MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC

MANUAL DE USUARIO PLAN ANUAL DE CONTRATACION (PAC) ENERO 2011

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PLAN ANUAL DE CONTRATACIN (PAC)

INDICE

1.

FORMATOS PARA LA ELABORACIN DEL PAC 1.1. Recomendaciones antes de elaborar el PAC 3

1.2. Instructivo para elaborar el PAC, con Esigef ... 4 1.3. Instructivo para elaborar el PAC, sin Esigef . 7

2. SUBIR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIN AL PORTAL

2.1. Subir al Sistema Transaccional del Portal..

Paso 1: Creacin del Plan Anual de Contratacin.. 10 Paso 2: Detalles del Plan Anual de Contratacin. 14 Paso 3: Documentos del Plan Anual de Contratacin.. 18 2.2. Modificaciones al Plan Anual de Contratacin. 20

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1. INSTRUCTIVO PAC 1.1. RECOMENDACIONES ANTES DE ELABORAR EL PAC El sistema slo aceptar el PAC en el formato Excel establecido, que lo deben bajar las Entidades Contratantes del Portal www.compraspublicas.gov.ec. Se recomienda no cambiar el nombre del archivo que automticamente se baja con el nombre formato_pac_con_esigef o formato_pac_sin_esigef. Si se requiere poner algn otro nombre al archivo recuerde no poner espacios al nombre del archivo y no colocar puntos intermedios. No agregar ms filas ni columnas en el encabezado del formato PAC. Comenzar a ingresar la informacin desde la fila 9 No incluir frmulas. No colocar bordes a las filas. No modificar la posicin de las columnas. No colocar informacin entre filas (ttulos entre fila y fila) No agregar subtotales En la celda B6 ingrese el RUC de la Entidad. Tenga cuidado que el RUC no se convierta a nmero exponencial, el formato de este campo debe ser tipo texto. Verificar que el nmero de RUC ingresado en la celda B6 no tenga espacios ni delante ni detrs del nmero. Verifique que la celda B6 no est combinada con otra celda de la hoja de clculo, por ejemplo que la celda B6 no est unida con la celda C6. En la columna correspondiente al COSTO UNITARIO recuerde ingresar un valor de hasta 4 decimales. El separador decimal debe ser el punto (.) no la coma (,) Revise que el ao que ingresa en la columna EJERCICIO del formato pac_con_esigef y en la columna AO en el formato pac_sin_esigef se encuentre ingresado en todas las lneas. Revise que la categora del CPC sea a nivel 8 (debe tener 8 dgitos), caso contrario el sistema no lo va a aceptar, si es un cdigo que no existe en el CPC tampoco lo va a aceptar. Recuerde que la categora debe ir con la separacin de codificacin con puntos no con comas. Ejemplo 45230.00.1 Revise que no haya caracteres especiales en la cabecera DESCRIPCION, por ejemplo comillas (""). En la columna UNIDAD, puede ingresar solo los tipos de unidades que se especifican en el instructivo, no puede ir en blanco Para los cuatrimestres es una S (MAYUSCULA) y pueden ingresarla en el cuatrimestre que se requiera hacer la contratacin, no puede ir en blanco.

MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC Puede ingresar letras maysculas o minsculas a los datos, recuerde no cambiar los datos originales que ya le da el archivo

1.2. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIN ENTIDADES QUE MANEJAN PAC CON ESIGEF

ARCHIVO: FORMATO_PAC_CON_ESIGEF.xls NUMERO DE RUC DE LA ENTIDAD CONTRATANTE Ingrese RUC de la Entidad, celda (B6). Recuerde no dejar en blanco. INFORMACION DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA Para el ingreso de las contrataciones de bienes, prestacin de servicios, consultora y ejecucin de obras, la Entidad Contratante debe ingresar el nmero de Partida Presupuestaria, para ello el formato PAC requiere que se ingrese cada uno de los cdigos del nmero de la partida. Los cdigos de los campos que pide ingresar en el formato son los que se detallan a continuacin. Revise detalle de cabeceras de la partida.

CAMPOS DE CODIGOS DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA

CABECERA EJERCICIO ENTIDAD UNIDAD EJECUTORA UNIDAD DESCONCENTRADA PROGRAMA SUBPROGRAMA PROYECTO ACTIVIDAD

DETALLE ANIO EN CURSO CODIGO CODIGO 0000 CODIGO CODIGO CODIGO CODIGO

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OBRA GEOGRAFICO

CODIGO CODIGO

RENGLON AUXILIAR FUENTE ORGANISMO CORRELATIVO

0000 CODIGO FINANCIAMIENTO SOLO SI APLICA CODIGO CODIGO DE CONTRAPARTIDA SOLO SI APLICA ITEM PRESUPUESTARIO

RENGLON

En el caso de Fuente, Organismo y Correlativo, si la contratacin NO APLICA, dejar el campo vaco.

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INFORMACION PARA INGRESO DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORIA EN EL PAC

Ingrese los datos de las contrataciones, recuerde que debe escoger las categoras del Clasificador Central de Productos CPC. CABECERA DETALLE Ingrese los ocho dgitos de la categora del CPC. Recuerde ingresar con la secuencia de puntos como est en el CPC. Ej.: 48122.00.1 TIPO COMPRA Ingrese el tipo de compra nicamente con las palabras que acepta el formato en singular: BIEN, OBRA, SERVICIO O CONSULTORIA. Puede ingresar con letras maysculas o minsculas DETALLE DEL PRODUCTO Ingrese la descripcin de la adquisicin que va a realizarRecuerde que puede poner la misma descripcin de la categora en el CPC o el detalle hasta un mximo de 500 caracteres. CANTIDAD ANUAL Ingrese la cantidad a comprar del tem en nmeros enteros o decimales

CODIGO CATEGORIA CPC A NIVEL 8

Para decimales digite el punto (.) no la coma (,)

UNIDAD

Las unidades permitidas para el formato son: unidad, centimetro, metro, kilometro, kilometro cuadrado, metro cuadrado, metro cubico, yarda, litro, galon, gramo, kilogramo, tonelada, quintal y libra. No ingrese con tildes las unidades de medida. Puede ingresar las unidades en maysculas o minsculas.

COSTO UNITARIO

Ingrese el valor del costo Unitario sin smbolos y como separador de decimales el punto (.) por ejemplo 100000.50

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CUATRIMESTRE

Digite una S (en letra mayscula) en el cuatrimestre o en los cuatrimestres que se requiera realizar la contratacin. (Si requiere contratar en todo el ao, ingrese la S en el 1er,2do y 3er cuatrimestre, de igual manera el archivo permitir que ingrese por ejemplo solo el 2do y el 3er cuatrimestre o el 1er y 3er cuatrimestre, o el 1er y segundo cuatrimestre.)

1.3. INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIN ENTIDADES QUE MANEJAN PAC SIN ESIGEF

ARCHIVO: FORMATO_PAC_SIN_ESIGEF.xls

NUMERO DE RUC DE LA ENTIDAD CONTRATANTE Ingrese RUC de la Entidad, celda (B6). Recuerde no dejar en blanco.

INFORMACION DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA O CUENTA CONTABLE Ingrese los cdigos de la partida o cuenta contable CABECERA DETALLE Ingrese los ocho dgitos de la categora del CPC. Recuerde ingresar con la secuencia de puntos como est en el CPC. Ej.: 48122.00.1 PARTIDA PRESUPUESTARIA O CUENTA CONTABLE Ingrese el tipo de compra nicamente con las palabras que acepta el formato en singular: BIEN, OBRA, SERVICIO O CONSULTORIA. Puede ingresar con letras maysculas o minsculas

AO

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INFORMACION PARA INGRESO DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORIA EN EL PAC Ingrese los datos de las contrataciones, recuerde que debe escoger las categoras del Clasificador Central de Productos CPC. CABECERA DETALLE Ingrese los ocho dgitos de la categora del CPC. Recuerde ingresar con la secuencia de puntos como est en el CPC. Ej.: 48122.00.1 TIPO COMPRA Ingrese el tipo de compra nicamente con las palabras que acepta el formato en singular: BIEN, OBRA, SERVICIO O CONSULTORIA. Puede ingresar con letras maysculas o minsculas DETALLE DEL PRODUCTO Ingrese la descripcin de la adquisicin que va a realizarRecuerde que puede poner la misma descripcin de la categora en el CPC o el detalle hasta un mximo de 500 caracteres. CANTIDAD ANUAL Ingrese la cantidad a comprar del tem en nmeros enteros o decimales

CODIGO CATEGORIA CPC A NIVEL 8

Para decimales digite el punto (.) no la coma (,)

UNIDAD

Las unidades permitidas para el formato son: unidad, centimetro, metro, kilometro, kilometro cuadrado, metro cuadrado, metro cubico, yarda, litro, galon, gramo, kilogramo, tonelada, quintal y libra. No ingrese con tildes las unidades de medida. Puede ingresar las unidades en maysculas o minsculas.

COSTO UNITARIO

Ingrese el valor del costo Unitario sin smbolos y como separador de decimales el punto (.) por ejemplo 100000.50 Digite una S (en letra mayscula) en el cuatrimestre o en los cuatrimestres que se requiera realizar la contratacin. (Si requiere contratar en todo el ao, ingrese la S en el

CUATRIMESTRE

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1er,2do y 3er cuatrimestre, de igual manera el archivo permitir que ingrese por ejemplo solo el 2do y el 3er cuatrimestre o el 1er y 3er cuatrimestre, o el 1er y segundo cuatrimestre.)

2.

SUBIR EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIN AL PORTAL

2.1. Subir al Sistema Transaccional del Portal Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la direccin Web www.compraspublicas.gov.ec. En la siguiente pantalla podr observar el Portal de Compras Pblicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opcin Ingresar al Sistema. (Imagen 4.1).

(Imagen 4.1)

MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC A continuacin deber ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contrasea, luego de registrar estos datos haga clic en el botn Entrar. (Imagen 4.2)

(Imagen 4.2)

Cuando haya ingresado al portal con sus datos, dirjase al men Entidad Contratante, submen Plan de Compra, submen Ingresar-Actualizar PAC. (Imagen 4.3)

(Imagen 4.3) El registro del Plan Anual de Contratacin tiene tres pasos para su ingreso.

PASO 1. Creacin del Plan Anual de Contratacin Ao: Ingrese el ao al que corresponde el PAC. Descripcin: Plan Anual de Contratacin. Recuerde ingresar en la descripcin solo los caracteres permitidos, como son: A - Z - 0 - 9 , . : ; - ( ) Valor Asignado: Valor referencial en dlares del presupuesto asignado para la adquisicin de bienes, servicios y ejecucin de obras del ao en curso. Maneja Esigef: Escoja la opcin SI o NO dependiendo de si maneja o no ESIGEF. Descargar Archivo: Descargue el archivo formato del PAC obligatorio, el cual ser ingresado en los siguientes pasos. IMPORTANTE: Es importante que el archivo formato PAC sea descargado primero y el tipo de formato depender de la opcin SI o NO, luego de lo cual se requiere sea llenado segn el instructivo de pasos para ingreso al PAC.

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC Si hace clic en SI se descargar el archivo formato_pac_con_esigef, y si hace clic en No se descargar el formato_pac_sin_esigef. Escoja la opcin SI o NO, dependiendo de Si Maneja o No Maneja ESIGEF. (Imagen 4.4)

(Imagen 4.4)

Luego haga clic en Instructivo PAC, el instructivo tiene la informacin requerida para elaborar el PAC de acuerdo al Formato PAC que deber subirlo al Portal. Una vez que haya ledo el instructivo proceda a bajar el Formato PAC para que llene la informacin requerida y lo suba al portal. (Imagen 4.5)

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(Imagen 4.5) Si Maneja ESIGEF el formato ha descargar ser formato_pac_con_esigef, como se muestra en la imagen a continuacin. (Imagen 4.6)

(Imagen 4.6)

Si NO Maneja ESIGEF el formato ha descargar ser formato_pac_sin_esigef. (Imagen 4.7)

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(Imagen 4.7)

Recuerde Guardar este archivo en su PC o en cualquier dispositivo de almacenamiento. Le recomendamos mantener el nombre del archivo que le da el sistema. Una vez guardado, deber abrirlo y proceda a completarlo; el instructivo le ayudar a cumplir todos los pasos para ingresar datos en el formato establecido para el PAC. Luego de haber llenado primero el formato PAC, proceda al ingreso de los datos que le pide el Paso 1, como se muestra a continuacin en la imagen. Ao, Descripcin, Valor Asignado y si Maneja Esigef o no. Luego de ingresados estos datos haga clic en el botn Guardar que se encuentra en el lado superior derecho de la pantalla. (Imagen 4.8)

(Imagen 4.8)

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Usted podr observar que los datos del primer paso fueron guardados, cuando se presenten ya estos datos en la parte inferior como se muestra a continuacin. (Imagen 4.9)

(Imagen 4.9)

Ahora haga clic en el botn Continuar para seguir con el ingreso de los 3 PASOS en el sistema y as publicar el PAC. PASO 2. Detalles del Plan Anual de Contratacin En el paso 2 el sistema le pedir el archivo formato PAC con esigef o sin el, dependiendo lo que escogi en el primer paso. Haga clic primero en el botn Examinar, esta opcin le permitir buscar el archivo que previamente fue ya llenado para subirlo en este paso. Finalmente haga clic en el botn Subir, para que el archivo sea adjuntado en el sistema. (Imagen 4.10)

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(Imagen 4.10)

Si el sistema detectara que el archivo formato_pac tiene errores, el sistema le presentar el siguiente registro de errores llamado Log de Errores, descargue esta informacin para que verifique en que parte del archivo cometi errores. La imagen a continuacin le presentar como se visualizar esta informacin en el sistema, para ello se requiere que se haga clic en descargar el icono Descargar Log de Errores. (Imagen 4.11)

(Imagen 4.11) Al hacer clic en Descargar Log de Errores, el sistema permitir visualizar los errores cometidos al ingresar la informacin del Formato PAC. (Imagen 4.12)

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(Imagen 4.12)

Como puede observar el sistema le permite verificar con este reporte en que lnea y campo del formato_pac tuvo el error. Para rectificar el error solo abra el archivo formato pac haga los cambios y guarde dichos cambios, haga clic en el botn Regresar que se encuentra en el mismo PASO 2, y el sistema le permitir subir nuevamente el archivo con los cambios realizados.

Si el archivo no presenta errores el sistema importa todos los datos del formato_pac en excel al sistema como lo muestra la imagen a continuacin. Si en el caso de que tuviera errores y los rectific y volvi a intentar subir el archivo, si no existe error, el sistema importar toda esta informacin en este paso. Recuerde que el sistema no le importar sus datos si no ha llenado correctamente su formato_pac, por ello le recomendamos leer los pasos del instructivo y as evitar que tenga inconvenientes. Recuerde revisar el monto total en dlares que coincida con el dato ingresado en el PASO 1 en el la opcin Presupuesto Referencial, si no caso contrario puede hacer clic en el botn Regresar , este botn le permitir ir al paso anterior y hacer el cambio para que coincida el valor de las contrataciones.

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC En todo caso si no existe ningn cambio proceda a hacer clic en el botn Continuar. (Imagen 4.13)

(Imagen 4.13)

Si desea verificar si se han ingresado todos los tems lo puede hacer utilizando la opcin de bsqueda por tem, esta opcin le permitir hacer la bsqueda ya sea por Cdigo de la categora del producto o por el nmero de la partida presupuestaria de los tems ingresados. Una vez que seleccione la opcin con la que va a hacer la bsqueda haga clic en el cono Buscar, si desea seguir realizando ms bsquedas limpie la pantalla con la opcin Limpiar o si desea nuevamente listar todos los tems haga clic en la opcin Listar tems. (Imagen 4.14)

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(Imagen 4.14) Para la bsqueda a travs de la categora del producto, ingrese el cdigo y luego haga clic en el cono Buscar. (Imagen 4.15)

2. Luego haga clic en este cono para la bsqueda

1. Si la bsqueda es por categora del producto, ingrese aqu el cdigo

(Imagen 4.15) Si requiere hacer la bsqueda a travs de la partida presupuestaria, ingrese el nmero de la Partida Presupuestaria y haga clic en el cono Buscar. (Imagen 4.16)

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2. Luego haga clic en el cono para la bsqueda

1. Si la bsqueda es por nmero de partida presupuestaria, ingrese aqu el nmero

(Imagen 4.16)

PASO 3. DOCUMENTOS DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACION En el tercer paso el sistema le indicar que su archivo formato_pac_con_esigef o sin_esigef fue subido al portal, este archivo es el PAC INICIAL que no ser reformado como su nombre lo indica. Mas adelante podr informarse como realizar una modificacin al PAC en el sistema, mas no en el archivo inicial. (Imagen 4.17)

(Imagen 4.17)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC En el PASO 3 tambin deber incluir la Resolucin de Aprobacin del PAC como lo indica el Reglamento a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. Escanee la Resolucin Elaborada por la Entidad contratante y adjntela al portal para que pueda Finalizar los pasos. Para subir el archivo haga clic en Examinar, para que pueda escoger el archivo del lugar donde lo ha guardado en el PC, luego haga clic en el botn Subir. (Imagen 4.18)

(Imagen 4.18)

Una vez subido el archivo haga clic en el botn Finalizar.

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC 2.2. Modificaciones al Plan Anual de Contratacin En cualquier fecha del ao en curso y las veces que sean necesarias, la Entidad Contratante podr realizar modificaciones al PAC. Dirjase a la opcin Entidad Contratante, submen Plan de Compra, submen Ingresar-Actualizar PAC. (Imagen 5.1)

(Imagen 5.1)

Usted podr observar que se encuentra guardado el Plan Anual del ao en curso, ya que esta informacin se encuentra detallada en la parte inferior de la pantalla, y junto a la informacin tendr 2 iconos uno que dice Editar y otro Visualizar, para modificar el PAC haga clic en el icono Editar como se muestra a continuacin en la siguiente imagen. (Imagen 5.2)

(Imagen 5.2) La opcin Visualizar solo permitir ver la informacin ingresada del PAC, mas no permitir realizar ninguna modificacin.

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Al hacer clic en Editar, el sistema le permitir hacer cambios en los PASOS 1, 2 y 3 del PAC que se ingres, no olvide hacer clic en el botn Guardar, al realizar cualquier cambio. (Imagen 5.3)

(Imagen 5.3)

El sistema le obligar a pasar primero por el Paso 1, luego si no tuviera ningn cambio podra poner Continuar para ir al Paso 2, donde podr modificar su PAC, en este paso podr Agregar, Eliminar, o Editar los tems de bienes, obras, servicios o consultoras en el PAC reformado que presenta en pantalla el sistema. (Imagen 5.4) El Paso 2 permite realizar cualquier modificacin, ms no SUBIR NUEVAMENTE EL ARCHIVO PAC INICIAL. Recuerde que ese archivo ya lo subi el sistema y lo podr descargar en el PASO 3. Antes de hacer las modificaciones si la cantidad de tems ingresados son tantos que no los puede identificar rpidamente proceda a utilizar la opcin para la bsqueda de los mismos, opcin que la encontrar en el PASO 2, a continuacin un ejemplo. (Imagen 5.5)

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(Imagen 5.4)

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(Imagen 5.5)

Si necesita agregar un nuevo campo en el PAC reformado, haga clic en el botn NUEVO, como se muestra a continuacin. (Imagen 5.6)

(Imagen 5.6) A continuacin ingrese los datos como partida presupuestaria, CPC, tipo de compra, cantidad, unidad de medida, costo unitario y cuatrimestre. (Imagen 5.7)

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(Imagen 5.7) De la misma manera cuando edite alguno de los tems, haga el cambio que se requiera haciendo clic en el botn Editar y el sistema le presentar una pantalla muy similar, pero con la diferencia de que va a editar la informacin ya ingresada anteriormente. Recuerde siempre Guardar cualquier cambio que se haga, y de igual manera al crear un NUEVO tem. (Imagen 5.8)

(Imagen 5.8)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC La opcin de Eliminar (X) le permitir eliminar el tem ingresado, antes de eliminar el tem el sistema le mostrar un mensaje para que proceda a Aceptar o Eliminar Cancelar. (Imagen 5.9) - (Imagen 5.10)

(Imagen 5.9)

(Imagen 5.10)

Una vez que haya realizado las modificaciones correspondientes proceda a hacer clic en el botn Continuar, el cual se encuentra al final de la pantalla para ir al PASO 3 donde deber subir la Resolucin de Modificacin al PAC que realiz. (Imagen 5.11)

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(Imagen 5.11) La Entidad podr modificar las veces que requiera el PAC siempre y cuando suba la Resolucin de Modificacin al mismo. (Imagen 5.12)

(Imagen 5.12)

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MANUAL PLAN ANUAL DE CONTRATACION PAC Una vez que suba la Resolucin de Modificacin al PAC haga clic en Finalizar. (Imagen 5.13)

(Imagen 5.13)

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