CAPTULO 5 GASTOS DE ADMINISTRACIN, VENTAS, GENERALES y FINANCIEROS

5.1.- GASTOS DE ADMINISTRACIN Y GENERALES As como producir un artculo genera los llamados costos de produccin, la administracin de la empresa tambin genera egresos paralelos excepto, que se originan independientemente del aspecto productivo de la industria y por lo general afectan inmediatamente a los resultados del negocio. En algunos casos se confunden con los costos de la produccin, siendo necesario utilizar cierto criterio para prorratear la parte correspondiente a la administracin. Los principales rubros de los gastos administrativos son: 5.1.1.- Mano de Obra Se refiere este rubro a los sueldos del gerente general, secretarias, auxiliares y dems empleados que trabajan en la administracin. Como se dijo anteriormente, algunas empresas incluyen como gasto de administracin al sueldo del gerente de planta. Se consideran aqu las prestaciones sociales del personal. 5.1.2.- Materiales y Suministros de Oficina En este rubro estn todos los gastos de tiles y papelera de las oficinas de administracin, as como los gastos por consumo de electricidad, agua, telfono, internet y dems servicios. 5.1.3.- Depreciaciones y Amortizaciones Se considera la depreciacin del edificio de administracin y de los muebles, mquinas, equipos e instalaciones de oficina, de acuerdo a las tasas habituales. Por amortizacin, se entiende la provisin contable gradual que se hace del gasto hasta lograr su total cancelacin. El concepto de amortizacin es similar al de depreciacin, aplicndose a pagos realizados en un perodo pero, que no se imputan en su totalidad al gasto del -1-

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mismo, sino que se distribuyen a lo largo de varios perodos, ya que se considera que el efecto del pago se mantiene durante dichos perodos, por ejemplo, gastos de constitucin, gastos de puesta en marcha y otros. El plazo mximo para amortizar un gasto es de cinco aos. 5.1.4.- Otros gastos administrativos Dependiendo de la importancia de los gastos considerados, se pueden hacer varias subdivisiones o bien, agruparlos en rubros globales que incluyen gastos ocasionales y que pueden variar de un proyecto a otro, como son: Auditora y asuntos legales, amortizacin de gastos de administracin, gastos de relaciones pblicas, mantenimiento, etc.
ACME S.A. Planta de Jugos de Frutas GASTOS DE ADMINIST. Y GRLES. Expresado en US$ Sueldo mensual Gerente General Guardin Secretaria 800 120 150 Factor Cargas Sociales 1.25 1.25 1.25 Ao 1 Cantidad 1 1 1 Costo 12 1,8 2,25 3 3 22,05

Materiales y Suministros. Servicios Deprec y Amort Totales

Cuadro 1.- Gastos de Administracin y Generales, ACME S.A.

En el cuadro 1 se presenta un resumen de los gastos de administracin y generales de la empresa del ejemplo anterior. Sobre la base del sueldo se ha considerado un recargo del 25% por beneficios sociales para el primer ao, ms un incremento del 5% en los ingresos para el segundo y tercer aos. Obsrvese que por tratarse de una empresa pequea, se han considerado slo unos pocos rubros. Para cada caso, se deben incluir los rubros pertinentes as como, los sueldos y cargas sociales que correspondan. 5.2.- GASTOS DE VENTAS Un ltimo grupo de gastos, que forma tambin parte del costo total, se refiere a los gastos de ventas, que como -2-

Captulo 5 Gastos de Administracin, Ventas, Generales y Financieros

lo indica su nombre, incluye los gastos resultantes directamente de la venta final del artculo. Los gastos de ventas tienen dos grandes componentes: Gastos de Comercializacin y Gastos de Distribucin. Igual que en otros casos, en ste una parte puede considerarse fija y otra variable. Entre los principales Gastos de Comercializacin tenemos: 5.2.1.- Sueldos y comisiones a vendedores Incluye los pagos efectuados a ejecutivos y supervisores de ventas, as como al personal que trabaja en los almacenes y sucursales, de la planta, agentes viajeros y demostradores de productos, o sea aquellos individuos que realizan y motivan directamente las ventas. Se incluye aqu posibles gastos de representacin as como, las prestaciones sociales correspondientes. 5.2.2.- Gastos de publicidad La venta del producto requiere por lo general campaas publicitarias para darlo a conocer entre los compradores potenciales, por lo que las empresas realizan gastos especiales de promocin. Algunas de ellas acostumbran presupuestar las cantidades que gastarn, mientras que para otras es una resultante del comportamiento de las ventas. El monto de los gastos de propaganda depende de la poltica que fije la Direccin. 5.2.3.- Otros gastos de venta Se incluye aqu gastos tales como, telfono, fax, internet, etc., necesarios para obtener informacin solicitada sobre el producto a vender y otros gastos no clasificables en los otros apartados. Entre los Gastos de Distribucin se tienen: Almacenamiento, transporte, embalajes especiales, fletes, empaques y envases, seguros, la depreciacin de vehculos de reparto, combustibles, etc., que esos vehculos utilizan, operacin de bodegas y sueldos, salarios y viticos al personal que labora especficamente en esta actividad. En el cuadro 2 se muestra un resumen de los gastos de ventas estimados para el ejemplo de ACME, durante los aos considerados del proyecto, donde se han hecho similares estimaciones como en el cuadro anterior:
ACME S.A. Planta de Jugos de Frutas GASTOS DE VENTAS

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Expresado en US$ Factor Sueldo Cargas mensual Sociales Vendedores Comisiones TOTAL 100 1.250 5% Ao 1 Canti Costo dad 1 1 1,500 8,100 9,600

Cuadro 2.- Gastos de Ventas, ACME S.A.

5.3.- GASTOS FINANCIEROS Puesto que normalmente las empresas se endeudan para completar el financiamiento de sus operaciones, deben estar dispuestas a asumir el costo de dicho endeudamiento. Los gastos financieros estn constituidos por los intereses y comisiones pagadas a los intermediarios financieros, generalmente bancos, cooperativas, o instituciones financieras autorizadas. De acuerdo al perodo en que la deuda debe redimirse, los gastos financieros pueden ser a corto, mediano o largo plazo, refirindose en el primer caso a aquellas operaciones con vencimientos a plazos menores a un ao. Para plazos mayores, hasta cuatro aos, se dice que son a mediano plazo. Operaciones de mayor vigencia se reputan como de largo plazo. Los intereses de corto y mediano plazo corresponden por lo general, a crditos para adquisicin de insumos y acumulacin de inventarios, dada la alta rotacin de estos rubros. Como gasto financiero de largo plazo, se registran los que corresponden a prstamos contratados, por lo general, para adquisicin de activos fijos; tambin la amortizacin de intereses durante la construccin y provisiones para amortizacin de deudas a largo plazo.

5.4.- IMPREVISTOS Al estimar los costos en la empresa antes de compararlos con los reales contables de la empresa a fin de aplicar los correctivos de optimizacin, es necesario, en ocasiones, incluir en las estimaciones del costo un rubro de imprevistos. Normalmente los imprevistos se calculan como un porcentaje de los costos directos de produccin o de los rubros que presenten duda razonable.

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