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ADMINISTRACIN Y ORGANIZACIN
ndice:
1. Documentos Normativos y Administrativos : importancia. 2. Partes de los Documentos Normativos y Administrativos.
2.1 El Estatuto. 2.2 El Reglamento de Organizaciones y Funciones. 2.3 El Manual de Organizaciones y Funciones. 2.4 El Reglamento de la Empresa. 2.5 Los Manuales de Procedimientos. 2.6 Los Manuales de Calidad.
1. Documentos Normativos y Administrativos: importancia Existen variadas razones por las cuales son necesarios los documentos para el buen funcionamiento de una organizacin.
Deben insistirse en que estas razones tienen diferentes peso y adquieren diferentes connotaciones segn el tipo de empresa, su actividad, su personal, etc.
Los documentos son imprescindibles para lograr la calidad requerida del producto. Una empresa requiere de planos para construir edificios. Una compaa farmacutica utiliza frmulas para fabricar un medicamento, as como especificaciones y mtodos de anlisis para comprobar su calidad. Una firma de abogados usa leyes y decretos para asesorar a sus clientes; etc.
Los documentos son tiles como soporte de las actividades de mejora de la calidad, si se conocen cmo funcionan en la actualidad los procesos, es ms fcil prever los resultados de los cambios y mejoras que se propagan, y es ms fcil mantener los beneficios alcanzados por las mejoras, una vez que estos sean introducidos.
Los documentos son necesarios como evidencia objetiva de que los procesos estn adecuadamente definidos. Esta evidencia objetiva tiene la finalidad de proporcionar confianza, bien externa o interna. No es posible sin embargo, documentar absolutamente todo. Debe buscarse el necesario equilibrio entre la extensin de la documentacin y las habilidades y la formacin del personal.
2.1 El Estatuto
Documento normativo que expresa la relacin formal de la organizacin con la sociedad.
Presenta la razn social, los deberes y los derechos de los asociados, la conformacin de capital, funciones bsicas de la alta direccin. Requiere de una minuta registrada en los Registros Pblicos.
2.3
Documento administrativo que permite situar cada funcin (o puesto) dentro de marco de las estructuras especficas de la empresa.
Establece las relaciones jerrquicas y funcionales que la empresa responsable de la funcin deba respetar y mantener.
Precisa el alcance de las competencias y responsabilidades de titular y los objetivos que debe alcanzar mediante el ejercicio de esta funcin. Define los lmites coherentes de una funcin en relacin con las otras a fin de eliminar las causas de los conflictos de tipo funcional y jerrquico.
Consideraciones Generales
Las funciones especficas de los cargos, debern definir los siguientes aspectos: cdigo, nombre del puesto, definir sus objetivos y funciones, responsabilidades, requerimientos, categoras y proyecciones.
Es importante colocar a los puestos, los nombre que corresponden de lo contrario puede llevar a confusiones, por ejemplo, encontrar que labores sustancialmente diferentes correspondan a puestos cuyos nombres son tan semejantes, como por ejemplo: Asistente, Auxiliar, Ayudante.
La razn de separar los objetivos de las funciones de cada puesto, es a fin que el trabajador no considere terminado su labor por haber hecho lo que tiene que hacer, sino que lo considere terminado cuando ha conseguido el resultado que se esperaba en ese trabajo.
P gina 1
CONTENIDO Pag
1.- Introduccin 1.1.- Finalidad del Manual 1.2.- Alcance 2.- De la Empresa 2.1.- Misin 2.2.- Objetivos estratgicos 2.3.- Organigrama estructural 2.4.- Cuadro de asignacin de personal 3.- Funciones de los rganos y Puestos 4.- Aprobacin y efectividad 02 02 02 03 03 03 03 04 05 34
1.2.- ALCANCE
Las descripciones contenidas en este manual son para uso y cumplimiento del personal de la EMPRESA.
2.4
El Reglamento de la Empresa
Establece las reglas de disciplina, individual y colectiva, aplicables a todas las personas que forman parte de la empresa. Precisa los derechos y las ventajas que la empresa ofrece a su personal, as como los deberes y las obligaciones de ste.
R E G L A M E N T O D E
L A
E M P R E S A
INFORMACION Productos o servicios Estructura orgnica Dimensin, competencia Sector econmico ESPIRITU, ACTITUD, COMPORTAMIENTO Estilo de accin Actitudes, objetivos Comportamiento interno Comportamiento externo CONDICIONES GENERALES Prescripciones de servicios Prestaciones reciprocas Formacin profesional Forma de remuneracin y participacin ESTRUCTURAS SOCIALES Seguros y prestaciones sociales. Asistencia mdica. Capacitacin, entrenamiento Cultura, tiempo libre, deportes CONDICIONES ESPECIFICAS Instrucciones estndar Descripcin de funciones
2.5
El Manual de Procedimientos
Identificacin Logotipo y nombre de la organizacin. Denominacin del manual. Lugar y fecha de elaboracin Nmero de revisin Responsables de su elaboracin Cdigo del manual Prologo y/o introduccin Objetivo de los procedimientos rea de aplicacin o alcance de los procedimientos. Responsables. Polticas o normas de operacin. Conceptos. Procedimientos (descripcin de las operaciones) Formularios o impresos. Diagramas de flujo. Glosario de trminos.
Documento administrativo, que describe en forma secuencial las operaciones desarrolladas en un procedimiento. Los manuales de procedimientos permiten reconocer los procesos e identificar las operaciones que realizar cada rea o puesto. Se pueden encontrar de diversos tipos: Manual de procedimientos administrativos. Manual de enseanza para el usuario: guas, catlogos, cartillas. Manuales de los sistemas de informacin: para los sistemas, para el mantenimiento, para la seguridad, para el usuario, para las disposiciones del hardware. Manuales de calidad.
2.6
Las normas ISO-9000, presenta una serie de cinco estndares de sistema de calidad (dos documentos guas y tres documentos contractuales), desarrollados por la International Organization for Standarization.
Provee una gua para seleccionar una de las normas contractuales ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003. Estas tres ltimas son las normas contractuales usadas para certificar una empresa. La norma ISO 9001 es la de mayor cobertura, dado que cubre el diseo, produccin e instalacin.
La norma ISO 9002 es una derivacin de la anterior y cubre solamente la produccin y la instalacin. La norma ISO 9003 es una derivada de la 9002 y cubre solamente la inspeccin y ensayo finales. La norma ISO 9004 es un documento gua que puede ser usado como referencia para la implantacin de las exigencias contenidas en la 9001, 9002, 9003 segn sea aplicable.