MANUAL DEL USUARIO BACK- SAP

CAPACITACION USUARIO FINAL

EVALUACION DE PROVEEDORES

VERSION 1 - 2011

ICONOS Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un icono de alerta, para que el lector o usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.

Icono

Significado Precaucin Ejemplo Nota Recomendacin Sintaxis

1. OBJETIVO DEL PROCESO El Sistema de Evaluacin de Proveedores de en SAP, es parte integrante del proceso de compras o adquisicin de bienes y servicios sus principales objetivos son : Retroalimentar al proceso de aprovisionamiento, respecto al desempeo de los proveedores en forma transversal durante un periodo de tiempo especifico ( un ao). Permitir la identificacin de brechas en la gestin de los proveedores y de nuestra gestin respecto del proveedor, impulsando la retroalimentacin cruzada para el mejoramiento continuo. Contar con un sistema de evaluacin corporativo, estableciendo criterios de desempeo diferenciados para proveedores de bienes y servicios. Permitir la aplicacin del procedimiento correspondiente en las causales de suspensin y eliminacin, relacionadas al desempeo del proveedor. Cumplir con las exigencias de la Normas ISO 900, OSAH e ISO 14000 -medio ambiente en lo que respecta a la evaluacin de proveedores. 2. DIAGRAMA DE FLUJO

Evaluar proveedores
Responsable
Inicio

Generador de informacin

Proveedor

Determinar los proveedores a evaluar

01

02 Definir caractersticas a medir y fuentes de informacion

03 Analizar caractersticas y Fuentes de informacin

Notificar al 04 proveedor caractersticas a medir

05 Recibir informacin de las caractersticas a medir

Recopilar y consolidar informacion

07 Generar informacion

06

Generar la calificacin

08

09 Analizar resultados y definir acciones

Generar y enviar 10 informes de resultados y planes de accion 14 Hacer seguimiento al plan de accion y generar reporte de seguimiento.

12 Recibir informe y plan de accin

13 Ejecutar plan de accin

3. RESULTADO ESPERADO Informe de proveedores evaluados segn los resultados, en el cual se evidencian los anlisis a las variables que se evaluaron de cada proveedor y el cual se utilizara como base de los planes de mejoramiento que los proveedores deben tener para mantener la relacin comercial con la empresa compradora.

4. Resumen y Descripcin de la Transaccin Las transacciones de evaluacin de proveedor permiten registrar los resultados de los comportamientos de los proveedores durante el desarrollo del suministro de los bienes o servicio en los pedidos de compra y los pedidos de servicio. Evaluacin de proveedores de bienes : SAP define dos tipos de evaluacin de proveedores la de bienes y la de servicios. Las transacciones principales que nos permiten realizar la evaluacin definida para los proveedores se relacionan en resumen siguiente.
ME61 ME62 EVALUACION DE PROVEEDORES ME63 ME64 ME6A ME6G Actualizar evaluacin de proveedores Visualizar evaluacin de proveedores Evaluacin autom. de criterios parc. Comparacin de evaluaciones Modif.p.evaluacin proveedores Evaluacin de proveedor en pr.fondo

En la pantalla de SAP presentamos la gua para llegar a estas transacciones Descripcin Proceso: Nombre Transaccin: Ruta: EVALUACION DE PROVEEDORES Modulo: MM

Actualizar ME61 ME 63 reevaluacin automtica ME64 Comparacin evaluacin ME6A comparacin evaluaciones.

Antes de iniciar el modulo es necesario conocer algunos aspectos tcnicos teoricos importantes que se desarrollaran dentro del proceso. En SAP se tienen criterios principales y Subcriterios de evaluacin: Los criterios principales forman la base para la valoracin del rendimiento de un proveedor. El sistema calcula la nota global de un proveedor a partir de las notas obtenidas en los criterios principales.

Utilizacin: Se pueden evaluar proveedores segn varios criterios que considere importantes. Las notas de los criterios principales son una representacin ms precisa del rendimiento de un proveedor que la nota global. Estructura: Puede determinar el tipo y nmero de criterios principales. El sistema admite un mximo de 99 criterios principales. Puede especificar el nmero de criterios principales para cada organizacin de compras y decidir qu criterios principales estn cubiertos por la nota global. Los cinco criterios principales siguientes estn disponibles en el sistema estndar: Precio ( Algunas compaas no lo utilizan como parte de la evaluacin) Calidad Entrega Soporte/servicio general

Estos cuatro criterios principales sirven como base para la evaluacin de los proveedores que suministren materiales. Provisin de servicios externos, este criterio principal sirve de base para la evaluacin de los proveedores empleados como proveedores de servicios externos. Puede definir los criterios principales adicionales que desee. Alternativamente, puede realizar el clculo de la nota principal basndose en menos de cinco criterios principales. Criterio parcial : Los criterios parciales son las unidades ms pequeas a las que se puede asignar notas en la evaluacin de proveedores. El sistema calcula una nota para el criterio principal superior basndose en las notas que un proveedor obtiene para los distintos criterios parciales. Estructura Hay tres tipos de criterio parcial: Manual : El usuario introduce la nota en el sistema antes de efectuar la evaluacin. Semiautomtico: El usuario introduce las notas de calidad y puntualidad en la entrega o rendimiento a nivel de registro info (de material), o en la hoja de entrada de servicios (en el caso de los servicios externos). Automtico: El usuario no introduce datos. El sistema calcula las notas de los criterios parciales automticos

basndose en los datos obtenidos en otras reas de la empresa fuera del sistema de evaluacin de proveedores (por ejemplo, Recepcin de mercancas o Gestin de calidad). Los procedimientos de clculo de notas cumplen distintos fines e implican distintos tipos de actualizaciones.

Criterios parciales necesarios Los criterios parciales automticos que proporciona el sistema estndar bastan para la evaluacin de un proveedor que suministre materiales. Es decir, para realizar evaluaciones, no es necesario que actualice las notas en los criterios parciales manuales o semiautomticos. El sistema proporciona un mximo de veinte criterios parciales para cada criterio principal. Por ejemplo en el sistema estndar SAP hay dos criterios parciales automticos para el criterio principal "Precio", tres para el criterio principal "Calidad" y cuatro para el criterio principal "Entrega". Esto significa que puede determinar hasta 18, 17 y 16 criterios parciales adicionales respectivamente para cada uno de estos criterios principales. No hay criterios parciales automticos para los criterios principales "Soporte/servicio general" y "Servicio externo". Sin embargo, en el sistema estndar de SAP se incluyen tres criterios parciales semiautomticos para "Servicio/asistencia general" y dos para "Servicio externo". Esto significa que puede determinar hasta 17 y 18 criterios parciales adicionales manuales o semiautomticos respectivamente para cada uno de estos dos criterios principales. Al definir criterios parciales manuales, tenga en cuenta que obtendr un resumen mejor si no aumenta demasiado el nmero de criterios. De esta forma, tambin reducir el esfuerzo de actualizacin. Breve descripcin de los criterios parciales automticos Esta seccin describe brevemente los distintos criterios parciales automticos: Nivel de precios : ( NO APLICA GDO) Este criterio parcial compara la relacin del precio de un proveedor con el precio de mercado. Si el precio del proveedor es menor que el precio de mercado, recibe una buena nota; si es ms alto que el precio de mercado, se le asigna una mala nota. Basndose en el criterio parcial "Nivel de precios", puede comparar el precio de un proveedor con el precio de mercado actual en un determinado perodo temporal. Historial de precios ( NO APLICA GDO) Este criterio parcial compara la evolucin del precio del proveedor con el precio de mercado. Basndose en el criterio parcial "Historial de precios", puede determinar si el precio de un proveedor ha aumentado o disminuido en un perodo concreto en comparacin con la evolucin del precio de mercado en el mismo perodo. Entrada de mercancas Este criterio parcial se utiliza para evaluar la calidad del material que entrega el proveedor. La inspeccin de calidad se realiza cuando entran las mercancas. Auditora de calidad Es automtico cuando se tiene en SAP el modulo de QM Este criterio parcial se utiliza para evaluar el sistema de gestin de calidad utilizado por una empresa que fabrica productos.

 Nivel de reclamaciones/rechazo Este criterio parcial se utiliza para evaluar si los materiales entregados por el proveedor suelen ser defectuosos despus de la inspeccin de las mercancas entradas (por ejemplo, en la fabricacin) lo que conlleva un gasto adicional y una prdida de tiempo (debidos a la prdida de produccin, trabajo de repaso, etc.). La nota (ratio de calidad QM) se calcula en la Gestin de calidad (QM) y los datos pasan a la evaluacin de proveedores MM. Este ratio se convierte para la utilizacin en el sistema de notas de la evaluacin de proveedores. Rendimiento en el cumplimiento de fechas de entrega Este criterio parcial se utiliza para determinar cmo se ajusta un proveedor al cumplimiento de las fechas de entrega especificadas. Cumplimiento de cantidades Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor ha entregado la cantidad especificada en el pedido. "Cumplimiento de fechas de entrega" y "Cumplimiento de cantidades" siempre se tienen que ver juntas. Puede especificar para cada material (en el registro maestro de materiales) o para todos los materiales (en las opciones del sistema) ,la cantidad mnima de los materiales pedidos que deba entregarse para que se incluya una entrada de mercancas en la evaluacin. Esto le permite evitar situaciones en las que una entrada de mercancas puntual con slo una pequea cantidad de materiales pedidos se incluya en la evaluacin con una buena nota para "cumplimiento de fechas de entrega". En caso de no entregarse esta cantidad mnima, al proveedor no se le asigna nota en el ltimo criterio parcial. No obstante, en este caso el vendedor recibir una nota mala en el cumplimiento de cantidades. Cumplimiento de normas de envo Este criterio parcial se utiliza para determinar con qu precisin un proveedor cumple las normas para el envo o embalaje de un material. Fecha de confirmacin Este criterio parcial se utiliza para determinar si un proveedor se ajusta a la fecha de entrega confirmada previamente (por ejemplo, la fecha de entrega en un aviso de entrega). Ponderacin de las notas Definicin Las notas que recibe un proveedor por los criterios principales se pueden ponderar de forma distinta para reflejar las diferencias en el significado de los criterios.

Estructura Factor de ponderacin Con el uso de factores de ponderacin, puede aumentar o reducir la importancia de determinados criterios cuando se calcula una nota en el nivel ms alto. Suponga que un proveedor recibe 80 puntos por el criterio "Precio" y 80 puntos por el criterio "Servicio". Puesto que le da ms importancia al precio del material que al servicio que le ofrece el proveedor, puede asignar al criterio "Precio" un factor de ponderacin de 3 y al criterio "Servicio" un factor de 1. Por lo tanto, los 80 puntos de Precio se valoran el triple que los 80 puntos de Servicio cuando se calcula la nota global. Claves de ponderacin :La clave de ponderacin es un identificador bajo el cual se pueden agrupar y grabar juntos los valores de ponderacin para unos criterios principales. Si sabe que va a realizar de forma repetida una evaluacin con unos determinados criterios principales y unos determinados factores de ponderacin, puede grabar esta combinacin bajo una clave de ponderacin. Cuando realice la siguiente evaluacin de proveedores, slo tiene que introducir la clave de ponderacin en vez de introducir un factor de ponderacin para cada criterio individual. A continuacin, el sistema define automticamente todos los factores de ponderacin. Hay dos tipos posibles de claves de ponderacin en el sistema estndar: La clave 01 : permite la misma ponderacin de todos los criterios. La clave 02 : le permite evaluar proveedores con diferente ponderacin de todos los criterios y es la aplicable para nuestro proceso , esta est definida como obligatoria. En un ejemplo , los factores de ponderacin de esta clase se distribuyen como se indica a continuacin: Precio 5 Calidad 3 Entrega 2 Soporte/servicio general 1 Provisin de servicios externos 2 Condiciones previas evaluacin proveedores La evaluacin de proveedores est sujeta a ciertas condiciones previas. Puede empezar el proceso de evaluacin del proveedor si ha contestado las preguntas siguientes: Ha actualizado las parametrizaciones del sistema? Dispone de las autorizaciones necesarias? A qu proveedor quiere evaluar? (clave de proveedor) Qu organizacin de compras va a evaluar al proveedor? (Clave de organizacin de compras) Es la primera vez que el proveedor es evaluado? Si no es as, cundo fue la ltima evaluacin?

5. Ejecutar la evaluacin de proveedores Del men del sistema, seleccione Logstica -> Gestin de materiales -> Compras y despus Datos maestros -> Evaluacin proveedores -> Actual.. Aparece la pantalla inicial. TRANSACCION ME61

El sistema si el proveedor ha sido evaluado genera por defecto los resultados de su ultima evaluacin por lo cual se debe realizar una actualizacin de cada criterio principal, colocando para cada uno el tickmark en el criterio a reevaluar.

Definido el criterio a evaluar voy a la lupa o sealo en la parte superior de la pantalla Criterio Pral . Para realizar la evaluacin de dicho criterio

Una vez recalculado el o los subcriterios automticos en cada uno aparece el siguiente texto al final de la pantalla Para el segundo criterio principal se observa que a diferencia del primero permite el registro del valor por que su calculo es manual, no obstante se revisa a ver si tiene subcriterios con lo cual observamos. Que para nuestro caso los subcriterios base para el calculo del servicio en un proveedor son 4 cuyo calculo es manual con una configuracin de ponderacin diferente para cada criterio parcial ( subcriterio) .

El tercer criterio principal de calidad cuyo calculo es manual se evalan las variables adjuntas.

En cada uno de las evaluaciones de los criterios principales el sistema permite registrar textos que evidencian las razones que el evaluador tuvo para registrar la calificacin, este registro se realiza en la parte superior de la pantalla

Estos textos pueden ser ampliados cuando el registrador de la informacin marca el sistema texto explicativo marcando cada criterio con el tickmark correspondiente.

Una vez estamos seguros de las observaciones o textos de cada criterio principal , se realiza el ticmark de los criterios y se guarda la evaluacin del proveedor.

La visualizacin del proveedor transaccin ME62 permite consultar todos los datos de la ultima evaluacin de un proveedor. Por las mismas pantallas de la evaluacin ME61 sin poder modificar. La evaluacin automtica ME63 corresponde a la transaccin que permite realizar la generacin de las calificaciones automticas de los criterios que tienen dicha caracterstica en forma general de un proveedor o los no evaluados desde, se debe tener en cuenta que los criterios no automaticos no permiten su modificacin al registro de la calificacin.

En caso de no relacionar un proveedor especifico si no de realizar la ejecucin desde una fecha como cita el ejemplo anterior el sistema genera un listado de todos los proveedores que no han sido evaluados.

Se escoge del listado el proveedor que se desea evaluar MEXICHEM COLOMBIA , para el ejemplo y se realiza la evaluacin de criterios automaticos correspondiente. No obstante para el caso de nuestra evaluacin se recomienda realizar la evaluacin de proveedores siempre desde la ME61. La comparacin de evaluaciones ME64 me permite comparar un proveedor desde varias variables de evaluacin como se observa en la pantalla adjunta.

Definido el esquema de comparacin se realiza la misma , la navegacin por la consulta comparativa me permite ir a cada uno de los criterios evaluados.

Al escoger una de las calificaciones y solicitar el protocolo de todos me muestra el origen de las entradas que se evaluaron en el periodo de calificacin.

La transaccin ME6A me permite visualizar los documentos de evaluacin del o los proveedores.

Una vez escogido el o los proveedores muestra cada una de las modificaciones en detalle de la calificacin de a la evaluacin del proveedor.

Evaluacin de proveedores en el fondo (Transaccion ME6G) Puede evaluar a sus proveedores de forma regular, por medio de una ejecucin en proceso de fondo. La funcin Evaluaciones fondo se encuentra en el men de Compras. ME6G - Evaluaciones fondo

Digite doble clic en el

e ingresara a la siguiente pantalla.

Digite el comando de la parte superior digite pasos.

paso o marque el comando de la parte superior tratar y

e ingresara a la siguiente pantalla.

Posesinese en la lnea 1 y Marque el comando de la parte superior PASO y digite modificar.

Ahora digite la variante 1 o bsquela con el comando F4 cual existe.

Digite enter

Observe que en la columna Parmetro se visualiza el numero 1. Ahora si quiere modificar o ingresar unos nuevos valores posiciones en lnea y digite el comando de la parte superior Pasar

Digite el comando de la parte inferior La Organizacin de Compras: XXXX Los proveedores 72146 77667 Ejemplo.

e ingrese los valores que requiere.

Clave de Ponderacin 02

Ingreso los Proveedores y la clave de ponderacin

Ahora digite Enter y despus el comando de la parte superior Grabar Saldr el mensaje en la parte inferior comando

. despus marque el

ingresa a la pantalla de variante y vuelva a digitar el comando

Vuelve a la pantalla de Resumen de pasos

vuelva a digitar el comando

Ahora esta en la opcin de correr el JOB. Para el ejercicio la correremos con el asistente Job.

Digite el comando de la parte inferior

Nombre Job Clase de Job

Descripcin Digite el nombre que le va dar al Job Ingrese la prioridad del Job

Status de Job Serv. Destino

Previsto esta en gris Digite el nombre del servidor donde esta ejecutando la operacin

Digite el comando de la parte inferior

Digite el comando de la parte inferior

Nombre Programa ABAP

Descripcin Digite el nombre del programa RM06LBAT Digite la variante creada 1 Digite el idioma ES(Espaol)

Variante Idioma de ejecucin Digite el comando de la parte inferior

Digite el comando de la parte inferior

En este caso para visualizarlo rpidamente lo estamos corriendo inicio inmediato. Digite el comando de la parte inferior

Digite el comando de la parte inferior

Digite el comando de la parte inferior

para que quede grabado el JOB

Se visualiza al final de la pantalla que el JOB EVALUA esta con estatus liberado ahora ingresamos a la transaccin SM37 digite el comando de la parte superior PASAR

Digite el comando de la parte superior

Colquese en la lnea que desea visualizar y marque el comando de la parte superior

Ahora marque el No de spool y digite la columna siguiente TP y podr observar los resultados de los Proveedores Ejemplo de visualizacin.

Esta informacin se puede imprimir

Nota: Acurdese que esto funciona para los criterios automticos.