.
Gesto de Planejamento
1.7
1. Selecione a tarefa. 2. Informe o perodo. 3. Clique em Calcular dias para que o sistema carregue os dados de dias corridos, dias teis, entre outras. 4. Como estamos tratando da fase de planejamento informe que ir lanar em: Cronograma previsto. Depois de clicar em executar que o sistema gravar os lanamentos. A rea Parametrizao obedecer a parametrizao existente em F6 opo PERT/Alocao de Recursos e no ser possvel fazer a alterao na tela de Lanar cronograma automaticamente.
Planejamento Aquisitivo
1.8
Mas antes de exportar dados do PERT, o mesmo deve ser alimentado. Para isso, podemos importar dados de um projeto oriundo do MS Project considerando que pode ter havido um planejamento em Project e este ser utilizado para alimentar o PERT, que por sua vez alimentar o Cronograma previsto. MS Projet X PERT X Cronograma Previsto A interao entre estes trs recursos permite a criao ou atualizao do cronograma Previsto. Basta Importar para o PERT um projeto vindo do MS Project e depois exportar o PERT para o cronograma Previsto.
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1.9
Curva de Distribuio
Outro recurso para o planejamento e/ ou preenchimento do cronograma previsto a Curva de Distribuio. Ela um modelo predeterminado de previso de execuo de tarefas em perodos que usa modelos estatsticos de probabilidade. O TOTVS Obras e Projetos traz na Gesto de Planejamento quatro modelos de curvas de distribuio j cadastrados em sua base de dados. Cadastro Para acessar o cadastro da curva de distribuio v ao menu de Planejamento e clique na Opo de Curva de Distribuio. A Base de Dados da TOTVS traz quatro modelos cadastrados que permitem alterao ou mesmo cpia. As curvas de distribuio podero pertencer a um projeto ou serem globais, sendo possvel utiliz-las em qualquer projeto da base. Observao: Ao gerar o backup de um projeto, as curvas de distribuio globais que so utilizadas pelo projeto sero includas nele. No momento da restaurao de um backup, as curvas globais que esto nele e que j existem na base no sero restauradas. Caso alguma curva que esteja sendo restaurada possua o mesmo cdigo de alguma curva global da base de destino, esta ter o seu cdigo alterado. As distribuies atravs de uma curva sero sempre em funo do perodo inicial e final para a tarefa, considerando a quantidade de dias trabalhveis de cada perodo. Portanto, caso uma tarefa comece no ltimo dia de um perodo ela receber somente o percentual proporcional para este um dia. Para que o sistema entenda que uma curva padro de 100 perodos ser utilizada para um projeto com 60 perodos deve haver um clculo de proporcionalizao que chamado de interpolao. Veja regra de interpolao para mais informao.
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Planejamento Aquisitivo
Depois de cadastrada a Curva de Distribuio acesse a planilha de Atividade e selecione a tarefa que deseja aplicar a curva de distribuio. Processo 1. Acesse o menu de processos e selecione a opo Aplicar Curva de Distribuio; 2. Informe o perodo em que a curva de distribuio ser aplicado; 3. Informe a curva de Distribuio que ser aplicada; 4. Informe se a opo Converter Percentual para ser quantidade ou valor; 4. Clique em executar. TOTVS Obras e Projetos Gesto de Planejamento Verso 11.80 11
Gesto de Planejamento
O usurio pode selecionar n tarefas para a aplicao da Curva de Distribuio. Aps determinar o perodo de aplicao, o usurio pode aplicar um Modelo de Curva de Distribuio para todas as tarefas ou selecionar a opo Utilizar Curva default. Caso marque esta opo o sistema busca, no cadastro da tarefa (aba Outros), a curva cadastrada. Para aplicar uma curva de distribuio o sistema ir usa a seguinte hierarquia: Curva atribuda atividade; Caso no tenha curva na atividade, verifique a curva default da composio. O processo de aplicao da curva de distribuio poder ser aplicado para uma obra ou etapa, refletindo assim em suas tarefas filhas. Caso no tenha curva nas opes acima, ser utilizada a curva default do projeto.
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Planejamento Aquisitivo
Este recurso calcula a grandeza de valor do cronograma, caso a previso tenha sido feita em outra grandeza. O recurso de Lanamentos mltiplos cronograma j chama este processo automaticamente, portanto se o cronograma previsto foi lanado por ele no precisa mandar calcular de novo, caso tenha sido criado de outra forma (manual por exemplo) deve clicar em calcula. Atravs do Calculo o TOP carrega os valores para o Cronograma Previsto, atravs dos recursos associados as tarefas, desta forma precifica o cronograma previsto. O clculo pode ser feito com o preo ativo ou por vigncia de preo. Clculo utilizando vigncia de preo: O clculo baseado na vigncia de preo do insumo tem a mesma estrutura do clculo baseado no preo ativo do insumo. Porm, o preo a ser considerado para o clculo ser o vigente do insumo para o perodo que est sendo calculado. Restries: O clculo feito apenas para tarefas ativas; Tarefa de custo indireto no considerada no clculo do projeto, porm no cronograma considerado. Vamos entender melhor como funciona a Vigncia de preo.
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Planejamento Aquisitivo
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Gesto de Planejamento
1.16 PERT
A Rede PERT ( Program Evaluation and Review Technique) uma tcnica que permite, a partir da lista de atividades de um projeto, definir quando elas devem ser realizadas, a durao das atividades, a dependncia entre elas, quais atividades podem ser executadas em paralelo e quais atividades no podem atrasar para que a data de concluso do projeto seja mantida (caminho crtico). O mdulo de PERT possui vrios planejamentos. O planejamento propriamente dito est sempre no Plano Programado, mas os planos cedo, tarde e base so apoio para tomada de deciso. O Plano Real o utilizado para o controle do processo e serve de apoio em um replanejamento. Observao: O PERT precisa do cronograma Previsto para que tenha a data de inicio e fim do projeto e com base nestas datas delimitar a criao da Programao. O uso do PERT no obrigatrio e vai depender do grau de detalhamento e controle que a empresa deseja ter. Processo 1 Parametrize o uso do PERT. Nos parmetros sero definidos se: Usa PERT ou no; Se vai trabalhar aos sbados, domingos e feriados. Define a quantidade de horas da jornada diria caso no esteja informada a jornada no cadastro do insumo e nem no grupo de custo. Define qual calendrio ser usado, pois com base nele sero identificados os feriados. Onde ser permitida alterar as datas:
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Planejamento Aquisitivo
permitida a edio nas etapas, assim como acontece nas tarefas. No caso das datas, o parmetro permitir alterar as datas, sendo que se estiver. Selecionado como Etapa, permite a edio em qualquer item do grid e se estiver como tarefa ser bloqueada a alterao nas datas das etapas. 2. Crie o Plano Programado acessando o menu Planejamento/ PERT (selecione a planilha ou o cenrio desejado). A criao do Plano Programado consiste na interveno do usurio para estabelecer a interao das tarefas, onde deve ser estabelecido: Os Vnculos entre tarefas. Em cada tarefa identificar a predecessora ou sucessora. Data inicio e data fim de cada tarefa e durao. Tais dados podem ser lanados manualmente no PERT ou importados do MS Project. 3. Calcule o PERT. A partir deste clculo o TOP ir gerar o Plano Cedo, Tarde, Caminho Crtico e Folga. 4. Depois de gerados os planos o usurio poder fazer a anlise atravs da barra Gantt fazendo a interseo de informaes. Para entender melhor os conceitos apresentados vamos a algumas definies. Plano Cedo: Consiste nas datas de incio e fim onde cada atividade pode ser mais cedo iniciada e concluda. Data de Incio A data de incio mais cedo de uma atividade igual maior data final do plano cedo das atividades predecessoras. Caso no existam predecessoras, a data ser a do incio do projeto. Data de Fim A data de fim mais cedo de uma atividade igual data de incio mais cedo da atividade somada da sua durao. Plano Tarde : Consiste nas datas de incio e fim onde cada atividade pode ser mais tarde iniciada e concluda. Data de Incio A data de incio mais tarde de uma atividade igual a data de fim mais tarde da atividade sucessora subtrada da sua durao. Caso no existam sucessoras a data de tarde calculada com a data de fim do projeto menos a durao da atividade. Data de Fim A data de fim mais tarde de uma atividade igual menor data inicial do plano tarde das atividades sucessoras. Atividades Predecessoras: Consiste nas atividades que antecedem a atividade corrente. Ou seja, para cada atividade pode existir um conjunto de atividades que so prrequisitos para o incio da atividade corrente. Os lanamentos das tarefas predecessoras podem ser feitos pelo Anexo de Predecessoras ou pela Grid do PERT de tarefas, onde as atividades predecessoras podem ser lanadas pela Identificao da linha da tarefa separada por ponto e vrgula. O Tipo de Ligao (Fim-Incio, Fim-Fim, Incio-Incio, Incio-Fim) tambm pode ser digitado em conjunto com a identificao da tarefa. Atividades Sucessoras: Consiste nas atividades que sucedem a atividade corrente. Ou seja, para cada atividade pode existir um conjunto de atividades que somente devem ser iniciadas/finalizadas aps alguma ao da atividade corrente. Os lanamentos das tarefas sucessoras somente podem ser realizados pelo anexo de sucessoras. Folga: A folga o nmero de dias que uma atividade pode ser atrasada sem impactar no trmino do projeto. Dessa forma, quando uma tarefa possui uma folga zero ela crtica. Plano Linha Base ou Plano Base: Nas funes do planejamento ainda possvel passar uma linha de base para salvar o estado de um planejamento. Posteriormente, caso seja necessrio recuperar este planejamento, ele pode ser consultado nos campos de data de linha de base ou restaurado atravs da funo linha de base como Planejamento. Atualizar linha de base: preenche o plano base, ou seja, transfere as data incio e fim do plano planejado para o plano base. Outras funes: Linha de base como planejamento: transfere as datas de incio e fim do plano base para o plano planejado. Plano tarde como planejamento: transfere as datas de incio e fim do plano tarde para o plano planejado. Plano cedo como planejamento: transfere as datas de incio e fim do plano cedo para o plano planejado. TOTVS Obras e Projetos Gesto de Planejamento Verso 11.80 17
Gesto de Planejamento
Informaes do Projeto: exibe a data incio e fim do projeto e a durao em dias. Depois da Rede PERT calculada possvel export-la para o Cronograma como j visto neste treinamento.
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Planejamento Aquisitivo
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1.19 Processo
O Planejamento financeiro tem uma relao direta com o que foi estabelecido no Cronograma Previsto e / ou Rede PERT, pois de acordo com a quantidade de tarefas de um perodo e de seus respectivos insumos teremos uma maior ou menor necessidade de desembolso financeiro. Fazer em menos tempo pode estar diretamente associado a com usar mais recursos, portanto torna um perodo mais oneroso. Assim, ao definir as previses de execuo a empresa tambm ter conhecimento da sua capacidade de receita ou de aporte de capital. Temos no TOP duas formas de visualizar esta estimativa de gastos, atravs do Cronograma de Preo e do Cronograma de Desembolso. 20 TOTVS Obras e Projetos Gesto de Planejamento Verso 11.80
Planejamento Aquisitivo
Cronograma de Preo: O Cronograma de Preo uma extenso do recurso de Vigncia de Preo. Atravs deste recurso possvel visualizar qual o valor do insumo em cada perodo. Sero listados os valores pelo tipo de cronograma (previsto, realizado ou medido). Cronograma de Desembolso: Atravs dele possvel visualizar a receita e despesa do projeto, permitindo que o planejador verifique o que ser gasto nos perodos e se a receita para aquele perodo ser maior ou menor que os gastos. Portanto, o primeiro (cronograma de preo) mostra apenas a viso dos preos por insumo nos perodos. Enquanto que o segundo (cronograma de desembolso) mostra tanto as despesas quanto as receitas, dando uma viso mais macro.
Para que o cronograma de preo liste os insumos e seus respectivos preos em um novo projeto: 1. Informe a vigncia de preo e sua aplicao (previsto, realizado e/ou medido) no cadastro do insumo. 2. Precifique o insumo (informar o preo do insumos nos perodos). 3. Vincule o insumo a uma composio. 4. Vincule a composio tarefa. 5. Ou vincular o insumo direto a tarefa. 6. Realize o clculo do projeto. Todas aes dos processos acima informados j foram ensinadas neste treinamento ou em anteriores. Observao: Cronograma de preo no ficar habilitado para projeto global. Para os demais projetos o cronograma de preo ficar habilitado somente se o parmetro utiliza vigncia de preo estiver marcado, em Parmetros do projeto - Clculo - BDI - Somente no cronograma ou Em todo o projeto.
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Depois de cadastrados os preos dos insumos acesse a aba de planejamento e confira o Cronograma de Preo. O cronograma ser apresentado na verso planilha e grfico. Na viso do Cronograma de Preo ser exibido o valor do insumo em cada perodo. Sero listados os valores pelo tipo de cronograma (previsto, realizado ou medido). Para melhor visualizao das informaes possvel congelar as colunas desejadas.
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Planejamento Aquisitivo
O cronograma de desembolso tem como objetivo mostrar como ser o fluxo de caixa do projeto, inclusive podendo gerar os lanamentos de previso no mdulo Financeiro e compor o fluxo de caixa da empresa como um todo. baseado no cronograma previsto e na condio de pagamento dos insumos, grupo de custo ou parmetro (nessa ordem). Tambm podem ser levados em considerao o contrato e as tarefas de receita. Processo: 1. Gere o cronograma Previsto, pois com base neste sero estabelecidas as previses de execues (consumos); 2. Calcule Cronograma de Desembolso. Atravs de dados informados no cadastro do insumo, como condio de pagamento e prazo de ressuprimento, o TOP calcular a Curva S e a partir dela poder gerar o cronograma de desembolso; 3. Salve cronograma de Desembolso.
O clculo do Histograma (Curva S) pr-requisito para o clculo do Cronograma de Desembolso. Dessa forma, possvel calcul-lo diretamente atravs da viso do cronograma, utilizando o processo de Calcular Cronograma de Desembolso. Importante: O cronograma de desembolso apenas visualizao de informaes, no podem ser efetuadas alteraes no momento de sua visualizao. Existem duas formas distintas de calcular o Cronograma de Desembolso: considerando apenas as tarefas e seus planejamentos ou considerando tambm os contratos do projeto. Na exibio do Cronograma de Desembolso possvel visualizar a receita e despesa do projeto, permitindo que o planejador verifique o que ser gasto nos perodos e se a receita para aquele perodo ser maior ou menor que os gastos. A identificao de tarefas receita ou despesa ser feita atravs da coluna Tipo Tarefa presente na viso.
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Para executar o processo de gerao do Saldo para Fluxo de Desembolso necessrio: Definir o centro de custo do projeto. Definir a filial do projeto.
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Para a gerao do Fluxo de Caixa necessrio que: O sistema deve estar integrado com o mdulo de Suprimentos/Faturamento. O sistema deve estar integrado com o mdulo Financeiro. O parmetro de projeto de tipo de documento de lanamento do cronograma de desembolso (linha base) deve ser definido. O parmetro de projeto de tipo de documento de lanamento (saldo) deve ser definido. O cdigo do fornecedor deve ser definido. Recomenda-se a criao de um cliente/ fornecedor com a descrio Proviso, uma vez que o fornecedor s ser estabelecido mediante a Ordem de Compra ou Nota Fiscal. O planejamento do cronograma das atividades do tipo servio devem estar 100% definidos.
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Gesto de Planejamento
O Saldo de Projeto para Cronograma de Desembolso uma funcionalidade tanto para planejamento quanto de controle. 1 Deve ser gerada a Linha Base, para isso Acesse o menu Controle e selecione a opo Saldo para Fluxo de Desembolso. 2 Clique em executar. O TOP far a gerao de lanamentos Financeiros de Proviso, assim permitindo a formao de um fluxo de caixa Provisionado. A partir da podem ser gerados as demais atualizaes de Saldo que sero descritos no Treinamento de Controle.
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Planejamento Aquisitivo
Como j vimos antes, as tarefas do Projeto esto associadas aos insumos ou a composies que por sua vez possuem os insumos. Para que seja possvel gerar Movimentos no BackOffice no cadastro do insumo deve ser associado um Produto do BackOffice. Na integrao com o TOTVS Suprimentos/ Faturamento uma tarefa pode gerar vrios movimentos de compra ou de cotao, esses movimentos so gerados a partir do nmero de perodos previstos ou agrupados em uma nica requisio. O Movimento de Requisio gerado com base no planejamento, a partir do planejamento calculada a necessidade de consumo de recursos em cada tarefa, essa necessidade transformada em solicitao ou pedidos de compra atravs do recurso de Pedido de Material TOP, integrando assim o planejamento com a compra e a gesto de material. O Movimento de Cotao deve ser utilizado somente para efetuar o processo de cotao atravs do Gesto de Estoque Compras e Faturamento. Durante a execuo do projeto, deve-se solicitar as compras gerando os movimentos de solicitao de compra. O Movimento de Pedido de Histrico gerado a qualquer momento podendo ser registrado no TOTVS Obras e Projetos um pedido de histrico de compras. Deve ser utilizado para implantao de projeto que j se encontra em andamento. O Planejamento de Compras depende diretamente do oramento e do cronograma executivo do projeto, isso nos permite que tenhamos como controlar tudo que j tenha sido pedido para o projeto, podendo assim implementar o controle que impede a solicitao de mais material que o indicado no planejamento e oramento. Esse controle de quantidades solicitadas tem o intuito de minimizar o desperdcio de materiais e compras desnecessrias. Uma vez feita uma solicitao as quantidades indicadas so abatidas da necessidade do projeto, com isso possvel o controle total do material pedido e o saldo necessrio para o projeto de cada um dos materiais. A seguir descreveremos os processos que permeiam o Movimento de Pedido de Material.
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Planejamento Aquisitivo
1.26 Parmetros
Para que Gerao de Lanamentos BackOffice (Aplicao Direta) seja possvel necessrio estabelecer alguns parmetros. Acesse os parmetros do Projeto (F6), na opo Integrao/Suprimentos/Faturamento/Geral. Deve ser marcada a opo Integrado com o Suprimentos/Faturamento. Na opo Tipos de Mov. Pedidos devem ser informados os tipos de movimento que sero gerados no BackOffice, tanto para a Solicitao de Compra quanto para a Cotao de Compra.
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1.27 Rateios
Nos rateios sero apresentados, como opo, apenas os produtos que j foram previamente associados ao insumo. Processo: 1. Selecione a requisio de material desejada; 2. Acesse o menu de processo Rateio de Produtos. Ser aberto um Wizard para auxiliar no processo de Rateio. 3. Selecione o insumo que deseja fazer o rateio. Na lista de opes sero apresentados apenas os insumos da requisio de material selecionada. Depois selecione para quais perodos o rateio ser feito. Sero listados como opo de rateio os produtos que forem vinculados ao cadastro de insumo (pasta de Produtos para suprimentos/ Faturamento. O rateio pode ser feito informando a quantidade ou o percentual a ser distribudo. 4. Depois de concludo o rateio clique em avanar e finalize o processo.
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Planejamento Aquisitivo
1.28 Pedido
Depois de concluda a requisio (com ou sem o rateio) o pedido pode ser enviado ao BackOffice. Na Integrao com BackOffice pode ser gerado um movimento nico ou por data de entrega. Fica a critrio do usurio.
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1.30 Parmetros
Para que o TOP entenda que deve ser gerada uma Requisio de Material a partir do Pedido, necessrio que a configurao de Movimento de Estoque esteja marcada, que o Tipo de Movimento de Requisio de Material seja determinado e que os locais de Estoque sejam identificados, pois ser nestes locais que o saldo do produto ser verificado.
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Planejamento Aquisitivo
Gesto de Planejamento
Realocao Oramentria no RM Nucleus O Oramento originado do TOP no poder ser realocado no BackOffice, qualquer alterao dever ser feita no TOP que dever reenviar s informaes. A Realocao Oramentria s ser permitida se o oramento origem e o destino possurem a mesma estrutura de Oramento. Centro de Custo - Grupo Oramentrio -Natureza Oramentria/Financeira Ou Centro de Custo - Natureza Oramentria/Financeira Movimentaes no BackOffice: As movimentaes que afetam o Oramento, como por exemplo Solicitao de Compra, originadas do TOP tero o tratamento no Oramento conforme a parametrizao do tipo de movimento. Quando o valor do movimento exceder o valor do oramento, o BackOffice retornar uma mensagem para o TOP conforme a parametrizao (aviso, barra ou bloqueia). Todas as consistncias do Oramento sero realizadas pelo BackOffice , que poder retornar mensagens para o TOP. Se o Projeto estiver configurado (nos parmetros do projeto) para controlar oramento as solicitaes de compras somente sero geradas no TOP se o Oramento j tiver sido enviado.
Processo: No BackOffice 1. Cadastre Centro de Custo. 2. Cadastre Grupo Oramentrio. 3. Cadastre Natureza Oramentria / Financeira. No BackOffice da linha RM ser necessrio fazer alguns vnculos como, por exemplo, entre usurios X centro de custo, natureza oramentria X centro de custo entre outros. No TOP 1. Cadastre Projeto e no cadastro vincular o centro de custo do projeto. 2. Cadastre Planilha de Atividades e vincule o Grupo de Oramentrio ou a Natureza Oramentria / Financeira (somente se for de valor cotado). 3. Associe as Composies e insumos nas tarefas e, no cadastro do insumo, associe Natureza Oramentria / Financeira.
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Observao: O Insumo poder ser vinculado a um Produto que por sua vez dever estar vinculado a uma Natureza Oramentria/Financeira ou ento diretamente a uma Natureza Oramentria/Financeira, para os casos do insumo no ter produto vinculado. 4. Calcule Curva S e Cronograma de Desembolso. 5. Integre o oramento. Caso a Curva S e o Cronograma de Desembolso no tenham sido calculados pelo usurio, o TOP far o clculo.
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Planejamento Aquisitivo
Planejamento de COMPRAS
Planejamento de RECURSOS
1.35 Concluso
Neste treinamento voc aprendeu todas as etapas de planejamento do TOTVS Obras e Projetos. Foram apresentados os conceitos e execuo de recursos como: Parmetros: Perodos e Vigncia de Preo. Cronogramas: Base e Previsto. Rede PERT. Planejamento Financeiro: Cronograma de Preo e Cronograma de Desembolso. Gerao de Lanamentos: Financeiros e Compras. Integraes: com a Gesto Oramentria do BackOffice e com o MS Project.
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Gesto de Planejamento
Introduo
Ol! Bem vindo ao treinamento Planejamento Aquisitivo do curso TOTVS Obras e Projetos.
2.1
Objetivo do Treinamento
Dentre as funcionalidades que compe o planejamento aquisitivo e que sero objeto de estudo deste treinamento, esto: Alocao de Recursos. Contrato de Terceiros. Suprimentos e Compras. Ao trmino deste treinamento, voc estar apto a elaborar o planejamento aquisitivo do projeto.
2.2
Conceito
Depois de montado o oramento e de determinar o planejamento executivo, o TOP fornece recursos para elaborar o planejamento aquisitivo onde podem ser identificados no projeto demandas de contratao de mo de obra, servios terceirizados ou de Materiais de grande consumo e de preo relevante no projeto. Como em outros modelos do TOP o Planejamento Aquisitivo no uma rea exclusiva ou um menu, e sim um conjunto de funcionalidades que fornecero como resultado um planejamento eficiente.
2.3
Macro Fluxo
O Planejamento Aquisitivo formado por um conjunto de funcionalidades que so: 1. Alocao de Recursos: Calendrio de Atividades; Alocao de Recursos; Cronograma de Alocao. 2. Contrato de Terceiros: Prestao de Servio; Contrato de Insumos; Fornecimento de Material. 3. Suprimentos e Compras Requisio de Material; Solicitao de Compra; Pedido de Compra. Cada Funcionalidade vem acompanhada de recursos mais especficos, que detalharemos a seguir.
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Planejamento Aquisitivo
2.4
Antes de dar incio ao processo de alocao de atividades necessrio dar acesso ao usurio para manipular o recurso. O Controle de segurana da alocao de recursos est definido no RMSolum.exe dentro do menu Opes, assim como mostra a figura 1. Na nova MDI (RM.exe) o controle de segurana est presente nos servios globais na parte de segurana.
2.5
Alocao de Recursos
Uma das principais preocupaes na elaborao de um projeto referente aos recursos que sero utilizados e mais especificamente o processo de alocao de mo de obras e equipamentos. A Alocao de recursos pode determinar o cumprimento ou no do prazo estipulado para a execuo do projeto. Alm de serem finitos e de difcil obteno de forma emergencial. Trata-se de antecipar qual a fora de trabalho e os talentos humanos necessrios para a realizao da ao do projeto. Como os demais planejamentos, todo processo baseado no oramento e no planejamento executivo. Uma vez feito todo dimensionamento da equipe, teremos determinado atravs do sistema o nmero ideal de equipamentos e pessoas necessrias para atingir a produo desejada para cada um dos servios, nos respectivos perodos planejados. Atravs da Alocao de Recursos ser possvel ter a exata noo da necessidade de se fazer novas contrataes ou locaes de equipamentos (contrato de terceiros ou pedido de compra) para atender a demanda de um determinado projeto. Ao analisarmos as informaes das alocaes feitas para todos os projetos ser possvel verificar quais recursos esto superalocados e com isso se tomar decises gerenciais para minimizar o impacto de contrataes e pagamento de horas extras por exemplo. 43
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O processo de alocao de recursos , tem alm da funcionalidade de dimensionamento de recursos, a possibilidade de fazer a alocao real dos recursos sejam eles mo de obra ou equipamentos. Essa alocao somente pode ser feita caso exista a integrao com o TOTVS Folha de Pagamento e TOTVS Gesto Patrimonial, para fins de alocao de equipamentos. Ao se determinar os funcionrios ou equipamentos que estaro alocados na atividade, nessa interface ser possvel tambm verificar se a alocao feita para um determinado perodo de uma determinada atividade est suficiente ou no para atingir a meta de produo indicada. Isso tanto com relao ao nmero de pessoas tanto com relao ao nmero de horas alocadas. Pr- Requisitos: S ser possvel fazer a Alocao de Recursos para tarefas que tenham como recursos associados insumos ou composies que tenham insumos do grupo DNIT: A Equipamentos. B Mo de Obra. F Transportes.
Desde que se esteja integrado com o TOTVS Folha de Pagamento e TOTVS Gesto Patrimonial, no entanto ser possvel fazer dimensionamento mesmo que no haja integrao. Para tarefas de valor cotado no possvel realizar alocao, pois no existe nenhum recurso associado a ela. O processo de acesso as alocaes fica disponvel mesmo se no houver algum projeto aberto. Isso permite que voc visualize a alocao dos recursos no projeto como um todo, ou seja, em todos os projetos, permitindo desta forma a avaliao de quais recursos a alocar para cada perodo e para cada projeto. No cadastro do Insumo (do grupo DNIT A Equipamento ) deve ter um bem associado. S ser permitida a associao de um bem a um insumo Local. Viso de Alocao de Recursos: Ao acessar a viso de alocao sero mostrados os recursos de equipamentos, mo de obra e transportes, caso estes estejam associadas tarefa. Ao clicar duas vezes em cima de um perodo qualquer, ser permitida a associao de Funcionrios e Bens para os recursos mo de obra e equipamentos. A seguir entenda o processo.
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Criar Calendrio: O calendrio deve ser criado para que os feriados sejam identificados no decorrer do perodo de obra, que pode incorrer por vrios anos. Portanto, recomendado que todos os feriados sejam lanados em todos os anos que abrangerem a obra. Assim, a Alocao de Recursos saber quais sero os dias teis. A criao do calendrio ocorre apenas uma vez, mas permite alteraes. Acesse: menu Cadastros Gerais/ Calendrio. Definir Parmetros: Acesse F6 Parmetros, e informe se deve considerar sbados, domingos e feriados como dias teis. O calendrio que servir de base de clculo para os dias teis e a jornada diria em horas. Criar Calendrio de Atividades: O Calendrio de Atividades uma funcionalidade disponvel na lista da Planilha de Atividades. Atravs dele possvel determinar a quantidade de dias teis e por consequncia de horas disponveis em cada perodo. Ele ainda pode ser associado a n tarefas e depois ser base para gerar o calendrio do recurso. Acesse menu Oramento/ Planilha de Atividades (ou F10). Na barra de funes principais, na rea de visualizao, opo Outros/Calendrio de Atividades; Neste recurso ser apresentada uma tela com todos os perodos parametrizados que permite ao usurio filtrar apenas os desejados, alm de campos de dias para clculo. O sistema pode trazer os defaults dos parmetros ou o usurio pode informar. Cabe ao usurio informar o fator de correo (%), que serve para informar se todas as horas sero produtivas (informando 100%) ou se existe uma perda de produo, assim informado o percentual total produtivo (menor que 100%). Depois disso o usurio deve calcular o calendrio (boto especfico no alto da tela); E por fim copiar calendrio para alguma tarefa ou para vrias. Assim, o usurio estar criando um default de horas teis que sero utilizadas no Calendrio do Recurso. Esta ao pode ser feita de forma geral ou por grupo DNIT. Alocar Recursos: Ela pode ser feita para todas as tarefas de uma vez s atravs do menu Processos/Alocao de Recursos/Calcular Alocao de Recursos, ou tarefa a tarefa acessando o Anexo/ Alocao de recursos escolhendo uma das visualizaes e atravs desta visualizao, clicando com o boto direito na tela e escolhendo o mesmo processo Calcular Alocao de Recursos; O clculo da quantidade da equipe feito da seguinte forma: Dias trabalhveis = (nmero de dias nmero de dias parado). Horas produtivas = dias trabalhveis X nmero de turnos X (fator de correo / 100) X nmero de horas do turno. Horas produtivas = horas produtivas X (fator de correo recurso/ 100). Quantidade da equipe = quantidade horas necessrias / horas produtivas. Mas antes de fazer este clculo necessrio que alguns campos sejam informados como, por exemplo, Fator de Correo(%),Fator de Correo do Recurso (%), Qtde. Horas Necessrias. Estes dados so informados atravs do Calendrio do Recurso que pode ser acessado dando duplo clique no recurso ou atravs do boto direito na tela e opo Exibir calendrio de Recursos. Depois de Informar os dados necessrios clique no boto para Calcular. Depois de calculado o valor da equipe encontrado pode ser arrendado (para mais) em boto especfico. Para finalizar clique em Salvar. Desta forma a previso (dimensionamento) de recursos est feita. Caso o TOP esteja integrado com o TOTVS Folha de Pagamento e com o TOTVS Gesto Patrimonial, os recursos nominais podero ser alocados. TOTVS Obras e Projetos Gesto de Planejamento Verso 11.80 45
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Importante: Para um melhor desempenho do recurso na verso 11.80, utilize o acesso atravs da verso Delphi do TOTVS Obras e Projetos (Solum).
2.7
Aps a criao do Calendrio da Atividade/ Recurso e de alocar os recursos nominais necessrios, ser possvel visualizar o cronograma de Recursos Alocados. Vale lembrar que alocao de recursos no interfere na quantidade da tarefa, exceto se exportar a alocao de recursos para o Quadro de Permanncia, pois este sim pode ser aplicado na planilha de atividades. Para acessar a funcionalidade de Exportar Alocao para o Quadro de Permanncia, clique com o boto direito na visualizao da Alocao de Recursos. Outros recursos que ainda no foram citados neste treinamento estaro disponveis, tais como: Limpar Alocao de Recursos. Remover recursos Alocados. Exibir Legenda Alocao. Os demais recursos j esto presentes neste treinamento. Para saber mais detalhes sobre as funes e campos da Alocao de Recursos, acesse o Wikihelp TOTVS.
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2.8
Contrato de Terceiros
Depois de dimensionar atravs do planejamento o quanto de material, mo de obra e equipamentos, alm de saber os servios necessrios, possvel firmar contratos com terceiros para garantir a disponibilizao dos recursos necessrios. O mdulo de Contrato uma ferramenta para a questo de terceirizao de mo de obra e de servios nos projetos, permitindo tambm firmar contratos de fornecimento de materiais. O mdulo de Contratos de grande importncia para o controle efetivo do projeto. Na fase de Planejamento so firmados contratos apenas de itens com maior relevncia (econmico/ financeiro) ao projeto, e que ao sofrerem variao em seu preo afetaro sobre maneira o custo orado. Por este motivo so estabelecidos contratos j fixando os valores e quantidades com determinados fornecedores, tendo assim uma maior segurana na definio dos preos a serem praticados. A seguir, veja os possveis contratos que so passveis firmao.
2.9
Um Projeto uma entidade que identifica e unifica o conjunto de aes que devem ser realizadas para a entrega de um resultado em tempo determinado como, por exemplo, um servio, um produto ou uma obra da construo civil. Tais aes so caracterizadas como tarefas que fazem parte da planilha de Atividades. Associadas estas tarefas esto uma srie de outras entidades que sero consumidas na obteno de um resultado. Para entender melhor como funciona o TOP (TOTVS Obras e Projetos) e a ligao entre as principais entidades, apresentaremos a seguir um esquema.
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O sistema permite alterar a quantidade das tarefas, mesmo que estas j estejam associadas a contratos. Caso ela no esteja associada 100% a um outro contrato e esteja marcado no parmetro que no se pode associar mais que 100% mostrado um aviso informando ao usurio que alterao nas quantidades ou preos unitrios afetar os contratos gerados, caso confirme inserida a diferena, se a mesma for para maior. Perodos do Contrato: Embora os perodos de medio do contrato sejam parte da execuo, podem ser cadastrados ainda na fase de planejamento. Na viso de Contratos, selecione o contrato desejado, v no menu processo, e selecione a opo Gerao de Perodos ou Gerar Perodos conforme Cronograma Planejado. Os perodos sero gerados conforme Periodicidade de medio (mensal, semana, quinzenal, etc) e da data de inicio e fim do contrato que deve estar dentro do perodo do projeto. Somente nos casos do tipo de periodicidade de medio Personalizada que o usurio poder editar os campos Data Incio e Data Fim.
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No momento da associao de objetos, possvel editar a quantidade contratada, o valor unitrio contratado e a prioridade de consumo conforme desejado. No processo, os objetos j associados ao contrato corrente sero exibidos em cor azul. permitida a associao de percentuais do objeto do contrato assim como a definio do Valor a ser associado (Valor Unitrio (com BDI), Custo Unitrio). Ateno: Aps j ter sido vinculado, no possvel alterar as informaes de quantidade e valor do objeto. Apenas possvel atualizar a sua prioridade de consumo. Assim como o contrato com a finalidade de Fornecimento de Material, o Contrato de Insumo tambm considera a Prioridade de Consumo. Gerar Perodos: Os perodos do contrato sero base para o consumo de seus insumos. Os perodos podem ser gerados de duas formas, ambas localizadas no menu processo da viso de contratos. So elas: Gerar Perodos ou Gerar Perodos conforme planejamento do Cronograma. A gerao dos perodos respeitar as datas definidas no contrato e no Cronograma Previsto. A partir da os demais processos relacionados a esta finalidade de contrato fazem parte da Gesto de Controle e Execuo.
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No cone Aditivos Contratuais ou em Processos - Aditivos Contratuais, possvel criar um aditivo de tempo informando quanto tempo o contrato ser expandido, e de custo, associando um item ao aditivo. Em ambos os casos possvel simular a gerao de Perodos e ento executar o processo. No contrato de Parcela Fixa possvel excluir perodos medidos. Se os perodos estiverem liberados, necessrio cancelar a liberao. Para distribuir o valor do perodo cancelado, necessrio efetuar a Gerao de perodos de contratos com parcela fixa no menu Processos. Sero alterados apenas os valores de perodos medidos, os perodos cancelados e liberados no sero alterados. No contrato de parcela fixa, possvel cancelar um perodo atravs do processo Cancelar Perodo. Diferente da excluso, o valor do perodo cancelado no ser distribudo entre os demais em aberto. Apenas perodos medidos podero ser cancelados. Os perodos cancelados podero ser reativados pelo processo Reativar perodo. No contrato de parcela fixa possvel efetuar o Rateio por produto e por Centro de Custo editando a medio. A grandeza aplicada ao rateio dever ser a mesma aplicada medio, ou seja, valor/percentual/quantidade; Observao: O produto a ser rateado ser escolhido apenas editando a medio. possvel liberar os perodos do Contrato de Parcela Fixa para o TOTVS Obras e Projetos e para o Financeiro atravs do cone Liberar Perodo. Nessa tela, a aba Retenes/Dedues ficar desabilitada. Tambm possvel gerar Integrao com Suprimentos /Faturamento. O clculo do Contrato de Parcela Fixa considerar os valores de perodos cancelados e o clculo do valor total medido ir considerar apenas perodos ativos.
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2.15 Suprimento/Compras
O Planejamento Aquisitivo engloba a possibilidade de planejar as compras ou mesmo demandas de solicitao de materiais. Conforme j descrito no treinamento de Gesto de Planejamento, no TOP, um Pedido de Material Pode gerar o movimento que for estabelecido conforme parmetro. Sendo possvel gerar: Requisio de Material. Solicitao de Compra. Pedido de Compra. Assim, o planejamento passa pelo que o usurio determinar.
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2.16 Concluso
Neste treinamento voc aprendeu todas as funcionalidades que esto a disposio para o Planejamento Aquisitivo. Foram apresentados os conceitos e execuo dos recursos : Alocao de Recursos: Calendrio de Atividades. Alocao de Recursos. Cronograma de Alocao. Contrato de Terceiros: Prestao de Servio. Contrato de Insumos. Fornecimento de Material. Suprimentos e Compras.
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