REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR INSTITUTO NACIONAL FONDO DE PROMOCIN Y CAPACITACIN TURSTICA

COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIN ACADMICA COORDINACIN DE INVESTIGACIN

DETERMINAR LA IMPORTANCIA DE UNA CTEDRA DE BANQUETES PARA LA FORMACIN DE LOS ESTUDIANTES DEL CUHELAV

AUTOR: LOREANNA MENDOZA

MERIDA VENEZUELA OCTUBRE 2005

COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS SUBDIRECCIN ACDEMICA COORDINACIN DE INVESTIGACIN

DETERMINAR LA IMPORTANCIA DE UNA CTEDRA DE BANQUETES PARA LA FORMACIN DE LOS ESTUDIANTES DEL CUHELAV Trabajo como requisito parcial para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Hotelera y Servicios de la Hospitalidad

AUTOR: LOREANNA MENDOZA TUTOR: MAYLY SALINAS

MRIDA VENEZUELA OCTUBRE 2005

INDICE GENERAL p.p DEDICATORIA AGRADECIMIENTOS LISTA DE FIGURAS LISTA DE GRFICOS INTRODUCCIN iv vi vii viii ix

CAPTULO I. EL PROBLEMA Planteamiento del Problema...2 Objetivos de la Investigacin. 5 Justificacin... 6 Limitaciones...8 CAPTULO II. MARCO TERICO Resea Histrica referida al Hotel Escuela y sus desarrollos... 9 Antecedentes de la Investigacin..10 Bases Tericas.. 11 Bases Legales....47 CAPTULO III. MARCO METODOLGICO Tipo de Investigacin...52 Tipo de Muestreo. 54 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos.. 54 Tcnicas de Procesamiento y Anlisis de Datos..55 CAPTULO IV. ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS Resultados de las encuestas..57 CAPTULO V. PROPUESTA Programa de Banquetes y Eventos...70 CAPTULOVI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusin... 74 Recomendacin 76 BIBLIOGRAFA77

DEDICATORIA.

Este trabajo especial de grado va dedicado a mi Madre, es un triunfo en el cual se lleva todos los meritos por ensearme a no caer y salir adelante hoy soy una victoria para ti una respuesta a tu esfuerzo por sacarnos adelante a costa de lo que fuera por nunca rendirte y darnos lo mejor para ser lo mejor. Este es solo el comienzo.

A ti Hermana mi segunda mam hoy soy el resultado del ejemplo que me diste este xito es tuyo por haber ayudado a que hoy este aqu a pesar de nuestra gran prdida y la terrible situacin que pasamos, fuiste pilar y pieza fundamental de esa transicin.

Y por ltimo pero no en mi corazn a ti Pap que desde el cielo estars disfrutando del resultado de tu esfuerzo, ya esta cumplido, hoy tus hijas somos unas profesionales.

AGRADECIMIENTOS

A mi Padre por que t ms que nadie creas en m en lo que era y en lo que poda hacer, siempre supiste que iba a quedar en esta institucin y antes de darte la noticia ya tenas todo comprado, en esta y en muchas situaciones mas estuviste seguro de m. Gracias por tu confianza.

A mi Madre y a mi Hermana quienes se esforzaron por mantenerme aqu estudiando cuando mi padre nos dej. Gracias por sus esfuerzos.

A ti Vythalis por haberme enseado lo que es el amor unido con el apoyo incondicional, la confianza y la amistad.

A los familiares y amigos que de una u otra manera ayudaron en mi desempeo ya sea fsico o emocional. Gracias.

LISTA DE FIGURAS

No. Figura

p.p

1. 2. 3.

AUDITORIO CONVENCIONAL AUDITORIO SEMICIRCULAR CON PASILLO CENTRAL

25 25

AUDITORIO SEMICIRCULAR CON BLOQUE CENTRAL Y ALAS 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30 31 31 32 32 33

CURVAS 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. AUDITORIO EN FORMA DE V REPISAS PARA ESCRIBIR Y SILLAS DE BRAZOS MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE U MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE E MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE T MESAS PARA DIRECTORES MESA OVAL PARA DIRECTORES CUADRO CON HUECO MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE HERRADURA MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE CRCULO MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE AULA AULA ESTILO PERPENDICULAR AULA INVERTIDA O EN FORMA DE V MESAS REDONDAS

LISTA DE GRFICOS

No. Grfico

p.p

1. 2.

Qu relacin tiene usted con el CUHELAV?

57

Cree usted que debe implementarse la unidad de Banquetes como asignatura 58

al pnsum de estudios del CUHELAV? Por qu? 3. qu? 4.

En qu semestre considera usted que debera cursarse dicha materia? Por 60 Cundo cree usted que debera efectuarse la incursin de la ctedra al 63

pnsum de estudios del CUHELAV? 5.

Bajo qu tipo de modalidad cree usted que debera llevarse a cabo esta 64 65

asignatura? 6. 7. Cuntas horas a la semana debera abarcar esta rea?

Cul cree usted es la importancia de dicha materia para el futuro egresado? 66

Por qu?

INTRODUCCIN Con el pasar de los aos los clientes y huspedes de la Industria de Hospitalidad se han vuelto mas exigentes a la hora de que les sea prestado un servicio esto debido a la evolucin de la tecnologa y a los cambios en la mentalidad de las personas, trayendo como consecuencia que las empresas requieran ser manejadas de acuerdo a la dinmica misma del negocio, es decir, que las situaciones sean operadas a la vanguardia de los requerimientos de los clientes y huspedes. Cualquier gestin empresarial que no se adapte a la dinmica actual, tendr menos posibilidades de xito que otra que si lo haga, acotando que el xito no esta determinado por la antigedad o innovacin sino ms bien por su adaptabilidad a las exigencias y condiciones a las que se ve sometida la empresa para alcanzar sus objetivos.

Como consecuencia de la dinmica actual de la hotelera las exigencias y condiciones que se presentan en el departamento de Eventos y Banquetes hacen que los procedimientos en esta rea sean regidos por la innovacin y la adaptabilidad, por lo que stas deben estar ligadas a la formacin de quienes se desarrollan en un departamento de banquetes, y la formacin es un factor clave que abarca desde las instituciones de educacin que forman al recurso humano, (caso especfico de esta investigacin el Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos) hasta los mismos establecimientos hoteleros. Por toda esta situacin antes planteada es que se toma como punto de partida la importancia que tiene la creacin de una ctedra de banquetes para los estudiantes del CUHELAV como herramienta de formacin.

La presente investigacin es un informe detallado sobre la importancia que tiene la inclusin de una ctedra de Banquetes para la formacin de los alumnos del Colegio Universitario de los Andes Venezolanos, esta dirigida a sealar los beneficios que aportara al estudiantado de dicha Institucin el estar ms preparado en la Gestin y Administracin de Banquetes y Eventos, proporcionando los

procedimientos legales que se deben hacer para cambiar el pnsum de estudios y como contribuira esto a seguir realzando la calidad profesional del futuro egresado.

CAPTULO I

1. EL PROBLEMA

1.1

Planteamiento del Problema

La Industria de la Hospitalidad, es hoy uno de los sectores que demanda una gran cantidad de servicios, que van desde los ms bsicos hasta los ms detallados y complementarios, por eso se requiere que los profesionales en esta rea estn cada da ms preparados para las diversas funciones en las que deben desempearse, para que de esta manera se cumpla con las metas y objetivos propios de las empresas que comprenden esta importante industria. Lamentablemente en algunos casos por no decir la mayora de los establecimientos hoteleros, el personal que labora en sus diferentes reas desarrolla sus mltiples funciones basndose en sus experiencias y en la relacin que guarda un rea con otra, ya que en su preparacin acadmica no contemplan la totalidad de las reas de la industria hotelera.

El problema que nos atae es determinar la importancia que tiene para los alumnos del CUHELAV que se les cambie la unidad de Banquetes que se encuentra dentro de la ctedra de Gestin de Alimentos y Bebidas por la ctedra de Banquetes, para que salgan mas preparados en esta rea que en la actualidad esta muy demandada. Cabe resaltar que la educacin impartida por el CUHELAV para formar a sus egresados como profesionales de la hotelera y servicio de la hospitalidad reconocida a nivel nacional e internacional, muestra a los alumnos en el primero y segundo semestre toda el rea operativa de la industria de la hospitalidad, lo cual es demostrado en las pasantas operativas que se dan en el tercer semestre, luego en el cuarto y quinto semestre se ensea toda la parte administrativa, que se lleva a cabo en las pasantas administrativas del sexto semestre. Siendo el cuarto y el quinto semestre administrativos por qu no incluir el rea de banquetes de manera detallada? ya que en la parte operativa nuestro desenvolvimiento es muy ptimo pero en la parte administrativa falta un poco mas de conocimientos, con esto no se quiere decir que

los estudiantes del CUHELAV no son capaces de realizar un evento sino que les faltara mas preparacin para ultimar detalles, imprevistos, papeleos, toma de dediciones entre otros.

La inquietud que el investigador tuvo para realizar la investigacin se origin de la experiencia obtenida en las pasantas, debido a ello surge la necesidad de realizar un estudio detallado de la importancia de incluir la ctedra de banquetes en el pnsum de estudio, la cual se determinar mediante el anlisis de los resultados obtenidos en la realizacin de una encuesta a un nmero determinado de personas entre ellos alumnos, profesores, egresados activos e inactivos.

El Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos siendo la institucin lder en la formacin de recurso humano para la empresa hotelera en Venezuela, debe comenzar a ajustar sus programas de estudios a las reas de la hotelera que ms auge tienen en estos tiempos y que actualmente no se vislumbran, caso especfico el departamento de Banquetes y Eventos ya que son muy pocas las instituciones de educacin hotelera en el pas que preparan a sus estudiantes en sta, de ser as se continuar manteniendo el prestigio que durante aos ha mantenido el CUHELAV, permitiendo a su vez que el perodo de entrenamiento empresarial administrativo sea mejor aprovechado por los estudiantes que inclinan su vocacin de servicio al Departamento de Banquetes.

Aunado a esto se puede decir que el Hotel Escuela cuenta con la infraestructura, la utilera y la demanda de eventos requeridos para impartir conocimientos acerca de los Banquetes y Eventos. Adems queriendo el CUHELAV ahora darse a conocer al pblico como un Centro para realizar Eventos y Convenciones que ms que su propio estudiantado para llevar a cabo estos eventos y as cumplir con el lema principal de la Institucin Aprender haciendo.

1.2

Objetivos de la investigacin

Objetivo General: Determinar la importancia de la ctedra de banquetes para la formacin de los estudiantes del Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos.

Objetivos Especficos:

 Determinar que herramientas metodolgicas son las mas viables para la aplicacin de un programa de preparacin en el rea de Banquetes Sealar cuales serian los beneficios que aportara a los futuros profesionales el estar preparados en la gestin y administracin de Banquetes. Establecer un programa acadmico que facilite la preparacin de los estudiantes en el rea de Banquetes. Sostener que la creacin de la ctedra de Banquetes es una necesidad imperante dentro del Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos (C.U.H.E.L.A.V.)

1.3

Justificacin

Dentro de la visin y la misin del Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos (C.U.H.E.L.A.V.) se resalta que es una institucin nica en su estilo y que se destaca por la excelente calidad docente con slida mstica y preparacin, que es reconocida por las principales cadenas hoteleras, donde todos los miembros que integran esta casa de estudio responden a la filosofa de Aprender Haciendo, para de esta forma promover la excelencia. En consecuencia de esto se hace necesario que el colectivo de esta institucin responda a los cambios que se generan en el entorno de la hotelera y la hospitalidad y una manera de hacerlo es responder a la necesidad que presenta la industria en el rea de banquetes. Caso

especfico de esta investigacin dentro del Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos (C.U.H.E.L.A.V.) de la ciudad de Mrida.

En consecuencia, de que la hotelera es uno de los sectores que se est tomando en cuenta para impulsar el turismo como elemento de desarrollo econmico, y ya comprobado por investigaciones previas que Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos es una organizacin que tiene los recursos bsicos necesarios para la implementacin de la ctedra de banquetes por qu no implementarla?, adems de esta forma se estara aumentando los atributos de esta institucin para que sea el centro piloto de altos estudios de Hotelera en Venezuela.

De igual modo la implantacin de una ctedra de banquetes sera un elemento curricular que le dara al estudiante la oportunidad de desarrollarse de mejor manera en su entrenamiento empresarial administrativo, a su vez esto redundara en una respuesta a la creciente demanda de profesionales en esta rea.

As mismo, la ctedra de banquetes va a permitir que todos los estudiantes puedan tener conocimiento de esta importante rea, para ello se deben aprovechar los recurso fsicos de la institucin (salones. reas, campus estudiantil etc.) para no faltar a la filosofa de aprender haciendo y para que el desarrollo en esta rea sea integral donde se combine la instruccin acadmica con la actividad prctica.

Por las razones antes expuestas, la creacin de la ctedra de banquetes traera como resultado el mejoramiento del perfil del estudiante, a su vez contribuir con el objetivo del estado de promover el turismo como elemento de desarrollo socioeconmico, permitir que se aproveche mejor los recursos fsicos de la institucin y se satisfar una de las mas grandes demandas de la industria en estos tiempos.

1.4

Limitaciones

Dentro del desarrollo de cualquier trabajo de grado se presentan limitaciones, que estn directamente relacionadas con la posibilidad de poder solucionar el problema planteado, en el caso de la presente investigacin, las limitaciones que se presentan son las siguientes: El poco tiempo que posee el investigador para desarrollar el tema La poca informacin explcita para incluir una materia a un pnsum de estudio de acuerdo con el CNU.

CAPTULO II

2. MARCO TERICO

2.1

Resea Histrica referida al Hotel Escuela y sus desarrollo.

El Hotel Escuela de Venezuela CUHELAV es una institucin adscrita al Instituto Nacional de Turismo, la cual prepara los recursos humanos necesarios en las empresas de hospitalidad.

Creada en 1988, ha trabajado desde su fundacin con el Hotel Prado Ro (localizado en la ciudad de Mrida).

En Julio de 1992, el Hotel Escuela pasa a ser, para beneplcito de los que all laboran, Colegio Universitario. Su programa de estudios comprende seis semestres acadmicos con una duracin de veinte semanas cada uno, por lo que luego de tres aos los estudiantes pueden obtener el ttulo de "TCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN HOTELERA Y SERVICIOS DE LA HOSPITALIDAD. Este ttulo califica al estudiante para ejercer funciones directivas y de supervisin en hoteles, restaurantes, resorts, centros de salud, etc.

Formacin Profesional.

De acuerdo al sistema educativo formal, el Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos se rige por la filosofa "Aprender Haciendo" segn los preceptos establecidos por los Hoteles Escuelas a nivel mundial; enmarcado en los lineamientos del Ministerio de Educacin para todos los colegios e institutos universitarios. Esta carrera dura tres aos, divididos en seis semestres que se distribuyen en dos etapas de formacin profesional.

Una etapa inicial, de carcter operativo que abarca los tres primeros semestres. Los intereses principales durante esta etapa son las operaciones hoteleras, y termina en un periodo de pasantas en hoteles cuatro y cinco estrellas dentro del pas.

La segunda etapa prepara al estudiante para realizar actividades relacionadas con la supervisin de operaciones hoteleras, personal, organizacin, finanzas, mercadeo y ventas. Esta etapa se complementa con un segundo perodo de pasantas en hoteles cinco estrellas del Exterior o de Venezuela.

De este modo la educacin que imparte el Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos abarca todos los aspectos de las operaciones hoteleras, proporcionndole al estudiante una formacin integral que le permita tener acceso al mercado laboral en la industria de la hospitalidad.

2.2

Antecedentes de la Investigacin

Los antecedentes de la presente investigacin, se basan en indagaciones previas que guardan relacin con el problema objeto de estudio que permita tomarlos como referencia para esta investigacin. Por esta razn se considera importante citar algunos trabajos que se relacionan con la importancia de la creacin de una unidad curricular de banquetes para el CUHELAV.

Segn, la Bachiller Mostacero (1996), en su Trabajo Especial de Grado titulado; La unidad de Banquetes como parte de la formacin del estudiante del CUHELAV seala que:

Segn el objetivo de la carrera Hotelera y Servicios de la Hospitalidad, el estudiante del Colegio Universitario Hotel Escuela de los andes Venezolanos es una persona en formacin profesional para la gerencia media; pero surge la necesidad en tener respuesta a la interrogante posee realmente el estudiante del Colegio Universitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos los conocimientos

operativos y administrativos necesarios para desempearse en la unidad de banquetes? Esta interrogante surge de la experiencia vivida por el estudiante durante el entrenamiento empresarial, quien detect ciertos aspectos que habra de profundizar tanto a novel operativo como administrativo.

Posteriormente, Mostacero (1996), seala como resultado de su investigacin lo siguiente:

El 100% de los encuestados considera que es muy importante incluir la materia de banquetes en el pnsum de estudios, debido a la importancia que representa hoy en da la unidad de banquetes dentro de la operacin de un hotel, el 100% de los egresados encuestados estn muy de acuerdo en la importancia que tiene una unidad de banquetes dentro del aprendizaje del estudiante y de la necesidad de crear la ctedra de banquetes , as como las hay de cocina, servicio, gestin de alimentos y bebidas.

2.3

Bases Tericas:

Una Operacin de A y B exitosa es una arco iris de posibilidades de ingreso.

El servicio que ofrece el rea de Alimentos y Bebidas es de vital importancia ya que es considerado como la principal fuente generadora de ingresos dentro de la operacin de un Hotel y mas an cuando ste ofrece servicios de Banquetes y Convenciones los ingresos por Concepto de Alimentos y Bebidas se incrementan considerablemente sobrepasando los ingresos que genera la venta de habitaciones.

La unidad de Banquetes forma parte del rea de Alimentos y Bebidas, se encarga principalmente de la logstica del evento como la planificacin, organizacin, ejecucin y evaluacin de los diferentes tipos de eventos como: Eventos Sociales (Bodas, Bautizos, Comuniones, Quince Aos), Eventos Corporativos, Grupos y Convenciones.

Por definicin del diccionario de la Real Academia de la Lengua, un banquete es: Comida a la que concurren muchas personas, invitadas o a escote, para agasajar a alguien o celebrar algn suceso. Y tambin lo define como: Comida esplndida. El banquete, es una comida que se organiza con el motivo de celebrar un determinado acontecimiento (una visita oficial, una boda, un aniversario, etc.). Hay otros muchos tipos de "comidas" que se organizan para otras ocasiones, y que no revisten de la misma importancia que un banquete (lunchs, vinos de honor, cctel, etc.). El banquete puede tener un aperitivo previo o una continuacin; puede ir seguido a su trmino de un baile o un espectculo. Todo ello debe guardar relacin con el motivo de la celebracin.

A continuacin se definirn algunos tipos de Eventos:

Convenciones

Las convenciones funcionan a la manera de un grupo organizado para la consecucin de un fin comn, y su caracterstica principal es la homogeneidad de sus integrantes. En este sentido, las convenciones, los congresos, los seminarios y los foros son eventos de comunicacin y de convivencia que, en un destino geogrfico y en fecha preestablecida, renen a un grupo de personas que comparten un inters comn y cuya presencia obedece al afn personal o al propsito de una empresa, de propiciar la convivencia, superacin, capacitacin, educacin o conocer nuevos procedimientos o productos.

Clasificacin de las Convenciones De acuerdo con el fin que persigue y la forma que se desarrolla se dividen en dos nmeros: las convenciones corporativas y las institucionales o asociaciones.

 Convenciones Corporativas

Convenciones Seminarios Juntas de ventas

Convenciones Institucionales Convenciones asociaciones

Congresos Conferencias Grupos Tursticos Grupos

Convenciones Corporativas:

Estas son las organizan las grandes empresas con el propsito de motivar, entrenar y capacitar a su personal; se caracterizan por ser obligatorias, mas frecuentes y tener mayor volumen de asistencia, porque los gastos corren por cuenta de la empresa. Estas reuniones se clasifican en:

a) Convenciones: son eventos de comunicacin cuyo objetivo es divulgar y desarrollar ideas o pensamientos, con lo que se obtiene una sntesis til para el futuro. b) Seminarios: en este tipo de eventos los participantes se dedican a escuchar a los expertos, recibiendo capacitacin en los temas tratados. c) Junta de Ventas: se llevan a cabo para entrenar o capacitar al personal de ventas, que se rene cuantas veces sea necesario, representa un cierto nmero de gastos.

Convenciones Institucionales: Tambin representa un gran volumen dentro del mercado de convenciones; estas reuniones se realizan con menos frecuencia que las corporativas, ya que son independientes y sus gastos resultan considerables. Pueden ser pagadas por sus asociaciones o por los propios participantes.

Convenciones de Asociaciones:

Estas reuniones se celebran a niveles locales, regionales, estadales, nacionales e internacionales, y agrupan a miembros de una comunidad que ejerce la misma profesin, actividad o especialidad, o que comparte un mismo inters colectivo. La asistencia es voluntaria y los gastos son cubiertos por el asistente.

Convenciones Empresariales:

Son eventos que las empresas celebran a niveles locales, regionales, estadales, nacionales y ocasionalmente internacionales, a los que se convoca ejecutivos, distribuidores o agentes de venta. En este ltimo caso es frecuente que se expongan los nuevos productos o servicios a la empresa. Las convenciones empresariales se clasifican en:

a.

Congreso: son reuniones cuyo propsito es sin partir e intercambiar

informacin, encontrar soluciones y averiguar hechos dentro de los campos tcnicos, econmicos y de mltiples reas. Puede describirse como una fusin de experiencia y opiniones provenientes de personal altamente capacitado. Por lo general, los congresos renen a las autoridades en la materia de que se trate. Se considera el evento -ms complicado de organizar, en especial si se compara con seminarios y convenciones. Como se trata de eventos de comunicacin, organiza agrupaciones y asociaciones de carcter mundial. Los asistentes proceden de diversos pases y sus caractersticas se adecuan al carcter de cada reunin. Generalmente, los gastos de los participantes son absorbidos total o parcialmente por la dependencia a las que representan. Los congresos pueden reunir desde 50 personas en adelante.

b.

Conferencias: son exposiciones de diversos temas en la que los expertos

presentan ponencias. En este tipo de reuniones se llega a varias conclusiones, las cuales se someten a discusin entre los participantes antes de considerarlas finales.

c.

Grupos Tursticos: son conjunto de personas con un inters comn, que parten

de un cierto destino hacia un lugar determinado, a fin de conocer la cultura, la arqueologa, las bellezas naturales, y las diversiones del mismo.

d.

Grupos deportivos: concurren a espectculos en donde muestran su fuerza

fsica y agilidad mental. Los ejemplos clsicos son las olimpiadas, los juegos centroamericanos y los panamericanos. Para asistir a esos eventos se forman grupos especiales. Otras reuniones de este tipo son las peleas de boxeo o el campeonato mundial, los torneos de tenis o el campeonato mundial de ftbol. Para llevar a acabo cualquier tipo de Evento o Banquete se deben tomar en cuenta 4 fases importantes:

1.- Cmo planificar un Evento?

La Planificacin es fundamental para una buena coordinacin entre todas las partes que intervienen en la realizacin de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos. Se deben anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y disear medidas de seguimiento que permitan evaluar los avances y resultados.

Seleccin del lugar

El lugar de la reunin es la sede que se escogi para llevarla acabo; una vez que la convencin ha iniciado, es poco lo que se puede hacer para alterarla. Es importante seleccionar cuidadosamente el lugar ya que este debe satisfacer tanto los propsitos de la convencin como las necesidades del grupo.

La ciudad

Para seleccionar la ciudad deben tenerse en cuenta las caractersticas del grupo que asistir a la convencin de manera que es necesario establecer parmetros

concretos de este y de sus intereses; tambin se deben considerar los aspectos sociales que se desean cubrir durante el evento.

La ciudad en que se llevar acabo la convencin debe tener buenas vas de comunicacin, poseer una infraestructura eficaz, y ofrecer atractivos tursticos.

Inspeccin del lugar

Es necesario realizar una investigacin personal acerca del lugar visitado. Se debe informar al director de ventas del Hotel que se presentaran personas con el fin de estudiar la posibi8lidad de celebrar una convencin en ese lugar.

Especficamente con la inspeccin del lugar se espera obtener los datos siguientes: a) Condicin general de los Hoteles y de los auditorios. b) Alojamiento y servicios, nmero y tipo de cuartos, ventas que se ofrecer, estado del mobiliario y de la decoracin, servicios de alimentos, manejo recepcin y registro, trato del personal, etc. c) Numero, tamao y tipo de los salones de juntas, a fin de comprobar si estn equipados para la proyeccin de audiovisuales. d) Lugar de exhibiciones e) Facilidades de transportacin frecuentes f) Las instalaciones, el equipo y los servicios deben valorase en trminos de los que el Hotel proporciona, lo que ofrece la oficina de convenciones y la disponibilidad de recursos en caso de que se necesite otros materiales

Los costos

Una vez escogido el lugar donde se realizar la convencin, es necesario investigar los precios y tarifas de los cuartos durante la celebracin del evento. El ejecutivo Hotelero debe informar acerca del nmero y tipo de cuartos, dormitorios y

cuartos funcionales que estarn disponibles para el grupo en las fechas necesarias. Tambin se debe determinar el costo de todos los servicios, equipos y requerimientos adicionales as como considerar la disponibilidad de cuartos complementarios.

Las fechas La seleccin de los lugares donde se celebrara el evento debe hacerse con mucha anticipacin tambin es necesario averiguar si se celebrara otra convencin al mismo tiempo y si el organizador esta dispuesto a conceder los cambios que beneficiaran a ambos eventos.

Las regulaciones

El ejecutivo Hotelero y el representante de la oficina de convenciones deben analizar las normas internas y las disposiciones que pueden afectar a las reuniones. As mismo, deben revisar todos los aspectos relacionados con la obtencin de licencia y todo lo que podra causar problemas para cumplir con las polticas establecidas

La Experiencia

El ejecutivo Hotelero debe conocer la historia de las convenciones celebradas en el establecimiento, con el objeto de asegurarse si el Hotel puede ofrecer cuartos adecuados, espacios para reuniones y lugares de exhibiciones, facilidades, equipos, personal y servicios que podras ser necesarios.

Espacio Funcional

El ejecutivo Hotelero mostrar el espacio y sus servicios mediante listas y diagramas de las salas de juntas y rea de exhibicin, de tal manera que puedan definirse los espacios que ms se acomoden a un programa.

Hospedaje

La reservacin de hospedaje es uno de los problemas que enfrenta el organizador de un evento. Por ello es preciso recurrir a las personas que tienen amplios conocimientos al respecto, como los ejecutivos hoteleros, a fin de establecer conexiones y evitar posibles errores.

Para hacer la reservacin definitiva de lo que se refiere a fecha y espacio, primero se debe proporcionar a los ejecutivos de ventas del hotel y a la delegacin de la convencin. , un informe detallado de los aspectos siguientes: a) Asistentes esperados b) Cuartos necesarios, cantidad y tipo. c) Llegadas y salidas de los asistentes.

Prioridades

Existen prioridades en la asignacin de las habitaciones. Por ejemplo, los expositores, los oficiales, y los oradores de la convencin deben ubicarse en habitaciones especiales. El hotel debe conocer quienes son estos personajes, para lo cual se le debe proveer de una lista que contenga estos datos.

2.- Cmo organizar un evento?

Clasificacin de comits

Despus de seleccionar el lugar sede se formaran los diversos comits para cubrir en forma eficaz las actividades de manera que se lleven a cabo fluidamente pues esto se encargar de tareas especficas. Estos comits pueden ser:

a.

Comit de finanzas

Este comit debe manejar el aspecto econmico relacionado con lo siguiente:

Ingresos

1. Cuotas de inscripcin 2. Contribucin de miembros 3. Otras contribuciones 4. Financiamiento 5. Renta de espacio para exhibicin 6. Anuncios 7. Varios

Egresos

1. Promocin y relaciones publicas 2. Timbres y envos postales 3. Material impreso 4. Decoracin 5. Husped y oradores invitados 6. Personal adicional 7. Transporte local 8. diversiones 9. Renta y gastos correspondientes al rea 10. Anuncios 11. Varios

b.

Comit de programas

El programa informativo y la coordinacin de todas las actividades de la convencin, son responsabilidad del comit de programas, que elabora en coordinacin con el comit de festejos, a fin de lograr un desarrollo armnico.

Entre las principales actividades de este comit se destacan las siguientes:

1. Elaborar un programa completo de actividades incluido eventos sociales y de trabajo, tiempo para asistir a las exhibiciones para hacer compras y paseos por la ciudad y otras actividades. 2. Imprimir el programa 3. Designar moderador o presidente de debate de cada reunin 4. Invitar con anticipacin a los oradores sobresalientes para que participen en la convencin. 5. Obtener el equipo necesario para los oradores: pizarrones, reglas, apuntadores, proyectores, etc. 6. Anticipar posibles cambios en el programa.

c.

Comit de publicidad

El comit de publicidad tiene una responsabilidad doble: promover la asistencia y la difusin de la convencin, tanto en los lugares de origen de los convencionistas como en el lugar en que se llevara a cabo. La oficina de convenciones ofrece una amplia cooperacin y cuenta con los medios informativos para programar la publicidad necesaria.

d.

Comit alojamiento

El comit de alojamiento tiene la funcin de asegurar que los huspedes cuenten con habitaciones que satisfagan todas sus necesidades. Debe trabajar en coordinacin con los gerentes de los hoteles seleccionados y con los encargados de reservaciones. La mayora de los miembros de la oficina de convenciones tienen gran experiencia en este tipo de labores.

e.

Comit de Festejos

Las funciones de este comit son muy valiosas, pues tiene a su cargo las actividades artsticas y recreativas de los eventos sociales de la convencin: comidas, banquetes, cenas, etc. Dicho comit debe vigilar las actividades siguientes: 1. Diversiones especiales incluidas en el programa global. 2. Todos los eventos sociales incluidas variedades y orquestas.

f.

Comit de registro

El comit de registro se encarga de otorgar las facilidades requeridas para el registro de los participantes. Es tambin responsable del centro de informacin y de las oficinas generales de la convencin.

g.

Comit de recepcin y Hospitalidad

Este comit opera como anfitrin de los asistentes en todos los eventos de la convencin. Da la bienvenida a los dignatarios visitante, miembros de la prensa y huspedes en general.

h.

Comit de transporte

Este comit, puede operar en coordinacin con el encargado de servicios generales, se encarga de la transportacin y suministro de informacin acerca de los viajes. Su tarea incluye tambin hacer los trmites necesarios para el traslado a cualquier evento que se desarrolle fuera del Hotel sede.

i.

Comit de exposicin

El comit de exposicin realiza los tramites necesarios para contar con el espacio para las exhibiciones, y proporciona informacin a quienes se interesan en hacer uso del. Adems, se encarga de realizar los arreglos para el arrendamiento y prepara el material descriptivo relacionado con la exposicin.

j.

Comit de servicios generales: La tarea fundamental de este comit se efectuar los tramites necesarios para

contar con los servicios que se requieran durante los eventos sociales y de trabajo. El comit se encargara de los aspectos que se detallan a continuacin: 1. Fechas y Horarios de cada reunin 2. Salones reservados para el uso de la convencin 3. Numero de asientos para cada evento.

k.

Comit de ornato y rotulacin:

Este comit elabora los letreros para los eventos sociales y de trabajo; adems, supervisa y ordena la decoracin que requiera la convencin, controla el desarrollo de las siguientes tareas: 1. Decoracin del saln principal para reuniones. 2. Decoracin para banquetes y eventos sociales 3. Flores en las habitaciones de los huspedes. Cortesas, Mens impresos y tarjetas para asignacin de lugares Salones de juntas

La seleccin de salones de juntas es un aspecto importante al planear una convencin, cuando se hace la seleccin se deben considerar la comodidad, las facilidades para proyectar audiovisuales, el enfoque del orador, el trafico, el acceso a los sanitarios, la posibilidad de contar con el servicio de alimentos y bebidas etc.

De acuerdo con el programa, el ejecutivo del Hotel y el organizador del evento deben pensar en reservar el espacio mas adecuado para cada una de las sesiones, y proporcionar diagramas a escala de los salones de juntas que utilizaran.

Desde el comienzo del trabajo se deben establecer los cargos aplicables al espacio de juntas en uso o reservado, y al mismo tiempo fijar la fecha limite en que se liberara el espacio reservado que no ha de utilizarse.

Una vez terminado el patrn de la convencin, debe enviarse un itinerario completo al ejecutivo del Hotel que muestre los salones de juntas que utilizaran y en que periodo. Asimismo, se anotara cuales salones necesitan arreglarse para varias sesiones y cuales permanecern de la misma forma durante la convencin.

Montaje para salones de juntas

a.

Auditorio Convencional: Cuando las sillas estn dispuestas para una junta tipo

auditorio, la separacin entre los lados de la silla se denomina espacio, mientras que la que existe enfrente de cada silla respecto a la siguiente se llama distancia. El espacio y la distancia varan segn la capacidad del saln y el nmero de personas que se acomodarn.

AUDITORIO CONVENCIONAL
FIGURA 1.

b.

Auditorio semicircular con pasillo central: El pasillo central se horma

colocando las primeras sillas de cada lado y dejando un espacio de 1.50 metros. Los pasillos laterales deben tener siempre el mismo ancho. Este tipo de colocacin no se

recomienda para audiencias que absorban toda la capacidad del saln, porque se desperdicia mucho espacio.

AUDITORIO SEMICIRCULAR CON PASILLO CENTRAL

FIGURA 2.

c.

Auditorio semicircular con bloque central y alas curvas: El saln debe

arreglarse con un bloque central slido, con ocho a diez sillas por hilera con espacio para un pasillo de 1.20 metros a cada lado de dicho bloque.

AUDITORIO SEMICIRCULAR CON BLOQUE CENTRAL Y ALAS CURVAS

FIGURA 3.

d.

Auditorio en forma de V: Este tipo de disposicin no se utiliza con frecuencia;

se origino durante la Segunda Guerra Mundial, cuando los smbolos y emblemas de V

(por la victoria) se aplicaban a la colocacin de las mesas. Este arreglo tambin se emplea para juntas con el auditorio distribuido en forma de V.

AUDITORIO EN FORMA DE V
FIGURA 4.

e.

Repisas para escribir y sillas de brazo: La distancia entre cada hilera debe ser

de 91 centmetros desde el centro de la silla. Cada 5 repisas debe colocarse un cenicero, y cerca de la entrada debe haber una jarra con agua fra en una mesa pequea, as como en la mesa de oradores

AUDITORIO EN FORMA DE V

REPISAS PARA ESCRIBIR Y SILLAS DE BRAZO

FIGURA 5.

Colocacin de mesas para juntas a. En forma de U: Es solicitada por grupos de cientficos y profesionales ya que

necesitan espacio para extender sus carpetas y documentos, pero ellos detallan las

especificaciones, en los lugares adecuados hay que poner charolas con vasos y una jarra con agua para 16 personas y un cenicero por cada 6 personas.

FIGURA 6.

b.

En forma de E: Debe cuidarse que queden un espacio prudencial entre los

MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE U

respaldos de las sillas dentro de las patas de la E para entrar y salir fcilmente.

MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE E

FIGURA 7.

c.

En forma de T: como mesa de cabecera se coloca una de 1.82 metros por 76

centmetros, lo bastante larga para ubicar al nmero de personas esperado.

FIGURA 8.

d.

Mesa para Directores: Se arreglan las mesas de doble ancho tan largas como

para acomodar a las personas esperadas.

MESAS PARA DIRECTORES

FIGURA 9.

e.

Mesa Oval para directores Cuando no se requiere una mesa de cabecera

formal, el arreglo es el mismo que el anterior pero colocando una mesa semicircular junto a cada una de las cabeceras de aquellas mesas.

FIGURA 10.

f.

Cuadro con hueco: Es igual que la forma de U pero al final debe ser cerrado,

las sillas se colocan fuera del cuadro.

CUADRO CON HUECO

FIGURA 11.

g.

Mesa de juntas en forma de herradura: Su distribucin es muy similar a la

forma de la U pero la unin de la mesa de la cabecera y las patas de la U se hace con una seccin curva.

MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE HERRADURA

FIGURA 12.

h.

Mesa de juntas en forma de crculo. Es muy semejante al de tipo herradura,

excepto que las puntas deben ser cerradas con otras 2 secciones curvas.

MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE CRCULO

FIGURA 13.

i.

En forma de aula: Deben alinearse en hileras de 2 o 3 a cada lado del pasillo

central amplio. La distancia entre el centro de cada mesa una frente a otra no debe ser menor de un metro.

MESAS PARA JUNTAS EN FORMA DE AULA

FIGURA 14.

j.

Aula estilo perpendicular: En la mayora de las convenciones y en algunas

juntas de compaas de seguro se solicitan largas hileras de mesas perpendiculares a las mesas de los oradores, a todo lo largo del saln, debido a que las personas se sentarn a ambos lados de la mesa.

AULA ESTILO PERPENDICULAR

FIGURA 15.

k.

Aula invertida o en forma de V: Es similar al aula convencional, pero las

mesas deben estar inclinadas formando un ngulo de treinta grados hacia la mesa de los oradores.

AULA INVERTIDA O EN FORMA DE V

FIGURA 16.

l.

Mesas redondas: Una razn para utilizar mesas redondas es facilitar el cambio

de una sesin general a grupos de discusin en mesas individuales varias veces al da, otra razn en las juntas permite facilitar su arreglo rpido para efectuar las comidas.

MESAS REDONDAS
FIGURA 17.

Servicio de Alimentos y Bebidas.

En una convencin, los banquetes y desayunos, los recesos para tomar caf y los ccteles dan mejores resultados que las comidas. Estos servicios facilitan los encuentros sociales bsicos por medio de los cuales los asistentes conocen nuevos asociados y desarrollan relaciones positivas, al mismo tiempo que intercambian ideas y solucionan problemas comunes.

El encargado de planear la convencin es responsable del servicio de alimentos y bebidas lo que representa mayor carga de trabajo pues deben crearse mens y ofrecer comodidad a los asistentes. Con el fin de obtener resultados, se deben seleccionar un lugar funcional para realizar las actividades con espacios amplios para pasillos, mesas principales y pistas de bailes o estrados, si fuera necesario. Un saln demasiado amplio podra provocar que se perdiera la intimidad

deseada, por lo cual se debe solicitar al Hotel que el espacio se arregle de manera adecuada.

La capacidad del saln debe estar acorde con los objetivos del evento, y al escoger el estrado y la distribucin de las mesas es conveniente pedir sugerencias al ejecutivo del Hotel.

Entre las mesas hay que dejar espacio suficiente para permitir el acceso al estrado o ala mesa principal. Si se presentaran audiovisuales o conferencias, se debe tener en cuenta la distribucin de las mesas, a fin de que desde cualquiera de ellas haya buena visibilidad. Los centros de mesas deben ser coloridos pero no demasiado altos pues limitaran el campo visual y la conversacin fcil.

En la distribucin de las mesas se debe considerar el tipo de servicio planeado. El tipo Francs (en el cual los meseros colocan los alimentos en el plato del comensal) y el ruso (en el que el comensal se sirve de la charola portada por los meseros), no son convenientes porque requieren bastante espacio entre las mesas para el mejor movimiento de las personas que sirven.

Por el contrario, el servicio tipo americano (Plato servidos desde la cocina) requiere menos movimiento y espacio.

Las facilidades en lo concerniente a la iluminacin y el montaje deben discutirse con anticipacin; asimismo, es conveniente saber si existe un montaje temporal o permanente y cuales son sus dimensiones y alturas.

Servicio de comida

Junto a cada mesa se colocan las sillas en filas de cuatro a cinco, segn la asistencia. Esto se hace mientras los meseros colocan los manteles, cubiertos y platos.

Cuando terminan las sillas se colocan alrededor de las mesas. La orilla de enfrente de la silla debe tocar el mantel y colocarse exactamente frente al plato.

Balance de los mens

Cada servicio de alimentos tiene que lograr un equilibrio en sabores, textura, formas, y colores, porque es muy importante estimular la vista, el paladar y el olfato. El uso de los mismos ingredientes en dos platos e una comida debe evitarse.

Cuando se trata de banquetes, la carne o el plato fuerte acompaado de papas y verduras ha sido el preferido de quienes planean los mens, que en ocasiones no advierten la variedad de posibilidades con las que cuentan.

Si insiste en la carne, habr que pedir sugerencias acerca de las diferentes maneras de presentarla y el tipo de verduras para acompaarla. El cambio significa variedad en el plato, y en ocasiones menor costo y esfuerzo.

1. Servicio de alimentos en reas abiertas: Un desayuno y la comida tipo hawaiano o de rancho, por ejemplo, realizados en las reas de la alberca, podran resultar mas atractivas que el banquete comn. Una comida de este tipo no siempre eleva los costos, sin embargo aunque parece fcil servir a los grupos las mismas entradas en cualquier lugar no es tan simple trasladar a los huspedes fuera del restaurante cuando se sirve un plan americano modificado, ya que causa trabajo y costo extra.

2. Sobrecargos para el servicio de banquetes: Los descansos para tomar caf deberan llamarse descansos para refrigerios; esos quince o mas minutos permiten a todos los asistentes distraerse para regresar ms atentos a las sesiones.

Entremeses: Cuando s contrata por botella se paga por cada unidad de vino cerveza, o licor servido; en algunos Hoteles esta tarifa incluye en el servicio meseros y

cantineros, pero en otros puede cubrir solamente el costo de las bebidas y el servicio extra.

Planificacin del grupo de oradores

Los buenos oradores, son mas que un acierto, una necesidad, nada hace decaer mas rpido una reunin que una platica aburrida y sin sentido. De este modo la seleccin de los oradores es la llave para el xito de una convencin.

Antes de escoger a los oradores para los programas debe tenerse una idea clara del motivo de la reunin. Es conveniente reunirse con los organizadores para definir claramente los objetivos de modo que aquellos conozcan exactamente que temas debern cubrir los oradores esto abreviara la bsqueda de expertos en la materia.

Ensayos

Los oradores son ejecutantes por lo cual se les debe sugerir que ensayen. Antes de que inicie la reunin se debe verificar si los requerimientos audiovisuales del orador han sido satisfechos y si todo se encuentra en orden. Las pocas y bien escogidas palabras que presente el orador tienen tres fines: Justificar su presencia ante al grupo, Anunciar el tema que abordara y Ayudarlo en su presentacin. Al equilibrar estos tres elementos y al limitar los comentarios a aproximadamente tres minutos, se obtiene una buena introduccin.

Exposiciones

Muchas convenciones giran en torno a las exposiciones. Por ejemplo, en una convencin oficial el rea de exposiciones se considera tan importante como cualquiera de las actividades de la reunin.

La estructuracin de una exposicin no constituye un evento separado sino un complemento, una parte integrante y no una parte competitiva. Independientemente de que se este a cargo del rea de exposicin o que se supervise, es vital asumir una papel activo al coordinar las juntas y exposiciones, para proporcionar los mximos beneficios a los asistentes.

Presupuesto

El presupuesto de una convencin se calcula tomando como base el nmero de personas que asistirn y la forma de recavar fondos. Cuando se elabora el plan del evento ha considerar varias opciones y despus, presupuestar a partir de una serie de posibilidades, atendiendo siempre a los costos.

Desde luego, en el presupuesto se incluyen los gastos de preconvenciones y los del periodo de planeacin del evento, debido a lo cual es conveniente elaborar una lista de verificacin y un catalogo de cuentas.

Lista de verificacin para el presupuesto: 1. Organizacin de gastos administrativos. Papelera Membreteada. Talonarios de boletos. Invitaciones impresas. Artculos de papelera. Pasajes.

2. Material de trabajo Portafolios Gafetes Tarjetas para gafetes Talonarios Plumas

Diplomas Reproducciones de las memorias del evento.

3. Simbologa y Sealizacin. Cartel de bienvenida Cartel de presidium

4. Gastos de la sede Renta de salones Servicio profesionales de edecanes Servicios profesionales de traduccin simultanea Equipo audiovisual. Servicio Profesionales de una secretaria Servicio de mensajera y apoyo Alquiler de maquinas de escribir Gastos varios Promocin, difusin y relaciones pblicas. 1. - Promocin 2. - Prensa. 3. - Relaciones publicas Hospitalidad. 1. - Cctel de bienvenida.

Otros Eventos: 1. - Comida 2- Servicio de caf y refresco. 3. - Suite de Hospitalidad

El clculo de la probable asistencia sirve para obtener las cotizaciones de cuartos, salones, exposiciones, etc. Que sern necesarios para el evento, as como para determinar la cantidad de personal, folletera y ayuda promocinales.

Todos los rubros anteriores, sumado a los gastos de organizacin, dan como resultado el presupuesto requerido al cual hay que sumarle el porcentaje de inflacin promedio que sufre el pas

Propinas y Gratificaciones

Por tradicin o regulacin, la cantidad de gratificacin que se ofrece depende de quien la da, en Europa, Estados Unidos de Norte Amrica, y cada vez mas en Mxico, se acostumbra agregar automticamente a la cuenta total un porcentaje fijo, para ser distribuido entre los empleados que trabajaron en la organizacin del evento. As, el 10% de gratificacin fija se ha generalizado rpidamente en casi todo el mundo. 3.- Ejecucin del Evento.

En esta etapa es cuando se debe poner en prctica todo lo planificado y la organizacin diseada para cumplir eficientemente con las actividades programadas para el evento.

Llevar a la prctica lo planificado no es fcil requiere de la colaboracin y entrega de todos los miembros de los comits previamente seleccionados y del cumplimiento de las actividades previstas para cada uno de ellos.

Desde que inicia el evento cada momento es fundamental y representa una impresin ante los participantes del evento. Desde el arribo al Terminal, la llegada, el registro en el Hotel sede y en el evento, la entrega de los materiales respectivos, la primera actividad de bienvenida, la inauguracin del evento, las jornadas de trabajo, las actividades recreativas y sociales, la clausura y la despedida, requieren de la atencin exhaustiva e intensiva de los organizadores.

Como ya se ha mencionado es muy importante preparar con tiempo las actividades a realizar para tener en cuenta los posibles imprevistos. Se hace necesario resaltar la utilidad de tener una Lista de Seguimiento, esta va a incluir todas las necesidades y pormenores de las funciones y acciones de cada una de las coordinaciones que forman el comit organizador. El propsito de esta lista es no olvidar ningn detalle de la planificacin, organizacin, y realizacin del evento.

Promocin.

Para lograr la aceptacin del pblico todo producto debe ser conocido y promovido. Por esta razn, es preciso examinar el proceso de la comunicacin mercado lgica, el cual siempre incluye un emisor, un mensaje, un medio de transmisin y un receptor. El papel de la promocin es ...comunicarse con las personas, grupos u organizaciones para facilitar de forma directa o indirecta los intercambios al influir en uno o mas consumidores o usuarios para que acepten el producto de la organizacin.

Para que la produccin rinda mejores frutos se deben efectuar investigaciones de mercado, con el objetivo de determinar lo que desea el consumidor potencial y enviar el mensaje promocional.

La investigacin de mercado se define como sigue: Es la reunin, registro y anlisis de todos de todos los hechos acerca de los problemas relacionados con la transferencia y venta de bienes y servicios del productor al consumidor

La investigacin debe dirigirse a: 1.- Asociaciones. 2.- Empresas. 3.- Clubes.

4.-Escuelas. 5.- Grupos Religiosos. 6.- Exposiciones. 7.- Otros.

Mezcla Promocional:

La expresin mezcla o combinacin promocional se refiere a una serie de actividades destinadas a la difusin de las caractersticas de un producto. La mezcla promocional es un plan creativo general que vincula varios ingredientes correctamente seleccionados, que se coordinan en las actividades siguientes: Promocin de ventas, relaciones pblicas, publicidad y ventas personales o directas.

La mezcla o combinacin promocional se determina con base en el segmento de mercado al que se desea llegar, y se establece previa consideracin con el ciclo de vida del producto. Promocin: Kotler afirma que esta labor ...comprende todos los instrumentos de la combinacin del marketing, cuya funcin principal es la comunicacin persuasiva Promocin de ventas: Segn Acerenza, se constituye de ... todas las actividades de promocin que no incluyen ventas personales y publicidad, ya sea onerosa o gratuita, tendientes a estimular los campos del consumidor y la efectividad de los intermediarios. Publicidad: Son las actividades emprendidas con objeto de presentar a un grupo un mensaje empresarial, oral o visual, con respecto a un producto, servicio o idea patrocinado y diseminado por medios masivos de difusin. Venta Personal: Para Acerenza, es ... el proceso personal mas de una presentacin oral en una conversacin con uno o mas compradores, con el propsito de realizar ventas.

 Relaciones Publicas: Entre las mltiples definiciones de este concepto escogemos las siguientes: ... son el conjunto de todas lasa actuaciones realizadas por una institucin y por las diversas personas relacionadas con ella, con el objeto de ajustar su trayectoria a la de los otros individuos y empresas con las que se tiene algn contacto importante. Las relaciones pblicas contribuyen a evaluar las actividades del pblico respecto a una institucin, de manera que sea posible eliminar todo aquello que contribuya a provocar actitudes desfavorables. Comprende los esfuerzos institucionales por desarrollar relaciones favorables con los publicistas, empleados, proveedores, entidades gubernamentales y clientes, esfuerzos que tienen como

caracterstica principal la utilizacin de publicidad gratuita o no pagada.

Publicidad NO pagada: Se llama as a las menciones que se hacen en los medios masivos de comunicacin, como prensa, radio, televisin, cine, etc.,para beneficio de un producto o servicio, a lo que se puede aadir el estimulo impresional de la demanda de un producto, servicio o unidad de negocio, haciendo aparecer gacetillas de noticias de significado comercial acerca de los mismos en un medio impreso u obteniendo presentacin favorable de ellos ya sea en radio, televisin, etc., y que no es pagado por el patrocinador.

Campaa Promocional: La campaa promocional comprende la planeacin, integracin y control de elementos creativos, mediante la difusin del mensaje a travs de diversos medios publicitarios; es necesario partir de la investigacin de un conjunto de datos acerca del producto grupos y convenciones, de la competencia existente y del consumidor. As, los objetivos deben ser precisos y se debe atender a las caractersticas del producto que nos interesa promocionar, el tamao del mercado y la competencia que hay en el mismo.

Contabilidad.

Con la finalidad de llevar un control de los movimientos contables ocurridos antes y en el momento de la convencin, se establecern 2 fases o maneras de gua para seguirla de forma sistemtica.

Primera etapa: Preconvencin.

Tres meses antes de la convencin deben enviarse al Hotel todas las cuentas requeridas e instrucciones solicitadas por el fiador de la organizacin, incluidos los formularios modelos, la solicitud para una entrevista con el contralor del Hotel (o representante) y con el contacto del departamento de ventas. Dos meses antes del evento se debe confirmar con el contralor y el departamento de ventas del Hotel, todo lo concerniente a la convencin.

Un mes antes es necesario entrevistarse con el contralor y con el contacto del departamento de ventas, para la revisin de: 1.- Hoja de instrucciones de cuentas (formulario modelo) 2.- Requisicin de cuartos y folio principal (formulario modelo) 3.- Formato de lista de cuarto (formulario modelo) Quince das de iniciar el evento se debe comunicar a los asistentes la tarifa (PA, PAM o PE), as como otros cargos, procedimientos para las cuentas y el patrn de cuentas por cuarto.

Segunda etapa: convencin.

Tres das antes del evento es necesario revisar los requisitos de la cuenta principal con: 1.- El contacto del departamento de ventas. 2.- El contralor del Hotel (verificar que el auditor nocturno tenga los requerimientos). 3.- El gerente de recepcin.

4.- El supervisor de contabilidad. Es conveniente establecer la realizacin de una reunin peridica para verificar los cargos principales de contabilidad, determinando la hora, lugar y nombre del personal encargado, y acordar la fecha y hora de una prerreunin, para efectuar la revisin de la cuenta maestra de contabilidad y determinar el nombre de los asistentes.

Tercera Etapa: posconvencin.

Uno o dos das despus de finalizar la convencin y antes de abandonar el Hotel, es indispensable: 1.- Revisar la cuenta maestra de contabilidad, con el original o copias de los cargos. 2.- Aprobar los cargos presentados. 3.- Identificar y enumerar los cargos justificados, tratando de cerrarlos. 4.- Identificar y enumera los cargos faltantes o atrasados. 5.- Establecer fechas para: La preparacin y envo del estado de cuenta. El pago de cada rubro del estado de cuenta. La presentacin por el pago de los cargos faltantes o atrasados. Determinar el resultado final y el pago de los rubros no determinados.

Posteriormente se requiere enviar al gerente general del Hotel, al director de ventas y el contralor, el estado de las cuentas contables, con acuse de recibo por escrito y anexado al informe de los cargos, e identificar los Cargos por aclarar, confirmando la fecha de resolucin.

4.-Evaluacin.

Para tener la certeza de que el programa a dado los resultados previstos, ser necesario hacer una evaluacin determinando correctamente los parmetros y dems criterios que prevalecern para estimar los porcentajes en cuanto al rendimiento de lo planeado.

Cuando se considere el presupuesto establecido, habr que verificar si se cumplieron las metas previstas y la desviacin que hubo en cuanto a tiempo, dinero y esfuerzo; este procedimiento se hace con base en los controles parciales que se efectuaron durante el evento, y en la comparacin entre los distintos grupos manejados durante un cierto periodo.

Recomendaciones Finales: 1.- En cuanto a la planeacin, se recomienda que las personas que vayan a ser responsables de los Comits de organizacin, tengan experiencia y sobre todo, sean de confianza y cabalmente responsables. 2.- Al incluir el uso de audiovisuales en el programa ser muy til incorporar en el equipo de trabajo a un verdadero profesional en la materia. 3.- Las exposiciones, si bien son complementarias de la convencin, requieren una atencin especial e ininterrumpida, por lo cual se recomienda que sean manejadas como un evento independiente, pero que forme parte del programa. 4.- Indudablemente, el mejor asesor para coordinar todo tipo de transportacin es el agente de viajes, por lo que ser de mucha ayuda y de beneficio reciproco trabajar con las sugerencias que tengan experiencia en el manejo de grupos. 5.- La falta de conocimientos del mercado para promociones de este tipo de grupos propicia que las acciones no sean las masa eficientes, por lo cual, aun cuando la mezcla promocional es la forma mxima de comunicacin mercado lgica, es conveniente realizar acciones aisladas para optimizar recursos materiales y humanos.

6.- Con objeto de prevenir imponderables es conveniente asegurar la convencin, por lo que se recomienda que cada evento se asesore de un agente de seguros para que, si lo juzga necesario, contrate el seguro ms redituable. 7.- El organizador de congresos y convenciones debe aceptar los puntos considerados en este trabajo, a la medida de sus necesidades.

2.4

Bases Lgales:

1. Reglamento de Evaluacin:

Mrida, julio de 1996 REGLAMENTO DE EVALUACIN COLEGIO UNIVERSITARIO HOTEL ESCUELA DE LOS ANDES VENEZOLANOS

CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 1. La evaluacin, como proceso educativo ser continua e integral. Determinar de un modo sistemtico en qu medida se han logrado los objetivos, deber apreciar y registrar de manera permanente mediante procedimientos apropiados al rendimiento del educando, tomando en cuenta los factores que integran su personalidad, asimismo, valorar la actuacin del educador y, en general todos los elementos que constituyen dicho proceso.

ARTCULO 2. El rendimiento estudiantil se evaluar en forma continua por mdulos, para aquellas unidades curriculares cuya naturaleza permita la implementacin de este sistema, y evaluacin continua durante todo el semestre para aquellas unidades curriculares cuya naturaleza no sea modular. Esta evaluacin se efectuar conforme a los procedimientos, lapsos y valores acadmicos previstos en

este Reglamento y en correspondencia con la reglamentacin que en materia de evaluacin rige para los Institutos y Colegios Universitarios.

PARGRAFO NICO: Son unidades curriculares modulares aquellas que tienen una duracin de 5 semanas, las dems unidades curriculares se consideran de carcter complementarias.

ARTCULO 3. Cada mdulo tendr una duracin de cinco (5) semanas, las unidades curriculares complementarias tendrn una duracin de diez y ocho (18) semanas y el semestre durar veinte (20) semanas.

ARTCULO 4. La evaluacin de los alumnos ser expresada en una escala de calificaciones numricas y a travs del juicio de los profesores que describan los aspectos resaltantes de los mismos. Las definiciones operacionales de estos aspectos sern de la competencia de la Subdireccin Acadmica y los servicios especializados de la institucin, los cuales establecern los objetivos profesionales de los mismos.

ARTCULO 5. Las actividades que permiten apreciar el grado de progreso alcanzado por los alumnos, estn constituidas por las diferentes tcnicas y procesos de evaluacin, tales como: pruebas escritas, interrogatorios orales, investigaciones, prcticas, exposiciones, demostraciones, trabajos de equipo, trabajos de aplicacin, observaciones, entrevistas, debates y cualesquiera de otra actividad de evaluacin que pueda realizarse.

ARTCULO 6. Las tcnicas de evaluacin sern planificadas sobre la base de la naturaleza de cada unidad curricular. La implementacin de las tcnicas de evaluacin ser responsabilidad de cada rea acadmica de acuerdo con las instrucciones emanadas por la Jefatura de Admisin, Evaluacin y Control de Estudios.

ARTCULO

7. El

resultado del

proceso

de aprendizaje ser

evaluado

independientemente en cada unidad curricular o actividad docente, con la escala de calificacin de 1 a 9, ambas inclusive, referidas al porcentaje de objetivos logrados.

ARTCULO 8. El plan de evaluacin ser consignado por el jefe del rea respectiva ante la Coordinacin de la Jefatura de Admisin, Evaluacin y Control de Estudios, durante la primera semana de actividades de cada semestre acadmico. En ningn caso una actividad de evaluacin debe tener una ponderacin mayor del 20% ni menor del 5%

CAPITULO II DISPOSICIONES ESPECFICAS ARTCULO 9. Se consideran unidades curriculares modulares aquellas que por su naturaleza tienen una duracin de cinco (5) semanas.

ARTCULO 10. Se consideran unidades curriculares complementarias aquellas que por su naturaleza tienen una duracin de diez y ocho (18) semanas.

ARTCULO 11. Se consideran reprobados los alumnos que alcancen una calificacin acumulativa inferior a seis (6) puntos.

ARTCULO 12. Se consideran aprobados los alumnos que alcancen una calificacin acumulativa de seis o ms puntos.

ARTCULO 13. El ndice de rendimiento acadmico mnimo para obtener el ttulo de Tcnico Superior Universitario en Hotelera y Servicios de la Hospitalidad es de seis (6) puntos, categora Suficiente.

ARTCULO 14. El ndice de rendimiento acadmico de la especialidad se calcular de la siguiente manera:

a)

Multiplicar el valor de las Unidades de Crdito (U.C.) de cada unidad curricular

cursada, por el valor cuantitativo de la calificacin obtenida (VC)

b)

Obtener la sumatoria de los productos anteriores ( UC * VC)

c) d)

Obtener la sumatoria del total de crditos a cursar durante la carrera ( UC) Dividir la sumatoria obtenida en el aparte b) entre la sumatoria obtenida en el

aparte c) y este cociente es el ndice Acadmico obtenido por el estudiante.

I.A. = (UC*VC) UC ARTCULO 15. En caso de calificaciones por equivalencia, stas no se tomarn en cuenta para el clculo del ndice de Rendimiento Acadmico.

Entrevista realizada a la Sub Directora de evaluacin acadmica del CUHELAV Pregunta: Cules son los pasos a seguir para la inclusin de la ctedra de banquetes al pnsum de estudio del CUHELAV?
En cuanto a la inclusin de la ctedra de Banquetes en el pnsum de estudio del CUHELAV es necesario que un grupo de

profesores expertos en el rea de la institucin hagan la propuesta de incluir la ctedra con sus objetivos y justificaciones, luego se le es notificado al CNU la propuesta y estos a su vez mandan a una persona encargada de trabajar con los docentes en el proyecto. Por ltimo la persona encargada se lleva el proyecto a la sede del CNU y estos emitirn una respuesta, es decir, si se incluye o no la materia. Es un proceso muy largo, hay que hacer muchas investigaciones para justificar el cambio y el tiempo no se puede predecir podra durar hasta aos

CAPTULO III

3. MARCO METODOLGICO Luego de las conclusiones que arroj el estudio de las bases tericas, legales y de los antecedentes del proyecto es necesario conocer la opinin de las diversas personas que se encuentran relacionadas con el entorno del CUHELAV para verificar la necesidad de dicha ctedra y generar los datos suficientes para introducirla dentro del pnsum de estudio de la manera mas adecuada y factible posible.

Por esta razn, se debe incluir dentro de la elaboracin de esta propuesta una seccin que identifica cual va a ser la metodologa a emplear para realizar la

investigacin, esta seccin abarca desde el tipo y diseo de la investigacin, la manera en que se recolectar la data, la interpretacin de estos, los participantes y el sitio donde se llevar a cabo la misma. De esta manera este captulo describir cada uno de estos elementos y la forma en que se utilizarn en el desarrollo de la investigacin.

3.1

Tipo de Investigacin

Segn el Nivel de Investigacin o Conocimiento

Investigacin Exploratoria: Esta investigacin esta envuelta en este campo ya que an cuando ya se han realizado estudios previos sobre este problema no se han generado las hiptesis necesarias para la solucin del problema (Zerpa 2001). Es decir, no se ha generado una propuesta de creacin de una ctedra de banquetes

Segn el diseo de investigacin o el mbito donde se desarrolla

Investigacin de Campo:

La investigacin de campo es aquella que se

realiza con el propsito de describir la naturaleza, causas y efectos del problema (Zerpa 2001). Por esta razn, es este el nivel de investigacin que mas se ajusta a lo que se esta trabajando ya que los datos sern recolectados en el sitio donde ocurren los hechos y esto no permite manipular variable alguna. Adems el lugar donde se recolecta la data y donde se aplicarn los resultados de las conclusiones es el CUHELAV

Poblacin: Esta conformado por el conglomerado de personas que hacen vida dentro del sector acadmico del docente y alumnado en general. CUHELAV lo que involucra el personal

Muestra: Son los elementos del universo que se tomarn en cuenta para la recoleccin de los datos. Como se necesita una muestra de poblacin significativa para que el instrumento de medicin tenga validez, se determin que el nmero adecuado de personas a las que deba aplicarse oscilaba entre las 30 y 40 personas. Tomando en cuenta que los informantes son personas que guardan relacin con el CUHELAV se tomaron como modelo a cuatro individuos tipo y que son los siguientes:

1. Alumnos del CUHELAV. Distribuidos de la siguiente manera:

 10 estudiantes informantes del II Semestre 10 estudiantes informantes del IV Semestre 10 estudiantes informantes del V Semestre 2. Profesores o personal docente del CUHELAV. 3. Egresados del CUHELAV. 4. Otras personas que guarden relacin con las actividades que se desarrollan en el CUHELAV como por ejemplo directiva y personal de los hoteles que reciben pasantes de la institucin.

3.2

Tipo de Muestreo.

El tipo de muestreo que se aplicar en esta investigacin ser de tipo no probabilstica, ya que no se puede determinar las oportunidades que tendrn los individuos de la poblacin de formar parte de la muestra y ser de corte intencionada ya que el investigador aplicar el instrumento de recoleccin de los datos a los informantes de acuerdo a las caractersticas particulares, tales como, el semestre al que corresponden y el nmero de informantes, a saber, diez por cada semestre involucrado.

3.3

Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos

En esta investigacin, se utilizarn como tcnicas de recoleccin de datos la encuesta de corte abierto ya que plantea preguntas cerradas pero con la opcin de explicar o justificar cada una de estas, dicha tcnica ser aplicada a los cuatro individuos tipos previamente seleccionados, se utilizar la entrevista informal la cual se da entre el investigador y el entrevistado sin seguir un patrn preconcebido de preguntas, sino mas bien el investigador conversa con el entrevistado y paulatinamente va obteniendo la informacin necesaria para la Sub Directora Acadmica quien nos expondr acerca del procedimiento legal para la incursin de una nueva Ctedra al pnsum de la Institucin.

Por su parte los instrumentos utilizados en la encuesta sern los formatos de cuestionarios ya que es un formato con las preguntas y las opciones de respuesta para cada pregunta, mientras que en la entrevistas se apelar al uso de un block de notas para registrar la informacin que sea mas relevante.

3.4

Tcnicas de procesamiento y anlisis de datos.

Una vez que se han recolectados los datos a travs de las herramientas antes descritas (encuestas y entrevistas), se le debe dar valor a cada uno de los elementos o categoras que se generan en las encuestas y en las entrevistas, para esto se debe organizar, clasificar, codificar y tabular la informacin ya que esto permitir depurar la informacin que ser sometida a anlisis para su posterior interpretacin.

Desde este enfoque, podemos decir que cada una de estas tcnicas van a permitir darle forma a toda la informacin recogida. Por esta razn, es que desde que se comienza a realizar el estudio, el investigador se encara con el reto de encontrar y construir significado. Dicho de otra forma el anlisis de los datos es el proceso de crear sentido de los datos que uno posee (Merriam, 1998, p. 127). Denzin (1994) lo denomina el arte de la interpretacin en donde el investigador debe crear sentido de lo que ha aprendido.

En consecuencia con lo antes expuesto, se puede decir que, el anlisis de los datos es un arte de interpretacin que consiste en una serie de manipulaciones sistemticas de la data para construir su significado. De esta forma le da al investigador la herramienta para transferir lo que ha aprendido, en un conjunto de trabajo textual que comunica este mensaje al lector, lo que vincula directamente, la redaccin del trabajo de investigacin con el proceso de construccin de significados de la data obtenida. En tal sentido, para que la informacin arrojada por la data sea manejable y abarcable debe estar regida por estrategias de seleccin de la informacin tales

como: la organizacin, la clasificacin, categorizacin y la codificacin de la informacin. En consecuencia: La organizacin permite crear espacios fsicos determinados para cada tipo de documento en donde el investigador pueda fcilmente localizar cualquier fragmento o material de un tipo determinado, por ejemplo, todas las entrevistas en un lugar y las transcripciones y entrevistas en otro en otro.

La clasificacin permite determinar que grupo de datos corresponde o tiene relacin con que otros. Es la separacin de datos recolectados en informacin verbal en informacin numrica cuyo propsito es transformar estas informaciones en datos estadsticos, tablas, grficos, etc. La codificacin es la operacin concreta para la que se asigna a cada unidad un indicativo (cdigo) propio de la categora en la que la consideramos incluida generalmente usando nmeros para ello (Rodrguez, Gil y Garca, 1999, p. 208). Este procedimiento permite agrupar datos verbales numricamente y datos numricos escritos en categoras de cdigos.

La tabulacin es contar la frecuencia en que se presentara cada uno de los rasgos o caractersticas que se van a medir, es decir, las categoras sern tomadas en cuentas para elaborar estadsticas que indicaran las tendencias en las respuestas a las preguntas de los cuestionarios (encuestas) y estas se tomaran en cuenta a la hora de interpretar los resultados.

CAPTULO IV.

4. ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS Como se indic en captulo I, esta investigacin es un informe detallado que busca determinar la importancia y la necesidad de una ctedra de banquetes que

complemente la formacin de los estudiantes del CUHELAV y as garantizar un mejor desempeo de los estudiantes en su futuro profesional. En este captulo se presentarn los resultados, luego de analizar e interpretar los datos se hace una evaluacin de los datos una vez que son extrados de los instrumentos de recoleccin y se tabulan para as poder interpretarlos, primeramente se presentarn los grficos que mostrarn las tendencias mas importantes y luego su discusin para finalmente hacer una evaluacin general de los resultados.

4.1

Resultados de las encuestas

Pregunta No 1. Qu relacin tiene usted con el CUHELAV?

Objetivo de la pregunta: Identificar el tipo de persona encuestada para determinar si existe alguna tendencia o patrn entre l y las respuestas emitidas, as como diversificar al tipo de encuestado y clasificarlo en grupos bien definidos.

Nmero de encuestados 35. Nmero de respuestas 35.

1. Qu relacin tiene usted con el CUHELAV? 6% 6% 3%

85% Estudiantes Profesores Egresados Otros

Grfico 1.

Anlisis de resultados: Se obtiene una poblacin encuestada bien diversificada pero marcada por una tendencia definida que es la de los estudiantes, pues ellos son las personas ms interesadas en que se dicte la ctedra y adems, el grupo de personas ms numeroso dentro del CUHELAV, ello, sin omitir a las otras personas que se encuentran relacionadas al tema y que por su experiencia puedan aportar datos relevantes y de gran importancia y utilidad.

Pregunta No 2. Cree usted que debe implementarse la unidad de Banquetes como asignatura al pnsum de estudios del CUHELAV? Por qu?

Objetivo de la pregunta: Determinar si existe la necesidad y en qu magnitud, de implementar una unidad de Banquetes dentro del pnsum de estudios del CUHELAV y el por qu la existencia de la misma de tal forma que se estipulen las razones para la creacin de sta. Nmero de encuestados 35. Nmero de respuestas 35. Por qu?: De acuerdo con las respuestas que se obtuvieron, las ms comunes y que justifican de manera ms adecuada el por qu de la respuesta son las siguientes:

2.- Cree usted que debe implementarse la unidad de Banquetes como asignatura al pensum de estudios del CUHELAV?

0%

100%
Si No
Grfico 2.

a. Es una necesidad en el mercado laboral donde se desempear el futuro egresado del CUHELAV. b. Segmento importante en el rea de Alimentos y Bebidas. c. Importante fuente de ingresos en un hotel. d. rea de gran importancia para la realizacin de Eventos. e. Sera una manera de profundizar un poco ms en la materia y de obtener ms conocimientos. f. Hace del estudiante una persona mucho ms integral. g. Es un rea importante durante las pasantas.

h. Porque se estaran actualizando con las nuevas tendencias. i. Porque es un rea operativa acorde con la filosofa del CUHELAV de aprender haciendo. j. Es una carencia que actualmente presenta el pnsum de estudios del CUHELAV. k. Es una materia que sera de gran importancia durante la carrera. l. Es un rea compleja que genera mltiples conocimientos de distinta clase.

Anlisis de resultados: es indiscutible que existe una necesidad real para la creacin de la ctedra, la respuesta es ms que evidente, esto indica a grosso modo que existe la disposicin de los estudiantes y la voluntad de todos por hacer de ella una realidad, quedando todas las razones expuestas en las respuestas al por qu de la pregunta.

Pregunta No 3. En qu semestre considera usted que debera cursarse dicha materia? Por qu?

Objetivo de la pregunta: Definir la etapa de la carrera en la que se debe incluir la materia y por qu, determinando las causas y posibles consecuencias de la insercin de la misma en cada uno de los semestres de la carrera segn el pnsum de estudios del CUHELAV. Nmero de encuestados 35. Nmero de respuestas 54.

3.- En qu semestre considera usted que debera cursarse dicha materia?

17% 33%

31% 19%
Primero Segundo Cuarto Quinto

Grfico 3.

Por qu?: En base a las respuestas obtenidas, cada una de ellas tiene un por qu difiere o se asemeja a los de las otras opciones, por ello cada uno se coloca a continuacin junto con la opcin u opciones seleccionadas de la siguiente manera:

a. Opcin 1er semestre: Porque debera ser modular b. Opcin 2do semestre: Antes de las primeras pasantas para un mejor desenvolvimiento. As se adquieren conocimientos y se practican en las primeras pasantas. Porque debera ser antes de las primeras pasantas. Es el ms inmediato al primer contacto con las empresas. Porque ya los estudiantes poseen conocimientos bsicos. Enriquecimiento previo antes de las primeras pasantas. c. Opcin 4to semestre: Es una parte ms administrativa. Porque es una materia ms avanzada. d. Opcin 5o semestre: Es una materia que muestra la parte administrativa y es ideal antes de las pasantas administrativas. Porque ya se conocen las reas que se quieren abordar y ella abarca gran parte de la operatividad de la empresa hotelera Porque hace falta cursar otras materias que ofrezcan los recursos necesarios para poder desempearse de forma adecuada en sta. Porque debe ubicarse al final de la carrera pues el alumno esta mas preparado y capacitado para asumir el reto y seria de gran utilidad en algunos casos para las ultimas pasantas. Porque se necesitan conocimientos y experiencias previas. Porque en las pasantas del sexto semestre generalmente los alumnos escogen este departamento.

e. Opcin 1er y 2do semestre: Para desempearse mejor en las pasantas operativas. Para prepararlo para las primeras pasantas. Porque es importante para las pasantas operativas. f. Opcin 2do y 4to semestre: Preparacin operativa y administrativa. Por las pasantas operativas. Para poseer conocimientos entes de ir a las pasantas. g. Opcin 2do y 5to semestre: En el segundo para conocer la parte operativa y en el quinto para la planificacin, ejecucin, supervisin y costo de los mismos. h. Opcin 4to y 5to semestre: Es necesario tener conocimientos bsicos en relacin al tema. Porque es un rea que necesita ser complementada por otras materias. i. Opcin todos los semestres: Porque se deben pulir las herramientas del marketing de mismo. Porque cada semestre puede desarrollar funciones dentro de la unidad segn su nivel de conocimiento. Para una mayor cantidad de conocimientos. Anlisis de los resultados: Las respuestas que se presentan son bien diversas, sin embargo sobresalen ligeramente del rango los semestres que se encuentran inmediatamente antes de la primera y segunda pasanta (segundo y cuarto semestre), ello se debe principalmente a la utilidad evidente y comprobada por los alumnos de una materia de este tipo dentro de las pasantas ya que favorecera la puesta en prctica inmediata de los conocimientos que en ella se impartan.

Pregunta No 4. Cuando cree usted que debera efectuarse la incursin de la ctedra al pnsum de estudios del CUHELAV?

Objetivo de la pregunta: Estipular el tiempo que debera demorar la insercin del rea dentro del pnsum de estudios del CUHELAV y determinar la premura de la ctedra para el programa de estudios.

Nmero de encuestados 35. Nmero de respuestas 37.

Anlisis de los resultados: Segn lo visto en las respuestas, la ctedra debera ser incluida dentro del pnsum a la brevedad posible, bien sea a corto o mediano plazo,

4.- Cuando cree usted que debera efectuarse la incursin de la ctedra al pensum de estudios del CUHELAV?

0% 35%

65%

Corto Plazo (3 a 6 meses)

Mediano Plazo (1 ao)

Largo Plazo (2 a 3 aos)

Grfico 4.

ya que la mayora de ellas se inclinan por ambas opciones y especialmente por la opcin de incluirla a corto plazo, tomando en cuenta que una de las principales causas es la creciente necesidad de las pasantas y del mercado hotelero por tener personal con preparacin en este tipo de rea.

Pregunta No 5. Bajo que tipo de modalidad cree usted que debera llevarse a cabo esta asignatura?

Objetivo de la pregunta: Establecer la manera en que se debe insertar la ctedra de Banquetes al pnsum de estudios de acuerdo a las diferentes modalidades en que puede dictarse la materia.

Nmero de encuestados 35. Nmero de respuestas 37.

5.- Bajo que tipo de modalidad cree usted que debera llevarse a cabo esta asignatura?

0%

11%

46%

43% Taller Seminario Electiva Obligatoria

Grfico 5.

Anlisis de los resultados: La cantidad de personas que optan porque la asignatura sea obligatoria es superior al resto de las opciones, esto marca claramente la preferencia de los encuestados por la materia y la necesidad de tener esta materia dentro del pnsum de estudios, adems dicha modalidad es la que tendra mayor carga horaria, sin embargo para poder introducir una materia obligatoria en el mismo es necesario un proceso largo y complejo que requerira la modificacin de dicho pnsum de estudios, de los horarios y de la unidades de crdito de cada materia lo que sera muy complicado en primera instancia sin antes haberla introducido como materia electiva durante un perodo de prueba que sera lo mas adecuado.

Pregunta No 6. Cuntas horas a la semana debera abarcar esta rea?

Objetivo de la pregunta: Definir la carga horaria de la materia dentro del pnsum de acuerdo con la modalidad en que se dictar, para adecuarla al semestre en que se cursar y a la modalidad de la misma. Se debe tomar en cuenta que las horas que se establecen son terico-prcticas donde el porcentaje que ocuparn ambas podr ser determinado luego de la elaboracin de un programa para la materia.

Nmero de encuestados 35. Nmero de respuestas 35.

6.- Cuntas horas a la semana debera abarcar esta rea?

38%

31%

31%
Dos Tres Cuatro
Grfico 6.

Anlisis de los resultados: Los resultados comprueban la aceptacin que tendra el rea apoyada con el resto de las disertaciones emitidas en el resto de las preguntas pero como se menciono con anterioridad el hecho de que una ctedra consuma una gran carga horaria o sea una materia obligatoria implica grandes cambios en el pnsum sin embargo lo recomendable sera elaborar una carga horaria para la asignatura en base a los horarios vigentes, encontrando la forma de organizar el tiempo para poder asignarle un nmero aceptable de horas a la semana.

Pregunta No 7. Cul cree usted es la importancia de dicha materia para el futuro egresado? Por qu?

Objetivo de la pregunta: Demostrar la importancia de la materia para el futuro egresado del CUHELAV de acuerdo con la opinin de las diferentes personas relacionadas con el tema.

Nmero de encuestados 35. Nmero de respuestas 35.

7.- Cul cree usted es la importancia de dicha materia para el futuro egresado?

0% 31%

69%
Poca Media Alta Suma Importancia
Grfico 7.

Por qu?: Los porqus que se presentan a continuacin corresponden a una recopilacin parafraseada de las opciones ms repetidas e importantes dentro de las respuestas alta y suma importancia.

a. Genera ingresos al Hotel. b. Porque este departamento es indispensable y de grandes beneficios econmicos. c. Lograr un conocimiento total de la materia. d. Importante para abrirse campo laboral. e. Porque somos profesionales de la Hotelera y debemos conocer el departamento para optimizar la calidad de nuestro trabajo. f. Porque los banquetes son fundamentales en las actividades de cualquier Hotel. Anlisis de los resultados: La materia es sin duda importante no slo para el futuro egresado por un sin nmero de razones que se han expuesto anteriormente y muchas otras que no pues se hace demasiado extenso mencionarlas, sino que es de suma importancia para el alumno del Hotel Escuela pues lo hace una persona mucho mas integral y preparada dentro del campo de la hotelera y la hospitalidad, y durante el curso de los estudios y adems para el CUHELAV constituira una ventaja sobre una gran cantidad de instituciones semejantes que simplemente no imparten esta ctedra

pues no se han actualizado con respecto a las realidades de la carrera ni del mercado laboral.

Las evaluaciones que se presentan anteriormente indican claramente que los participantes opinaron que es necesaria la implantacin a corto plazo de la ctedra de banquetes como una unidad curricular electiva que se aplique en cuatro horas semanalmente durante el quinto semestre ya que esta rea es sumamente importante dentro de la industria hotelera hoy en da.

CAPITULO V.

5. PROPUESTA

La propuesta de una unidad curricular de banquetes, es como ha observado, el primer paso para la solucin al problema objeto de estudio de esta investigacin, posteriormente seguira la inclusin dentro del pnsum y la puesta en prctica de dicha propuesta, sin embargo el poder concretar estos ltimos pasos no est en manos de los alumnos del CUHELAV ni de los realizadores de esta investigacin, pero no estamos imposibilitados para ayudar a llevar a cabo esta proyecto, por eso, se ha

elaborado una propuesta acorde a los tiempos de hoy y a las nuevas tendencias del mercado hotelero, con la versatilidad de ser modificada de acuerdo a los cambios y a las necesidades que vayan surgiendo a medida que pase el tiempo y con un plan de implantacin relativamente rpido y sencillo que surge como resultado de toda la investigacin realizada en este trabajo especial de grado. Se propone entonces la inclusin de una ctedra de banquetes dentro del pnsum de estudios del CUHELAV que debe realizarse preferiblemente de la siguiente manera:

1. A corto plazo, pues el mercado en que vivimos es cada da ms competitivo y las personas preparadas en reas especializadas dentro de la hotelera son las primeras en ingresar a departamentos especficos de trabajo dentro del campo profesional pues estn mucho ms capacitadas que otras personas y porque el CUHELAV se estara poniendo al da con las necesidades laborales y de estudio tomando ventaja sobre otras instituciones de enseanza de los servicios hospitalarios.

2. La materia debe ser de carcter Electivo, esto se debe a varias razones primero a que no demanda mayores trmites pues el pnsum no requerira ser modificado a instancias del CNU, sino que solamente necesitara de la aprobacin del cuerpo docente junto con las autoridades acadmicas del CUHELAV, adems de modificar los horarios y asignar a un profesor capacitado para impartir dicha ctedra y segundo porque tendra una carga horaria y programa mucho ms flexible que una materia obligatoria.

3. Para estudiarse durante el Quinto semestre de la carrera, ya que es en este semestre donde es mas factible el desarrollo de ctedras electivas de corte complementario por la flexibilidad del horario, adems, en esas instancias de la carrera ya los estudiantes poseen conocimientos bsicos y tienen definido el rea de su preferencia para su entrenamiento administrativo, lo que deja abierta la posibilidad para quienes elijan el rea de banquetes de cursar la ctedra.

4. La naturaleza de la materia es terico-prctica y todo el tiempo que se necesita para desarrollar la parte de teora del programa ser necesaria para la parte practica es por ello se divide en 50% de horas tericas y 50% de horas prcticas.

5. La carga horaria de la materia debera ser de cuatro horas semanales pues de esta forma se puede dividir fcilmente en la mitad de horas prcticas y la otra mitad tericas y tambin separar en grupos iguales de alumnos para que mientras unos estn en teora los otros estn es practica y viceversa, as mismo no se justificara un nmero reducido de horas pues sera insuficiente para un programa de esta materia.

6. Ser incluida bajo la modalidad complementaria es decir su duracin ser de 18 semanas hbiles, por lo tanto y de acuerdo al reglamento la evaluacin ser continua durante todo el semestre.

Finalmente se plantea entonces de acuerdo a todo el estudio realizado en el Marco Terico un Programa de la materia de Banquetes y Eventos elaborado de acuerdo y tomando como referencia a los programas existentes en el CUHELAV y a las disposiciones generales del reglamento de Evaluacin de la institucin.

PROGRAMA DE BANQUETES Y EVENTOS

1.- Justificacin

El profesional de la Hotelera para su eficaz desempeo en la planeacin, organizacin y ejecucin de eventos, requiere manejar tcnicas y conocimientos que le permitan el apropiado control, manejo y evaluacin de los distintos eventos a coordinar en el rea de Banquetes y Eventos del Departamento de Alimentos y Bebidas.

2.- Objetivo General

Que el futuro egresado adquiera los conocimientos necesarios para la planificacin y ejecucin de eventos de cualquier ndole ajustndose a un presupuesto o a la necesidad del cliente, obteniendo as la seguridad de resolver cualquier imprevisto con la perspicacia que hoy en da exige la Industria de Hospitalidad y Prestacin de Servicio.

3.- Objetivos Especficos

a.- Reconocer en una organizacin Hotelera la ubicacin del departamento de banquetes. b.- Diferenciar todos los tipos de banquetes y eventos que hay con sus respectivos montajes y necesidades primordiales. c.- Aplicar las 4 fases importantes para la realizacin de un evento como lo son la planificacin, Organizacin, Ejecucin y Evaluacin del evento. d.- Eleccin del personal y su control. e.- Analizar los posibles imprevistos tomando en cuenta la Lista de seguimiento del evento. f.- Analizar e interpretar los resultados que se generan en respectivos informes de costo y ventas en Banquetes y Eventos para la correspondiente toma de decisiones

4.- Contenido

Unidad I Departamento de Banquetes 1.- Departamento de Alimentos y Bebidas 2.- La Unidad de Banquetes 2.1 Ubicar la unidad de banquetes en el Organigrama de un Hotel 2.2 Funcin del departamento 2.3 Personal que conforma el departamento y sus funciones 2.4 Perfil del personal de banquetes 2.5 Concepto de Banquetes

2.6 Definicin de Evento 2.6.1 Caractersticas de los eventos 2.6.2 Tipos de Eventos

Unidad II Procedimientos Administrativos de la Unidad de Banquetes 1.- Relaciones con los clientes 2.- Ofrecimiento de Servicio 3.- Contrato de banquetes, elementos que lo conforman 4.- Polticas de contratacin y Servicio 4.1 Contrataciones 4.1.1 Anticipos 4.1.2 Crdito 4.1.3 Garantas 4.1.4 Cambios y Cancelaciones 5.- Relaciones nter departamentales

Unidad III Planificacin y Organizacin del Evento 1.- Planificacin General de un Evento 2.- Presupuesto 3.- Reconocimiento fsico previo al desarrollo de un evento 4.- Organizacin del Evento 4.1 Clasificacin de Comits 4.1.1 Funciones de cada Comit 5.- Servicio, Equipo e Instalaciones 5.1 Servicios Adicionales o Auxiliares 6.- Protocolo en el Banquete

Unidad IV Ejecucin del Banquete 1.- Servio de Banquetes 1.1 Tipo de servicios 2.- Lista de Seguimiento para realizar un evento

3.- Supervisin y Control del servicio de Banquetes 3.1.- Pasos a seguir para la efectividad de un banquete 4.- Solucin de Imprevistos

Unidad V Evaluacin 1.- Evaluacin del Banquete 1.1 Cuestionario para la evaluacin del evento 2.- Opinin y Sugerencias del Cliente en cuanto al servicio recibido 2.1 Ejemplo de formato para sugerencias 2.2 Evaluacin durante y despus del Evento 3.- Estndares de calidad de la Unidad de Banquetes

Unidad VI Montajes 1.- Distribucin y Espacio para mesas y sillas 2.- Medidas antropomtricas 3.- Decoracin de Banquetes

CAPITULO VI.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En esta seccin del trabajo, se manifiestan los resultados que han surgido luego de haber abordado la importancia de una unidad curricular de Banquetes dentro del CUHELAV como problema de estudio, por ello se muestran a continuacin las conclusiones y recomendaciones que se hacen para la creacin de la misma luego de haber creado una propuesta y un programa acadmico detallado para incluir dicha materia dentro del pnsum de estudios

CONCLUSIONES

Un amplio grupo de estudiantes del Hotel Escuela piensa que se hace necesaria la implementacin de una ctedra de banquetes, de igual forma, los docentes, egresados y personas ligadas al ramo de Hotelera consideran que es necesaria la aplicacin de una herramienta acadmica para dicha rea, lo que permite afirmar que es una necesidad latente dentro del programa acadmico del CUHELAV la inclusin de una unidad curricular de este tipo.

El rea de banquetes es considerada uno de los segmentos de trabajo ms importantes de la industria hotelera en nuestros das, por lo que el recurso humano que se forma para este mercado laboral debe estar mejor preparado de lo que actualmente se encuentra para dirigir las actividades que se realicen en la misma.

La ctedra de banquetes debe aplicarse en el quinto semestre pues este precede al entrenamiento empresarial administrativo y en donde los estudiantes se inclinan ms por esta rea de la hotelera, adems, en ese momento es que el estudiante ese encuentra ms seguro del rea en la cual se quiere desenvolver o especializar en un futuro.

La necesidad que se tiene de crear e incluir la ctedra de banquetes es tan apremiante que se debe incluir en el programa en un corto plazo determinado de tres a seis meses, por eso debe ser presentado como ctedra electiva ya que la inclusin de esta materia como obligatoria traera consigo una serie de cambios que no son fciles de resolver en corto plazo pues se tendra que modificar el pnsum de la carrera lo que dependera del CNU quien luego de estudiar detalladamente la propuesta y discutirla (lo que podra demorar aos) puede que decida incluirla como materia obligatoria dentro del pnsum.

Finalmente es necesario que todos los organismos, instituciones e instancias que prestan educacin de cualquier tipo y los profesionales en especial del rea de Servicios de la Hospitalidad vayan evolucionando, mejorando y adaptndose a los numerosos cambios que presenten las actividades que realizan, de esta forma se est garantizando que el recurso humano es el ms adecuado para desempearse en el mercado laborar pues se est preparado para ello, por lo tanto la ctedra de banquetes permitir que los egresados del C.U.H.E.L.A.V alcancen un desarrollo profesional ms ptimo y esto redundar en beneficios a la Industria de la Hospitalidades el pas.

RECOMENDACIONES

Tomando como referencia, las conclusiones hechas anteriormente las recomendaciones ms acordes que pueden hacerse para cumplir con los objetivos planteados en el presente trabajo de investigacin son las siguientes:

Incluir de la ctedra de banquetes como materia electiva a corto plazo mientras se realizan las gestiones pertinentes para hacer la reestructuracin del pnsum, y en caso de que se presenten retrasos elaborar planes alternativos de capacitacin en el rea de banquetes y eventos como cursos y talleres.

Realizar un estudio detallado por parte del personal docente y las autoridades del CUHELAV del programa presentado para la asignatura de tal forma que se propongan mejoras en el mismo y generar cambios o reestructuraciones en ste si fuesen necesarios.

Establecer un programa de retroalimentacin entre los hoteles y el CUHELAV para generar respuestas acadmicas ptimas en base a las solicitudes del mercado laboral acorde con las nuevas tendencias.

Prestarle una mayor atencin a los proyectos de grado realizados por los estudiantes y buscar las vas para llevarlos a cabo de tal forma que no slo se utilicen como referencia bibliogrfica.

BIBLIOGRFIA. Fleitman, J. (1997). Eventos y Exposiciones una Organizacin exitosa. (1ra ED). Mxico: DF. McGraw-Hill Interamericana editores Cravioto, T. (2002). Organizacin de Congresos y Convenciones. (5ta Ed.). Mxico: DF. Editorial Trillas Mostacero, K. (1996). Importancia de la unidad de banquetes como parte de la formacin del estudiante del Colegio Universitario Hotel Escuela de Los andes Venezolanos. Trabajo de Grado, Colegio Universitario Hotel Escuela de Los Andes Venezolanos. Mrida Venezuela Rodrguez, g; Gil, j y Garca, J. (1999). Metodologa de la investigacin cualitativa. (2da. ed.). Granada: Ediciones Aljibe. Merriam, S. (1998). Cualitative research and case study applications in education. San Francisco, CA: Jossey-Bass publisher