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Al igual que Microsoft Word, Excel maneja menús colgantes con opciones inteligentes que
muestran al usuario solo aquellas opciones más importantes y adicionará toda opción nueva que
aun no se este desplegado y usted haya utilizado en ese momento dentro de su sesión. Como Word
Excel maneja botones, que son el atajo a una opción del menú colgante y difiere en algunos con
respecto a Word por la naturaleza de su propósito.
1. Documento Nuevo. Usted puede ver mediante la opción <Ventana> del Menú colgante los
archivos que tiene abiertos.
2. Abrir un archivo previamente creado. Puedo ver las carpetas y lugares donde residen mis
archivos.
3. Guardar por primera vez o aplicar los cambios creados
4. Por averiguar
5. Envío de correo electrónico. Si tenemos configurado Outlook de Microsoft podemos enviar
nuestro documento actual vía email.
6. Enviar el documento de trabajo a la impresora.
7. Vista previa del documento de trabajo. En la vista previa se puede interactuar:
Zoom Alejar o acercar los datos (ver mas grande o mas pequeña la información).
Podemos hacer algo similar dentro del documento con la combinación del Mouse y
el teclado.
Imprimir
Configurar. Tiene una utilidad que usted puede hallar por el menú <Archivo –
Configurar Página >. En la utilidad se pueden ver varias pestañas.
Página. Contiene la orientación de la hoja (Horizontal, vertical) ,
Ajuste del contenido dentro de la página, tamaño del papel (Carta, A4
etc.),
Márgenes. Determinar que espacios se va a manejar dentro del texto.
Encabezados y Pies de página. Puede el usuario colocar algunos datos
predeterminados o personalizar los valores a colocar.
Hoja. Repetir dentro de la impresión del documento la fila ubicada en
el extremo superior, o repetir columnas a la izquierda. Imprimir algunas
características que son visibles en el documento de trabajo pero no
apreciadas al momento de hacer la impresión (Líneas de división,
Títulos de filas y columnas, Calida de borrador, Blanco y negro)
Dentro del menú de Inicio encontramos toda la barra de formato, incluyendo cortar pegar, copiar
y pegado especial, copiar y pegar formato, tipos de letra, tamaño de letra, tramas, bordes, color
de letra, justificar texto, combinar celdas, formatos de celda, sumatoria, ordenar datos, negrita,
subrayado, cursiva, quitar o adicionar decimales, colocar o quitar sangría.
Para insertar vínculos, gráficos, Hipervínculo, formas, letras en Wordart, tablas, Imágenes
prediseñadas, Imágenes desde archivo, gráficos jerárquicos, cuadros de texto.
Barra de Formato.
1 2 3 4 5 6 7
La barra de formato tiene muchos de los mismos iconos que maneja Word y solo se hace mención
de los de 7 de ellos desconocidos.
Alineación.
Las opciones Horizontal y Vertical alinean el texto en la celda
Control del texto. Ajustar texto (Al escribir vera como por largo que
sea el texto este va desplazando los límites hacia abajo sin dar el efecto
de continuar en la celda siguiente. Reducir hasta ajustar (Si hay texto
escrito ya o si va escribir nuevos datos, este no amplia los limites de la
celda, pero si coloca la fuente del texto detal manera que ocupe el
menos espacio posible). Combinar Celdas (Unificar dos o más
celdas). Orientación (Ubicar el texto sobre 180 grados)
Fuente.
Bordes
Colocar líneas de realce sobre las celdas seleccionadas. El color puede ser elegido por
usted.
Tramas.
En Excel 2003 para ajustar el texto, justificar, alineación vamos por formato de celdas.
En esta opción elije el rango de trabajo para el cual usted desea que el usuario
pueda trabajar, aun más se puede dar una contraseña cuando la persona decida
hacer cambio alguno
También se puede elegir el rango que deseo desbloquear para que los
usuarios puedan hacer uso de la porción de la hoja. Esta operación se hace,
dando clic derecho sobre el rango que se desea desbloquear
Estas dos maneras de permitir que los usuarios puedan trabajar en secciones
de la hoja de cálculo solo trabajan cuando posterior a elegir los rangos
de trabajo se hace el bloqueo de la hoja en su totalidad.
La hoja se puede bloquear para editarse con contraseña y solo si el usuario
conoce la contraseña podrá editar y hacer cambios sustanciales sobre la
información.
2. El libro se puede bloquear contra edición y apertura. Para hacer esta operación, se
procede a ejecutar Guardar Como
VALIDACIONES.
Se pueden hacer validaciones a las celdas y colocar mensajes a estas validaciones.
Las validaciones que se pueden hacer se listan dentro de permitir. Las validaciones pueden
manejar mensajes de ayuda, mensajes de error o ambos.
Cuando se quiere hacer extensiva una validación a otras celdas, se debe copiar la celda origen y
posteriormente hacer un pegado especial – Validación, en la celda destino.
Excel cuando crea un documento en blanco, por defecto nos da 3 hojas que en su conjunto
comprenden un libro. Cada hoja tiene la capacidad de alojar 65.536 Filas y un total de 256
Columnas. Cada hoja tiene un menú que se puede ver con clic derecho sobre la hojaInserta Hojas y
otros elementos de Excel.
Eliminar la hoja current o hoja seleccionada
Mover dentro de la misma hoja ó a un libro existente y abierto o hacer una copia
dentro del mismo libro.
Seleccionar la hoja current o todas o algunas de ellas
Cambiar color a la etiqueta
Cambiar el nombre de la hoja donde me encuentro ubicado
<Formato – Hoja> Por medio de estas opción puedo ocultar hojas del libro. De igual manera
mostrar las hojas ocultas, colocar fondos.
En el menú Ver Panel de Tares ó Ctrl + F1. Buscar con la opción Ayuda de Microsoft Excel y
justo en el panel de tareas hacer la pregunta a que halla lugar sobre. La ayuda le presenta varios
documentos sobre el tema que se relacione con su pregunta.
En Excel 2007.
La ayuda se invoca con la tecla F1 y es todo un panel de trabajo para indagar sobre cualquier tema
que se desee sobre Excel.
Podemos ver un sin número de teclas rápidas si utilizamos la ayuda de Excel y colocamos en
2003 <teclas rápidas> ó en 2007 < combinación de teclas>
Valores y Formulas.
Son valores cuando se ingresan directamente a la celda un valor específico (1,3,A, CARLOS ), y es
una formula cuando se hace referencia a otros valores a otras columnas y se espera un resultado de
su interacción. Las formulas empiezan siempre con el signo =
Si ingresamos mal una formula obtenemos varios mensajes dentro de la celda donde estamos
haciendo el cálculo y esperamos el resultado. Si aparece el error Excel nos provee varias opciones
de trabajo para hacer la corrección.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. Tenemos una formula que tiene una
celdas referenciadas y estas son borradas.
Formulas y Funciones.
Las funciones son formulas predefinidas por Excel que toman unos valores y arrojan un resultado. La
sintaxis de una función es nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN).
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejar espacios antes o
después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. ó dependiente de la instalación de Excel,
nos sugiere que no sea <;> sino <,> No obstante Excel le da una ayuda al respecto del separador que
debe utilizar.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
Por ende la función suma equivale a crear la formula = sumar cada celda una a una desde la A1 hasta la
C8.
=SUMA(A1:A3) + PRODUCTO(A1,A2,A3)
Excel le permite por medio de la opción < Insertar – Función > escoger de un gran número de de
funciones la que más se acomode a su operación
La utilidad le ayuda a enfocarse, dependiendo que desee hacer, que operación es la que necesita y le
muestra las posibles funciones a utilizar. Otro ejemplo el número de días.
=Combinat(10,5) = 252
Ejemplo. En una reunión hay diez personas. ¿Cuántos grupos de tres personas se pueden
formar?
=Combinat(10,3) = 120
=Amortiz.lin(Costo,
FechaCompra,FinalPeriodo,ValorResidual,Periodo,TasaAmortización%,Basereal).
Reducciones graduales de la deuda a través de pasos periódicos sobre el capital prestado.
Recuperación de los fondos invertidos en un activo de una empresa. O también puede definirse
como la devolución de una deuda o de un capital tomado en préstamo (principal) más los intereses
correspondientes si ellos existen. La extinción de la deuda puede hacerse de una sola vez o mediante
pagos parciales por periodos de tiempo previamente establecidos.
Funciones Lógicas.
Tipo(Valor). Devuelve el tipo de valor que tiene la referencia. 1 Número 2 Texto
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso). Dependiendo de la repuesta dada
por la prueba lógica se determina si es falso o verdadero.
=SI(TIPO(H1)=1,
SI(TIPO(H2)=1,
SUMA (H$1:H1),
SUMA (H$1:H1)
),
0
)
En Excel 2007.
Tiene toda una barra para trabajar con formulas. Si vemos los iconos que tenemos a nuestra
disposición el primero de ellos <Insertar Función> se comporta como 2003 ofreciéndonos la
opción de escoger la formula e ingresar los parámetros de trabajo.
Selección de Celdas.
Antes de cualquier operación sobre alguna celda esta se deben seleccionar.
Cuando se quiere seleccionar una fila o una columna se debe hacer picando sobre el
indicativo de la fila o columna; con ello hacemos selección de todo su espacio.
Si quiere hacer la selección de toda la hoja, se hace picando en la parte superior
izquierda donde empiezan las columnas y las filas.
Para seleccionar celdas no contiguas, se hace picando sobre las celdas que deseamos
seleccionar con la tecla Ctrl presionada
Si hay una preselección hecha se puede ampliar con solo oprimir la tecla shift o Mayús. y
con el cursor continuar la selección.
Si alguna de estas posibilidades no funcionan; lo mejor será mirar dentro de la opción del menú
Auto filtro
Cuando utilice el comando Auto filtro, aparecerán las flechas de Auto filtro a la derecha de los
rótulos de columna del rango filtrado.
Rango sin filtrar: Rango total sin aplicar filtros
Rango filtrado: Las celdas seleccionadas y que intervienen dentro del auto filtro
Se hace selección del rango que se va a filtrar, y por el menú <Datos – Filtro – Auto filtro>
ejecutamos la acción
Con auto filtro, podemos utilizar varias opciones, que nos define las condiciones
de salida de nuestro listado en Excel.
Manejo de Subtotales
Los subtotales se utilizan dentro de un rango ordenado de datos se pueden utilizar las funciones
1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato:
cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni
columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo
anterior, haría clic en una celda de la columna Movimiento, columna B.
Podemos ordenar datos utilizando los iconos de trabaja de forma ascendente o descendente
bajo una sola columna o varias de ellas. Si tomamos un rango de información y utilizamos alguno
de estos Iconos el sistema ordena por la primera columna de izquierda a derecha.
Si queremos ordenar por mas de una columna hasta 3 se puede hacer por medio de
Que hacer cuando tiene números que pasaron como texto. Haga lo siguiente
Nota Algunos programas contables muestran los valores negativos con el signo menos (-) a la
derecha del valor. Para convertir las cadenas de texto a valores, debe devolver todos los caracteres
de la cadena de texto salvo el situado más a la derecha (signo de negación) y multiplicar el resultado
por -1. Por ejemplo, si el valor de la celda A2 es "156-" las siguiente fórmula convierte el texto en el
valor -156.
GRAFICOS
Para hacer gráficos Excel tiene toda una utilidad para crear varios tipos de ellos.
La utilidad le permite escoger los tipos de gráficos que ud puede utilizar. (Estandar, Tipos
Personalizados)
Hagamos un gráfico para empezar. Iniciamos con el asistente y con unos valores
predeterminados para crearlo.
1- Señalemos los datos de origen.
2- Elijamos una grafico estándar, puede ser columnas
3- El rango de datos nos permite ir entre filas y columnas ud puede ver el efecto a medida que
va eligiendo una de las opciones
4- En la siguiente acción podemos ver como se nos presentan 6 pestañas de trabajo que
podemos ignorar o que podemos trabajar.
Títulos. Ud puede colocar títulos a su grafico En la parte superior (Título) En la parte inferior
Eje X, en el costado Eje Y
Eje. Trabaja con los valores de los costados mostrando o no los valores de referencia
Líneas de División. Quita o coloca las líneas de división presentes en el gráfico
Leyenda. Usted puede o no dejar que la leyenda se presente o ubicarla donde le es permitido
(A los costado o de arriba abajo)
Rótulos de datos. Le permite trabajar con los valores que refleja cada item dentro del área.
Nombre de la serie. Titulo que tenemos en la tabla de datos, Categoría valor del eje X. Valor,
cantidad que representa cada ítem. Clave de leyenda. Coloca el icono con el cual la leyenda
está identificada.
Tabla de datos. Permite insertar en la gráfica la tabla con los datos de origen, y ocultar las
claves de la leyenda.
5- Ya tenemos el gráfico hecho y si usted selecciona el gráfico los valores de trabajo son
seleccionados igualmente. Los datos se pueden achicar o ampliar y usted verá que el
gráfico se ajusta dinámicamente.
Ahora el gráfico permite hacer variaciones en varios de sus elementos con solo señalarlo y
digitando clic derecho, allí usted podrá ver formato para parte seleccionada dando doble clic
sobre el.
Tabla de datos
Leyenda
Títulos
Líneas de división
En cada uno de ellos ud puede en general hacer varios cambios, lo mas representativos son los
colores de fondo(tramas), el tipo de letra, cambiar el tipo de grafico, (Opciones) superponer las
series de datos, rótulos de datos.
Al dar clic derecho sobre el gráfico se muestran mas opciones fuera del formato.
Con opciones ud podemos obtener y/o modificar los conceptos básicos de la gráfica
La ubicación, le permite a ud colocar su gráfica en una hoja diferente de la actual.
Ventana del grafico. Crea una ventana que encierra el grafico que ud puede mover y modificar
en caso de ser necesario.
Definir datos personalizados. Excel tiene muchos formatos y ud puede crearlos que necesite
Para crear un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos.
El formato se compone de cuatro secciones separadas por un ; (punto y coma)
_______;______;______;______
1- Si es de formato positivo 2- Si es de formato negativo 3- Si el numero vale 0 4- Si la celda
contiene texto.
Que símbolos se manejan:
0. Reserva un digito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se
completa con ceros.
# Reserva un digito para un número, pero sino se completa el tamaño definido por el
formato se deja en blanco.
? Reserva un digito. Añade espacios en ceros insignificantes
. Punto decimal
, Separador de millares
E-E+e- e+ Notación científica
% Símbolo porcentual
$ - + / ( ) Muestra estos caracteres, no necesita estar en comillas
/ Muestra el siguiente carácter en el formato
* Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda
_ Deja un espacio
“texto” Muestra el texto entre comillas
@ Espacio reservado para texto
[color] Muestra el color especificado. Puede ser Negro. Azul, Verde, Magenta, Verde, Rojo y
Amarillo
[color n] Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número
entre 0 y 56
[valor condición] Permite escoger su propio criterio para cada sección de un formato
numérico
m Mes como numero sin ceros, mm Numero de mes con ceros, mmm Muestra el mes como
abreviación, mmmm Muestra el nombre del mes completo. Igual con las horas minutos y
días
h o hh : Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23).
m o mm : Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).
s o ss : Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).
AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas.
Ejemplos $#,##[Verde];(0,00$)[Rojo];"Cero";""