Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria"

UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

(Universidad del Per, Decana de Amrica)

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

E.A.P. ADMINISTRACIN

TEMA: COMUNICACIN
CURSO PROFESOR ALUMNA CDIGO CICLO AULA : : : : : : Proceso Administrativo

Vctor Castro Montenegro Yenni Capristano Villanueva 13090010 II 203

Ciudad Universitaria, Noviembre del 2013

COMUNICACIN

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COMUNICACIN
En toda organizacin se debe contar con los debates y los dilogos, dado que, estos son un tipo de comunicacin. Son muy utilizados al tomar una decisin organizacional. DEBATE: tipo de discurso en el cual cada persona intenta gana una discusin haciendo que su opinin sea aceptada por el grupo. DILOGO: discurso en el que los miembros exploran asuntos complejos desde diversos puntos de vista para llegar a un entendimiento ms profundo en comn.

Comunicacin interpersonal
La comunicacin es la transmisin de informacin y significado de una parte a otra, a travs del uso de smbolos compartidos.

Comunicacin en un solo sentido frente a la comunicacin en dos sentidos

Comunicacin en un solo sentido

Es el proceso en donde la informacin fluye solamente en una sola direccin, es decir del emisor al receptor, sin circuito de retroalimentacin.

Comunicacin en dos sentidos: es Se da en dos direcciones, el receptor el proceso en donde la informacin proporciona la retroalimentacin y el emisor es receptivo a la retroalimentacin.

La comunicacin en un solo sentido es ms comn de lo que debera, se da porque es ms rpida y segura para el emisor. En cambio, la comunicacin en dos sentidos es ms difcil y consume ms tiempo que la anterior, dado que, es ms precisa, se cometen menos errores y surgen menos problemas.

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Fallas en la comunicacin
El mensaje que se enva al emisor no siempre llega al receptor. Los errores pueden darse en todas las etapas del proceso de comunicacin, se pueden utilizar mal las palabras, uso incorrecto de los puntos decimales, uso de frases ambiguas, afectando gran parte del proceso de la comunicacin. Los problemas de decodificacin surgen cuando el receptor no escucha con cuidado o lee demasiado rpido y pasa por alto un aspecto clave trayendo como consecuencia la mala interpretacin del mensaje por parte del receptor. Entre las causas de la mala interpretacin estn los procesos perceptivos y de filtracin de las personas dan lugar a malas interpretaciones.

PERCEPCIN: proceso de recibir e interpretar la informacin. FILTRADO: proceso de retener, ignorar o distorsiona la informacin.

El filtrado y la percepcin subjetiva invaden un aspecto interesante de la dinmica de las comunicaciones, en los gneros se encuentran estilos de comunicacin. Segn Deborah Tannen, los hombres se comunican con formas para establecer poder, lograr crdito personal y minimizar la apariencia de incertidumbre; en cambio las mujeres, hablan con formas para establecer un intercambio, no dan importancia a sus logos, ayudan a otros en la organizacin. El hombre dice YO y la mujer dice NOSOTROS.

Seales mixtas y percepcin equivocada

Un punto comn, las percepciones de las personas pueden afectar los intentos de la gente para comunicarse. La gente no pone atencin en todo lo que sucede alrededor de ella. Inadvertidamente envan seales mixtas que pueden afectar negativamente los mensajes que intentan enviar. Diferentes personas atienden cosas distintas y cada una interpreta la misma cosa de distintas maneras. Todo eso origina problemas en la comunicacin. Se debe considerar que se pueden evitar problemas y la comunicacin sera ms efectiva, si se tiene en cuenta lo siguiente
Asegurarse de que los receptores atienden el mensaje que se est enviando. Considerar el marco de referencia de la otra parte y tratar de transmitir el mensaje desde el punto de vista perceptual.

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Dar pasos concretos para minimizar los errores perceptuales y seales inadecuadas, tanto en la emisin como en la recepcin. Enviar mensajes consistentes, es decir, predecir las interpretaciones que de darn.

Medios orales y escritos

COMUNICACIN ORAL
Esta implica el debate cara a cara, conversaciones telefnicas y discursos formales. Ventajas Preguntas con sus respectivas respuestas. Retroalimentacin inmediata y directa. Los receptores pueden percibir la sinceridad del emisor. La comunicacin oral es ms persuasiva y menos costosa que la escrita.

Desventajas Puede conducir a declaraciones espontaneas desconsideradas. No existe un registro permanente de ella.

COMUNICACIN ESCRITA
Esta comunicacin implica memorandos, cartas, informes, archivos de computadora y otros documentos escritos. Ventajas Desventajas El emisor no tiene control sobre el donde y cuando se lee. El emisor no recibe retroalimentacin inmediata. El receptor puede no comprende partes del mensaje. El mensaje puede corregirse varias veces. Es un registro permanente que puede guardarse. El mensaje sigue siendo el mismo al pasar por varias personas. El receptor tiene ms tiempo de analizarlo.

MEDIOS ELECTRNICOS
Es parte de los canales de comunicacin. Mayormente los gerentes utilizan las computadoras no solamente para recopilar y distribuir datos cuantitativos, sino tambin para hablar con otros a travs del correo electrnico. Entre estos medios se encuentra el e-mail, los faxes, las teleconferencias (audioconferencias y videoconferencias).

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Ventajas o Distribucin de ms informacin y velocidad. o Mayor eficiencia en la entrega de mensajes de rutina a grandes cantidades de personas a travs de grandes reas geogrficas. o Son ms baratos, sobretodo en el envo de mensajes nocturnos. o Puede reducirse el tiempo que se dedica a viajar y a interactuar en reuniones de grupo. Desventajas o Dificultad para resolver problemas complejos que requieren de iteracin cara a cara. o Incapacidad para captar claves sutiles del comunicador. o Es menos adecuado para informacin confidencial, resolucin de conflictos o negociaciones. o Envo de insultos, mensajes indecentes, denuncias, etc.

La oficina virtual: oficina mvil donde las personas pueden trabajar en

cualquier lugar, mientras tengan las herramientas para comunicarse con sus clientes y sus compaeros.

Administracin de la carga electrnica: para evitar la carga electrnica se

debe utilizar estas reglas bsicas: o o o o o o Utilice un medio que usted sepa que emplea su pblico. Si el mensaje es importante, haga que su importancia sea clara. Si est solicitando accin, haga que esto tambin sea claro. No confe demasiado en los medios electrnicos. El reto est en separar lo verdaderamente importante de lo rutinario. Identifique las cosas ms importantes y jerarquice su tiempo en torno a estas. o Se puede utilizar software que ayuden a protegerle del volumen de informacin electrnica. o Aconsejar a la gente que evite enviar correos electrnicos innecesarios.

Redes de comunicaciones
El volumen de las comunicaciones que recibe una persona depende en parte de su posicin en las estructuras de toma de decisiones. Quienes toman decisiones descentralizadas e independientes tienen las menores necesidades de comunicaciones. Quienes tomas decisiones centralizadas necesitan y estn expuestos a mayores volmenes de comunicacin. Algunos de los descentralizados que toman decisiones se encuentran tan interconectados que necesitan incluso ms informacin que los centralizados. COMUNICACIN UNMSM

Actan en forma independiente, pero sus decisiones de basan en grandes cantidades de informacin procedente de lugares remotos y disponibles a travs de redes electrnicas. Tales redes de comunicaciones complejas se exageran an ms si consideramos la colaboracin entre las organizaciones.

Riqueza de los medios

Es el grado hasta el cual un medio de comunicacin transmite informacin. Los medios ms ricos son ms personales que tecnolgicos, permiten la retroalimentacin rpida, permiten gran cantidad de lenguaje descriptivo y transmisin de distintos tipos de ideas. La comunicacin cara a cara es el medio ms rico (voz, expresin facial, lenguaje corporal y seales no verbales). El telfono es el medio menos rico, le siguen el correo electrnico y el memorndum. Por lo tanto se debe enviar mensajes difciles por los medios ms ricos y los mensajes ms usuales por los medios menos ricos.

Eficiencia y eficacia
Para mensajes importantes o complejos quiz sea adecuado utilizar muchos canales, ya que de esa manera es ms probable que se comprendan. De esta manera se pueden evitar problemas costosos. Tener en cuenta que antes de transmitir comunicaciones importantes, pnganse en el lugar del receptor y seleccione su enfoque en consecuencia, y sea mejor si se discuten con prontitud y cara a cara o en grupos pequeos, as ser ms efectiva la comunicacin.

MEJORAMIENTO DE LAS HABILIDADES DE LA COMUNICACIN

Mejoramiento de las habilidades del emisor

HABILIDADES DE PRESENTACIN Y PERSUASIN

Para mostrar la calidad de gerentes se les llamara a presentar su propuesta y que puedan vender su idea. Entonces como lderes, algunos de sus retos ms difciles surgirn cuando la gente no quiera hacer lo que debe, entonces, ellos deben persuadir a la gente para que se comprometa. La manera en que se digan las cosas puede significar ms de lo que se dice.

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Algunos principios fundamentales de la persuasin son: Como emisor necesita tener credibilidad. Se debe decidir si el mensaje debe incluir argumentos opuestos y tener un orden antes de presentarlo. Ser redundantes es efectivo, para la mejor decodificacin del mensaje. Los mensajes ms poderosos y persuasivos son sencillos e informativos.

HABILIDADES DE REDACCIN
La redaccin eficaz es algo ms que la ortografa, puntuacin y gramtica correctas. Una buena redaccin exige un pensamiento claro y lgico. El acto de escribir puede constituir una ayuda poderosa para el pensamiento, pues se tiene que pensar en lo que verdaderamente se quiere decir y la lgica que est detrs del mensaje.

LENGUAJE
La eleccin de las palabras puede mejorar la eficacia de la comunicacin o interferir con ella. El uso comn son las abreviaturas. Por lo tanto, ya sea que hable o escriba algo, considere los antecedentes del receptor y ajuste el lenguaje en consecuencia. Cuando usted recibe un mensaje, no suponga que entiende lo que el hablante pretende. En un negocio en el extranjero, la comunicacin es un poco difcil por la diferencia de idiomas, pero los que s tienen la facilidad de lenguaje, tienen ms ventajas sobre sus competidores. Hacer el esfuerzo de conocer el lenguaje local propicia un intercambio, prepara el terreno para hacer negocio, ayuda a la adaptacin al choque cultural y a introducirse en otra cultura.

HABILIDADES NO VERBALES
Comnmente, la gente enva e interpreta seales distintas a las que se hablan o escriben. Los mensajes no verbales pueden apoyar o debilitar el mensaje declarado, tambin las expresiones no verbales tienen un impacto mayor que otras. En una conversacin se deben dar seales no verbales que expresen calidez, respeto, preocupacin, un sentimiento de igualdad y disponibilidad a ayudar. Tener en cuenta las siguientes sugerencias para enviar seales no verbales positivas: Utilice el tiempo apropiadamente. Procure que la disposicin de su oficina ayude a la comunicacin abierta. Recuerde siempre su lenguaje corporal. Tener en cuenta que el silencio es una situacin no verbal interesante.

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Seales no verbales en diferentes pases A continuacin se incluyen algunos de los errores no verbales que las personas pueden cometer en otros pases. En Bulgaria, mover la cabeza de arriba abajo significa no. La seal de perfecto que algunas personas hacen con el ndice y el pulgar en un crculo, es vulgar en Brasil, Singapur, Rusia y Paraguay. La cabeza es sagrada en las culturas budistas, as que nunca toque a alguien en ese lugar. En las culturas musulmanas, nunca toque nada o coma con la mano izquierda, la cual se considera impura. Cruzar el tobillo sobre la rodilla es grosero en Indonesia, Tailandia y Siria. Tambin necesita interpretar correctamente las seales no verbales de los dems. Los chinos se rascan las orejas y las mejillas para indicar felicidad. Los griegos dan un soplo cuando reciben un cumplido. Los hondureos tocan sus dedos bajo sus ojos para mostrar incredulidad o indicar precaucin.

Mejoramiento de las habilidades del receptor

Una vez que se ha vuelto efectivo en el envo de mensajes orales, escritos y no verbales, est a medio camino de convertirse en un comunicador completo. Sin embargo, tambin necesita desarrollar capacidades adecuadas de recepcin. Los receptores necesitan buenas habilidades para escuchar leer y observar.

ESCUCHAR
Aunque es fcil suponer que escuchar es fcil y natural para la mayora de las personas, en realidad es difcil y no tan comn como se requiere. Una tcnica bsica denominada reflexin ayudar al gerente a escuchar con efectividad. La reflexin es el proceso por el cual una persona intenta repetir y aclarar lo que considera que la otra persona est diciendo. Cuando ambas partes participan activamente en la reflexin, llegan al marco de referencia de uno y otro no escuchan y responden a partir del propio. El resultado es una comunicacin ms precisa en dos sentidos. Cuando un gerente se toma su tiempo para escuchar y conocer a las personas, stas piensan, est demostrando inters en m o me est haciendo saber que importo, o bien valora mis ideas y mis colaboraciones. S urge la confianza

LEER
El analfabetismo constituye un problema mundial. Incluso si no constituye un problema en la organizacin de usted, los errores en la lectura son comunes y costosos. Como receptor, por propio beneficio, lea los memorandos lo antes posible, antes de que sea demasiado tarde para contestar. Examine rpidamente su material de lectura, pero lea los memorandos, documentos y pasajes importantes, despacio y con cuidado.

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OBSERVAR
Los comunicadores efectivos tambin son capaces de observar e interpretar las comunicaciones no verbales. Algunas compaas capacitan a sus fuerzas de ventas para interpretar las seales no verbales de los clientes potenciales. La gente tambin puede decodificar las seales no verbales para determinar si un emisor dice o no la verdad

Supervisin efectiva
En muchos estudios se han comparado las habilidades de comunicacin de los buenos y los malos supervisores. Los supervisores que reciben mejores calificaciones exhiben varias caractersticas clave. 1. comunican ms informacin. 2. los supervisores efectivos prefieren preguntar y persuadir que decir y exigir. 3. son sensibles a las necesidades y sentimientos de la gente. De esta manera los gerentes efectivos estn ms dispuestos a la comunicacin que los gerentes inefectivos.

Comunicacin Organizacional
Ser un comunicador hbil es esencial para ser un buen gerente y un buen lder de equipo. Ahora analizaremos la comunicacin descendente, ascendente, horizontal e informal en las organizaciones.

Comunicacin descendente
La comunicacin descendente se refiere al flujo de informacin de los niveles superiores a los inferiores en la jerarqua de la organizacin. Las personas deben recibir la informacin que necesitan para realizar su trabajo y convertirse como miembros leales a la organizacin. Pero a menudo carecen de informacin adecuada. Un problema es la sobrecarga de informacin. Se les bombardea con tanta informacin que no absorben toda. Gran parte de ella no es muy importante, pero su volumen hace que se pierda gran cantidad que s lo es. Un segundo problema es la falta de apertura entre gerentes y empleados. Los gerentes pueden creer que si no hay noticias, son buenas noticias, si supieran lo que yo, no estaran molestos con esta decisin. En otras palabras, algunos gerentes retienen informacin aun cuando es sumamente importante COMUNICACIN UNMSM

que la compartan. Un gerente debe considerar las consecuencias de no compartir una parte de informacin y de asegurarse que se entrega la informacin relevante. Un tercer problema es el filtrado. El filtrado plantea problemas serios para las organizaciones. A medida que los mensajes se comunican hacia abajo a travs de muchos niveles organizacionales, se pierde mucha informacin.

Coaching
El coaching es el dialogo con el objetivo de ayudar a que otro sea ms efectivo y alcance su mximo potencial en el trabajo. Cuando la gente tiene problemas de desempeo, o muestra comportamientos que necesitan cambiarse, el coaching es mejor manera de ayudar a una persona a cambiar y a tener xito. El coaching no es solamente para aquellos con un rendimiento deficiente; como incluso los grandes atletas saben, es para cualquiera que sea bueno y que aspire a la excelencia.

La comunicacin descendente en tiempos difciles

Durante fusiones y adquisiciones corporativas, los empleados estn ansiosos, pues se preguntan cmo puede afectarles la fusin. Lo ideal, y tico, es que la alta direccin se comunique lo antes posible con los empleados acerca del cambio. Para algunos argumentan contra este enfoque, sosteniendo que informar a los empleados acerca de una reorganizacin puede ocasionar que se vayan demasiado pronto. Entonces la alta direccin muchas veces se enclaustra con lo que induce a rumores y ansiedad. Los CEO y otros ejecutivos de primer nivel estn rodeados de abogados, banqueros, inversionistas y otros. Incluso con la gente afectada por el trato se debe aumentar, y no reducir, la comunicacin.

Administracin de libro abierto

Es la prctica de compartir informacin vital, antes disponible solo para la direccin, con los empleados de todos los niveles de la organizacin. sta comprende metas financieras, declaraciones de ingresos, presupuestos, ventas, pronsticos y otros datos importantes acerca del comportamiento y proyectos de la compaa. Estas prcticas son controvertidas, pues muchos gerentes prefieren mantener esa informacin para s mismos. Compartir planes estratgicos e informacin financiera con los empleados puede ocasionar filtraciones de informacin para la competencia, o insatisfaccin de los trabajadores con su compensacin. Pero las empresas que comparten esta informacin alegan que han tenido un impacto favorable en motivacin y productividad. COMUNICACIN UNMSM

Comunicacin Ascendente
La comunicacin ascendente va de los niveles inferiores a los superiores en la jerarqua. Una adecuada informacin ascendente es importante por diversas funciones: Los gerentes saben que est pasando. Los empleados obtienen la oportunidad de comunicarse hacia arriba. La comunicacin ascendente eficaz facilita la comunicacin descendente a medida que escuchar bien se vuelve una calle de dos sentidos.

Los problemas comunes en la comunicacin ascendente son similares a los de la comunicacin descendente. Los gerentes, como los subordinados, se encuentran bombardeados con informacin procedente de abajo. Adems, algunos empleados no siempre estn abiertos ante sus jefes; en otras palabras, el filtrado de tanto arriba como hacia abajo. La gente tiende a compartir solamente las buenas noticias con sus superiores y a eliminar las malas porque quieren parecer competentes; desconfan de su jefe y temen que si se da cuenta de algo que han hecho se les castigar o creen que ayudan a su jefe si lo protegen de su problema.

Manejo de la comunicacin ascendente

Generar informacin til desde abajo requiere hacer dos cosas: 1. Los gerentes deben facilitar la comunicacin ascendente. 2. Los gerentes tambin deben motivar a sus empleados a proporciona informacin vlida. La comunicacin ascendente til se debe reforzar y no castigar. No debe hacerse a un constantemente a la persona que intente hablar con un gerente acerca de un problema. Una poltica anunciada de puertas abiertas debe serlo verdaderamente. Los sistemas de comunicacin ascendente no tienen que ser formales, tambin pueden ser informales. El gerente interesado en mejorar las comunicaciones ascendentes puede solicitar el consejo de los empleados, hacer visitas informales a las plantas, considerar y responder en verdad a las sugerencias de los empleados y distribuir resmenes de ideas y prcticas nuevas inspiradas en las sugerencias y acciones de estos.

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Comunicacin Horizontal
Esta comunicacin puede darse entre gente del mismo equipo de trabajo. Otra comunicacin importante debe darse entre gente de departamentos distintos. La comunicacin horizontal tiene diversas funciones importantes: 1. Permite compartir informacin, coordinar y resolver problemas entre las unidades 2. Ayuda a resolver conflictos 3. Al permitir la interaccin entre iguales, proporciona apoyo social y emocional a las personas

Manejo de la comunicacin horizontal:

Tcnicas para mejorar la comunicacin horizontal y la integracin: contacto directo entre gerentes, roles integradores, fuerza de tarea, equipos de proyectos y otros. Los sistemas de informacin gerencial son otro mecanismo para hacer que la informacin est disponible para todas las reas de la organizacin. GE es un gran ejemplo de cmo usar la comunicacin horizontal productiva como arma competitiva.

Comunicacin formal e informal

Los rumores transitan libremente por la organizacin, estos tejen la red social de la comunicacin informal, ayudan a la gente interpretar a la organizacin y traducen los mensajes formales al lenguaje del trabajador, y transmite informacin del sistema formal que no se menciona. Esto puede ser altamente peligroso para la organizacin y en ello radica su importancia de manejo.

Manejo de la comunicacin informal

Los rumores pueden destruir la fe y la confianza de la gente en la compaa, y en unos y otros. Pero los rumores no se pueden eliminar, por ello se necesita trabajar con ellos de diferentes maneras: I. II. III. Hablar con las personas claves Para prevenir se debe explicar mejor Neutralizar mediante: no hacer caso a rumores ridculos, confirmar cualquier parte que sea cierta, hacer comentarios pblicos, negar el rumor si este es en verdad falso.

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Ausencia de fronteras
Jack Welch, de GE, es defensor y practicante ms destacado de lo que ha denominado ausencia de fronteras que es una organizaciones donde no hay barreras al flujo de informacin, esto implica que la informacin est disponible segn se necesita y que se mueve con rapidez y facilidad para que la organizacin funcione mucho mejor como un todo que trabajando como partes separadas. El famoso programa de Workout de GE es una serie de reuniones de miembros de un negocio de distintos niveles jerrquicos en donde se da discusiones francas y duras en donde se rompen los niveles verticales, tambin se da entre clientes y proveedores, rompiendo as la barrera externas.

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