CONCEPTO El control se estudia como la ultima etapa del proceso administrativo, el control es una etapa primordial en la administracin, aunque

una empresa cuente con muchos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El control bien aplicado es dinmico, promueve las potencialidades de los individuos. Ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuacin de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propsito, prever y corregir errores y no simplemente registrarlos. Algunas de las definiciones mas aceptadas son: BURT K. SCANLAN. Tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vallan de acuerdo con los planes establecidos. ROBERT ECKLES, RONALD CARMICHAEL Y BERNARD SARCHET. Es la regulacin de las actividades, con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. GEORGE R. TERRY. El proceso para determinar lo que se esta llevando acabo aplicando medidas de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. HENRY FAYOL. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las reglas emitidas y con los principios establecidos. HAROLD KOONTZ Y CYRIL ODONEL. Implica la medicin de lo logrado en relacin con el estndar y la correccin de las desviaciones.

ROBERT B. BUCHELE. El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes y tomando medidas correctivas necesarias. ROBERT C. APPLEBY. La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de las empresas como los planes para alcanzarlos se cumpla eficazmente. ELEMENTOS DEL CONCEPTO Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes. 1. Relacin con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacion. 2. Medicin. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. 3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacion. 4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores. La evaluacin y medicin de la ejecucin de os planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. IMPORTANCIA El control es vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir las actividades, 2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. 3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones. 4. Localiza a los sectores responsables de la admn.

5. Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes. 6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores. 7. Su aplicacin incide directamente en la realizacin de la administracin.

PRINCIPIOS La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios: Equilibrio A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente, al delegar la autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta debidamente ejercida. De los estndares Se refiere a que el control existe en funcion de la identificacin de los estndares. La efectividad del control esta en relacin directa con la preedicin de los estndares, los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos limites, evitando errores y perdidas de tiempo y de dinero. De la oportunidad

El control, necesita ser oportuno debe aplicarse antes de que efectu el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin. De las desviaciones Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que las originan a fin de tomar las medidas correctas para evitarlas en el futuro. Coste habilidad El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, un control solo deber implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el. De excepcin El control debe aplicarse, a las actividades excepcionales y representativas, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requieren de control. De la funcion controlada La funcion controladora por ningn motivo debe comprender a la funcion controlada, ya que pierde efectividad el control, seala que la persona o la funcion que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. PROCESO DE CONTROL La secuencia de pasos necesarios para efectuar el control es la siguiente:

Identificacin del estndar Medicino de resultados Comparacin Deteccin de desviaciones Correccin Retroalimentacin Control

La funcion del administrador no solamente se concreta a la formulacin de planes, si no tambin implementarlos y revisarlos de manera constante para poder detectar a tiempo todas aquellas variaciones que son generadas por los cambios del medio. Un estndar es definido como una unidad de medida que sirve como modelo, con base en la cual de efecta el control

Identificacin del estndar El administrador identifica el estndar fue establecido le va a servir como unidad de medida para evaluarlo. La identificacin de los estndares representa el estado de ejecucin deseado en su aplicacin. Medicin de resultados Consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades, que deban definirse de acuerdo con los estndares, para llevar acabo su funcion, se vale primordialmente de los sistemas de informacin

por tanto, efectividad del proceso del control depender totalmente de la informacin obtenida. Comparacin Una vez efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario comparar los resultados en relacin con los estndares preestablecidos. Deteccin de desviaciones El resultado de la comparacin da la determinacin de las desviaciones y el desempao real y el estndar, mismas que debelan reportarse inmediatamente. Correccin La utilidad concreta y tangible del control esta en la accin correctiva para integrar las desviaciones con relacin a los estndares, el tomar accin correctiva es funcion de carcter netamente ejecutivo; antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. Retroalimentacin Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez que se retroalimente el sistema. Implantacin de un sistema de control Antes de establecer un sistema de control se requiere: 1. Contar con objetos y estndares que sean estables 2. Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.

3. Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos. 4. Evaluar la efectividad de poscontroles: Eliminando aquellos que no sirven Simplificndolos Combinndolos para perfeccionarlos CARACTERISTICAS Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, este debe reunir ciertas caracteristicas para ser efectivo. Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional Un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se dese controlar, una pequea empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el depto. De ventas sern diferentes a los controles del depto. De produccin. Oportunidad Un buen sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control ser til en tanto proporcione informacin en el momento adecuado. Accesibilidad Todo control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin, las tcnicas muy complicadas, en lugar de ser tiles, crean confusiones. Ubicacin estratgica

Result5a imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico, se relaciona con el principio de excepcin, enfatiza el hecho de que es necesario establecer puntos de verificacin clave, antes de que la correccin implique un alto costo. FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: a) Cantidad b) Tiempo c) Costo d) Calidad Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo, es inminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante, la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa. EL CONTROL Y SU PERIDICIDAD Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo asi clasificarse en: A. Control preliminar. Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades B. Control concurrente. Se ejerce de manera simultanea a la realizacin de actividades C. Control posterior. Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas.

CONTROL POR AREAS FUNCIONALES El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una de sus su funciones. Control de produccin Busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. El control de esta area comprende cuatro funciones: Control de calidad Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Existen diversas tcnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple observacin hasta tcnicas mas complicadas. Control de inventarios Su objetivo primordial es determinar el nivel ms econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Un buen sistema de control de inventarios permite: a) Disponer de cantidades adecuadas de materia y productos para hacer frente a las necesidades de la empresa. b) Evitar perdidas considerables en las ventas. c) Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado.

d) Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin. e) Reducir los costos. E l control de inventarios se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes, la organizacin debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades.

Clases de inventarios: Materias primas. Materias en proceso. Productos terminados Partes de la maquinaria o herramientas

Para el control de inventarios se usan: desde mtodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y reposicin, cardex de entradas y salidas; hasta tcnicas ms complejas como la investigacin de operaciones, las computadoras y mtodos matemticos. Control de la produccin El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades productivas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idneos para lograr las metas de produccin. Un sistema de produccin reporta los siguientes beneficios: Disminucin de tiempos ociosos Reduccin de costos Evita demoras en la produccin

 Permite cumplir, al depto. de ventas sus compromisos con los clientes Incrementa la productividad Control de compras Esta funcion verifica el cumplimiento de actividades tales como: a) Seleccin adecuada de los proveedores b) Evaluacin de la cantidad y calidad especificadas por el depto. solicitante c) Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material d) Determinacin del punto de pedido y de reorden e) Comprobacin de precios Este tipo de control promueva la eficiencia al evitar:

Compras innecesarias, excesivas y caras Adquirir materiales de baja calidad Retrasos en los programas de produccin y otras reas
Control de mercadotecnia Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el producto al consumidor, comprende reas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribucin, publicidad y promocin. Se efecta mediante el estudio de informes y estadsticas en donde se analiza si las metas mercadologicas se han cumplido o no, la evaluacin en toda esta rea, proporciona fundamentos para: a) Toma de decisiones de la organizacin en general

b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazo c) Evaluacin de la efectividad de loa vendedores d) Controlar otras funciones que estn relacionadas con el rea de mercadotecnia tales como: Planeacion de produccin Inventarios Compras Investigacin y desarrollo Trafico Innovaciones en plana y equipo Finanzas Determinacin de las necesidades de efectivo Necesidad de planta y de recursos humanos

Control de ventas Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permite fijar normas de realizacin sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. Tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crdito, aumentar el numero de visitas, reforzar al vendedor a travs de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus reas de accin y ampliar sus perspectivas. Control de finanzas

Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, deptos. y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin. Bsicamente comprende cuatro reas: Control presupuestal Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeacion, tambin son control financiero al permitir comparar los resultados reales en relacin con lo presupuestado y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas. Control contable Ninguna empresa puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo, el objeto contable consiste identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que la gerencia adopte las decisiones mas atinadas para futuras actuaciones. La contabilidad proporciona esta informacin a travs, de registros, estados financieros y de su analisis de interpretacin mediante el estudio de tendencias y la aplicacin de las razones financieras que son estndares medidas o indicadores de la situacin financiera de la organizacin. Costos Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el clculo y analisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricacin. Auditoria

La auditoria contable tiene como funcion primordial dictaminar si la informacin financiera presenta fidedignamente la situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos: Esta evaluacin se realiza con base en la revisin y examen detallado de todos los requisitos contables de la negociacin con el fin de verificar: La autenticidad de los hechos y fenmenos que presentan los estados financieros Que los mtodos utilizados estn de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, que su aplicacin sea consistente La auditoria es el control aplicado al control financiero y su utilizacin es trascendental en cualquier empresa. Control de recursos humanos Su funcion es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada una de los programas de personal, y de cumplimiento de los objetivos de esta depto. Auditoria de recursos humanos Es la evaluacin sistemtica y analtica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencia. Incluye adems la realizacin del inventario de recursos humanos a travs del cual se cuantifican y registran las habilidades, experiencias, caracteristicas y conocimientos de todos y cada une de los integrantes de la empresa.

Evaluacin de la actuacin Mide la efectividad de los miembros de la organizacin, con base a estndares de actuacin que evalan resultados teniendo en cuenta factores

tales como: rotacin, autencismo etc. Los factores se determinan con base en registros estadsticos y se comentan con los supervisores, sirven como base objetiva para establecer acciones correctivas y recompensas, eliminndose asi conflictos y apreciaciones subjetivas. Evaluacin de reclutamiento y de seleccin Evala la efectividad de los programas y procedimientos relativos de esta rea mediante el analisis de aspectos como:

Efectividad en el procedimiento de seleccin, eficiencia del

personal y su integracin a los objetivos de la empresa Retiros y despidos ( las causas que los provocan) Evaluacin de capacitacin y desarrollo Es una de las reas cuya evaluacin es ms difcil, pero tambin muy necesaria. Dicha evaluacin puede efectuarse mediante el estudio de ciertos ndices: 1. Productividad 2. Desarrollo del personal Evaluacin de la motivacin Es uno de los aspectos manos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a travs de: Encuestas de actitud Estudios de ausentismo, retardos y rotacin Frecuencia de conflictos Buzn de quejas y sugerencias Productividad

Evaluacin de sueldos y salarios Algunas de las medidas mas utilizadas para efectuar esta tipo de control son: Estudios de salarios de la empresa en relacin con encuestas regionales de salarios en empresas similares Estudios de incentivos promedio en relacin con la productividad Conflictos salariales Presupuestos de salario Evaluacin de puestos Evaluacin sobre higiene y seguridad, servicios y prestaciones La medida de la efectividad de estoa programas se obtiene a travs de analisis de registros y estadsticas relativos a: ndices de accidentes Participacin del personal en los programas de servicios y prestaciones Analisis de ausentismo Sugerencias y quejas Estudios de fatiga

El control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organizacin, sin importar a cual depto. pertenezcan y que los controles y tcnicas variaran de acuerdo con el tamao y las nesecidades de cada empresa.

TECNICAS DE CONTROL

Son las herramientas de las que se auxilia el administracin para llevar a cabo el proceso de control, muchas tcnicas de planeacion son, de control y de esencia los controles no son mas que sistemas de informacin. Sistemas de informacin Comprenden todos aquellos medios a travs de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organizacin, los sistemas de informacin comprenden tcnicas tales como: contabilidad, archivos, etc. la necesidad de implantar un sistema de informacin es muy importante ya que muchas veces el deseo de controlar pueden originar papeleo excesivo. Reportes e informes Existen mltiples tipos de reportes e informes; bsicamente se pueden clasificar en: Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones Reportes de informacin que presentan datos mas extensos a fin que la gerencia pueda formular planes En trminos generales al disear elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones: Unidad del tema Concentracin las excepciones Claridad y concisin Complementarse con presentaciones graficas Equilibrio entre uniformidad y la variedad Frecuencia de los reportes Evaluacin de la informacin

Formas Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisin y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada depto. las formas facilitan la transmisin de informacin a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones.

Control interno Se refiere a la aplicacin de los principios de control a todo el funcionamiento de la organizacin; sus propsitos bsicos son:

La obtencin de informacin correcta y segura La proteccin de los activos de la empresa La promocin de la eficiencia en la operacin.