10 Seminario Del Sistema Nacional de Archivos 2001 AGN

10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologas"
1. Apertura del dcimo seminario del Sistema Nacional de Archivos
El Archivo General de la Nacin les da una cordial bienvenida al Dcimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos y espera que el evento cumpla con las expectativas de las instituciones, y de participantes. a entidad en su inters por compartir su misin al con!unto de la administracin p"blica, la comunidad acadmica y la sociedad en #eneral ha insistido en la necesidad de or#ani$ar con%orme a par&metros tcnicos archiv'sticos, los documentos que #eneran las instituciones en el cumplimiento de los deberes y derechos constitucionales y le#ales que a todos nos compromete. os avances de la tecnolo#'a in%orm&tica y las diversas aplicaciones en todos los campos del quehacer archiv'stico constituyen un motivo para re%lexionar en torno a su pertinencia, sinton'a con los principios %undamentales de la archiv'stica moderna y posibilidades en el marco del concepto archivo total, el cual alude al ciclo vital de los documentos, a los distintos soportes de la in%ormacin y a la naturale$a y clase de los archivos. De la misma manera hacer notar que las exi#encias %ormales de car&cter archiv'stico que aunque ya est&n consideradas en la normatividad cuando se re#ula y se autori$a la utili$acin de las nuevas tecnolo#'as para el re#istro, conservacin, comunicacin y di%usin de los documentos si#uen desestimadas por %alta probablemente del dise(o, pro#ramacin, produccin, suministro y actuali$acin de soluciones mediante la utili$acin de tcnicas in%orm&ticas, electrnicas y telem&ticas. )or lo anterior se hace necesario propiciar un di&lo#o entre archivistas y pro%esionales de la in#enier'a, productores y usuarios de la in%ormacin de archivos para estrechar v'nculos en el mundo donde la interdisciplinariedad en los procesos se impone. Esto contribuir& muy se#uramente a crear un ambiente de relacin y superar de aislamiento para construir verdaderos sistemas de archivo en las instituciones y empresas y con%i#urar el Sistema Nacional de Archivo del pa's.
+n nutrido #rupo de participantes, provenientes de las re#iones del pa's, se hi$o presente y particip muy activamente en los espacios de opinin y pre#untas a los con%erencistas, previstos en la metodolo#'a aplicada en el evento. Al tiempo y como actividad paralela se desarroll la ,uinta -eria Expoarchivo.//* que %ue reali$ada con el invaluable concurso de la Asociacin de Ami#os del Archivo General de la Nacin, entidad con la cual el Archivo General de la Nacin celebr un convenio de cooperacin para tal e%ecto. as si#uientes empresas y entidades se hicieron presentes como expositores en la 01 -eria Expoarchivo .//*2 A345678 A )8)+ A3. A34E4 DE 48 89:6A ;DA. A345678 GENE3A DE A NA46<N DE 48 89:6A. A345678 GENE3A DE D6S;36;8. A345678S 96438=8);648S ;DA. AS846A46<N DE A96G8S DE A345678. :648 6N;E3NA468NA S.A. 48 4EN;E3=4entro 4olombiano de 6n%ormacin. 48NS+ ;83ES NA468NA ES AS846AD8S ;DA. DA;A-6 E S.A. D6G69AS;E3 ;DA. -8ND8 4+ ;+3A 4A-E;E38. GAD6E3 S6S;E9AS )38-ES68NA ES DE 6N-839A46<N ;DA. GES;6<N D84+9EN;A ;DA. 6N ) AN; S.A. 6ND+S;36A DE )A)E ES ;DA. 6N7E3S68NES A>87E48 S.A. ?8DA? A9E364AS ;DA. E@48 S.A=4AN8N. 9ANE>8 )38-ES68NA DE 6N-839A46<N. 9E)A S.A. 96438-6 9A468NES DE 48 89:6A S.A. A9643848 SAA. 96N6S;E368 DE 4+ ;+3A. 8-6A345678. )BC SE376468 ;DA. )A;3698N68 4+ ;+3A D 76G6AS. )83; 489+N64A468NES=:E S8+;5. 38DA 489)+;E3 ;DA. SE376468S D S8 +468NES EN ;E4N8 8GEA ;DA. ASDSEN;E4 ;DA.. SE376EN;3EGA S.A. SEG+36DAD ;F4N64A S.A.SE;E4SA. S6S;E9A NA468NA DE ) ANEA46<N )A3;646)A;67A.
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;EA9 G83? ;DA. +N67E3S6DAD DE A SA E. -acultad de Sistemas de 6n%ormacin y Documentacin +N67E3S6DAD E@;E3NAD8 DE 48 89:6A. -acultad de 3estauracin de :ienes 9uebles 767A A 46+DADAN6A. El Archivo General de la Nacin ha considerado de vital importancia dedicar el Dcimo Seminario del Sistema Nacional a esta tem&tica para ambientar la discusin, el an&lisis, el intercambio de in%ormacin y experiencias de utilidad para la comunidad archiv'stica nacional. a reali$acin del seminario sobre los archivos y las nuevas tecnolo#'as, se propuso los si#uientes ob!etivos espec'%icos *. 6lustrar a los participantes sobre el uso de tecnolo#'as en los archivos. .. 3elacionar los conceptos b&sicos de la archiv'stica y su aplicacin en los sistemas automati$ados. H. Establecer los mecanismos de comunicacin y cooperacin entre archivistas y los pro%esionales de la in#enier'a de sistemas y a%ines. I. Dar a conocer la normatividad existente en la materia. 0. 6ntercambiar in%ormacin y experiencias sobre aplicaciones exitosas en la materia a nivel nacional e internacional. J. 4on%ormar un #rupo de traba!o para anali$ar esta problem&tica y sus desarrollos con%orme a las nuevas tendencias.
En la mesa directiva del Dcimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos estuvieron presentes la Doctora Araceli 9orales pe$, 9inistra de 4ultura,
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el Doctor >or#e )alacios )reciado, Director del Archivo General de la Nacin, el Doctor Dan 5a$en de la +niversidad de 5arvard, Estados +nidos, el Doctor Eduardo )osada, Director de la Asociacin para el Avance de la 4iencia, la Doctora ilia Gallo, Directora E!ecutiva de la Asociacin de Ami#os del Archivo General de la Nacin, la Doctora Elsa 9oreno, Secretaria General del Archivo General de la Nacin y la Doctora 9yriam 9e!'a, >e%e de la Divisin de )ro#ramas Especiales del Archivo General de la Nacin.
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!la"ras del doctor #orge alacio reciado $irector del Archivo %eneral de la Naci&n
Se(ora 9inistra de 4ultura Doctora Araceli 9orales pe$, compa(eros de la mesa, se(oras y se(ores2 En la sesin inau#ural del Sistema Nacional de Archivos Do(a 4onsuelo Arau!o No#uera cerro as' su importante intervencin A9uchas #racias entonces a todos ustedes por aportar a la construccin de la memoria de nuestra nacin, por impre#narla d'a tras d'a de su amor, de su cuidado, de su inters, de su capacidad de esculcar hasta mas adentro lo que %uimos, lo que somos llamados a hacer en el contexto de las naciones, #racias a ese amor tan #rande, a la curiosidad, a la paciencia y a la dedicacin de ustedes podemos mas tarde cuando ya no seamos decirle a nuestros hi!os y a nuestros nietos lo que %uimosA, que palabras tan estimulantes y acertadas, en ellas sinteti$aba la misin, la responsabilidad, el compromiso y el talante de quienes tienen la %uncin social de preservar la memoria colectiva para todos los tiempos y que mensa!e mas humano y dram&ticamente premonitorio, hoy con el recuerdo a#radecido por su labor y su testimonio abrimos las sesiones del Dcimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos rea%irmando el compromiso de conservar para las #eneraciones %uturas los testimonios del pasado y del presente para que las apelaciones a la memoria no solo permitan la comprensin de los procesos sino la reconstruccin de los anhelos y esperan$as de los pueblos civili$ados #uiados en el pensamiento y la accin por el sentido de la responsabilidad histrica hacia los antepasados y hacia quienes lle#aran a ser. )resentamos a los cole#as del pa's y a los invitados del extran!ero un saludo muy cordial con nuestros a#radecimientos a la asistencia a este evento que esperamos satis%a#a sus expectativas y les reiteramos los me!ores deseos por una #rata estad'a entre nosotros. A los con%erencistas que con altruismo solidario nos van a participar sus inquietudes y experiencias nuestras mani%estaciones de especial reconocimiento, a los artistas que con tanta #enerosidad y compromiso se asocian a este evento de la memoria para que a una sola vo$ rati%iquemos
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desde el doloroso presente el %uturo promisorio de 4olombia, porvenir que solo ser& posible #racias al %aro espiritual de la cultura, la %uer$a de la ima#inacin, el %undamento de la tica, el vi#or de la utop'a compartida y la virtud de la esttica de la existencia de una comunidad civili$ada. Al 9inisterio de 4ultura nuestro a#radecimiento m&s #enuinos por el oportuno y estimulante apoyo para la reali$acin del evento y su proyeccin en las rese(as, a las +niversidades, 6nstituciones Archiv'sticas, -irmas y o%erentes de servicios, equipos y materiales que se vinculan al propsito com"n de avan$ar en la %ormacin de recursos y de consideracin de los desarrollos tecnol#icos de acuerdo con las exi#encias de los nuevos tiempos. A la Divisin de )ro#ramas Especiales por la interpretacin y el desarrollo de las pol'ticas y ob!etivos de la entidadK a los miembros y directivos de la Asociacin Ami#os del Archivo por su identi%icacin con la misin institucional y por su invaluable cooperacinK a la %irma 9ar'a 7ictoria 7illa por su decidido y entusiasta concurso y en %in a cuantos de una u otra %orma se han vinculado tanto al evento acadmico del seminario, como a Expoarchivo .//* nuestro cordial reconocimiento y especial #ratitud. 5emos sido invitados a volver a unos temas m&s acuciosos que por su densidad y alcance y por devenir de los cambios provocados por los desarrollos tecnol#icos de los "ltimos cincuenta a(os requieren una y otra consideracin, una y otra revisin y estudio reali$ados desde &n#ulos y pticas muy diversos, en e%ecto se trata de repensar la incidencia de las tecnolo#'as, de la in%ormacin y las comunicaciones en el quehacer archiv'stico, en los procesos documentales, en la conservacin de parte esencial de la memoria colectiva, en la #arant'a al derecho a la in%ormacin y a la intimidad y en %in en la respuesta de los archivos a la demandas de in%ormacin tras las mutaciones y los cambios de la sociedad del conocimiento, de lo que al#unos llaman ya no la nueva sociedad, ni la nueva era, sino la nueva civili$acin, tales preocupaciones resultan necesarias y desde lue#o le#itimas cualquiera que sea el #rado de asimilacin de dichos desarrollos en el &mbito de la administracin como creadora que es de los documentos de que se ocupan los archivos. )or contraste de otros momentos de la historia, cuando #rupos humanos coet&neos pod'an hallarse en ciclos histricos di%erentes la naturale$a de la sociedad in%ormacional en la mira de la #lobali$acin supone tal interdependencia como no se hab'a dado en nin#una otra etapa, en el mundo de hoy la in%ormacin caracteri$ada por su volumen, variedad, rapide$, persistencia y automati$acin se ha convertido en el vinculo esencial entre los hombres sin distincin de %ronteras, espacios temporales de cultura o de sistemas pol'ticos. Es un lu#ar com"n aquello de que los pa'ses subdesarrollados del inmediato pasado %ueron los que lle#aron tarde a la industriali$acin y los del %uturo ser&n los que se retrasen en las adaptaciones y los cambios de la era de la in%ormacin, pero a di%erencia de las revoluciones anteriores cuando los procesos eran una opcin en los tiempos
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actuales la vinculacin al mundo de la in%ormacin, de la in%orm&tica, al universo numrico del que hablan los especialistas resulta tan casi inevitable para la propia supervivencia de los #rupos. as repercusiones de las nuevas tecnolo#'as en la creacin y mane!o de la in%ormacin y por la capacidad #eneradora que les es inherente son cada ve$ mayores en el con!unto del quehacer del hombre, en las ideas y los valores, en el conocimiento y las instituciones, trat&ndose de innovaciones transversales, de mutaciones constantes y aceleradas las consecuencias en la sociedad y en la cultura son pro%undas y de lar#a duracin, sin embar#o y pese a la incidencia de tales desarrollos cuyos ciclos son cada ve$ mas cortos, de mayor alcance y de aceleracin verti#inosa podr'a a%irmarse que la verdadera percepcin de sus reales alcances es relativamente reciente. A partir del primer computador cuya primera versin, como todos ustedes saben data de *LI0, el avance de las tecnolo#'as, de la in%ormacin y de las comunicaciones ha #enerado verdaderas revoluciones en la ciencia, la econom'a, la pol'tica y la tcnica sin que se haya lle#ado aun a la plenitud de los procesos innovadores, los desarrollos de las llamadas industrias de la sociedad de la in%ormacin son como la %ibra ptica, la tecnolo#'a celular, las redes de comunicacin, la di#itali$acin, las comunicaciones v'a satlite, han tenido y tendr&n aun mas pro%undas consecuencias en todos los ordenes, el conocimiento, la educacin, la investi#acin, la salud, el empleo, la produccin, el comercio, el ocio y el traba!o, la pol'tica, la le#islacin y la administracin. A lo lar#o del tiempo histrico la comunicacin y la in%ormacin han sido un bien primario para el hombre pues sin ellas no habr'a podido vivir y menos sobrevivir en el recuerdo, desde la comunicacin inicial directa, inmediata e individual se dieron #randes saltos con el len#ua!e %i#urativo y la escritura hasta posibilitar una comunicacin con el hombre del %uturo mediante la persistencia de una nueva %orma de memoria colectivaK pero en la sociedad contempor&nea la in%ormacin se presenta con caracteres desconocidos en la historia de la civili$acin humana, en especial lo concerniente a la automati$acin como el ras#o %undamental de la nueva era, as' en los tiempos que corren la in%ormacin se constituye en el elemento esencial para el conocimiento, el desarrollo y los nuevos paradi#mas entre los hombres sin distincin de %ronteras, etnias o creencias y para establecer la unidad moral de la especie humana en la dimensin planetaria. as nuevas tecnolo#'as han tenido una pro%unda incidencia en el con!unto de las actividades del hombre y obviamente en la )ol'tica, el Estado, el Derecho y la Administracin. No resulta extra(o entonces que los archivistas con las responsabilidades que les son propias en cuanto mane!an in%ormacin y custodian el patrimonio documenta, atentos como deben estar al impacto de la tecnolo#'a en todos los campos de su quehacer y en particular en el acceso y la di%usin de los contenidos archiv'sticos, la di%usin y la promocin, conscientes de lo que si#ni%ica en su tarea el %enmeno social de la in%orm&tica y cada ve$ mas se#uros de su necesaria participacin en el ciclo vital de los documentos que %un#en como len#ua!e natural de la
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Administracin, se hubiesen planteado desde *LJI, al#unos problemas que se derivan del empleo de aquellas tecnolo#'as en la #estin publica o hubiesen considerado desde entonces las posibles aplicaciones in%orm&ticas a los archivos histricos. ;odo ello desde lue#o como expresin de la necesaria prudencia e la aplicacin de las nuevas opciones y de la responsabilidad de advertir todas las implicaciones para los derechos ciudadanos, el tramite de los asuntos y la conservacin de la memoria. En e%ecto en dicho a(o el 4onse!o 6nternacional de Archivos considero la creacin de una comisin permanente encar#ada de estudiar ciertos aspectos de los documentos reali$ados por procedimientos mecani$ados y para explorar nuevos mtodos, procedimientos y practicas archiv'sticas que resultaban ur#entes %rente al empleo de las nuevas tcnicas por parte de los productores de documentos. En la mesa redonda del a(o si#uiente se planteo el problema de los documentos electrnicos y su conservacin y se advirti como los documentos convencionales persist'an pese a la #enerali$acin creciente de aquellos. Desde entonces no parec'a tan viable el paradi#ma de la o%im&tica. Se debatieron adem&s los ries#os que para la memoria colectiva representaban los nuevos soportes dada su vulnerabilidad y corta duracin, la lenta y desi#ual aplicacin de las tecnolo#'as en el con!unto de las administraciones, los vac'os le#ales respecto de los valores probatorios y testimoniales, los altos costos que entonces si#ni%icaban las nuevas aplicaciones y desde lue#o la %alta de preparacin de los archivistas para el mane!o de aquellos documentos. )ero %ue a partir de *LM*, cuando la comunidad archiv'stica inicio la consideracin sistem&tica de las implicaciones de las nuevas tecnolo#'as en los archivos y un primer acercamiento a la cultura del acceso y empleo de las tecnolo#'as de la in%ormacin. El archivero e historiador 5enri :autier identi%ico al#unos problemas centrales, %ormulo ciertas inquietudes metodol#icas e hi$o su#erencias practicas que desde entonces serian temas obli#ados de muchas reuniones de expertos, #rupos interdisciplinarios de estudio, mesas y con#resos mundiales de archivos. En dicho evento se planteo nuevamente y con mayor insistencia la incertidumbre sobre la durabilidad de los soportes, la necesidad onerosa de las mi#raciones, los problemas de la valoracin y la seleccin de los documentos electrnicos, la participacin de los archivistas en el mane!o de los mismos. Se expuso con toda claridad el dilema que para la pro%esin del archivista si#ni%icaba la creciente aplicacin de las nuevas tecnolo#'as en las administraciones publicas2 o se promov'an cambios sustanciales en la %ormacin y capacitacin del archivista y se avan$aba en la reorientacin pro%esional y se aceptaban cambios e innovaciones en ciertas practicas inveteradas o se de!aba el mane!o de la documentacin contempor&nea a los servicios in%orm&ticos de la administracin. )ero ello si#ni%icar'a no solo una #rave de%eccin sino una amena$a para la memoria. El 4on#reso de 9osc" en *LM. que en buena parte se ocupo de las tecnolo#'as de los archivos, volvi a considerar las propuestas y su#erencias de la
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ponencia de :autier, rati%ico la creacin del 4omit de 6n%orm&tica del 4onse!o, invito a los archivos a salva#uardar los bancos de datos y !u$#o prioritaria la aplicacin de la in%orm&tica a la elaboracin de instrumentos de descripcin, incluyendo los documentos electrnicos. En eventos si#uientes se insistir'a en los problemas tericos, metodol#icos, humanos y psicol#icos que planteaba la aplicacin de las tecnolo#'as en los archivos, la creciente demanda de in%ormacin en la nueva sociedad y los problemas econmicos de las aplicaciones tecnol#icas. os estudios que sobre el impacto de los desarrollos in%orm&ticos y los nuevos documentos planteaba a la teor'a y a los principios b&sicos de la Archiv'stica se anali$aron en el 4on#reso de )ar's de *LNN. os especialistas de la disciplina, tras muchas re%lexiones, con%rontacin de experiencias y discusiones interdisciplinarias hab'an concluido que ni los nuevos soportes de la in%ormacin ni el mane!o de los documentos electrnicos, ni de lo que podr'a llamarse el patrimonio electrnico %ormado por aquellos, supon'an la crisis de la misma ni siquiera la re%ormulacin de los principios esenciales. En otras palabras, pese a la drasticidad de los cambios que en materia de documentos #eneraban las nuevas tecnolo#'as y teniendo en cuenta el valor probatorio e in%ormativo de los mismos, el mane!o archiv'stico de estos deb'a re#ularse por los principios tradicionales de la disciplina especialmente en lo atinente a la procedencia y orden ori#inal. El 4on#reso de 9ontreal del a(o L. pro%undi$ en tales temas y problemas como quiera que se ocupo de la pro%esin del archivista en la era de la in%ormacin. Se insisti en la ur#ente necesidad que ten'an y si#uen teniendo los archivos de abordar los avances tecnol#icos no solo como proveedores de in%ormacin electrnica sino como conservadores de documentos electrnicos o bien porque muchos ya estaban en%rentados a esos retos o porque en el inmediato %uturo todos deber'an hacerlo. Se insto a las instituciones archiv'sticas a traba!ar, ba!o los principios de la cooperacin y la coordinacin, con or#ani$aciones nacionales e internacionales para avan$ar en la normali$acin de la tecnolo#'as para la in%ormacin y en la propia del mane!o, or#ani$acin y conservacin de los documentos. En dicho evento, se rati%ico la necesidad de atender el ciclo vital del documento cualquiera que %uese su soporte, es decir se reitero el concepto del archivo inte#ral o del archivo total, como se ha denominado entre nosotros= exi#encia tanto mas perentoria trat&ndose de los documentos in%orm&ticos. 4apitulo especial lo constituy la %ormacin de los archivistas cuya actuali$acin, a partir de las realidades tecnol#icas y las nuevas exi#encias sociales se tornaba imprescindible. a idea central de la re%orma educativa que se planteara es que si bien los archivos son centros de in%ormacin que deben actuar como tales y no como simples depsitos de %ondos, papeles o micro%ilmes, esa in%ormacin tiene su propia estructura y es %undamentalmente distinta de la que se encuentra en los libros y documentos impresos. Su car&cter especial es solo accesible despus de haber sido
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procesada utili$ando ciertos mtodos apropiados. D as' por cuanto la metodolo#'a de la Archiv'stica es "nica dentro de las 4iencias de la in%ormacin, la disciplina debiera tener identidad y autonom'a, sin per!uicio, desde lue#o de los tradicionales v'nculos con el Derecho, la 5istoria o la :ibliotecolo#'a o con las nuevas disciplinas como la Administracin, la 6n%orm&tica y las llamadas 4iencias de la in%ormacin en #eneral. a comunidad archiv'stica volvi sobre los mismos asuntos en al#unas de las 9esas 3edondas posteriores como en la de Estocolmo del a(o *LLN que se ocupo del acceso a la in%ormacin y los desa%'os tecnol#icos. En el 4on#reso de :ei!'n de *LLJ se anali$o el tema de los archivos virtuales, la necesidad de expedir o actuali$ar la le#islacin y as' mismo el impacto de las tecnolo#'as en el traba!o del archivero y los nuevos compromisos pro%esionales y tcnicos. -inalmente en el 4on#reso m&s reciente, el de Sevilla del a(o .///, como al#unos de ustedes recordar&n, se volvi en pro%undidad sobre los problemas centrales que deben plantearse los archivos del nuevo milenio en la sociedad de la 6n%ormacin. A nivel latinoamericano ha existido una #ran preocupacin por temas similares y !unto a los problemas tradicionales que si#uen preocupando a la comunidad re#ional, se ha considerado lo que al#unos llaman Ael anal%abetismo electrnicoA, y el evidente y #rave retraso tecnol#ico y los m"ltiples %actores que lo determinan. Se ha estudiado los nuevos en%oques y perspectivas de la %ormacin del archivista, el per%il del %uturo pro%esional, la normali$acin de los procesos y la necesaria cooperacin para avan$ar en la misma direccin. Al#o similar podr'a decirse en el caso de 4olombia. Desde cuando en *L0/ se autori$o y valido el uso del micro%ilm o debido al reconocimiento que hiciera el 4di#o de )rocedimiento 4ivil de cualquier medio como prueba "til para la %ormacin del convencimiento del !ue$, la preocupacin por nuevos soportes y nuevas tecnolo#'as y su aplicacin en los archivos a ocupado la atencin de varios %uncionarios. El inters se acentu en la dcada de los setentas a propsito de al#unas %ormulaciones sobre un Sistema Nacional de 6n%ormacin y de la vinculacin mas activa del Archivo Nacional a la comunidad archiv'stica internacional, participando y di%undiendo las preocupaciones que desde entonces la embar#aban. El 4onse!o 6nternacional de Archivos lideraba la discusin central sobre las repercusiones de las nuevas tecnolo#'as en las instituciones archiv'sticas dado el empleo creciente en la Administracin. De otra parte el mismo Archivo Nacional iniciaba la or#ani$acin de sistemas repro#r&%icos y del laboratorio de restauracin de la entidad. En la misma dcada se establecieron en el pa's los primeros pro#ramas universitarios de :ibliotecolo#'a y Archiv'stica y se diversi%icaron y ampliaron los cursos de capacitacin a nivel internacional a los que poco a poco tuvieron acceso %uncionarios de archivos y bibliotecas de di%erentes ciudades y re#iones. a coyuntura m&s importante se presento a
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%inales de los a(os ochenta con el proyecto inte#ral del actual Archivo General de la Nacin. a institucin de una parte intensi%ic las relaciones con la comunidad archiv'stica internacional y muy en especial con los archivos iberoamericanos y se concertaron pro#ramas de cooperacin para la %ormacin y los desarrollos tecnol#icos en la entidad y de otra a motivado a la comunidad archiv'stica a la re%lexin sobre aquellos temas. En varios seminarios y %oros acadmicos se han examinado no solo los problemas tradicionales como la #estin de documentos, la Administracin y los Archivos, la le#islacin o el Sistema Nacional sino las nuevas tecnolo#'as o las aplicaciones in%orm&ticas en los archivos. 5a promovido la discusin de aspectos tericos y metodol#icos, el estudio de experiencias, la di%usin de estudios y la preparacin de textos. De otro lado inicio la aplicacin de tecnolo#'as in%orm&ticas=proceso de ima#en, almacenamiento ptico y bases de datos= para el tratamiento de los %ondos histricos. En esa direccin el Archivo General de la Nacin tiene como meta institucional para mediados del a(o .//., poner la in%ormacin di#itali$ada en 6nternet. Seria el primer pa's latinoamericano en colocar en red %ondos completos y el comien$o de los archivos histrico virtuales lo que seria un salto %undamental para la consulta y la investi#acin. Es claro que con la ey 0LI la entidad adquiri nuevas responsabilidades %rente a la re#lamentacin, la normali$acin y el traba!o interdisciplinario, particularmente en lo atinente al empleo de las nuevas tecnolo#'as y el mane!o de los documentos in%orm&ticos. En todas estas tareas la institucin ha contado no solo con la labor comprometida de sus %uncionarios y expertos sino con la entusiasta cooperacin de miembros destacados de la comunidad archiv'stica y de pro%esionales de di%erentes disciplinas y muy en especial del 4omit de Gestin de Archivos y de los #rupos de traba!o S.N.A. El evento que hoy se inicia es un nuevo espacio para avan$ar en esa mira, observando experiencias, conociendo en%oques, contrastando practicas y anali$ando teor'as. Si bien es cierto que en el pa's no se han #enerali$ado los documentos electrnicos, la tendencia a la automati$acin inte#ral en la #estin publica es irreversible y a los archivos les corresponde no solo estar atentos al despertar tecnol#ico sino adelantarse a las aplicaciones previsibles. os con%erencistas a quienes reiteramos nuestros a#radecimientos por sus valiosos aportes, nos van a compartir sus inquietudes alrededor de muchos problemas que plantea a los archivos los avances de la tecnolo#'a in%ormati$a, al#uno de los cuales, como bien se sabe, no tienen aun soluciones compartidas plenamente y una de las mayores di%icultades para lo#rarlo es !ustamente la evolucin constante de las tecnolo#'as. Aunque se han lo#rado notorios desarrollos en la teor'a y la practica archiv'sticas, persisten al#unos temas y problemas y cuya solucin requiere el concurso interdisciplinario especialmente de archivistas, in#enieros, administradores y !uristas. Solo seria del caso insistir en aquellos que se derivan de la naturale$a y condiciones de las nuevas tecnolo#'a y los documentos electrnicos2 la %ra#ilidad de los
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soportes, la evolucin tecnol#ica incesante y acelerada y la consecuente obsolescencia de las tcnicas, la disociacin entre la in%ormacin y el soporte, los ori#inales y las copias sin control, la desmateriali$acin y la ubicuidad de la in%ormacin, la volatilidad de la misma por la ausencia de los mane!os archiv'sticos adecuados y oportunos, el car&cter multi%orme de los documentos, la reproduccin en %ormato electrnico, el acceso a la in%ormacin y la se#uridad de los datos o su comerciali$acin, los altos costos y la %inanciacin, los vicios le#ales y re#lamentarios, los delitos in%orm&ticos, los procesos de valoracin y seleccin, la conservacin y la se#uridad de los documentos electrnicos como memoria y desde lue#o todo lo atinente a la %ormacin y capacitacin del personal de archivos, priori$ando la propia %ormacin de los docentes. Es verdad que los nuevos desa%'os han enriquecido la teor'a y la practica archiv'sticas pero el hori$onte de inquietudes se amplia casi d'a a d'a. os archivistas de pro%esin y de o%icio tienen la responsabilidad indele#able de en%rentar la discusin y el debate apelando ciertamente a los principios de la disciplina y a la propia tradicin y experiencia pero ampliando y diversi%icando los saberes, vincul&ndose mucho m&s a la #estin y a los procesos administrativos y tcnicos de la entidad, traba!ando a la par con los pro%esionales de la in%orm&tica, la administracin, el derecho y la conservacin y en %in teniendo una presencia mas activa en las instancias de las instituciones, en el con!unto de la administracin y dentro de la nueva sociedad del conocimiento. ;al la s'ntesis de las principales preocupaciones e inquietudes de los archivistas de hoy y del prximo %uturo, sobre las cuales por %ortuna hay experiencias observables, densos estudios, propuestas novedosas y creciente biblio#ra%'a especiali$ada. +stedes, como todos los archivistas del mundo, deber&n en%rentar los desa%'os de las nuevas tecnolo#'as y las comunicaciones con la con%ian$a y se#uridad que o%rece una disciplina de probados %undamentos tericos, con la certidumbre del ri#or de los principios que la identi%ican y con el compromiso tico de impedir lo que seria la #ran parado!a que e la sociedad de la in%ormacin se pierda o debilite la memoria colectiva de los pueblos como %undamento para la construccin de la identidad de los mismos y su continuidad e el tiempo. Se(ores y se(oras2 #racias por la respuesta a esta convocatoria. Gracias de antemano por su participacin y aportes. os invitamos a otear el %uturo del pasado y a reivindicar la memoria del presente con la ilusin hecha certe$a de poner los testimonios de siempre al servicio de la verdad, como uno de los valores esenciales que anhelan los pueblos orientados por el sentido de la di#nidad del hombre y la responsabilidad de la historia. 9uchas Gracias.
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'. ALA()AS $* LA $+,T+)A A),*L- .+)AL*S L/ *0 .inistra de ,ultura 9uy :uenos D'as, Doctor >or#e )alacio Director del Archivo General de la Nacin, Doctor Dan 5a$en de la +niversidad de 5arvard de Estados +nidos, Doctor Eduardo )osada Director de las Asociacin 4olombiana )ara el Avance de la 4iencia, Doctora ilia Gallo Directora e!ecutiva de la Asociacin de Ami#os del Archivo #eneral de la Nacin, Doctora Elsa 9oreno Secretaria General Archivo General de la Nacin, Ami#os y ami#as En el propsito de #aranti$ar pol'ticas de Estado, capaces de situar a la cultura en un plano preponderante de la vida nacional, el 9inisterio de 4ultura y el 4onse!o Nacional de 4ultura avan$an pro#resivamente en el plan decenal de cultura .//*=./*/, que habr& de conocer el pa's al principio del mes de diciembre, este plan se ha apoyado en una amplia consulta al pa's cultural mas de veinticinco mil colombianos participaron en quinientos setenta %oros municipales, treinta y dos %oros departamentales, siete %oros distritales y un #ran %oro nacional que puso de %rente la importancia de construir las pol'ticas publicas colectivamente, simult&neamente con el plan estamos %ormulando un documento 4ompes orientado al %ortalecimiento del sector cultural a travs de tres estrate#ias principales que tienen que ver con in%ormacin, %inanciacin y le#islacin, la estrate#ia de in%ormacin contempla reavivar el Sistema Nacional de 6n%ormacin 4ultural S6N64 y crear el pro#rama de conectividad del sector cultural que pretende conectar no solo museos con museos, bibliotecas con bibliotecas, archivos con archivo sino tambin tender puentes entre unas y otras instituciones de manera que el sector %ortale$ca sus di&lo#os, sus intercambios y sus instrumentos de cooperacin. )ara desarrollar este propsito ya hemos comen$ado a recibir el reconocimiento y el apoyo de la a#encia de conectividad que inte#ra el patrimonio documental como un e!e %undamental y del pro#rama de las Naciones +nidas para el Desarrollo y esperamos recibir nuevos recursos del Gobierno Nacional. ;anto el 4ompes como el plan Decenal de cultura est&n soportados en un proceso permanente de documentacin, investi#acin y %ormacin especiali$ados en pol'ticas culturales impulsado por el 9inisterio, desde hace tres meses convocamos la c&tedra de pol'ticas culturales del 9inisterio de 4ultura que han contado hasta la %echa con la participacin de unos expertos mas destacados en pol'tica culturales de Amrica atina y el 4aribe como son >es"s 9art'n :arbero, >or#e Gon$&le$ y Arturo Escobar, sus ponencias podr&n encontrarlas en la pa#ina Oeb del 9inisterio, lo mismo que en una semana la de nuestros prximos invitados como 9artha Elena :ravo y Antoni Everit quienes centraran su participacin en la historia de las pol'ticas culturales de 4olombia y Europa respectivamente y en el an&lisis de los procesos de participacin ciudadana que han dado ori#en a dichas pol'ticas. a c&tedra al i#ual que la coleccin cuadernos de nacin que reco#e en seis vol"menes
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textos de cultura y nacin de autores diversos de Amrica atina y Europa como Garc'a 4anclini, 4arlos 9onsivairs, 5u#o Achuvar, 3enato 8rti$, Ana 9ar'a 8choa, entre muchos otros, hacen parte de este proyecto observatorio de pol'ticas culturales que hemos decidido crear en el 9inisterio de 4ultura con el animo de proveer al pa's de mas y me!ores herramientas para %ormular e implementar las pol'ticas culturales. En este contexto el 9inisterio !unto con el observatorio de )ol'ticas 4ulturales de Europa, la 8E6 y el 4onvenio Andrs :ello, convocara el prximo mes de Diciembre el Se#undo 4ampus Euro Americano de cooperacin cultural que reunir& aproximadamente doscientos expertos y responsables de pol'ticas culturales de Europa y Amrica para establecer nuevos la$os de cooperacin %undados en la trans%erencia de conocimiento, el intercambio de experiencia, la construccin de proyectos comunes y el traba!o en red, todo lo anterior me permite a%irmar que si bien el sector cultural vive un momento de #randes di%icultades econmicas, estas di%icultades tampoco lo han inmovili$ado, puede que estemos en quiebra pero no en paro, no nos hemos quedado quietos, las di%icultades nos han obli#ado a #estionar mas, a buscar nuevas alternativas de %inanciacin capaces de dar sostenibilidad al sector en el lar#o pla$o. De otra parte, pensar que el 9inisterio debe cerrarse solo porque el sector que encabe$a atraviesa una crisis econmica solo cabe en la cabe$a de quienes piensan que las instituciones lo "nico que tiene que hacer es %inanciar, es cierto que en estos momentos no contamos con muchos recursos y sin embar#o a di%erencia de muchos otros ministerios este a(o recibiremos una adicin presupuestal y el prximo a(o un presupuesto de inversin que supera en un cien porciento el presupuesto de este a(o, pero a lo que voy es que el papel de 9inisterio no solo tiene que ver con la provisin de los recursos sino tambin y principalmente con la %ormulacin de pol'ticas, en este campo estoy convencida que no estamos quebrados sino en un momento de enorme rique$a, una rique$a que va a servirnos tambin para elevar nuestra capacidad de #estin. -inalmente deseo convocarlos a todos ustedes a aportar desde su traba!o diario con la memoria de la nacin a la construccin de las pol'ticas capaces de hacer de 4olombia un pa's donde pueda ser posible la libertad y la pa$ para todos. os archivos son pilares de construccin de la nacin pero esa construccin para que sea slida debe ser democr&tica, en tal sentido deseo saludar con benepl&cito este Dcimo 4on#reso y %elicitar al Archivo General de la Nacin por la labor que reali$a en bene%icio de la descentrali$acin, de las pol'ticas culturales comprometida con la memoria y con la necesidad de que esto incluya no solo la memoria o%icial sino tambin la memoria de todas las voces que inte#ran y dan vida a nuestra nacin. 9uchas Gracias.
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1. N2*3AS T*,N+L+%4AS 5 *$2,A,-/N *$2A)$+ +SA$A 6L+)*0 residente A.,.A.,. Es %'sico y matem&tico diplomado de la universidad de la 8SANA S+6CA y doctor en 4iencias de universidad de la 8SANA en Sui$a los de!o con el doctor ED+A3D8 )8SADA - 83EC ,uiero re%erirme primero que todo al papel que la ciencia ha !u#ado en la construccin de la sociedad actual y en la construccin de la tecnolo#'a esas llamadas nuevas tecnolo#'as est&n basadas directamente en los resultados de la ciencia est&n muy cerca de los laboratorios de investi#aciones la biotecnolo#'a yo les di!e que esa era una de las que yo consideraba nuevas tecnolo#'as la biotecnolo#'a tal como la entendemos es un tema muy anti#uo en realidad porque los E#ipcios o Noe hac'an biotecnolo#'a sin saberlo cuando %abricaban bebidas %ermentadas como vino o cerve$a la biotecnolo#'a moderna se deriva mucho mas de la biolo#'a molecular y se deriva como lo dec'a hace un rato mucho mas del conocimiento %undamental de la estructura de la in%ormacin #entica de los seres vivos y eso es lo que ha dado pie para el desarrollo en los "ltimos a(os del campo de la 6n#enier'a #entica tanto en plantas como en animales en el descubrimiento de la estructura del ADN por Gatson y 4ric dio pie para el desarrollo de todo lo que hoy llamamos la biotecnolo#'a moderna la biotecnolo#'a industrial, es poner microor#anismos a traba!ar para producir compuestos qu'micos o medicamentos, quiero insistir ah' en la importancia que en el pa's se ha#a ciencia y se ha#a inversin en ciencia y tecnolo#'a porque esa es la "nica manera de #aranti$ar que ten#amos un sector empresarial un sector industrial un sector productivo realmente autnomo y competitivo lo ultimo que resulta, de la manipulacin #entica de seres humanos o de animales superiores es que uno puede modi%icar caracter'sticas a voluntad el color de los o!os o cosas por el estilo. es tan importante que las ciencias sociales y la tica estn involucradas muy de cerca en estos procesos y que las ciencias sociales orienten y ayuden a comprender el mundo que las ciencias naturales est&n construyendo. Aqu' ten#o un esquema de cmo %ue hecha la %amosa ove!ita Dolly, a la que se le retiro un vulo, a ese vulo se le saco el n"cleo y en el n"cleo ustedes saben que esta en principio la mitad de la in%ormacin #entica en el n"cleo del vulo para %abricar un ser vivo, la otra mitad proviene del espermato$oide en el momento de la %ecundacin, y esa es la teor'a que se llama de la ;otipotencia de las clulas. Entonces el #ran avance que se dio a mediados del si#lo @@ concretamente en el a(o de *LIM %ue el invento del transistor en los laboratorios :ell
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7ida arti%icial eso se re%iere crear entes in%orm&ticos que son capaces de reproducirse, de reparase, etc. hay que capacitar a la #ente para que sea capa$ de hacer labores mas avan$adas, mas so%isticadas y sobretodo que sea capas de cambiar a lo lar#o de los a(os y de adaptarse a los cambios de las pro%esiones, que las pro%esiones muchas desaparecen y han desaparecido ya no hay tip#ra%os por decir al#o y dibu!antes en arquitectura ya es otra cosa etc. y eso pasa en todas y va a pasar en muchas de las pro%esiones entonces uno en la %ormacin que le inculque a los muchachos a los !venes tiene que m&s que todo prepararlos para adaptarse para auto %ormarse a lo lar#o de su vida porque eso lo van a tener que hacer. Entonces este es un tema en el cual nosotros tenemos que pensar yo creo que son temas relacionados con el %uturo del pa's en los cuales pues es %undamental tener una posicin y las telecomunicaciones y la in%orm&tica pues es claro que todo va !unto hoy en d'a los #randes avances en telecomunicaciones se deben a esas dos tecnolo#'as que est&n ah', 9+45AS G3A46AS 7. *L $*SA6-+ $*L .-L*N-+ 5 LAS N2*3AS T*,N+L+%-AS $+,T+) $AN 8A0*N Es bibliotecario para Amrica latina, Espa(a, )ortu#al, en la AGidener libraryA de la +niversidad de 5arvard, tiene a su car#o el desarrollo y #estin de estas colecciones, cuyo en%oque principal es las humanidades y las ciencias sociales. +niversidad de 5arvard, Estados +nidos 9uy buenos d'as, para m' es un honor, un privile#io estar con ustedes, hemos tenido al#unas di%icultades en hacer lle#ar mi curr'culo a los or#ani$adores del seminario, as' que yo mismo voy a explicar quien soy yo. 9i titulo es el de :ibliotecario para Amrica atina, Espa(a y )ortu#al en la biblioteca principal de la +niversidad de 5arvard en Estados +nidos, esto si#ni%ica que ten#o a mi car#o conse#uir materia biblio#r&%ica de Amrica atina, Espa(a y )ortu#al en 4iencias sociales, humanidades para las bibliotecas, sobretodo para la biblioteca principal en 5arvard, tenemos una coleccin de seiscientos mil libros de y sobre Amrica atina, es una de las coleccin mas importante de Estados +nidos. 9i %ormacin pro%esional es de historiador, ten#o un doctorado en historia latinoamericana, una tesis sobre historia peruana de la +niversidad de Deo de Estados +nidos, una maestr'a en bibliotecolo#'a de una universidad de :oston. 5ace tiempo que estoy asesorando a al#unas %undaciones que tienen actividades en bibliotecas y archivos latinoamericanos, tambin ten#o a mi car#o un pro#rama peque(o que se llama A)ro#rama para bibliotecas y
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archivos latinoamericanosA que proporciona ayudas, subvenciones a archivos y bibliotecas en todas las re#iones que tienen necesidades que se con%orman a nuestro per%il. Estamos traba!ando en archivos, en base en todo un sistema, por e!emplo con micro%ilm, los sistemas son cada ve$ mas complicados con las nuevas tecnolo#'as micro%ilm, es una nueva tecnolo#'a De estos muchos aspectos hoy d'a voy a en%ocar principalmente la descripcin de los documentos electrnicos y la representacin de los documentos electrnicos, Estamos en pensar en documentos electrnicos, di#itales, materiales, recursos de in%ormacin en 6nternet, estamos me$clando por lo menos tres conceptos posibles, uno es tener un documento en papel que queremos di#itali$ar poner en 6nternet y tener el documento representado en %orma di#ital, un se#undo nivel son los documentos que se inician en %ormato electrnico di#ital como hacemos para representar estos documentos, estos productos, como hacemos para describir estos y en tercer lu#ar tenemos toda la problem&tica del acceso intelectual, acceso biblio#r&%ico a estos productos que estn en el 6nternet en %ormato di#ital, 7amos a se#uir en los %avoritos EAD eso es al#o de la Sociedad Americana de Archivistas que permite establecer la estructura para la descripcin de recursos archiv'sticos en %ormato electrnico, hay un manual, este es uno de dos tomos del manual, la -undacin 5istrica ;aviera en Espa(a hi$o una traduccin del manual, estas son directrices de aplicaciones como una descripcin #eneral y la otra es una tabla de las etiquetas, hay unos treinta elementos cada uno con quince variables o subelementos que se pueden incluir en una descripcin de un archivo utili$ando EAD. -eli$mente la teor'a atr&s de EAD es casi idntica a lo que ya conocemos para descripciones archiv'sticas en las #u'as, en papel y los manuales que ya estamos con%eccionando, as' que no es tan necesariamente tan complicado, es una norma de estructura de datos para conservar la !erarqu'a y terminar el contenido de las directrices descriptivas para los %ondos archiv'sticos mundiales, permite poner un archivo, una descripcin archiv'stica en el 6nternet, compartir recursos, hacer b"squedas a travs de muchas descripciones en l'nea de la EAD. EAD es un tipo de documento, de%inicin del tipo de documento, es un concepto que tiene que ver con la posibilidad de tener varios ob!etos di#itales, de varias naturale$as y cada clase de ob!eto necesita una manera de describirse que sea apropiada para esta clase de material. 4uando tenemos un #u'a a un archivo tenemos el D;D, Document tiPe de%inition !ustamente de la EAD, que nos indica cuales son los documentos necesarios para poder describir bien el contenido de un archivo. En otro caso ;E6, ;exto incored inisure si ten#o un libro de Garc'a 9&rque$ y quiero hacer una codi%icacin que se(ala d de donde son los verbos, donde son los
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ad!etivos, cuales son los nombres de cap'tulos, los elementos importantes de una novela tenemos otro D;D que especi%ica cuales son los elementos importantes, relevantes para poder codi%icar una obra de esta 'ndole. +ltima cosa, 8A6 open and car in... es un es%uer$o de Estados +nidos patrocinado por la 4omisin de :ibliotecas de 6n%ormacin Plir y hay una re%erencian en la sede sobre la direccin de ?lir, 8pen and cairs institute inichidur, es un nombre con%uso porque obviamente los archivos son nuestros y los archivos son abiertos al publico entonces de que se trata estamos hablando de en un sentido electrnico, un archivo electrnico abierto si#ni%ica que no sea hecho con%orme a un so%tOare propietario sino que sea basado en un so%tOare, en un sistema de uso publico, entonces cualquier persona puede acceder %&cilmente sin necesidad de comprar un so%tOare, un paquete de al#uien especi%ico sino que es un pro#rama disponible para todo el mundo, esto nada mas pero dentro del 8A6, hay es%uer$os para combinar todas estas iniciativas especi%icas de las cuales hemos hablado un poco r&pidamente. Estoy a su disposicin para explicar un poco mas todos estos elementos. 9uchas Gracias.
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)+%)A.AS $* %*ST-/N $+,2.*NTAL *N *L .A),+ $* LAS N2*3AS T*,N+L+%4AS $+,T+) AL*:AN$*) .*L+ #e;e de ,orrespondencia y Archivo del Archivo %eneral de la Naci&n (i"liotec&logo y Archivista de la 2niversidad de la Salle ,on especiali<aci&n en Administraci&n y %erencia de $ocumentos
:uenas ;ardes, quisiera en la charla que voy a llevar a cabo a partir de este momento presentar al#unos asuntos relacionados con los pro#ramas de #estin documental pero en%ocados hacia el problema de las nuevas tecnolo#'as, cuando di#o problema es precisamente porque desde el punto archiv'stico pues hemos notado la problem&tica que se nos presenta en cuanto a las situaciones de conservacin y control y mane!o de los documentos. Sobre esta materia hay mucho por de%inir, tanto es as' que no hay unas pol'ticas sentadas en cuanto al mane!o del documento electrnico para el e%ecto hemos tra'do o hemos recopilado in%ormacin del 4onse!o 6nternacional de Archivos con un comit que ellos crearon que es el 4omit de Documentos Electrnicos, han producido al#unos documentos y de ellos hemos extra'do lo que consideramos mas interesante para el desarrollo de la tem&tica.
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Q,u es un pro#rama de #estin documental Q el un pro#rama es un con!unto de actividades tcnicas y administrativas que propenden por %acilitar la #estin y la administracin del documento desde el mismo momento en que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus %ases y etapas de car&cter archiv'stico, estos pro#ramas de #estin documental se enmarcan como los procesos archiv'sticos sistem&ticos que comprenden el con!unto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a lo#rar el e%iciente y e%ica$ mane!o en la or#ani$acin de la documentacin producida y recibida por una entidad con el ob!eto de %acilitar su produccin, tramite, ordenacin, clasi%icacin, descripcin, conservacin, utili$acin y disposicin %inal, adem&s estos procesos incluyen sistemas automati$ados de or#ani$acin de los documentos y en estos sistemas debemos tener en cuenta por e!emplo que desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo el tramite del mane!o documental. Entonces desde el punto de vista de la evaluacin, de la in%raestructura tecnol#ica es importante saber que en primera instancia hay entidades que tienen una adecuada in%raestructura tecnol#ica pero que no pueden des%asarse desde nin#"n punto de vista de los procesos archiv'sticos, del mane!o exclusivamente archiv'stico, al#unas veces las entidades no cuentan con componentes b&sicos de tecnolo#'a en sus archivos o si poseen una in%raestructura b&sica no esta enmarcada dentro de los pro#ramas de #estin documental, por ello conviene que las entidades que no posean tecnolo#'as desarrollen tareas previas basadas en lineamientos y est&ndares de calidad y que si cuentan con al#"n tipo de tecnolo#'a o con una in%raestructura b&sica deben e!ecutar estudios para saber en trminos reales cuales son sus recursos tanto cualitativa como cuantitativamente. a mayor'a de las soluciones in%orm&ticas o%recidas en el mercado, van desde equipos para procesamiento, envi y transmisin de in%ormacin hasta aplicativos y sistemas que inte#ran cualquier tipo de documentos permitiendo al usuario una #estin homo#nea y transparente independiente de su ori#en, los procesos microin%orm&ticos, videos, sonidos, etc. 6#ualmente se presentan como soluciones adaptables a di%erentes plata%ormas de bases de datos y con absoluta independencia de los di%erentes elementos hardOare y so%tOare con los que se deben inte#rar 6#ualmente problem&tica puede ser la orientacin que los #obiernos den a la pol'tica archiv'stica desde sus respectivos pa'ses, teniendo en cuenta la amena$a potencial de los virus in%orm&ticos, el problema con los virus in%orm&ticos no es en si el mismo virus sino es quienes lo elaboran y el mane!o %raudulento que le est&n dando, no se sabe si muchas veces las mismas instituciones que producen las vacunas #eneran primero el virus y lue#o nos dan el remedio, entonces se esta dando este tipo de problemas y las le#islaciones est&n tratando de re#ular este aspecto.
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En el nuevo entorno que nos presenta el mundo electrnico resulta claro que es necesario rede%inir los ob!etivos y %unciones de las instituciones archiv'sticas y la de los propios pro%esionales N+E7AS )38)+ES;AS EN E E4;38N648 A GES;6<N DE D84+9EN;8
En la comunidad archiv'stica se ha venido traba!ando y todos los pa'ses han estado interactuando para determinar que se va hacer con el documento electrnico, , es en el momento de la intervencin del documento cuando se deben establecer los criterios para la valoracin y seleccin, los pla$os de retencin, eliminacin, conservacin y para el acceso tanto material como le#al de los mismos. Existen entonces estas tres &reas importantes para la conservacin del documento electrnico De i#ual importancia resulta establecer la pol'tica de acceso a los documentos que se vayan a implantar bien si#uiendo el criterio de accesos centrali$ados desde los archivos o el acceso descentrali$ado desde las o%icinas o entidades productoras, el #rupo de expertos de archivos creado en *LL* en el que se anali$aban los problemas de coordinacin en materia de archivos en los pa'ses de la +nin Europea se dedico un capitulo al tratamiento de los documentos electrnicos en el que se abo#ada por la coordinacin de es%uer$os para establecer criterios y normas comunes para de%inir la pol'tica a se#uir con estos documentos. os archivos deben intervenir en la totalidad del ciclo de vida de los sistemas electrnicos que crean y conservan los documentos con valor archiv'stico para que sean autnticos, con%iables y aptos para su conservacin. El reto consiste en lo#rar la adecuada utili$acin de las tecnolo#'as respetando los principios archiv'sticos que #aranti$an la conservacin de la in%ormacin como patrimonio de todos. 9uchas Gracias.
=. *L $+,2.*NT+ *L*,T)/N-,+ Dr. ADA G6SA A:DA A :A34ENAS 6n#enier'a de sistemas y 4omputacin de la +niversidad de los Andes, con una maestr'a en Auditoria de Sistemas de la +niversidad Santo ;omas. Actualmente se desempe(a como Subdirectora del departamento de Documentacin y Editorial en el :anco de la 3ep"blica y tiene una amplia experiencia en el tema de Gestin de documentos electrnicos. Es catedr&tica
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de la +niversidad >averiana en la Especiali$acin de 3edes de 6n%ormacin Documental y el diplomado de Gestin de 6n%ormacin, docente de la +niversidad de la Salle en la %acultad de Sistemas de 6n%ormacin y Documentacin. -orma parte del 4omit de Gestin de documentos del Sistema Nacional de Archivos del Archivo #eneral de la nacin y en representacin del mismo presentara una corta disertacin sobre el ADocumento ElectrnicoA. :+ENAS ;A3DES 9uchas Gracias :&sicamente lo que les voy a contar es una propuesta metodol#ica de cmo entrar a mane!ar este ramo y este mane!o de in%ormacin electrnica, cual es la problem&tica que se presenta la cual pasaremos muy r&pido porque ya es conocida por todos nosotros y cuales son como las di%erentes opciones metodol#icas y paulatinas que encontramos para ir dando un mane!o electrnico de los documentos de manera apropiada. o que llamamos 6n%ormacin Estructurada es lo que tradicionalmente las &reas de in%orm&tica han traba!ado y son todos aquellos datos que encontramos en las bases de datos, 6n%ormacin No estructurada es decir aquellos documentos electrnicos que independientemente de la %uente por la cual se hallan producido deben conservarse, preservarse y debe darse todo el ciclo vital de aquellos documentos de manera electrnica, El cambio cultural se da porque de%initivamente la tecnolo#'a nos abrumo, la tenemos al %rente de nosotros, ya toda la in%ormacin nos lle#a por estos medios electrnicos y tenemos que tener ese cambio de cultura, ya le tenemos que dar toda la veracidad y con apoyo de la ley 0.M la cual en mi concepto es bastante #eneral e interpretable, el decreto *MIM, la re#lamentacin y las dos sentencias ba!o las cuales podemos revisar esa ley, )era cualquier sistema y en particular para el mane!o de in%ormacin electrnica tenemos que tener en cuenta estos componentes principales, la in%ormacin de mi or#ani$acin, mis documentos, mis tablas de retencin documental, que todo este per%ectamente estructurado y or#ani$ado, 9etodolo#'a para el cambio, b&sicamente y es muy importante ac& que ten#amos un #rupo interdisciplinario para el mane!o de proyectos de in%ormacin electrnica, )ara cada una de las etapas, no lo vamos a ver ac& por el tiempo, pero es importante que cuando ustedes las quieran implementar ten#an en cuenta los si#uientes 'tems2 *. ;en#an en cuenta como va a impactar esa etapa o esa %ase en la cultura or#ani$acional del mane!o de in%ormacin.
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.. ,ue nivel tecnol#ico se requiere para implementar esa etapa. H. 4omo van a ser los procedimientos, como se van a divul#ar, como se van a planear, como se van a usar esos procedimientos. I. 4uales van a ser los aspectos de se#uridad, como damos cumplimiento a unas leyes que ya tenemos en 4olombia y como #aranti$amos que nuestra in%ormacin electrnica va a ser duradera. El ob!etivo, estandari$ar la %orma de almacenamiento, estandari$ar los nombres, estandari$ar el lu#ar, y el como y el porque voy a #uardar cierta in%ormacin electrnica que va a ser corporativa, a se#unda %ase #enerar %ormularios y %ormatos electrnicos, y los di%erencio porque los %ormularios di#itales son aquellos %ormatos preimpresos que en todas nuestras or#ani$aciones tenemos para solicitar vacaciones, un crdito, un prstamo, cualquier tipo de cosas y son %ormularios que todos sus campos son %i!os, %ormularios electrnicos, solo se necesita Gord En la parte de se#uridad b&sicamente se deben de%inir pol'ticas #enerales de se#uridad de in%ormacin, mane!o de versiones de esos %ormularios, hay que darle se#uridad a los documentos para que realmente pueda %luir electrnicamente, entonces las caracter'sticas que tiene un documento electrnico2 Debe ser con%idencial, solo lo deben ver las partes autori$adas. Debe ser autentico, haber sido #enerado por quien dice que lo #enero. Debe ser %&cilmente recuperable, es decir, en el momento en que los medios de in%ormacin cambien, los medios de almacenamiento cambien, la in%ormacin deber'a trasladarse a esos nuevos medios. Debe ser inte#ro, que me #arantice que esta almacenado tal cual se produ!o en el momento en que se #enero. Deben ser los procedimientos autnticos, de tal manera que todos los cono$camos, que son divul#ados, que son "nicos por toda la or#ani$acin. )3EG+N;AS *. )ara el cambio de cultura, se ha considerado aplicar la pro#ramacin neurolin#uistica en la #estin documentalR ,ue hacer en las nuevas tecnolo#'as que no #aranti$an la recuperacin de la in%ormacin acorde con el %ormato para el %uturoR 3.S En la primera pre#unta de si se ha considerado aplicar la pro#ramacin neurolin#uistica en la #estin documental, si esto se re%iere a si lo estamos
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haciendo en el :anco de la 3ep"blica, en este momento no estamos apoyados en esta pro#ramacin. En la se#unda pre#unta, en trminos de %ormato las nuevas versiones siempre nos permiten acceder las anteriores, pero eso no ocurre en trminos de hardOare, es decir, los medios pticos o los medios de almacenamiento, en esto es, cuando yo hablo de que hay que hacer una proyeccin de realmente las inversiones que hay que hacer esta es una de esas, mi#racin de datos, mientras la tecnolo#'a si#a en el r&pido cambio que tiene en este momento no tenemos nin#una otra opcin de salva#uardar la in%ormacin que tenemos, la "nica es mi#rar la in%ormacin de los medios anteriores a los nuevos medios haciendo todo el proceso de indexacin y de conservacin de esa in%ormacin. .. 4mo enca!amos como administradores de in%ormacin con las normas 6S8R 3.S De%initivamente las normas 6S8 son pol'ticas que las or#ani$aciones establecen Tpara #aranti$ar estandari$acin a nivel de la compa('a y a nivel de compa('as similares, de%initivamente nosotros tenemos que basarnos no solo en las normas 6S8 sino en todas las normas internacionales que sobre el mane!o de in%ormacin electrnica se #eneres porque es all' donde se de%inir&n los est&ndares de nombres de almacenamiento, de dispositivos, de hardOare, de so%tOare, y para eso est&n las #randes or#ani$aciones internacionales que son las que llevan la van#uardia en tecnolo#'a y sobre las cuales deber'amos basarnos para #aranti$ar que en el corto pla$o nuestra in%ormacin va a se#uir salva#uardada y esta norma 6S8 es una de estas normas de las que debemos aplicar y de esas hay muchas mas. H. ,u posibilidades tienen las or#ani$aciones para dar valor le#al a los documentos que son di#itali$ados y conservados en medios electrnicosR 32S Nuestra ey 0.M sali con un propsito, comercio electrnico, pero a mi concepto cometi un peque(o error, hablar de mensa!es de datos y mensa!es de datos es toda la in%ormacin, por eso estamos mane!ando la ey .M para mane!ar cualquier tipo de in%ormacin electrnica entre esa la di#itali$ada, la ey dice que siempre y cuando tu reprodu$cas el documento %iel copia del ori#inal el medio tcnico es valido para su reproduccin, De que depende que tu cumplas los procedimientos de valide$R 4omo no est&n escritos como si los tenemos para la micro%ilmacin, de que se ha#an al interior de la or#ani$acin, como #enero las im&#enes, como #aranti$o completitud, calidad, inte#ridad de todas esa im&#enes y custodia en medios pticos principalmente no describibles que me #aranticen que no son modi%icables esas im&#enes en el %uturo. I. 4reo que el asunto del soporte solamente es cultural, mientras la tecnolo#'a no nos #aranti$a lo mismo o m&s que lo que nos #aranti$a el papel, perdurabilidad, con%iabilidad etc.
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3.S Estoy de acuerdo, en este momento el papel y el micro%ilm es lo "nico que nos ha demostrado que tiene mas de *// a(os de conservacin, en este momento todav'a no tenemos al#uien que nos #arantice que un disco ptico tiene mas de *// a(os de conservacin, estoy de acuerdo y yo soy una de las principales personas que piensa que la in%ormacin en papel no se va acabar pero que para a#ili$ar consulta, a#ili$ar recuperacin y acceso a la in%ormacin es que estamos usando estos medios electrnicos, en muchas topolo#'as documentales estamos rempla$ando la conservacin, estamos quitando micro%ilmacin y cambiando por di#itali$acin, podemos estar expuestos al ries#o que la persona expone ac& de que no solamente ten#amos problema con el soporte sino con la versin para poderlo recuperar en el %uturo y es un ries#o que la or#ani$acin de%ine si lo asume o no lo asume para las topolo#'as que considere puede ser %actible hacerlo. 0. El Archivo #eneral de la Nacin esta proyectado para la nueva explotacin documental electrnicaR 3.S Dentro de nuestro 4omit de Documentos del Archivo General de la Nacin, estamos personas de di%erentes disciplinas, in#enieros, archivistas, biblioteclo#os, abo#ados etc., y uno de los ob!etivos es este, como mediante el Archivo General de la Nacin empe$amos a sacar resultados %actibles a corto pla$o y que la persona pueda empe$ar a tocar, esta teor'a de documentos electrnicos suena bonito pero como la implementamos y como la hacemos, entonces si esta el AGN en la van#uardia y e el tratar de mane!ar estos conceptos, estos trminos y de%iniciones de in%ormacin electrnica. J. 4uales serian las venta!as del Archivo di#itali$ado o im&#enes al micro%ilmR 3.S :&sicamente la principal venta!a de tener in%ormacin di#itali$ada vs micro%ilm es la consulta &#il principalmente para aquellos expedientes que son din&micos en el tiempo, pensemos en la micro%ilmacin de las ho!as de vida, donde uno micro%ilma con el rollo ././// y las novedades la van quedando en di%erentes rollos y necesita apoyarse en una base de datos y le permita recuperar el con!unto total de ese expediente din&mico, cuando tu tienes im&#enes y di#itali$acin solamente por los 'ndices recuperas todas las im&#enes que correspondan a esos 'ndices y no importa en que momento del tiempo reali$aste la di#itali$acin de esos documentosK es b&sicamente para consulta y a#ili$acin de la in%ormacin y esta avalado en este momento para ser un medio que reempla$a la micro%ilmacin menciono nuevamente con los problemas e inconvenientes que ya hemos mencionado de los medios y del cumplimiento de las pol'ticas de se#uridad de mane!o de in%ormacin. 9+45AS G3A46AS.
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>. $-S +S-,-+N*S )*LA,-+NA$AS T*,N+L+%4AS L*%AL*S 5 N+).AS T*,N-,AS ,+N *L *. L*+ $* N2*3AS
$). #+S? AL(*)T+ %-)AL$+ L+ *0 *@ Secretario %eneral del Archivo %eneral de la Naci&n Abo#ado especiali$ado en Derecho de la 4omunicacin de la +niversidad >averiana, Derecho empresarial de la +niversidad de los Andes, con%erencista en diversos cursos de archiv'stica, 4oordinador del )royecto de la ley General de Archivos. 9uy buenas tardes a todo el auditorio aqu' presente, en primer lu#ar quiero a#radecerle al Archivo General de la Nacin la oportunidad que me brindan para diri#irme a ustedes con relacin a las disposiciones le#ales y normas tcnicas relacionadas con el empleo de las nuevas tecnolo#'as. El tema de re%lexin propuesto en este marco del Dcimo Seminario del Sistema Nacional de Archivos, se orienta b&sicamente al an&lisis de las normas que se han venido estructurando en nuestra le#islacin con el propsito de establecer dos aspectos2 *. a se#uridad tcnica .. a se#uridad !ur'dica del uso de las tecnolo#'as en el campo de la in%ormacin las soluciones !ur'dicas que se plantean acerca de las relaciones de las nuevas tecnolo#'as son relaciones !ur'dicas #lobali$adas, es decir est&n basadas en estudios de derecho comparado y en una valide$ universal, est&n %undamentadas en varios aspectos2 primero, en las %ormas del poder universal, se#undo, en los acuerdos multiempresariales, en las decisiones del mercado, en la sociedad de consumo b&sicamenteK 4omo lo a%irma Damichel -ornov Qqu es lo que debe hacer el archivista hoy en d'aR Es reconocer las implicaciones de la evolucin de una in%ormacin basada principalmente en los soportes impresos a la in%ormacin en un %ormato electrnico. Desde el punto de vista archiv'stico en el caso de los documentos electrnicos es necesario establecer varios aspectos2 primero, por e!emplo, donde est&n los documentos que potencialmente son de archivo y que ser&n creados, es decir, el archivista en el mane!o del documento electrnico debe establecer con claridad que documentos de esos que se est&n creando a travs de esas nuevas tecnolo#'as son potencialmente de archivoK cual es la %uncin archivistica, es la preservacin y la accesibilidad de los documentos a lo lar#o del tiempo, Q4uales son los est&ndares de conservacin que existenR, de%inir donde se
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deben conservar esos documentos electrnicosK si se conservan por e!emplo en las entidades que est&n autori$adas le#almente el archivero de hoy debe asumir el reto de pasar de ser un #estor de documentos a ser un #estor de in%ormacin. 7amos entonces a hablar ahora s' del desarrollo !ur'dicoK en el campo !ur'dico el sur#imiento de la in%orm&tica y de la telem&tica y el uso de las mismas a tocado la estructura !ur'dica en todos los campos y eso ha llevado a que se ha#a necesario una reevaluacin y una adopcin de diversos conceptosK por e!emplo, en el campo del derecho civil, se ha empe$ado ha hablar de trminos como la identidad virtual se ha hablado de aspectos como mane!arse el derecho a la intimidad con el uso de las nuevas tecnolo#'as, . En campo del derecho laboral se habla de el teletraba!o y las mi#raciones que este produce, en el derecho )enal se habla de una consa#racin de unos nuevos tipos penales sancionatorios de los delitos in%orm&ticos en el derecho probatorio cual es el valor probatorio, cual es la valide$ probatoria de ese documento electrnico y de la %irma di#ital. En el derecho bancario la trans%erencia electrnica de %ondosK en el derecho burs&til se habla de la desmateriali$acin de los t'tulos valores, en el derecho internacional privado se habla la !urisdiccin aplicable %rente a un ne#ocio celebrado en la red de 6nternetK se hace necesario entonces que la le#islacin empiece a establecer claramente como se van a prote#er esos derechos de autor que se est&n mane!ando a travs de estos nuevos medios electrnicos. 7amos a mirar !ur'dicamente cuales son las normas que en 4olombia vienen re#ulando este procedimiento. por e!emplo, del 4di#o de )rocedimiento 4ivil ya venia dando los inicios para el mane!o de toda esta tecnolo#'a, por e!emplo, en el art'culo *M0 establece la admisibilidad de las pruebas y como tal ve$ de pronto ya lo han dicho ac& se estableci all' que se admite como prueba cualquier medio que sea "til para la %ormacin del convencimiento del !ue$, el 4di#o de procedimiento 4ivil en el art'culo .0* establece cuales son las clases de documentos y dice al terminar Ay en #eneral todo ob!eto mueble que ten#a car&cter representativo o declarativoA es decir aqu' nuevamente el 4di#o de )rocedimiento 4ivil aco#i la tesis ya planteada en una %orma muy acertada porque permite involucrar dentro del concepto de documento a los nuevos soportes tecnol#icos. Decreto .0.M de !ulio de *L0/, decreto HH0I que modi%ico ese decreto .00M ley *I* de *LJ*, ley LN de *LLH, ley LN de *LLH ley .H de *LL0 decreto */LI de *LLJ ley .M/ de *LLJ, esa ley .M/ de *LLJ ley .M/, #aceta n"mero II del .I de abril de *LLN, ley 0.M de *LLL ley 0.M de *LLL *. )ermitir que un documento %uese ele#ible por todos. .. )ermitir que un documento se mantuviera inalterado a lo lar#o del tiempo.
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H. )ermitir la reproduccin de un documento de manera que cada una de la partes tuviera una copia de los mismo datos. I. permitir la autenticacin de los datos mediante una %irma. 0. permitir presentar un documento en %orma aceptable ante las autoridades p"blicas y los tribunales. Sentencia JJ. del .///, ley 0NN del .///, decreto *IM del ** de septiembre del ./// ese decreto re#lamenta la ley 0.M del LL la resolucin numero .JLH/ del .///, resolucin .JLH/ del .///, producida por la Superintendencia en desarrollo de la ley 0.M del LL, = resolucin .JLH/ de octubre .J del .///, decreto .JIL del LH, en el decreto JJH del LH, sentencia JN* de .//*, de la 4orte, 9uchas Gracias. )3EG+N;AS2 *. = )re#unta del 6N)E4 =Q4u&ndo y como se puede establecer una eventual %alsedad en documento electrnicoR )ues eso se lo establecer'a a usted una entidad de certi%icacin con las claves, con el uso de las claves, etc., es decir desde el punto de vista !ur'dico indiscutiblemente lo que habr'a que hacer es probar tcnicamente que existe la %alsedad como tal, pero eso ya es una tarea a reali$ar desde el punto de vista tcnico del mane!o del documento electrnico. .. Q,u valide$ le#al tiene la %irma di#ital en documentos contablesR 6ndiscutiblemente la %irma di#ital tema del cual van a hablar ustedes en el d'a de ma(ana o de pasado ma(ana, tiene la valide$ que se esta reconociendo para el mane!o de las nuevas tecnolo#'as, creemos tambin pues, no se, habr'a que pro%undi$ar un poco m&s sobre el tema realmente, desde ese punto de vista contable no existe una norma que especi%ique claramente que hoy en d'a la %irma di#ital dentro de los documentos contables ten#a un valor, sin embar#o si nos vamos a la normatividad #enrica si tendr'a un valor porque as' se le esta reconociendo, por e!emplo la sentencia de la 4orte que les acabo de mencionar del .//* es de suma importancia por lo si#uiente por que se demanda el hecho de que se dice en la ley 0.M que cuando se requiera un documento por escrito, cierto, este tendr& su valide$ cuando se ha#a a travs del documento electrnico, entonces la demanda es b&sicamente lo si#uiente, se dice que se no podr'a hacer por documento electrnica una orden de allanamiento o una orden !udicial y el procurador por e!emplo dice que e%ectivamente eso no se podr'a hacer, sin embar#o la 4orte dice2 si se puede hacer, porque simplemente lo que esta haciendo all' es cumpliendo uno de los requisitos de la orden !udicial, cual es, es que sea una orden emitida por un
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!u$#ado etc. etc., pero debe llenar otros requisitos, entonces me supon#o en el campo de la contabilidad pues habr'a que ver que otros requisitos %uera de que se ha#a a travs del documento electrnico debe reunir esa %irma, ser'a como el caso por e!emplo, en la parte p"blica, en la parte p"blica si se van a utili$ar documentos electrnicos Qquin estar'a autori$ado para %irmar esos documentos electrnicosR D Qdonde estar'a esa clave privada y esa clave p"blica de ese %uncionario p"blicoRK por eso todo eso es lo que hay que entrar ha hacer el an&lisis respectivo. H. Esta no es una pre#unta sino un aporte2 o leoK Ser'a muy importante que el Archivo General de la Nacin sirva de puente para que se normalice en las instituciones del Estado la presentacin de in%ormes ante los entes re#uladores en un "nico %ormato en lo que se re%iere a in%ormes %inancieros, los cuales tienen la misma in%ormacin para cada institucin pero en di%erentes %ormatos y se convierten en archivos independientes. De 9ary 5errera del centro dermatol#ico -ederico leras. I. Q,u #arant'a hay con los documentos electrnicos cuando son de car&cter reservado con respecto a los virus o personas que no estn involucradas con dicha entidadR :ueno, eso es una pre#unta muy importante, ya vimos que, e%ectivamente las normas se basan en los equivalentes %uncionales eso quiere decir que las normas que existan en 4olombia sobre documentos de car&cter reservado deben ser aplicables al documento de car&cter electrnico, la reserva no se debe perder por el hecho de que sea un documento de car&cter electrnico, si hay una ley que estable$ca que ese documento es de car&cter reservado pero se hace a travs ya no de soporte papel sino de documento electrnico, pues tendr&n que tomarse todas las medidas necesarias desde el punto de vista tcnico para que ese documento ahora en soporte electrnico
A. ,+N6*)*N,-A .*NSA#* $* $AT+S 5 6-).A $-%-TAL $r. 8*L.AN 02(-*TA Asesor de despacho del Superintendente de la Superintendencia de 6ndustria y 4omercio. 6n#eniero de Sistemas y 9a#'ster en 6n#enier'a de Sistemas de la +niversidad de los Andes. Actualmente se desempe(a como asesor del Superintendente de 6ndustria y 4omercio, en el &rea de comercio electrnico desde donde particip en el
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desarrollo del decreto re#lamentario de la ey 0.M de ./// y su resolucin instructiva de la Superintendencia de 6ndustria y 4omercio. )rimero que todo muchas #racias por la invitacin, para poderles contar un poco la visin que tenemos en la Superintendencia de 6ndustria y 4omercio re%erente a la ey 0.M y en especial a las entidades de certi%icacin. 5oy vamos a ver primero un poco de historia de donde naci la ey 0.M, despus vamos a pasar por la ey 0.M como tal, no vamos a dar un recorrido por toda la ey 0.M porque es bastante extensa, pero vamos a mostrar los aspectos que consideramos mas importantes re%erentes a las entidades de certi%icacin, lue#o vamos a pasar al decreto re#lamentario *MIM de ./// y %inalmente a la circular "nica de la 464 el titulo quinto, capitulo octavo, que trata espec'%icamente de las entidades de certi%icacin y su re#istro en la Superintendencia de 6ndustria y 4omercio. )38)+ES;AS )A3A E DESA338 8 DE A ED GENE3A A345678S EN 9A;E36A DE N+E7AS ;E4N8 8GEAS 6NG. 4A3 8S 38>AS NUVEC 6n#eniero 6ndustrial desde *LNN, ha estado vinculado al traba!o archiv'stico desde hace ./ a(os, inicialmente en el anti#uo Archivo Nacional de 4olombia all' se desempe(o como operario laboratorista y !e%e del &rea de micro%ilmacin. Desde *LL. con la creacin del Archivo General de la Nacin ha venido aportando su experiencia como !e%e de la divisin de repro#ra%'a y automati$acin, a participado en cursos de micro%ilmacin y archiv'stica en Estados +nidos y Espa(a y como con%erencista a nivel nacional e internacional dentro de las labores propias de su car#o. A mi me correspondi intervenir sobre la re#lamentacin de la ey 0LI, la ley de archivos en materia de nuevas tecnolo#'as, que ha hecho el Archivo General de la Nacin en ese tema. Da en *LN*, el le#islador produ!o la ey HL que en su articulo se#undo dice A as entidades ba!o cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar %e, est&n obli#adas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de micro%ilmacin o de cualquiera otro tcnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional, desde *LN* hab'a la posibilidad de utili$ar nuevas tecnolo#'as, de la misma manera la ey 0.M de *LLL autori$o el uso del comercio electrnico, y %ue re#lamentada parcialmente sobre un decreto *MIM de ./// el Archivo General de la Nacin a con%ormado un equipo de traba!o interdisciplinario encar#ado de la re#lamentacin la ey 0LI de .///, que en primera instancia elaborara los proyectos de re#lamento los cuales ser&n discutidos en el seno de la entidad primeramente y lue#o se har& consulta publica a la cual les invitaremos a participar a todos ustedes, para %inalmente obtener unos documentos lo
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su%icientemente discutidos que nos permitan tener la tranquilidad de no equivocarnos. A la %echa este equipo de traba!o ha adelantado las si#uientes actividades2 W Elaboracin de un vocabulario de trminos tcnicos con sus correspondientes acepciones en len#ua!e natural que nos permite tener la certe$a de utili$arlos de manera correcta y que puedan ser comprendidos por personas que no ten#an #randes conocimientos en in%orm&tica. W An&lisis de la ey 0LI de ./// articulo por articula para determinar que aspectos eran susceptibles de ser re#lamentados y en que sentido, %ruto de este traba!o es lo si#uiente2 En el articulo *L que habla del soporte documental y dice A as entidades del Estado podr&n incorporar tecnolo#'as de avan$ada en la administracin y conservacin de sus archivos empleando cualquier medio tcnico, electrnico, in%orm&tico, ptico o telem&tico siempre y cuando cumplan con los si#uientes requisitos2 aX 8r#ani$acin archiv'stica de los documentos. bX 3eali$acin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin %'sica, las condiciones ambientales y operacionales, la se#uridad, la perdurabilidad y reproduccin de la in%ormacin contenida en estos soportes, as' como el %uncionamiento ra$onable del sistema. En este articulo la ey a la ve$ que %aculta las entidades del Estado para utili$ar nuevas tecnolo#'as en la custodia, mane!o y la conservacin de los documentos prev requisitos a tener en cuenta antes de su aplicacin, en primera instancia se insiste en la necesidad de contar con una or#ani$acin archiv'stica de los documentos ya que se#uimos convencidos que la tecnolo#'a por buena que sea no puede satis%acer a posteriori la %alta de aplicacin de principios archiv'sticos en su momento y conlleva el peli#ro de almacenar #ran cantidad de documentos que no lo requieren por sus escasos valores o viceversa, eliminar in%ormacin importante para la historia actual y %utura del pa's, adicionalmente esta %alta de criterios archiv'sticos puede hacer invertir recursos de todo tipo en soluciones no acorde con las necesidades. El numeral YbX apunta a un requisito complementario del anterior ya que solo a travs de un estudio serio, previo a la implantacin de una tecnolo#'a se puede detectar si esta es la solucin requerida o por el contrario puede ser otra por su naturale$a o ma#nitud. En este sentido el equipo de traba!o que se halla comprometido en redactar las propuestas de re#lamentacin a avan$ado en un esquema con la in%ormacin m'nima que debe obtener cada estudio de que trata la ley as'2
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W Denominacin y Naturale$a del proyecto2 contendr& el an&lisis de las posibilidades tecnol#icas susceptibles de aplicar. W Descripcin del proyecto, ob!etivos, metodolo#'a y !usti%icacin2 en esta parte del proyecto se debe consi#nar b&sicamente que es lo que una institucin quiere, que es lo que una entidad quiere, cual es realmente el problema que tiene y como lo puede resolver tecnol#icamente. W Entorno del proyecto2 an&lisis de la institucin misin, visin, %unciones, proyeccin, cobertura y locali$acin, calidad de los soportes y dem&s aspectos tcnicos. W Estudio -inanciero2 crono#ramas, relacin costo S bene%icio, %uentes de %inanciacin, indicadores, costos de mantenimiento y actuali$acin, estos "ltimos el de mantenimiento y actuali$acin son muy importantes porque a veces las instituciones se olvidan que la tecnolo#'a se vuelve obsoleta y que es necesario volver a hacer nuevas inversiones para mantenerse al d'a y mantener los sistemas %uncionando. En conclusin me permito a%irmar que es la %alta de re#lamentacin y no la %alta de le#islacin la que no ha permitido que las aplicaciones computacionales hayan incursionado con mas %uer$a en el traba!o archiv'stico, pero en ello estamos empe(ados y contamos con todos ustedes para que el aporte de ideas y propuestas en este sentido, para ello pueden enviarnos sus e= mail a la si#uiente direccin2 el equipo de traba!o comprometido en esta labor es el si#uiente2 W a Dra. Daneth Sandoval de la o%icina !ur'dica. W El Dr. >or#e Gilliam ;riana del #rupo de correspondencia y archivo. W a Dr. 9ar'a 4lemencia Garc'a del laboratorio de restauracin. W a Dr. Gladys >imne$ de la divisin de clasi%icacin y descripcin. W El Dr. >uan 9anuel 9orales de la divisin de pro#ramas especiales. W El 6n#. eonardo Gu$m&n 9ora del #rupo de sistemas. W El suscrito en calidad de l'der del mismo. 4omo ven es un equipo interdisciplinario en donde participan tanto in#enieros, archivistas y abo#ados, a ellos y a todos ustedes el a#radecimiento por el traba!o ya reali$ado y la motivacin para concluir en corto pla$o la normali$acin de la ey 0LI de ./// en materia de nuevas tecnolo#'as ya que estas aportaran un #ran avance en el traba!o archiv'stico, moderni$aran el Estado 4olombiano y combatir&n %enmenos como el de la corrupcin que tanto mal le han hecho a nuestro pa's. 9+45AS G3A46AS
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10.,+N6*)*N,-A -.A%*N -NT*%)A$A -N%. L2-S %2-LL*).+ *)*0 .+NT+5A $e la ;irma BodaC -maging ,olom"ia 6n#eniero de Sistemas, especialista en sistemas de in%ormacin con .* a(os de experiencia en Eastman ?odaP 4ompany ocupando posiciones como las de in#eniero de sistemas, e!ecutivo de cuenta, supervisor, instructor, #erente, director de la divisin de document ima#in#, actualmente director del cono norte de la divisin de document ima#in#, con responsabilidades para el desarrollo de ne#ocios en los mercados de 9xico, 4entro Amrica, 4olombia, 7ene$uela y Ecuador. En la situacin actual no podemos ne#ar que todo lo que es di#ital nos llama la atencin, todo lo que es di#ital nos esta siendo de #ran utilidad, todo lo que es di#ital nos esta a#ili$ando la vida, se esta convirtiendo en una herramienta que nos hace mas a#radable la vida pero no nos debemos olvidar de una #ran cosa, que lo di#ital no lo podemos preservar, la "nica %orma de preservar es a travs de un mundo an&lo#o, es decir, a travs de im&#enes completas, no im&#enes %ra#mentadas o llevadas a puntos o a bits o a bites, esto es una #ran realidad todos lo le'mos en revistas en donde estaba incluida la tecnolo#'a y hoy no es realidad, entonces porque nos debemos preocupar y cual es la ra$n por la que ustedes est&n aqu', es precisamente porque ustedes viven preocupados de un acerbo documental que todos los d'as est&n mane!ando y es obli#acin para nosotros los que estamos aqu' al %rente de ustedes a travs de todas las exposiciones que se han hecho o se van a hacer, tratar de trasmitirles la verdad, tratar de trasmitir todo lo que tecnol#icamente existe para que ustedes mane!en la in%ormacin o mane!en la documentacin pero con la verdad, entonces que esta pasado, que actualmente estamos #enerando mucha in%ormacin a travs del computador, antes en un d'a nosotros escrib'amos ocho, die$, doce cartas incluyendo memorandos, se los envi&bamos a la persona interesada y conserv&bamos una copia, hoy que estamos haciendo, estamos escribiendo un mail, se lo mandamos a la persona con cien mil copias, porque con cien mil copias, le mandamos copia a todo el mundo, porque la tecnolo#'a lo a#uante, la pre#unta es, hemos creado nosotros una disciplina de saber si esa in%ormacin que nosotros estamos #enerando debe permanecer en el tiempo y en el espacio, somos concientes si esa in%ormacin que estamos #enerando sirve para preservarse o no sirve para preservarseR en nin#"n momento debemos descartar lo di#ital, lo di#ital es una herramienta de #estin, nos sirve para #estionar in%ormacin, que debemos hacerR o que debemos hacer es mirar toda esa in%ormacin que se #enera a travs de la #estin, si es necesaria preservarla o no preservarla, si es solamente por #estin y al#o es la entrada de otro proceso y otro proceso y al %inal de cuentas lo "nico que sirve son los dos o tres documentos que se #eneran , pues preservamos los dos o tres, entonces todo depende de un ciclo de vida que se ha mirado en el documento. 4omo debemos actuarR Evaluar la situacin de
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cada empresa, hay que tener conciencia de cmo se debe usar y que se debe preservar cuando estamos utili$ando esa tecnolo#'a, entonces en capturando el presente hablando de documentos hay tres %ormas en este momento de capturar es2 a travs de micro%ilm, a travs esc&ner, y a travs de #eneracin de in%ormacin a travs del computador, las tres tecnolo#'as no son sustitutivas son complementarias, pueden vivir en un mismo ambiente, yo decido que #enero en el computador para que permane$ca en el computador por espacio de varios a(os y cuando debe mi#rarse a un %ormato como el micro%ilm porque quiero preservar, o capturo a travs de un esc&ner para ponerlo en un servidor para que la #ente utilice esa in%ormacin y de acuerdo al ciclo de vida tambin moverlo al micro%ilm para preservarlo, entonces las tres tecnolo#'as son complementarias, deben coexistir, nin#una de las tres es sustitutiva de la otra. 9uchas Gracias
11.La conservaci&n en los nuevos soportes $+,T+) *)N*ST+ #A-.*S SDN,8*0 4oordinador del #rupo de laboratorio de restauracin del Archivo General de la Nacin. 5a desarrollado estudios en la +niversidad )iloto de 4olombia -acultad de Arquitectura, 4entro Nacional de 3estauracin, Escuela Nacional de 4onservacin. Enmarcar esta con%erencia b&sicamente en torno a una re%lexin acerca de lo que implica la conservacin de las nuevas tecnolo#'as, las implicaciones como veremos son m"ltiples, los retos a los que nos en%rentamos tambin lo son, las nuevas tecnolo#'as de por si ante el avance y el cambio verti#inoso que su%ren l#icamente van a tener unas consideraciones que siempre deben estar renov&ndose, es decir con esto solo queremos invitar a que la re%lexin se ha#a de manera continuada as' como tambin el cambio tecnol#ico va a darse siempre de manera continua. )ara iniciar debemos mencionar que el tema de la conservacin de las nuevas tecnolo#'as es de por si un universo bastante extenso, la comple!idad que se vislumbra deriva en parte de los materiales y las estructuras sobre los que se re#istra la in%ormacin por procesos electroma#nticos, pticos o la combinacin de estos, i#ualmente de los mecanismos que permiten que sobre el medio y mediante los procedimientos indicados se #rabe o se almacene por medio de estructuras numricos de ceros y unos los bits, la in%ormacin de texto, #r&%icos, im&#enes, video o audio, adicionalmente es necesario entender los sistemas y mecanismos de lectura, reproduccin y transmisin de datos a
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estas caracter'sticas que podr'amos a#rupar en las tecnol#icas se a(aden las de concepcin, #estin, or#ani$acin, seleccin, valoracin y disposicin %inal de los documentos #enerados y reproducidos por medios electrnicos, es decir la aplicacin de principios y criterios archiv'sticos para la recuperacin y acceso a la in%ormacin que ser& sustancial e imprescindible para la concepcin histrica del presente. En%rentar los retos para #aranti$ar los retos de las nuevas tecnolo#'as en un ambiente cada d'a cambiante y de nuevos desarrollos en el cual tanto la obsolescencia como la incompatibilidad y la corta proyeccin de su expectativa de vida se han convertido en %actores que atentan contra la preservacin de la in%ormacin en ellos re#istrada requiere en primer termino acercarnos a la comprensin de los cambios introducidos por la tecnolo#'a en la %orma como se conciben, producen, re#istran, almacenan, se recuperan y trans%ieren los datos a travs de redes locales o #lobalesK en se#unda instancia es necesario tener en cuenta que para preservar la inte#ridad y la autenticidad de los datos electrnicos se requiere la in%ormacin de contexto, es decir la re%erencia que permita obtener conocimiento de los aspectos tcnicos como %ormato de los documentos versin, lista de cdi#os, in%ormacin de quien #enero los documentos, len#ua!e utili$ado, descripcin de la representacin de los caracteres, %irmas que se han incorporado para ase#urar su autenticidad, entre otros, papel %undamental que desempe(an los metadatos por lo tanto la preservacin parte del reconocimiento tanto de la %ra#ilidad de los soportes como de la propia in%ormacin, la cual debe ser estructurada para ser reconocida por otros len#ua!es por e!emplo el matem&tico con el %in ultimo de transmitir o hacer inteli#ible la in%ormacin, as' las actuaciones de conservacin deben ser consecuentes con los criterios de inte#ridad del ob!eto documental, las cuales no comprometen necesariamente el soporte ya que este es solo un medio que permite #rabar, leer, re#rabar y releer la in%ormacin por periodos cada ve$ mas cortos en trminos de a(os, este aspecto enmarcado en un espacio temporal de mayor proyeccin nos lleva a aceptar el compromiso que tenemos, esto es #aranti$ar que una ve$ se halla a#otado su periodo de vida ser& necesario prolon#arlo por medios de tcnicas de mi#racin o renovacin con el %in primordial de preservar tanto su in%ormacin documental como la contextual, as' los soportes ma#nticos u pticos de hoy no son los mismos que ayer conocimos, ni ser&n los que en un %uturo cercano almacenen la in%ormacin. Si en tiempos anteriores a la aparicin de los medios ma#nticos y pticos diri#'amos nuestra atencin a la estabilidad de los materiales de re#istro para as' #aranti$ar su transmisin es decir, la unidad del soporte y la ima#en #ra%ica, en la actualidad adem&s de los aspectos anteriores de estabilidad es ur#ente concentrar nuestros es%uer$os en los medios in%orm&ticos de recuperacin, o me!or de lectura y le#ibilidad de la in%ormacin, tanto el estudio de uno y otro aspecto debe estar en relacin directa con los medios con que se lo#ra #rabar la in%ormacin, es de uso com"n en nuestras conversaciones re%erirse a me#a bites, bites, Pilobites, hi#abites y unidades de
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almacenamiento crecientes exponencialmente, estas unidades crecientes requieren el desarrollo de mtodos de medios de re#istro cada ve$ de mayor capacidad a la ve$ que de instrumentos con mayor velocidad y posibilidad de lectura, aqu' ser& necesario tener pleno conocimiento pero sobretodo evaluar la responsabilidad de que una ve$ tomada una decisin tecnol#ica esta debe #aranti$ar la adecuada mi#racin del #ran volumen de in%ormacin, aversiones con me!ores posibilidades de b"squeda y con mayor velocidad de procesamiento. Esto nos plantea la necesidad de !unto con la in%ormacin conservar tambin la inte#ridad %'sica como la intelectual, el compromiso con la inte#ridad tiene ahora mucho menos que ver con el soporte sobre el cual los datos est&n almacenados tendr& mas sentido en relacin con la perdida de in%ormacin a partir del momento que un archivo es creado y lue#o es condensado matem&ticamente para almacenamiento o transmisin a travs de redes. 9uchas Gracias.
12.*L A,,*S+ A LA -N6+).A,-/N 5 A L+S $+,2.*NT+S E(L-,+S *N S+ +)T*S .A%N?T-,+S * -N6+).AT-,+S 5 L+S $*)*,8+S $* A2T+) $r. #2AN ,A)L+S .+N)+5 )+$)-%2*0 A"ogado de la 2niversidad *@ternado de ,olom"ia de la $irecci&n Nacional de $erechos de Autor )ara empe$ar hablar de derechos de autor tendr'amos que mirar sus dos caras sus dos %acetas, la de%inicin tradicional nos plantea un r#imen de proteccin !ur'dico a las creaciones intelectuales en el campo de las artes, en el campo de la literatura, en el campo de la ciencia, un r#imen de proteccin o de recompensa a quien crea al#o en el campo art'stico o literario, aqu' ver'amos una cara de la moneda pero si miramos la otra cara de la moneda de quienes usan o aspiran usar obras literarias art'sticas creadas por otros el derecho de autor podr'a ser visto a priori como un obst&culo un obst&culo al libre uso de las obras, un obst&culo a la libre reproduccin o trans%ormacin o di#itali$acin de las obras al#uien desde esa otra cara de la moneda nos dir'a si el derecho de autor es un obst&culo a la di%usin de la cultura porque impide reproducir o %otocopiar libremente las cosas, o nos dir'a si el derecho de autor es un obst&culo a la di%usin del conocimiento porque ese intan#ible que es el derecho de autor hace que los libros sean costosos o que la m"sica le#al sea m&s costosa. En estos minutos que vamos hablar del tema tal ve$ aspirar'a a transmitirles que el derecho de autor no es un obst&culo, el derecho de autor es una sana norma de convivencia entre quienes crean obras y entre quienes las utili$an el
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derecho de autor no es una de%ensa ultran$a de unos derechos de quien aspira a retribuirse econmicamente por su creacin, sino tambin piensa en quien esta del otro lado utili$ando las obras y tiene una expectativa al acceso a la cultura o ala in%ormacin o ala educacin, que requiere como materia prima esas obras literarias o art'sticas. El derecho de autor %orma parte de una disciplina !ur'dica que se llama la propiedad intelectual, la propiedad intelectual es el r#imen de proteccin en #eneral de todas las creaciones del intelecto humano en el campo de la ciencia, de la tecnolo#'a o de las artes que ameritan una proteccin le#al, una proteccin contra el uso no autori$ado o indebido de esas creaciones en contra de los derechos o intereses de quienes los crean, el r#imen de propiedad intelectual contribuye a incentivar la creacin intelectual y la investi#acin aplicada a inventos o descubrimientos o creaciones que reportan un bene%icio social Qporque en el mundo del derecho existe un r#imen de proteccin a estos derechosR )orque a la sociedad le interesa incentivar la creacin y esta es una %orma de #aranti$ar o de premiar de una u otra manera a quienes crean en el campo de la tecnolo#'a y por eso existen por e!emplo las patentes de invencin o quienes crean en el campo de las artes y por eso existe el derecho de autor, la propiedad intelectual se divide tradicionalmente en dos ramas, el derecho de autor y la propiedad industrial, el derecho de autor comprender& lo que conocemos como derecho de autor y los llamados derechos conexos, los derechos conexos es un r#imen de proteccin de los artistas interpretes o e!ecutantes, de los or#anismos de radiodi%usin, y de los productores %ono#r&%icos que es un poco paralelo a la proteccin que la ley da a los creadores de obras literarias o art'sticas esto dentro del campo de derecho de autor. En otra rama tenemos la propiedad industrial que comprende a su ve$ la proteccin de las denominadas nuevas creaciones patentes, dise(os industriales, modelos de utilidad topo#ra%'a de tra$ados de circuitos inte#rados y la proteccin de los denominados si#nos distintivos, las marcas, los lemas comerciales, las ense(as comerciales, los nombres comerciales, las denominaciones de ori#en y los nombres de dominio tambin es un si#no distintivo sui #eneris. 9uchas Gracias
1'.T*N$*N,-AS *N *L 2S+ $* N2*3AS T*,N+L+%4AS A L-,A$AS A L+S A),8-3+S $r. #A.*S ST)**T*) De la Sociedad Geneal#ica de +tah, Estados +nidos, nacido en Estados +nidos, en el Estado de +tah, descendiente de Sui$os, Suecos e 6n#leses, #raduado en la +niversidad de :riarniam, estudios en Espa(a, Ar#entina, residente de 7ene$uela desde *LNN a *LL0 con la Sociedad Geneal#ica desde
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*LMI, .0 a(os como director de adquisiciones para atinoamrica coordinando la micro%ilmacin en 9xico, 4entro Amrica, Sur Amrica y el 4aribe. )resentare in%ormacin b&sica de la Sociedad Geneal#ica de +tah y sobre las coleccione de los re#istros, tambin de nuestro traba!o en atino Amrica, aunque eso s' va a ser muy breveK y %inalmente sobre las tcnicas de preservacin que usamos. a Sociedad Geneal#ica de +tah, %ue establecida en el a(o de *NLI con el propsito de preservar, reunir y colocar a disponibilidad importantes re#istros de valor #eneal#ico, se ha micro%ilmado en muchas partes del mundoK deben saber que la Sociedad #eneal#ica es una or#ani$acin sin %ines de lucro y el %inanciamiento total es por medio de contribuciones particulares. Esta es nuestra biblioteca principal en la ciudad de Salt aPe 4ity tiene apenas *J a(os, tal ve$ de inters es que en Salt aPe 4ity es donde se van a llevar a cabo las olimpiadas de invierno, en %ebrero del prximo a(o. a biblioteca tiene un promedio de .H// usuarios diarios, aqu' pueden ver al#unas otras estad'sticas que pueden ser interesantes para ustedesK hay m&s o menos H0// centros sucursales, tenemos una circulacin de pel'culas de m&s o menos *//./// mil rollos todos los meses y ahora uno de estos centros esta %uncionando mediante el Archivo General de la Nacin ac& en este sitio, los primeros proyectos de micro%ilmacin en latino Amrica, se hicieron en 9xico en los a(os 0/ y para su in%ormacin se#uimos micro%ilmando en 9xico por la #ran cantidad de re#istros importantes que hay en ese pa'sK quisiera hacer al#unos comentarios sobre nuestra coleccinK en este momento tenemos aproximadamente ...//./// mil rollos de micro%ilme, esta coleccin esta creciendo diariamente, #eneralmente lo que interesa a la Sociedad #eneal#ica son los re#istros mas anti#uos o los re#istros histricos, aqu' se nota un poco el alcance de los proyectos de micro%ilmacin, entre los proyectos hay solamente N c&maras di#itales, esto para darles una idea de que estamos tan bien iniciando nuestro traba!o en este nuevo campo, de H// c&maras solamente N di#itales, no creo que necesitemos comentarios para darles una idea de donde se han llevado a cabo proyectos de micro%ilmacin. a sociedad #eneal#ica ha micro%ilmado en todos los pa'ses de atino Amrica con la excepcin de 4uba y Nicara#ua, entre los re#istros de mayor inters para nosotros como #enealo#istas son los re#istros parroquiales, re#istros civiles de nacimientos, matrimonios y de%unciones, censos y re#istros de inmi#racin, por supuesto hay otros re#istros que contienen in%ormacin #eneal#ica, sin embar#o por las limitaciones de recursos y tiempo la Sociedad #eneal#ica no puede hacer m&s de la que actualmente hace, y muchos pre#untan y porque no hacen re#istros notariales, etc., en verdad que hay mucha in%ormacin importante ah' hemos tenido que seleccionar entre los me!ores por limitaciones de recursos. 7amos a anali$ar las dos tecnolo#'as en este momentoK primero consideremos la micro%ilmacin. Ahora la micro%ilmacin tiene ciertas venta!as en
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condiciones ideales de temperatura y humedad puede durar hasta 0// a(os y sin mantenimiento, es le#ible al o!o humano con un aparato sencillo de ampliacin ya tiene aceptacin #eneral especialmente en la comunidad de archivistas y bibliotecarios, es relativamente econmico para almacenar, es una tecnolo#'a probada y estable, no se esperan #randes cambios en el %uturo de la micro%ilmacin, materia prima, equipos, almacena!e y calidad est&n ya establecidas las normas para esta cosas y muchas instituciones incluyendo #obiernos de diversos pa'ses aceptan a la micro%ilmacin como documentacin le#alK como en todo tiene sus desventa!as tambinK el micro%ilm no es per%ecto, si al#una ve$ usted ha buscado en un rollo una partida en particular podr& descubrir lo di%'cil que puede ser el acceso, las copias de las pel'culas no tienes la misma calidad o nitide$ que ori#inal no se pierde casi nada de calidad en la primera #eneracin pero pueden haber perdidas si#ni%icativas en la cuarta o en la quinta #eneracin, uno de los desa%'os m&s #randes que existe es que casi no se %abrican equipos de H0 mm. y hasta las de *J mm. son m&s di%'ciles de conse#uir hoy en d'a tambin hay pocas personas en realidad que tienen lectores de micro%ilm en sus casa, casi nadie, #eneralmente los archivos no permiten a las personas sacar los micro%ilm, as' que el "nico uso practico que tienen esta dentro del archivo y en horarios limitados. Ahora hemos entrado en la era de la tecnolo#'a donde las im&#enes di#itales !ue#an un papel preponderante, el archivo que desee di#itali$ar sus re#istros se en%renta con muchas variables a considerar, por e!emplo la clase de equipo que va a necesitar, que nivel de resolucin ser& aceptable hasta que punto podr&n me!orar la le#ibilidad de las im&#enes ori#inales, los niveles de e%ectos de la compresin y el almacena!e, este #r&%ico muestra en %orma sencilla una c&mara di#ital !unto al computador que uso para crear y convertir im&#enes y documentos al %ormato di#ital, as' como la creacin de meta datos, el termino meta datos es al#o relativamente nuevo en nuestro traba!o, pero b&sicamente si#ni%ica in%ormacin acerca las im&#enes individuales, por e!emplo, por e!emplo meta datos puede incluir la %echa en que %ue creada la ima#en, en donde, que equipo se uso quien %ue el operador de la c&mara di#ital, etc., hay much'simas cosas que puede poner ah', esos son los meta datos.
11.LAS +L-T-,AS *STATAL*S *N .AT*)-A $* $-62S-+N $* LA %*ST-+N %2(*)NA.*NTALF LA A%*N$A $* ,+N*,T-3-$A$ -N%*N-*)+ N-,+LAS S-L3A ,+)T*S Se desempe(a actualmente como 4oordinador de las estrate#ias de %omento a la 6ndustria de tecnolo#'as de in%ormacin y desarrollo de contenidos de la a#enda de conectividad, pol'ticas del #obierno nacional para el desarrollo de este tipo de tecnolo#'as liderada por la )residencia de la 3ep"blica.
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E#resado de la %acultad de 6n#enier'a Electrnica de la )onti%icia +niversidad >averiana y posee una especiali$acin en Gerencia de 9ercadeo de la +niversidad del 3osario. 5oy en d'a el tema de las tecnolo#'as no es al#o a!eno a nuestras actividades hace unos */ o *0 a(os el tema tecnol#ico era un tema totalmente independiente, era un tema que se trataba por los departamentos de sistemas, de in%orm&tica pero hoy en d'a el tema de las tecnolo#'as es un tema de todos y en el tema de archivos se ha vuelto tambin %undamental, yo quiero mostrarles hoy en esencia que es a#enda de conectividad. ,uiero comen$ar mostr&ndoles como esta el pa's en una visin #eneral en cuanto al tema de tecnolo#'as y como esa estructura que tenemos hoy representa ese potencial sobre el cual pensamos nosotros y estamos se#uros que podemos crecer y proyectarnos alrededor de este tema. )osteriormente pasar a explicar Q,u es la a#enda de conectividadR, QDe donde sur#iR y Q,u estamos haciendo hoyR, despus miraremos en que estado se encuentran los proyectos que estamos traba!ando que son alrededor de unos I0 en di%erentes &reasK despus me en%ocare espec'%icamente en un tema, que es el tema de #obierno en l'nea, que es el aprovechamiento de las tecnolo#'as por parte del #obiernoK %inalmente presentaremos la proyeccin y la visin que tenemos y una serie de conclusiones muy #enerales a nivel de este tema, entonces iniciemos de una ve$. El punto de arranque sobre el cual basamos el tema de las tecnolo#'as as' resulte parad!ico es la #ente, Q)or quR )orque la tecnolo#'as tienen su relevancia en la medida que para nosotros como personas en nuestros di%erente &mbitos ya sean personales o pro%esionales, se ten#a un bene%icio concreto para nosotros, entonces lo primero que podemos apreciar es que la poblacin de nuestro pa's es una poblacin en un alto porcenta!e !oven a di%erencia de otras naciones, europeas, por e!emplo, en donde el porcenta!e de personas de edad avan$ada es mucho mayor, esto de por s' representa un porcenta!e y una venta!a competitiva para nosotros. Este tema tambin es %undamental, Q)or quR porque el concepto mismo de las tecnolo#'as de in%ormacin aplicadas para nuestra realidad se centra en una palabra que se llama 6nternet Q)or quR )orque en esta con%luyen todo lo que son esas tecnolo#'as, todo lo que son las aplicaciones de 5ardOare, de So%tOare, de telecomunicaciones, la visin #eneral que se tiene sobre estas tecnolo#'as con%luye alrededor de 6nternet sin que 6nternet sea "nicamente el concepto mismo de las tecnolo#'as, que vemos ac& 4olombia para el a(o .//* se#"n las proyecciones que tenemos debe estar cercano al milln de usuarios de 6nternet, eso representa en s' una penetracin que a nivel de atinoamrica puede ser entre normal y re#ular pero si nos comparamos con las naciones desarrolladas es una penetracin muy ba!a, este criterio, tambin es muy importante para desarrollar los pro#ramas que nosotros hemos estructurado porque queremos lle#ar a que la poblacin colombiana ten#a acceso a estas
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tecnolo#'as y espec'%icamente a 6nternet. Ahora Q4mo estamos utili$ando estas tecnolo#'asR Si apreciamos la #r&%ica nosotros podemos ver que un #ran porcenta!e de estas tecnolo#'a esta siendo utili$ado principalmente en el traba!o, lo mismo en el ho#arK en el estudio el uso es aunque m&s intensivo, el porcenta!es es relativamente ba!o y hay otros tipos de usos que se le dan, queremos en%ocarnos tambin en que estas aplicaciones se den a todo nivel y que podamos aprovecharlas de manera importante.
17.*: *)-*N,-ASF A L-,A,-+N*S *N A),8-3+ $). AN$)*S L+ *0 3AL$*))A.A 7icepresidente E!ecutivo de a 4&mara de 4omercio de :o#ot& Abo#ado de la +niversidad del 3osario, Y Donde obtuvo la distincin de 4ole#ial de NumeroX Especialista en Derecho %inanciero de la +niversidad del 3osario, con Diploma de 5onor. )ro%esor de la +niversidad del 3osario, +niversidad de los Andes y +niversidad Santo ;omas. 5a publicado diversos ensayos en revistas especiali$adas obteniendo reconocimientos acadmicos por ellas, como la 9encin de 5onor de la -undacin >os 6#nacio de 9&rque$ en Derecho Econmico, y #anador del con#reso de derecho %inanciero A4iro An#arita :arnA de la Asociacin :ancaria de 4olombia en *LLN. En esta primera parte de la con%erencia que dictare yo vamos a %undamentalmente en%ocarnos en dos aspectos, primero un concepto que nosotros denominamos de con%iabilidad de los archivos y un se#undo aspecto que ya es el marco normativo como tal del sistema de archivo en las 4&maras de 4omercio. Entonces recapitulando nosotros encontramos r&pidamente que existen tres elementos muy importantes a considerar cuando vamos nosotros a anali$ar la con%iabilidad de un sistema electrnico, cuando vamos a anali$ar la con%iabilidad de un sistema de archivo mane!ado a travs de medio electrnico, que son la Autenticidad, la 6nte#ridad y la 4on%idencialidad, dependiendo de la in%ormacin que se trate, autenticidad, repito, la importancia de tener un mecanismo que me #arantice la identidad de la persona que me ha ori#inado un determinado documento, inte#ridad como elemento necesario que me #aranti$a que no se han presentado modi%icaciones entre el momento en que se conservo u ori#ino el documento y el momento de su posterior consulta y con%idencialidad como aquel que me #aranti$a que
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terceras personas no autori$adas no pueden acceder a la in%ormacin que se considera reservada. 4omo conclusin r&pida, antes de pasar al desarrollo que se ha hecho en la 4&mara de 4omercio, encontramos nosotros que es per%ectamente posible mane!ar los archivos a travs de medios electrnicos con tres elementos b&sicos de con%iabilidad que no me casare de repetirlos, la autenticidad, la inte#ridad y un valor relativo de la se#uridad dependiendo de la in%ormacin que nosotros mane!emos. D3. >A69E 983EN8 6n#eniero de sistemas de la +niversidad 6ndustrial de Santander 9a#'ster en 6nvesti#acin de 8peracin 7inculado en la 7icepresidencia de in%orm&tica de la 4&mara de 4omercio desde hace J a(os. idero el proyecto de tecnolo#'a de im&#enes para el archivo de la 4&mara de comercio. 7amos a resumir como ha sido el proyecto de la 4&mara de 4omercio de :o#ot& respecto a la adopcin de la tecnolo#'a de im&#enes como un mecanismo para poder archivar uno de los activos mas importantes que tenemos nosotros, como son los archivos de los re#istros p"blicos. 4uando empe$amos a mirar el #ran problema que nosotros ten'amos en los archivos porque este archivo tiene una caracter'stica muy especial, es un archivo que no tiene connotacin de archivo muerto, es decir, el archivo de los comerciantes siempre esta vi#ente y todos los d'as es susceptible de ser adicionado basado en los re#istros o en los documentos que los empresarios llevan para ser inscritos, entonces el reto era conse#uir un sistema que nos diera m&xima se#uridad porque ustedes entienden que mane!ar J//, N// metros cuadrados de papel conlleva muchas preocupaciones sobre su destruccin, su alteracin y al mismo tiempo los ries#os de incendios, inundaciones etc. 4A3 8S -3AN46S48 D+3AN E48)E;38 6n#eniero Gelo#o de la +niversidad Nacional de 9edell'n, Especialista en #erencia de 5idrocarburos de la +niversidad 6ndustrial de Santander. Experiencia pro%esional2 Es #elo#o del proyecto carbon'%ero del cerre!n, coordinador tcnico del proyecto arenas bituminosas, crudos pesados Exon, 6n#eniero residente 4ED64 ;DA, asesor'a durante la construccin central de la hidroelctrica de :etania, especialista y asesor de #eotecnia, mec&nica de rocas y %luidos, especialista en petro=%'sica y re#istro de po$os con
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E48)E;38 , interventor tcnico en proyectos de preservacin de datos y bits con E48)E;38 . la locali$acin de la in%ormacin, la cual la ten'amos dispersa en toda las &reas en donde hab'a operacin de hidrocarburosK Q,u era lo que quer'amosR Q,u era la visin con la que nosotros quer'amos salir adelanteR tener realmente or#ani$ados esos medios di#itales y el papel, a travs de sistemas inteli#entes, la tecnolo#'a que estuviera en ese momentoK porque el problema que hoy tenemos con la tecnolo#'a es que cuando hablamos de tecnolo#'a de punta no podemos decir, que yo la ten#o, entonces estamos hablando de tecnolo#'a de ultima #eneracin porque la obsolescencia con la tecnolo#'a hoy es cada d'a m&s corta, los tiempos de vida de la tecnolo#'a es cada ve$ m&s corta y no podemos depender de la tecnolo#'a sino de las necesidades que el usuario ten#a. 4onvertir todos estos %ormatos obsoletos en %ormatos que %ueran est&ndares de la industria que nos permitieran la vi#encia de esa in%ormacin y de esos datos en el tiempo y una solucin inte#ral y concreta que permitiera colmar las necesidades que nosotros ten'amos. Q4u&les eran los problemas con la in%ormacin y el conocimientoR 3ealmente nos costaba bastante hacer cada traba!o, el tiempo que dedicaba una persona en la b"squeda de la in%ormacin era casi el M/Z del que dedicaba a un proyecto, era un lar#o tiempo de respuesta a las personas que traba!aban en nuestros archivos, un des#aste permanente, una respuesta de no lo tenemos, no lo encontramos, no esta codi%icadoK la duplicidad de los es%uer$as de b"squeda de la in%ormacin, obviamente ten'amos archivos dispersos por todo el pa's, hab'a que consultar quien lo ten'a, donde estaba y hacer una movili$acin %'sica de ello y el deterioro y perdida de documentos que creo que es un problema que tenemos todos cuando mane!amos archivos %'sicos, obviamente los mtodos de validacin y control de calidad cuando 'bamos a convertir in%ormacin a %ormatos di#itales, la precisin de la recuperacin y de la preservacin de los datos, Q,u tanto era el mar#en de error que pod'a tener en un momento determinado una tecnolo#'aR, Q,u requerimiento se teniaR D obviamente lo que nos puede pasar errores en la toma de decisiones y un conocimiento parcial, eso hacia el conocimiento y el usuario. ;odo esto realmente era el re%le!o de que exist'a un problema y de que exist'a la necesidad de corre#irlo. Q,u pasaba con el usuario externoR Q4on ese inversionistaR Q4on ese proyecto que nosotros quer'amos para el pa'sR para encontrar m&s hidrocarburo, para la autosu%iciencia, para continuar con esa autosu%iciencia, ve'amos que ten'amos in%ormacin parcial, ten'amos GA)S de in%ormacin que posiblemente o no ten'amos en %ormatos o ile#ibles o se encontraban en sitios muy remotos del pa's y esto lo que #enera realmente hacia el inversionista, al que esta haciendo inversiones en millones de dlares es incertidumbre y posiblemente el %racaso.
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Q4ual ha sido la evolucin histrica de lo que nosotros hemos hechoR realmente empe$amos con un proceso de la consecucin de nuestros activos %'sicos, de colocarlos en un solo sitio, de almacenarlos y hacer esa preservacin %'sica, as' no %uera con la alta tecnolo#'a pero s' sabiendo que ten'amos un activo invaluable y entre el L/ y el LJ hicimos e!ercicios de preservacin aislada de esa in%ormacin, ahora hablamos sobre esoK y entre el LM y el LL hicimos una preservacin masiva de datos y de in%ormacin tomando una decisin al interior de la empresa donde lo que requer'amos era un tra!e hecho a la medida donde identi%icamos nuestras necesidades y colocamos la tecnolo#'a al servicio nuestro y no colocamos nosotros nuestro dinero al servicio de la tecnolo#'a, ese resultado se ve plasmado en lo que es hoy el :anco de 6n%ormacin )etrolera y a partir del prximo a(o ya vamos a empe$ar a traba!ar con un centro de in#enier'a de proyectos en la parte de administracin di#ital de proyectos. Este proceso que hicimos nosotros a partir del LM, donde ten'amos plenamente identi%icada nuestra necesidad, empe$ obviamente por la preservacin %'sica de esas unidades documentales que eran el testi#o de lo que nosotros est&bamos convirtiendo en di#ital y que deb'amos de conservar por siempre, si ven ustedes nosotros en un principio desde el N0 or#ani$amos un sitio en -acatativa al que llamamos intoteca y all& colocamos absolutamente toda la in%ormacin, hoy en d'a en el presente pues hemos construido y #racias a la ayuda del archivo #eneral de la nacin un sistema con se#uridad %'sica y ambiental, cumpliendo con est&ndaresK sistemas contra incendio modernos, sistemas de ventilacin adecuados para la in%ormacin, de marcaciones precisas de ubicacin, detectores de humedad todos los requerimientos tcnicos para que los testi#os de la in%ormacin que tenemos en medio di#ital se conserven por siempre. Despus empe$amos el proceso e preservacin di#ital, ten'amos que de%inir claramente como lo 'bamos a hacer, conceptuali$amos el proceso, quisimos saber que soluciones hab'an en el mercado, vimos que a nivel mundial nada se adecuaba a lo de lo nuestro pro si hab'an pedacitos de todo y lo que nos dedicamos %ue a hacer un ta!e a la medida, consi#uiendo un socio tecnol#ico que nos permitiera a travs de la base que el ten'a se#uir a(adindole todos los requerimientos nuestros hasta completar el mane!o inte#rado de in%ormacin. Q4u&l %ue el resultado de estoR, lo primero que hicimos %ue estandari$ar y uni%icar lo que ten'amos, ten'amos in%ormacin que correspond'an a &reas especi%icas pero que en cuanto a su uni%icacin y en cuanto a los nombres no correspond'an, hicimos preservacin di#ital como les dec'a, con tecnolo#'a de ultima #eneracin pero conservando %ormatos est&ndares de la industria, obviamente la de%inicin de procesos y procedimientos di#amos que en este momento "nicos, porque est&bamos haciendo al#o que en el mercado no se encontraba, ten'amos que de%inir claramente que era lo que ten'amos que hacer para una preservacin masiva que nos permitiera econmica, el costo bene%icio %uera rentable y permitiera que compa('as de base tecnol#ica nacional pudieran hacer este traba!o, de lo cual resultaron manuales,
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protocolos, procedimientos, uno de ellos hoy esta vi#ente para todas las compa('as en la industria petrolera que #eneran in%ormacin, deben cumplir con el. Desarrollo de herramientas de #estin, las herramientas de #estin nos ayudaron a hacer un proyecto #i#antesco en un corto periodo de tiempo y a hacer un se#uimiento de que era lo que exactamente est&bamos haciendo en cada uno de los datos #eo=cient'%icos del pa's, obviamente herramientas de proceso que nos permit'an mane!ar lo que ya ten'amos, aquellas que estaban comercialmente en el mercado que cumplieran con nuestros requerimientos, y aquellos donde no exist'an herramientas pues nos toco realmente construirlas, dise(arlas y hoy en d'a interact"an y est&n inte#ralmente pe#adas a todo el sistema inte#rado que tenemos. +no de los proceso que nosotros hicimos %ue hacia los documentos, de pronto estos nombre, in%ormes tcnicos, historias de po$os, Oell %ile como les dicen al#unos pues no les suenan muy conocidos.K pero para nosotros una historia de po$o o un, Oell %ile es un documento que puede tener entre 0// y ./// p&#inas con mapas, anexos, cantidad de in%ormacin que nin#"n sistema documental pod'a soportar de una manera r&pida y &#il para que el usuario pudiera buscar, encontrar, acceder y utili$ar la in%ormacin que el espec'%icamente requer'aK entonces hicimos al#o que llamamos el ordenamiento del dato, lo traba!amos de manera tcnica, o sea como tcnicamente se #eneraba la in%ormacin, mane!amos el orden cronol#ico y adem&s lo hicimos tem&ticamente, de tal manera que un usuario hoy a un documento de ./// p&#inas, puede acceder a su requerimiento en cuestin de se#undos. Q,u nos tra!o esa preservacin masiva de datosR la solucin que nosotros est&bamos viendo, nos permiti estandari$ar, obviamente la preservacin, hicimos procesos de veri%icacin, uni%icacin y criterios muy espec'%icos de calidad, empe$amos a mane!ar m&r#enes de error de milsimas, no acept&bamos que %uera m&s all& de eso en lo que llamamos nosotros extraccin de datos, en lo que era simplemente la conservacin de im&#enes, obviamente no pod'amos permitir eso y lo que est&bamos haciendo en un momento determinado era exi#iendo que se traba!ara con tratamiento de im&#enes, conservando la me!or ima#en con la tecnolo#'a que en la actualidad existeK cada una de estas que esta saliendo es uno de los tipos de datos que nosotros preservamos en el momento, cada una de los tipos de datos, de datos #eo=cient'%icos tenia muchos soportes, ten'an in%ormes, ten'an datos di#itales, ten'an datos en papel, ten'an resultados de laboratorio y lo que hicimos %ue uni%icar ba!o un criterio "nico para que posteriormente un sistema nos permitiera accesarlos de manera inte#rada. )osterior a esa preservacin necesit&bamos la herramienta con la cual dis%rutar del traba!o que hab'amos hecho y nace el :anco de 6n%ormacin )etrolera en donde tenemos el almacenamiento de la in%ormacin di#ital con calidad, con est&ndares, con un acceso remoto para lo cual hoy nosotros estamos hablando y esta avalado por
IH
E48)E;38 , es la "nica %uente o%icial de datos de exploracin y produccin en 4olombia. 6NGEN6E38 A E>AND38 :8 AV8S 6NGEN6E38 ED+A3D8 38>AS 6n#enieros de Sistemas de la +niversidad San :uenaventura de 4al', con estudios en desarrollo de aplicaciones para 6nternet en >ava y colaboradores en la 8r#ani$acin 4arva!al S.A. )rimero que todo les mostramos la a#enda, la a#enda esta dividida en tres partes, la primera parte es la presentacin %ormal del proyecto, vienen se#uidamente tres partes que las hemos dividido de tal manera que podamos entender b&sicamente lo que %ue el proceso desde su inicio hasta la parte %inal que es la implementacinK divide una primera parte que tiene que ver con investi#acin preliminar, se#undo la parte de la implementacin y como tercera parte lo que tiene que ver con el desarrollo y construccin del So%tOare. al#o muy importante que descubrimos que %ue el desconocimiento de la metodolo#'a archivistica, que nadie conoc'a como tal la metodolo#'a en las empresas ya sea privadas o p"blicas, nadie como tal sab'a de una le#islacin que existe, de una pol'tica clara porque cada uno or#ani$aba sus archivos de acuerdo a su manera y como tal la empresa no le exi#'a una or#ani$acin m&s o menos est&ndar o que %uera de acuerdo a los ob!etivos que planteaba la empresa, si sumamos todo esto el problema principal que encontramos es una carencia de la in%ormacin no estructurada en la mayor'a de las empresas sobre la cual se hi$o la investi#acin. Entonces ve'amos dos partes, la tecnolo#'a y ve'amos por otra parte la archivistica, entonces decidimos nosotros porque no vemos una oportunidad y !untamos esos dos, co#emos la tecnolo#'a, co#emos la archivistica hacemos una estructura archivistica que permita mane!ar la in%ormacin no estructurada y con base en esa in%ormacin podamos accesarla por medio ce tecnolo#'a, entonces encaminamos una meta #eneral basada en varios ob!etivos pero el principal era crear un esquema metodol#ico basado en archivistica que pudiera ser accesado por medio de tecnolo#'a, o sea tecnolo#'a de la empresa, utili$ando 6ntranet, len#ua!es visuales y bases de datos, entonces lo primero que ten'amos que hacer era determinar los procedimientos y los %lu!os documentales que exist'an en cada una de las &reas componentes de nuestro piloto que era el instituto, simplemente consi#ui hacer se#uimiento de cada uno de los procesos, identi%icar los %lu!os, identi%icar los cuellos de botella que se presentaban para comen$ar a hacer una normali$acin de esos documentos. Se#undo ya teniendo claro esto comen$amos a elaborar el esquema metodol#ico que nos permitir'a hacer un mane!o optimo de esta in%ormacin de su %lu!o dentro de cada &rea, o sea primero nosotros planteamos la parte terica, or#ani$ando sistem&ticamente cada uno de estos procesos ya nosotros
II
podr'amos pasar a un tercer y "ltimo ob!etivo que ser'a desarrollar el an&lisis, dise(o construccin e implementacin de la herramienta que nos soportara llevar lo que esta %'sicamente a un mane!o electrnico. las bases de datos no estructuradas miremos que dentro de la entrada de datos a lo que llamamos nosotros la estructura archivistica es simplemente una pol'tica clara de or#ani$acin de documentos bas&ndonos en se#uridad y partiendo de al#o muy importante que es el uso de %ormatos. ;enemos una cadena que es el uso de documentos a travs de %ormatos, ve'amos a travs de los estudios que hac'amos que cada documento que se reali$a enana empresa debe partir de un %ormato para lo#rar una estandari$acin, si no se parte de un %ormato y es un documento de tipo libre llammoslo as', no hace parte de la empresa porque como tal la empresa de%ine %ormatos, si yo ha#o al#o libre ya no tiene que ver con un proceso l#ico de la empresaK se parte de est&ndares, de plantillas de templeis que se van a ir a una estructuraron pol'tica clara ba!o un esquema de se#uridad 19.A,T+ $* ,LA2S2LA 1=.*: +A),8-3+S 2001 Durante el */ Seminario se reali$ Expoarchivos ..//*. Aqui presentamos al#unas ima#enes del evento2
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10 Seminario Del Sistema Nacional de Archivos 2001 AGN

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10 Seminario del Sistema Nacional de Archivos "Los Archivos y las Nuevas Tecnologas"

1. Apertura del dcimo seminario del Sistema Nacional de Archivos

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