CURSO GESTIN DE PROYECTOS TI

Basado en el PMBOK 5ta Edicin

Sesin N 1 Mdulo: Fundamentos de la Gestin de Proyectos

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Agenda
Leccin 1 : Introduccin a la Gerencia de Proyectos Leccin 2 : Fundamentos de la Gerencia de Proyectos Leccin 3 : Procesos de la Gerencia de Proyectos

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Leccin 1
Introduccin
Objetivos:
Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: - Describir los antecedentes de la Gerencia de Proyectos - Describir la importancia de la Gerencia de Proyectos

Ingeniera de requerimientos?

IEEE/ANSI 830

Reconocimiento del

problema
Evaluacin y sntesis
Modelado Especificacin Revisin

Entrevistas y cuestionarios Grabaciones de video y de audio Brainstorming (tormenta de ideas) Arqueologa de documentos Aprendizaje Observacin Prototipos Anlisis FODA Cadena de valor Diagrama de causa-efecto Glosario Diagrama de actividades Documento Especificacin de requerimientos Lista de requerimientos Casos de uso QFD (Quality Function Deployment) Checklist (lista de verificacin)

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Introduccin
El problema
Voy a averiguar lo que necesitan y el resto de ustedes comiencen a programar !!

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Introduccin
El problema

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Introduccin
El enfoque
50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 70's Modelado del Negocio Implementacin Gestin 80's 90's Requisitos SQA & QC Admon de la Configuracin 2000's Prototipo Distribucin Admon del Entorno
Fuente: Standish Group - Chaos Report

2004

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Introduccin
Por qu Gerencia de Proyectos? porque los proyectos

Son inciertos Son riesgosos Demoran un tiempo significativo Cuestan mucho dinero Involucran a mucha gente de la organizacin Estn expuestos a cambios inesperados Deben satisfacer a varios y distintos tipos de interesados (stakeholders) y hasta patrocinadores (sponsors)

Necesitan un balance entre:

alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgos

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Introduccin
El Reporte CHAOS (1994-2012)
Medida
xito
Deficiencias Fallidos
El Reporte CHAOS es un informe que realiza el Standish Group, con la finalidad de medir el xito y fracaso de los proyectos TI, siendo el informe ms famoso de la industria y tomado como referencia en la ingeniera de software moderna.

2012
39% 43% 18% El incremento de proyectos exitosos es resultado de varios factores, incluyendo el atender al ambiente completo de procesos del proyecto, mtodos, aptitudes, costos, herramientas, decisiones, optimizacin, influencias internas y externas, y la qumica del equipo.

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Introduccin
Factores de xito
Factores para el xito de los proyectos Apoyo de la Alta Direccin Involucramiento del usuario (ellos son tu mejor amigo y tu peor enemigo) Claridad de los objetivos de negocio Madurez emocional (estado emocional del ecosistema del proyecto) Puntos 19 18 15 12

Optimizacin (del alcance, patrocinador, tamao del equipo, y proceso) Procesos giles Experiencia en la gestin de proyectos
Profesionales competentes Ejecucin (controles de gobernanza y de procesos) Herramientas e infraestructura

11 9 6
5 4 1

CHAOS Manifesto 2012

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Introduccin
Ventajas para las organizaciones
Mejor control financiero, fsico y de recursos humanos Mejora de la relaciones con el cliente Se satisfacen (todos) los requerimientos Cortos tiempos de desarrollo Menores costos Aumenta la calidad (del producto o servicio) y mayor confiabilidad Incrementa la rentabilidad (S/.) Mejora la productividad Mejora las coordinaciones internas Mejora la moral del trabajador Mejor control de los riesgos (gestin)

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Agenda
Leccin 1 : Introduccin a la Gerencia de Proyectos Leccin 2 : Fundamentos de la Gerencia de Proyectos Leccin 3 : Procesos de la Gerencia de Proyectos

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Leccin 2
Fundamentos
Objetivos:

Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: - Describir los conceptos bsicos de la GP

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Cmo nace un proyecto?

A partir de un problema, oportunidad o necesidad se genera una IDEA
Debemos transformar esa idea en un OBJETIVO Luego alcanzar ese objetivo obteniendo un PRODUCTO Ese producto debe dar solucin al problema u oportunidad original. Demanda del mercado
Necesidad interna Solicitud del cliente Avance tecnolgico Requisito legal Coadyuvar a lograr el plan estratgico []

SOLUCIN?

Esto lo haremos travs de la realizacin de un proyecto dentro del marco de las ORGANIZACIONES involucradas.
Concreto, no general Realista y alcanzable Verificable objetivamente que se alcanz Consistente con los recursos disponibles o previstos Consistente con los planes, polticas y procedimientos de la empresa No excesivamente complejo

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Fases de un proyecto
Comercial
Instalador Mant.
Fase

Experto tcnico
Fase Fase Fase Fase

comercial
Bsqueda de cliente
Asesoramiento Presentacin proyecto Seguimiento Asesoramiento del comercial y cliente Justificacin tcnica del proyecto

estudio

tcnica
Parametrizacion Documentos de formacin Manual de usuario Anlisis Calidad

instalacin
Acopio material Instalacin segn planos Comprobacin Puesta a punto

mantenimiento
Anlisis del problema o modificacin Reparacin Modificacin Comprobacin Formacin usuario

Anlisis de las necesidades Planos Documentacin tcnica

Asesoramiento Subcontratacion Seguimiento proyecto Apoyo tecnico Control

Control

Documentos tcnicos, planos, especificaciones, presupuestos, y medidas

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Fundamentos
Proyecto y entregables
Un proyecto es un esfuerzo temporal acometido para crear un nico servicio o producto (PMI)
Proyecto: Nueva presentacin Sublime Proyecto: Tren Elctrico

Temporal porque tiene un inicio y un fin claros nico porque el producto o servicio es diferente de alguna forma clara de todos los productos o servicios similares

Satisfacen determinada necesidad o requerimiento Tienen una vida til Pueden ser un producto, un servicio o, en general, un resultado
Proyecto: Estudio de Factibilidad

tiempo

IDEA

PROYECTO

ENTREGABLES

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Algunas precisiones
Proyecto
Son nicos, temporales y tienen un final (junto con los miembros del equipo y a menudo las oportunidades).
Son realizados por individuos. Estn limitados por restricciones, incluso restricciones de recursos. Son planificados, ejecutados, supervisados y controlados. Son realizados con el fin de alcanzar los objetivos de la organizacin o los planes estratgicos.

Operaciones
Son continuas y producen servicios, resultados o productos repetitivos.

Producto
Un producto es un conjunto de caractersticas y atributos tangibles (forma, tamao, color...) e intangibles (marca, imagen de empresa, servicio...) que el comprador acepta, en principio, como algo que va a satisfacer sus necesidades (marketing-xxi.com). Como consecuencia, por lo general existe una cantidad significativa de interacciones entre los departamentos operativos y el equipo del proyecto, dado que trabajan juntos para alcanzar los objetivos del proyecto.

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Restriccin triple
Recursos

Ampliada
Satisfaccin del cliente

Tradicional

Cmo nos va?

A los 5, 10 y 15 das de iniciado el proyecto Las promesas
Fuente: Pablo Lled, Pg. 23

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ISO 21500

Fundamentos
Qu es Gerencia de Proyectos?
Es la aplicacin de:
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto con el fin de cumplir con los requerimientos del proyecto

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Fundamentos
Contexto de la Gerencia de Proyectos
Gestin efectiva del trabajo
para lograr los objetivos estratgicos del Negocio Alineados con los objetivos del negocio Mejor mezcla de inversiones Mejor uso de los recursos Gobernabilidad Decisin sobre los cambios Impacto en cambios en otros portafolios Informes de desempeo Solicitudes de cambio

Trabajar en los proyectos correctos y trabajar los proyectos correctamente

Fuente: Pablo Lled, Pg. 14

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Fundamentos Contexto de la Gerencia de Proyectos

PORTAFOLIO PROGRAMA - PROYECTO
Gerencia Ejecutiva
Visin Misin
Plan
Estratgico Objetivo Estratgico

Gerencia Portafolio

Identificacin

Categorizacin

Evaluacin

Seleccin

Priorizacin

Balanceo

Autorizacin

Gerencia Programa/ Proyecto

Programa Proyecto Autorizado

Gerencia Programa/ Proyecto

Medicin Del Desempeo

Programa Proyecto Terminado

Gerencia Operaciones
Operaciones

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Fundamentos
Contexto de la Gerencia de Proyectos
Oficina de Gestin de Proyectos (PMO) Es una unidad organizacional que centraliza y coordina la gerencia de los proyectos dentro de su dominio. La PMO se enfoca en la planificacin, priorizacin y ejecucin coordinada de proyectos y sub-proyectos que estn amarrados a los objetivos estratgicos de negocios de la organizacin del cliente.
Soporte a los Proyectos Gerentes de Proyectos

Mtodos y Estndares Capacitacin

Consultora y Orientacin

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Agenda
Leccin 1 : Introduccin a la Gerencia de Proyectos Leccin 2 : Fundamentos de la Gerencia de Proyectos Leccin 3 : Procesos de la Gerencia de Proyectos

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Leccin 3
Procesos
Objetivos:

Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado para: - Describir los elementos que componen la GP

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Procesos
Qu es Gerencia de Proyectos?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto con el fin de cumplir con los requerimientos del proyecto.
Procesos de Seguimiento y control
aplicando

Procesos de Planificacin

Actividad (Trabajo)
tica Responsabilidad

Procesos de Inicio

Procesos de Cierre
Identificar los requisitos Considerar el entorno (ecosistema) Considerar el riesgo Establecer objetivos claros y realizables Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque las diversas inquietudes y expectativas de los interesados (stakeholders)

Procesos de Ejecucin

Cinco grupos de procesos de la Gerencia de Proyectos

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Procesos
Los grupos de proceso y las reas de conocimiento de la Gerencia de Proyectos

Integracin

Grupos de procesos de la Gerencia de Proyectos

1. Procesos de inicio: se definen los objetivos del proyecto, se identifican a los principales interesados, se nombra al DP y se autoriza formalmente el inicio del proyecto. 2. Procesos de planificacin: se define el alcance del proyecto, se refinan los objetivos y se desarrolla el plan para la direccin del proyecto, que ser el curso de accin para un proyecto exitoso. 3. Procesos de ejecucin: se integran todos los recursos a los fines de implementar el plan para la direccin del proyecto. 4. Procesos de monitoreo y control: se supervisa el avance del proyecto y se aplican acciones correctivas. 5. Procesos de cierre: se formaliza con el cliente la aceptacin de los entregables del proyecto.

10 reas de conocimiento de la Gerencia de Proyectos

Fuente: Pablo Lled. Pg. 28

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Procesos
Matriz grupos de procesos vs. reas de conocimiento
reas de conocimiento

Fuente: Pablo Lled. Pg. 33

Un rea de conocimiento representa un conjunto completo de conceptos, trminos y actividades que conforman un mbito profesional, un mbito de la direccin de proyectos o un rea de especializacin (PMBoK 5ta Ed.).

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Interaccin entre procesos

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Procesos reas de experiencia

Conocimiento propio del campo de la direccin de proyectos: ciclo de vida del proyecto, procesos de la direccin de proyectos, reas de conocimiento

Cuerpo de Conocimientos en Gerencia de Proyectos

Gua para el

PMBOK

reas de Experiencia que necesita el Equipo de Gerencia del Proyecto

Comunicacin efectiva, influencia en la organizacin, liderazgo, motivacin, negociacin y gestin de conflictos y resolucin de problemas

Habilidades Interpersonales

Conocimiento, Estndares y Regulaciones de las reas de Aplicacin

Elementos comunes no necesariamente presentes en todos los proyectos

Dptos. Funcionales (legal, logstica) Elementos tcnicos (software, construccin)

Especializaciones de Gestin (gobierno, comunidades)

Planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y controlar las operaciones de una empresa en marcha (gestin financiera y contable, compras, logstica, ventas, contratos, fabricacin y distribucin, entre otros) Considerar el proyecto en sus contextos cultural y social (personas), internacional, poltico y fsico (el ecosistema) Grupos de industria (agrcola, financiero)

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Procesos
Ciclo de vida de un Proyecto
Divisin del Proyecto en fases para un mejor control del proyecto
o La terminacin y aprobacin de uno o ms entregables caracteriza una fase de un proyecto

Las fases tendrn enlaces apropiados con las operaciones de la organizacin

o Un entregable es un producto de trabajo medible y verificable

Es una Mejor Prctica tener definidos ciclos de vida para gestionar los proyectos de la organizacin

Caractersticas: Costo de los recursos Nivel de Incertidumbre Influencia de los interesados en el producto y costo final (cambios del proyecto)
Fuente: Pablo Lled. Pg. 27

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Procesos
Ciclo de vida de un Proyecto
concepcin diseo e ingeniera
prototipo

Niveles de Costo y Personal

Fases Intermedias Fase Inicial Fase Final

Tiempo

Preguntarse: Qu trabajo tcnico hay que realizar en cada fase? Cundo y cmo verificar los entregables? Quin esta involucrado en cada fase? Cmo controlar y aprobar cada fase? Existirn iteraciones?

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Procesos
Relacin entre el ciclo de vida de un Proyecto y el ciclo de vida del Producto
Proyecto Ventas Producto

Actualizacin Entradas Ciclo de vida del Proyecto

Recursos
Idea
Inicial

Intermedio

Final

Entregables de Avance Charter Plan la gerencia Aceptacin Lnea base Requerimientos del proyecto Aprobacin Especificaciones Entregable del proyecto

Entrega al Cliente

Producto

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Gracias por su atencin! Preguntas?