GOVERNO ELECTRNICO E INTEROPERABILIDADE

DOCUMENTO METODOLGICO PARA A ELABORAO DE UM ESQUEMA DE METAINFORMAO PARA A INTEROPERABILIDADE

(MIP) E UMA MACROESTRUTURA FUNCIONAL (MEF)

Lisboa, 2008-02-04

Ficha Tcnica MIP: Ttulo - Governo Electrnico e Interoperabilidade: documento metodolgico para a elaborao de um esquema de metainformao para a interoperabilidade e de uma macroestrutura funcional Autor Barbedo, Francisco Colaborador Henriques, Ceclia Colaborador Penteado, Pedro Id. DGARQ-12140 Classificao 010.01.01.01 Descritores metainformao, governo electrnico, classificao Data/Hora - 2008-02-11 Formato de dados Texto, PDF Estatuto de utilizao Acessvel sem restries Relao: verso 2.0 Localizao Disponvel em www.dgarq.gov.pt DGARQ, 2008

Sumrio

1 INTRODUO 2 METAINFORMAO PARA INTEROPERABILIDADE (MIP) 2.1 Objectivo 2.2 Princpios de criao 2.3 Metodologia utilizada 3 MACROESTRUTURA FUNCIONAL (MEF) 3.1 Objectivo 3.2 Princpios de organizao 3.3 Metodologia proposta 3.3.1 Perspectiva geral da MEF 3.3.2. Desenvolvimento da MEF 4 MODELO DE CONTINUIDADE E GESTO

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1 Introduo
Em 2006 a SGPCM solicitou ao IAN/TT- posteriormente extinto atravs de fuso como CPF e transformado em Direco-Geral de Arquivos (DGARQ), apoio tcnico e metodolgico para o projecto que ento se iniciava designado como PCM: plataforma comum de modernizao. Este projecto foi apoiado pelo POAP que exprimiu a vantagem de obter a colaborao da DGARQ nomeadamente na elaborao de um documento metodolgico a apresentar no encerramento do projecto, que veiculasse boas prticas no que respeita construo de ferramentas facilitadoras da interoperabilidade em contexto de Governo electrnico. O presente documento visa explicar os princpios e mtodos que se pretende virem a orientar a continuao do desenvolvimento das ferramentas apresentadas. A este propsito importa descrever, ainda que brevemente, as vantagens decorrentes da sua utilizao em contexto de interoperabilidade, contexto esse inerente s funcionalidades do Governo electrnico 1 . A governao mediada electronicamente, ou seja, atravs de processos informticos, pretende alcanar a proximidade com o cidado proporcionando-lhe acesso a servios de forma interactiva sem haver portanto a necessidade deste recorrer presencialmente s instituies para satisfazer a sua pretenso. Numa perspectiva interorganizacional (B2B), pretende-se que as organizaes integrem e partilhem entre si servios ou apenas informao, de forma a aumentar a celeridade e eficcia dos processos, mediante a sua inevitvel e prvia anlise e reestruturao. No entanto torna-se claro que para estes objectivos se realizarem foroso que as organizaes interactuem, ou seja, conversem entre si recorrendo, claro, a mediao tecnolgica. Para esse dilogo (entre homem e mquina e entre mquinas) efectivamente se verificar indispensvel haver interoperabilidade. Ou seja, a capacidade de organizaes e pessoas interagirem entre si compreendendo a informao transmitida e recebida de forma a integr-la nos seus sistemas e obter ou dar as repostas adequadas situao verificada. A interoperabilidade implica vrios nveis de interveno: Ao nvel macro-organizacional, no que se refere cooptao poltica e social dos colaboradores para novas formas de trabalhar, de interrelacionamento e de ligaes com o cliente. Ao nvel micro-organizacional no que respeita redefinio e processos que devem ser repensados numa perspectiva interorganizacional. Ao nvel tecnolgico em que necessrio que equipamentos e software comuniquem entre si e se compreendam de forma integrada com vista satisfao global de necessidades, internas e externas, pressentidas ou solicitadas.

IDABC European Interoperability Framework for Pan-European eGovernement Services. 2004. http://europa.eu.int/idabc

 Ao nvel da informao transmitida ou trocada entre os actores envolvidos. Neste aspecto, dois factores so cruciais: a estrutura da informao transmitida, ou seja a sua sintaxe e significado dessa mesma informao, ou seja, a sua semntica. Para a interoperabilidade se verificar integralmente necessrio que todos estes factores estejam presentes de forma articulada. As ferramentas referidas no presente documento situam-se na esfera da interoperabilidade semntica. com efeito ao nvel do significado que se pretende intervir, tratando-se da camada de interoperabilidade mais difcil de alcanar. A subjectividade inerente percepo individual (ou colectiva) da realidade (seja ela concreta ou abstracta) praticamente impossvel de conseguir de forma total. No se pode pois colocar a fasquia na interoperabilidade total, ou seja, uma compreenso semntica total em que o significado que uma coisa (por exemplo um documento de arquivo) apresentaria para uma pessoa seria compreendido exactamente da mesma forma por outra pessoa. No entanto mesmo que a granularidade da semntica atribuda a um recurso de informao no seja muito profunda traz mesmo assim evidentes benefcios. Questionemo-nos por exemplo sobre a situao em que uma pessoa no importa quem- se v numa cidade desconhecida no interessa qual e que pretende alimentarse. Ao interpelar qualquer transeunte desta cidade este indivduo fcil e rapidamente obter informao abundante e pormenorizada dos locais onde poder obter um servio que lhe permitir satisfazer essa necessidade. Ao exprimir em linguagem perceptvel para ambas as partes um determinado desejo o indivduo obteve um conjunto de respostas que lhe permitiram com preciso e rapidez saber de imediato onde se dirigir para satisfazer a sua necessidade. Este o nvel metafrico onde nos pretendemos situar ao falar em interoperabilidade semntica. Pretende-se com estas ferramentas dar a informao bastante, mas suficientemente precisa, para as organizaes e indivduos classificarem, acederem, organizarem e finalmente reutilizarem a informao. Falta apenas explicar a relao existente entre o esquema de metainformao proposto (MIP) e a macroestrutura funcional (MEF). O MIP rene um conjunto de atributos considerados bsicos para identificar e descrever de forma no exaustiva, mas com o nvel de pormenor suficiente, qualquer recurso informativo produzido, adquirido ou mantido pelas organizaes. Ao utilizar um esquema de elementos descritivos normalizado para cada recurso produzido obtm-se um quadro referencial coerente e explicativo para qualquer pessoa ou organizao poder identificar um recurso, saber aspectos essenciais do mesmo (localizao, acessibilidade, formato, etc), localiz-lo e, caso o deseje, utiliz-lo. H no entanto toda a vantagem que para alm do nvel de normalizao obtido pela utilizao sistemtica de um esquema referencial comum, se v ainda mais longe nesse processo normalizador, facultando esquemas tanto quanto possveis normalizados para representar os valores para cada elemento de metainformao. Assim por exemplo, ao representar o nome de uma pessoa, convm que tal seja feito de forma idntica e de acordo com convenes comummente aceites. Por exemplo colocar primeiro o apelido e s depois o nome prprio. Outro exemplo ao identificar uma pessoa utilizar apenas como identificador o n de BI e no outro qualquer identificador como por exemplo a carta de conduo. Um dos elementos obrigatrios do MIP e sem dvida um dos mais importantes a classificao a atribuir a

um determinado recurso. Para este elemento o esquema normalizado que se prope precisamente a MEF. Em termos relacionais a MEF est, portanto, contida no MIP sendo este o conjunto agregador de topo.

2 Metainformao para interoperabilidade (MIP)

A utilizao de metainformao no contexto do governo electrnico uma prtica disseminada na EU. Existem variadssimos tipos de metainformao, estando esta longe de ser utilizada exclusivamente neste contexto. Existem praticamente tantos esquemas de metainformao quantas as necessidades de normalizao de expresso de conhecimento e de informao enquadradas dentro mais variadas disciplinas cientficas ou reas de actividade. Sistemas de Informao Geogrfica, literatura, cincias exactas ou sociais, engenharia, descrio arquivstica, preservao digital, so alguns exemplos de reas onde existem esquemas especficos de metainformao. No contexto deste documento e, num plano mais amplo, do Governo electrnico, o MIP apenas deve ser entendido como um suporte interoperabilidade semntica, e esta dentro do contexto mais vasto da interoperabilidade interorganizacional e entre pessoas e as organizaes.

2.1 Objectivo
O esquema apresentado (MIP) formado por um conjunto de 17 elementos de metainformao cujo objectivo primrio prover a interoperabilidade entre organismos ao nvel da utilizao, gesto e acesso a recursos informativos. Um recurso entendido no contexto deste documento como qualquer objecto informacional, contendo ou veiculando informao de diferente natureza, e que detenha identidade dentro do universo de discurso. A interoperabilidade equivale capacidade de recursos de informao, sejam eles exclusivos de uma organizao ou partilhados por vrias organizaes ao nvel da responsabilidade de criao, serem reconhecidos, identificados e manipulados atravs de atributos que so colectivamente aceites e interpretados. A existncia de um conjunto de elementos comuns a todos os recursos permite o reconhecimento imediato, mediante a observao desses elementos, da natureza e tipo de recurso existente. A interoperabilidade tem tambm como vantagem a possibilidade de um determinado recurso ser reutilizado sem ser necessrio recorrer a descrio adicional do mesmo. Como os elementos que o descrevem so comuns podem igualmente ser por todos utilizados desde que mantenham significado (semntica) equivalente para as partes envolvidas na transaco. Na nossa perspectiva no basta porm adicionar metainformao exclusivamente descritiva. essencial assegurar que os metadados utilizados garantam e evidenciem caractersticas capazes de garantir a autenticidade dos recursos, condio essencial para

assegurar a sua operatividade probatria. Neste sentido procurou-se imbuir neste conjunto de elementos aspectos especficos de gesto de documentos de arquivo que considerassem requisitos de autenticidade e fiabilidade. Do ponto de vista de preservao e pensando especialmente no ambiente digital, considerou-se a incluso de elementos que permitam recolher informao bsica que possa vir a ser til em futuras aces de preservao. Na sua condio de elementos bsicos, ser sempre necessrio adicionar metainformao mais completa sempre que a preservao digital do objecto seja equacionada. Este conjunto de elementos aplicvel a qualquer recurso produzido ou detido por uma organizao e independentemente do suporte ou formato em que produzido, seja ele um documento de arquivo, bibliogrfico, museolgico, um servio, uma referncia um sitio web, etc. improvvel que uma organizao necessite de utilizar todos os elementos presentes. Dever utilizar apenas para alm dos considerados obrigatrios aqueles que considere que lhe so aplicveis e os que considera importantes ou de aplicao significativa. Por exemplo se um organismo no dispe de documentos bibliogrficos enquanto publicaes prprias, no necessitar de utilizar os subelementos que especificamente se lhes referem.

2.2 Princpios de criao

Para a elaborao do MIP tiveram-se em conta alguns princpios bsicos. Princpio 1 - Inclusividade. O MIP um esquema no especificamente direccionado para um determinado tipo de recurso mas pretendeu ser inclusivo, de forma a ser aplicvel a diferentes tipos e formas de recursos informacionais. Quanto maior for a aplicabilidade transversal deste esquema mais tipologias de recursos sero descritas de forma coerente e normalizada e portanto, maior ser o leque de oferta ao cidado e s organizaes que o utilizem. Salientamos que no se pretende como MIP substituir outros esquemas, esses sim, especficos de um determinado tipo de recursos. O MIP no substitui a ISBD ou as ISAD o qualquer outro esquema de representao orientado para uma descrio exaustiva de um tipo particular de recurso. Pretende-se ao contrrio complementar esses esquemas utilizando elementos genricos mas suficientemente explicativos de forma a criar um modelo transversal e comum utilizvel por todos e que constitui um quadro de referncia e localizao comum dos recursos informativos produzidos em contexto da administrao pblica. Princpio 2 Lgica Procurou-se criar uma estrutura lgica e articulada dos elementos que compem o MIP de forma a dar resposta aos grupos de interrogaes que normalmente so feitas sobre um determinado recurso: O que ? que corresponde

1/ identificao inequvoca do recurso 2/ produtor e actores intervenientes no processo de criao do recurso 3/ relaes com outros recursos para que serve? traduzido nos elementos que informam sobre a: 1/ descrio sucinta do seu contedo 2/ assunto Onde est que corersponde a 1/ localizao do recurso 2/ forma de o obter que inclui o preo e local onde possvel obter o recurso Princpio 3 - Simplicidade de utilizao Pretende-se que o MIP seja de utilizao simples e transparente, ou seja que haja a menor ambiguidade possvel (inevitvel quando esto presentes as interpretaes cognitivas que a semntica implica). Esta simplicidade pretendida tanto para o operador ou seja, a pessoa que ir aplicar o MIP aos recursos produzidos, como tambm para o destinatrio final, ou seja, o cidado. Para o efeito procuraram-se dar sempre que possvel o mximo de elementos exemplificativos para tornar o mais clara possvel a aplicao de cada elemento. Incluram-se no final do documento exemplos de aplicao a um amplo conjunto de tipos de recursos. Resta acrescentar que o MIP pode ser aplicado em variados contextos e situaes. Por exemplo o presente documento tem na sua segunda pgina os elementos MIP obrigatrios que o identificam. A colocao de elementos MIP em qualquer recurso documental produzido uma opo de aplicao. No entanto o MIP pode ser igualmente aplicado num sistema de registo de entrada e sada de documentos, podendo servir de base definio dos campos de registo desse sistema de informao. Elementos MIP podem ser colocados nos cabealhos de pginas web sendo assim recuperveis por motores de pesquisa. Podem ser adicionados elementos MIP em qualquer sistema de informao que descreva ou relacione recursos. Existem diversas formas de aplicao do MIP. A sua aplicabilidade e formas de aplicao devero ser objecto de estudo por cada organizao.

2.3 Metodologia utilizada

Para a elaborao deste documento partiu-se do levantamento de documentos semelhantes desenvolvidos internacionalmente em diversos contextos1. A primeira constatao que no existe um nico tipo de metainformao. Muito pelo contrrio, possvel encontrar dezenas de esquemas que obedecem a necessidades especficas dos utilizadores inseridos em variados contextos de actividade. O princpio orientador foi

procurar elementos de referncia que fossem amplamente utilizados por diversos esquemas, no sentido de procurar estabelecer um ncleo comum. Partiu-se igualmente de esquemas j normalizados como o caso do Dublin- Core (ISO 15836-2003) ou da ISO 23081-1:2006, Information and documentation Records management processes Metadata for records. Foram tambm utilizadas especificaes de requisitos funcionais, como o caso do MoReq (www.dgarq.gov.pt). Em todos os casos observados procurou-se manter como eixo condutor a perspectiva de interoperabilidade, enriquecida por preocupaes de autenticidade derivadas de gesto de documentos de arquivo. Explicao do esquema proposto: Em todo o documento optou-se pelo termo recurso para designar o objecto de aplicao dos metadados. Este termo, acima explicitado, concretiza-se em informao produzida, criada, ou mantida por uma ou mais organizaes. Tem a vantagem de ser abrangente podendo incluir vrias tipologias de objectos contendo informao. Os elementos dividem-se quanto sua estrutura em genricos e especficos. Estes ltimos particularizam o elemento (genrico) a que pertencem. Existem elementos contentores. Consistem em elementos que no so directamente aplicveis. Apenas os subelementos que os constituem so de aplicao directa. H portanto uma relao de agregao entre dois nveis, embora nem sempre o todo se esgote nas partes constituintes. Por exemplo o elemento <ttulo> contm dois subelementos <ttulo atribudo> e <ttulo alternativo>: neste caso possvel utilizar simultaneamente <ttulo> e o <titulo alternativo>, apenas o <ttulo> ou ainda qualquer um destes individualmente. No caso do elemento <relao> existem subsubelementos. Neste caso (e apenas neste) o subelemento <tipo de relao> constitui um contentor para os diversos tipos de relao que, no seu conjunto, incluem todas as possibilidades consideradas de relacionamento entre recursos. Os elementos e subelementos contentores esto assinalados explicitamente como tal e ainda a sua Designao est enquadrada entre chavetas { }. Os elementos e subelementos dividem-se quanto sua aplicabilidade em elementos obrigatrios e elementos facultativos2. Entende-se que os primeiros so essenciais para possibilitar a interoperabilidade. Entende-se tambm que embora haja vantagem em utilizar os elementos facultativos para o recurso ser mais completamente interpretado, a sua aplicao no essencial para assegurar a interoperabilidade. Os elementos obrigatrios so graficamente assinalados pela cor vermelha da linha inicial. Para cada elemento e subelemento apresentada uma tabela contendo diversos atributos explicativos. Esses elementos so: Designao Indicao do nome atribudo ao elemento Definio uma explicao sucinta do que consiste o elemento Objectivo a referncia do(s) objectivo(s) que se pretende(m) alcanar com a aplicao do elemento Obrigatoriedade Refere-se se um elemento de aplicao obrigatria ou facultativa. Os Valores possveis so:

o Obrigatrio. Significa que o elemento deve obrigatoriamente estar presente; o Obrigatrio se aplicvel. Significa que o elemento pode ou no ser aplicvel mas a partir do momento em que o seja a sua presena obrigatria; o Facultativo. Significa que a presena do elemento no obrigatria podendo ou no ser utilizado de acordo com os critrios da organizao. Repetibilidade Refere-se se um elemento pode ter uma nica ou mltiplas ocorrncias. Equivalncias Indicam-se os esquemas internacionais de metadados onde o elemento existe. Notas de aplicao So sugeridas formas de aplicao do elemento esquemas de representao - so sugeridas formas normalizadas, nacionais ou internacionais, existentes para representar um determinado elemento. Exemplos so dados exemplos sucintos de aplicao que ilustrem o elemento subelementos No caso de um elemento conter subelementos estes so aqui referidos. Nem todos estes atributos foram preenchidos. Em muitos casos no existem normas que permitam representar um determinado tipo de informao. Por vezes so sugeridos esquemas ainda no publicamente divulgados ou que encontram em fase de elaborao. O sucesso da aplicao de um esquema de metainformao depende do grau de normalizao atribudo aos elementos que o constituem. Depreende-se que necessrio construir solues de representao normalizada de informao nas situaes em que nada existe. Por exemplo a identificao do produtor. No h neste momento uma soluo totalmente universal e persistente. O NIF uma possibilidade avanada embora a existncia de um ficheiro nacional com referncia controladas para as instituies produtoras seja em nossa opinio uma melhor soluo. A DGARQ tem um projecto para a elaborao de um Ficheiro Nacional de Autoridade Arquivstica (FNAA) que contempla identificaes nicas e breves descries para entidades produtoras de documentao. No entanto trata-se de um projecto em curso e no imediatamente acessvel. Nestes casos dada a referncia colocada entre [ ]. Noutros casos quando a forma de aplicao do elemento imediata e intuitiva nada foi colocado em notas de aplicao

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3 Macroestrutura funcional (MEF)

3.1 Objectivo
O objectivo desta ferramenta a construo de uma macroestrutura de topo contendo dois nveis funcionais, o primeiro destina-se a representar as funes do Estado o segundo subfunes ou actividades em que as primeiras podem ser compartimentadas. Esta macroestrutura constitui um esquema de representao normalizado de um subelemento obrigatrio do MIP <classificao> inserido no elemento 2 <identificador>. Neste contexto reporta-se exclusivamente a documentos de arquivo produzidos pelas organizaes independentemente do seu suporte ou formato, ou seja, aplica-se tal como o MIP indiferenciadamente a documentos de arquivo electrnicos ou convencionais. A utilizao comum desta estrutura para classificar documentos em dois nveis permite alcanar grandes vantagens ao nvel de racionalizao da organizao e produo documentais asism como da interoperabilidade interorganizacional. Com efeito uma organizao que receba um documento proveniente de outra organizao, desde que ambas utilizem a MEF, saber imediatamente em que rea funcional se insere o referido documento permitindo prescindir de atribuir uma primeira classificao visto ambas as organizaes terem o mesmo conceito e percepo funcional do recurso e a reutilizao rpida desse mesmo atendendo ao seu posicionamento funcional inequvoco. A classificao um recurso de informao vital porque permite dar significado a documentos de forma a ser possvel a um agente operar com eles no contexto das suas actividades de forma mais eficaz. Uma estrutura de classificao comum a todos os actores envolvidos permite o alinhamento semntico (no a equivalncia!) visto que. ou o significado funcional (porque a lgica do MEF funcional) idntico ou pelo menos similar, mas ainda porque uma estrutura comum coerente e racional de classificao leva a melhores prticas de gesto documental e consequente eficcia na organizao e recuperao da informao. Mesmo que essa coincidncia funcional no seja completa e julgamos impossvel que o venha a ser para todos os documentos produzidos - pode no entanto dar origem a considerveis vantagens na prtica de gesto documental, nomeadamente na organizao precisa do documento e da sua posterior recuperao e reutilizao.

3.2 Princpios de organizao

Taxionomia funcional. O princpio de organizao funcional deve prevalecer de forma absoluta evitando recorrer a temas ou assuntos. A estabilidade funcional sempre superior orgnica pelo que aquela deve ser sempre respeitada. Perspectiva supra organizacional. Entende-se por isto a perspectiva tranrversal da macroestrutura que no deve ser considerada como uma das actividads desenvolvidas por cada organizao individual. A MEF no deve ser um somatrio de funes organizacionais.

 Estrutura aberta. Deve ser possvel adicionar classes a qualquer nvel e em qualquer ponto da estrutura. A codificao deve estar adaptada a esta exigncia. Estrutura dinmica. A MEF deve ser sujeita a avaliao/actualizao a intervalos de tempo regulares e sempre que alteraes nas funes do Estado o justifiquem. essencial compreender que no se trata de uma estrutura imutvel, mas ser sempre sujeita a reavaliaes que implicaro subsequentes ajustamentos nos sistemas da organizaes que a apliquem. Pragmatismo. Este princpio decorre do facto de que no se pretende que seja representao da verdade mas ferramenta til em face dos objectivos definidos. No se pretende alcanar uma definio exemplar, inequvoca, irrecusvel do que so as funes do Estado. Pretende-se antes um compromisso entre esse desiderato e a necessidade de usabilidade imprescindvel para ser efectivamente aplicada pelas organizaes. Equilbrio entre preciso e ambiguidade. Assume-se desde j que no possvel erradicar toda a ambiguidade. Trata-se deuma macroestrutura e no de um plano de classificao. A completa satisfao das necessidades classificativas de cada organizao dever ser remetida para o 3 nvel. Equilbrio entre homogeneidade e heterogeneidade. Qualquer sistema de classificao contm em si diversos interesses organizacionais ou mesmo polticos e sociais. No entanto, a MEF no pode ser sujeita a imposio de especificidades de organizaes individuais, sob pena de perder coerncia e aplicabilidade. Negociao e compromisso princpio aceite por todas as partes aderentes, tanto no processo de construo (no se considera por exemplo, legtimo um organismo forar a incluso do seu plano de classificao especfico na MEF), como aps a concluso do processo de construo. Enquanto a taxionomia no cobrir todas as funes, dever ser sempre considerada verso draft. Tal no significa que os organismos da Administrao no possam usar essas verses. Devem no entanto ter em conta que podem ocorrer sucessivas alteraes no divulgadas, em reas funcionais em princpio j consideradas estabilizadas. Como princpio auxiliar definio de cada classe s subclasse, dever ser tida em conta a sua potencial integrao num quadro macroavaliativo. Esta prtica pode eventualmente levar a correces que se prendem essencialmente com pragmatismo de aplicao.

3.3 Metodologia proposta

3.3.1 Perspectiva geral da MEF

Na definio de uma metodologia para a construo da MEF, importa antes de mais clarificar o ponto de vista que se quer dar a esta ferramenta: uma perspectiva externa Administrao ou, pelo contrrio, uma perspectiva de dentro da Administrao, emergente dos prprios organismos que do execuo s funes do Estado.

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Embora com prejuzo do nvel de coerncia e homogeneidade global, opta-se pela segunda alternativa por se privilegiar uma construo pragmtica, capaz de incorporar algumas especificidades de conjuntura que permitam responder com maior eficcia s necessidades do negcio, uma construo que, no sendo insensvel a circunstncias locais, possa ter uma base de adeso o mais alargada possvel e seja efectivamente utilizada. Decorre desta opo inicial o princpio metodolgico da cooperao entre os utilizadores futuros da MEF e os organismos de coordenao sectorial na rea da gesto de documentos, incluindo as instncias especificamente criadas para a gesto da MEF, e respeitando o modelo de governao definido.
3.3.2. Desenvolvimento da MEF

a) Prioridades A adopo do princpio metodolgico geral acima referido recomenda que a estrutura de gesto da MEF adopte um posicionamento por princpio reactivo, ou seja, promovendo o desenvolvimento da macroestrutura numa ordem de prioridades que espelhe a sequncia de pedidos de adeso de cada um dos diferentes sectores da Administrao. Em determinadas circunstncias, porm, a estrutura de gesto da MEF pode e deve desenvolver uma actuao pr-activa, nomeadamente quando confrontada com reas funcionais cujos limites no se conformem s competncias de um organismo ou ministrio determinado ou, ainda, quando em fase final do projecto, se verificar uma persistente indisponibilidade de envolvimento por parte de algum ou alguns sectores de actividade. No sentido de potenciar a rapidez e eficincia do processo de construo da MEF, consideram-se contextos de trabalho preferenciais (e, como tal, devero merecer tratamento prioritrio), aqueles em que se verifique: a) Propostas de adeso globais para a totalidade de um ministrio, lideradas pela Secretaria-Geral respectiva; b) Constituio de equipas de trabalho por parte da Administrao com competncias tanto a nvel da rea de negcio como da rea de gesto de documentos; c) Adeso ao projecto da interoperabilidade semntica na Administrao e adopo do MIP (metainformao para a interoperabilidade); d) Antecedentes ao nvel do desenvolvimento de instrumentos de gesto de documentos em especial planos de classificao e portarias de gesto de documentos. Com os mesmos objectivos rapidez e eficincia e, simultaneamente, para conferir maior estabilidade s decises que ao longo ao processo forem sendo tomadas, deve a estrutura de gesto da MEF considerar prioritrio adquirir conhecimento interno, numa perspectiva global e de topo, da generalidade das funes do Estado e respectivo mapeamento s estruturas orgnicas actuais. Considera-se igualmente prioritrio aferir a estrutura j desenvolvida em face de alguns dos princpios acima referidos e recentemente adoptados, em especial nas implicaes decorrentes da adopo de uma perspectiva funcional (e no temtica) e supraorganizacional (implicaes decorrentes da erradicao do conceito de funes-meio).

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b) Apresentao de propostas de desenvolvimento A estrutura de gesto da MEF relaciona-se com a Administrao, preferencialmente, atravs das Secretarias-Gerais dos Ministrios, enquanto entidades com competncias de coordenao geral da gesto de documentos nos organismos tutelados pelo Ministrio respectivo. Assim, os organismos devem, num primeiro momento, interagir com as respectivas Secretarias-Gerais, no sentido de constiturem adequadas equipas de trabalho e elaborarem as propostas a apresentar estrutura de gesto da MEF propostas que, idealmente, devero abarcar a totalidade do Ministrio. No obstante, admite-se fraccionar o processo por organismos/funes afins. Antes de apresentar quaisquer novas propostas de classes ou subclasses, as SecretariasGerais (e organismos envolvidos) devem inteirar-se dos objectivos, dos princpios e da metodologia MEF, bem assim como do estado de desenvolvimento da macroestrutura, tendo em vista maximizar o esforo de integrao. De facto, a satisfao das necessidades de adeso de um novo organismo MEF pode expressar-se num leque diversificado de propostas, e nem todas tero que resultar na criao de novas classes. Alguns exemplos possveis: Reformulao do ttulo, da descrio e/ou dos exemplos de classes e/ou subclasses j criadas; Incluso de uma nova subclasse numa classe j criada; Elevao de uma subclasse j criada a classe de 1 nvel; Deslocao de uma subclasse j criada de um determinado enquadramento de 1 nvel para outro; Criao de nova(s) classes(s) de 1 e 2 nvel. Todas as propostas de criao de novas classes devem ser apresentadas numa formulao mnima que inclua ttulo e descrio da funo/subfuno, e ainda, apenas para as classes de 2 nvel, exemplos de sries documentais dependentes da classe em causa. Estas propostas de desenvolvimento da MEF devem ainda ser acompanhadas de referncia s leis orgnicas que estabelecem as competncias dos organismos no mbito da funo em causa. As propostas devem ser dirigidas DGARQ que as apresentar Comisso Executiva de acordo com o modelo de governao adiante proposto. c) Anlise e validao de propostas As propostas dirigidas estrutura de gesto da MEF sero analisadas no respeito pelos princpios enunciados no captulo 4 deste documento. Especialmente no que respeita criao de novas classes, a estrutura de gesto da MEF deve atender em especial aos aspectos seguintes: Averiguar se as classes propostas so passveis de, no todo ou em parte, integrar classes j criadas; Averiguar se a classe proposta corresponde a uma efectiva funo ou subfuno do Estado, e no a actividades ou processos especficos;

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 Explorar eventuais relaes da classe proposta com funes desempenhadas por outros organismos da Administrao; Explorar eventuais possibilidades de agregao de funes e subfunes; Validar ou encontrar mais adequada formulao para o ttulo e/ou descrio da classe proposta; Encontrar solues de harmonizao e coerncia global da MEF, tendo em vista equilibrar os valores de preciso e de homogeneidade. Uma primeira etapa do processo de anlise conduzida pela Direco-Geral de Arquivos (DGARQ), que dever efectuar uma primeira validao das propostas apresentadas ou desenhar solues alternativas. Para tanto, pode a DGARQ solicitar entidade proponente informaes ou outra documentao que entenda necessria a uma adequada anlise do caso, nomeadamente instrumentos de apoio gesto de documental. Deve, igualmente, procurar informar-se, ainda que sumariamente, sobre a funo em causa, a terminologia especfica do sector e os conceitos bsicos, sempre que tal se revele necessrio ao dilogo com as partes e melhor compreenso das propostas. A realizao de reunies entre a DGARQ e a entidade proponente afigura-se especialmente til. No caso das propostas terem sido formalmente apresentadas pelas Secretarias-Gerais, pode revelar-se til a participao nestas reunies de especialistas na rea de negcio, para alm de especialistas em gesto de documentos. Caso a DGARQ entenda apresentar alternativas s propostas iniciais, deve confrontar a entidade proponente com as mesmas e procurar estabilizar uma soluo de compromisso. Comisso Executiva da MEF que compete a deciso de validao final de quaisquer propostas de alterao acrescentando novas classes ou produzindo alteraes a classes pr-definidas. A DGARQ apresentar, pois, ao Comisso Executiva as solues de compromisso encontradas ou, caso no tenha sido possvel o compromisso, as propostas originais e as propostas alternativas por si encontradas. Sempre que o processo desenvolvimento da MEF resulte em criao de novas classes ou alteraes estrutura previamente definida, o Comisso Executiva comunicar as alteraes a todas as entidades aderentes, atravs das respectivas secretarias-gerais. As validaes que forem sendo efectuadas ao longo do processo de desenvolvimento da MEF ou seja, enquanto no existir uma proposta global para todas as funes do Estado tm estatuto provisrio. Naturalmente, procurar-se- evitar introduzir alteraes estruturais em reas funcionais previamente validadas, mas essa possibilidade no pode ser eliminada. Este procedimento ser aplicado apenas quando se revele crtico ao prprio desenvolvimento da MEF; alteraes secundrias ou de pormenor sero reservadas para a fase de avaliao global e estabilizao da MEF. d) Gesto de cdigos A MEF associa a cada classe e subclasse um cdigo numrico. O sistema de codificao numrico e sequencialmente intervalado de 10 dgitos ao nvel da classe e de 5 dgitos ao nvel da subclasse, de forma a assegurar a flexibilidade que permita a insero de novas classes sem ser necessrio alterar os cdigos de classes pr-existentes. Pretende-se adquirir ou desenvolver um sistema de informao que d resposta automatizada no apenas a esta funcionalidade de gesto mas tambm insero de descritivos,

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designaes de nveis e relaes entre os mesmos. A DGARQ assume a responsabilidade da manuteno e atribuio de cdigos. e) Avaliao global e estabilizao da MEF Ambiguidade, heterogeneidade e incoerncia so problemas com os quais qualquer taxionomia se confronta, com um nvel de risco maior quando se adopta uma estratgia de desenvolvimento incremental, como o caso. Colocar estes pontos negativos em patamares aceitveis para o compromisso assumido de pragmatismo e de sensibilidade s circunstncias locais o objectivo da avaliao global da MEF, a realizar em fase de concluso do processo de desenvolvimento da estrutura aplicvel Administrao Central do Estado (ACE) cujo horizonte temporal estimado em dois (2) anos. O processo de avaliao global no deixar de incluir consulta aos organismos da Administrao, nomeadamente atravs de apresentaes e reunies de discusso. Os resultados da consulta sero analisados pela estrutura de gesto da MEF que introduzir as alteraes julgadas convenientes, depois do que se considera a macroestrutura estabilizada, sendo publicitada a MEF verso 1 para a ACE. f) Actualizao da MEF e divulgao de novas verses Embora estabilizada, a MEF no deixar de ser uma estrutura dinmica, capaz de integrar quaisquer alteraes que venham a verificar-se no mbito das funes do Estado, ou mesmo exigncias de melhoria que a experincia de aplicao recomende. A estrutura de gesto da MEF promover uma avaliao regular das condies de aplicao. Por outro lado, e atravs de uma permanente ligao s secretarias-gerais dos diferentes ministrios, monitorizar a evoluo orgnica e funcional da Administrao. Para alm das aces de controlo e avaliao de iniciativa da estrutura de gesto, acima referidas, espera-se que tambm dos organismos da Administrao haja a iniciativa de apresentar propostas de actualizao que, preferencialmente, devero convergir, num primeiro momento, para as secretarias-gerais respectivas. A MEF dever ser revista a intervalos de tempo regulares, afigurando-se adequado o prazo de dois anos entre revises; no obstante, admite-se a possibilidade de proceder a revises extraordinrias, sempre que circunstncias excepcionais o recomendem. Cada reviso pode resultar na publicitao de uma nova verso ou, simplesmente, a confirmao de continuidade da verso vigente. Sempre que se verificar a publicao de uma nova verso da MEF, a estrutura de gesto proceder sua adequada divulgao pblica e divulgao directa s entidades aderentes, devendo, ainda, organizar sesses de apresentaes da mesma. Considera-se ainda particularmente til a construo de um glossrio do MEF de forma a uniformizar conceitos e instaurar uma terminologia comum que todos os elementos do MEF compreendam e utilizem.

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4 Modelo de continuidade e gesto

Um projecto desta natureza no pode ser concludo no prazo limitado. A sua transversalidade e implicao de todos os ministrios do governo implica uma estratgia de gesto e desenvolvimento a longo termo suportada por estruturas de gesto adequadas. Mesmo depois de se ter concludo a macroestrutura e completado os esquemas de representao para a totalidade de elementos do MIP, ser necessrio monitorizar a sua aplicao e manter actualizados os seus contedos e estruturas. A natureza funcional da MEF torna-a naturalmente dependente das funes assumidas e externalizadas pelo Estado. Nestas circunstncias a sua adaptao a alteraes macrofuncionais por parte do Governo implica a sua readaptao a novas situaes. Tanto o MIP como a MEF so entidades dinmicas porque intrinsecamente ligadas com os processos sociais e polticos. Por este motivo uma petrificao das mesmas e se condena-as ao fracasso por deixarem de responder s necessidades informacionais dos actores envolvidos. A informao um recurso intrinsecamente voltil pelo que necessrio ter a capacidade de acompanhar o ritmo de mudana de forma a manter a utilidade destas estruturas. portanto necessrio criar uma estrutura de gesto vocacionada para manter e adaptar o MIP e a MEF. O modelo para esta estrutura que agora se prope baseia-se em dois princpios simples: Necessidade de eficcia, Necessidade de adeso participativa. De acordo com estes princpios prope-se a criao de uma estrutura simples composta por uma comisso executiva e um conselho de aderentes.

a) Comisso Executiva. Constituda por representantes permanentes e rotativos das entidades envolvidas no processo de construo e aplicao destas ferramentas. Como membros permanentes teramos: 1 - A DGARQ enquanto rgo coordenador da poltica arquivstica nacional, pelas competncias atribudas por lei orgnica no Decerto-Lei 63/2007. Prope-se ainda que relativamente a decises de natureza tcnica arquivstica tenha a DGARQ voto de qualidade. DGARQ compete ainda a coordenao do Comit 17

executivo relativamente s actividades referidas no captulo 3 deste documento. 2 - A SGPCM pelo facto de a PCM ser o departamento central do Governo responsvel por promover a coordenao interministerial dos diversos departamentos governamentais. Nesta qualidade poder contribuir para a articulao indispensvel manuteno de ferramentas transversais. 3 - O CEGER pelo facto de ter um papel legislativamente atribudo na gesto da rede informtica do governo e ainda por constituir a entidade certificadora de topo no sistema de certificao electrnica do Estado infraestrutura de chaves pblicas (SCEE) 2 A estes membros sugere-se a presena de dois representantes das organizaes envolvidas que desempenhariam um mandato de um ano de forma rotativa. As funes deste comit sero as dispostas no captulo 3 do presente documento. A estas acrescem a captao de recursos para a gesto da infraestrutura de interoperabilidade A Comisso Executiva rene trimestralmente, podendo ser convocada extraordinariamente pela DGARQ, enquanto entidade de coordenao, sempre que se verifiquem circunstncias justificativas para tal. b) Conselho de Aderentes Composto por todos os organismos (secretarias-gerais, direces gerais, institutos ou empresas pblicas) aderentes. Estes membros aderentes podem encontrar-se em duas situaes: 1. J desenvolveram, como representantes do seu ministrio, uma estrutura decomposta por dois nveis relativos s funes operacionais que este ministrio desempenha. Esta proposta foi validada e integrada no MEF. 2. Ainda no apresentaram proposta mas tm inteno de o fazer estando para tal a desenvolver trabalho no mbito de um grupo de trabalho constitudo para o efeito . Este grupo dever funcionar como interlocutor/facilitador entre a comisso executiva e as suas organizaes. Dever ainda pronunciar-se sobre a verso final da MEF e sobre as alteraes subsequentes que sejam sobre ela realizadas. O funcionamento desta estrutura de gesto rege-se por um regulamento prprio que constitui o anexo A do presente documento.

Decreto-Lei 116-B/2006 de 16 de Junho

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ANEXO A

REGULAMENTO DA ESTRUTURA DE GESTO PARA A INTEROPERABILIDADE SEMNTICA: MIP E MEF. Objectivos da Estrutura de Gesto (EG) 1 - A estrutura de gesto criada com o objectivo expresso de assegurar um quadro de interoperabilidade semntica na Administrao Central do Estado (ACE) atravs de: a) Desenvolvimento de uma macro-estrutura funcional para a AP (MEF) b) Gesto e actualizao da MEF bem como do esquema de metainformao que lhe suprajacente: o MIP (Metainformao para a InteroPerabilidade)

Composio da Estrutura de Gesto (EG) 2 - Esta estrutura composta pela Comisso Executiva (CE) e por um Conselho de Aderentes (CA). 3 - Cada um dos membros da Estrutura de Gesto formalizar a sua participao atravs da assinatura da adenda ao Documento de Interoperabilidade do qual este regulamento anexo Comisso Executiva 4 - A Comisso Executiva composta por cinco organismos: trs com carcter permanente e dois com carcter rotativo 5 - Os membros permanentes so: a) A Direco-Geral de Arquivos (DGARQ) enquanto rgo de coordenao e execuo da poltica arquivstica nacional. b) A Secretaria-Geral da Presidncia do Conselho de Ministros (SGPCM). c) O Centro de Gesto da Rede Informtica do Governo (CEGER).

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6 - Cada membro permanente pode designar entre 1 at 3 representantes para integrar a CE. 7 Os membros rotativos alternam entre si de forma rotativa ocupando dois lugares na CE durante o prazo de um ano. Conselho de Aderentes 8 O Conselho de Aderentes constitudo por todas as organizaes que queiram aderir MEF e MIP. 9 O CA participa na CE atravs de dois dos seus membros que alternam com os restantes ao fim de um ano de cargo. 10 Qualquer organismo pblico pode ser membro do CA desde que usufrua, no mnimo, de autonomia administrativa. 11 So no entanto as Secretarias-Gerais, pela suas funes cometidas por Lei, consideradas como organizaes preferenciais para a sua participao da EG. Funcionamento da Estrutura de Gesto Comisso executiva 12 - A DGARQ, enquanto rgo de execuo da poltica arquivstica nacional, coordena o funcionamento da Comisso Executiva 13 - A Comisso Executiva rene trimestralmente, podendo ser convocada extraordinariamente pela DGARQ, na sua qualidade de entidade de coordenao, sempre que se verifiquem circunstncias justificativas para tal. 14 - Qualquer alterao proposta pelo Conselho de Aderentes ao MIP ou MEF, analisada e eventualmente validada pela Comisso Executiva 15 - Compete Comisso Executiva decidir e executar qualquer iniciativa que julgue necessria para o desenvolvimento da MIP e da MEF. 16 - Compete ainda Comisso Executiva decidir sobre as propostas de adeso ao Conselho de Aderentes Conselho de Aderentes 17 - O Conselho de Aderentes um rgo consultivo composto por todas as instituies pblicas que desejem aderir a um quadro de interoperabilidade semntica assegurado pela utilizao do MIP e da MEF.

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18 - O Conselho tem de assegurar, com carcter obrigatrio e periodicidade anual, a participao de dois dos seus membros na Comisso Executiva. Para o efeito deve apresentar a este rgo, no fim de cada ano civil, os organismos que devero integrar a CE durante o ano seguinte. 19 - A participao de um membro do CA na CE no pode ser efectuado por anos sucessivos.

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