© RACC CAPITULO VIII: COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA1
Permite editar un documento, y el mismo se necesita que se
envíe a varias personas, entonces utiliza COMBINAR
CORRESPONDENCIA. Al combinar se COMBINAN los dos
archivos y dan como resultado un tercer archivo combinado la
información del archivo Principal y registros.
 Clic  banda de opciones CORRESPONDENCIA  Iniciar

Combinación de Correspondencia
Al activarse el panel de tareas con las opciones de
Cartas y Correspondencia se tiene que seguir lo
siguientes pasos:

SELECCIONA EL TIPO DE
1 DOCUMENTO, es el documento donde va a
contener todos los campos a combinar, por
ejemplo un oficio, carta, etc. Al documento
principal se lo conoce como CARTA. En el panel de
tareas se indica el paso 1 de 6 y se tiene que seguir
los pasos para combinar la correspondencia.

SELECCIONA EL DOCUMENTO INICIAL,

2 Indica si se va a utilizar el documento abierto
como Carta (ventana Activa) o se va a crear
un Nuevo Documento Principal. Clic en
SIGUIENTE para ir al siguiente paso.
SELECCIONAR LOS DESTINATARIOS, se indica que lista de
datos vamos a utilizar,
3 Escoge ESCRIBIR UNA
LISTA NUEVA; Clic 
Crear
De ésta forma se activa
la ventana de Nueva
lista de direcciones, en
donde se debe ingresar
los datos de las
personas que van a
trabajar con el
documento principal

1
Se utiliza cuando un solo documento es para varias personas
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Si los campos de datos de los registros son pocos: clic  personalizar Columnas
para que puedas Insertar nuevos campos, eliminar campos
existentes o modificar los campos. Con las columnas
que se necesita para ingresar los datos, procede a
ingresar los datos para cada registro, cuando se llene
los campos de cada dato: clic  NUEVA ENTRADA,
y los campos de limpiarán para que puedas ingresar
otros datos para un nuevo registro.
Cuando ya se ha terminado de ingresar todos los datos
de los destinatarios, Clic  ACEPTAR y se visualiza
la ventana de GUARDAR LISTA DE DIRECCIONES en
donde daremos un nombre para guardar los registros
de los destinatarios. Se activa la ventana de lista de
destinatarios y se visualiza todos los registros de
destinatarios ingresados, los mismos que se encuentran

marcados al inicio de cada registro con un visto,

esto indica que son los registros que se van a
utilizar y el nombre del archivo en donde se
encuentran los registros.
INSERTAR CAMPOS
4 Ahora se debe colocar los campos que
tienen que aparecer combinado dentro
del documento principal, para realizar esta
operación utiliza el botón de INSERTAR CAMPO
COMBINADO, este activa la lista de campos, en
donde se debe señalar el campo para ser
insertado en el documento.
Al insertar el campo, en el documento aparecerá
el nombre del campo encerrado entre símbolos
mayor que y menor que, el mismo que se combinará en el lugar del
documento donde se inserto. <<Nombre de campo>>

5 COMPLETE LA COMBINACIÓN
Al terminar de colocar los campos y dar un clic en el paso
siguiente del Asistente para combinar correspondencia, se visualiza la
carta principal con el primer registro de combinación, para ver como
está los registros, en el asistente puedes dar un clic en las flechas que
aparecen en la opción de VISTA PREVIA DE LAS CARTAS las
mismas que te permiten avanzar o regresar en los registros de los
destinatarios, y en la carta modelo se cambiara de nombres.
Si deseas realizar algún cambio a los registro de los destinatarios
utiliza la opción EDITAR LISTA DE DESTINATARIOSS, en donde se
visualiza la ventana de edición de lista de destinatarios y se cambia los datos que
necesites.
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COMPLETAR LA COMBINACIÓN
6 Indica si se imprime los documentos o se los edita de forma
individual, si se escoge editar cartas individuales, aparece
en pantalla la ventana de combinar en un documento
nuevo, esta permite indicar lo siguiente:
 TODOS, Combina todos los destinatarios con el documento
principal
 REGISTRO ACTUAL, realiza la combinación solo con el registro
de destinatario que se encuentra en la vista previa
 DESDE, permite indicar que grupo de registros de destinatarios se
necesita que se combinen, en el mismo se indicará un valor inicio
y un valor final para los registros.

Realizada cualquiera de las operaciones anteriores, se genera un

nuevo documento con la cantidad de páginas que se especifique.