Vol. II n.

1 2007

A utilizao da intranet como ferramenta de gesto do conhecimento

lvaro Dal Molin Flores Professor da Faculdade So Judas Tadeu Luciano Maciel Ribeiro Professor e coordenador do curso Sistemas para Internet das Faculdades Atlntico Sul Rio Grande Abstract. Intranet is inserted in the changes of the organizations technologies innovations. How can intranet produce organizational learning? This papper focus on companies informations share and implications. This isnt information exchange, but it is new knowledge creation that brings competitive advantages to organizations. The exploration search used case study for reflect the knowledge creation in technologies firms. Resumo. A Intranet est inserida nas mudanas que a evoluo da tecnologia tem propiciado para as organizaes. De que forma poderia ser produzida aprendizagem organizacional atravs da intranet? Este artigo aborda as implicaes do compartilhamento da informao, ao ponto de no ser somente um repasse de conhecimento, mas um ambiente de criao de novos conhecimentos, gerando vantagens competitivas para as organizaes. A pesquisa exploratria utilizou a tcnica de estudo de caso com empresas que atuam na rea de informao, procurando refletir a importncia da gerao de conhecimento atravs da interao dos agentes envolvidos.

1 Introduo
O presente artigo trata do tema de aprendizagem organizacional e das implicaes do uso da intranet como ferramenta de interao. O texto aborda alguns conceitos referentes aos temas pesquisados e uma abordagem das implicaes da utilizao da intranet nas empresas para a Aprendizagem Organizacional. Aps, descrita a metodologia de pesquisa utilizada, a anlise dos dados e as consideraes finais. O artigo tem como objetivo destacar a importncia da utilizao de Intranets como 70

ferramenta para a Gesto do Conhecimento, criando assim a possibilidade de promover o sucesso de uma organizao decorrente da maior otimizao dos seus processos organizacionais. Deve-se ressaltar que isto implica, indiretamente, em entender que os ingredientes da velha economia esto significativamente alterados com a utilizao do conhecimento.

2 Referencial Terico
Esta seo descreve uma busca exploratria de alguns pontos importantes da pesquisa. So realadas, a seguir, as mudanas que decorrem do novo papel da informao nos processos organizacionais. Aps, considerado o conjunto de conceitos envolvendo intranet, gesto de conhecimento e o compartilhamento de conhecimento dentro das organizaes. 2.1 A era da informao O surgimento de uma nova economia est sendo presenciado, a qual caminha para uma economia informacional. Para Castells (1999, p. 35), [...] a fonte de produtividade achase na tecnologia de gerao de conhecimentos, de processamento da informao e de comunicao de smbolos. [...] Conhecimentos e informao so elementos cruciais em todos os modos de desenvolvimento, visto que o processo produtivo sempre se baseia em algum grau de desenvolvimento e no processamento da informao. Na sociedade atual, as organizaes encontram-se cada vez mais imersas em um ambiente competitivo. A informao passou a ocupar um papel importante, provocando significativas mudanas nas empresas. Neste sentido, necessrio refletir sobre a importncia do compartilhamento das informaes, com a finalidade de auxiliar na construo do conhecimento e de proporcionar Vantagem Competitiva para as organizaes (PORTER, 1989), ou seja, de fornecer uma posio diferenciada das demais, transformando estas empresas em organizaes de aprendizagem. Para Senge (1998), Dibella e Nevis (1999) e Garvin (2000), transformar as organizaes em organizaes de aprendizagem representa uma nova forma de compreend-las, tornando as suas estruturas flexveis, capazes de captar e criar conhecimento, possibilitando diferentes e necessrias adaptaes e criando um ambiente criativo favorecendo continuamente as inovaes de processos e de produtos. O modelo conceitual de atuao que a organizao pode adotar identificado de vrias maneiras pelos autores da literatura, tais como: Organizao Inovadora (GALBRAITH, 1997), Organizao Hipertexto (NONAKA e TAKEUCHI, 1997), Organizao vista como crebro (MORGAN, 2002), Organizao do Conhecimento (CHOO, 2003) ou uma Empresa Viva que aprende (GEUS, 1998). preciso reconhecer que o ambiente onde as empresas atuam mudou, como observam Probst, Raub, Romhardt (2002, p. 14). O ambiente de conhecimento em que as empresas devem operar atualmente estruturalmente muito mais complexo do que aquele que existia h vrios sculos. Logo, se faz necessrio uma melhor utilizao da informao. Assim, o uso da Intranet e as prticas de Gesto do Conhecimento podem

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proporcionar no apenas uma transformao das Organizaes em Organizaes que aprendem, mas, principalmente, contribuir para o melhor desempenho das mesmas.

2.2 Intranet e suas implicaes na gesto do conhecimento Segundo Benett (1997, p. 4), o termo Intranet comeou a ser utilizado em meados de 1995, como referncia ao uso da rede dentro das empresas privadas de tecnologias, projetadas para a comunicao por computador entre as empresas. Segundo Prost, Raub, Romhardt (2002, p. 152), uma Intranet uma rede de dados baseada nos mesmos princpios e padres que a Internet, mas se limita a um grupo especfico de pessoas, geralmente os funcionrios de uma organizao. Pode-se considerar a Intranet como uma Internet da organizao, com seu uso privativo. Para Benett (1997, p. 17) [...] as Intranets so, entre outras coisas, um meio de colaborao atravs do compartilhamento de informaes. Segundo Bremmer et al (1998) uma intranet uma rede que abrange toda uma empresa baseada na tecnologia WEB, ou seja, usando a mesma estrutura da Internet. Os usurios podem acessar qualquer contedo atravs de qualquer computador conectado na rede, mediante nome do usurio e senha, possibilitando, assim, um acesso restrito no prprio pas ou acessando e compartilhando dados disponibilizados em escritrios localizados em diferentes pases. Pensar na utilizao de uma Intranet refletir sobre a informao e os processos de aquisio de informao. Segundo Izquierdo (2004, p. 54), a memria muito seletiva e escolhe com bastante preciso o que guardar e o que descartar. Da mesma forma, uma organizao deve guardar as informaes estratgicas para serem aproveitadas e transformadas em conhecimentos. Outro ponto importante nas organizaes avaliar o custo inerente utilizao de novos recursos. Relacionando este aspecto ao uso da Intranet, Bremmer (1998, p. 38) destaca que a mesma poder reduzir os custos operacionais, aumentar a produtividade, dar rapidez de acesso a informaes, dar capacidade para utilizao de plataformas cruzadas, com eficcia de custo e com facilidade de uso. Probst, Raub, Romhardt (2002, p. 152) consideram outra distino importante de uma Intranet. que a mesma oferece um nvel de proteo dos dados mais alto do que a Internet. Por isso, mais fcil manter um material confidencial. As diretrizes para usar uma Intranet podem ser definidas pelo usurio ou pelo administrador, enquanto que a Internet no pode ser controlada, porque acessvel universalmente. Para Bremmer et. al. (1998), o uso de uma Intranet por uma empresa pode criar uma organizao na qual o poder de muitas mentes se une para [...] criar uma fora poderosa no mercado. Esta fora poderia ser vista em termos estratgicos como alavanca para a obteno de vantagem competitiva. A ampliao do fluxo de comunicao, decorrente da utilizao de um modelo com Intranet, um ponto importante a ser considerado. Logo, facilitar este processo fundamental para as organizaes gerarem conhecimento.

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2.3 A gesto do conhecimento Para conceituar Gesto do Conhecimento (GC), faz-se necessrio entender primeiramente a relao entre dados, informao e conhecimento, bem como suas representaes, e a importncia que os mesmos tm nos processos de uma organizao, seja qual for o nvel, operacional, ttico ou estratgico. Atualmente, podem-se encontrar diversas definies sobre dados, informao e conhecimento. Para fins de anlise, sero usados os conceitos de Battaglia (1999): (1) Dados a coleta de matria-prima bruta, dispersa nos documentos. (2) Informao o tratamento dos dados, os transformado em Informao. Pressupe uma estrutura de dados organizada e formal. As bases e bancos de dados, bem como as redes, so sustentados pela informao. (3) Conhecimento o contedo informacional contido nos documentos, nas vrias fontes de informao e na bagagem pessoal de cada indivduo. Vive-se na Sociedade da Informao, na qual as habilidades mais importantes esto relacionadas com o conhecimento. Entretanto, necessrio estar atento ao ciclo da produo do conhecimento, o que conduz para a necessidade de se entender o processo. Esse processo passa, primeiramente, pela coleta de dados, os quais devem ser organizados para dar sentido informao. Depois, devem-se considerar todas as informaes existentes para gerar finalmente o conhecimento, que, ao ter relaes com outros conhecimentos, poder gerar novos dados, novas informaes e novos conhecimentos. Este o ciclo da produo do conhecimento, caracterizado por um movimento dialtico. Nesse cenrio, o que realmente precisa ser feito organizar o imenso volume de dados e informaes disponveis de maneira mais eficaz possvel para que possam ser acessados e transformados em conhecimento. preciso destacar que o simples acesso Informao no garantia para a gerao do conhecimento. Esse processo tambm envolve as condies cognitivas e scio-afetivas dos sujeitos, no caso, os usurios da rede Intranet ou Internet. Em um mundo de competitividade global, no basta somente ter ou saber onde encontrar ou acessar a informao. fundamental analis-la, conectada aos campos econmicos, tecnolgicos e de mercado, dentre outros. Assim, o modelo de Gesto do Conhecimento plenamente voltado para o aprendizado organizacional passa a ser um sistema que combina acesso, anlise e interpretao da informao, que ir se transformar em conhecimento a ser utilizado nos diversos processos de tomada de deciso e planejamentos estratgicos da empresa. Para desenvolver um processo de Gesto do Conhecimento na empresa fundamental transformar os conhecimentos tcitos em conhecimentos explcitos. Somente assim, o verdadeiro e relevante conhecimento da empresa poder ser representado e re-utilizado de maneira significativa. Isto implica na necessidade de se desenvolver formas que possibilitem a criao do conhecimento. Com as mudanas de paradigmas, no mais possvel conduzir a organizao do processo de armazenamento e classificao de informao de forma totalmente 73

especializada e vertical. importante que existam ferramentas que possibilitem a interao dos diferentes conhecimentos, sem perdas essncia do contedo. As condies de sucesso da gesto do conhecimento, segundo Carbone et. al. (2005, p.89), so a existncia de uma cultura organizacional favorvel ao conhecimento e a utilizao de sistemas de informao. Probst, Raub e Romhardt (2002) agruparam e categorizaram em termos gerais os processos essenciais relativos Gesto do Conhecimento encontrados em vrias empresas, os representando na Figura 1.
Identificao do conhecimento Reteno do conhecimento

Aquisio do conhecimento

Utilizao do conhecimento

Desenvolvimento do conhecimento

Partilha/Distribuio do conhecimento

Figura 1 Processos essenciais da Gesto do Conhecimento Fonte: Probst, Raub e Romhardt (2002)

2.4 O conhecimento compartilhado dentro da organizao Um ponto de discusso importante sobre o conhecimento que ele no pode ser visto apenas como o conhecimento dos indivduos. Deve tambm ser visto como as relaes que as organizaes mantm, as quais so importantes fontes de conhecimento. Sobre este ponto Choo (2003, p. 179) destaca que o conhecimento tambm resultado dos relacionamentos que a organizao manteve ao longo do tempo com seus clientes, fornecedores e parceiros. Esses relacionamentos so quase sempre estratgicos para a organizao, acelerando seu aprendizado e aumentando seu alcance. Segundo Fleury e Oliveira Jr. (2001) a simples implantao de uma Intranet no suficiente para a criao e disseminao do conhecimento. Faz-se necessrio apoiar o desenvolvimento interno e a criao do conhecimento nas comunidades de prtica e buscar os alinhamentos mais usados diariamente e que esto em transformao nestas comunidades. As estratgias de longo prazo acabam sendo um dos principais motivos para as empresas adotarem ferramentas como Intranet e Gesto do Conhecimento, as quais podero permitir/potencializar processos de aprendizagem e aquisio de conhecimento, bem como auxiliar as empresas a obterem resultados positivos e vitais para as organizaes. O sucesso para o futuro das instituies passa pela capacidade de aprender. Para aprender conceitos novos, necessrio abandonar alguns que j esto ultrapassados. importante mudar paradigmas visando o desenvolvimento da equipe de forma sistematizada. Angeloni (2002, p. 82) afirma que sabido que todas as organizaes 74

aprendem naturalmente; porm apenas aquelas que conseguem estabelecer mecanismos sistemticos de gerenciamento desse aprendizado so as que realmente atingem a alavancagem do conhecimento. Senge (2004) afirma que, nas organizaes que aprendem, os lderes so responsveis por construir organizaes nas quais as pessoas possam estar continuamente expandindo sua capacidade de criar seu futuro isto , os lderes so responsveis pelo aprendizado. Neste sentido, a organizao proporciona crescimento a seus colaboradores. Ela desenvolve-se buscando aprender de forma integrada, onde todos os setores tm uma real importncia, permitindo instituio entender melhor o passado e antecipar o futuro atravs da sua prtica de gesto.

3 Metodologia
Para avaliar os efeitos da utilizao da intranet sobre a Gesto do Conhecimento foi realizada uma pesquisa exploratria descritiva qualitativa, com a utilizao do mtodo estudo de caso. Foram analisados dados secundrios e dados coletados atravs de documentos, entrevistas e observaes (COLLIS e HUSSEY, 2005). A empresa analisada adota uma intranet para facilitar a disseminao do conhecimento e tem uma significativa atuao no pas.

4 Resultados
Desde o login (Figura 2), o usurio passa a obter informaes e recursos personalizados na sua rea de trabalho. Desta forma, ele passa a perceber melhor o ambiente onde ele se encontra inserido.

Figura 2 Tela de Login na Intranet

Dentro do ambiente, conforme a Figura 3, alm de consultas, o usurio tem disponvel noticias especficas, cotaes de moedas, ou seja, diversas informaes que contribuem diretamente as necessidades dirias do funcionrio.

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A partir da figura 4 possvel acompanhar uma das dimenses mais importantes na atualidade no uso das Intranets, que a oferta de cursos on-line, possibilitando uma grande reduo de custos quando comparado com a mesma oferta na modalidade presencial.

Figura 4 Cursos ofertados atravs da Intranet

5 Anlise
Conforme anlise da utilizao de uma Intranet no Banco do Brasil, foi possvel observar que a mesma representa um espao de construo de aprendizagens. Os funcionrios utilizam o ambiente virtual para melhor compreender e acompanhar os processos, beneficiando-se de solues remotas que auxiliam de forma contnua. Alm da usabilidade funcional, o sistema auxilia no desenvolvimento continuado. O ambiente da intranet possui um mecanismo de busca, dando a possibilidade de consultas por palavras chave e relatrios por perodos. Existe tambm uma integrao

Figura 3 Intranet da empresa

da Intranet com os outros sistemas da empresa. Constatou-se que os cursos e-learning ofertados representam mais do que uma preparao operacional. Eles atendem a diferentes nveis da organizao, possibilitando um desenvolvimento que acompanha os funcionrios durante a trajetria profissional. 76

6 Consideraes Finais
O ponto mais importante a ser destacado a forma com que a empresa pode ser beneficiada diretamente com a utilizao da tecnologia combinada com os objetivos estratgicos, contribuindo de forma significativa para o desenvolvimento dos funcionrios. Desta forma, o tema gesto de conhecimento estar presente no debate estratgico da organizao. O estudo permitiu verificar que a Intranet consegue ir muito alm da padronizao de documentos e procedimentos. uma forma de facilitar o acesso s informaes em comparao com as formas tradicionais. Esta ferramenta permite, alm das redues de custo no longo prazo, a construo de novas prticas, novos conhecimentos e o desenvolvimento de competncias individuais e organizacionais.

Referncias
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