Luis R Pea Z.

Constructor Civil

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Eficacia en la Coordinacin de Proyectos:

La Improvisacin Cuesta Cara

Lenka Carvallo G., periodista Revista BIT. Ao 10, N 31 Julio 2003.

Ms vale anticiparse y ser metdicos. As lo demuestra la experiencia mundial, como tambin las grandes empresas inmobiliarias y constructoras de pas. Una buena coordinacin se traduce en una serie de beneficios. Pero aunque la evidencia es contundente, aparecen grandes contrastes entre las empresas que trabajan profesionalmente, con todo un equipo multidisciplinario, y las que por intentar economizar tiempo y dinero, arriesgan la calidad de sus productos y servicios. Ms vale prevenir, que lamentar, reza un conocido dicho popular. Pero aunque se trata de un antiguo refrn, pareciera no ser lo suficientemente recordado por todas las empresas al momento de coordinar y gerenciar un proyecto. Destinar tiempo a la coordinacin e invertir en un buen equipo multidisciplinario es hoy un asunto clave. Sobre todo ahora, cuando existen una serie de modalidades contractuales, mtodos de construccin, materiales y un sinnmero de especialidades que intervienen, que son necesarias de evaluar, seleccionar y coordinar para asegurar el xito del proyecto. Adems hoy los profesionales se han multiplicado. De igual forma, la cantidad de informacin y documentos que aqu circulan, tambin han incrementado el riesgo de malentendidos y errores, lo que lo ha vuelto la calidad de la coordinacin un asunto prioritario. Tropiezos como la prdida de informacin relevante -ya sea porque no se produjo o no s distribuyo adecuadamente-; tardanzas en la etapa de coordinacin y planificacin; incorrecciones -errores de descripcin, referencias o dimensiones-; detalles insuficientes, dificultades en la construccin debido a datos incorrectos o inapropiados, que ms tarde se traducen en defectos tcnicos de la obra; calidad pobre, dificultades con las normas municipales que conducen en el aplazamiento en los proyectos, y variaciones en el proyecto final. En suma, daos econmicos que se contraponen en el actual escenario, donde la coyuntura y los ajustes experimentados por el sector tienen en la minimizacin de los riesgos y bsqueda de mayores rentabilidades por su principal objetivo. Un proyecto bien coordinado y completo slo debiera tener una variacin en el costo final de un 5%. En cambio, uno mal planificado, incompleto puede llegar a un 25%, o ms, seala Juan Enrique Cruz, socio y gerente general de la firma Cruz y Dvila ingeniero consultores. En tanto que Alvaro Garfias -gerente de operaciones de Constructora Delta-, lo estima un 4% y sobre el 40%, respectivamente. Expone el caso de la central hidroelctrica Yaccreta -realizada conjuntamente con los gobiernos argentino y paraguayo-, un proyecto que comenz costando 4 mil millones de dlares, pero que, a causa, de la mala coordinacin, termin elevndose por sobre los 16 mil millones. Por otra parte, de acuerdo con la informacin del Sistema Nacional de Benchmarking de la CDT, en trminos generales los proyectos de construccin en Chile (ao 2002) tuvieron desviaciones del costo del orden del -1.6% y slo cerca del 25% de los proyectos llegaron a variaciones del costo superiores al 5%. Inexperiencia, la Madre de Todos los Errores. En los aos 50 los franceses descubrieron que el 16% de los costos de produccin se iban a prdida. En Chile debemos andar en torno a esa cifra e incluso ms. Es cuestin de ir a cualquier construccin para ver obreros picando", estima Rodrigo Mujica, socio de VMB (Vogel, Mujica y Breshi) Ingenieros Asociados, desde su particular visin.

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Pero por qu, pese a la evidencia, muchas empresas siguen tropezando con esta misma piedra? Una de las razones es que, si bien la edificacin es cada da ms compleja, la organizacin no ha ido a la par con estos cambios. Se trata de un factor particularmente visible entre aquellas empresas pequeas y medianas, en mandantes menos experimentados, compaas nacientes (que buscan ahorrar), como tambin aquellas que no construyen en forma habitual y contratan los servicios de asesores que saben mucho de teora, pero poco de prctica, segn lo identifican los diversos consultados por revista BIT. En todos estos casos el inversionista no se ha rodeado de todos los profesionales y especialistas. Esto, debido al poco inteligente ahorro de costos (se estima que la coordinacin de un proyecto, incluidos todos los profesionales y especialidades requeridas, representa el 5% y 10% del presupuesto total); por ahorrar tiempo (algunos creen que as cortan el camino hacia los retornos); e inexperiencia, que es la madre de estos y otros vicios. Desde la ptica de la eficiencia, en cambio, las grandes empresas de la construccin han desarrollado sus propios mecanismos de coordinacin y planificacin entre las distintas disciplinas y profesionales que intervienen en las obras. Gonzalo Marambio - gerente de operaciones de Constructora Moller y Prez Cotapos- sostiene que ya desde un comienzo (incluso antes de la formalizacin del terreno) trabajan con el arquitecto. Y durante el anteproyecto incorporan un equipo multidisciplinario formado, entre otros, por el gerente del departamento de estudios, adems de un ingeniero civil encargado de la coordinacin de los proyectos, cuyo rol es coordinar las distintas especialidades. "Posteriormente se desarrollan los planos de arquitectura y las dems especialidades bajo la direccin del arquitecto y el gerente de estudios de la constructora, para la cual se realizan reuniones de coordinacin de forma regular", afirma Marambio, quien destaca que, gracias a este sistema, las partes involucradas pueden conocer en detalle el proyecto y, una vez terminado y entregados los planos y especificaciones para dar por iniciada la construccin, todas las especialidades han sido debidamente coordinadas. "Esto permite garantizar que el presupuesto tendr una variacin mnima, ya que se rebajan notablemente los cobros por horas extraordinarias originadas por errores de descoordinacin", asegura Marambio. Al mismo tiempo, destaca que la participacin de la constructora durante la etapa de diseo resulta en extremo til, ya que as quedan de inmediato incorporadas soluciones reales y conocidas por sta, lo que sin duda incide en un mejor producto final. Un sistema similar utiliza Constructora Delta. Aqu, dejan la coordinacin de los proyectos en manos de un representante de la inmobiliaria. Se trata de un ingeniero civil, magster en ingeniera industrial y con un curso de Auditor Lder en Sistema de Gestin de Calidad ISO 9000-2000. Esto de debe a que en Delta cuentan con certificacin ISO 9000, lo cual, explican, les ha permitido generar una imagen de mayor confianza entre sus clientes, como tambin dar mayores garantas en la contratacin de trabajos "llave en mano". Dicho esto, Alvaro Garfias contina describiendo al coordinador es un profesional del rea construccin, afn a la gestin de calidad de los proyectos de especialidades, quien plasma en el proyecto una perfecta armona entre lo que el mandante requiere como producto final y una constructibilidad acorde con los costos y plazos esperados.

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La ventaja de contar con un profesional acreditado para este rol -que adems pueda imprimir en el proyecto una auditoria de cada uno de los proyectos con propiedad y cabal conocimiento-, se traduce en menores costos que pagan con creces la renta del profesional auditor y que asegura la postventa muy acotada y limitada a casos defectuosos muy menores. Esto contribuye, a su vez, a un enriquecimiento en la imagen y marca de la empresa". En cuanto al resto del equipo multidisciplinario, en Delta tambin suman a un arquitecto y a los proyectistas contratados para la elaboracin de los planos de especialidades (estructuras, sanitarias, electricidad y corrientes dbiles, evacuacin de residuos, climatizacin, ascensores y seguridad). "Los dos primeros liderarn este equipo y sern los encargados de coordinar los distintos proyectos y de procurar que exista absoluta compatibilidad entre ellos y con el presupuesto destinado por el mandante para la materializacin del mismo". Se trata de una modalidad que vienen implementado desde hace seis aos, y que permitira lograr el compromiso de todos los agentes involucrados. Es Sello de un Buen Equipo Multidisciplinario. Sin embargo, y pese a que lo anteriores casos la estrategia es incorporar al arquitecto desde el comienzo como tambin ocurre con otras empresas nacionales de primer nivel-, aquellas menos experimentadas, o ms amigas de la improvisacin, slo lo integran a medio camino. A juicio de Mario Paredes -socio de Mario Paredes y Arquitectos Asociados-, esto se debera a que en estos casos la construccin ha sido tomada por hombres de negocios que no son profesionales y tienen poca confianza en estos expertos, ya que creen que es ms un costo, que un beneficio. Ese sera tambin el argumento para dejar fuera a otra serie de expertos durante la conformacin de equipo de coordinacin, y que -segn la experiencia descrita por las constructoras Moller y Prez Cotapos, Delta y otras fuentes consultadas por Revista BIT-, cuando mnimo debe estar formado -adems del arquitecto- por el ingeniero calculista, el constructor, adems del representante del propietario del proyecto. A los anteriores, deben sumarse diversos especialistas, como los expertos en electricidad, climatizacin, instalaciones sanitarias, gas, urbanizacin y seguridad, por mencionar slo algunos. Otra prctica en alza es la incorporacin de un tcnico en costos. Este especialista tiene a su cargo la recomendacin de materiales, como la eleccin de similares a precios equivalentes, o bien determinar cules son las ventajas de un producto ms caro. Sin embargo, pese a sus evidentes beneficios, por desconocimiento, o por simple ahorro de costos, estos especialistas slo son integrados a proyectos de gran envergadura, y en otros casos, slo se los llama cuando el proyecto est muy avanzado. Lo recomendable es contar con ellos desde la etapa de planificacin, que es cuando se les puede sacar partido. A medida que aumenta la sofisticacin y magnitud del proyecto, es menester incorporar otros aspectos, por ejemplo, expertos en iluminacin externa, que resalten los atributos y esttica del inmueble. Tambin ha aumentado la demanda por especialista en diseo de helipuertos, en lo que se refiere a edificios altos, as como de peritos en movimientos verticales -como ascensores o escalas mecnicas-, pues cada vez que se construye un edificio importante se presenta como inconcebible que los usuarios deban destinar diez o ms minutos de su tiempo aguardando un ascensor que nunca llega; peor an, una mala planificacin y las quejas que ello trae, puede llevar a reemplazar los equipos por otros verdaderamente capaces de satisfacer la demanda, por consiguiente prdida de dinero.

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El arquitecto Mario Paredes mencion tambin el siempre complejo tema de la climatizacin de los edificios: "Este es un aspecto muy importante y que normalmente no est bien abordado; es algo frecuente que el aire acondicionado no funcione bien, que en el verano haga mucho fro y que durante el invierno el calor no se soporte. Esta ocurre porque en nuestro pas tiene un clima muy particular, donde incluso la temperatura vara mucho de un momento a otro da, por lo cual es imprescindible hacer el clculo y la planificacin directamente con el proveedor en el extranjero". De ah que un dato interesante es que, tanto empresas de climatizacin como de transporte vertical, ofrecen realizar un proyecto completo y de asistir a las reuniones de coordinacin, a fin de adjudicarse la propuesta. Oficinas de Gestin versus Arquitectos. Una vez definidos los integrantes del equipo coordinador, cada una de las disciplinas debe desarrollar sus respectivos proyectos y luego coordinarse a travs del jefe de proyecto y del representante del mandante, que debe ser un profesional con experiencia en el rea de la construccin, segn recomienda Gonzalo Marambio. Al respecto, Rodrigo Mujica aade que el coordinador debe destinar, a lo menos, un mes para el estudio de los distintos proyectos de especialidades, y as lograr que los distintos proyectos se complementen adecuadamente. Por lo normal, se trata de una tarea que suele quedar en manos del arquitecto, quien a su vez tiene por misin trabajar estrechamente con el mandante. Sin embargo, con el correr del ltimo par de dcadas, las Oficinas de Inspeccin Tcnica (ITO), han ido asumiendo tambin la coordinacin general. Aunque el proceso de transicin ha sido un tanto complejo... "Los arquitectos se han ido quedando atrs ya que la tecnologa ha evolucionando y cada nuevo producto en el mercado es un mundo. Los proyectos son cada vez ms complejos; antes por ejemplo, la pregunta era si se colocaba o no calefaccin, hoy existen miles de soluciones. Lo mismo ocurre con los materiales y la arquitectura, que tambin se han vuelto ms intricados. Entretanto, ellos (los arquitectos) se han concentrado en la parte esttica, dejando a un lado esta clase de temas", visualiza Rodrigo Mujica quien, desde su rol como ingeniero calculista, se muestra convencido de que la coordinacin podra des an ms eficiente si la titularidad se dejara en manos de empresas de gestin especializadas. Desde la investidura aludida, Juan Enrique Cruz, quien no en vano es socio y gerente general de Cruz y Dvila Ingeniero Consultores, firma que parti como una ITO y que ahora se ha especializado en gerenciamiento de proyectos-, asegura que un ingeniero civil puede ser ms eficiente en la tarea de coordinador general, y lograr que los objetivos se cumplan con la calidad definida, al costo con la calidad definida, al costo y el plazo presupuestado: "Se le contrata con ese objetivo y, para ello, debe conocer la especialidad (si se trata de una obra industrial, habitacional o de oficinas), y tener una gran experiencia. Tambin sincronizar con todos quienes forman la comisin, aunque con el conocimiento necesario para que no le vendan cuentos", describe. Segn manifiesta, se trata de un proceso que ha sido particularmente visible en grandes proyectos, como edificios institucionales, inteligentes e industriales. Tambin aquellos que implican un gran trabajo de ingeniera, como obras civiles y de infraestructura.

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Este ordenamiento del mercado ha sido, en cierto modo, resistido por los arquitectos, quienes histricamente se haban adjudicado la coordinacin y representacin ante el mandante. "Por ley, el director mximo y responsable de un proyecto es el arquitecto. Por eso, dudo que los pertenecientes a generaciones ms antiguas acepten ser manejados por otro profesional que no sea un arquitecto", sostiene Mario Paredes quien, eso s, reconoce que se trata de un fenmeno particular, slo aplicad a obras complejas. En tanto que Jos Ramn Ugarte, presidente del Colegio de Arquitectos, asegura que, si bien hoy los proyectos de mediana o gran envergadura ya no basta con la supervisin de obras que tradicionalmente efectuaban los arquitectos -en cuanto a que deban resolver todos los detalles tcnicos-, hoy estos se enfrentan con un equipo de profesionales, encargados de la coordinacin de los proyectos de especialidades y de proponer soluciones para adecuar los requerimientos de los contratistas a cargo de las instalaciones. "Pero no deben confundirse solo los roles: el arquitecto del proyecto sigue teniendo la tuicin sobre la obra, lo que incluso tiene repercusiones legales si figura en el cargo de "supervisor" en el permiso de construccin. Los arquitectos no estn haciendo desplazados, sino que deben trabajar con equipos ms completos. Entretanto, los ingenieros de las empresas tienen un papel fundamental en la evaluacin tcnica de las soluciones contempladas en el proyecto de arquitectura, en la coordinacin de los cada, vez ms complejos, proyectos de especialidades, en la evaluacin de las alternativas que se proponen los contratistas o proveedores, por nombrar slo algunas tareas. Sin embargo, la decisin final corresponde al arquitecto, conocedor de las implicancias que, en el proyecto total, pueden tener distintas variables. Implicancias en la calidad arquitectnica de la obra, en el cumplimiento de la normativa aplicable en cada caso, en el efecto comercial en la percepcin de los compradores si es una obra destinada a la venta". En contrapartida, quienes defienden el rol de los ingenieros, destacan que estos logran equilibrar de mejor manera los objetivos de diseo, con los planes de costos y los plazos programados; para ello, se valen de que en los planos y especificaciones se encuentre toda la informacin necesaria para construir; as como tambin de las bases administrativas, los contratos que establezcan la relacin entre el mandante y los contratistas, formas de pago, garantas y multas, entre otros. De esta manera, su participacin tendra un impacto que se hace particularmente positivo en los costos. "Se trata de un servicio completo, que va desde la licitacin, recomendacin de adjudicacin, a la coordinacin de proyecto, y la inspeccin de las obras. Y hoy su contratacin es algo generalizado. Ya no slo son los arquitectos quienes se encuentran a cargo", manifiesta Juan Enrquez Cruz. Esto, mientras estn quienes ponen reparos ticos en que una empresa coordine y luego inspeccione un mismo proyecto. Desde una posicin ms conciliatoria, esta vez, en Moller y Prez Cotapos estiman que la coordinacin la lidera el ingeniero del departamento de estudios en estrecho contacto y colaboracin con el arquitecto", sostiene Gonzalo Marambio. Como sea, el tema ya est dando que hablar. Un claro ejemplo es la Costanera Norte, donde el Premio Nacional de Arquitectura, Christian de Groote, es un acrrimo detractor del referido proyecto; prcticamente, no hay semana que no aparezca una carta suya en El Mercurio. Esto, porque -segn ha manifestado-, el proyecto fue entregado a la concesionaria sobre la base de un plan y especificaciones tcnicas muy preliminares.

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"Las obras viales dentro de la ciudad tienen que estar de la mano con el urbanista y el arquitecto, no pueden estar slo entregadas a los ingenieros. Esto no es lo mismo que hacer una carretera a campo traviesa", han sido algunos de sus comentarios, atizando as la polmica. Tiempo, Divina Inversin Debido a las complejidades de los actuales proyectos, en una buena coordinacin tambin es necesario destinar el debido tiempo que efectivamente demandan en esta etapa. Dependiendo de la envergadura del proyecto, como mnimo la coordinacin debiera involucrar un par de reuniones semanales, de tres o ms horas, durante un semestre. Sin embargo, a juicio de lvaro Garfias, algunas empresas creen que acortando los plazos recibirn antes sus retornos. Una economa mal concebida -critica- donde, al final, se termina sacrificando la calidad del proyecto, tiene un costo muy alto, que se traduce en una sucesin de obras extraordinarias que resultan difciles de acotar", advierte. Muy distinto de lo ocurre en Europa, donde, de los dos aos que demanda, en promedio- concepcin y desarrollo de un edificio-, la mitad se destina nicamente a planificacin: "Antes de empezar a construir, todo est dimensionado y proyectado, hasta el ltimo material y hasta la certificacin de cada uno, as como los permisos y anlisis de factibilidad", comenta Rodrigo Mujica. Esto, mientras una mala coordinacin y planeacin de evidencia en un proyecto marcado por la escasez de detalles, especificaciones escuetas -donde abundan los "o similar"-, incompatibilidades entre las especialidades, entre otros -segn manifiesta Alvaro Garfias-. De esta manera, en Delta creen que la mejor opcin es que los plazos de elaboracin estn a la par con las exigencias de un trabajo de calidad, evitando las improvisaciones en terreno. Tambin recomiendan que la comisin se aboque a la aprobacin de las prefactibilidades legales, tcnicas, administrativas y econmicas con un anteproyecto, y sondearlos con los organismos ah hoc, por ejemplo, los Estudios de Impacto Ambiental (EIA) y los Estudios de Impacto Vial (EIV), as como con la municipalidad pertinente. "Slo destinando ms tiempo a estos aspectos se alcanzar una mayor productividad", aseguro Alvaro Garfias. O, como lo argumentaba Juan Enrquez Cruz: "siempre ser mejor borrar con goma que demoler con picota"... Durante la ejecucin de la obra, todos opinan, creen que las cosas que se puede hacer de otra manera, cambian el diseo sin respetar el original, cuando esto debi hacerse en los planos...", critica Rodrigo Mujica, quien visualiza el poco protagonismo que se le brinda a la coordinacin, a razones de tipo econmicas y tambin culturales. Y es que, a su juicio, no hay mejor estrategia que el profesionalismo, la organizacin y la experiencia. Lo Barato Cuesta Caro Y Mucho! Si saltarse algunos especialistas o destinar poco tiempo a la planificacin puede resultar fatal, dejarse llevar por presupuestos en extremo baratos puede ser todava peor, ms an si la razn fue nicamente de carcter monetario. lvaro Garfias reconoce que, a causa de la coyuntura, este tipo de ofertas ha aumentado; "pero optar por la empresa ms barata puede ser una decisin equivocada. El inmobiliario debe tener en cuenta los costos que demandar su imagen -y tambin en su pecunia- los problemas durante el perodo de garanta establecidos en la legislacin vigente. Inevitablemente, traer como consecuencia problemas de calidad, laborales y, en un caso ms extremo, la quiebra de ese subcontratista", manifiesta.

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Incluso, se lamenta de que, si bien contar con la certificacin ISO 9001 se trasunta en evidentes ventajas para sus clientes, no existe todava conciencia colectiva en los beneficios que ella otorga: "En nuestro pas falta maduracin en la contratacin de obras. Normalmente se acta por reaccin y las licitaciones de obras de construccin se adjudican al postor ms barato que no siempre es el mejor, sin tomar en cuenta el aspecto tan relevante de la gestin de la calidad que una empresa constructora ofrece frente a otra, con el consecuente aumento de costos por concepto de postventa. Esto, cuando proyectos sin gestin de calidad se traducen en obras sin certificacin de calidad y se traducen en edificios o casas con excesivos costos de postventa y de prdida de imagen". En cuando a la seleccin de contratistas y subcontratistas, Gonzalo Marambio es un convencido que en la asignacin de los contratos no debe caerse en ese impulso, ms an si antes no se ha comprobado su capacidad tcnica, experiencia y responsabilidad. "Siempre hay que velar por que lo ofertado sea igual o superior que lo especificado. Asimismo, hay que actuar con mucha responsabilidad y no detallar soluciones o materiales de dudosa calidad y duracin en el tiempo", apunta. Aspecto que tambin reafirma Mario Paredes, convencido de que esta clase de economas van en detrimento de la calidad: "Un artefacto sanitario muy barato durar menos, consumir ms y tendr una vida ms corta". De esta forma, ver obreros picota en mano, demoliendo algunas estructuras mal hechas, es parte del panorama. Esto, pese a que, por cada camin que sale cargado con escombros, una importante cantidad de dinero se va directamente a la basura. Y en muchos casos es slo la primera de una larga serie de prdidas que, incluso, pueden dejar el proyecto varado hasta nuevo aviso. Y, si se toman en cuenta todos los pecados hasta ahora enumerados, el catastro se resume de la siguiente manera: mayores costos en la construccin de obras extras; trabajo que debe hacerse o rehacerse; calidad inadecuadas por mala eleccin de soluciones; atrasos en la entrega de la obra y problemas en la postventa. Pero la batalla an no est perdida y si bien hay casos que confirman que nos queda mucho por avanzar en esta materia, tambin hay otros (aunque menos) que nos permiten reconocer el gran nivel de profesionalismo de muchas empresas constructoras nacionales, quienes nos demuestran con evidencia emprica que hay un desafo por delante y se puede alcanzar. Por ello, vale la pena reflexionar.