LINEAMIENTOS PARA EL USO Y CONTROL DE LOS VEHCULOS ASIGNADO Con el propsito de contar con un instrumento normativo que permita

apoyar la toma de decisiones para la regulacin del uso de los vehculos propiedad del la Secretaria de Desarrollo Social y los constituidos en calidad de comodato, que responde a la necesidad de ejercer control que garanticen y protejan los bienes patrimoniales directa e indirectamente de la Secretaria de Desarrollo Social, se realiz el documento Lineamientos para el Uso y Control de los Vehculos asignados el cual est orientado a describir los procedimientos de cada concepto que debern ser aplicados en el uso y control de los vehculos, buscando siempre la optimizacin de los servicios aplicados a las actividades de carcter oficial y de las operaciones propias de los procesos electorales. El contenido del presente documento, permite establecer reglas, procedimientos y formas de uso y operacin de los vehculos como instrumento complementario de las acciones sustantivas en la administracin de la Secretaria de Desarrollo Social. Corresponde a la Direccin de Administracin, como responsable de la Administracin y control de recursos humanos, financieros y materiales de la Secretaria de Desarrollo Social, vigilar, proteger y resguardar los bienes patrimoniales, propiedad de la Secretaria de Desarrollo Social y los constituidos en calidad de comodato. Para los efectos del presente Lineamiento, se entender como: Lineamiento: al presente documento de control y uso de los vehculos asignados. Funcionario: a la persona que se le asigne un vehculo propiedad o en comodato del Instituto. Vehculos asignados: Todos los vehculos propiedad del instituto y los que se encuentren bajo custodia o en comodato al servicio del mismo, indistintamente que se le llame parque vehicular o flotilla vehicular. Secretara de Desarrollo Social Para el debido control, operacin y conservacin de los vehculos del Instituto, la Direccin de Administracin a travs del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, atendern los requerimientos legales y documentales, adems de proporcionar los servicios de mantenimiento y reparacin de los vehculos propiedad o que se encuentran bajo custodia o en comodato del Instituto.

III. ASIGNACIN Y RESGUARDO

Corresponde a la Direccin de Administracin, como responsable de la administracin y control de recursos humanos, financieros y materiales de la Secretaria de Desarrollo Social, vigilar, proteger y resguardar los bienes patrimoniales, propiedad del Instituto y los constituidos en calidad de comodato. Es facultad de la Direccin de Administracin, autorizar la asignacin de vehculos oficiales, a los funcionarios, reas operativas y rganos auxiliares desconcentrados, para el adecuado cumplimiento de las funciones, previa justificacin y motivos inherentes a las de su encargo dentro de la Institucin.

Las asignaciones de vehculos, se harn directamente a los titulares de reas, para el caso de oficinas centrales; mientras que, para los rganos auxiliares desconcentrados, sern los Presidentes de los Consejos Distritales y Municipales los resguardantes de dichos vehculos, para las operaciones propias del proceso electoral. Derivado de las obligaciones que el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, dependiente de la Direccin Ejecutiva de Administracin, proceder al trmite de requisicin del resguardo de la unidad asignada con el funcionario correspondiente. El resguardo deber contener especficamente las caractersticas del vehculo, estado fsico y operativo, herramientas y documentacin en regla, los cuales se detallan en el resguardo permanente e inventario fsico general de vehculos. En los casos de cancelacin de resguardo por reasignacin o separacin laboral del servidor pblico, el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, ser el responsable de verificar que la unidad se reciba en las condiciones que se entreg, quien deber tomar en cuenta, el desgaste normal del vehculo por el uso. En caso de existir faltantes de herramientas, accesorios, refacciones o documentacin, as como desperfectos imputables al resguardante, al momento de hacer entrega del vehculo, la Direccin de Administracin, proceder en conjunto con la Direccin de Asuntos Jurdicos a fincar la responsabilidad administrativa correspondiente.

IV. DE LAS RESPONSABILIDADES

Son obligaciones de la Direccin de Administracin a travs del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, las siguientes: I. Supervisar la conservacin, mantenimiento y reparacin de los vehculos asignados. II. Llevar al da la estadstica de los vehculos que se encuentran en servicio, indicando los que estn fuera de l y sus causas. III. Verificar que los vehculos propiedad de este organismo electoral porten el emblema oficial del Instituto Estatal Electoral, as como la clave asignada, en lugar y tamao adecuados para su fcil identificacin. IV. Elaborar un expediente por cada uno de los vehculos, mismo que deber contener los documentos siguientes: factura, tenencia, refrendo, seguro, bitcora de mantenimiento, bitcora de recorrido, resguardo, datos del usuario, identificacin, condiciones fsicas y mecnicas y dems datos importantes que identifiquen claramente el estado general del mismo. V. Realizar el levantamiento del inventario fsico del parque vehicular de acuerdo a un sistema previamente definido. VI. Asignar claves y nmero de inventario a todo el parque vehicular del Instituto. VII. Tramitar la documentacin necesaria para la circulacin de los vehculos (placas, tarjeta de circulacin, refrendos, impuestos, plizas de seguro, etc.). VIII. Controlar y actualizar los registros correspondientes de los movimientos de alta, baja y cambio de resguardos de los vehculos asignados a los funcionarios.

IX. Operar y mantener actualizado el banco de datos, as como el sistema de control de inventarios del parque vehicular. X. Proponer al superior jerrquico, la baja de aquellos vehculos, que por el uso se encuentran deteriorados o bien cuando su costo de reparacin o mantenimiento resulta incosteable. XI. Verificar constantemente que los resguardantes, cuenten con licencia de manejo acorde y vigente. XII. Gestionar ante las autoridades y empresas correspondientes, la solucin a todo tipo de percance que sufra algn vehculo. XIII. Proponer a su superior jerrquico, las polticas de renovacin de los vehculos que se requieran, para satisfacer las necesidades del parque vehicular, as como la venta de los vehculos de incosteable reparacin.

V. DE LOS CONDUCTORES Y RESGUARDANTES

Son obligaciones de los funcionarios, respecto de los vehculos que tienen asignados, las siguientes: I. No permitir el uso del vehculo por terceras personas, slo podrn ser conducidos por los funcionarios que hayan firmado el resguardo correspondiente, quienes sern directamente responsables del uso que haga del mismo y cuidar de conservarlo en buen estado. II. Queda prohibido transportar a personas que no estn cumpliendo asuntos de carcter oficial, as como destinarlo a servicios particulares. III. Es responsable el funcionario resguardante de cada vehculo, del uso adecuado de los mismos, en cumplimiento a sus funciones oficiales o de aquellas actividades relacionadas con las atribuciones operativas a su cargo, por lo que deber evitar causar daos o deterioros a los mismos y una vez concluidos los horarios reglamentarios de trabajo, o cumplidas las comisiones especiales que se designen a los funcionarios, deber concentrar dichas unidades en los lugares especialmente sealados. IV. Ser responsabilidad del funcionario resguardante, el mantenimiento del vehculo asignado permanentemente en ao no electoral, por lo que se encargar de verificar que la unidad se encuentre en ptimas condiciones de limpieza y presentacin, revisando los niveles de agua, lubricantes, presin, temperatura, asimismo efectuar reparaciones menores en servicios de emergencia y en general, todo lo que conduzca a la mayor seguridad de la unidad, de acuerdo a las especificaciones marcadas en el Manual de Mantenimiento del vehculo que utilice. V. Abstenerse de desprender o cambiar cualquier parte de la unidad bajo su resguardo, as como de circular con el vehculo fuera de los lmites de la ciudad, salvo autorizacin expresa, o cuando la naturaleza del servicio as lo amerite. VI. Responder de los daos que cause a la unidad que conduzca y de los daos a terceros en su persona o sus bienes, en caso de que el funcionario resguardante sea el responsable. VII. Contar con la Licencia vigente para conducir vehculos, expedida por la autoridad competente. VIII. Cumplir con todas las disposiciones de las leyes y reglamentos de trnsito

Municipales, Estatales y Federales en vigor y para los casos en que incurran en la comisin de infracciones viales, sern responsables de cubrir los pagos que se originen y dems consecuencias legales. IX. Reportar oportunamente al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales las fallas mecnicas que presente la unidad a su cargo, caso contrario sern responsables del pago por causas del mayor deterioro que sufra el vehculo X. Conservar en su poder el oficio de asignacin del vehculo a su cargo. XI. El resguardante del vehculo deber presentar la unidad para su revisin y mantenimiento de conformidad con el calendario de mantenimiento y conservacin que se le asigne, las fallas o descomposturas que sufra el vehculo por no cumplir con el calendario de mantenimiento, sern reparadas con costo al responsable de la misma. XII. El resguardante deber entregar el vehculo de inmediato al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales dependiente de la Direccin Ejecutiva de Administracin, cuando as lo requiera las actividades propias del Instituto o por periodos vacacionales, dicha solicitud ser elaborada por la Direccin Ejecutiva de Administracin o el Secretario Ejecutivo.

VI. DE LOS ACCIDENTES, ROBO O SINIESTROS

En los casos de accidente, robo o siniestro del vehculo, el resguardante un funcionario de la Secretaria de Desarrollo Social debern realizar lo siguiente: I. Hacer del conocimiento inmediato de la autoridad o autoridades competentes, para su intervencin, e informar a la compaa de seguros responsable de este servicio, para su conocimiento y atencin; adems de notificar inmediatamente los hechos a la Direccin de Administracin, para que proceda a levantar el acta respectiva, en la que conste la testimonial del involucrado, con el apoyo de la Direccin de Asuntos Jurdicos y la Coordinacin de Planeacin, Auditora y Evaluacin del Instituto. II. Cuando sea imposible reportar el accidente en forma inmediata, el resguardante dispondr como mximo de veinticuatro horas, para rendir por escrito el parte del accidente, al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. III. Queda estrictamente prohibido, al funcionario resguardante, celebrar convenios con los conductores o propietarios de vehculos o propiedades que se daen por motivo de accidente vial, en el que implique el reconocimiento de su responsabilidad y que ste se traduzca en erogacin para este Instituto. Por lo tanto, todo convenio que se suscriba a este respecto, solo podr aprobarse por la Direccin Ejecutiva de Administracin. IV. En todos los casos en que algn vehculo, se vea involucrado en accidente, incidente o robo y no cuente con causa justificada para su uso o se encuentre fuera de los horarios de trabajo, espacios fsicos o cualquier otro que se seala en el presente ordenamiento, ser total responsabilidad del conductor todos los gastos que se originen por pago de daos, reparaciones, deducibles o reposicin de la unidad. V. Para los efectos de pago en cuanto a la reparacin de daos y perjuicios, los conductores o resguardantes podrn celebrar con la Direccin Ejecutiva de Administracin, convenios econmicos para deducir en forma programada el importe del pago antes mencionado, conforme a las circunstancias de cada caso.

VI. Si el siniestro o coalicin ocurriese en circunstancias no imputables para el usuario o resguardante, los gastos de ejecucin y resarcimiento de daos sern cubiertos por el Instituto.

VII. DEL CONSEJERO PRESIDENTE Y CONSEJEROS ELECTORALES PROPIETARIOS DEL CONSEJO GENERAL DEL INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL

Son obligaciones y derechos del Consejero Presidente y Consejeros Electorales propietarios del Consejo General del Instituto Estatal Electoral, respecto de los vehculos que tienen asignados, las siguientes: I. Permitir el uso del vehculo por terceras personas, siempre y cuando sean trabajadores de este organismo electoral, siendo responsables directamente dichos conductores del uso que se haga del mismo y cuidarn de conservarlo en buen estado. II. Es responsable el Consejero resguardante de cada vehculo, del uso adecuado de los mismos, en cumplimiento a sus funciones oficiales o de aquellas actividades relacionadas con las atribuciones operativas a su cargo, por lo que deber evitar causar daos o deterioros a los mismos, excepto en los casos establecidos en la fraccin anterior. III. Ser responsabilidad del consejero resguardante, el mantenimiento del vehculo asignado permanentemente en ao no electoral, por lo que se encargar de verificar que la unidad se encuentre en ptimas condiciones de limpieza y presentacin, revisando los niveles de agua, lubricantes, presin, temperatura y en general, todo lo que conduzca a la mayor seguridad de la unidad, de acuerdo a las especificaciones marcadas en el Manual de Mantenimiento del vehculo que utilice. IV. Abstenerse de desprender o cambiar cualquier parte de la unidad bajo su resguardo, as como de circular con el vehculo fuera de los lmites de la ciudad, salvo autorizacin expresa, o cuando la naturaleza del servicio as lo amerite. V. Responder de los daos que cause a la unidad que conduzca y de los daos a terceros en su persona o sus bienes, en caso de que el funcionario resguardante sea el responsable, excepto en los casos establecidos en la fraccin I del presente captulo. VI. Contar con la Licencia vigente para conducir vehculos, expedida por la autoridad competente, y vigilar en el caso de la fraccin I del presente captulo, que el conductor del vehculo bajo su resguardo, cuente con dicho documento. VII. Cumplir con todas las disposiciones de las leyes y reglamentos de trnsito Municipales, Estatales y Federales en vigor; y para los casos en que incurran en la comisin de infracciones viales, sern responsables de cubrir los pagos que se originen y dems consecuencias legales, excepto en los supuestos de la fraccin I del presente captulo. VIII. Reportar oportunamente al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales las fallas mecnicas que presente la unidad a su cargo, de manera personal o por conducto de la persona que hubiere otorgado el uso del vehculo asignado, caso contrario sern responsables del pago por causas del mayor deterioro que sufra el vehculo. IX. Conservar en su poder el oficio de asignacin del vehculo a su cargo. X. El resguardante del vehculo o la persona que haya designado para el uso del mismo, deber presentar la unidad para su revisin y mantenimiento de conformidad con el calendario de mantenimiento y conservacin que se le asigne,

las fallas o descomposturas que sufra el vehculo por no cumplir con el calendario de mantenimiento, sern reparadas con costo al responsable de la misma. XI. EL Consejero resguardante, tendr en todo momento la permanencia del vehculo para su uso, excepto en los casos establecidos por la fraccin XII, del captulo V, del presente lineamiento.

VII BIS. DE LOS ACCIDENTES, ROBO O SINIESTROS, DE LOS VEHCULOS ASIGNADOS AL CONSEJERO PRESIDENTE Y CONSEJEROS ELECTORALES DEL CONSEJO GENERAL DEL INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL

En los casos de accidente, robo o siniestro del vehculo, el Consejero resguardante de la Secretaria de Desarrollo Social o el conductor de la unidad vehicular, deber realizar lo siguiente: I. Hacer del conocimiento inmediato de la autoridad o autoridades competentes, para su intervencin, e informar a la compaa de seguros responsable de este servicio, para su conocimiento y atencin; adems de notificar inmediatamente los hechos a la Direccin Ejecutiva de Administracin, para que proceda a levantar el acta respectiva, en la que conste la testimonial del involucrado, con el apoyo de la Direccin de Asuntos Jurdicos y la Coordinacin de Planeacin, Auditora y Evaluacin de la Secretaria de Desarrollo Social. II. Cuando sea imposible reportar el accidente en forma inmediata, el resguardante o conductor, dispondr como mximo de cuarenta y ocho horas, para rendir por escrito el parte del accidente, al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. III. Queda estrictamente prohibido, celebrar convenios con los conductores o propietarios de vehculos o propiedades que se daen por motivo de accidente vial, en el que implique el reconocimiento de su responsabilidad y que ste se traduzca en erogacin para este Instituto. Por lo tanto, todo convenio que se suscriba a este respecto, solo podr aprobarse por la Direccin de Administracin. IV. Si el siniestro o coalicin ocurriese en circunstancias no imputables para el usuario o resguardante, los gastos de ejecucin y resarcimiento de daos sern cubiertos por el Instituto.

VIII. DEL MANTENIMIENTO DE LOS VEHCULOS

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales tendr las siguientes facultades y obligaciones; I. Supervisar que los trabajos mecnicos, se hagan con la mejor eficiencia y economa posible, para conservacin, mantenimiento y reparacin de los vehculos del Instituto. II. Solicitar a la Direccin de Administracin, las compras que se requieran para tal efecto. III. Llevar por cada unidad vehicular, el registro de los servicios de mantenimiento, prevencin y correccin de fallas mecnicas que se le realicen, incluyendo la frecuencia de dichos servicios, con la descripcin y costos de las reparaciones. IV. Tramitar ante la Direccin Ejecutiva de Administracin, la reparacin de los vehculos del Instituto, previa solicitud que por escrito hagan los Directores, coordinadores o Jefes de las reas de la Secretara de Desarrollo Social.

V. Autorizar, previo cumplimiento de los procedimientos establecidos, las reparaciones mecnicas que correspondan, supervisando el trabajo, para que se haga con rapidez, calidad y economa. VI. Llevar un control por escrito en la bitcora de mantenimiento (formato 05), describiendo los servicios que se presten a los vehculos, sealando el costo de los mismos; asimismo deber elaborar un informe mensual del mantenimiento de los vehculos. VII. Autorizar la reparacin de los vehculos, los que por la naturaleza de las reparaciones o fallas del vehculo, sea necesario acudir a talleres no autorizados por el Instituto, ser su responsabilidad la recepcin del trabajo, la exigencia de las garantas y la defensa de los costos a favor del Instituto. VIII. Las dems que le sean asignadas por acuerdo de sesin del Consejo General, la Junta General Ejecutiva o directamente por el Consejero Presidente.

IX. DEL SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES

A cada rea o trabajador que tenga un vehculo a su disposicin, se le fijar una cuota mensual de combustible con base al presupuesto asignado. Los combustibles, sern surtidos a travs de vales por los establecimientos que la Direccin de Administracin establezca. Los funcionarios del Instituto que tengan bajo resguardo vehculos oficiales, tendrn derecho a una dotacin de vales de gasolina, la cual ser determinada por la Secretara Ejecutiva, de acuerdo al tipo, modelo, condiciones y prioridad de operacin de las unidades. El reembolso de pagos de notas o facturas por consumo de gasolina, queda restringido a la atencin de asuntos o comisiones expresamente encomendadas, y a la autorizacin previa del Secretario Ejecutivo. Los funcionarios que tengan vehculos asignados para comisiones forneas, se les proporcionar recursos financieros para el suministro de combustible, en los trminos que establezca la Direccin Ejecutiva de Administracin. El resguardante debern llevar un control por medio de la bitcora de recorrido de vehculos oficiales. La dotacin de combustible, ser mensual y se entregar a los funcionarios de mandos superiores de acuerdo al tipo de vehculo que tengan bajo su resguardo, asimismo la dotacin de los vehculos de trabajo y de apoyo, queda bajo su responsabilidad apegarse a la normatividad vigente. Queda bajo responsabilidad de la Direccin Ejecutiva de Administracin, el autorizar combustible adicional, lo que deber estar debidamente fundamentado en actividades especiales, debern establecer registros independientes a los ya establecidos. Para el caso de oficinas centrales, las reas administrativas debern solicitar la autorizacin a dicha direccin. Para realizar un control interno del combustible de los vehculos que tienen asignados, cada rea utilizar bitcora vehicular, para control interno . Ser responsabilidad del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, supervisar que los vehculos cuenten con lubricantes requeridos para mantener los niveles recomendados por el fabricante, en los manuales de uso del vehculo, previa solicitud del conductor o del departamento a que corresponda, o hacer el cambio, cuando sea necesario de acuerdo con el uso o kilometraje recorrido por la unidad. La cantidad de combustible para cada vehculo, se establecer de conformidad al

cilindraje de la unidad, carga y tipo de trabajo, determinado de manera conjunta entre el titular del rea y el jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales. El abastecimiento de combustible a los vehculos, se har invariablemente, en los centros de servicios autorizados y exclusivamente al vehculo receptor, mediante el mecanismo establecido al efecto. Queda estrictamente prohibido, cargar combustible en galones, o cualquier otro recipiente que no sea el tanque del vehculo, de igual manera extraer combustible de la unidad. En los casos de violacin a lo anterior, la persona responsable ser sujeta del procedimiento administrativo correspondiente. La dotacin de combustible para vehculos que no sean propiedad del Instituto, pero que en algn momento, por la actividad que est desarrollando, se considere que est al servicio del mismo, slo se har mediante el sistema de vales y estos debern ser autorizados por la persona que designe el titular del rea.